El Nivel Estratégico de la Función de Abastecimiento en México

Transcripción

1 El Nivel Estratégico de la Función de Abastecimiento en México

2 Contenido! Caracterización de la Muestra! Personal! Funciones! Competencias! Madurez Estratégica! Conclusiones y Lecciones

3 Introducción y Objetivos! Enfocado a determinar qué tan estratégicas son las funciones de abastecimiento de empresas que operan en México.! Cuáles son las lecciones por aprender.! Un elemento más dentro de la serie de investigaciones que realiza APROCAL con objeto de apoyar a la comunidad de compradores.! Fue llevado a cabo por Intelinet Servicios Estratégicos, S.C.

4 Respecto al personal

5 Caracterización de la muestra! Información de 877 compradores! 66% hombres, 34% mujeres! Homologados en cinco categorías de puestos:! Comprador Jr.! Comprador Sr.! Comprador estratégico! Supervisores/jefes! Gerentes! Cabe aclarar que existe una gran heterogeneidad en cuanto a los nombres de los puestos

6 Distribución del personal por sexo y función 100% Compradores Jr. Compradores Sr. Comprador Estratégico Survisores y Jefes Gerentes Global Hombres Mujeres

7 Distribución del personal por función Gerentes 10% Supervisores y jefes 13% Estratégicos 6% Senior 42% Junior 29% Total: 877 personas

8 Número de compradores por empresa Número por empresa Junior = 40 Senior = 50 Estratégico = 11 Supervisor = 22 Gerente = Junior Senior Estratégico Superv/jefes Gerentes Compradores por categoría

9 % Diferentes puestos por empresa Porcentaje de empresas que cuentan con al menos 86% 94% uno 88% 32% 42% Comprador Jr. Comprador Sr. Comp Estrat Jefe/supervisor Gerente

10 Promedio aproximado por categoría (cifras en miles de pesos) $ anuales por persona $ $ $ $120 0 Comprador Jr. Comprador Sr. Comp Estrat Jefe/supervisor

11 Funciones

12 A qué se dedican los compradores?! APROCAL definió seis roles principales:! Evaluar proveedores! Negociar contratos! Colocar órdenes! Seguimiento a proveedores! Asesoría a usuarios! Diseño de métodos/políticas/procesos! Estos roles se desempeñan en mayor o menor medida por los diferentes puestos! Existen otras funciones, pero son menos frecuentes

13 Funciones Comprador Junior Importancia relativa Evalaución de Proveedores Negociación de Contratos Colocación de Órdenes Seguimiento a Proveedores Asesoría a Usuarios Diseño de Métodos

14 Funciones Comprador Senior Importancia relativa Evalaución de Proveedores Negociación de Contratos Colocación de Órdenes Seguimiento a Proveedores Asesoría a Usuarios Diseño de Métodos

15 Funciones Comprador Estratégico Importancia relativa Evalaución de Proveedores Negociación de Contratos Colocación de Órdenes Seguimiento a Proveedores Asesoría a Usuarios Diseño de Métodos

16 Funciones Supervisor / Jefe Importancia relativa Evalaución de Proveedores Negociación de Contratos Colocación de Órdenes Seguimiento a Proveedores Asesoría a Usuarios Diseño de Métodos

17 Comparativo de roles (importancia relativa de la función) Comprador Junior Comprador Senior Eval Prov 10 Eval Prov Dis Met 3.8 Neg Contr Dis Met Neg Contr Ases Usua Coloc Órd Ases Usua Coloc Órd 7.6 Seg Prov 8.5 Seg Prov

18 Comparativo de roles (importancia relativa de la función) Comprador Estratégico Supervisor / Jefe Eval Prov 10 Eval Prov 10 Dis Met Neg Contr Dis Met Neg Contr Ases Usua Coloc Órd Ases Usua Coloc Órd Seg Prov Seg Prov

19 Resumen: Funciones por puesto Evaluación de Proveedores Negociación de Contratos Colocación de Órdenes Seguimiento a Proveedores Asesoría a Usuarios Diseño de Métodos Comprador Junior Comprador Senior Comprador Estratégico Supervisor/ Jefe Más de a 7.5 Menos de 2.5

