Portal de Clientes GUÍA DE USUARIO

Transcripción

1 Portal de Clientes GUÍA DE USUARIO

2 1. Introducción Consideraciones Generales Coface Online... 5 Mis contratos... 5 > Extracto de Coface, Sucursal en España > Extracto de Coface Servicios > Datos > Perfil > Listado de Servicios > Datos Generales... 7 > Datos económicos del ejericcio actual... 8 > Datos económicos... 9 >> Ejercicio >> Primas >> Recibos >> Siniestralidad >> Facturas >> Declaración Cifra Negocios

3 1. INTRODUCCIÓN El Portal de Clientes te permite consultar una importante cantidad de datos relativos a los contratos suscritos con Coface. En el presente documento, encontrarás una descripción general de los servicios y la información a la que tendrás acceso previa introducción de tu usuario y contraseña, como por ejemplo: > Datos Generales del contrato. > Datos Económicos de cada ejercicio (Tasa, Mínimo de Prima, Recibos de Primas y de Servicios, Regularizaciones, Saldos pendientes). > Tasas de aceptación de riesgos. > Siniestralidad. > Declaraciones de cifra de negocios. > Listados de clasificaciones. Confiamos en que el presente manual de usuario te permita sacar el máximo partido de este Portal de Clientes. 3

4 2. CONSIDERACIONES GENERALES Icono Buscar Para facilitar las búsquedas, es posible emplear el asterisco. Se puede utilizar, por ejemplo, para evitar colocar los ceros iniciales del número de póliza (Ejemplo: *34562 es lo mismo que ), también lo podremos utilizar para sacar un listado de todos los clientes cuya razón social contenga una cadena específica (Ejemplo: *textil* nos mostrará todos los clientes cuya razón social contenga la palabra textil. Para realizar una búsqueda hay que cumplimentar obligatoriamente alguna de las cajas de texto y después pulsar en el icono buscar. Icono Anterior Vuelve a la pantalla anterior. Icono Imprimir Prepara la página actual para ser impresa. Icono flechas Cada una de las cajas de información puede ser minimizada mediante un clic sobre este icono. 4

5 3. COFACE ONLINE 3.1 MIS CONTRATOS Este apartado ofrece la posibilidad de consultar todos los contratos, tanto los que están en vigor como los rescindidos. > Núm. Contrato: Número del contrato. > Fecha de Finalización: Fecha de vencimiento del último ejercicio. > Estado: Situación actual del contrato, pudiendo ser: Inactivo (sin emitir aún ningún recibo), Activo, Rescindido o Cancelado. > Fecha de Inicio: Entrada en vigor del primer ejercicio del contrato. 5

6 TU CONTRATO TRADELINER Al hacer clic sobre un contrato se llega a la pantalla de transacción, que ofrece la siguiente información: 6

7 3.1.1 DATOS GENERALES Este apartado ofrece la posibilidad de consultar todos los contratos, tanto los que están en vigor como los rescindidos. > Contrato: número de contrato seleccionado. > Cliente: código y descripción del nombre del cliente. > Dirección Territorial: código y descripción de la dirección territorial de Coface que gestiona el contrato. > Intermediarios: nombre del mediador del último ejercicio del contrato visualizado. > Tipo de contrato: código y descripción del Tipo de Contrato. > Fecha Validez: periodo de cobertura del contrato. > Estado: situación actual del contrato. > Sector Comercial: sector de actividad. > Número de ejercicios: número total de ejercicios que tiene el contrato seleccionado. > Divisa: divisa asociada a las transacciones económicas del contrato. > Contrato origen: indica si has tenido un contrato anterior que fue rescindido y sustituido por el actual. > Siguiente Contrato: indica si tiene un contrato posterior. 7

8 3.1.2 DATOS ECONÓMICOS DEL EJERCICIO ACTUAL > Descripción: Se indica el grupo de cobertura de la póliza en función de la zona y los países incluidos: Doméstico, Exportación Comercial y Exportación Político. > Tasa: Tasa de prima (expresada tanto por mil) aplicable a la cifra de negocio. > Cifra de Negocio Provisional: Indica el importe declarado por el cliente como cifra de negocios esperada en el ejercicio de la póliza. > Mínimo de Prima: Indica el importe a pagar, en euros, en concepto de mínimo de prima de seguro en el ejercicio en vigor, calculado como resultado de aplicar la tasa de prima a la cifra de negocio provisional. 8

