GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

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1 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER PROCESO TALENTO HUMANO

2 TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Código: GTH.03 Revisó: Líder Talento Humano Coordinador SST Página 2 de 10 Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Noviembre 17 de 2016 Resolución No OBJETIVO Establecer las directrices para la realización de inspecciones de seguridad en las instalaciones y/o puestos de trabajo de la Universidad Industrial de Santander. 2. ALCANCE Aplica para todas las inspecciones de seguridad de tipo locativo, mecánico y eléctrico, que se lleven a cabo en la Universidad Industrial de Santander dentro del SGSST. 3. NORMATIVA Decreto 1072 de 2015 del Ministerio del Trabajo, que establece en el Capítulo 6 los lineamientos para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, y define los aspectos para la Documentación de acuerdo con el numeral Y otra legislación en seguridad y salud en el trabajo aplicable, (ver Matriz Legal FTH.108). Norma Técnica Colombiana NTC 4114 Realización de inspecciones planeadas. Guía Técnica Colombiana 45 Guía para la Identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional. (Importante relacionar 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Áreas y partes críticas: Áreas de la Universidad y componentes de las máquinas, equipos, materiales, o estructuras que tienen la probabilidad de ocasionar pérdidas, si se deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada. Condiciones de seguridad: Son los Factores del medio ambiente de trabajo que pueden provocar un accidente Condiciones sub-estándar: Toda circunstancia física que presente una desviación de lo estándar o establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente. COPASST: Comité paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo. EPP: Elemento o equipo de protección personal. Historial de pérdida: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas ocasionadas por accidentes que hayan ocurrido anteriormente. Inspecciones de seguridad: Es una actividad operativa que se realiza de modo sistemático y permanente, realizadas por el personal de Supervisión o la Gerencia, con el objeto de detectar, analizar y controlar los riesgos incorporados a los equipos, personas, materiales y al medio ambiente, que pueden afectar el funcionamiento de los procesos productivos, comprometiendo los resultados. Inspecciones planeadas informales: Inspecciones planeadas realizadas en forma no sistemática. En ellas se incluyen los reportes de condiciones sub-estándar, emitidos por los trabajadores hacia sus jefes inmediatos o por los supervisores durante su trabajo diario. Inspección planeada: Recorrido sistemático por un área, esto es con una periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a su realización, durante el cual se pretende identificar condiciones sub-estándar. Operador externo: Persona jurídica que suministra los servicios personales a la Universidad Industrial de Santander.

3 Página: 3 de 10 Pérdidas: Toda lesión personal o daño ocasionado a la propiedad, al ambiente o al proceso. Potencial de pérdida: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas que pueden ocasionar un accidente. SST: Seguridad y Salud en el trabajo. SGSST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. UAA: Unidad de Académica Administrativa 4. CONTENIDO 4.1 GENERALIDADES El encargado de realizar la inspección debe tener conocimientos básicos en Seguridad y Salud en el Trabajo, o haber recibido capacitación y entrenamiento que le permitan enfocar la inspección hacia los objetivos previamente establecidos. El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo podrá participar en las inspecciones planeadas acorde a la legislación en SST aplicable y vigente. Los Jefe de sección o de las UAA en donde se lleven a cabo las inspecciones, son los responsables de gestionar y ejecutar las recomendaciones propuestas, para lo cual podrán contar con el apoyo del Subproceso de SST Proceso de la Inspección Los siguientes pasos se deberían tener en cuenta antes, durante y después de una inspección planeada: Antes de la inspección - Elaborar un cronograma de las inspecciones a realizar según localizaciones y la frecuencia con que se harán durante un período de tiempo y registrarlo en el Plan de trabajo Anual. - Para las inspecciones solicitadas o producto de comunicaciones de las diferentes UAA, se realiza la respectiva programación y se actualiza el Plan de Trabajo Anual cada vez que sea necesario. - Comunicar al COPASST las inspecciones programadas para propiciar su participación. - Tener enfoque positivo. Cabe resaltar que el colaborador debe prepararse para buscar no sólo lo que esté mal, sino también lo que esté bien. El elogio al trabajo bien realizado y el desarrollo de las actividades de manera segura, puede conducir a que se siga haciendo de esta forma permanentemente. - Revisar inspecciones anteriores. - Preparar la lista de verificación para la inspección de acuerdo al peligro que corresponda: mecánico, eléctrico o locativo según el caso. (Formato FTH.157) Nota: Cuando la necesidad de la Inspección lo requiera, el evaluador podrá incluir en el formato FTH 157, en el ítem Otros de cada Peligro, nuevos aspectos o criterios a inspeccionar, sin que esto incurra en cambio o actualización de versión del mismo.