20 Reflexión El tiempo que dedicamos a cada función está alineado con su importancia? Comprador estratégico Importancia relativa Distribución del tiempo Eval Prov 10 Eval Prov Dis Met Neg Contr Dis Met Neg Contr 4.4 Ases Usua Coloc Órd Ases Usua Coloc Órd Seg Prov Seg Prov

21 Competencias

22 Competencias! Inicialmente se definieron siete principales que después fueron corroboradas en las entrevistas.! Cada categoría de puesto las requiere en diferente proporción.! Capacidad de negociación! Capacidad de análisis! Visión amplia! Actitud de servicio! Empatía! Orientación a resultados! Toma de decisiones

23 Comprador Junior Importancia relativa Capac de Negociación Capac de Análisis Visión amplia Actitud de servicio Empatía Orientac a resultados Toma de decisiones

24 Comprador Senior Importancia relativa Capac de Negociación Capac de Análisis Visión amplia Actitud de servicio Empatía Orientac a resultados Toma de decisiones

25 Comprador Estratégico Importancia relativa Capac de Negociación Capac de Análisis Visión amplia Actitud de servicio Empatía Orientac a resultados Toma de decisiones

26 Supervisor / Jefe de compras Importancia relativa Capac de Negociación Capac de Análisis Visión amplia Actitud de servicio Empatía Orientac a resultados Toma de decisiones

27 Comparativo competencias Capacidad de negociación Capacidad de análisis Visión amplia Actitud de servicio Empatía Orientación a resultados Toma de decisiones Comprador Junior Comprador Senior Comprador Estratégico Supervisor/ Jefe Más de a 7.5 Menos de 2.5

28 Global competencias! Las más relevantes para el personal en conjunto, según el reporte: 1. Capacidad de análisis 2. Orientación a resultados 3. Visión amplia 4. Capacidad de negociación 5. Actitud de servicio

29 Evaluación estratégica

30 Consideraciones fundamentales! Pensamiento/actitud estratégica:! Toma en cuenta impactos horizontales y verticales! Tiene claro el contexto completo, (no se pierde en las hojas cuando quiere ver el bosque)! Requisito indispensable para llevar a COMPRAS a trascender su ámbito tradicional y crear más valor.

31 La escala de madurez estratégica Mayor madurez Integradora Colaborativa Operativa Incipiente Estratégica Táctica

32 Elementos fundamentales en la función de abastecimiento Personas Recursos Organización

33 Los elementos que intervienen Clientes Procesos Competidores Regulaciones Organización Relaciones usuario Jerarquía Trabajo en equipo Planeación Evaluación Incentivos Organización Procesos Indicadores Productos Tecnología Información Recursos Competencias de la función TCO Procesos Costos/ precios Estrategias compra Riesgos Competencias del negocio Contratos Control Logística Globales Invent. almacén Toma de decisiones Apoyo Apoyo Directivo Nivel Estratégico Prov competencia Prov/prov Influencia Relaciones Proveedores Conocim técnico Función Evaluación Conocim proveed Capacitación Identific y selección Construcción futuro Plan de carreras Autorresponsabilidad Interrelaciones Apoyo Negociaciones Manejo de conflictos

34 Competencias del negocio Nivel estratégico 4 Integrativo 3.5 Colaborativo Operativo Incipiente Productos Clientes Procesos Competidores Regulaciones Global

35 Competencias de la función Nivel estratégico 4 Integrativo 3.5 Colaborativo Operativo Incipiente Proceso de compras Costo T.D. Adm. Riesgo Comp glob Invent almacén Logística % Contr Estr com Control TCO Global

36 Interrelaciones y construcción de futuro Nivel estratégico 4 Integrativo Colaborativo Operativo Incipiente Negoc Confl Apoyo Global Capacit Carr Autodes Glob

37 Proveedores Nivel estratégico 4 Integrativo 3.5 Colaborativo Operativo Incipiente ID y Sele Conocim Prov Conocm Tec Prov del Prov Prov del Comp Rels Eval Global

