Sistema Integrado de Gestión GUÍA PARA EL REPORTE DE AUSENTISMO LABORAL

Transcripción

1 Sistema Integrado de Gestión GUÍA PARA EL REPORTE DE AUSENTISMO LABORAL Versión 1 Código: GA.3,0, Proceso: Gestión Administrativa - GA Junio de 2016

2 GUIA PARA EL REPORTE DE AUSENTISMO LABORAL Página 2 de 25 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES Descripción Gráfica Detallada Accidente De Trabajo Enfermedad Profesional Enfermedad De Origen Común Calamidad Doméstica Permiso Laboral REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN FORMATOS ASOCIADOS REFERENCIAS DOCUMENTALES S AFINES AL CONTROL DOCUMENTAL... 4 ANEXOS... 4 Fecha de elaboración del autoreporte: dd /mm/ /año/... 4

3 GUIA PARA EL REPORTE DE AUSENTISMO LABORAL Página 3 de OBJETIVO Establecer las condiciones, actividades, responsabilidades y controles para orientar a todos los funcionarios y contratistas de prestación de servicios sobre la forma de tramitar médica y administrativamente todo ausentismo laboral. 2. ALCANCE El presente Instructivo aplica al proceso de Recursos Humanos, y a todos los funcionarios y/ o contratistas de prestación de servicios que se encuentren debidamente afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, quienes están en la obligación de reportar cualquier ausencia laboral 3. NORMATIVIDAD La normativa aplicable a la Guía Para el Reporte del Ausentismo Laboral, se encuentra documentada en el Portal Institucional en la URL: y en la Intranet Institucional en la URL: 4. DEFINICIONES Ausentismo Laboral (AL): Es la ausencia de un trabajador con causa justificada en su puesto de trabajo. Reporte de Ausentismo (RA): Es un documento cuyo fin es identificar las ausencias laborales, con el objetivo de establecer un mejoramiento en forma sistemática y constante, de datos específicos sobre diferentes eventos de ausentismo para utilizarlos en la planificación, ejecución y evaluación de diferentes intervenciones.

4 GUIA PARA EL REPORTE DE AUSENTISMO LABORAL Página 4 de 25 Accidente Laboral (AL): Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Enfermedad Laboral (EL): es todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempeña el trabajador. Enfermedad de origen común (EC): Toda enfermedad, patología, accidente o muerte que no hayan sido clasificados como de origen profesional. Entidad Promotora de Salud (EPS): Es una aseguradora, la cual constituye como el módulo administrativo del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Instituciones Prestadoras de Servicios (IPS): Es decir, todos los centros, clínicas y hospitales donde se prestan los servicios médicos, bien sea de urgencia o de consulta. Incidente de Trabajo: Son los eventos anormales que se presentan en una actividad laboral y que conllevan un riesgo potencial de lesiones o daños materiales. Formato único de reporte de presunta enfermedad profesional (FUREP): Es creado por el anterior Ministerio de Protección Social para que las empresas públicas y privadas informen a la ARP y demás entidades relacionadas con el Sistema General de Riesgos Laborales, el diagnóstico de las enfermedades que se consideren de origen laboral. Formato único de reporte de accidente de trabajo (FURAT): Es el creado por el anterior Ministerio de la Protección Social para que las empresas públicas y privadas informen a la ARP, sobre un accidente de trabajo. Calamidad domestica (CD): Es todo suceso familiar cuya gravedad afecte el normal desarrollo de las actividades del funcionario, como el fallecimiento, enfermedad o lesión grave de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, del cónyuge, compañero o compañera permanente.

5 GUIA PARA EL REPORTE DE AUSENTISMO LABORAL Página 5 de CONDICIONES GENERALES a. La guía reporte de ausentismo laboral, se estableció como un documento de obligatoriedad ante cualquier evento que conlleve a una ausencia laboral. b. Será responsabilidad del representante del proceso, que cada uno de los funcionarios que estén bajo sus órdenes, conozcan la guía reporte de ausentismo laboral. c. Se considera ausentismo laboral, todos las situaciones que nos obliguen a ausentarse físicamente del puesto de trabajo. En este sentido, se han identificado las siguientes situaciones:

