Recomendaciones introducción factura electrónica a través de FACe. Indice

Transcripción

1 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe Indice 1. Dats que deben facilitar ls gestres del Gbiern de Navarra a ls prveedres 2. Recmendacines a prveedres que n dispnen de aplicacines prpias para intrducir facturas electrónicas a través de FACe 2.1. Intrducción de dats generales 2.2. Intrducción de dats específics del Gbiern de Navarra 3. Recmendacines a prveedres que dispnen de aplicacines prpias En la presente nta se recgen ls aspects del enví de facturas electrónicas al Gbiern de Navarra a través de la platafrma FACe gestinada pr el Ministeri de Hacienda y Administracines Públicas. N sustituye a ls manuales y estándares publicads pr el Ministeri de Hacienda para el us de la platafrma FACe, sistemas de códigs DIR3 u trs cmpnentes de la slución de facturación electrónica a las Administracines Públicas. 1

2 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe 1. Dats que deben facilitar ls gestres del Gbiern de Navarra a ls prveedres Un gestr del Gbiern de Navarra tiene que facilitar al prveedr: Ls dats que identifiquen el cliente final en el Gbiern de Navarra, es decir, aquel órgan u rganism que rdenará el pag y sbre cuy CIF recaerá el imprte. El prveedr necesitará ests dats para cumplimentar la infrmación referente al Receptr. Siempre han de facilitarse al prveedr al mens razón scial, CIF, dirección pstal, tip de persna y tip de residencia, pr ejempl: Servici Navarr de Salud Osasunbidea CIF: ESQ D Tip de persna: Jurídica Tip de residencia: Residente Dirección: Avda. del Ejércit nº 2, 31002, Pamplna La cmbinación de unidades DIR3 que incluya ficina cntable, órgan gestr y unidad tramitadra, cn expresión de ls códigs y nmbres, pr ejempl: Función Códig Nmbre REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DEL GOBIERNO DE Oficina cntable GE NAVARRA DIRECCIÓN GENERAL DE INFORMÁTICA Y Órgan gestr A TELECOMUNICACIONES Unidad tramitadra A SERVICIO DE INFRAESTRUCTURAS TECNOLOGICAS Y CENTRO DE SOPORTE Nta: si el cliente final y el órgan gestr cinciden, aún en este cas deben facilitarse al prveedr las infrmacines cmpletas, de md que evitems que el prveedr tenga que deducir infrmación. El códig de asignación que prceda. Es un códig de 10 psicines numéricas (n hay caracteres alfabétics ni signs de puntuación) 2

3 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe 2. Recmendacines a prveedres que n dispnen de aplicacines prpias para intrducir facturas electrónicas a través de FACe Aplicación de escritri FACE Aplicación acnsejada desde GN a prveedres que n dispngan de aplicacines prpias para la crrecta intrducción de Factura Electrónica a través de FACE. Esta aplicación está dispnible en la web de FACe, permite su descarga gratuitamente y dispne de un manual de us. Cualquier duda sbre el us de la aplicación rest de utilidades que aprta FACe a ls prveedres, debe reslverse a través del canal que FACe pne a dispsición de ls prveedres ( Frmulari sprte a prveedres en Intrducción de dats generales Pantalla inicial de la aplicación: Para generar una factura, pulsams el btón Generar Factura (resaltad en la imagen anterir). Recrdar siempre seleccinar la versión 3.2, de l cntrari la factura pdría n ser bien prcesada a través del circuit FACe Gbiern de Navarra. Cn ls dats que un gestr del Gbiern de Navarra ha facilitad al prveedr (dats de cliente final y cmbinación de unidades DIR3), este acudirá a la sección Receptr (parte superir derecha en la imagen siguiente) 3

4 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe NOTA: un Receptr es la cmbinación de un cliente final del Gbiern de Navarra + una cmbinación de unidades DIR3. Cada prveedr gestina su prpi esquema de clientes finales y áreas gestras (cmbinacines DIR3), creand ls destins cmplets que le resulten necesaris (que pueden ser reutilizads psterirmente) Si el receptr ya existe, puede escgerse directamente desplegand el desplegable Receptr Si n existe, en primer lugar, debe pulsarse el btón para acceder a la generación del nuev receptr, para l que el prveedr cmenzará utilizand ls dats de cliente final que se le hayan facilitad. 4

