Boletín SEVEN-ERP EDITORIAL ÍNDICE. Mejore el Desempeño Financiero y Simplifique los Procesos con la Filosofía BPM

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1 Mejore el Desempeño Financiero y Simplifique los Procesos con la Filosofía BPM ÍNDICE EDITORIAL EDITORIAL...Pág. 2 NUEVAS FUNCIONALIDADES DE MÓDULOS...Pág Módulo de Inventarios (IN)...Pág.4 En nuestro presente Boletín les compartimos la liberación del Módulo de Pasadía en nuestro sistema de información SEVEN-ERP, este módulo le va a permitir a clientes de Cajas de Compensación, Clubes y Hoteles tener el control y la administración del ingresos de afiliados, usuarios, socios o clientes, mediante la generación de manillas y dispositivos de lectura ya sea de código de barras o RFID; Tener el control y la administración de los productos o servicios adquiridos, así como el control de los anticipos generados en las manillas, además de beneficios adicionales que van encaminados al mejoramiento en los tiempos al momento del ingreso de las personas a los centros vacacionales y a los puntos de pago. El Módulo de Pasadía está totalmente integrado a otros módulos como POS, Tesorería, Cartera y Contabilidad. Así continuamos con nuestra política de Innovación y crecimiento de nuestro sistema SEVEN-ERP. Síganos SEVEN-ERP Community Network Humberto Espinosa Chief Product Officer SEVEN-ERP 2. Módulo Normas Internaciones NIIF-NICSP...Pág Módulo Administracion de Bodegas (AB)...Pág Módulo de Activos (AF)...Pág Administración de Pisos (AP)...Pág Módulo de Cartera (AF)...Pág Contrato Cliente (CT)...Pág Módulo de Compras (CM)...Pág Módulo de Contabilidad (CN)...Pág Módulo de CRM...Pág Punto de Venta en SEVEN-ERP (PV)...Pág Módulo Facturacion Cliente (FA)...Pág Módulo de Pedido (PE)...Pág Módulo de Proveedores (PO)...Pág Módulo de Tesorería (TS)...Pág Módulo Administración de Espacios (AE)...Pág Nueva Funcionalidad Administración de Pasadía...Pág. 14 NUEVOS CLIENTES...Pág. 15 2

2 MÓDULO DE INVENTARIOS (IN) MÓDULO NORMAS INTERNACIONES NIIF-NICSP Permite definir la parametrización y almacenamiento de la información requerida por la plantilla XML basada en el archivo XSD (Taxonomía XBRL). En los programas SNFDEFIC y SNFEFCON. Para generar el proceso se debe tener en cuenta la configuración de SNFDEFIC en los servicios web por medio del programa SGNCSWEB. (SNFDEFIC). Se realiza modificación al programa Importar Plan de Cuentas Consolidado, se adiciona en la estructura de importación del Archivo plano. Al realizar el proceso de importación de una estructura cuya cuenta sea de tipo auxiliar que maneje tercero y se procesa con éxito, se puede validar en SNFCUENT (Plan de Cuentas Consolidado) el campo Cuenta Recíproca que queda activo para poder cambiarlo según se requiera. Nota: En el archivo plano el campo de Cuenta Recíproca es independiente si se coloca SI o No; el sistema sólo valida que sea auxiliar y maneje tercero para dejar la opción activa en SNFCUENT. SNFIMCTA MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS (AB) 3 Algoritmos para Códigos de Barras. SINALGCB. Se realiza actualización y mejora para que en el evento de Aplicar la Entrada de Inventarios realice la validación, que la Distribución de los detalles de los productos que Manejan Serial esté completa conforme a las Estructuras Financieras que se tienen definidas en SAFPARAM. Se debe tener en cuenta que al realizar el Ingreso de un Activo con base a un Serial, el programa SAFACTIV hereda la Distribución del respectivo detalle de la Entrada de Inventarios correspondiente. Movimiento de Inventarios (SINMINVE). Se crea programa para definir las variables para el algoritmo de código de barras (cobar). Las variables son: Código producto, Proveedor, Unidad