SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL BACK OFFICE DE LOS PROGRAMAS ESPECIALES

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1 VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES VICEPRESIDENCIA FINANCIERA- PROGRAMAS ESPECIALES SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL BACK OFFICE DE LOS PROGRAMAS ESPECIALES BANCÓLDEX Página 1 de 25

2 CONTENIDO Contenido 1. DEFINICIONES: USUARIOS: FUNCIONALIDADES GENERALES DEL SISTEMA DINÁMICA PRESUPUESTAL Estados del presupuesto: Traslados presupuestales DINÁMICA CONTABLE Definiciones Condiciones Generales GENERACIÓN CONTABLE, DE INFORMES Y REPORTES CONSOLIDADOS LÍNEAS FUNCIONALES IDENTIFICADAS INTERACCIONES ADMINISTRATIVAS DE SOPORTE (reporte contable, valoración de portafolios, reporte presupuestal y gestión de viajes) OTRAS CONSIDERACIONES OPERATIVAS CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN CARACTERÍSTICAS DE ORDEN FUNCIONAL ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Sistema Back (Control operativo, contable, presupuestal) Soporte a la solución ESPECIFICACIONES DE METODOLOGÍA MIGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXISTENTE DOCUMENTACIÓN, ENTREGABLES MODELOS GRÁFICOS Página 2 de 25

3 1. DEFINICIONES: Bancóldex: Banco de Comercio Exterior de Colombia, y será el contratante de los bienes y servicios objeto de la contratación. Los Programas Especiales se encuentran administrados por el Banco y serán los beneficiarios de los bienes y servicios contratados por el Banco. Programas Especiales (PE): Se refiere a los Programas Especiales (Patrimonios Autónomos). Actualmente estos programas son la Unidad de Desarrollo e Innovación (UDI), el Programa de Transformación Productiva (PTP) y el Fondo de Modernización e Innovación (FMI). Cuando se refiere a los PE, podrá interpretarse con respecto a uno, a varios o a todos, sin que ello signifique que en el futuro, puedan incluirse sobre la misma lógica de negocio otros programas especiales. Programa de Transformación Productiva: El programa tiene por objeto la implementación de la política y planes de negocios público-privados para el desarrollo de sectores estratégicos para el país. Fondo de Modernización e Innovación para las micro, pequeñas y medianas empresas (FMI): El fondo tiene por objeto aplicar instrumentos financieros y no financieros, estos últimos, mediante cofinanciación no reembolsable de programas, proyectos y actividades para la innovación, el fomento y promoción de las Mipymes. Unidad de Desarrollo e Innovación (UDI): Es un programa que desarrolla la estrategia nacional de innovación basada en tres pilares; ciencia y tecnología, innovación para la competitividad y el capital humano de calidad. El programa contempla cuatro líneas estratégicas: Apoyo a Proyectos y Emprendimientos Innovadores de Alto Impacto, Innovación Empresarial y Competitividad - MiPymes, Innovación en Grandes Empresas y fomento a centros I+D (investigación, innovación y desarrollo) y el Programa Integral de Recursos Fortalecimiento Regional. Convocatoria: Anuncio o escrito que cita a diferentes entidades naturales o jurídicas, que confluyen bajo un marco fijado en los términos de referencia. En este caso se utiliza para que los concursantes presenten propuestas de proyectos (incluyen recursos y apoyos de cofinanciación) y propuestas para adquisición de bienes y servicios, o para que accedan a recursos de cofinanciación de acuerdo con el programa que esté realizando la convocatoria. Convenio: Un convenio es un acuerdo de voluntades, una convención o un contrato. Es el documento en el que se regula la prestación o entrega del bien o servicio o la entrega de recursos de cofinanciación. Convenio de Cooperación: Consiste en realizar acciones coordinadas con recursos compartidos, buscando beneficios recíprocos y de acuerdo a un objetivo trazado. Lo celebra el PE respectivo con otra entidad pública o privada interesada en el desarrollo de la iniciativa respectiva. Página 3 de 25

4 Contrato de bienes y servicios (B/S): Acuerdo entre un proveedor de servicios y el Banco actuando como administrador de cualquiera de los PE que servirá como instrumento para lograr las adquisiciones (Bienes y/o servicios). Bajo este tipo de contratos una persona natural o jurídica se obliga con respecto a alguno de los programas especiales que administra a realizar una serie de servicios que tengan relación directa con el objeto social de Bancóldex (artículo 279 del Decreto Ley 663 de 1993) o con las actividades establecidas en las normas de creación de los programas especiales que administra. Contrato de Cofinanciación: Consiste en la entrega de recursos de carácter no reembolsable a los contratistas adjudicatarios para que adelanten un proyecto empresarial. Los recursos de cofinanciación usualmente se entregan mediante un anticipo y su saldo contra el avance del proyecto, de acuerdo con un cronograma previamente establecido. Para el desembolso de los recursos se debe contar siempre con el visto bueno del PE respectivo y de la entidad que haga las veces de interventor del contrato, si esta existiese en el esquema contractual. Al ser una cofinanciación, el contratista debe aportar una contrapartida para la ejecución del proyecto (tomado de Pagos: Reconocimiento económico para cubrir el valor de una orden de servicio o pago de un bien o servicio o de un contrato de cofinanciación y que puede afectar un eje misional. El registro de una orden de servicio o contrato con plan de pagos permitirá determinar necesidades de caja mensuales, quincenales o semanales según sea el caso. Pagos directos: Pago de un bien o servicio que puede ser de carácter administrativo o misional, sin la suscripción previa de un documento. Propuesta. Es la oferta que presenta un usuario beneficiario, de acuerdo con la guía de presentación de propuestas de la convocatoria. La propuesta puede ser presentada dentro de un proceso para la entrega de recursos de cofinanciación o de un proceso para la contratación de un bien o servicio. Proyecto. Es la propuesta que una vez ha cumplido con los criterios de elegibilidad y viabilidad por parte del respectivo PE dentro de una convocatoria para la entrega de recursos de cofinanciación, se convierte en un proyecto y al cual se le desembolsarán recursos económicos. Contratación: Es la formalización de la oferta presentada por algún proponente dentro de una convocatoria. Esquema PCAAD: Esquema donde se relacionan las etapas a través de las cuales se efectúa el control de los recursos recibidos por los Programas Especiales para frentes misionales como para Gastos de Funcionamiento y Otros Gastos de Apoyo de la Operación para las diferentes vigencias de los recursos. Estas etapas son: Presupuesto, Compromiso, Asignación, Adjudicación y Desembolso. Página 4 de 25

