Guía para la organización de eventos

Transcripción

1 Guía para la organización de eventos Esta guía detallada para la organización de eventos ha sido diseñada con vistas a ayudarle a desempeñar su tarea como anfitrión, y conseguir repetidamente que sus eventos sean un gran éxito. Establezca sus objetivos La planificación es primordial; un evento que no se haya planeado de antemano o estudiado a fondo podría acabar siendo un desastre. Por lo tanto, si quiere garantizar que todo salga a las mil maravillas, deberá idear un plan general para su evento que incorpore objetivos ACERTADOS. A APRECIABLES Cómo sabe si va por buen camino a menos que evalúe la situación? Una meta debe ser mensurable para garantizar que está cumpliendo los objetivos que se ha propuesto. Organice las tareas que debe llevar a cabo como parte del plan concebido para su evento, y fije sus propios plazos para completarlas. Cuando termine cada una de las tareas, tendrá una idea más clara del progreso que está realizando. E- ESPECÍFICOS Una vez que se ha propuesto una meta y ha pensado en lo que quiere lograr con su evento, debería plantearse las cinco preguntas que enumeramos a continuación: Qué? Qué quiero lograr con este evento? Por qué? Por qué quiero conseguirlo? Quién? Quién me ayudará a conseguir mi objetivo y me apoyará en el evento? Dónde? Dónde tendrá lugar mi evento? Cuáles? Qué herramientas y materiales necesitaré para el evento? R RELEVANTES & REALISTAS El esfuerzo que hace a la hora de crear un evento siempre tendrá su recompensa. Sin embargo, qué quiere lograr exactamente con este evento? No olvide que la meta y los objetivos deben ser realistas.

2 A ALCANZABLES Echemos un vistazo a las preguntas de más arriba: se ha propuesto objetivos realistas? Podrá lograrlos en el plazo de tiempo específico que ha determinado? Cuando organiza su propio evento, siempre se necesitan grandes dosis de tiempo y esfuerzo y, además, se debe contar con la actitud y los recursos adecuados para garantizar que en la medida de lo posible todo marche sobre ruedas. O OPORTUNOS Piense en ese momento del año más oportuno para ser anfitrión de un evento, y plantéese qué fechas serían más convenientes para los asistentes. Asimismo, asegúrese de que la competencia no haya organizado eventos que podrían quitarle protagonismo a su día! En qué se va a concentrar? Sus objetivos le ayudarán a determinar el tipo de evento que quiere organizar y su enfoque principal. A modo de ejemplo, podemos citar: Los eventos de venta al por menor La promoción del negocio y el reclutamiento El lanzamiento de productos Encuentros Conferencias Cursos formativos del HBM A qué tipo de público va a dirigir su evento? Esta pregunta está ligada a los objetivos y el enfoque que pretende utilizar, y estos dos factores dependerán a su vez de los motivos para crear su propio evento. Todo esto le ayudará a determinar el tipo de público con el que le gustaría contar en su evento. Tendrá que pensar en las siguientes variables para comprender el tipo de público al que va a dirigir su evento: Variables demográficas: Edad y ubicación Variables psicográficas: Intereses, pasatiempos y personalidad Estas variables también le ayudarán a discernir la mejor manera de conectar con el público en lo relativo al tipo de comunicación que debería utilizar para los eventos: estas personas preferirían recibir una carta que promocione el evento o un correo electrónico?, utilizan las redes sociales?, podría anunciar su evento dentro de estas? Hablaremos con más detalle acerca de este tema en el apartado de promociones de esta guía.