9 3.1.3 DATOS ECONÓMICOS > Ejercicio: Indica el número de orden del ejercicio de la póliza. > Validez: Periodo de cobertura correspondiente al ejercicio. > Primas: Al hacer clic sobre este icono, se abre una nueva pantalla que desglosa la información financiera del ejercicio. > Recibos: Al hacer clic sobre este icono se abre una nueva pantalla con la información de las cifras de negocio del ejercicio. > Siniestralidad: Al hacer clic sobre este icono se abre una nueva pantalla que muestra la siniestralidad del ejercicio seleccionado al inicio del mes en curso. > Facturas: Al hacer clic sobre este icono, se abre una nueva pantalla con la información de las facturas de servicios emitidas en el ejercicio. > Declaraciones: al hacer clic sobre este icono se abre una nueva pantalla que te permite consultar y realizar las declaraciones realizadas y pendientes. 9

10 Ejercicio > Plazo: duración del ejercicio, en meses. > Nº Periodos: número de recibos en ese ejercicio (por ejemplo, 04 en un ejercicio de 12 meses indica periodicidad del recibo trimestral). > Mínimo de prima: indica el importe a pagar, en la divisa del contrato, en concepto mínimo de prima de seguro en el ejercicio en vigor, calculado como resultado de aplicar la tasa de prima a la cifra de negocio provisional. > Bonus/Malus: indica si tu contrato incluye este tipo de cláusulas. > % Litigio Dom: indica el porcentaje de cobertura establecido para los litigios domésticos, si tienes contratado este módulo. > % Litigio Exp: indica el porcentaje de cobertura establecido para los litigios en exportación, si tienes contratado este módulo. 10

11 > % Top Cover Dom: indica el porcentaje de cobertura doméstica si tu contrato incluye esta cláusula. > % Top Cover Exp: Indica el porcentaje de cobertura si tu contrato de exportación incluye esta cláusula. > Días PB: Plazo para el cálculo de la participación beneficiaria o bonus/ malus. Duración de crédito más 60 días. > Descuento Cond. Part.: Indica si tu contrato incluye algún tipo de descuento particular. > PB Anticipada: Indica si tu contrato incluye este tipo de cláusula. > Regularización Y/N: Indica si es un contrato regularizable a final de ejercicio o no. 11

12 Primas Al hacer clic sobre el icono de la columna Primas, obtendrás la siguiente información. > C.Grupo: código de orden del grupo en el que se incluyen los países a los cuales se estima que venderás. Cada línea contiene la declaración de ventas provisional y cifra para cada grupo de países: > Tasa: tasa de prima (expresada en tanto por mil) aplicable a la cifra de negocio. > Cifra de Negocio Provisional: estimación de ventas a crédito para la anualidad por parte del cliente. > Mínimo de Prima: es el importe en euros resultante de aplicar la tasa (en tanto por mil) a la cifra de negocio provisional. > Cifra de Negocio Definitiva: es la suma de las cifras de negocio declaradas por el cliente, durante el ejercicio de la póliza. > Prima Devengada: es el resultado de multiplicar la tasa de prima (en tanto por mil) a la cifra de negocio definitiva. 12

13 Recibos Al hacer clic sobre el icono de la columna Recibos se abre una nueva pantalla con los detalles de los recibos emitidos. 13

14 Siniestralidad Al hacer clic sobre el icono de la columna Siniestralidad se mostrará la siniestralidad del ejercicio seleccionado al inicio del mes en curso. 14

15 > Razón Social Comprador: Nombre del comprador sobre el que se ha declarado el siniestro. > Fecha 1ª factura: Fecha de la 1ª factura garantizada. > Motivo Indemnización: Descripción del motivo. > Gestor: Iniciales del gestor de indemnización encargado del expediente. > Avance: Estado de avance del dossier: Se trata de la situación del expediente al inicio del mes en curso. 15

16 Facturas Al hacer clic sobre este icono, se abre una nueva pantalla con la información de las facturas de servicios emitidas en el ejercicio. Pulsando sobre cualquier número de factura, aparece el detalle de las líneas que la componen. 16