6 GUIA PARA EL REPORTE DE AUSENTISMO LABORAL Página 6 de 25 AUSENTISMO MÉDICO CERTIFICADO ADMINISTRATIVO (Permisos) Enfermedad Común Enfermedad Laboral Accidente Laboral Maternidad Paternidad Permisos Calamidad domestica Citas médicas sin incapacidad Fallecimiento Situaciones personales Fenómenos naturales d. Es responsabilidad que desde el proceso de apoyo a la docencia, específicamente la persona asignada para realizar las labores de control docente recepcionen todos los formatos de solicitud de permiso laboral GA.3,0, y el formato de solicitud de permisos, inasistencia y reposición de clases A.D.4,0, de docentes y que la Unidad de Desarrollo Humano se encarguen de recepcionar las correspondientes a Administrativos y contratistas. e. Cada vez que se presente un caso de ausentismo laboral de planta docente, control docente deberá reportar a la Unidad de Desarrollo Humano, para

7 GUIA PARA EL REPORTE DE AUSENTISMO LABORAL Página 7 de 25 que se proceda al respectivo diligenciamiento del aplicativo VISOR, control y seguimiento de los casos. f. Es responsabilidad de la Unidad de Desarrollo Humano reportar ante la ARL un Accidente Laboral y toda Enfermedad Laboral, máximo dos días después de ocurrido el evento, así como de almacenar y proteger la información. Se debe realizar el diligenciamiento del Formato de autoreporte de accidente o incidente laboral GA.3,0, g. Es responsabilidad de la Comisión de Investigación de Accidentes e Incidentes Laborales realizar las respectivas investigaciones y generar los respectivos planes de Mejora.

8 Página 8 de Descripción Gráfica Detallada Incapacidad Médico Certificada Accidente Laboral 1. Reporte accidente de trabajo. 1 Informe al jefe inmediato cuando ocurra un accidente de trabajo. Llame a la línea efectiva de Colmena , reportando la siguiente información: Nombre(s), Apellido(s). Numero de cedula de ciudadanía. Teléfono del accidentado. Cargo, Jefe Inmediato. Horario de trabajo. Descripción detallada Nota: Si al momento del accidente de trabajo el trabajador no puede informar, corresponderá al Jefe o la Unidad de desarrollo humano realizar el reporte. Autoreporte de accidente o incidente de trabajo de trabajo. Cada que ocurra un accidente de trabajo Autoreporte de accidente o incidente de trabajo. (Diligenciado) GA.3,0,

9 Página 9 de Informar a la Unidad de Desarrollo Humanos Reporte a la ARL 2 del accidente. Parte del cuerpo afectada. Fecha, lugar y hora accidente. Informe a la Unidad de desarrollo humano ( , Ext. 104), con el fin de que el accidente laboral sea publicado en la página web de la ARL. Informe en la página web de la ARL el accidente, de conformidad a lo reportado en el Autoreporte de accidente laboral. La publicación debe de realizarse conforme a lo establecido en el numeral D de las condiciones generales de la presente guía. Jefe inmediato. Unidad de desarrollo Humano. N/A Formato Furap de la ARP Cada que ocurra un accidente de trabajo Cada que ocurra un accidente de trabajo N/A Publicación Pagina Web ARL

10 Página 10 de Acudir a la EPS asignada El trabajador lesionado debe acudir a la EPS a la cual se encuentre afiliado para su atención asistencial o a las clínicas adscritas a la ARL. Nota: En el caso que el trabajador no esté en condiciones de desplazarse, la Unidad de desarrollo Humano deberá acompañarlo. y Unidad de desarrollo Humano Cedula de Ciudadanía del trabajador. Cada que ocurra un accidente de trabajo Historia clínica Autoreporte de accidente de trabajo. (Diligenciado) Incapacidad(Cuando aplique). 6. Presentación de documentos a la ARL 3 Reporte a la ARL el original de la incapacidad (Si fue otorgada), así como el reporte del accidente respectivamente y la Epicrisis Epicrisis e incapacidad (Si fue otorgada) Cada ocurra accidente trabajo. que un de Radicación de la documentación

11 Página 11 de Registro información VISOR Elaboración Investigación AL La Unidad de Desarrollo Humano deberá registrar en el aplicativo VISOR el número de días de Incapacidad generados por el Accidente Laboral, que permita generar un informe de Ausentismo mensual. La Comisión Investigación de Accidentes e Incidentes Laborales asignada por la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte realizará la respectiva investigación que permita elaborar el plan de mejoramiento. Unidad de Desarrollo Humano Comisión de Accidentes e Incidentes Laborales Aplicativo VISOR Informe de Investigación Plan de Mejoramiento Cada que ocurra un accidente de trabajo Cada que ocurra un accidente de trabajo. Estadísticas Radicación de la documentación Fin