5 2. USUARIOS: Los usuarios que accederán al sistema serán de tipo interno y externo: Usuarios Internos de los PE: Usuario Administrador, Usuario Coordinador, Usuario Operaciones, Usuario Tesorería, Usuario Oficina de Finanzas Corporativas, Usuario Departamento de Gestión Contable, Usuario Departamento de Direccionamiento Estratégico, Usuario Departamento de Servicios Administrativos, Usuario de la Oficina de Finanzas Corporativas, Usuario Contraloría (CTR) y Revisoría Fiscal. Varios de los usuarios antes mencionados tienen su usuario a nivel dentro del Banco y también por parte de los PE, por lo cual se consideran independientes. Los accesos y permisos de cada tipo de usuario serán parametrizables en función de su perfil y se establecerán por parte de cada una de las dependencias responsables, las cuales son el departamento de Sistemas, la Oficina de Finanzas y el departamento de Gestión Contable durante la ejecución del contrato. El sistema permitirá administrar y gestionar múltiples usuarios con sus respectivos niveles de acceso a la información y funciones, así como, menús o rutas de llegadas personalizadas, de acuerdo con las políticas del Banco al respecto. Existirá además, un usuario administrador del sistema, que tendrá permisos a todos los módulos del sistema y será el encargado del direccionamiento de las parametrizaciones necesarias. Usuario Coordinador: Es el usuario de orden técnico de cada uno de los programas especiales que configura las diferentes convocatorias y/o adquisiciones, en este caso controla las partidas presupuestales asignadas al programa, en su correspondiente vigencia y a cada convocatoria abierta, así como lo correspondiente a cada una de las mismas. Usuario Operaciones: Es el usuario interno del Banco encargado de ejecutar el proceso operativo, pagos y desembolsos. Usuario Supervisor: Es el usuario interno de Bancóldex que se encarga de hacer seguimiento a los contratos de bienes y servicios, el monitoreo y su control autorizando el desembolso correspondiente. Página 5 de 25

6 3. FUNCIONALIDADES GENERALES DEL SISTEMA El sistema solicitado debe soportar una arquitectura de información integrada a la misión de los Programas Especiales con software y herramientas propias. Para realizar un control operativo, contable y presupuestal, es necesario que el sistema esté fundamentado en un esquema de manejo fiduciario. El sistema deberá contener a nivel Backend una dinámica basada en el esquema PCAAD: Presupuesto, Compromiso, Asignación, Adjudicación y Desembolso incluido la orden de ejecución de pagos y reporte a contabilidad. El sistema Back debe residir en los servidores del Banco y ser alimentado por la información recibida por un sistema de gestión Front, encargado en varias etapas de atender el proceso de convocatorias administrados por los PE, también recibe información del mismo esquema fiduciario del Banco y de un módulo de viajes Las funciones básicas se establecen en los siguientes puntos: 3.1. Dinámica Presupuestal Dinámica Contable Generación contable, de informes y reportes consolidados Líneas Funcionales Identificadas Interacciones administrativas de soporte (reporte contable y reporte presupuestal) 3.6. Gestión Documental Otras consideraciones operativas. 3.1 DINÁMICA PRESUPUESTAL. El sistema contendrá una dinámica basada en el control de los recursos en las diferentes etapas del esquema PCAAD: Presupuesto, Compromiso, Asignación, Adjudicación y Desembolso incluida la orden de ejecución de pagos y reporte al Departamento de Servicios Administrativos y Contabilidad con los registros contables. Esta dinámica presupuestal principalmente proviene de un sistema Front encargado de la gestión realizada para los Programas Especiales. El esquema (PCAAD) incluye las etapas a través de las cuales se efectuará el control de los recursos recibidos por los Programas Especiales para frentes misionales, para gastos de funcionamiento y otros gastos de apoyo de la operación para las diferentes vigencias de los recursos, así como otras fuentes de financiación de presupuesto adicionales (ejemplo: rendimientos financieros, valoración de portafolio, reintegros de ejecutores de proyectos, etc). Página 6 de 25

7 El Esquema está compuesto por las siguientes etapas: Presupuesto: Corresponde a los montos presupuestales definidos para cada uno de los frentes misionales de cada Programa Especial, así como para lo correspondiente a Gastos de funcionamiento y otros gastos de apoyo de la operación que han sido aprobados por el órgano de gobierno. Compromiso: Corresponde al inicio de procesos que impliquen que en el futuro se puedan presentar exigencias de recursos sobre las partidas presupuestales previamente aprobadas. De acuerdo con lo anterior y dependiendo del hecho económico, este estado está compuesto por: Convocatorias para cofinanciación y convocatorias para la adquisición de bienes y servicios misionales: se registran al momento del lanzamiento de la convocatoria. Convenios Interadministrativos Misionales: se registran al momento de la firma o formalización del convenio. Órdenes de compra de bienes y servicios misionales: se registran al momento de la expedición de la orden. Facturas para pago directo de bienes y servicios misionales: se registran al momento de la causación contable de la factura. Gastos de funcionamiento y otros gastos de apoyo de la operación y comisión de operación bancaria: se registran al momento de la firma del convenio u otrosí con Bancóldex. Convenios interadministrativos de cooperación con entidades aportantes diferentes al constituyente del Programa Especial: en este tipo de convenios, en donde el Programa Especial aporta recursos junto con otra entidad, con el fin de aunar esfuerzos para conseguir un objetivo en común, se registrarán como comprometidos los recursos (aportes del Programa Especial) al momento de la firma del convenio. No obstante, en este caso, debe existir un estado de compromiso adicional en donde se reflejen el desarrollo de los instrumentos con los cuales se ejecutarán los recursos del Programa Especial. El saldo de este estado es acumulativo. Esto significa que su saldo se incrementará permanentemente por cada compromiso registrado hasta alcanzar como máximo el monto del presupuesto aprobado. Asignación: Corresponde al monto de las propuestas y/o proyectos de cofinanciación y otros conceptos misionales que hayan resultado viables, en los cuales a cuyo proponente o beneficiario se le haya notificado por escrito esa aprobación y su formalización se encuentre en proceso. Este estado es excluyente y no es acumulativo, esto significa que solo presentará saldo cuando realmente existan aprobaciones en proceso de formalización. Una vez legalizado el contrato se cancela contablemente de este nivel para ser registrado como Adjudicado. Página 7 de 25