5 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe Al hacerl, se presentará una pantalla en la que debe indicarse que se desea intrducir infrmación de un receptr dad de alta en FACe (respnder siempre que sí, de l cntrari n pdrían intrducirse psterirmente ls dats de la cmbinación DIR3 exigida pr FACe) Se intrducen a cntinuación ls dats generales del receptr. Una vez hech est, se pasa a la pestaña dirección y se cmpletan tds ls camps del cliente final. Tras intrducir la infrmación anterir, se pasa a la pestaña FACe, dnde deben indicarse ls diferentes centrs administrativs slicitads. Para cumplimentar esta 5

6 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe infrmación se utilizará la cmbinación de unidades DIR3 facilitada pr el Gbiern de Navarra. Es necesari seleccinar en primer lugar el órgan gestr para que se habiliten ls demás desplegables. Debe respetarse la función de cada unidad señalada en la cmbinación facilitada (Órgan Gestr, Oficina Cntable Unidad Tramitadra): si se indica cm Oficina Cntable el códig de Órgan Gestr, pr ejempl, la factura será rechazada pr n crrespnder esa cmbinación cn alguna de las admitidas en FACe. Se accede al asistente de selección del órgan gestr a través del btón y se seleccina el órgan desead en el desplegable superir (permite búsqueda predictiva escribiend sbre él). Se cmpletarán también trs camps requerids. Una vez seleccinad, se habilita la búsqueda de las unidades tramitadres asciadas a dich órgan gestr, siend el prces el mism descrit en el apartad anterir. 6

7 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe Tras seleccinar la unidad tramitadra, se repite el prces para indicar una ficina cntable, y finalmente se pulsa el btón. A partir de ese mment, el receptr ya está dispnible para ser seleccinad del desplegable superir. Una vez seleccinad el receptr de la factura, se intrduce el detalle de la misma. 7

8 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe Añadir línea Tras pulsar el btón para añadir línea: 2.2. Intrducción de dats específics del Gbiern de Navarra 8

9 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe En el cuadr superir derech de la pantalla mstrada en la figura anterir, en la pestaña Refs. Receptr, se intrducirán ls dats específics que deben incluirse en las facturas que se envíen al Gbiern de Navarra, definids en la Orden Fral 475/2014, de 10 de diciembre, de la Cnsejera de Ecnmía, Hacienda, Industria y Emple, pr la que se establecen nrmas para la presentación de facturas electrónicas dirigidas a órgans y unidades de la Administración de la Cmunidad Fral y sus Organisms Autónms, publicada en el Bletín Oficial de Navarra de 24 de diciembre de Ls dats a intrducir sn ls siguientes: Códig de Asignación (dat bligatri que siempre es necesari cumplimentar, de l cntrari la factura será rechazada): En Otrs dats -> Pestaña Refs. Receptr, camp Refs. Cntrat Debe señalarse que tdas las líneas de la misma factura deben llevar el mism Códig de Asignación; facturas cn varis códigs de asignación n pueden prcesarse crrectamente. Intrducción Ref. Pedid y númer de línea dentr del pedid (dats necesaris en las facturas de suministrs remitidas al Servici Navarr de Salud Osasunbidea): En Otrs dats -> Pestaña Refs. Receptr, camp Ref. peración/pedid Camp para indicar el nº de línea del pedid. 9

