Modelo de Atención de Proveedores

Transcripción

1 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 1 Modelo de Atención de Proveedores Todos ponemos, todos ganamos Relaciones para construir futuro

2 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 2 Contenido El objetivo: desarrollar competencias 3 Modelo de Atención de Proveedores 4 Fase 0: Identificación 6 Fase 1: Recepción 7 Fase 2: Nivelación 8 Fase 3: Comunicación 10 Fase 4: Acompañamiento 11 Fase 5: Avances 12 Fase 6: Realimentación 13 Glosario 14

3 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 3 El objetivo: desarrollar competencias Las relaciones con nuestros proveedores trascienden la gestión contractual y promueven el desarrollo de competencias, ya que los reconocemos como aliados en el cumplimiento de nuestras metas y en la construcción de una sociedad con mejores oportunidades. Para lograrlo creamos espacios que propician la integración de saberes, el trabajo colaborativo, el fortalecimiento de sus capacidades, y la implementación de prácticas de sostenibilidad. El siguiente Modelo de Atención de Proveedores describe los criterios y procedimientos para la aplicación de diferentes estrategias de desarrollo e integración de competencias entre ISAGEN y sus proveedores y proveedores locales. Este documento busca además brindar a los trabajadores información útil para conocer la ruta de desarrollo de los proveedores con los cuales se relacionan y para incorporar en lo cotidiano actitudes que favorezcan el relacionamiento productivo y de largo plazo. Al final encontrará un glosario que ayuda a unificar los conceptos y criterios apropiados por ISAGEN en la gestión de proveedores, los cuales no son necesariamente definiciones teóricas. Le invitamos a conocer este proceso de crecimiento y desarrollo, en el que todos ponemos esfuerzo y compromiso y, a la vez, todos ganamos. Política de relacionamiento con proveedores

4 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 4 Modelo de Atención de Proveedores C Identificación A Recepción 0 Búsqueda del proveedor indicado para la necesidad del equipo Selección de proveedores para el proceso de acompañamiento Cierre y balance final de resultados, con la posibilidad de nuevas rutas de desarrollo Realimentación 6 B 1 Nivelación 2 Análisis del nivel de desarrollo del proveedor Base datos Seguimiento a los resultados y ganancias del proceso Espacios para el desarrollo de competencias y la creación de valor compartido 5 Avance Acompañamiento 4 Comunicación 3 Acuerdos mutuos para iniciar la ruta de desarrollo En total las siete fases se interconectan a una base de datos que soporta y sustenta la información necesaria para la aplicación del Modelo.

5 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 5 Todos ponemos, todos ganamos Aporte ISAGEN Beneficios Recursos humanos Recursos económicos Conocimiento Modelo de gestión Espacios de encuentro Disponibilidad de Tiempo Recursos humanos Conocimiento Experiencia Oportunidades de negocios Conocimiento Experiencia Tiempo Proveedores con más capacidades para contribuir al logro de sus objetivos Extensión de prácticas sostenibles Aprendizaje de prácticas de nuestros proveedores Contribución al cumplimiento de nuestro propósito de aportar a la prosperidad de la sociedad PROVEEDORES Desarrollo empresarial Oportunidades de negocio Transferencia de buenas prácticas de gestión y de Sostenibilidad Participar en experiencias de colaboración y creación de valor compartido Mejora sus relaciones en el desarrollo de su trabajo SOCIEDAD Proveedores con más capacidades para contribuir al logro de sus objetivos Mejores relaciones en el desarrollo de su trabajo Contribución a la sostenibilidad empresarial y del entorno Aprendizaje

6 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 6 Fase 0: Identificación La fase de identificación es denominada fase cero pues no es de aplicación permanente y continua, es decir, esta etapa se aplica eventualmente de acuerdo con las necesidades detectadas en la organización. Así, cuando uno de los equipos de trabajo de ISAGEN tiene una necesidad particular y requiere buscar nuevos proveedores para solucionarla, puede solicitar al Grupo de Gestión de Proveedores la identificación de proveedores potenciales que ofrezcan la solución más adecuada. Esta fase se activa solo cuando el equipo hace la solicitud y exista capacidad para atenderla dentro del Grupo de Atención de Proveedores. Los equipos de ISAGEN manifiestan su necesidad y realiza la selección final del proveedor. Gestión de proveedores recopila y analiza las necesidades. Además, determina y ejecuta las herramientas para identificar nuevos proveedores. (Estudio de mercado/rueda de relacionamiento). Los proveedores potenciales participan ofertando sus servicios según los mecanismos definidos. Resultado Luego de esta fase los equipos cuentan con información confiable de las opciones que existen en el mercado para atender su solicitud y los proveedores participantes se habrán dado a conocer, aumentando sus oportunidades de negocio.