de medida, Cantidad, Lote, Fecha expiración, Fecha de creación, Fecha de ingreso. (SINVARCB). Recepción de Materiales Emulador el cual es la máscara para dispositivos móviles. (SINTRASE). Gestión de Operaciones en Bodega con la siguiente finalidad: Programación de recursos para actividades de bodega, control de inicio, paradas y finalización de actividades en bodega, Registro y control de tiempos de operación, Tiene visualización por colores para estados: Iniciar (Verde), Suspender (Naranja), Finalizar (Azul). Se adicionan restricciones para: Manejar restricción de ubicación por unidad de medida, Manejar restricción para control de existencias por tercero, Manejar Criterios de Ubicación Entrada, Manejar criterios de Ubicación Salidas, Controlar capacidad de Ubicaciones. Se adiciona pestaña de Acciones en bodega: que permite selección de productos de manufactura, manufacturados de clase tipo servicio para; Abastecimiento, Distribución, Control de inventarios. Gestión de Operaciones en Bodega (SABGOPAB). 4

3 MÓDULO DE ACTIVOS (AF) ADMINISTRACIÓN DE PISOS (AP) Se realiza modificación al programa registro de producción masivo (parámetro 1) Cuando a nivel de detalle el campo de Balanceo = SI, realiza las validaciones de SAPPARAM parámetros de balanceo para determinar si puede balacear o no. Para poder balancear actualiza los estados de la OM a nivel de encabezado y detalle, no hace uso del SBO de SAPBALOM ya que no genera ningún movimiento de Inventario. La comparación para determinar el balanceo o no la OM se hace comparando el campo Cantidad Pendiente contra el campo Cant OM del detalle de registro de producción masivo, con las validaciones actuales, aplica cuando se edita el campo Cantidad OM o cuando el campo Cantidad OM es calculado a partir del factor de conversión del CW y la edición del Campo Cantidad a registrar. Parámetro de Administración de Piso (SAPREGPR) Cuando se realice el ingreso de un Activo (SAFACTIV) con base a un Serial, el programa no permite modificar la información de los campos (Grupo Activo, Producto, Bodega, Centro de Costos, Sucursal, Proyecto, Área Proveedor, Tercero Responsable). Su fin de garantizar la trazabilidad de la información de los módulos de Activos Inventarios Contabilidad. Si se requiere realizar la modificaciones a esta información, luego de constituir el Activo y dejarlo en estado Activo, se debe realizar un traslado por el programa (SINTRASL Parámetro 2). Ingreso de Activo (SAFACTIV). Cambio realizado en el ítem Género, inicialmente se creó como masculino o femenino, pero por la necesidad de tipificar aquí animales como activos se cambia el ítem a Macho o Hembra. Es decir para la administración de semoviente. Constitución de Semovientes (SAFCOSEM). Se modifica el programa para administrar los dos modelos actuales de NIIF (Modelo Homologado, y Nueva Empresa) es decir, la interfaz del módulo cambia conforme al Modelo Contable Homologado Contable, definido en el nuevo campo de parámetros generales (SGNPARAM). Aplica para Grupos de Activos Fijos (SAFGACTI) MÓDULO DE CARTERA (CA) Funcionalidad que permite Asignar ordenamiento de recaudo para CXC, Se validan las notas generadas por el proceso, en la descripción de las notas se observa que lleva el Tipo de Operación, Número de la Factura (o el cxc_nume para las cuentas que no vienen de facturas) y la sucursal del documento del cual se originó la nota. Funcionalidad anexa al Digiflag SCA Intereses de Cartera (SCAFACIN). Nueva Funcionalidad que permite cambiar la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar y si es necesario generar una nota débito. Prorroga de cuentas por cobrar (SCAPROCC), tiene unas condiciones especiales al aplicar con el Si el check Genera Nota Débito Financiación y posee una fórmula estándar para hallar la Tasa de Financiación. 5 6