3 Aspectos básicos en la planificación de eventos A continuación, detallamos algunos puntos clave que debe considerar a la hora de organizar su evento. Esta lista también puede utilizarse a modo de listado de verificación en las etapas iniciales del proceso de planificación: La planificación del evento comienza con la búsqueda exhaustiva de información. Asista a otros eventos, exhibiciones, encuentros y exposiciones para familiarizarse con lo que da resultado y lo que no. Asimismo, reúna información acerca de los hoteles y lugares en los que le gustaría celebrar su evento. Elabore una línea de tiempo que determine el plazo para completar las tareas, también conocida como línea de tiempo para la implementación de tareas. Fije las fechas en las que se celebrará el encuentro, y asegúrese de que esas fechas/horarios les vienen bien a los principales asistentes. Visite el lugar de celebración que ha seleccionado para asegurarse de que la ubicación es acertada para el evento y el tipo de público que asistirá a este. Considere si está bien comunicado o no, y también tenga en cuenta el número de plazas de aparcamiento que ofrece. Cuántas salas necesitará reservar en el lugar de celebración seleccionado? Cuánto le costará? Qué se especifica/no se especifica en el contrato? Eche un vistazo a las instalaciones del hotel. Los invitados tienen la opción de comprar comida, bebidas y tentempiés? También debería considerar la opción de reservar habitaciones en el hotel si su evento dura más de un día. Haga que el hotel muestre interés por su evento, deles motivos para querer que sus instalaciones sean las elegidas, y deje que piensen en la publicidad de la que podrían beneficiarse. Todo esto ayudará a establecer buenas relaciones laborales. Determine los requisitos de las instalaciones y la organización del evento. Estudie la disposición de la sala y visualice la presentación dentro de esta; puede que necesite mesas o simplemente sillas. La sala debe contar con una línea de visión clara desde la audiencia hacia la parte delantera de la sala, sin nada que dificulte su visión. Ofrezca un sistema de registro simple y fácil de utilizar. Elabora un plan promocional y publicitario para informar y suscitar interés. Precisará equipo en la sala o se plantea alquilarlo? Puede que el hotel disponga del equipo que necesita. Es vital comprobar que todo funciona! Como puede comprobar, antes de ponerse manos a la obra debe considerar una lista bastante exhaustiva de opciones.

4 Oradores invitados Imagine lo que ocurriría si pudiera contar con la participación de un orador como Anthony Chaplin, Director gerente de Nikken Europa, para motivar, animar e inspirar a sus invitados. Ben Woodward, el último miembro en incorporarse al equipo directivo de Nikken Europa, es especialista en marketing de redes, y como Director de ventas para el mercado europeo, Ben sería un orador estupendo para su evento. Si su evento va a centrarse en los conceptos de formación, el HBM o la motivación, no sería increíble contar con la participación de Larry Proffit como orador invitado? Está organizando un evento con motivo de un lanzamiento de productos? En ese caso, necesita contar con la ayuda de Dave Balzer o Roger Drummer, expertos en materia de productos que saben enloquecer e informar como nadie al público. Julie Gostick, Ejecutiva de marketing de los productos de Nikken Europa, también sería una oradora formidable en este tipo de eventos, gracias a su pericia y sus conocimientos en materia de comercialización de productos. Curtis Bennett, también conocido por algunos como el experto en termografía, es el fundador de Thermografix Consulting Corporation. Curtis ha participado en muchas otras conferencias y eventos, incluido el 14. Congreso Anual Internacional de Medicina antienvejecimiento celebrado en Chicago. Con sus amplios conocimientos en tecnología termal y sistemas de control de temperatura, estamos seguros de que Curtis se convertiría en un modelo de inspiración para todos. Quiere centrarse en las herramientas de reclutamiento y el negocio de Nikken? En ese caso, Mari Daly, Directora de marketing de Nikken Europa, sería la oradora ideal para su evento. Su objetivo será promocionar el uso de las herramientas, explicar los beneficios que pueden proporcionar y establecer cómo puede sacar el máximo provecho a estas. Podría contar con la participación de oradores cruciales para su evento si logra reunir el número necesario de asistentes, según se detalla en la tabla de más abajo. Quién atraerá a la multitud? Póngase en contacto con nosotros, y logre sus objetivos. Orador invitado N. de asistentes necesarios Temas / Áreas de especialización Marketing, productos, Mari Daly / Julie Gostick / Ben negocio/herramientas de +50 Woodward reclutamiento, motivación, ventas, establecimiento de metas Anthony Chaplin / Larry Proffit Motivación, formación, establecimiento de metas Dave Balzer / Roger Drummer / Curtis Bennett +200 Productos de Nikken, nutrición, pericia en el campo de la tecnología