38 Organización Nivel estratégico 4 Integrativo Colaborativo Operativo Incipiente Proceso Respons Trabajo Eq Nivel Jerarq Rel Usuario Organiz Int Planeac Eval Pers Incentivos Indic Des Global

39 Apoyo organizacional y recursos Nivel estratégico 4 Integrativo Colaborativo Operativo Incipiente Apoyo Gte Fun Cap influ Global Herram Tec Info Glob

40 Resumen Nivel estratégico 4 Integrativo Colaborativo Operativo Incipiente Compet Neg Compet Fun Inter Futuro Prov Org Apoyo org Recs Global

41 Conclusiones Es conveniente incrementar el nivel estratégico de la función de compras?

42 Las implicaciones 4! Todo lo que hace COMPRAS está alineado con la estrategia del negocio.! Se crea valor entre toda la organización. Madurez estratégica 3! Se empieza a trabajar para el usuario.! Conciencia para ahorrar como medio para ser más competitivos. 2! Énfasis en colocar órdenes de compra.! No existe visibilidad ni conciencia de por qué o para qué! Yo hago MI trabajo ; no hay equipo 1! No existe la función formal de compras.! Típico en empresas muy pequeñas.

43 Las ventajas de la alineación estratégica! Se hace lo que se debe hacer, ni más ni menos. Lo que hago Área de efectividad Lo que debo hacer! Se han desarrollado las competencias necesarias para hacerlo.! No hay conflicto entre táctica (la operación) y estrategia (la construcción del futuro).! RESULTADO: Alta efectividad laboral, contribuyendo a lograr lo que la organización desea/requiere.

44 Conclusiones Si la respuesta es afirmativa, qué se requiere para lograrlo?

45 La situación actual! En promedio, nivel 3: Nivel 3 (Colaborativo) 34% Nivel 2 (Operativo) 6% Nivel 4 (Integrativo) 60%

46 Los elementos que representan fortalezas (para el nivel estratégico de la función) Forma de eval al personal Apoyo del "jefe" Conocim de los proveedores Id. y selección de proveedores Nivel jerárquico de la función Herramientas tecnológicas Definición de responsabilidades Organización interna Trabajo en equipo (dentro del área) Evaluación de proveedores

47 Los elementos que representan debilidades (para el nivel estratégico de la función) Concepto de COSTO TOTAL (TCO) Capacitación Autodesarrollo Relaciones con otras áreas Proveedores de la competencia Administración del riesgo Proveedores de los proveedores Conocimiento de clientes Relaciones dentro del área % de control de las compras

48 Conclusiones finales y recomendaciones! Mientras más estratégica sea la función de abastecimiento, mayor valor podrá generar para la empresa.! Conforme genere mayor valor, deberá ser mejor reconocida por la alta dirección.! Esto deberá traducirse en mayor seguridad laboral y mejores condiciones para el personal.

49 Conclusiones finales y recomendaciones! Algunas acciones concretas:! Aplicar el concepto TCO! Fortalecer la capacitación! Aceptar la autorresponsabilidad del propio desarrollo! Mejorar capacidades para administrar riesgos! Mejorar relaciones interpersonales, en el área, con usuarios, con otras áreas, con proveedores

50 Agradecimientos! ADO! Autotek! Basf Mexicana! Baxter! Bayer de México! Bimbo! Boehringer Ingelheim! Bosch Rexroth! Caracoustics! Cementos Cruz Azul! Coca Cola Femsa! Conagra Foods! Corporación Novavisión! Ericsson! Exxon Mobile! Farmacia Up Jhon! Fritos Totis! General Motors! GNP! Grupo Cementos Chihuahua! Grupo Roche Syntex! Gutsa! Henkel Mexicana! Hewlet-Packard! Holcim Apasco! Honeywell! Kellogs! KUO (antes Desc)! La Costeña! Lapicera Mexicana! Loreal de París! Magna Car Top! Mallinckrodt (Kendall)! Mc Graw Hill! Médica Sur! Met Life! Minera Corner Bay! MVS Multivisión! Nestlé Ralston Purina! Nissan! Pemex Corporativo! Queso Internacional! Schneider! Seald Air! Semex! Sensient Colors! Siemens! Telecom! Volvo Trucos! Xcaret