7 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 7 Fase 1: Recepción En esta fase se identifican aquellos proveedores (potenciales, nuevos y/o actuales) que requieren acompañamiento para mejorar algunas de sus prácticas de gestión. Para ello, Gestión de Proveedores recibe información por parte de los equipos de ISAGEN, quienes conocen de primera mano a los aliados con los que trabajan. También considera las bases de datos de los estudios de mercado previos y los proveedores que ya han cumplido un ciclo de acompañamiento y requieren una nueva ruta de desarrollo. Ser mejores, una oportunidad que da sentido Según su conocimiento del proveedor y el impacto que se tiene sobre su gestión, el equipo identifica cuales proveedores podrían iniciar un proceso de acompañamiento y le comunica a Gestión de Proveedores el resultado de su análisis. Gestión de proveedores consolida la información recibida de los equipos y los proveedores que ya han participado en el proceso y requieren una nueva ruta de desarrollo. Las solicitudes son recibidas durante todo el año y los procesos de acompañamiento inician en una fecha determinada, con una frecuencia anual. Resultado Al final de esta fase, se obtiene la primera lista de los posibles proveedores que recibirán acompañamiento durante el año, a partir de las necesidades de desarrollo identificadas, y las prioridades de los equipos.

8 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 8 Fase 2: Nivelación A través de una metodología basada en niveles de madurez, Gestión de Proveedores identifica el nivel de desarrollo empresarial del proveedor y analiza su impacto al negocio. De esta manera, identifica las áreas de mejoramiento y permite priorizar la aplicación de las diferentes actividades y metodologías de acompañamiento. Los siguientes son los niveles en los cuales un proveedor puede quedar clasificado según este análisis: Reconocemos la diversidad en el nivel de desarrollo empresarial. 5 Mejor desempeño Una gestión por procesos ampliamente integrada; resultados demostrados por medio de auditorías y satisfacción de clientes internos y externos. 4 Mejora continua Enfoque por procesos en uso; buenos resultados y tendencia mantenida a la mejora. Compromiso Mejoramiento 3 Sistema formal estable Los procedimientos se han estandarizado y documentado y se han difundido a través de entrenamiento. Incentivo 2 Aproximación reactiva La estrategia no está fundamentada en los procesos de la compañía, hay procedimientos formalizados pero no usados en su totalidad. 1 Sin aproximación formal La estrategia organizacional no está soportada en la estructura de la organización y carencia completa de procesos formalizados.

9 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 9 Gestión de Proveedores realiza evaluación del proveedor utilizando las siguientes herramientas: Con toda la información consolidada, el equipo identifica el nivel de madurez del proveedor y se define la ruta de desarrollo apropiada para cada caso. De acuerdo con el nivel de madurez, se clasifica al proveedor en el servicio específico con el que se realizará el acompañamiento: Diagnóstico Unificado Proveedores (DUP) Registro de Proveedores de ISAGEN Auto diagnóstico de Mínimos de Sostenibilidad Consulta de Riesgos Identificación de riesgos Escuela de Proveedores Programa de Desarrollo de Proveedores (PDP) Redes de Colaboración Resultados Esta fase permite identificar el nivel de madurez del proveedor y la definición de un plan de acción preciso y efectivo. Autodiagnóstico de mínimos de sostenibilidad

10 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 10 Fase 3: Comunicación Una vez definido el plan de mejoramiento y/o plan de acción, Gestión de Proveedores le comunica al proveedor y al equipo los resultados de la nivelación y las rutas de desarrollo propuestas para el acompañamiento. Acuerdos para la acción. Gestión de Proveedores elabora un informe con los resultados obtenidos en la nivelación. Se programa un encuentro con el proveedor y el equipo de trabajo para compartir los resultados obtenidos en la nivelación y la ruta propuesta como plan de acción. Como resultado de este encuentro se acuerdan los compromisos del proceso de acompañamiento y las responsabilidades de cada uno de los participantes. El proveedor decide si acepta o no participar en el proceso. Todos los proveedores obtienen realimentación de su nivel de madurez, no todos entran a un proceso de acompañamiento, debido a la capacidad del equipo, por lo que se seleccionan los proveedores con mayor impacto de riesgos para la organización. Beneficios Al finalizar esta fase los proveedores y equipos estarán informados sobre los resultados de la nivelación y sus respectivos rutas de acompañamiento.