17 Declaración Cifra de Negocios Las declaraciones de ventas deben realizarse a través del Portal de Clientes. La declaración de ventas se realiza trimestralmente, y el periodo de declaración comprende desde la fecha en la que la póliza ha entrado en vigor hasta 3 meses después. Para realizar la declaración de ventas deberás ir al apartado Mis Contratos y dentro de la sección Datos Económicos, seleccionar el contrato al que se vaya a referir (en caso de tener varios). wejemplo: Si la póliza entra en vigor el 1 de Marzo, deberan declarase los meses de Marzo, Abril y Mayo. i Nota La declaración se puede realizar, como máximo, hasta 15 días naturales después del cumplimiento de los 3 meses, es decir, el 15 de Junio. 17

18 Dentro de la sección Datos Económicos, podemos seleccionar el ejercicio del que deseamos realizar la declaración. Para ello, haremos clic en el icono correspondiente en la columna Declaraciones, se abrirá una ventana en la que se podrán visualizar dos apartados: uu Declaraciones a Completar uu Declaraciones Enviadas 18

19 Declaraciones a) Declaraciones a completar Las declaraciones a completar son declaraciones pendientes de enviar: muestra el detalle de las declaraciones pendientes, ya sean vencidas o futuras. Podrás encontrar los siguientes datos: > Nº Orden: Declaraciones ordenadas cronológicamente. > Estado: Indica el estado de la declaración. D - Declarado, P - Pendiente, R - Rescindida, I Incidencia. > Desde Fecha: desde el primer mes que tienen que declarar. > Hasta Fecha: hasta el mes que tienen que declarar, incluido éste. > Fecha 1 Reclamación: Fecha en la que se realiza la primera petición de las ventas pendientes. Esta solicitud se realizará vía . > Fecha 2ª Reclamación: Fecha en la que se realiza la segunda petición de las ventas pendientes. Se realiza vía certificado. > Fecha 3ª Reclamación: Se envía un recordatorio previo al vencimiento de la declaración. (Según el ejemplo que hemos visto antes, este recordatorio se enviaría el 30 de Mayo, es decir, 15 días antes del vencimiento, que sería el 15 de Junio). > Importe: Cifra declarada: Las ventas en España deberán declararse con I.V.A.incluido y la exportación sin I.V.A. > Divisa: Deberás realizar la declaración en la divisa de tu contrato, no en la divisa de la operación. > Comentario Coface: Nota de Coface sobre una declaración. 19

20 b) Declaraciones enviadas En este campo se pueden consultar las declaraciones que se han ido enviando y ya no pueden ser modificadas. Para conocer con más detalle las declaraciones enviadas, puedes hacer clic en el número de orden. Se abrirá una nueva pantalla, donde podrás visualizar: > País > Código grupo > Facturación Total > Deducciones > Facturación a crédito asegurada > Divisa 20

21 Declaración de ventas de forma Manual Una vez seleccionada la declaración que queremos realizar (nº de orden), se abrirá una segunda ventana. Hacer clic en el icono + que se encuentra al inicio de la página (arriba, a la izquierda). Después seleccionar el país y grabar el total de la facturación en la divisa del contrato. > Grabar las deducciones: Importe que se descuenta en función de estas premisas: Prepago, Factoring sin recurso, Crédito doc. irrevocable, Empresas vinculadas no incluidas en el contrato, Administración Pública, Rechazados. > Divisa: Aparece por defecto la divisa del contrato. > Borrar: Para eliminar una declaración, se hace clic en este icono, y, a continuación, aparece un mensaje en el que se pide la confirmación de la acción: Aceptar o Cancelar. Si queremos añadir otro país, hay que hacer clic en el icono + que se encuentra al inicio de la página (arriba, a la izquierda). > Nota: La cifra a deducir no puede ser mayor que la cifra total facturada. 21

22 Una vez efectuada la declaración, en la parte posterior tenemos 3 opciones: > Guardar: Permite ir almacenando los datos. > Validar: Envía a Coface la declaración. Una vez enviada, ésta no podrá ser modificada. Al validar, aparece una ventana (Mensaje del Script) en la que se solicita que el declarante indique su nombre, apellido y cargo. > Cerrar: Salir sin guardar cambios. En los próximos meses se pondrá a tu disposición la opción de enviar un fichero resumen 22

