Gestión del Portfolio de Proyectos HP Portfolio & Project Management. Información de Producto Dirección de Consultoría

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1 Gestión del Portfolio de Proyectos HP Portfolio & Project Información de Producto 2010 Dirección de Consultoría

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3 1. Introducción Actualmente las organizaciones necesitan hacer frente a la complejidad de gestionar la demanda TI (que incluye la demanda de servicios, de los recursos hw/sw, las peticiones de soporte, las peticiones de nuevos proyectos y cambios en los mismos) y hacerlo de forma eficiente, con recursos humanos, tecnológicos y financieros cada vez más limitados y a su vez, atenderlos en el menor tiempo posible. Esta complejidad y urgencia es especialmente significativa en los proyectos de desarrollo de aplicaciones. Portfolio & Project es un producto de HP orientado a facilitar a los departamentos TI una gestión de sus procesos de acuerdo a workflows y reglas personalizables, siguiendo las mejores prácticas de Gobierno TI, aplicadas a los distintos componentes que gestiona un departamento TI. 3

4 2. Que puede aportarle HP PPM? HP PPM proporciona una visión agregada de la demanda TI, de los proyectos, de los recursos humanos, financieros, así como una visión en tiempo real del estado de los mismos. Esta información, en forma de indicadores (KPIs) y cuadros de mando permitirá la mejora de los procesos de gestión a la organización. Necesidad del negocio Negocio Aplicaciones, Servicios, Productos DEMAND MGMT Demanda Estratégica GESTIÓN DE PORTFOLIO Ideas Propuestas Proyectos Activos OPERACIONES SLAs Disponibilidad del Negocio Deploy and Monitor Change Provisioning Seguridad Demanda Operacional OFICINA DE GESTIÓN DE PROGRAMAS Proyectos Recursos Presupuestos Riesgos CAMBIO DE APLICACIÓN Mejoras Actualizaciones Defectos Gestión de Cambio y Configuración Calidad Rendimiento Comprehensive IT Governance HP PPM permite la automatización de los procesos de gestión de TI definidos internamente (mecanismos de aprobación, autorizaciones, etc.), facilitando su adopción por toda la organización. En concreto, la gestión de proyectos basada en procesos, permite lograr mejoras en eficiencia muy importantes. Para que sirve PPM? Herramienta para gestionar proyectos distribuidos (Web) PMO Controlar el uso de recursos de una Organización, departamentos Gobierno TI Atender las peticiones que llegan a la Organización, departamento Demanda TI Facilidades para Proyectos de Desarrollo de Software QA Facilidades para Despliegue de Versiones 4

5 3. Qué beneficios puede obtener utilizando el producto? HP PPM permite importantes reducciones de costes en la Gestión de Programas y Proyectos (PMO), debido a su gestión mediante procesos, así como por la visión multi-proyecto (Programas). Los principales beneficios, de acuerdo a un estudio de IDC (How Project and Portfolio Solutions Are Delivering Value to Organizations ( IDC September 2008 )), se muestran a continuación: 5

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7 4. Dónde se ubica PPM dentro de la visión de los procesos típicos de un departamento de TI? A continuación se muestra la ubicación de PPM dentro de un mapa de procesos TI, con objeto de tener una visión de alto nivel del alcance de la solución. PPM viene a cubrir fundamentalmente las funciones de nivel más estratégico (azul): desde la Planificación Estratégica, Gestión de Procesos, Cuadros de Mando, Gestión de Calidad, etc. También integra otras funciones de nivel operativo, centradas en los procesos de Gestión de la Demanda, Gestión de Proyectos y Gestión de Aplicaciones. En la parte intermedia, aparecen algunos procesos muy importantes, como son relacionados con el ciclo de vida del software: Gestión de Requisitos, Diseño de Aplicaciones, Desarrollo, Calidad del Software(QA), etc. Estos procesos intermedios, serían los operacionales. 7