11 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 11 Fase 4: Acompañamiento En esta fase se pone en marcha el plan definido, con el fin de aportar las herramientas necesarias para contribuir a la reducción de brechas en la gestión empresarial de nuestros proveedores. El plan de acción se define de acuerdo con el nivel de madurez en el que haya sido clasificado el proveedor, así: Mejor desempeño Mejora continua Nivel 4 y 5 COMPETITIVO: Redes de colaboración Una solución para cada nivel de madurez. Sistema formal estable Aproximación reactiva Nivel 2 y 3 SUFICENTE: Programa de Desarrollo de Proveedores Resultados Sin aproximación formal Las actividades de esta fase se agrupan en las tres líneas de acción. Escuela de Proveedores: Formación virtual y/o presencial para los proveedores que aporta conocimientos, transfiere buenas prácticas y temás de interés general. Programa de Desarrollo de Proveedores: Identificación de oportunidades de mejora, ejecución de un plan de trabajo mediante la transferencia de buenas prácticas, aportando herramientas y asesorías. Nivel 1 BÁSICO: Escuela de Proveedores Redes de Colaboración: Esquema de relacionamiento para integrar competencias y construir conocimiento compartido. En esta fase se llevan a cabo los planes de acción y rutas de desarrollo que aportan herramientas para la reducción de brechas en la gestión empresarial de los proveedores y contribuyen al fortalecimiento de sus relaciones con el entorno. Aprendemos a tejer redes con nuestros proveedores

12 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 12 Fase 5: Avances Como parte del proceso de acompañamiento, se realizan sesiones de seguimiento para identificar la transformación, mejoramiento o cambios vividos por el proveedor en la ejecución de su ruta de acompañamiento. Medir el progreso permite conocer el compromiso del proveedor. Para verificar los avances que el proveedor ha alcanzado con la ejecución de su plan de acompañamiento se aplica una encuesta de seguimiento usando en las herramientas iniciales Se analizan los resultados obtenidos, se visibilizan los avances y se definen nuevas rutas de trabajo. Resultados Al final de esta fase es posible tener una medición sobre los aspectos trabajados y se permite tener una trazabilidad del compromiso del proveedor en la ruta de intervención.

13 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 13 Fase 6: Realimentación Entre Gestión de proveedores, el proveedor y el equipo de ISAGEN, se comparten los resultados del acompañamiento, posibilitando un espacio de comunicación para comentarios, observaciones y propuestas de nuevas rutas de desarrollo. Hora de hacer balance de lo realizado. En un encuentro presencial se comparten los resultados del proceso. A partir de los resultados obtenidos se establecen nueva rutas de acción, para continuar con el acompañamiento a los proveedores. Resultado Esta fase facilita que las partes estén informadas respecto al ciclo de acompañamiento,y fortalece el relacionamiento entre el proveedor y el equipo de ISAGEN.

14 Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 14 Glosario Gestión de proveedores Entendemos la Gestión de proveedores como la labor que propicia la creación y fortalecimiento de relaciones sostenibles con los proveedores, gestionando la conformación de redes de colaboración, programas de desarrollo y espacios de formación empresarial que optimicen las competencias y promuevan el desarrollo. Desarrollo Concebimos el desarrollo como la condición integral que agrupa aspectos personales, sociales y económicos orientados al progreso mediante la optimización de recursos humanos y financieros que contribuyan a la satisfacción de las necesidades de la sociedad. Redes de colaboración Entendemos las redes de colaboración como el esquema de relacionamiento que promueve la integración de competencias y la construcción de conocimiento compartido, a través del desarrollo de la competitividad empresarial y la articulación productiva orientada al cumplimiento de metas comunes. Mutuo beneficio Las relaciones de mutuo beneficio se basan en la posibilidad de construir valor compartido entre las partes, es decir, la oportunidad de crear un escenario de actividades conjuntas orientadas al mejoramiento y desarrollo de competencias. Creación de valor compartido ISAGEN entiende la creación de valor compartido como la gestión de competencias que mejoren la competitividad empresarial, a través de la identificación y conexión del progreso económico y social de las empresas y sus entornos. Proveedor Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios y con plena disposición para construir relaciones armoniosas y productivas con ISAGEN, basada en la confianza y en la mutua colaboración. Proveedor local Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios y con plena disposición para construir relaciones armoniosas y productivas con ISAGEN, basada en la confianza y en la mutua colaboración. Es aquel que cumple con los criterios de cercanía, accesibilidad y nivel de servicio respecto a la zona de cobertura de una central de generación de energía.