SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE VIAJES Y LEGALIZACIÓN DE VIATICOS.

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1 VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES VICEPRESIDENCIA FINANCIERA- PROGRAMAS ESPECIALES SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE VIAJES Y LEGALIZACIÓN DE VIATICOS. BANCÓLDEX Página 1 de 21

2 CONTENIDO Tabla de contenido 1. DEFINICIONES: USUARIOS: FUNCIONALIDADES GENERALES DEL SISTEMA PROCESO DE GASTOS DE VIAJE LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS DINÁMICA CONTABLE MÓDULO DE VIAJES: ESQUEMA PCAAD INTERACCIONES ADMINISTRATIVAS DE SOPORTE (reporte contable y reporte presupuestal) GESTIÓN DOCUMENTAL CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN CARACTERÍSTICAS DE ORDEN FUNCIONAL ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SOPORTE DE LA SOLUCIÓN ESPECIFICACIONES DE METODOLOGÍA DOCUMENTACIÓN, ENTREGABLES MODELOS GRÁFICOS Gráficas. Gráfica 1. Esquema del modulo de viajes (Solicitud) 17 Gráfica 2. Esquema legalización de viáticos. 18 Gráfica 3. Esquema de manejo presupuestal. 19 Gráfica 4. Integración Funcional Sistema Gestión de Viajes y Back Office. 20 Página 2 de 21

3 1. DEFINICIONES: Bancóldex: Banco de Comercio Exterior de Colombia será el contratante de los bienes y servicios objeto de la contratación. Los Programas Especiales se encuentran administrados por el Banco y serán algunos de los beneficiarios de los bienes y servicios contratados por el Banco. Programas Especiales (PE): Se refiere a los Programas Especiales (Patrimonios Autónomos). Actualmente estos programas son la Unidad de Desarrollo e Innovación (UDI), el Programa de Transformación Productiva (PTP) y el Fondo de Modernización e Innovación (FMI). Cuando se refiere a los PE, podrá interpretarse con respecto a uno, a varios o a todos, sin que ello signifique que en el futuro, puedan incluirse sobre la misma lógica de negocio otros programas especiales. Pagos: Reconocimiento económico para cubrir el valor de una orden de servicio o pago de un bien o servicio o de un contrato de cofinanciación y que puede afectar un eje misional. El registro de una orden de servicio o contrato con plan de pagos permitirá determinar necesidades de caja mensuales, quincenales o semanales según sea el caso. Pagos directos: Pago de un bien o servicio que puede ser de carácter administrativo o misional, sin la suscripción previa de un documento. Aplicativo de Autogestión: La autogestión (administración autónoma) en organización es el uso de cualquier método, habilidad y estrategia a través de las cuales los partícipes de una actividad puedan dirigirse hacia el logro de sus objetivos con autonomía de gestión. Se realiza por medio del establecimiento de metas, planificación, programación, seguimiento de tareas, autoevaluación, autointervención y autodesarrollo. También se conoce a la autogestión como proceso ejecutivo (en el contexto de un proceso de ejecución autónomo). La autogestión pretende el apoderamiento de los individuos para que cumplan objetivos por sí mismos. Página 3 de 21