5 Registro La clave para experimentar éxito con su evento es ofrecer un sistema de registro efectivo. A continuación, exponemos algunos puntos clave que debe recordar a la hora de organizar el registro para los eventos: Costes: Cuánto cuestan los billetes para los Consultores/invitados? Cuánto dinero asignará para los materiales del evento? Billetes: Se podrán adquirir los billetes en las instalaciones el día del evento o será necesaria una reserva previa de los billetes? Piense en la impresión de los billetes, los materiales y otras copias impresas que entregará en el evento. Materiales: Ha diseñado e imprimido los pases de los asistentes?, ha conseguido los cordones de los pases? Las copias impresas podrían estar a disposición de los asistentes cuando realicen el registro, o Vd. podría encargarse de colocar el material en las sillas de la sala antes de que lleguen los invitados. Ofrecerá regalos o entregará muestras gratuitas? El hecho de colocar un regalo que conmemore la ocasión encima de sus asientos sería una sorpresa especial para los asistentes (aunque solo sea un bolígrafo de marca). Se ha planteado preparar un pack evento para los asistentes? Este podría comprender: un regalo, el programa del evento, hojas informativas de los productos y formularios de evaluación. Formule el pack a modo de recordatorio para que los asistentes se lo puedan llevar a casa y no se olviden del evento. Promoción & Marketing Hay muchas maneras diferentes de promocionar y transmitir información acerca de su evento, dependiendo del público al que se dirija. A continuación, exponemos algunas opciones: Redes sociales Facebook, Twitter, LinkedIn o publicaciones en blogs. Publicidad - carteles, banners publicitarios, exposiciones, folletos del evento y otro material relacionado con el evento. El boca a boca tanto en Internet como en la vida real con amigos, familia y posibles clientes.

6 Itinerario del evento un documento con la programación del evento que especifique el programa, el horario, los lugares de celebración, los temas que se van a tratar y la ubicación. Ofrecerá un descuento promocional con los billetes? El hecho de ofrecer un 10% de descuento podría constituir un aliciente añadido para que se registren más ventas. Otra opción sería organizar una rifa en su evento, y esto también podría incluirse en su campaña publicitaria. Calendario de eventos de Nikken Podrá acceder al calendario de eventos de Nikken en el sitio web público de Nikken y en MyNikken, que le permite cargar los detalles de su evento en el calendario para que se corra la voz entre otros Consultores de Nikken. Constituye un recurso de gran utilidad para guardar en el mismo sitio y de manera organizada todos los detalles de un evento. Contenido & publicidad de su evento Su campaña publicitaria no acaba con la ceremonia de inauguración del evento. El evento debería ser promocionado durante el período previo a la celebración, durante el evento e incluso una vez que este haya finalizado. Puede que sea posible exhibir muestras y productos en su evento. También podría realizar presentaciones en vivo, por ejemplo, para enseñar cómo funcionan el Sistema de agua PiMag y el Air Power5 Pro y cómo se sustituyen los filtros en productos específicos. El objetivo primordial es crear una exposición con productos y materiales que se combinan entre sí con vistas a crear el máximo impacto visual. Para ayudarle con esto, hemos diseñado especialmente una tienda virtual llamada Herramientas de Nikken, que ofrece banners publicitarios desplegables y materiales que podrá utilizar en sus eventos: Para realizar presentaciones de PowerPoint, podrá acceder a nuestros materiales, tales como los vídeos de YouTube, en: Si require otra información o debe satisfacer otros requisitos en su evento, no dude en ponerse en contacto con el equipo de eventos de Nikken Europa a través de la siguiente dirección de correo electrónico: events@nikken.co.uk. Logística Cree un programa para el evento. Confirme el lugar de celebración del evento, la organización, la distribución de planta, las áreas de exposición de los productos, y la disposición de los asientos y el escenario. Confirme la participación de los oradores y el contenido del programa, incluyendo la hora de llegada y los tiempos de intervención. Proporcionará refrescos?