8 5. Arquitectura de alto nivel y módulos de HP PPM HP PPM dispone actualmente de los siguientes módulos: HP Demand HP Project HP Program HP Portfolio HP Financial HP Resource HP Time HP PROGRAM & PORTFOLIO MANAGEMENT PPM DASHBOARD Demand Portfolio Financial Program Project Resource Time Deployment PPM FOUNDATION Workflow Administración Seguridad Reporting GESTIÓN DE INCIDENCIAS HP Service Manager BMC Remedy ESPECIF. DE REQUISITOS irqa GESTIÓN DE PRUEBAS Test Director También se representan las integraciones con otras herramientas típicas en la gestión de proyectos y calidad. En cuanto a su arquitectura PPM es una aplicación en tres capas (three tier), cuyos componentes son: Servidor de Aplicaciones. Servidor PPM. Servidor de BBDD. 8

9 Si bien HP PPM puede funcionar en modo monoservidor, se recomienda la separación física del servidor de PPM y del servidor de base de datos. PPM permite por otra parte, una configuración en alta disponibilidad. 9

10 6. Descripción detallada de los módulos principales de HP PPM 6.1 HP Demand (Módulo de Gestión de la Demanda) En IT algunas de las demandas son rutinarias pero de gran volumen, tales como peticiones de servicio, defectos de software, provisión para nuevos empleados y peticiones de proyectos. Otras demandas son más complejas y estratégicas tales como nuevas aplicaciones que soporten las iniciativas de negocio. Software Demand soporta la gestión completa del ciclo de vida para ambos tipos de demanda, se prioriza con visibilidad, permitiendo a los usuarios de negocio y a IT colaborar eficientemente en cada paso, reduciendo costes y acelerando la resolución de las distintas demandas. Software Demand permite gestionar toda la demanda de IT. Permite consolidar, priorizar y ejecutar proyectos estratégicos y actividades del día a día. Permite también gestionar niveles de servicio. La gestión de la demanda soporta la gestión completa del ciclo de vida para demandas estratégicas, complejas y de gran volumen. Con HP Software Demand, se puede: Consolidar y almacenar todas las demandas de IT en un repositorio central. Priorizar peticiones y planificar acciones basadas en prioridad, fecha, aportación, u otras métricas. Configurar un ilimitado número de categorías de demandas basadas en las necesidades de IT. Obtener un seguimiento completo y auditado. 6.2 HP Project (Módulo de Gestión de Proyectos) Otro punto común de entrada para IT Governance es la visibilidad y control sobre los proyectos. Cuando un grupo de nuevos proyectos es aprobado, una oficina de proyectos (PMO) puede establecerse, operando bajo el sistema IT Governance. Los equipos de proyecto rápidamente ganan confianza en el sistema, que les ayuda a gestionar el alcance y reducir los riesgos, haciendo más fácil el despliegue de proyectos en tiempo y en presupuesto. Proyectos adicionales pueden añadirse a la Oficina de Proyectos, expandiendo la estructura y alcance de la gestión. Software Project integra gestión de proyectos y control de procesos reduciendo la complejidad del proyecto, acelerando la ejecución del proyecto y reduciendo los costes. A diferencia del software tradicional de gestión de proyectos que solo planifica, realiza seguimientos e informes, Software Project puede usar workflows a nivel de tareas para incrementar la descomposición de trabajos estructurados apoyados en procesos de buenas prácticas para acelerar el despliegue de los proyectos. 10