8 Adjudicación: Corresponde a la firma o formalización de contratos de cofinanciación, contratos de compra de bienes y servicios, convenios, órdenes de compra de bienes o servicio, debidamente suscritos por el Programa Especial y los pagos directos de facturas. Incluye adicionalmente los gastos de funcionamiento y otros gastos de apoyo de la operación que se hayan formalizado mediante los convenios respectivos con Bancóldex actuando como administrador del PE respectivo o con las entidades correspondientes En los convenios interadministrativos de cooperación con entidades aportantes diferentes al constituyente del Programa Especial, los recursos se registrarán como Adjudicados sólo en el momento que se suscriban los contratos con los beneficiarios de los recursos del convenio. El saldo de este estado es acumulativo pero excluyente respecto al Asignado. Esto significa que su saldo se incrementará permanentemente por cada Adjudicación que se registre hasta alcanzar como máximo el monto del Presupuesto aprobado. Desembolso: Corresponde a los pagos realizados por el Programa. El saldo de este estado es acumulativo. Esto significa que su saldo se incrementará permanentemente por cada desembolso registrado hasta alcanzar como máximo el monto del presupuesto aprobado. Dependiendo de la naturaleza del hecho económico, en algunas situaciones, el Compromiso, la Adjudicación y el Desembolso se darán de forma simultánea. No obstante, los registros contables reflejarán el tránsito de los recursos por cada uno de los estados. Los desembolsos están atados a un flujo de aprobaciones, el cual proviene de la interacción con un sistema Front que gestiona las convocatorias y proyectos derivados de éstas Estados del presupuesto: La etapa inicial es la creación del nivel P (Presupuesto), que incluye el presupuesto aprobado por cada órgano rector para cada uno de sus frentes misionales y funcionamiento, así como, las líneas de acción de cada uno de ellos. Un presupuesto puede estar conformado por varias fuentes y varias vigencias. En el estado Presupuesto, el sistema debe reflejar los recursos aprobados y los recibidos (en caja). Este presupuesto también es afectado por los traslados presupuestales que se realicen. A medida que el programa especial recibe los recursos de la entidad gubernamental o ente aportante, se realizará el registro en el sistema, conformando el presupuesto disponible. Este nivel de presupuesto puede estar conformado por varias fuentes y varias vigencias. Al generarse los compromisos de recursos se procede a registrar cada uno de ellos en el estado de compromiso del esquema PCAAD. El monto máximo que podrá alcanzar este nivel no podrá exceder el monto del presupuesto aprobado. Cuando se declara viable una propuesta y/o proyecto y el beneficiario haya sido notificado por escrito de la aprobación y se ha realizado la asignación de recursos, estas asignaciones Página 8 de 25

9 y/o aprobaciones en proceso de contratación se considerarán un recurso asignado por lo que se deberá afectar el PCAAD en el estado de Asignado. Una vez se legalicen los contratos de los beneficiarios calificados, se determinarán como recursos adjudicados y se afectará el PCAAD en el estado de Adjudicado. Cada vez que se realicen desembolsos contra estas adjudicaciones se generan los registros en las cuentas de balance y de resultados (gasto) en los balances correspondientes, siendo este un recurso ya desembolsado por lo que se afectará el PCAAD en el estado de Desembolsado. El sistema deberá permitir controles automáticos de los recursos en la medida en que los mismos afectan las diferentes etapas del PCAAD, Ejemplo: El presupuesto disponible (recibido) nunca podrá ser mayor al presupuesto aprobado en cada una de las vigencias para las diferentes fuentes misionales y de funcionamiento. El valor registrado en el nivel de comprometido no podrá ser mayor al presupuesto aprobado en cada una de las vigencias para los diferentes frentes misionales y de funcionamiento. En este registro el sistema debe sugerir una distribución de su financiación por vigencias tomando de las más antiguas a las más recientes de forma tal que el usuario valide esta distribución y acepte o redistribuya. La distribución definida debe respetarse a través de los estados subsiguientes. El valor total registrado en los niveles de asignado y adjudicado no podrá ser mayor al presupuesto aprobado en cada una de las vigencias para los diferentes frentes misionales y de funcionamiento. El valor desembolsado no podrá ser mayor al presupuesto aprobado en cada una de las vigencias para los diferentes frentes misionales y de funcionamiento. No obstante lo anterior, el sistema permitirá crear compromisos (producto de una convocatoria de cofinanciación o de bienes y servicios, entre otros) aun cuando no se hayan recibido los recursos, sin embargo en el momento de asignar y/o adjudicar sobre estos recursos, éstos ya deben estar en caja. El sistema permitirá la distribución presupuestal en ejes misionales, manejo de convocatorias de cofinanciación, convocatorias para contratar un bien o servicio, asignación de contratos de convocatorias de cofinanciación en pesos y en dólares, convenios o cualquier otra figura contractual que se decida utilizar, pactando flujos de pagos en pesos o en dólares, dando la posibilidad de manejo multimoneda (con reexpresión, para el caso de moneda extranjera). El sistema deberá estar en capacidad de totalizar los flujos de fondos de cada contrato de manera que se proyecte como reporte un flujo mensual de caja del PE La contabilidad de cada proyecto debe ser individual, pero igualmente, debe proveer herramientas de consolidación de información contable entre varios proyectos, subproyectos o líneas (por nodos presupuestales). La herramienta deberá poder parametrizar cuentas de correo de usuarios y generar correos automáticos entre los funcionarios del Banco para notificar los eventos de programaciones de Página 9 de 25

