Plan Anual de Compras

Transcripción

1 XII Seminario Nacional de Presupuesto Público Encuentro Nacional sobre Compras Gubernamentales Asociación Guatemalteca de Investigadores de Presupuesto -AGIP- Plan de Compras Presentado por: Msc. Licenciado Edgar Contreras Montoya Guatemala, 08 de noviembre de 2013

2 Plan Anual de Compras Es el documento que pronostica las compras anuales de un organismo, indicando el momento en que se comprarán o contratarán, modalidad ha utilizarse y el valor estimado. Es importante aclarar que este documento, deberá ser aprobado por la máxima autoridad administrativa, para formalizar su publicación.

3 Plan Anual de Compras El Plan Anual de Compras es una herramienta para: (i) Facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios. (ii) Diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. (iii) Para identificar y justificar el valor total de recursos requeridos por la entidad para compras y contratación. (iv) Comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las entidades estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado

4 Aspectos a Considerar al Momento de Hacer el Plan 1.Tipo de Producto o servicio 2.Tiempo de entrega 3.Necesidad del pedido 4.Mantenimiento del inventario 5.Período de compra 6.Precio unitario del material o servicio o el Monto de la transacción 7.Promedio de las compras 8.Máximos y Mínimos de existencia

5 Plan Anual de Compras Para elaborar un Plan Anual de Compras, se deben aspectos: Que Insumos se van a Requerir? Servicios Bienes Obras definir los siguiente Cuánto va a necesitar? Cantidad Unidad de medida

6 Plan Anual de Compras Para cuando lo va necesitar? Cuatrimestre Mes Día Licitación Que tipo de Evento se deberá realizar? Cotización Manifestación de Interés Excepción Compra Directa Contrato Abierto

7 Plan Anual de Compras Presupuesto Disponibilidad de Presupuesto? Partida Modificación Financiera

8 Como elaborar un Plan de Anual de Compras Definición de requerimiento Selección del mecanismo de compra Reunión equipo de trabajo Validación Presupuestaria Elaboración Plan Publicar plan en la Web Seguimiento Del Plan 1. Revisar inventario 2. Ver datos históricos (lo comprado y consumido el año pasado). 3. Reunión de trabajo con quienes necesitan insumos estratégicos 4. Revisar cumplimiento Plan anterior. 1. Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. Se crea lista y detalle con las compras a realizar. 1. Reunión de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos que se deben incorporar y se actualiza lista de compras. 1. Se valida la aprobación presupuestari a para la lista de compras, por parte de la máxima autoridad administrativa 1. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables. (Programa de ejecución de actividades). 1. Publicar el Plan de Compras al Sistema GUATECO MPRAS y copia en duro a la DNCAE - MINFIN 1. Seguimient o en el año del Plan Anual de Compras en forma mensual, cuatrimestr al y anual.

9 Ventajas de Implementar un Plan de Compras Precios competitivos para los compradores, por la publicación anticipada de la intención de compra. Disminución de los costos administrativos, ya que se realizan menos procesos de compra (pequeños y medianos), y por tanto, se realiza menos papeleo, solicitudes de compra, coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc. Las compras son más oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción de todos nuestros clientes.

10 Ventajas de Implementar un Plan de Compras Permite mejorar la distribución de la carga de trabajo, ya que al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo. Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los recursos de manera de saber de que podemos disponer para otras actividades. Disminuir el número de eventos desiertos o en condiciones de desventaja por ser compras urgentes. Ya que al ordenar y programar las compras permite no tener que realizar importantes compras urgentemente. Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución. Controlar y trasparentar los gastos

11 Base Legal El Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, contenido en el Acuerdo Gubernativo No y sus reformas; establece en el artículo 41 las atribuciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y en el numeral 7 reza Requerir a todas las entidades del sector Público, sus programación anual de compras para su optimización y elaboración de estadísticas. En este punto es importante reconocer que DNCAE es el órgano rector del sistema de contrataciones y adquisiciones del sector publico.

