Experiencia del Ayto. de Sant Feliu de Llobregat y Audifilm: La cooperación público-privada en desarrollos tecnológicos para la Administración Pública

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1 CNIS 13 Título de la Comunicación: Experiencia del Ayto. de Sant Feliu de Llobregat y Audifilm: La cooperación público-privada en desarrollos tecnológicos para la Administración Pública Ideas clave de la colaboración público-privada para el desarrollo de tecnologías destinadas a la administración, como catalizador en procesos complejos de transformación para interoperar, abrir datos y practicar la transparencia, compartiendo arquitectura y reutilizando tecnología. Introducción La Agenda Digital europea para , propone 101 acciones en ocho pilares: el mercado único digital, la interoperabilidad y estándares comunes, la confianza y seguridad de las comunicaciones electrónicas, la propagación de líneas de Internet ultrarrápidas, la investigación y la innovación, el reforzamiento de los conocimientos y capacidades en nuevas tecnologías y la posición de Europa a nivel internacional. A nivel nacional la agenda digital se centra en seis grandes objetivos, que son: 1. Fomentar el despliegue de redes y servicios para garantizar la conectividad digital. 2. Desarrollar la economía digital para el crecimiento, la competitividad y la internacionalización de la empresa española. 3. Mejorar la e-administración y adoptar soluciones digitales para una prestación eficiente de los servicios públicos. 4. Reforzar la confianza en el ámbito digital. 5. Impulsar el sistema de I+D+i en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 6. Promover la inclusión y alfabetización digital y la formación de nuevos profesionales TIC.

2 Sensibilizados por estos objetivos a nivel nacional, dentro del apartado 3 y siendo conscientes del enorme esfuerzo que supone acometer los objetivos que se requieren, se plantea reforzar esta línea de desarrollo de proyectos en colaboración, en la medida que suponen una economía de escala, una mejora en los productos y una solución a la innovación. El incremento de la cooperación entre Administraciones para resolver problemas comunes mediante un uso adecuado de las TIC permite crear nuevos modelos de funcionamiento más eficientes y más eficaces que generen ahorros para el sector público. Para ello, las principales medidas propuestas se centran en compartir y reutilizar las infraestructuras y los servicios desarrollados por las Administraciones, optimizar los recursos existentes mediante la automatización de procesos o mediante políticas de compra global y fomentar la colaboración público-privada. Objeto de la colaboración Colaboración entendida como el consorcio de intereses entre la administración, poseedora de conocimiento en relación al objetivo de innovación en la gestión pública, y la empresa privada, interesada en invertir en desarrollo de esas soluciones que serán amortizadas por la cartera de clientes menos capacitados o con menos predisposición a invertir en ello. Como en todo modelo de cooperación/colaboración, se produce un equilibrio de intereses y una contraprestación en materia de valoración de esfuerzos con el objetivo de crear un bien reutilizable, basado en la gestión inteligente de los servicios públicos y con un denominador común: desarrollar soluciones orientadas a simplificar, interoperar y facilitar el acceso a los servicios públicos por parte de los ciudadanos. Dimensiones del marco de la Cooperación Tecnológica Existencia de un Modelo de Gestión, requerimiento que facilita la aplicación de una estrategia de cooperación, ya que existe una relación directa entre dicha existencia y el Liderazgo político técnico mínimo exigible. Smart Organization, más allá de la gestión tradicional desarrollando infraestructuras y herramientas orientadas a la simplificación, aceleración y ayuda en los procesos de toma de decisiones a todos los niveles, estratégico, operativo y productivo (Business Intelligence, facility management, gestión inteligente de los recursos y la ciudad, reutilización de información de los servicios públicos, ). Gestión de procesos/documentos, entendida como la implementación de herramientas orientadas a la gestión automatizada de los flujos administrativos y los documentos asociados desde la demanda o el impulso por parte de la administración de cualquier iniciativa administrativa, hasta su resolución, notificación y archivo, en términos de simplificación, eficiencia y eficacia. Arquitectura de sistemas de información flexible, modular y escalable, requerimientos que son necesarios aunque no suficientes para poder concebir escenarios de mejora,