4 2. USUARIOS: Los usuarios que accederán al sistema serán de tipo interno y externo: Usuarios Internos de los PE: Usuario Administrador, Usuario Departamento de Gestión Contable, Usuario Departamento de Servicios Administrativos, Usuario de la Oficina de Finanzas Corporativas, Usuario Contraloría (CTR) y Revisoría Fiscal, Usuario gestión de diferentes dependencias. Los accesos y permisos de cada tipo de usuario serán parametrizables en función de su perfil, de acuerdo a su función y responsabilidad. El sistema permitirá administrar y gestionar múltiples usuarios con sus respectivos niveles de acceso a la información y funciones, así como, menús o rutas de llegadas personalizadas, de acuerdo con las políticas del Banco al respecto. Existirá además, un usuario administrador del sistema, que tendrá permisos a todos los módulos del sistema y será el encargado del direccionamiento de las parametrizaciones necesarias. Usuario Supervisor: Es el usuario interno de Bancóldex que se encarga de hacer seguimiento a los contratos de bienes y servicios, el monitoreo y su control autorizando el desembolso correspondiente. 3. FUNCIONALIDADES GENERALES DEL SISTEMA Se busca soportar el proceso de solicitud, aprobación y gestión de viajes de funcionarios y personal externo. Para lograr este propósito, se puede presentar un software especializado que se pueda integrar con los otros sistemas de información del back Office y parametrizar según el proceso detallado a continuación: 3.1 Proceso de gastos de viaje. 3.2 Legalización de Viáticos. 3.3 Dinámica Contable Módulo de Viajes. El proceso que se detalla a continuación es aplicable tanto a los procesos del Banco, como a los desarrollados bajo la administración que el Banco ofrece para los Programas Especiales. Página 4 de 21

5 3.1 PROCESO DE GASTOS DE VIAJE. El proceso inicia con el acuerdo entre el viajero y su jefe para solicitar oportunamente el viaje (tres días de antelación para viajes nacionales y 8 días para internacionales) en el que se define el destino, objeto y duración. El viajero ingresa al aplicativo de autogestión de viajes (provisto por la agencia de viajes) ingresa su número de cédula, llave con la cual se despliega su nombre, centro de responsabilidad y cargo. Luego se selecciona la ciudad, el país de destino y las fechas de inicio de viaje y de retorno. Soportado en las opciones que le ofrece el sistema, el viajero selecciona la aerolínea e itinerario(s) para su desplazamiento, teniendo en cuenta las mejores opciones de costo. Seguidamente, el viajero realiza similar consulta en la agencia de viajes para definir, de acuerdo con las políticas del Banco, su hospedaje, teniendo en cuenta que en destinos donde existan hoteles de convenio, el sistema desplegará únicamente estas opciones. El módulo de autogestión proveerá la información requerida para continuar el flujo de procesos y alimentar la base de datos del módulo de viajes de Bancóldex. La información será suministrada a través de un archivo plano, el cual será tomado por el Aplicativo de viajes del Banco (módulo de viajes) que, de acuerdo con el cargo del funcionario (orden jerárquico) y el perfil del viaje (país de destino y número de días de estadía), calculará los viáticos que le corresponden. En el evento en que no se requiera tiquete aéreo ni alojamiento, el ciclo de la solicitud de viaje iniciará en el aplicativo de viajes del Banco El viajero incluirá por último en el aplicativo de viajes los gastos adicionales en los que incurrirá, tales como desplazamientos a aeropuertos y hoteles y los demás que se requieran, desagregados si es del caso, tanto en moneda nacional (nacionales) como en moneda extranjera (Internacionales). El aplicativo de viajes del Banco generará una notificación dirigida al jefe y ejecutivo de viajes del Departamento de Servicios Administrativos (DSA), que se podrá consultar en dispositivos móviles. Estos funcionarios dispondrán como máximo de 2 horas (tiempo que podrá ser parametrizable dentro del sistema) para hacer sus comentarios sobre el perfil del viaje, que podrán originar modificaciones que el viajero deberá ejecutar. Si no existen comentarios a la notificación dentro de dicho término de tiempo, el perfil del viaje deberá dirigirse al ordenador de gasto de viajes (Director DSA) para su respectiva aprobación. La aprobación de viajes, deberá obtener información presupuestal del sistema Back Office de Bancóldex, que permita identificar la disponibilidad presupuestal y llevar un control por empresa, área misional, convenio, vigencia, etc, para el rubro de viajes, este control podrá modelarse de acuerdo a los requerimientos de cada una de las empresas, en cuanto a control y holgura a ser llevados. Página 5 de 21