4 CONTRATO CLIENTE (CT) MÓDULO DE CONTABILIDAD (CR) Permite actualizar el valor facturado a medida que se realizan. Consulta Contrato Cliente (SCECONCO). Permite calcular el valor de aporte sea sin IVA. Creación Contrato Cliente (SCECONTR) MÓDULO DE COMPRAS (CM) Nuevo programa programación de recepciones por OC (SCMPRECM), tiene las siguientes características: La consulta muestra las recepciones importadas en estado z, Muestra la subconsulta de productos pertenecientes a cada recepción, al modificar y ejecutar proceso se cambia el estado de la recepción a estado inconsistente, Después de procesado sin necesidad de refrescar quita las recepciones procesadas. Al procesar crea orden de trabajo AP con el producto recepción de mercancía de SABPARAM, confirma orden de trabajo AP con la correcta asignación de recursos, deja el estado de orden de trabajo en Confirmada, inserta en tabla de control para documentos generados por tipo Recepción, cambia estado de recepción a Inconsistente. Recepción de Materiales Emulador el cual es la máscara para dispositivos móviles, con las siguientes especificaciones (SCMREMAE). En la finalización de la actividad inserta registro de horas para el recurso, operación y orden de trabajo dejando en Cerrado la orden de trabajo. Filtra por el usuario del empleado que se le asigno la tarea. Se realiza modificación para que la consulta de la lupa cuando se van a relacionar una orden de compra, tome el formato de fecha definido en SGNCONFI y no de la configuración regional de las máquinas. Recepción de Materiales por Orden de Compra (SCMREMAT). Se realiza ajuste el SBO de Contabilidad para que cuando se tenga definido el Modelo Contable = NIIF (Nueva Empresa), nunca genere Mensajes al Bus de Integración; es decir, sin importar el Reconocimiento del Tipo de Operación. Movimiento Contable (SCNMCONT) Se realiza mejora para que el proceso de diferidos tenga en cuenta todas las variables posibles para generar el proceso correctamente, tales como manejo de decimales, sucursales etc. Otros Diferidos (SCNPODIF). Nuevo programa de Variables para la Integración Contable con SAP. MÓDULO CRM Se realiza modificación al crear un puesto de trabajo nuevo desde la precotizacion, el programa valido la relación producto área de negocio según la parametrización del programa SGNRPRAR. En caso que exista esta relación, el área de negocio que hereda en el puesto de trabajo de la precotizacion corresponde a dicha relación. En caso que NO exista esta relación, el área de negocio que hereda en el puesto de trabajo corresponde a la definida en el detalle del cliente SFACLIENT. Precotizaciones (SCRPCPRE). Este programa permite al usuario parametrizar a una cuenta auxiliar que maneje movimiento y se encuentre en estado activo, definir los campos que se enviarán en la integración con el sistema SAP. (SCNVARIA). Algunos de estos campos tendrán valores fijos y a otros se les podrán parametrizar campos variables que se encuentren en la información de las transacciones realizadas en la caja y la información contable generada en SEVEN-ERP de las operaciones de caja. 7 8