10 pagos o en general, para notificar a usuarios de otras áreas respecto a tareas por cumplir o ya cumplidas Traslados presupuestales El sistema deberá permitir traslados presupuestales de recursos no utilizados o de recursos que no fueron adjudicados o desembolsados en años anteriores y se deberá proceder a su liberación, formando parte del presupuesto actual, identificándose, la vigencia y la fuente que originó el traslado. Los Traslados y adiciones presupuestales deben ser aprobados por el órgano competente. 3.2 DINÁMICA CONTABLE Todo PE presenta su información contable mediante un balance general consolidado, que integra la información contenida en sub-balances entre los que se definen el administrativo y los misionales (habrán tantos sub-balances misionales como se requiera, conforme a las necesidades del PE) Definiciones Sub-balance Administrativo: Conforma la estructura contable de un programa especial en el que se registra todo lo relacionado con los gastos de funcionamiento y otros gastos de apoyo a la operación del programa. El sub-balance administrativo contiene la unidad de caja del programa especial, es decir, las cuentas bancarias donde se administran los recursos que son aportados por el MCIT o una entidad aportante, registrando así todos los aportes recibidos por el programa en dicho subbalance. También, contiene el portafolio de inversiones; los pasivos generados por estos programas, ya sean por concepto administrativo o misional. No obstante lo anterior, los convenios específicos suscritos que requieran Ilevar la contabilidad en un sub-balance independiente, deberán integrar en él las cuentas bancarias, el portafolio de inversiones, pasivos, los aportes, cuentas de resultado, etc., el cual deberá ser integrado en el Balance General Consolidado. Sub-balances Misionales: Conforman la estructura contable de un programa especial, éstos se encuentran abiertos de acuerdo con las necesidades del programa a frentes estratégicos definidos y aprobados por sus órganos de control, donde se registran todos los gastos relacionados con su misión y se reflejarán contablemente las decisiones de dichos órganos de control. Cuentas de orden: Corresponden a cuentas de control donde se registran las operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera del programa. Cuentas contingentes: Registran operaciones mediante las cuales el programa adquiere un derecho o asume una obligación que podrían afectar la estructura del balance. Página 10 de 25

11 3.2.2 Condiciones Generales Todas las actividades desarrolladas por los Programas Especiales se someten a las políticas y procedimientos establecidos por el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. - Bancóldex S.A. como administrador de dichos Programas Especiales. Los procedimientos contables que rigen los balances de los Programas Especiales se basan en la normatividad emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia (Circular Básica Contable y Financiera Circular Externa 100 de 1995), Resolución 3600 de 1988 (Plan Único de Cuentas) y por el decreto 2649 de Dinámica Contable A medida que el programa especial recibe recursos del MCIT o de una entidad aportante, se procede a registrar en el sub-balance administrativo donde se encuentra la unidad de caja en el activo y patrimonio los recursos recibidos. ACTIVO Disponible DEBITO XXXX CREDITO PATRIMONIO Aportes XXXX Al momento de realizar un desembolso por un gasto misional, se registra el gasto contra un aporte en el sub-balance misional correspondiente, a continuación y en el sub-balance administrativo, se registra la salida de recursos de caja contra un debito en aportes en dinero como pago de un eje misional. SUB-BALANCE MISIONAL PATRIMONIO Aportes GASTOS DEBITO XXXX CREDITO XXXX SUB-BALANCE ADMINISTRATIVO DEBITO CREDITO ACTIVO Disponible XXXX PATRIMONIO Pagos Ejes Misionales XXXX Página 11 de 25

12 Si el desembolso de recursos corresponde a un gasto de funcionamiento se registra el respectivo gasto contra la salida de recursos de caja en el sub-balance administrativo. SUB-BALANCE ADMINISTRATIVO DEBITO CREDITO ACTIVO Disponible GASTOS XXXX XXXX Es necesario aclarar que los demás registros contables que se deriven de temas de funcionamiento asociados a las demás áreas del Banco deberán llegar al sistema diariamente de forma automática (Por ejemplo: SISA, Inversiones, caja, bancos, Nómina, etc.) Para ello las diferentes interfaces a ser incluidas deberán hacer parte integral y explicita de la propuesta Validaciones Mínimas Con el fin de asegurar el debido proceso de cierre contable y transmisiones a la Superintendencia Financiera de Colombia, según políticas establecidas, el Departamento de Gestión Contable permanentemente debe revisar que los balances individuales y consolidados cumplan con: Los saldos de las cuentas deben reflejar su naturaleza definida. El balance de la ecuación patrimonial. Los saldos de los terceros deben estar acorde a la naturaleza del hecho económico que registran y no deben generar saldos contrarios en las cuentas que afecten. El saldo de las cuentas de aportes en dinero por "Pagos de Ejes Misionales" en el subbalance administrativo debe ser igual al saldo de la cuenta de "Aportes en Dinero" del correspondiente sub-balance misional. Los totales de las cuentas contingentes acreedoras (62) deben ser iguales a los totales de las cuentas contingentes acreedoras por contra (61). Los totales de las cuentas contingentes deudoras (63) deben ser iguales a los totales de las cuentas contingentes deudoras por contra (64). Los totales de las cuentas de orden deudoras (81) deben ser iguales a los totales de las cuentas de orden deudoras por contra (83). Los totales de las cuentas de orden acreedoras (82) deben ser iguales a los totales de las cuentas de orden acreedoras por contra (84). El total de la cuenta contingente (6) debe ser igual a cero. El total de la cuenta de orden (8) debe ser igual a cero. Página 12 de 25