4 Página: 4 de 10 - Proveerse de los elementos necesarios según el caso: Ropa y elementos de protección personal apropiados al área y para acciones tales como gatear, inclinarse, etc. - Papelería para tomar apuntes y linterna, cámara fotográfica, y otros elementos que sean necesarios según el caso. - Identificar el método de valoración descrito en el numeral 4.3 de esta guía. - Instrumentos de medición (metro, sonómetro, luxómetro, entre otros) apropiados cuando aplique. - Contactar al facilitador o personal encargado de la UAA para determinar la hora y fecha de la inspección. - Confirmar con el COPASST su participación en la inspección. Durante la inspección - Utilizar la sección de la lista de verificación de acuerdo al peligro que corresponda: mecánico, eléctrico o locativo. - Identificar las condiciones inseguras y registrarlas, teniendo en cuenta los controles existentes. - Entrevistar o realizar preguntas específicas a los trabajadores del área, que permitan confirmar y/o fortalecer la información recolectada. Si es necesario documentar una observación, describirla de forma breve en la casilla correspondiente utilizando expresiones tales como: doblado, descompuesto, desgastado, corroído, suelto, con filtraciones, sobresaliente, filoso, resbaloso, etc. - Se recomienda complementar la información recolectada con evidencia fotográfica. - De ser necesario, proponer correcciones inmediatas según corresponda e informarlas al jefe del área para su implementación. Después de la inspección - Valorar las condiciones o actos inseguros, con el método de valoración descrito en el numeral 4.3 de esta guía. - Ponderar y priorizar las recomendaciones, estableciendo acciones correctivas o correcciones según el caso. - Registrar las recomendaciones a que diera lugar en el formato de Inspecciones (FTH.157), incluidas las que pueda dar el COPASST. - Teniendo en cuenta el numeral 4.1.2, realizar y comunicar el informe de inspecciones con sus respectivas recomendaciones a las UAA correspondientes, para su revisión o comentarios pertinentes según el caso. - Realizar y registrar seguimiento a la ejecución y eficacia de las recomendaciones propuestas, en el formato de Inspecciones (FTH.157) Informe de la inspección Después de realizar la inspección, se elabora el informe respectivo, el cual debe tener en cuenta como mínimo los siguientes criterios: Portada: contiene la información sobre el área o proceso donde se realizó la inspección, los responsables de elaborar el informe y la fecha de elaboración. En la ilustración 1 se

5 Página: 5 de 10 observa un modelo para la portada. Ilustración 1: Modelo de Portada INFORME DE INSPECCIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (ÁREA, PROCESO O UAA DONDE SE REALIZÓ LA INSPECCIÓN) (FECHA DE REALIZACIÓN) Elaborado por: (Responsable(s) del informe) (Cargo) UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBPROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (Año)

6 Página: 6 de 10 Tabla de contenido. Datos generales: breve reseña sobre los datos del informe, se exponen los objetivos, el alcance, los responsables, documentos de referencia, metodología (según el caso) y la fecha de la inspección. En la tabla 1 se observa un modelo para la elaboración de datos generales. Tabla 1: Modelo de datos generales OBJETIVO ALCANCE Describe el propósito general del informe, responde la pregunta del para qué del mismo. Describe el área o proceso que cubre y/o aplica el informe y los criterios a tener en cuenta (requisitos legales, técnicos, otros). NOMBRE Y CARGO DE QUIENES REALIZAN LA INSPECCIÓN NOMBRE Y CARGO DE QUIENES ACOMPAÑAN LA INSPECCIÓN Nombre Nombre Nombre Cargo Cargo Cargo METODOLOGÍA DOCUMENTOS DE REFERENCIA FECHA DE LA INSPECCIÓN Mencione la metodología o norma técnica utilizada (si aplica). Leyes, normas y/o documentos asociados al objeto de la inspección. Fecha de la elaboración de la inspección. Contenido del informe: - Fortalezas: resaltar los aspectos positivos identificados durante la inspección, respecto al área, proceso, actividad o personal. - Descripciones de los hallazgos: se describen de manera breve, clara y precisa. - Requisito legal o normativo: se registra de forma puntual el artículo, numeral o requisito legal o normativo que se debe cumplir respecto a las evidencias registradas así mismo quien publicó el requisito legal y una breve mención acerca de este. - Cumplimiento: registrar el cumplimiento con la clasificación de No cumple, cuando no se encuentra u observa evidencia de cumplimiento del requisito, y Cumplimiento Parcial, (Ej. Requisito que se cumple en unos casos y otros no). - Conclusiones: se señalan aspectos importantes, aclaraciones u otras observaciones con relación al objetivo propuesto. - Recomendaciones: se describen de manera breve, clara y precisa según los