6 Después de la aprobación dada por el Director de DSA, la agencia de viajes, de una parte, procederá a emitir el tiquete y confirmar la reserva de hotel y, de otra, el aplicativo de viajes del Banco activará la respectiva dinámica contable, la cual podrá afectar contabilidades de empresas diferentes y por tanto deberá contar con las interfaces respectivas que permitan la actualización de éstas en línea. Se debe generar una interfaz (ACH) con el aplicativo de Bancolombia o el banco correspondiente para finalmente ejecutar el desembolso. Este proceso se desarrollará por empresa y por Banco. Para fines de conservación documental, la información del perfil del viaje aprobado reposará paralelamente en Onbase (aplicativo del Banco para gestión documental), por lo cual se requiere contar con la respectiva interface que garantice llevar los soportes y el registro correspondiente. Para asignar los viáticos el sistema debe permitir la parametrización del orden jerárquico que corresponda para asignar los valores respectivos. Igualmente diferenciar entre funcionarios del Banco y personas de entidades externas supervisores, interventores o consultores. 3.2 LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS. La legalización de viajes se hace con un plazo máximo de 8 días hábiles después de finalizada la misión, el viajero deberá ingresar al aplicativo de viajes para registrar los viáticos que efectivamente utilizó, así como los gastos adicionales en que incurrió, es decir, desplazamientos a aeropuertos, hoteles y otros, desagregados si es del caso, tanto en moneda nacional (viajes nacionales) como en moneda extranjera (viajes internacionales), incorporando en el aplicativo de viajes los documentos soporte de la legalización. Esta información deberá ser remitida a la ejecutiva de viajes del DSA quien revisará, solicitará las aclaraciones pertinentes si es del caso o aprobará este balance. Si de este ejercicio resultan recursos a favor o en contra del viajero, se procederá en consecuencia, pero en ambos casos el aplicativo de viajes del Banco emitirá las respectivas notificaciones al viajero y disparará las respectivas contabilizaciones. El proceso de legalización de viajes (hoteles, tiquetes, viáticos y otros) debe afectar el ciclo presupuestal PCAAD en los estados C-Comprometido, A-Adjudicado y D-Desembolsado de manera continua de los recursos planeados indicando eje misional, presupuesto y vigencia a afectar, en este caso se deberá contar con las interfaces que permitan la actualización de dichos presupuestos en el sistema que corresponda en el Banco y en los Programas Especiales administrados por el Banco. Página 6 de 21

7 Para fines de conservación documental, la información de la legalización reposará paralelamente en Onbase (aplicativo del Banco para gestión documental). 3.3 DINÁMICA CONTABLE MÓDULO DE VIAJES: Los procedimientos contables que rigen los balances de Bancóldex y de los Programas Especiales se basan en la normatividad emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia (Circular Básica Contable y Financiera Circular Externa 100 de 1995), Resolución 3600 de 1988 (Plan Único de Cuentas) y por el decreto 2649 de Los gastos originados por los viajes de comisiones, ya sean funcionarios del Banco o personal externo interventor, se rigen bajo la siguiente dinámica contable: 3.2 Dinámica Contable De Viajes y Viáticos Programas Especiales Dinámica contable Bancóldex (anticipo de viajes funcionario COP) CUENTA NOMBRE TERCERO DEBITO CREDITO GASTOS DE VIAJE NO APLICA BANCOLOMBIA CTA CC FUNCIONARIO TOTALES Dinámica contable Programas Especiales (anticipo de viajes funcionario cop) CUENTA NOMBRE TERCERO DEBITO CREDITO ANTICIPO GASTOS VIAJES MONEDA NACIONAL C.C. FUNCIONARIO GASTOS ADMINISTRATIVOS NO APLICA TOTALES Dinámica contable Programas Especiales (legalización anticipo de viajes funcionarios en COP) CUENTA NOMBRE TERCERO DEBITO CREDITO MANUTENCION CC FUNCIONARIO OTROS GASTOS DE VIAJE NIT / CC PROVEEDOR ANTICIPO GASTOS VIAJES MONEDA NACIONAL CC FUNCIONARIO CUENTAS POR PAGAR OTRAS A EMPLEADOS CC FUNCIONARIO TOTALES Página 7 de 21