13 Una vez realizadas las verificaciones anteriormente mencionadas, el sistema procederá a: Registro mensual automático de traslados de resultados por cada uno de los sub balances administrativo y misionales. Actualización diaria y automática a nivel de grupo en las cuentas de orden en la contabilidad de Bancóldex La generación de los archivos planos conforme al Formato de Transmisión No Depósitos Especiales de la Superintendencia Financiera de Colombia, para ser transmitidos a dicha entidad. Las validaciones enunciadas anteriormente son únicamente un ejemplo de todas las que se van a requerir para en análisis y control de los negocios, se solicita que la alimentación de estas sea a nivel de parámetros de usuario. 3.3 GENERACIÓN CONTABLE, DE INFORMES Y REPORTES CONSOLIDADOS El componente de informes, indicadores y reportes está previsto para operar bajo una solución de Business Intelligence (BI), que tiene como objetivo fundamental interpretar los datos, tendencias, indicadores, índices y que permita a cada uno de los PE hacer inteligencia de negocio con respecto a las propuestas presentadas y aprobadas, proyectos beneficiados y adquisiciones de forma que permita monitorear el desempeño y sustentar la toma de acciones de mejora y la retroalimentación de las mismas. Sistema de información gerencial de indicadores para el análisis de información de las condiciones de las convocatorias proyectos y adquisiciones, en aras de analizarlas, formular estrategias, políticas y generar acciones que mejoren los indicadores en la entidad; para lo cual, se hace necesario desarrollar e implementar un módulo integrado al sistema que construya y coloque a disposición de los diferentes usuarios los indicadores de gestión e impacto de los PE, utilizando tecnología de inteligencia de negocios (Business Intelligence - B.I.). El proponente en compañía de cada uno de los PE estructurará y desarrollará la metodología necesaria para la puesta en producción del cuadro de mando integral de indicadores de gestión e impacto que responda a las necesidades de informes, reportes y análisis del core de los PE. El proponente debe incluir el diseño lógico, la implementación, la construcción de reportes y consultas del sistema de indicadores, hasta la transferencia de conocimiento para el desarrollo e implementación de nuevos indicadores al personal del PE y a los usuarios del Banco que los requieran. Se van a requerir reportes de tipo contable relacionados con la naturaleza de las cuentas, saldos de cuentas por tercero y de terceros por cada cuenta, reporte de terceros con saldo contrario, libro oficial, libros auxiliares de cuentas, libros auxiliares de terceros, comparación de movimientos y saldos al periodo que se indique, balance de comprobación de ajustes, Página 13 de 25

14 informe de análisis de cuentas, consecutividad de comprobantes contables del periodo que se indique, reportes de análisis de cuentas o grupos de cuentas en el periodo que se indique, etc., estos deben ser exportables a Excel. El sistema debe tener la facilidad para la construcción de otro tipo de reportes por parte de los usuarios. El sistema proveerá los reportes gerenciales consolidados, permitiendo agrupar por regiones geográficas del país, por sector económico, por actividad, que le permitan al Banco y a los PE consolidar y rendir los informes solicitados por los diferentes grupos de interés. 3.4 LÍNEAS FUNCIONALES IDENTIFICADAS. Las líneas funcionales corresponden a cada uno de los procesos del esquema fiduciario que son tangibles de medición. El proponente debe disponer de un sistema Back que cumpla con estas líneas un porcentaje de satisfacción superior al 80%. Las líneas funcionales a evaluar son las siguientes: 1. Esquema PCAAD (Presupuesto, Compromiso, Asignado, Adjudicado, Desembolsado). 2. Control de tope presupuestal. 3. Control de topes en desembolsos. 4. Vigencias y disponibilidad. 5. Gastos administrativos. 6. Gastos misionales. 7. Pagos Anticipados 8. Liberación de recursos ya asignados. 9. Liberación de recursos si hubo desembolso. 10. GMF Gravamen sobre Movimientos Financieros. 11. Registro de Terceros en el Módulo Presupuestal: En los estados de Asignación, Adjudicación y Desembolso, debe existir plena identificación del contratista o beneficiario de los recursos. Esta información debe reflejarse tanto en el módulo presupuestal como en el contable. 12. Compromiso dentro de un Compromiso: Registro de una convocatoria que hace parte de un convenio de cooperación. Dado que en estos convenios el PE compromete los recursos de contrapartida, se hace necesario que el sistema tenga un control de compromiso sobre ese compromiso en el momento de lanzar convocatorias contra estos recursos. Página 14 de 25