5 MÓDULO PUNTO DE VENTA EN SEVEN (PV) MÓDULO FACTURACION CLIENTE (FA) 9 MODIFICACIÓN EN EL REPORTE DE FACTURA CUANDO SE REALIZA CON FORMA DE PAGO DE PASADÍA: Al momento de realizar una factura por Venta Directa, cuando es seleccionado la forma de pago CONSUMO PASADÍA que esta especificada en el campo llamado FORMA DE PAGO ANTICIPO PASADÍA del programa SPVPARAM, realiza el cargue inmediato del valor del producto en el campo VALOR, de tal forma que es necesario sólo dar clic en la opción ACEPTAR para concluir la factura y el usuario ya no tiene que realizar la especificación del valor, logrando tener agilidad en la operación del sistema. REALIZAR ESPECIFICACIÓN DE VALOR DE CONSUMO Y SALDO EN EL REPORTE DE LA FACTURA CUANDO SE REALIZÓ CON FORMA DE PAGO CONSUMO PASADÍA. Con el objetivo de informar al cliente con mayor facilidad el valor que tiene disponible a consumir según el monto cargado en el PASADÍA, en la factura cuando se ha realizado con forma de pago CONSUMO PASADÍA presente la especificación de CONSUMO PASADÍA y SALDO DISPONIBLE SEVENPOS. Se realiza modificación en la funcionalidad de reimpresión únicamente en el segmento de TICKETS para cualquier caja de texto que se utilice envía el punto de venta desde donde se realiza la consulta, la funcionalidad de reimpresión, es solo por punto de venta, en caso de reimprimir una venta, consumo interno, cargo o un retorno en otro punto de venta se genera un mensaje informando que la transacción no pertenece al Punto de Venta. Se realiza modificación en el % de descuento a tomar en la selección forma de pago, cuando se mezclan es el % de aquella que tenga el mayor valor a pagar. Ejemplo: Forma de pago 1 (Descuento 10%), Forma de pago 2 (Descuento 20%). La factura Nº123 tiene un valor a pagar de $ Si el cliente decide pagar $ con la forma de pago 1 y $ con la forma de pago 2; el descuento que aplica la factura es del 10% (El mayor valor corresponde a la forma de pago 1). Pero, si el cliente paga $ con la forma de pago 1 y $ con la forma de pago 2; el descuento que aplica es del 20% (El mayor valor corresponde a la forma de pago 2); Si el pago se reparte en partes iguales por forma de pago, $ forma de pago 1 y $ forma de pago 2; aplica el % de descuento mayor entre las formas de pago seleccionadas, es decir el 20%. Para que reconozca las salidas reales por venta de cada uno de los productos, se realiza modificación a la función clic derecho Cargar Todos los Detalles, teniendo en cuenta los productos propios y de consignación. Cuando se realice una Factura Cliente con el Tipo de Operación que tenga marcada la opción Liquida Financiación de Intereses Anticipados, al dar clic en la función Calcular, el programa halla el valor de la Tasa de financiación a aplicar, partiendo de la Tasa Efectiva Anual según vigencia correspondiente a la fecha de la factura. Generación de Devoluciones ( SFADEVOL) MÓDULO DE PEDIDO (PE) Se realiza adecuación al tipo de operación de prepicking genera OTP, valida que la consulta de QBE solo obtenga los registros de Picking en estado Separado esto si el tipo de operación de Picking genera programación de recursos. Confirmación de Pre Piking (SPECONPK). Nuevo programa Confirmación de Picking, Muestra la información de plan de Picking generado por SPEPICKI, valida los filtros de obtención del registro SPEPREPK y sus respectivos detalles, marca como confirmado cada registro detalle de pickeo. (SPECONPR). Se adiciona campo Tipo de Embalaje con las opciones Master, inner, en vista preliminar genera etiqueta con código Ean asociado al código de empaque que se está consultando. Planeación despacho y cálculo de Fletes (SPEMCAJA). Modificación al momento de insertar los detalles de la distribución manual SPEPEDIM busca el primer destino que tiene el producto definido en el Programa SINTIPRO en el detalle de la pestaña Cuentas Administrativas/ Operativas y lo lleva por defecto al campo Destino. Generación de Pedidos (SPEPEDIM). 10