12 Descripción del Formato del Plan Anual de Compras No Código de la modalidad Código del caso de excepción Código del Renglón Categorías Descripción General de la Adquisición o Contratación Cantidad Estimada Enero Monto Estimado (Q) Enero Cantidad Estimada Diciembre Monto Estimado (Q) Diciembre Cantidad Estimada Total Monto Estimado (Q) Total

13 Formato del Plan Anual de Compras Que se debe entender por código de la modalidad? Modalidad Descripción 1 Compra directa 2 Compra directa por ausencia de ofertas 3 Cotización 4 Licitación pública 5 Contrato Abierto 6 Excepción y otros procedimientos 7 Transparencia en el uso de fondos públicos y otros contratos (Art. 54)

14 Formato del Plan Anual de Compras Que se debe entender por código en caso de excepción? caso de excepción Descripción 1 Bienes y Suministros Importados (Art 5) 2 Convenios y Tratatados Internacionales (Art. 1) 3 Donaciones (Art 1) 4 Negociaciones entre Entidades Püblicas (Art 2) 5 Protección del Territorio Nacional (Art. 44 # 1.1) 6 Ley Constitucional de Orden Público (Art. # ) 7 Necesidad y urgencia (Art. 44 # 1.3) 8 Dependencias en el Extrajero "bienes y Acondicionmientos" (Art. 44 # 1.4) 9 Dependencias en el Extrajero "obras y servicios" (Art. 44 # 1.5) 10 Ministerio de Denfensa Nacional ( Art. 44 # 1.6) 11 Billetes, monedas y afines (Art. 44 # 1.7) 12 Inmuebles de Proveedor Único (Art. 44 # 1.8) 13 Servicios Profesionales Individuales (Art. 44 # 1.9) 14 Bienes y Servicios de Proveedor Unico (Art. 44 # 1.10) 15 Adquisición de Vacunas del MSPAS e IGSS (Art. 44 # 1.11) 16 Arrendamientos (Art. 44 # 2.1) 17 Estudios, diseños, supervición y servicios técnicos (Art. 44 # 2.2) 18 Obras artisticas, cientificas o literarias (Art. 44 # 2.3) 19 Banco de Materiales (Art. 44 # 2.4) 20 Eventos Electorales (Art. 44 # 2.5)

15 Formato del Plan Anual de Compras Que se debe entender por código del Renglón? Se refiere a los renglones de gasto contenidos desde el 11 hasta el 914, de según el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, quinta edición, aprobada mediante Acuerdo Ministerial No del Ministerio de Finanzas Públicas

16 Formato del Plan Anual de Compras Que se debe entender por categorías? Categoría Descripción 1 Alimentos y semillas 2 Computación y telecomunicaciones 3 Construcción y materiales afines 4 Electricidad y aire acondicionado 5 Limpieza, fumigación y artículos afines 6 Muebles y mobiliario de oficina 7 Papelería y artículos de librería 8 Publicidad, campañas y vallas 9 Salud e insumos hospitalarios 10 Seguridad y armamento 11 Seguros, fianzas y servicios bancarios 12 Textiles, ropa y calzado 13 Transporte, repuestos y combustibles 14 Otros tipos de bienes o servicios

17 Formato del Plan Anual de Compras Que se debe entender Descripción General de la Adquisición o Contratación? Aquí se debe describir en términos generales que servicio, obra o bien se desea contratar o adquirir, debe ser lo suficientemente clara para evitar malas apreciaciones o interpretaciones. En la cantidad estimada y monto en quetzales, se debe consignar la cantidad de acuerdo a la unidad de medida a utilizar y el precio que se estimó podría costar dicha cantidad de acuerdo a los precios de mercado tomados en cuenta; al final de cada mes debe totalizarse para conocer la necesidad estimada de

18 Cambio de Actitud La planificación de compras, tendrá éxito si y solo si: Las autoridades dejan de ver a las unidades de compras como oficina de emergencias dedicada a apagar incendios, lo que necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y tensiones entre unidades y funcionarios. Si iniciamos a reconocer lo importante y lo urgente en materia de compras. Si existe un compromiso organizacional de todas las partes y niveles de la institución. Hemos considerado los stocks de productos que tenemos cuando planificamos. Respetamos la Ley, los procesos y los sistemas de compras. Aceptamos que podemos mejorar los procesos que han funcionado hasta ahora.

19 Consideraciones Finales En opinión personal, considero que esta es una buena herramienta que debe complementar al POA y al Presupuesto en todas las entidades públicas. Es una herramienta estratégica que puede servir y facilitar la planificación y formulación del presupuesto institucional. Considero que dentro de las reformas o modificaciones a la Ley de Contrataciones del Estado, debe incorporarse la obligatoriedad de elaborar, autorizar, presentar y darle seguimiento al Plan Anual de Compras por parte de las autoridades correspondientes. Considero que dentro de GUATECOMPRAS, debería existir un opción para formular, modificar y evaluar el Plan Anual de Compras.

20