15 13. Contrato con pago directo: Registro de contratos, órdenes de servicio o Pagos Directos, de Ejes Misionales que no hacen parte de ninguna Convocatoria abierta. 14. Adjudicaciones por convenios. Registro de un Convenio de Cooperación con otra entidad aportante diferente a la constituyente del Programa Especial. El Sistema deberá permitir el registro de Convenios con entidades aportantes diferentes al constituyente del Programa, dada su condición diferente a la de éste. Esto quiere decir que la contrapartida contable de los recursos que aporta el constituyente del Programa es el Patrimonio, mientras que los de otra entidad aportante es una Cuenta por Pagar 15. Registro de convocatorias de cofinanciación, convocatoria para múltiples beneficiarios sobre recursos recibidos en un eje misional involucrando una o varias vigencias. Las Convocatorias pueden estar conformadas por una o varias Vigencias. 16. Registro de convocatorias de cofinanciación, convocatoria para múltiples beneficiarios sobre recursos recibidos involucrando uno o más ejes misionales, así como una o varias vigencias. La distribución establecida debe conservarse en las siguientes etapas del esquema PCAAD. 17. Dado que pueden existir convocatorias que involucren uno o más ejes misionales, el sistema deberá permitir hacerlo, conservando los porcentajes de los montos con los que participa cada eje misional y las vigencias que alimentan la convocatoria. 18. Convenio de Cooperación: Registro de la asignación de un Contrato de una Convocatoria de Cofinanciación, que hace parte de un Convenio de Cooperación, producto de la aprobación de un proyecto. La asignación en este caso, debe darse sobre los recursos comprometidos de parte de los recursos del PE, así como de los de la entidad aportante. 19. Contratos con terceros / beneficiarios (n-beneficiarios, n-roles). Registro de la adjudicación de un contrato que se encontraba en estado de asignación. En el proceso de adjudicación se vinculan terceros con roles diferentes a los contratistas. Se genera la fijación del plan de pagos. En algunos contratos de cofinanciación los recursos son recibidos por un contratista beneficiario, que a su vez representa a varios beneficiarios. El sistema deberá permitir la vinculación de estos terceros en el contrato para tener un control del mismo. 20. Traslados presupuestales. Traslado de recursos disponibles de un Presupuesto al otro sin perder la Vigencia, al cerrarse el presupuesto de un año, quedan algunos recursos sin Comprometer que, de acuerdo con los lineamientos presupuestales de los PE, deben pasar a ser fuente de recursos del año siguiente. Estos recursos deben pasar al siguiente año conservando su Vigencia. 21. Identificación de ejes misionales. Registro de presupuesto distribuido en Ejes Misionales, por balances aprobados por la Superfinanciera, y compuesto por vigencias de diferentes años. Los presupuestos de los Programas Especiales se encuentran distribuidos por ejes misionales y estos a su vez por líneas de acción. Los PE requieren el control presupuestal no sólo del eje misional sino también de las líneas de acción para hacer seguimiento de cuáles de ellas son las más efectivas y en cuáles hay que enfocar mayor seguimiento. Página 15 de 25

16 22. Registro de una convocatoria de Bienes y Servicios (Convocatoria para un solo beneficiario): Al igual que con la convocatorias de cofinanciación (convocatoria para múltiples beneficiarios) el sistema deberá permitir manejar la conformación de convocatorias involucrando uno o más ejes misionales, así como una o más vigencias. 23. Registro de la asignación de un contrato de una convocatoria de cofinanciación o de Bienes y Servicios, producto de la aprobación de un proyecto. El sistema deberá permitir el registro de la asignación de recursos a un proyecto, respetando los porcentajes de participación originales de la convocatoria (ejes misionales y vigencias). 24. Cuentas de ahorro - conciliación (cargue archivos, ACH). El sistema deberá proveer facilidades para la realización de conciliaciones bancarias respecto a los pagos de cada proyecto y los archivos de bancos. 25. Reportes. El sistema debe proveer facilidades para la automatización en la generación de informes de rendiciones de cuentas con reportes como por ejemplo, de pagos con la discriminación detallada del beneficiario de causación y el beneficiario final del pago. 26. Manejo de documentos requeridos en etapas (entregables). 27. Generación plan de pagos (manual, automático). El sistema deberá permitir relacionar los diversos contratos a un proyecto o una línea, controlando los pagos o anticipos de pagos sobre cada factura y controlando las posibilidades de dobles pagos. Al registrar una orden de servicio o contrato con plan de pagos, permitirá determinar necesidades de caja mensuales, quincenales o semanales según sea el caso. El sistema deberá permitir la posibilidad de registrar la adjudicación directa de contratos, órdenes de servicio o pagos directos, involucrando uno o varios ejes misionales, así como una o varias vigencias y deberá permitir la posibilidad de introducir un plan de pagos (manual o automático) de forma tal que genere alertas al ordenador del pago para que realice la respectiva autorización. 28. Niveles de autorización. 29. Manejo multisectorial (1 titular, n beneficiarios). 30. Interfaces entidades de control. 31. Control de vigencias individuales. 32. Asignación de vigencias automáticas y manuales. 33. Registro de la asignación de contratos de convocatorias de cofinanciación, en dólares, pactando flujos de pagos en dólares, producto de la aprobación de un proyecto. El sistema deberá manejar la posibilidad de asignar recursos a proyectos o contrataciones en otras monedas o en dólares, trabajando con la TRM negociada en DOP para esa operación. 34. Guía de registros contables - Pagos DSA - Referencias Tributarias. 35. Interacción Módulo de Viáticos. Página 16 de 25

17 36. Identificación de Sectores y Regiones. 37. La herramienta deberá integrarse a la contabilidad del Banco y su repositorio contable, generando en línea y tiempo real el documento contable por cada operación o reversión de una operación. 38. El sistema deberá poder parametrizar cuentas de correo de usuarios y generar correos automáticos entre los funcionarios de las áreas para notificar los eventos de programaciones de pagos o en general, para notificar a usuarios de otras áreas respecto a tareas por cumplir o ya cumplidas. 39. El sistema deberá proveer hojas de trabajo que identifiquen el estado de proceso de cada pago con relación de los usuarios que han intervenido en cada punto del mismo. 40. El sistema deberá permitir definir y parametrizar el envío de correos automáticos con formato pdf o información por correo electrónico a los clientes/terceros registrados en el sistema como intervinientes en el desarrollo o seguimiento de un programa. Para esto deberá interactuar con el sistema Front, donde intervienen los diferentes actores del proceso. 41. Los procesos de cierre contable de cada proyecto deben poderse realizar en tiempos inferiores a una hora para la totalidad de los mismos y apoyar las labores de trasmisión a entidades de control incluso el mismo día de vencimiento del plazo, sin recurrir a labores de cierre desde días antes del plazo. 42. El sistema deberá permitir parametrizar totalmente las reglas de negocio de cobro de comisiones para cada proyecto, pero a la vez pueden ser sujetas o no de cobro en un pago particular si así lo desea el usuario final. 43. El sistema deberá permitir el manejo de fideicomisos por etapas/fases con cuentas de encargos diferentes (cada etapa tiene su propio encargo o cuenta) y permitiendo realizar la consolidación contable de varios fideicomisos. 44. El sistema deberá generar alertas sobre vencimiento de pólizas o garantías recibidas en la ejecución de los contratos de un proyecto; subproyecto o línea. 45. Registro de recursos provenientes de entidades aportantes considerando su origen, fecha de ingreso y vigencia: Según lo contemplado en el Plan Nacional de Desarrollo los recursos girados a los Patrimonios Autónomos tendrán dos (2) años para ser ejecutados, con esto, se debe tener presente la fecha en la cual ingresan los recursos al Programa Especial y llevar un control del tiempo faltante para cumplir con los dos (2) años. 46. El sistema deberá permitir en la gestión presupuestal y contable, las actividades por no ejecución de los recursos. Página 17 de 25