8 Dinámica contable Bancóldex USD (anticipo de viajes funcionarios USD) CUENTA NOMBRE TERCERO DEBITO CREDITO GASTOS DE VIAJE CC FUNCIONARIO CAJA DOLARES NO APLICA 480 TOTALES Dinámica contable Bancóldex USD(legalización anticipo de viajes funcionarios USD) CUENTA NOMBRE TERCERO DEBITO CREDITO ANTICIPO GASTOS VIAJES CC FUNCIONARIO GASTOS ADMINISTRATIVOS NO APLICA TOTALES Dinámica contable Programas Especiales (legalización viajes funcionarios USD) CUENTA NOMBRE TERCERO DEBITO CREDITO MANUTENCION CC FUNCIONARIO OTROS GASTOS DE VIAJE NIT / CC PROVEEDOR GASTOS ADMINISTRATIVOS NO APLICA CUENTAS POR PAGAR OTRAS A EMPLEADOS CC FUNCIONARIO TOTALES Dinámica contable Bancóldex (retención en la fuente asumida) CUENTA NOMBRE TERCERO DEBITO CREDITO POR SALARIOS Y DEMAS PAGOS LABORALES C.C. FUNCIONARIO POR SALARIOS Y DEMAS PAGOS LABORALES C.C. FUNCIONARIO GASTOS ADMINISTRATIVOS NO APLICA TOTALES Página 8 de 21

9 Dinámica contable Programas Especiales (retención en la fuente asumida) CUENTA NOMBRE TERCERO DEBITO CREDITO POR SALARIOS Y DEMAS PAGOS LABORALES C.C. FUNCIONARIO POR SALARIOS Y DEMAS PAGOS LABORALES C.C. FUNCIONARIO BX RETENCIONES FUNCIONARIOS NO APLICA TOTALES Dinámica Contable Módulo De Viajes Bancóldex Dinámica Contable Anticipo De Viaje En Pesos - Funcionarios NRO. CUENTA CONCEPTO DEBITO CREDITO CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR PAGAR TOTAL Dinámica Contable Legalización De Viaje En Pesos - Funcionarios NRO. CUENTA CONCEPTO DEBITO CREDITO CUENTAS POR COBRAR MANUTENCIÓN OTROS GASTOS VIAJE CUENTA POR PAGAR TOTAL Dinámica Contable Anticipo De Viaje En USD - Funcionarios NRO. CUENTA CONCEPTO TERCERO DEBITO CREDITO CUENTAS POR COBRAR C.C. - FUNCIONARIO EFECTIVO DOLARES NO APLICA TOTAL Dinámica contable legalización de viaje en USD - funcionarios NRO. CUENTA CONCEPTO TERCERO DEBITO CREDITO CUENTAS POR COBRAR C.C. - FUNCIONARIO MANUTENCIÓN C.C. - FUNCIONARIO OTROS GASTOS DE VIAJE C.C. - FUNCIONARIO 200 TOTAL Página 9 de 21