10 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe 3. Recmendacines a prveedres que dispnen de aplicacines prpias para intrducir facturas electrónicas a través de FACe Si el prveedr dispne de un sistema infrmátic que genera las facturas en frmat facturae, el persnal infrmátic del prveedr la empresa de servicis que preste servicis infrmátics al prveedr tendrán que adaptar, en su cas, el sistema infrmátic, para generar cn éxit el ficher xml que cntiene la factura en frmat facturae. FACe admite frmat facturae 3.2 y 3.2.1, n siend admisibles frmats inferires. Ls dats generales de cliente final se cumplimentarán en ls subapartads <TaxIdentificatin> y <LegalEntity> del apartad <BuyerParty>. Ls dats de tripleta FACe se cumplimentarán en el subapartad <AdministrativeCentres> del apartad <BuyerParty>. Cualquier duda sbre la generación y enví de facturas a FACe, sbre el rest de utilidades que aprta FACe a ls prveedres, debe reslverse a través del canal que FACe pne a dispsición de ls prveedres ( Frmulari sprte a prveedres en En el mism lugar hay trs enlaces que pueden ser útiles. Puede ser útil igualmente el enlace a través del cual puede llegarse pr ejempl a las descripcines sbre el frmat facturae. Ls dats específics para el Gbiern de Navarra vendrán cumplimentads en ls siguientes apartads del ficher xml: Dats específics de la factura Infrmación Etiquetas Cncept factura InviceAdditinalInfrmatin Códig asignación ReceiverCntractReference Dats específics de la línea psición Albarán Ref. Albarán DeliveryNteNumber Ref. Pedid ReceiverTransactinReference Psición en el pedid SequenceNumber El códig de asignación es bligatri siempre, la factura será rechazada si n incluye un códig de asignación válid. El Cncept de la factura sirve para la legibilidad general de la misma en el Gbiern de Navarra, si n se cumplimenta y el gestr del Gbiern de Navarra n puede deducir a qué se refiere la factura, ésta pdrá rechazarse. La Referencia de Pedid y el Númer de línea de pedid (Psición en el pedid) sn necesaris en las facturas de suministrs dirigidas al Servici Navarr de Salud Osasunbidea. Su n cumplimentación pdrá mtivar el rechaz de la factura. 10

11 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe 4. Mtivs de rechaz Las facturas que se reciben desde la platafrma FACe sn prcesadas y antadas en el Registr Cntable de Facturas. Cm parte de este prces las facturas se validan para cmprbar si recgen tda la infrmación que permita su tramitación, rechazándse aquellas que n superen alguna de las validacines. En FACe se hará cnstar el aspect cncret de la validación que n ha sid superad. Las facturas pueden rechazarse pr errres detectads en el prces autmátic pr cmprbacines del gestr. En tds ls cass se indicará la causa del rechaz y se ntificará a FACe. Ls errres que pueden dar lugar a un rechaz en el prces autmátic de validación están cdificads y sn ls siguientes: 0001: La versión de factura-e utilizada n es 3.2 ni Ls requisits técnics establecids en la nrmativa recgen que la versión de factura-e utilizada debe ser la Fuera de estas versines n puede prcesarse la factura. Se indicará en FACe la versión de factura-e que se ha utilizad 0002: El tip de factura indicad en InviceClass n es "OO" (Original) ni "OR" (Rectificativa) Debe señalarse claramente si una factura es riginal rectificativa, pues la tramitación es muy diferente. Si n se señala crrectamente el tip de factura n puede determinarse el prces a seguir. Se indicará en FACe el tip de factura encntrad en la factura recibida 0003: N se indicad ningún códig de asignación en la factura La falta del Códig de Asignación prprcinad pr el gestr del Gbiern de Navarra impide su encuadramient cntable y es mtiv de rechaz de la factura, según la Orden Fral 475/2014, de 10 de diciembre, de la Cnsejera de Ecnmía, Hacienda, Industria y Emple, pr la que se establecen nrmas para la presentación de facturas electrónicas, publicada en el Bletín Oficial de Navarra de 24 de diciembre de : Las líneas de la facturas tienen diferentes códigs de asignación El Códig de Asignación vincula autmáticamente la factura cn un apunte cntable y cn un curs de actuación determinad. Una factura cn varis códigs de asignación n puede tratarse crrectamente de frma autmática. Se indicarán en FACe ls códigs de asignación encntrads en la factura. 0006: N se ha indicad cncept en la factura El prces autmátic de antación en el Registr de Facturas incluye en la antación el Cncept a partir de l que figura en un camp n bligatri identificad cn la etiqueta , y en su defect recge la primera línea de la factura, que sí es bligatria. Si en la factura n cnsta ningún cntenid en ess espacis se genera un errr que da lugar al rechaz 0007: El númer de la factura indicad es 0 está vací Las facturas deben estar identificadas. La falta de identificación de una factura impide su tratamient. 0008: El NIF/CIF n es válid Se ha detectad un errr en la estructura del NIF/CIF que impide identificar al acreedr. Se indicará en FACe el NIF/CIF encntrad 0009: El códig de asignación indicad n existe Se ha indicad el Códig de Asignación, per éste es incrrect y n cincide cn ningun de ls Códigs de Asignación emitids. El Códig de Asignación es una secuencia de diez dígits numérics, que empieza pr un númer entre el 1 y el 5. Se indicará en FACe el cntenid del Códig de Asignación encntrad en la factura 0010: El códig de asignación indicad tiene más de 10 dígits El Códig de Asignación es una secuencia de 10 dígits. Si el cntenid del espaci dnde debe figurar este códig tiene más psicines, se genera un errr prque n se puede determinar de qué Códig de Asignación se trata. Se indicará en FACe el cntenid del Códig de Asignación encntrad en la factura 11