18 3.5 INTERACCIONES ADMINISTRATIVAS DE SOPORTE (reporte contable, valoración de portafolios, reporte presupuestal y gestión de viajes) El sistema deberá facilitar la interacción entre los PE y Bancóldex en términos contables y presupuestales. El sistema deberá facilitar del lado del sistema de gestión de proyectos misional la integración con recursos de cómputo, y/o aplicaciones que se encuentren disponibles sobre la plataforma de Bancóldex y que deban suministrar información a los PE y viceversa. Los servicios de conexión deben contar con interfaces comunes para interactuar con proceso de negocio, e interfaces separadas en los casos en los cuales el usuario así lo estime necesario. Para efecto de los procesos de integración de soluciones, se debe tomar en cuenta que los PE comparten información con los sistemas contables y presupuestales del Banco por lo tanto se requiere que la afectación contable y presupuestal se establezca en línea, así como la afectación sobre el sistema de gestión de viajes para Bancóldex y los Programas Especiales así como el sistema de valoración de portafolios que soportan los diversos programas. A continuación se presenta un diagrama de interacción que puede resultar para este proceso. Página 18 de 25

19 3.6 OTRAS CONSIDERACIONES OPERATIVAS. 1. Gestión de pagos y recaudos realizados para cada uno de los Programas Especiales: a) selección automática de la cuenta bancaria imputada partiendo de la parametrización del contrato, en donde se asignó la cuenta fuente de los recursos b) Desde el punto de vista de pagos, generación del archivo de pagos en la estructura ACH, actualmente se manejan cuentas en Bancolombia y BBVA, se cargan los archivos a través de la página Web de cada entidad financiera para dispersar los pagos, que pueden corresponder a pagos administrativos, a desembolso de recursos misionales vía contrataciones de servicios, a desembolso por contratos de cofinanciación, entre otros. c) Desde el punto de vista de los recaudos, como aplicar en el sistema los abonos recibidos en las cuentas, que pueden ser por: devoluciones de los beneficiarios de los proyectos de cofinanciación, rendimientos financieros sobre los saldos depositados en cuenta, giro de recursos por convenios firmados, entre otros. En cada caso de desembolso, pago ó recaudo, se debe imputar de manera automática la contabilidad, afectando las entradas y salidas de bancos vs. las cuentas contables según las afectaciones que se requieran. 2. Parametrización de la contabilización de los cargos bancarios e impuestos por desembolsos realizados, algunos son fijos y otros variables, como por ejemplo: comisión por domicilio, IVA, GMF, retención en la fuente, cree, entre otros. 3. Funcionalidad de envío de mail para confirmación de desembolsos realizados a los terceros una vez ordenados los pagos, de tal manera que el beneficiario y los interesados conozcan la gestión del pago, sean notificados de manera automática en el momento de la aprobación de la generación del archivo ACH para dispersar el pago, así como de las retenciones que le son practicadas. 4. Cálculo automático de los intereses por rendimientos financieros que se reciben en las cuentas, algunas cuentas acreditan con periodicidad diaria y otras con periodicidad mensual los rendimientos pactados con la entidad financiera, se requiere parametrizar la tasa de interés acordada y que el sistema calcule y contabilice los rendimientos financieros e impuestos aplicables, con la misma periodicidad con la que se afecta la cuenta. 5. Funcionamiento del módulo de conciliación, cargue de extracto emitido por las entidades financieras BBVA y Bancolombia. Se puede explorar también el MT-940 (Este formato se genera a partir de los formatos SWIFT MT940) que dichas entidades también nos pueden remitir, en este último formato la entidad financiera suministra mayor información para facilitar el cruce automático de las partidas, como es el caso de las referencias. 6. Flujo de autorizaciones para el pago / desembolso de recursos, se requiere ver las autorizaciones entregadas por el sistema front (Programas Especiales), con el cual contará el Banco, para que el back office (diferentes dependencias del banco) ejecute. Página 19 de 25

20 Esta funcionalidad se deberá traducir en la transición de estados que deberá adquirir una orden de pago. La cual podrá generar la transición en forma manual y estar disponible para que a través de interfaces desarrolladas con el sistema de gestión de convocatorias que administran los PE, se actualicen dichos estados de acuerdo al proceso allí desarrollado. Este cruce de información deberá corresponder al manejo de interfaces entre ambos sistemas. 7. Órdenes para generación de cuentas de cobro para solicitar recursos pactados a través de convenios, o para solicitar devolución de fondos por cierre de contratos de cofinanciación. 8. Estadísticas o indicadores de mejoramiento continuo con base a desembolsos realizados, saldos por cuentas e información de tiempos de proceso de las operaciones, por días, meses, años. 4. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN A continuación se describen las características particulares del sistema. 4.1 CARACTERÍSTICAS DE ORDEN FUNCIONAL 1. Deberá guardar el historial de todos los cambios efectuados sobre los datos y el usuario que los hizo (trazabilidad) y de tener opciones de consulta, generar informes o exportar esta información. 2. Cada propuesta y/o adquisición debe ser identificada mediante un código o clave de identificación único generado por el sistema que mantendrá durante todas las fases. Dicho código deberá ser enlazado con el sistema de gestión Front de convocatorias que utilizarán en su gestión los programas especiales, para lo cual se deberá considerar una interface que enlace ambas soluciones. 3. Se requiere que la solución cuente con un sistema de administración de la seguridad y del control de acceso. 4. Los usuarios internos tendrán accesos y permisos sobre el sistema, para ejecutar transacciones administrativas. Los accesos y permisos que cada tipo de usuario serán parametrizables en función de su perfil y se establecerán por parte de los PE durante la ejecución del contrato. El sistema permitirá administrar y gestionar múltiples usuarios con sus respectivos niveles de acceso a la información y funciones, así como, menús o rutas de llegadas personalizadas, de acuerdo con las políticas del Banco al respecto Página 20 de 25