6 MÓDULO DE PROVEEDORES (PO) MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE ESPACIOS (AE) Nueva funcionalidad para importar facturas parciales con base en orden de compra; es decir importar por un valor parcial o por el valor total de la orden de compra. El programa tiene en cuenta la validación del digiflag SPO Permite importar facturas con Base de Orden de Compra con Utilización Parcial y Total. Importación de Factura proveedor con base en orden de compra (SPOIMPFO). MÓDULO DE TESORERÍA (TS) Mejora para que el sistema valide el Digiflag STS Maneja Apertura y Cierre Diario de Caja y Parámetro Controla Apertura de Cajas. Si el Digiflag Maneja Apertura y Cierre Diario de Caja - STS = N, no valida los programas STSAYCDC (Parámetro C - Confirmación Dinero Recibido) y STSARQCA (Arqueos de Caja), para lo cual se realiza la actualización. La mejora también afecta el programa para que el sistema no permita aplicar el documento con la sucursal Nula, igualmente para el programa STSNCAJA (Modificación que aplica para el parámetro controla apertura de caja en el programa STSCAJAS, para cajas mayores, anteriormente se tenía solo para cajas menores). Anulación de Ingresos (STSAINGR). Se adiciona funcionalidad para el MANEJO CONCILIACIÓN INTERCOMPANY, por medio del Digiflag STS Conciliación Automática (STSCOAUT). Mejora al programa STSIMRCA (Importar Recaudos Causados), permita subir un archivo plano cuando el número de recibo se encuentre en estado anulado; para ello el sistema tiene en cuenta la validación del digiflag STS Maneja Apertura y Cierre Diario de Caja el cual realizará la validación de un campo número de factura en estado anulado. Importar recaudo Causado (STSIMRCA). Nuevo reporte de recaudo gráfico para validar por cada estructura su porcentaje de participación. (STSRACXC). Nuevo funcionalidad denominado Relación Tipos de Operación y Conceptos de Tesorería-STSRTOCT está compuesto por dos campos tipo lupa. Programa administrado por el Digiflag STS ( STSRTOFP). Nuevo check denominado Caja por Defecto. Este check sólo podrá estar marcado para una de las Cajas que pueda tener un Usuario permiso; es decir, el usuario sólo podrá tener una sola caja marcada por defecto. (STSRUSCA). Se adiciona campo de texto en el cual se pueda realizar descripción de diferentes políticas que se tendrán en cuenta para el manejo de espacios. Clase de espacios (SAECLASE). Se adecua la interfaz para creación de consumos desde otros módulos o servicio web, permite crear consumos de reservas o consumos de eventos, es decir las facturas con más de un detalle y que tienen más de un cruce constituyan luego de ejecutar el programa Constitución de Facturas (SCACONSF) cada registro se convierta en una operación real o definitiva. En las salidas por cada operación temporal afectada crea su respectiva operación definitiva: factura, nota, y cruce. Constitución de facturas temporales con recaudo (SAECONSU). En consumo de hoteles en el Módulo de Espacios se adiciona al campo Sucursal; permite seleccionar la sucursal por medio de la LUPA y esta muestra las sucursales en estado activo que admitan movimiento. Por defecto se carga la sucursal que tiene parametrizada el usuario en valores por defecto (SGNUSUAR) que ingresa al sistema pero se puede modificar. Si el usuario no tiene sucursal por defecto se mostrara la de parámetros de espacios SAEPARAM. Adicional se adecua el campo Espacio, para muestre los espacios que se tengan asociados a la sucursal, La sucursal la tiene la bodega que tiene relacionado el espacio. Se modifica el campo Numero Reserva para que solo se muestren las reservas que tiene esa sucursal