12 Recmendacines intrducción factura electrónica a través de FACe 0011: El códig de asignación indicad n es un númer Si cm Códig de Asignación n figura un númer es se debe seguramente a un errr de cnfiguración en la generación de la factura pr parte del prveedr, que ha intrducid tra magnitud en el espaci previst para el Códig de Asignación. Se indicará en FACe el cntenid del Códig de Asignación encntrad en la factura 0012: El dígit de cntrl del códig de asignación n es válid Para evitar errres, el Códig de Asignación incluye cm última psición un dígit de cntrl, que debe ser cherente cn el rest de la secuencia. Si el errr en el Códig de Asignación está en el dígit de cntrl se mencinará expresamente. Se indicará en FACe el cntenid del Códig de Asignación encntrad en la factura 0013: Ya existe una factura en el sistema cn el númer indicad para el prveedr En el Registr Cntable de Facturas ya existe una factura n rechazada ni anulada cn el mism identificadr (NIF/CIF, Nº factura, añ emisión). Se indicarán en FACe ls valres de estas magnitudes 0014: La factura rectificada indicada n existe Las facturas rectificativas tienen una identificación específica que las señala cm tales, y deben hacer referencia necesariamente a una factura vigente, est es: n rechazada ni anulada, pues ambas tienen que ser bjet de tramitación cnjunta. Si la factura que se señala cm riginal n existe, está rechazada anulada, n puede ser tramitada cnjuntamente cn la factura identificada cm rectificativa, pr l que ésta se rechaza. Se indicarán en FACe ls valres de NIF/CIF, Nº factura y añ de emisión que se hayan encntrad cm referentes en la factura rectificativa. 0015: N ha indicad fecha de emisión de la factura ésta es incrrecta La fecha de emisión es un dat fundamental, y su ausencia indica un errr grave en la factura, que puede ser indicativ de trs errres de cntenid n detectads. Se indicará el FACe el valr encntrad para la fecha de emisión. 0016: N ha indicad teléfn y/ del presentadr de la factura En ls cass en ls que el presentadr de la factura sea diferente del emisr, debe cnstar el teléfn de quien realiza la presentación 0017: Es bligatri indicar el IBAN de la cuenta en la que realizar la transferencia La falta de identificación de la cuenta bancaria, en frmat IBAN, impide tramitar el pag 0018: Es bligatri indicar el IBAN del cesinari Al igual que en ls cass en ls que el pag debe hacerse al emisr de la factura, si se ha indicad un cesinari al que hacerle el pag debe indicarse su cuenta bancaria en frmat IBAN 0019: Se ha indicad que es factura rectificativa per n el númer de factura que rectifica Una factura rectificativa tiene que hacer referencia a una factura anterir. La falta de referencia impide tramitarla crrectamente. 12