EL CAMBIO PLANIFICADO

Transcripción

1 EL CAMBIO PLANIFICADO El cambio organizacional planificado como herramienta para el mejoramiento de la gestión educacional. Conceptualización básica. Para una mejor comprensión del cambio y del cambio planificado, conviene aclarar de inmediato las expresiones cambio, procedimiento de cambio, contenidos del cambio y proceso de cambio. * Cambio: toda modificación de un estado a otro, que es observada en el entorno y posee un carácter relativamente perdurable. * Cambio planificado: un esfuerzo deliberado para cambiar una situación problema o que resulta insatisfactoria, mediante una serie de acciones cuya elección y coordinación son producto de un análisis sistemático y un enfoque sistémico de la situación en cuestión. * El procedimiento de cambio alude a las diferentes fases que se habrán de atravesar para iniciar, promover facilitar e implantar el cambio en la unidad educativa. * El contenido del cambio se refiere a la situación problema o insatisfactoria que necesita cambio. Qué aspecto cambiar? por qué cambiar?, cuál es el problema y cuáles son las soluciones?, son las interrogantes que demandan esfuerzos a los agentes de cambio. * El proceso de cambio se refiere a la manera en que el sistema en cuestión vive el cambio que está implantándose. (El término se refiere a cómo se llevan o se hacen las cosas y no qué cosas se hacen.) 1.- EL PROCEDIMIENTO DE CAMBIO PLANIFICADO. El procedimiento de cambio planificado permite sistematizar y ordenar secuencialmente las actividades y operaciones necesarias para producir y administrar un cambio en la unidad educativa. La Dirección del Colegio necesita apoyarse en esta herramienta de planificación que le permite ayudar a operacionalizar los propósitos del cambio, verificar su realismo y sus limitaciones, al mismo tiempo que facilita la elección de procedimientos que se han de seguir.

2 2 El flujo de actividades u operaciones secuenciales del cambio planificado se pueden agrupar en las siguientes fases: FASE 1. El diagnóstico de la situación problema o necesidad. FASE 2. La planificación de la acción. FASE 3. Ejecución de la acción. FASE 4. Evaluación y seguimiento. A continuación, se plantearán los aspectos relativos a la Fase 1. FASE 1: Diagnóstico de la necesidad o situación problema. Esta fase diagnóstica requiere que la Dirección del Colegio recopile información confiable, la analice sistemáticamente y la jerarquice en los elementos más relevantes y significativos. Aunque un diagnóstico nunca debería considerarse totalmente terminado, ya que es posible enriquecerlo con nuevos elementos a medida que se van realizando las otras fases del cambio planificado, normalmente se considera que un diagnóstico completo debería considerar las siguientes características: 1.- Considerar los antecedentes históricos, la situación actual y el proyecto educativo institucional, si éste existe. 2.- Recoger y destacar la percepción de los diferentes agentes directos del proceso educativo del establecimiento sobre la situación actual. Cuál es la percepción de los diferentes estamentos -y particularmente de los profesores- en relación a las principales fortalezas y debilidades en el ámbito académico del Colegio en la actualidad? 3.- Definir la situación insatisfactoria o necesidades, en sus aspecto consensual y diferencias. En el ámbito académico, cuáles son las principales necesidades y requerimientos a abordar? En qué están de acuerdo y no de acuerdo los diferentes actores?. 4.- Comprobar la magnitud de la diferencia entre la situación insatisfactoria actual y la situación deseada. Es decir, definir el(los) problema(s) de cambio: Qué grado de diferencia o discrepancia existe entre la situación actual (insatisfactoria) y la situación deseada? 5.- Explicitar claramente qué se quiere modificar, qué efectos se pretende obtener, cuáles son los cambios que se desean alcanzar, en qué aspectos.