7 Página: 7 de 10 hallazgos establecidos. - Firmas de quienes elaboran el informe (si aplica). - Bibliografía (si aplica) Recomendaciones Generales: - Redacción clara. - Enumerar los elementos en orden consecutivo. - Se podría complementar los hallazgos con evidencia fotográfica. - Elaborar las respectivas recomendaciones enfatizando en las condiciones o actos inseguros priorizados o con mayor potencial de perdida. - Evitar describir hallazgo de manera general, por ejemplo caldera sin guardas, en su lugar se podría decir: Guarda faltante en la parte superior de la caldera que se encuentra en el edificio bloque sur. Una vez realizado el informe se debe remitir a la UAA correspondiente, para su revisión y la posterior gestión y ejecución de las recomendaciones propuestas. 4.2 INSPECCIÓN POR CONDICIÓN DE SEGURIDAD Inspección de Seguridad de Tipo Locativo Se realiza para verificar el estado de mantenimiento o de seguridad de las Instalaciones, teniendo en cuenta: Sistemas y medios de almacenamiento Si las superficies de trabajo son irregulares, deslizantes o con diferencia del nivel. Condiciones de orden y aseo. Superficies de trabajo (pisos, tapetes, escaleras, cintas antideslizantes, rejillas, muelles, etc.) Vías de acceso: carreteras, pasillos, etc. Sistema de ventilación aire acondicionado o calefacción. Tuberías. Bodegas de almacenamiento. Entre otros Inspección de Seguridad de Tipo Mecánico Se realiza para verificar el estado de funcionamiento, mantenimiento y de seguridad de los equipos, máquinas y herramientas con sujeción a las hojas de vida o manuales de uso respectivo cuando aplique. En caso que los equipos, máquinas y herramientas presenten alto riesgo para la salud o la vida de las personas, se debe dar aviso inmediato al encargado del área o sección, con el propósito suspender el uso de los mismos. También se recomienda tener en cuenta, las inspecciones de seguridad de tipo mecánico en los siguientes casos:

8 Página: 8 de 10 Herramientas o equipos nuevos. Adecuaciones. Reubicación de las herramientas o equipos Inspección de Seguridad de Tipo Eléctrico Se realiza para verificar el estado de funcionamiento, mantenimiento y de seguridad de las instalaciones eléctricas con sujeción al REGLAMENTO TÉCNICO DE INSTALACIONES ELÉCTRICAS (RETIE), según aplique. En caso que la instalación presente alto riesgo para la salud o la vida de las personas, se debe dar aviso inmediato al encargado del área o sección, con el propósito de desenergizar la instalación comprometida. También se recomienda tener en cuenta, las inspecciones de seguridad de tipo eléctrico en los siguientes casos: Instalaciones eléctricas nuevas Ampliaciones Remodelaciones Los aspectos mínimos a tener en cuenta a la hora de la inspección son: Cableado, cordones, tomas, puestas a tierra, enchufes, conexiones, cajas de interruptores, paneles, transformadores, fusibles, dispositivos de iluminación. 4.3 CRITERIOS DE VALORACIÓN Teniendo en cuenta los criterios de la Norma Técnica Colombiana NTC 4114, a cada condición o acto subestándar identificado, se le asigna una letra (A, B, C o D), de acuerdo con el potencial de pérdidas de la misma (ver tabla 2). Tabla 2. Criterios de valoración CRITERIOS PARA VALORAR LAS CONDICIONES INSEGURAS A B C D Podría ocasionar la muerte, una incapacidad permanente o pérdida de alguna parte del cuerpo, o daños de considerable valor. Podría ocasionar una lesión o enfermedad grave, con una incapacidad temporal, o daño a la propiedad menor al de la clase A. Podría ocasionar lesiones menores incapacitantes, enfermedad leve o daños menores. Lesiones o enfermedades que no requieren incapacidad INTERPRETACIÓN 1 2 Si el resultado fue A o B, en el informe de inspección se registra la recomendación de una Acción Correctiva. Si fue C o D, en el informe de inspección se registra la recomendación de una Corrección que debe ser tratada.

9 Página: 9 de 10 Nota La Corrección o Acción Correctiva es responsabilidad del Jefe o Director de la UAA en la cual se llevó a cabo la Inspección. 4.4 SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES Se registra el seguimiento a las recomendaciones descritas en el informe de inspección, en el Formato FTH.157. Registrando el avance de la ejecución y la eficacia de las mismas. Nota: Cuando se requiera incluir nuevos aspectos o criterios a inspeccionar, el evaluador podrá diligenciarlos en el formato FTH.157 Lista de chequeo para Inspecciones de Seguridad, en el ítem Otras características a inspeccionar ; sin que esto incurra en cambio o actualización de versión del formato.

10 Página: 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Noviembre 17 de 2016 Creación del documento