3 integración y crecimiento, sin necesidad de replantear de forma periódica la capacidad productiva del sistema. Capacidad de Integración, existente en la organización o bajo la modalidad de externalización, pero en cualquier caso en términos de viabilidad sobre los módulos estratégicos, hecho que permite la incorporación de soluciones propias o de terceros que permitan aspirar a una superposición de soluciones que permitan completar el ciclo de la gestión. Bus de servicios, elemento clave para desplegar una política de integración de soluciones y servicios, que permita complementar las capacidades propias existentes con las del mercado o con las soluciones facilitadas por otras administraciones. Modelo de datos, como pieza clave para construir un núcleo de información corporativa que permitirá desarrollar procesos de inter e intraoperabilidad y de agregación de datos, carpetas o procesos de tramitación donde no es necesario solicitar al ciudadano información que obra en poder de la administración. Open source, requisito necesario para desarrollar funcionalidades complementarias, compartición de recursos públicos y favorecer procesos de integración. Garantías de evolución del producto, dimensión que permite garantizar la continuidad de cualquier infraestructura incorporada a la arquitectura corporativa más allá de las necesidades iniciales y con una previsión de mejora, escalabilidad y completitud futura. Transferencia de conocimiento, proceso necesario para que infraestructuras que se conciben en escenarios nativos y en condiciones singulares puedan ser reutilizadas en otras organizaciones y amortizadas al máximo sin que ellos se convierta en un proceso complejo y costoso. El ciclo de vida de la colaboración En el proyecto de Sant Feliu, el esfuerzo se ha centrado en un subconjunto de elementos estratégicos de ese marco, en concreto en los modelos de datos, la arquitectura, la gestión de los procesos y documentos y el módulo de servicios web (bus de servicios). Esta colaboración en el caso de los clientes de la empresa Audifilm queda completada con elementos complementarios como la integración, la transferencia de conocimiento o la propia gestión del ciclo de vida de la aplicación/producto incluida su evolución. Atendiendo a las distintas fases del ciclo de vida de la colaboración, en la fase de génesis la cooperación se sitúa en el núcleo de información corporativa, arquitectura de datos necesaria para garantizar la intraoperabilidad y la gestión de datos candidatos a publicarse en los procesos de acceso a los servicios públicos por parte de los ciudadanos. En adelante se justificará cómo esta arquitectura servirá para implementar nuevas dimensiones de la colaboración en materia de Open data o Transparencia. En la fase de productos, más allá de la

4 implantación de soluciones tradicionales de gestión, como son la gestión económica, la población, la gestión tributaria,. Podemos centrar como producto estrella la colaboración en las herramientas de gestión de expedientes electrónicos y en la integración de los mismos con plataformas interoperables (SDE, BPM, Portafirmas,.). Finalmente en la parte de reutilización de aplicaciones abiertas, con la fórmula de cooperación podemos identificar al Gestor Documental (GD-Matrix) como la herramienta estrella de este modelo de relación, donde se dividen los papeles de producción en lo que se refiere al núcleo del producto y a su integración con aplicaciones nativas o de terceros. Es este enfoque el que permite abordar en esencia la reutilización de aplicaciones en instalaciones de terceros con entornos más heterogéneos que el nativo de la empresa (ver esquema).