11 Project soporta gestión colaborativa entre proyectos tanto para los repetitivos como para los que solo se realizan una vez. Además de plantillas de proyectos, líneas bases, costes, presupuestos, valor devengado e informes, el software habilita la posibilidad de establecer dependencias entre proyectos y gestionarlos por excepciones, capacidades más allá de aproximaciones manuales o herramientas de gestión de proyectos menos integradas. Software Project provee una plataforma para la colaboración entre proyectos, miembros de los equipos y gestores con visibilidad en tiempo real entre recursos, procesos, estados y dependencias entre proyectos. El sistema comprende procesos y herramientas out-of-the-box que facilitan la iniciación de proyectos, planear y seguir las fases, hitos y tareas; planificando y asignando recursos; y guiar una planificación de alto nivel. 6.3 HP Program (Módulo de Gestión de Programas) Software Program proporciona la gestión conjunta de los programas desde el concepto hasta la finalización. Permite digitalizar procesos para gestionar alcances, riesgos, calidad, incidencias y planificaciones. Puede liberar programas complejos con alta calidad y potencial, en plazos y presupuestos. Ya no es necesario múltiples herramientas puntuales y manuales de procedimientos para gestionar el inicio de un programa, cambiar el alcance, gestionar el riesgo, resolución de incidencias y otras actividades de la gestión de programas. Provee unas buenas prácticas a los procesos de Gestión de Programas, mejorando y afianzando los estándares de la compañía mientras se mantienen los objetivos y los equipos alineados en cada paso. Con Software Program, se puede: Digitalizar e implementar procesos para gestionar el alcance de los cambios, riesgos, calidad, incidencias, planificaciones, recursos, liberaciones y costes. Implementar procesos de buenas prácticas rápidamente. Monitorizar programas complejos con múltiples proyectos y profundizar a más bajo nivel en los detalles de los proyectos en cualquier momento. Definir la colaboración y alineación a través de todo el ciclo de vida del proyecto. 11

12 6.4 HP Portfolio ( Módulo de Gestión del Portfolio) Un punto común de entrada es la gestión del Portfolio, el cual da a los gestores del negocio comparativas objetivas de los recursos requeridos para iniciativas propuestas contra los probables beneficios, mientras se descubren y se depuran proyectos con trabajos duplicados o que están fuera de las prioridades y objetivos del negocio. Software Portfolio facilita gestionar el portfolio evaluando, priorizando, balanceando y aprobando tanto nuevas iniciativas como el actual portfolio de actividades actuales y consumos de recursos y activos; analizando diferentes escenarios Que pasaría si, y asegurando alineación con la estrategia de negocio y restricciones de recursos. Integra la estrategia financiera, estrategia funcional y revisiones técnicas en procesos unificados de gestión. Software Portfolio monitoriza el ciclo completo de Propuestas (justificación, revisión, iniciación de proyecto, ejecución, despliegue y realización de beneficios), ayudando a mejorar las tomas de decisión sobre el Portfolio analizando escenarios Que pasaría si y usando en tiempo real la información a través de Software Governance Dashboard. Con Software Portfolio, se puede: Capturar automáticamente el estado en tiempo real. Proveer con exactitud, información actualizada para decisiones difíciles sobre el Portfolio. Gestionar el ciclo de vida completo del Portfolio desde la propuesta inicial hasta la realización de los beneficios esperados. Automatizar y estandarizar los procesos de gestión. Alinear el Portfolio con la estrategia de negocio. 12

13 Modulo 1 HP Demand Gestión de la demanda Descripción Demanda = todo tipo de peticiones que llegan a un departamento TI Demanda por Servicio Consolidación de la Demanda 2 HP Portfolio Gestión del portfolio Porfolio = Posibles iniciativas de un departamento TI que se quieren analizar en cuanto a su carácter estratégico, rentabilidad, riesgos financieros y recursos disponibles en la organización. Optimización del Portfolio 3 HP Financial Gestión Financiera Análisis de parámetros financieros de proyectos futuros o existentes en cuanto a su grado de avance. 13

14 4 HP Program Gestión de Programas Programa = Conjunto de proyectos gestionados por el departamento TI, con interdependencias, para disponer de una visión agregada de los recursos asignados, planificación temporal 5 HP Project Gestión de Proyectos Gestión de proyectos orientada a la metodología PMBOK y con una interacción bidireccional con Microsoft Project. Project Work Breakdown Structure Project Dashboard Microsoft Project Integration 14