3 3 * Aspecto a modificar, crear o innovar: * Efectos a obtener: * Cambios a alcanzar: 6.- En caso de que sean varios las necesidades/problemas definidos, priorizarlos en base a criterios de: urgencia, gravedad, crecimiento y factibilidad de obtener solución. Criterios Problema/Necesidad: Urgencia Gravedad Crecimiento Factibilidad Muy alto: 5 / Alto: 4./ Mediana: 3/ Relativamente bajo: 2./ Muy bajo: Localizar dónde se sitúa la necesidad/problema y qué sistema o nivel institucional está directamente relacionado. 8.- Identificar qué aspectos internos del establecimiento están influyendo en la generación de la necesidad o problema. (debilidades de la unidad educativa.) 9.- Identificar qué aspectos externos al establecimiento están influyendo en la determinación de la necesidad o problema Identificar los aspectos internos del establecimiento que están impidiendo que el problema o la necesidad sea mayor. (fortalezas de la unidad educativa) 11.- Identificar qué aspectos externos al establecimiento están impidiendo que el problema o la necesidad sea mayor Evaluar el potencial del establecimiento para el cambio; responder las siguientes preguntas: Cuáles son las fortalezas y debilidades del Colegio que van a influir en el proceso de cambio con la elaboración del Proyecto Curricular?

4 4 Hay motivación para él? Sus miembros, desean y comprenden el cambio? Hay resistencia? Por qué? De qué tipo? Hay dudas sobre las ventajas o conveniencia del cambio? cuáles? de quién? por qué? Hay fuerzas o factores en contra del cambio o que contraindiquen? Cuál es el nivel de habilitación o capacitación de las personas y/o grupos para realizar y sustentar el cambio propuesto? Cuáles son los potenciales a desarrollar? Hay recursos (o pueden ser obtenidos de modo satisfactorio)? Cuáles son esos recursos? FASE 2: Planificación de la acción La Planificación de la acción se caracteriza por la decisión de llevar a cabo el cambio, elegir los puntos focales, las alternativas y los medios de acción. Esta fase corresponde al diseño de la intervención en que se establecen metas, estrategias y tácticas para actuar sobre la situación que se quiere cambiar. Las actividades que habitualmente se llevan a cabo en esta fase son las siguientes: * Definición de los objetivos del cambio. Esto implica además responder las siguientes interrogantes: Qué objetivos intermedios y/o transitorios asegurarán una mejor evolución en la dirección deseada? En qué secuencia? Para asegurar qué? Definición de las metas. Cómo traducir los objetivos en resultados esperados? * Elaboración de las estrategias para impulsar el cambio y neutralizar las resistencias. Interrogantes a responder: Cuáles son las acciones estratégicas que responden más directamente a las necesidades de los miembros de la unidad educativa? Cuáles son los puntos focales donde se aplicará esta estrategia? Hay necesidad de proteger algunos miembros de la unidad educativa que puedan ser perjudicados por la acción?

5 5 Frente a las personas resistentes al cambio, cuál es la estrategia más conveniente a utilizar?: - información y comunicación persuasiva, - educación, - negociación, - involucramiento, - ventilación, - confrontación, - catarsis, etc. Elección de los medios de acción. Las interrogantes a responder son similares a las del punto anterior pero referidas a los medios. Identificación y evaluación de los recursos humanos involucrados en la acción. Es conveniente evaluar personas o grupos según: a) su disponibilidad o accesibilidad a los contactos, b) su compromiso y capacitación en relación con el cambio, c) su unión e influencia externa o interna sobre personas, grupos o subsistemas relevantes o interdependientes. Definición del estilo de liderazgo para la administración del cambio (liderazgo, transformaciones e instrumental). Interrogantes a responder a nivel de liderazgo transformacional. - El director y personal directivos sienten la necesidad de cambio y tienen una propuesta clara que responde realmente a la situación, en congruencia con la misión, visión y valores del proyecto educativo de la unidad educativa? El director y la dirección tienen competencias y habilidades para impulsar, animar y apoyar el cambio? Interrogantes a responder a nivel de liderazgo operacional: - Cuán comprometidos están con el cambio los jefes internos y docentes del establecimiento? - Hay necesidad de apoyarlos directamente para asegurar que respalden e impulsen el cambio planificado? - El nivel de maduración de los grupos afectados por los cambios permite un liderazgo no directivo o necesitan una mayor estructuración y dirección?