23 3.4 EXTRACTO DE COFACE SUCURSAL EN ESPAÑA Muestra el extracto contable incluyendo los movimientos de la cuenta del cliente en Coface (seguro de crédito) de dos años atrás desde el mes en curso (por defecto). uu Pulsando en el icono Detalle, aparecen las fechas y los importes detallados del movimiento. uu Las líneas que muestran un icono en color rojo indican que son transacciones con saldo pendiente. uu En el campo Saldo inicial (abajo), se obtiene el saldo anterior a la última línea en pantalla. 23

24 3.5 EXTRACTO DE COFACE SERVICIOS Muestra el extracto contable incluyendo los movimientos de la cuenta del cliente en la compañía Coface Servicios de dos años atrás desde el mes en curso (por defecto). uu Pulsando en el icono Detalle, aparecen las fechas y los importes detallados del movimiento. uu Las líneas que muestran un icono en color rojo indican que son transacciones con saldo pendiente. uu En el campo Saldo inicial (abajo), se obtiene el saldo anterior a la última línea en pantalla. 24

25 3.6 DATOS Muestra los datos generales (número de cliente, dirección, teléfono y fax), así como datos bancarios. 25

26 3.7 PERFIL Permite cambiar la contraseña y el idioma. 26

27 3.8 LISTADO DE SERVICIOS Este listado se actualiza cada trimestre en el Portal de Clientes antes de que Coface realice la facturación de servicios. Te permite revisar la lista de las Clasificaciones, Límites de Crédito y Opiniones de Crédito que llegan a tu renovación anual y serán facturados a no ser que los canceles en Cofanet, antes del último día del último mes de cada trimestre natural, si no deseas renovar tu seguimiento. Para un mejor acceso, el Listado de Servicios aparece en el menú izquierdo de la pantalla. Incluye una selección por trimestre y la posibilidad de exportar los datos que te permitirán crear facilmente un fichero Excel, en el que podrás ver todos los servicios de estudio y s eguimiento. Por defecto, se mostrará el último trimestre que contenga información. 27

28 Estos listados están concebidos para la revisión de las Clasificaciones, Límites de y Opiniones de rating sin cobertura que llegan a tu renovación anual a lo largo de dicho trimestre. Para que podamos proceder a su exclusión de la factura, es necesario que canceles en Cofanet, antes del último día del último mes de cada trimestre natural, las Clasificaciones, Límites de y Opiniones de Crédito cuyo seguimiento no desees renovar. Para realizar esta operación deberás entrar en Cofanet a través de nuestra página web: > En el margen derecho de la página web, encontrarás el acceso a Cofanet. > Una vez introducida tu clave de usuario y contraseña, presiona en Validar 28

29 Para dar de baja Límites de Clasificaciones y Opiniones de Crédito sin cobertura, deberás 2/ que deseas dar de baja del servicio. Puedes buscar Desde aquí, podrás realizar la búsqueda de la empresa 1/ acceder al apartado Cartera que se encuentra en el la empresa por los siguientes criterios: razón social, menú del encabezado. Aparecerá una lista de opciones identificador legal, zona del usuario, importe del saldo en la que podrás seleccionar Lista de empresas. pendiente, producto, función, estado y fecha. 29

30 3/ Presiona sobre el nombre de la empresa para obtener los detalles de la misma. 30

31 4/ Servicios y Cobertura Solicitados deberás hacer clic en el límite, clasificación u opinión que quieras eliminar. 5/ Para dar de baja una Clasificación, deberás acceder al menú en Suprimir la Clasificación. Para dar de baja un Límite de deberás acceder al menú Acciones Sobre el Producto y escoger Suprimir la Cobertura. 31

32 6/ Para dar de baja una Opinión de Crédito, deberás acceder al menú Acciones sobre el Producto y presionar en Finalizar la Vigilancia. El personal de nuestra Dirección Territorial más cercana está a tu disposición para resolver cualquier duda sobre este procedimiento, u ofrecerte información complementaria. 32