5 Elementos estratégicos En base a las conclusiones del proyecto elaborado con el Ayto. de Sant Feliu de Llobregat, y contrastando las mismas con otros clientes/usuarios avanzados, Audifilm ha desarrollado el Modelo Conceptual de la última generación del Sistema de Información para la Administración Pública, Genesys i3, abordando en toda su amplitud la solución más moderna para la Administración Electrónica. Esta evolución ha seguido, desde hace más de diez años, los paradigmas que han marcado las Tecnologías de la Información para la Administración Pública en los últimos tiempos: * CRM-Citizen Relationship Management (Una reorientación de la organización hacia y con el Ciudadano, basado en tecnologías que nos permitirá integrarlo en los diferentes entornos y soluciones existentes y futuros) * e-government (Incorporación de Internet y su filosofía, tecnologías y funcionalidades asociadas, a los procesos de gestión en la Administración Pública), llegando a conseguir que Genesys i3 sea un sistema: *Integra-L: Resuelve las necesidades globales de la Gestión Pública (Registro, Expedientes, Secretaría, Padrón Habitantes, Tributos, Recaudación, Contabilidad, Inventario Patrimonial, Personal,...), en todo su ciclo de vida (de la creación al archivo), gestionando Información (Personas y Territorio), Procesos y Documentos. *Integra-DO: Se basa en un único modelo de trabajo, una única base de datos, una misma plataforma para todos los usuarios (ciudadanos, empresas, trabajadores públicos, políticosdirectivos, ), relacionando entre sí las diferentes aplicaciones y comunicándose con otros entornos (aplicaciones externas y/o otras entidades). *Integra-DOR: Es totalmente interoperable con otras aplicaciones y entidades externas, consiguiendo así un entorno ÚNICO y COMÚN de trabajo, mediante el uso de los Sistemas Únicos y Comunes siguientes: - Núcleo Información de Base: GenNCL - Gestor de Procesos: GenBPM - Gestor de Documentos: GenDOC - Núcleo Información Analítica: GenBI En definitiva... Genesys i3 tiene toda la tecnología y los recursos propios e integradores necesarios, pudiendo llegar a ser la Sede Electrónica de la Administración Pública (Ayuntamientos, Diputaciones, Consejos Comarcales, etc.), o bien integrándose con la ya existente.

6 Ver en el siguiente esquema el Modelo Conceptual de Genesys i3: Además, Genesys i3 es un sistema que permite su implantación de forma no traumática, adaptándose a la situación particular y especial de cada organización. Podríamos decir que permite abordar gradualmente su despliegue, de 0 a 100, ya que es: * NO INVASIVO: no cuestiona, no aparta, no desplaza los sistemas de información existentes. * NO INTRUSIVO: no manipula, no altera los sistemas de información existentes. * ESCALABLE: la introducción de su uso en la organización puede ser a nivel puntual/vertical/departamental y/o bien transversal/universal, para pocos usuarios o para la totalidad de la organización.

7 A modo de resumen, las principales Características / Beneficios (F & B) del sistema son: Única plataforma de trabajo Menos costes de mantenimiento Integrador de sistemas Sede Electrónica Tramitación on-line Descarga para la OAC Diseño de formularios Libertad aspecto de la tramitación Nuevos tipos de variables Integración con otros proveedores y sistemas Roles en tramitación y seguridad Biblioteca de componentes Biblioteca de procedimientos Ahorro de tiempo en el diseño y el mantenimiento de procedimientos Compartir componentes con clientes

8 Desafíos del futuro a corto y medio plazo: - OpenGovernment, - Transparencia, - Reutilización de aplicaciones abiertas, - Open Data, - Interoperabilidad con las plataformas de las AAPP. En relación a la Transparencia, se está evaluando un sistema de publicación y acreditación más allá de los procesos de evaluación conforme a los indicadores ITA 12, proceso desarrollado por la organización Transparencia Internacional, además de la incorporación del Código de Buenas Prácticas de la Comunicación Local, auditado por el Laboratorio de Comunicación Local de la Universidad Autónoma de Barcelona. Dimensiones de estudio para ese nuevo escenario de acreditación de la transparencia Ámbitos de la transparencia local Plan de Actuación Municipal Contratación Planeamiento Urbanístico Patrimonio Recursos Humanos Compromisos de Servicio Resoluciones de Gobierno Convenios y Subvenciones Finanzas Comunicación y participación El objetivo es abordar el proceso de publicación de estos conjuntos de datos de forma automatizada y certificada mediante procesos de confianza que garanticen la inalterabilidad de los indicadores.

9 Automatizando la transparencia Trabajadores públicos Backofice Plan de Actuación Municipal Convenios y Subvenciones Patrimonio Contratación Planeamiento Urbanístico Recursos Humanos Resoluciones de Gobierno Finanzas Comunicación y participación Compromisos de Servicio procesos y documentos procesos y documentos Sede electrónica Modelo de datos Ciudadanía