12 Página 12 de Enfermedad Laboral 1. Signos o Síntomas Enfermedad No Medico Si Cuando presente un síntoma y/o signo de una presunta enfermedad profesional, acuda a la EPS a la cual se encuentra afiliado y/o consultorio médico de la IU.END e informe al jefe inmediato Nota: Si al momento de presentar los síntomas y/o signos de una enfermedad profesional el trabajador no puede avisar, corresponderá a un compañero notificar el evento Soporte de atención médica Cada que presente un signo y/o síntoma de enfermedad profesional N/A Fin IM Informar a la Unidad de Desarrollo Humano Si el médico genera incapacidad médica, debe ser reportada a la Unidad de Recursos Humanos. ( , Ext. 104), Jefe Inmediato Incapacidad Médica Enfermedad Profesional Concepto Médico que establezca una Enfermedad Profesional

13 Página 13 de 25 1 Registro información VISOR Si se genera prorroga de la incapacidad médica consecutivas, la IU-END solicitará a la EPS valoración por Médico Laboral. La Unidad de Desarrollo Humano deberá registrar en el aplicativo VISOR el número de días de Incapacidad generados por la incapacidad de origen laboral, que permita generar un informe de Ausentismo mensual. Unidad de Desarrollo Humano Aplicativo VISOR Cada que ocurra un accidente de trabajo Estadísticas 2 Las prorrogas de las incapacidades también deben ser registradas en el aplicativo VISOR.

14 Página 14 de Si el trabajador continúa presentando incapacidades por el Prorrogas de mismo diagnóstico y incapacidades se sospecha de que Médicas estás tengan relación con su trabajo, la IU- END solicitará a la EPS del trabajador el FUREP. Solicitar a la EPS del trabajador FUREP Adicionalmente se remitirá un oficio a la EPS, solicitando valoración por médico laboral. Unidad de desarrollo Humano. Formato Furep de la ARL Enfermedad que tengan relación con el trabajo Oficio de solicitud 3. Calificación en primera instancia por la IPS 3 Se establecerá una calificación del origen del evento en primera instancia, por parte de la Institución Prestadora de servicios de salud (IPS) que atiende al trabajador, el cual debe informar a la IPS Resultados de exámenes médicos, Pruebas Diagnósticas. Concepto Médico e Incapacidad (Si fue Enfermedad Profesional Radicación de la documentación

15 Página 15 de Calificación en segunda instancia por la ARL 3 4 EPS y a la ARL, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes informa a la ARL de la calificación realizada por la IPS, inicia el proceso de calificación en segunda instancia; dicha calificación puede coincidir o no con la calificación realizada en primera instancia. Cuando no surge controversia, el proceso debe seguir su curso y la ARL debe reconocer y pagar las prestaciones asistenciales a la EPS y las prestaciones económicas al trabajador ARL EPS otorgada) Resultados de exámenes médicos, Pruebas Diagnósticas. Concepto Médico Evaluación puesto de Trabajo e Incapacidad (Si fue otorgada) Enfermedad Profesional Radicación de la documentación

16 Página 16 de Fin No 4 Se requiere Junta de Calificación de Invalidez 5 Si Cuando surge una controversia sobre la calificación del origen se debe iniciar un proceso de discusión técnica entre representantes de la EPS y de la ARL, con el objetivo de dirimir dicha controversia. En caso de no llegar a un acuerdo se debe acudir a las Juntas de Calificación de Invalidez No: Fin Si: pase al punto 8 Será la Junta de Calificación de Invalidez en primera instancia quien califique la Pérdida de Capacidad Laboral. Los dictámenes de la Junta Regional podrán ser apelados ante la Junta Nacional de ARL EPS Junta de Calificación de Invalidez Regional o Nacional Resultados de exámenes médicos, Pruebas Diagnósticas. Concepto Médico Evaluación puesto de Trabajo e Incapacidad (Si fue otorgada) Historia Clínica Certificado de Cargos y Labores e Incapacidad (Si fue otorgada) Enfermedad Profesional Enfermedad Profesional Radicación de la documentación

17 Página 17 de 25 Calificación de Invalidez Justicia Laboral Ordinaria Será la única instancia que pueda controvertir el dictamen de las Juntas de Invalidez, cuando no existe acuerdo de las partes ante la Junta Nacional Justicia Laboral Ordinaria Historia Clínica Certificado de Cargos y Labores e Incapacidad (Si fue otorgada) Enfermedad Profesional Documento con el fallo final que establece el origen de la enfermedad apelada 8. Fin