15 6 HP Resource Gestión de Recursos 7 HP Time Gestión de imputaciones La gestión de recursos permite asignar a cada proyecto un conjunto de perfiles seleccionados en función de sus habilidades, competencias, roles, su localización y organización a la que pertenecen. La planificación y asignación de recursos se realiza en base a una aplicación de calendario integrada que permite asignar las personas a tareas concretas. Los perfiles de los recursos se pueden importar desde una aplicación de LDAP. Permite cargar (asignar) tiempos para contabilizar la dedicación a diferentes conceptos como un Proyecto, una petición de trabajo, vacaciones, reuniones de trabajo, a través de un proceso con aprobaciones formales establecidas en el workflow. Existen plantillas predefinidas de asignaciones (timesheets) para agilizar las asignaciones. Estas plantillas se pueden modificar y reutilizar de forma sencilla. 15

16 7. Orientación a Procesos PPM dispone de una arquitectura orientada a procesos, con funcionalidades de definición de workflows personalizables, gestión de organizaciones, roles y responsabilidades, etc. Desde estos workflows se pueden activar acciones automáticas como notificaciones o ejecución de comandos, así como acciones manuales. 16

17 8. Cuadros de Mando Una de las funcionalidades más potentes de PPM es la disponibilidad de cuadros de mando en tiempo real, disponibles para cada uno de los módulos de PPM. Estos cuadros de mando son personalizables por cada usuario o perfil de usuario, disponiendo de muchos portlets (elementos configurables con representación gráfica o tabular de la información) predefinidos. En el diagrama anterior se muestran algunos cuadros de mando disponibles en el módulo de Gestión de Proyectos. Los restantes módulos: G.Demanda, G.Portfolio, etc., también disponen de sus propios cuadros de mando. 17

18 9. Acerca de TCP Sistemas e Ingeniería TCP Sistemas e Ingeniería tiene la experiencia en implantación de todo tipo de herramientas de Gestión de los departamentos de TI. Muy a menudo, esta gestión nos ha llevado a comprender y comprometernos con los objetivos de negocio de nuestros clientes y ese es nuestro mejor valor. El éxito de un proyecto de esta naturaleza pasa por aplicar las mejores metodologías, como ITIL, donde TCP Sistemas e Ingeniería dispone de profesionales con amplia experiencia. En relación a la herramienta PPM, uno de los valores añadidos de PPM es cuando se usa conjuntamente con otras herramientas que gestionan el ciclo de vida del software, como son la Ingeniería de Requisitos y el Aseguramiento de la calidad (QA). En lo relativo a nuestro compromiso con la calidad del software, TCP Sistemas e Ingeniería dio lugar a una de las herramientas líderes en el sector de la Ingeniería de Requisitos (IRQA), que dispone además de integraciones con HP QualityCenter (antes denominado TestDirector). TCP Sistemas e Ingeniería y Visure Solutions (*) han desarrollando la integración entre PPM e IRQA. Mediante esta integración, las peticiones registradas en PPM correspondientes a peticiones de cambio de software o nuevos desarrollos, pueden generar automáticamente nuevos requisitos en IRQA. Por otra parte, mediante la integración entre IRQA y HP QualityCenter, se pueden relacionar los requisitos con los casos de prueba. De esta forma se logra una trazabilidad completa, desde la petición inicial (PPM), el proceso de análisis y especificación (IRQA) y los casos de prueba. Las organizaciones que gestionan proyectos de desarrollo de software, pueden mediante estas integraciones, unificar los procesos de Gestión de la Demanda, Ingeniería de Requisitos, y la Gestión de la Calidad del Software, además de gestionar todo el ciclo completo de los proyectos de desarrollo, su planificación, análisis del portfolio, gestión financiera y de los recursos de la organización. Según Gartner, PPM de HP, es una de las herramientas líderes en el segmento de Gestión de la Demanda, Gestión del Portfolio y Gestión de Programas y Proyectos (PMO: Project Office). Su integración con herramientas líderes en su segmento como HP Quality Center o IRQA (Visure Solutions), permiten importantes sinergias cuyo éxito es ya parte de muchas organizaciones. (*) Visure Solutions, propietaria de IRQA es una empresa spin-off de TCP Sistemas e Ingeniería, desde 2008 y Partner preferente, colaborando en proyectos conjuntos. 18

19 Para mayor información de este documento contacte con: Gregorio Barrero Espino Director de Consultoría TCP Sistemas e Ingeniería Fernández Caro, Madrid T T dir

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