21 4.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS El proveedor de servicios de tecnología debe hacer una especificación detallada del cumplimiento de los requerimientos de software, hardware y comunicaciones que se especifican en los servicios que se detallan en este ítem. La propuesta deberá tener especificados cada uno de los elementos y componentes que hacen parte de la solución, los cuales sean prerrequisito para la implementación y funcionamiento de esta solución. De no ser explicito, se asume estas serán presentadas por el proponente como parte integral de su propuesta Sistema Back (Control operativo, contable, presupuestal) Requerimientos mínimos y óptimos a nivel de software, hardware y comunicaciones para la operación directa en el Banco en todos los servicios transaccionales. - Arquitectura de software Servidor de aplicaciones (sistema operativo, servidores web, etc.). Servidor de bases de datos (motor y versiones). Lenguaje de desarrollo utilizado. - Arquitectura de hardware Características de los servidores de aplicaciones y base de datos: o Tipo de servidores. o Cantidad de memoria. o Características del procesador. o Capacidad discos duros. - Arquitectura de comunicaciones - Seguridad Políticas de seguridad a nivel de accesos. Esquema robusto de trazabilidad de operaciones (logs) de consulta, modificación y eliminación de información durante el ciclo completo de la misma, a nivel de usuario y/o dispositivo. Certificación de cumplimiento de políticas de confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información. Servicios de administración de seguridad (SSL, encripción de datos, entre otros). Plan de auditoría sobre la seguridad de los sistemas gestionados (logs y reportes). Esquema de control de acceso por roles y responsabilidades con autenticación contra el directorio activo del Banco. En este caso el proveedor deberá especificar el esquema lógico y físico de los elementos necesarios para Página 21 de 25

22 garantizar una adecuada y segura conexión entre la nube y el directorio activo que se encuentra en sitio. Cumplimiento circulares 052 de 2007 y 042 de Tener mecanismos para proteger la información sensible, preferible a nivel de campo o como mínimo a nivel de tipo documental. La solución que se proponga, deberá garantizar por los próximos 3 años que las herramientas sobre las que se soporta, estarán vigentes en el mercado con su debido nivel de soporte y de presentarse alguna novedad en este sentido, deberá dejar explícito en la propuesta e indicar el plan de trabajo para la migración a la siguiente versión anunciada por los fabricantes Soporte a la solución Esquema de las diferentes líneas de soporte (teléfono, mail, online, presencial, entre otros). Esquemas de monitoreo, seguimiento y control o Incidencias. o Acuerdos de servicio (SLA). o Niveles de atención, o Controles de cambio. o Versionamiento, mantenimiento y nuevos desarrollos. o Configuraciones (aplicación, base de datos, servidores). Soporte sobre la funcionalidad de la solución 7x24x365. Esquema definido para nuevos requerimientos, costos relacionados con los diferentes tipos adicionales de contratación: capacitación, consultoría, desarrollo, así como de la disponibilidad para contar con dichos servicios. 4.3 ESPECIFICACIONES DE METODOLOGÍA El proveedor de servicios de tecnología debe hacer una especificación detallada de la metodología a ser utilizada durante la ejecución del proyecto, donde se debe aclarar: 1. Fases asociadas al proceso de gestión de proyectos 2. Entregables definidos en cada una de las fases. 3. Roles y participantes vinculados a cada una de las fases. 4. Técnicas a aplicar 5. Estrategias de desarrollo del proyecto y del software, (indicar como se desarrollan como estrategias ágiles, para un desarrollo ágil e iterativo) Página 22 de 25

23 5. MIGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXISTENTE. El proponente debe incluir en la propuesta el plan y la forma como se migrará la información existente, la cual corresponde a los proyectos asociados, la ejecución presupuestal y contable para cada uno de los programas, así como de valoración de portafolios. Esta información se encuentra en varias fuentes de datos, entre ellas se cita el módulo contable GMA, la información del portafolio de inversiones se encuentra en Alfyn. Cada grupo de patrimonio define su proceso en forma independiente y es posible que el modelamiento del mismo cambie entre los mismos. La expectativa en cuanto a la migración de datos es pasar toda la información (activa e histórica) al nuevo sistema. Información contable, de presupuestos y de valoración de portafolios existente a la fecha. Los programas especiales se encuentran operativos desde el año 2011, se pretende realizar la migración de todas las operaciones realizadas desde dicho año. 6. DOCUMENTACIÓN, ENTREGABLES El proveedor deberá realizar la entrega de los siguientes documentos tanto técnicos como funcionales: 1. Implantación del sistema. 2. Capacitación de los usuarios (aproximadamente 50). 3. Manuales de usuario, técnico y diccionario con toda la estructura de la base de datos. 4. Backup de base de datos semanales y al final del proyecto en DVD. 5. El proveedor debe entregar en formato XML la información contenida en la base de datos de la aplicación al finalizar el proyecto. Adicionalmente, debe realizar las consultas a estos archivos que serían las mismas solicitadas en los reportes que generará la aplicación. Página 23 de 25