6 6 - Es necesario capacitar a sus jefes para que desarrollen habilidades para el liderazgo situacional y operativo? Establecimiento de un plan de acción definiendo plazos a corto, mediano y largo plazo. Elección de personas y/o grupos responsables de la coordinación y trabajo de equipo. Preparación de caja de herramientas (técnicas) que se van a utilizar durante las fases restantes del cambio planificado. Elaboración de los instrumentos de control y evaluación. FASE 3: Ejecución de la acción En la medida en que el diagnóstico fue bien realizado y la planificación de la acción fue bien proyectada, las posibilidades de éxito de la ejecución de las acciones son bastantes altas. Sin embargo, algunos cambios planificados han fracasado en esta fase por deficiencias en la administración de las estrategias. Es necesario contar con cierta habilidad de quienes habrán de ejecutar el plan de acción, los cuales deberán haber previsto mecanismos de control para verificar en forma periódica, si el plan de acción es respetado o no y si la experiencia adquirida indica que se va por buen camino hacia el alcance de los objetivos. En esta fase generalmente se llevan a cabo las actividades siguientes: Puesta en marcha del estilo de liderazgo definido (expresado con un comportamiento congruente). La retroalimentación que el/la supervisora pueda proporcionar a las personas encargadas de administrar el cambio puede ser muy valiosa. Puesta en marcha de estrategias. El concepto de estrategia que aquí se utiliza corresponde a la definición dada por Tessier y Tellier 2 quienes sostienen que es el conjunto de los medios y de las tácticas empleadas y de las acciones tomadas por un agente en un área dada, con el propósito de alcanzar en ella un objetivo específico. Tanto la estrategia como la táctica se 2 Tessier, R. y Tellier, Y. (1973)

7 7 refieren a la misma realidad, pero con la diferencia de que la estrategia es más amplia, en tanto que la táctica es puntual y circunstancial. Muchas veces la estrategia toma forma de plan general que se transforma en un planificación estratégica, especialmente cuando se trata de elaborar un proyecto educativo o reformular la misión, visión y valores de un establecimiento educacional. La puesta en marcha de la estrategia supone haber realizado efectivamente las etapas anteriores ya que proporcionan elementos básicos para elegir la estrategia más adecuada a la situación y al enfoque conceptual de cambio que se ha asumido. Las estrategias más frecuentes que se emplean generalmente son: Educativas (programas de formación, capacitación, perfeccionamiento, etc.) Estructurales (rediseño, socio técnicas, etc.) Normativas, por decretos (aprobación de leyes y reglamentos). Reformulación de políticas. Proyectos piloto. De comunicación (difusión de información, documentos de trabajo, etc.) Persuasivas (argumentaciones, demostraciones, etc.) De negociación De confrontación Talleres de reflexión, de resolución de problemas, y experienciales. Otras. * Revisión de acciones y movilización de recursos adicionales (utilización de redes de apoyo) * Control y retroalimentación. Cumplir con los compromisos de fecha, de utilización de procedimientos y aplicación de instrumentos de evaluación. FASE 4: Evaluación. Aunque la evaluación corresponde a la última fase, sin embargo, es conveniente contar con mecanismos de retroalimentación que operen durante todo el procedimiento del cambio planificado. Las respuestas a las siguientes interrogantes ayudan en esta fase: - En qué medida han permitido las acciones ejecutadas alcanzar los objetivos perseguidos?

8 8 - Cuáles son los factores responsables de ese resultado? La evaluación se debe centrar tanto a nivel de los resultados, como de los procesos y contenidos. A nivel de los resultados, la evaluación se orienta a averiguar si las estrategias, técnicas, acciones, fueron las más adecuadas para implantar la solución. Conocer cómo fueron percibidas, sentidas, experienciadas y cómo reaccionaron los destinatarios del cambio es un elemento clave de la evaluación. 2. EL CONTENIDO DEL CAMBIO El contenido del cambio se refiere a la situación insatisfactoria que necesita cambio. Tanto en la fase diagnóstica como en el diseño del cambio planificado es conveniente contar con un mapa cognoscitivo, un modelo de áreas y factores que ayude a ordenar con precisión y objetividad el trabajo de obtención de información para el diagnóstico comprensivo y para focalizar la intervención. Existen muchos modelos y guías para organizar la información y que se pueden utilizar de acuerdo a las características del establecimiento. 3. EL PROCESO DE CAMBIO El proceso de cambio es un aspecto esencial en el cambio planificado y especialmente en su implementación, ya que está directamente relacionado con el cómo van a percibir, sentir y reaccionar los actores afectados por el cambio. Fuente: Propuestas para un Sistema de Supervisión de la Ed. Media Chilena. Proyecto MECE, (PUC. CIDE). Morales, Astudillo, Avendaño, Ortiz, Servat, Vaccaro.