10 3.4 ESQUEMA PCAAD. Esquema donde se relacionan las etapas a través de las cuales se efectúa el control de los recursos recibidos por los Programas Especiales para frentes misionales como para Gastos de Funcionamiento y Otros Gastos de Apoyo de la Operación para las diferentes vigencias de los recursos. Estas etapas son: Presupuesto, Compromisos, Asignación, Adjudicación y Desembolso. El esquema (PCAAD) incluye las etapas a través de las cuales se efectuará el control de los recursos recibidos por los Programas Especiales para frentes misionales, para gastos de funcionamiento y otros gastos de apoyo de la operación para las diferentes vigencias de los recursos. El Esquema está compuesto por las siguientes etapas: Presupuesto: Corresponde a los montos presupuestales definidos para cada uno de los frentes misionales de cada Programa Especial, así como para lo correspondiente a Gastos de funcionamiento y otros gastos de apoyo de la operación que han sido aprobados por el órgano de gobierno. Compromiso: Corresponde al inicio de procesos que impliquen que en el futuro se puedan presentar exigencias de recursos sobre las partidas presupuestales previamente aprobadas. Asignación: Corresponde a la viabilidad de propuestas y/o proyectos de cofinanciación y otros conceptos misionales Adjudicación: Corresponde a la firma o formalización de contratos de cofinanciación, contratos de compra de bienes y servicios, convenios, órdenes de compra de bienes o servicio, debidamente suscritos por el Programa Especial y los pagos directos de facturas. Incluye adicionalmente los gastos de funcionamiento y otros gastos de apoyo de la operación que se hayan formalizado mediante los convenios respectivos con Bancóldex actuando como administrador del PE respectivo o con las entidades correspondientes El saldo de este estado es acumulativo pero excluyente respecto al Asignado. Esto significa que su saldo se incrementará permanentemente por cada Adjudicación que se registre hasta alcanzar como máximo el monto del Presupuesto aprobado. Desembolso: Corresponde a los pagos realizados por el Programa. El saldo de este estado es acumulativo. Esto significa que su saldo se incrementará permanentemente por cada desembolso registrado hasta alcanzar como máximo el monto del presupuesto aprobado. Página 10 de 21

11 Dependiendo de la naturaleza del hecho económico, en algunas situaciones, el Compromiso, la Adjudicación y el Desembolso se darán de forma simultánea. No obstante, los registros contables reflejarán el tránsito de los recursos por cada uno de los estados. Así mismo la reversión o anulación de operaciones deberá disminuir los saldos acumulados para cada uno de los estados del presupuesto. 3.5 INTERACCIONES ADMINISTRATIVAS DE SOPORTE (reporte contable y reporte presupuestal) El sistema deberá facilitar la interacción entre los Programas Especiales y Bancóldex en términos contables y presupuestales. El sistema deberá facilitar del lado del sistema de gestión de proyectos misional la integración con recursos de cómputo, y/o aplicaciones que se encuentren disponibles sobre la plataforma de Bancóldex y que deban suministrar información a los PE y viceversa. Los servicios de conexión deben contar con interfaces comunes para interactuar con proceso de negocio, e interfaces separadas en los casos en los cuales el usuario así lo estime necesario. Para efecto de los procesos de integración de soluciones, se debe tomar en cuenta que los Programas Especiales comparten información con los sistemas contables y presupuestales del Banco por lo tanto se requiere que la afectación contable y presupuestal se establezca en línea. 3.6 GESTIÓN DOCUMENTAL Dado que los documentos y la información deberán ser cargados por el usuario que se beneficia de anticipos, el sistema deberá entregar esta información en una ruta de archivos definida por el Banco, para su posterior cargue a Onbase teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1. Los índices de los documentos cargados deberán ser presentados en un archivo de texto (txt), con el siguiente formato: Nombre del documento, fecha del documento, fecha y hora de cargue, número consecutivo asignado por el sistema para el viaje en trámite, identificación del funcionario que aplica al viaje, nombre del funcionario que aplica al viaje, nombre del archivo.pdf. 2. El nombre del archivo de texto deberá comenzar con las siglas VJ. Página 11 de 21