18 Página 18 de Enfermedad De Origen Común 1. No Signos o Síntomas Enfermedad Medico Si Cuando presente un síntoma y/o signo de una enfermedad común, acuda a la EPS a la cual se encuentra afiliado y/o consultorio médico de la IU.END e informe al jefe inmediato Soporte de atención médica Cada que presente un signo y/o síntoma de enfermedad profesional N/A Fin 2. Informar a Recursos Humanos 1 Notifique a la Unidad de desarrollo humano ( , Ext. 104), Jefe Inmediato Concepto Médico e Incapacidad (Si fue otorgada) Enfermedad de Origen Común Registro en el programa Visor

19 Página 19 de Reporte a Oficina de Control Docente Registro información VISOR 2 Informar inmediatamente a control docente, para que proceda a la cancelación de los cursos de la respectiva(s) asignatura(s) El docente deberá diligenciar el formato de reposición de clases, establecido en el numeral D de las condiciones generales de la presente guía. La Unidad de Desarrollo Humano deberá registrar en el aplicativo VISOR el número de días de Incapacidad generados por Enfermedad Común, que permita generar un informe de Ausentismo mensual. Jefe Inmediato Unidad de Desarrollo Humano Concepto Médico e Incapacidad (Si fue otorgada) Aplicativo VISOR Enfermedad de Origen Común Cada que se presente ausentismo por incapacidad médica. Reposición de clases Estadísticas

20 Página 20 de 25 Las prorrogas de las incapacidades también deben ser registradas en el aplicativo VISOR Maternidad 1. Reporte de la licencia de maternidad Una vez se genere la Licencia de Maternidad, el trabajador deberá reportar a la Unidad de Desarrollo Humano su licencia. inmediato. Licencia Maternidad calamidad doméstica N/A Paternidad 1. Reporte de la licencia de paternidad Una vez se genere la Licencia de Maternidad, el trabajador deberá Licencia Maternidad calamidad doméstica N/A

21 Página 21 de 25 reportar a la Unidad de Desarrollo Humano su licencia. inmediato Incapacidad No certificada Calamidad Doméstica 2. Informar a Recursos Humano Si es docente y presenta alguna calamidad docente, se debe informar de inmediato a su jefe directo. Si es administrativo o contratista, debe notificar de inmediato a la Unidad de Desarrollo Humano ( Ext 104) Documentación que sustente la Calamidad Domestica calamidad doméstica Registro en el programa Visor

22 Página 22 de Reporte a Oficina de Control Docente Informar inmediatamente a control docente, para que proceda a la cancelación de los cursos de la respectiva(s) asignatura(s). El docente deberá diligenciar el formato de reposición de clases establecido en el numeral D de las condiciones generales de la presente guía. Jefe inmediato Documentación que sustente la Calamidad Domestica calamidad doméstica Reposición de Clase 5. Fin Permiso Laboral 1. Reporte de Permiso Laboral Solicite la autorización del Permiso Laboral con el jefe inmediato Carta de solicitud del permiso laboral con soportes que lo justifiquen requiera un Permiso Laboral Solicitud Permiso Laboral

23 Página 23 de Informar a Recursos Humanos Reporte a Oficina de Control Docente Informe a la Unidad de desarrollo humano ( , Ext. 104), El docente diligenciará el formato de reposición de clase Carta de solicitud del permiso laboral con soportes que lo justifiquen Carta de solicitud del permiso laboral, previa firma de aprobación del jefe(s) inmediato(s) y la Secretaria (P) de Desarrollo Humano requiera un Permiso Laboral requiera un Permiso Laboral Registro en el programa Visor Reposición de Clases 4. Fin

24 GUIA PARA EL REPORTE DE AUSENTISMO LABORAL Página 2 de REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN El presente documento será revisado cada año por la Unidad de Desarrollo Humano y Seguridad y Salud en el Trabajo, asesoramiento previo de la ARL Colmena 7. FORMATOS ASOCIADOS NOMBRE DEL FORMATO Permiso Laboral Autoreporte de Accidente o Incidente de Trabajo solicitud de permisos, inasistencia y reposición de clases CÓDIGO GA.3,0, GA.3,0, AD.4,0,

25 GUIA PARA EL REPORTE DE AUSENTISMO LABORAL Página 3 de 25 Aprobación del Documento Nombre Responsable Firma Fecha Elaboró Isabel C.Selada A. Revisó Aprobó María Isabel Andrade García María Isabel Andrade García Contratista Seguridad y Salud en el Trabajo Vicerrectora de Institución Universitaria Administrativa Vicerrectora de Institución Universitaria Administrativa 27/06/ /06/ /06/2016 Versión No. Fecha de Aprobación Control de los Cambios Descripción de los Cambios Justificación del cambio