7 NUEVAS NUEVOS ACTUALIZACIONES CLIENTES DE MÓDULOS 13 NUEVA FUNCIONALIDAD ADMINISTRACIÓN DE PASADÍA La funcionalidad de Pasadìas es empleado para facturar los planes que se llevan a cabo en un centro recreacional con información confiable y de fácil manejo, ofreciendo un servicio mas ágil y efectivo en la facturación frente al cliente. Adicional interactùa directamente con un servicio Web que tiene depositada la información de titulares y beneficiarios que se encuentran vinculados a la caja de compensación con su respectiva categorìa, que es la base para facturar a los clientes por medio de una manilla impresa con un código de barras único asignado por Seven, con ella es posible obtener los descuentos y beneficios que cada afiliado puede disfrutar. Esta vertical se encuentra integrado también con los procesos Financieros (Contabilidad y tesorerìa), Administrativa (Administraciòn de Consumos y Reservas) y logístico (Inventarios y Alimentos y Bebidas en SevenPOS), entre otros; cabe aclarar que desde SevenPOS también se controla el anticipo ò reserva que se haya cargado al plan de Pasadìa, teniendo posibilidad además de realizar abonos y consultar el saldo disponible que tiene para consumir en el centro recreacional. Nuevo programa para ingreso de pasadía, las validaciones que tiene actualmente son: La fecha de pasadía del programa de ingreso debe ser mayor igual a la fecha del programa pasadía (SAEFPASA) y en la lupa de beneficiario trae los registros que están en el detalle del programa pasadía (SAEFPASA). Si ya se realizó un ingreso de alguna persona no la debe mostrar la lupa. Ingreso de Pasadía (SAEINGPA), este programa realiza la inserción de Consumo cuando se crea nueva transacción desde este programa con valores independientes para cada beneficiario de acuerdo a la categoría del beneficiario y valor que esté especificado en SFALISTA. Las transacciones que se generen en SAEINGPA afectan directamente a SAECONSU con el número de reserva respectivo y cada vez que se borra un registro en SAEINGPA resta el consumo que ya se había generado sobre el mismo número de reserva, afectando correctamente el número de reserva en SAECONSU. También permite el control del Número de brazalete, el cual se llena cuando el usuario pasa el brazalete por los lectores de RFID. Nuevo informe que indica lo que se consumió y cuánta dinero se debe devolver del anticipo (cuanto la reserva tiene anticipo y le haya sobrado plata), se agrupa por Pasadía y muestra el número pasadía, cedula afiliado, nombre y apellidos (SAERPASA). NOTICIAS Se informa en SAC-WEB se encuentra disponible el Service Pack Septiembre --- SPC7 (SPC14.9.0) Octubre -- SPC8 (SPC ). Puede ser descargado e instalado por los clientes que accedan a este sitio. Por favor tener en cuenta los requisitos previos que se encuentran en el campo de Descripción acompañado del Manual técnico y Manual Usuario. Damos la bienvenida a un nuevo Cliente que decidió gestionar sus Procesos Financieros y Administrativos con SEVEN-ERP Gracias por confiar en nosotros y hacer de SEVEN-ERP el Mejor Aliado estratégico para hacer realidad la visión de su organización! Edificio DIGITAL WARE: Bogotá D.C., Colombia Cll 72 # Piso 2 / PBX: (571) Ext: 228 / 213 / 267 / 218 / ventas@digitalware.com.co Medellín, Antioquia Cr. 43a # 7-50 Oficina 707 Centro Empresarial Dann 7 / PBX: (574) / ventas@digitalware.com.co Barranquilla, Atlántico Calle 76 # Oficina 413 / Cel: Cali, Valle del Cauca Av. 4 Norte # 7N - 46, Piso 3 L.ocal 335 Centro Comercial Centenario / Cel: Quito, Ecuador Edificio Metro Plaza, Mezanine, Oficina 205 Av. República del Salvador y Suecia / PBX: (593) MOVISTAR: / CLARO: / CeciliaR@digitalware.com.co Usted se encuentra en la base de datos de DIGITAL WARE, por esto recibe información.según Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, si no desea seguir recibiendo esta información o desea saber acerca del tratamiento de sus datos por favor escríbanos a: mercadeo@digitalware.com.co con el asunto eliminar. La respuesta puede tardar de 1 a 5 días. 14