12 4. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN A continuación se describen las características particulares del sistema. 4.1 CARACTERÍSTICAS DE ORDEN FUNCIONAL 1. Deberá guardar el historial de todos los cambios efectuados sobre los datos y el usuario que los hizo (trazabilidad) y de tener opciones de consulta, generar informe o exportar esta información. 2. Se requiere que la solución cuente con un sistema de administración de la seguridad y del control de acceso. 3. Se requiere contar con la generación de alertas correspondientes, que deben identificar el proceso a ser desarrollado y se notifique de eventos próximos a suceder. 4. Se debe contar con una herramienta que permita la generación personalizada de informes, así como la definición de indicadores y estadísticas que correspondan a la información registrada en el sistema. 4.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS El proveedor de servicios de tecnología debe hacer una especificación detallada del cumplimiento de los requerimientos de software, hardware y comunicaciones que se especifican en los servicios que se detallan en este ítem. La propuesta deberá tener especificados cada uno de los elementos y componentes que hacen parte de la solución, los cuales sean prerrequisito para la implementación y funcionamiento de esta solución. De no ser explicito, se asume estas serán presentadas por el proponente como parte integral de su propuesta REQUERIMIENTOS TÉCNICOS. Requerimientos mínimos y óptimos a nivel de software, hardware y comunicaciones para la operación directa en todos los servicios transaccionales. - Arquitectura de software Servidor de aplicaciones (sistema operativo, servidores web, etc.). Servidor de bases de datos (motor y versiones). Lenguaje de desarrollo utilizado. Portabilidad. Tipos de navegadores que soporta. Página 12 de 21

13 Cumplimiento de la ley 1581 de protección de datos. Interfaz gráfica con diseño intuitivo. Deberá incluir la propuesta de escalabilidad que le permitan al sistema adaptarse a las demandas que surjan por crecimiento de usuarios que acceden a la aplicación. - Arquitectura de hardware Características de los servidores de aplicaciones y base de datos: o Tipo de servidores. o Cantidad de memoria. o Características del procesador. o Capacidad discos duros. o Tarjetas de Red. o Enrutadores. o Características de disponibilidad y escalabilidad. - Arquitectura de comunicaciones. En caso de tratarse de un servicio en la nube, deberá especificar características adicionales a solo el consumo de anchos de banda, los cuales se describen a continuación: o Características de disponibilidad y escalabilidad. o Velocidad del canal de comunicaciones. o Medición y registro de parámetros del uso del ancho de banda. o Evaluación y administración del reuso. o Capacidad de ancho de banda. o Infraestructura física. o Sistema de administración de redes. o Soporte a nivel del datacenter 7x24x365 o Disponibilidad del servicio (Uptime requerido %) o Especificación del canal, tipo de seguridad, que se requieren para conectar con los sistema operativos en las instalaciones del banco y con los cuales se requiere de una interface. - Licenciamiento Tipos y Cantidad de licencias requeridas. Costos y periodo de vigencia de las licencias. Soporte, mantenimiento y actualización de las licencias. Licencias para soportar esquema de ambientes de desarrollo, pruebas, producción y contingencia para ambiente productivo. - Continuidad Plan general de continuidad del servicio (gestión, recuperación, replicación, prevención de riesgos, documentación, entre otros). Estándares de calidad (certificaciones ISO, NAP). Políticas de backups. Página 13 de 21

14 Resultados de las auditorias generales sobre los servicios. Nivel TIER del centro de datos principal y de contingencia a través del cual se prestará el servicio, en caso de contarse con este esquema. - Seguridad Esquema de seguridad física y lógica del datacenter. o Servidores aplicaciones. o Servidores bases de datos. Políticas de seguridad a nivel de accesos. Gestión y seguridad de los servicios a prestar, necesarios para el correcto funcionamiento de la plataforma de TI. Certificación de cumplimiento de políticas de confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información. Servicios de administración de seguridad (SSL, encripción de datos, herramienta de gestión y monitoreo para la detección temprana de intrusos, firewall, entre otros). Plan de auditoría sobre la seguridad de los sistemas gestionados (logs y reportes). Certificado Digital para acceso WEB. Análisis de vulnerabilidades y riesgo operativo. Para esto se debe presentar la estrategia a ser implementada y el plan utilizado. Autenticación contra el directorio activo del Banco. En este caso el proveedor deberá especificar el esquema lógico y físico de los elementos necesarios para garantizar una adecuada y segura conexión entre la nube y el directorio activo que se encuentra en sitio. Cumplimiento circulares 052 de 2007 y 042 de En caso de especificarse un esquema de seguridad física entre el datacenter del hosting y el del Banco, se deberá aclarar los requerimientos a tenerse en cuenta, en caso de ser lógico, se deberá especificar como funciona lógicamente el esquema de seguridad. - Licenciamiento Administración de control de versiones. Tipos y Cantidad de licencias requeridas. Costos y periodo de vigencia de las licencias. Soporte, mantenimiento y actualización de las licencias. Licencias por ambiente con sus costos (producción, pruebas, desarrollo). - Adicionalmente, el proponente debe presentar la arquitectura completa mediante un esquema gráfico. Página 14 de 21