7 Si va a vender billetes, cómo los venderá y con cuántos contará en el evento? Manténgase en contacto con el hotel; compruebe que todo está en orden y hable con ellos acerca del apoyo que podrían prestar. Contará con un mostrador de inscripción en las instalaciones? En caso afirmativo, distribuya señalización de forma clara para que los asistentes sepan moverse con facilidad. Una vez que ha lidiado con las actividades logísticas, céntrese en promocionar y comunicar! Producción & equipo audiovisual Materiales visuales & contenido de la presentación en PowerPoint Aconsejamos descargar la presentación en PowerPoint, los vídeos y la música que planea utilizar antes del evento en lugar de realizar una lectura en tránsito de los archivos en Internet. Tenga los archivos disponibles en su portátil con vistas a poder utilizarlos cuando los necesite. Asegúrese de que cuenta con suficientes copias del material impreso si considera que son necesarias para seguir la presentación. Necesitará una pantalla y un proyector para exponer su presentación? Y lo más importante, compruebe que cuenta con todos los cables necesarios para su portátil. Música/efectos de sonido La música debe guardar relación con su evento; piense detenidamente en el público al que va a dirigir su presentación y en el estilo de música que sería más apropiado. Micrófonos: Puede escoger entre micrófonos de mano, de solapa o auriculares (para eventos de más de 50 asistentes aconsejamos utilizar micrófonos de mano con vistas a que los efectos de sonido sean proyectados de manera eficiente) y asegúrese de que el audio del sistema audiovisual está instalado. Oradores invitados Siempre realice una comprobación de sonido; asegúrese de que todo funciona correctamente y de que los asistentes que se sientan al fondo pueden oír al orador. Traducción Si va a contar con la participación de un orador invitado en su evento, necesitará proporcionar interpretación consecutiva o simultánea? Definiciones Interpretación simultánea: el intérprete traduce el mensaje en la lengua meta tan pronto como pueda formularlo a partir de la lengua original, mientras que el orador habla sin parar en la lengua original. El intérprete se sentará en una cabina insonorizada, hablará al micrófono, y podrá ver y oír con claridad al orador de la lengua original. Los hablantes de la lengua meta podrán escuchar la interpretación simultánea por medio de audífonos. Interpretación consecutiva: el intérprete habla después de que el orador de la lengua original hace una pausa. El discurso se divide en secciones, y el intérprete se sienta o se sitúa detrás del orador de la lengua original, escucha y toma notas a medida que el orador comunica el mensaje. Cuando el orador realiza una pausa o termina de hablar, el intérprete transmite una parte o la totalidad del mensaje en la lengua meta.

8 Seguimiento del evento & celebración de su éxito! Lo ha conseguido! Ha planeado y llevado a cabo su propio evento, y estamos seguros de que se siente muy orgulloso. Una vez que haya finalizado el evento, tendrá que realizar algunas tareas adicionales: Evaluación del evento: Los formularios de evaluación son una manera estupenda de recopilar las opiniones de sus invitados, una vez finalizado el evento. Esta información le ayudará a mejorar todavía más la calidad de su próximo evento. También debería dar su propia opinión, cómo salieron las cosas? Notas de agradecimiento: a los oradores invitados, invitados VIP y asistentes. Comunicado de prensa: Podría redactar un breve comunicado de prensa acerca de su evento y hacérselo llegar a los medios de comunicación. El comunicado debería comprender información que responda a las siguientes preguntas: quién, qué, por qué, cuándo, cómo nunca se sabe, si se publica en una revista, más personas tendrán acceso a información relacionada con Vd., la oportunidad empresarial de Nikken y el próximo evento que planea organizar. Intercambio de fotos/vídeos: utilice las plataformas en línea para compartir las fotos y vídeos de su evento, incluyendo, entre otras, Facebook, Twitter, YouTube y Flickr. Podrá utilizar esta información para generar publicidad en el futuro. Y finalmente Celébrelo; se lo merece! Fuente: Nikken Europa