15 - Servicio de hosting, tipo de hosting a implementarse, el costo del mismo debe incluirse en la propuesta, especificándose el tiempo de servicio soportado con la propuesta inicial así como el costo posterior anual a ser renovado SOPORTE DE LA SOLUCIÓN Esquema de las diferentes líneas de soporte (teléfono, mail, online, presencial, entre otros). Esquemas de monitoreo, seguimiento y control o Incidencias. o Acuerdos de servicio (SLA). o Acuerdos de Operación (OLA). En caso de presentarse una propuesta de servicio en la nube. o Niveles de atención, o Controles de cambio. o Versionamiento, mantenimiento y nuevos desarrollos. o Configuraciones (aplicación, base de datos, servidores). Soporte sobre la funcionalidad de la solución 7x24x365. Esquema definido para nuevos requerimientos, costos relacionados con los diferentes tipos adicionales de contratación: capacitación, consultoría, desarrollo, así como de la disponibilidad para contar con dichos servicios. 4.3 ESPECIFICACIONES DE METODOLOGÍA El proveedor de servicios de tecnología debe hacer una especificación detallada de la metodología a ser utilizada durante la ejecución del proyecto, donde se debe aclarar: 1. Fases asociadas al proceso de gestión de proyectos 2. Entregables definidos en cada una de las fases. 3. Roles y participantes vinculados a cada una de las fases. 4. Técnicas a aplicar 5. Estrategias de desarrollo del proyecto y del software, (indicar como se desarrollan estrategias agiles, para un desarrollo ágil e iterativo) Página 15 de 21

16 5. DOCUMENTACIÓN, ENTREGABLES El proveedor deberá realizar la entrega de los siguientes documentos tanto técnicos como funcionales: 1. Implantación del sistema. 2. Capacitación de los usuarios (aproximadamente 200). 3. Manuales de usuario, técnico y diccionario con toda la estructura de la base de datos. 4. Backup de base de datos semanales y al final del proyecto en DVD. 5. El proveedor debe entregar en formato XML la información contenida en la base de datos de la aplicación al finalizar el proyecto. Adicionalmente, debe realizar las consultas a estos archivos que serían las mismas solicitadas en los reportes que generará la aplicación. Página 16 de 21

17 6. MODELOS GRÁFICOS. ESQUEMA DEL MODULO DE VIAJES (SOLICITUD) GRÁFICA 1 Inicio Viajero y jefe Acuerdo plan de viaje Software Autogestión Ingreso plan de viaje: Tiquetes, alojamiento y gastos adicionales. Cálculo automático de viáticos Notificación a jefe y viajero Ordenador Aprobación de la solicitud de viaje Confirmación de Tiquete Desembolso -Afectación PE o BCX -Dinámica Contable FIN Página 17 de 21

18 ESQUEMA LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS GRÁFICA 2 Inicio -Control Plazo Legalización -Registro Viáticos Utilizados (COP/USD) -Gastos Adicionales (COP/USD) -Notificación DSA de parte del viajero -Resultado del Ejercicio (a favor o en contra) Notificación Viajero -Afectación PE o BCX -Dinámica Contable Gestión documental FIN Página 18 de 21

19 ESQUEMA DE MANEJO PRESUPUESTAL GRÁFICA 3 Página 19 de 21

20 INTEGRACIÓN FUNCIONAL SISTEMA GESTIÓN DE VIAJES Y BACK OFFICE GRÁFICA 4 Página 20 de 21

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