Tesina. Gestión de Contenido Organizacional. Autores. Julio Daniel Moreyra. Alejandra López. Tutor. Mg. Zulema Beatriz Rosanigo

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1 Tesina Gestión de Contenido Organizacional Tesina presentada a la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de la Patagonia San Juan Bosco como parte de los requisitos para la obtención del título de Licenciado en Informática Autores Julio Daniel Moreyra Alejandra López Tutor Mg. Zulema Beatriz Rosanigo Trelew, Julio de 2013 Facultad de Ingeniería Sede Trelew Universidad Nacional de la Patagonia San Juan Bosco

2 Dedicatoria y agradecimientos Dedicamos esta tesina a todos nuestros seres queridos a los que les hemos quitado tiempo y dedicación, y que siempre han estado con nosotros apoyándonos incondicionalmente. Agradecemos a todos ellos y especialmente al Estado Nacional por permitirnos estudiar una carrera universitaria de forma gratuita. Página 2

3 Resumen La gestión de contenido organizacional conocida como ECM (Enterprise Content Management) hace referencia al manejo de contenido empresarial, ya sea como medio impreso o electrónico. Abarca las estrategias, métodos y herramientas usadas para capturar, manejar, salvaguardar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizacionales. El ECM es usado en muchas organizaciones en la actualidad, dado que este sistema de gestión ayuda en el proceso organizacional y, como tal, aumenta la rentabilidad de la empresa, mediante el mejoramiento de los aspectos relacionados con la organización y manejo de la documentación. En la presente tesina se estudian los conceptos generales de los ECM, y se analizan tres productos diferentes: Alfresco, Nuxeo y SharePoint, como base para la compresión de esta metodología, sus características, alcances, beneficios y aplicabilidad. Se realiza una comparativa entre ellos basada en diversas perspectivas: el costo, la comunidad de apoyo, la tecnología, opciones de ambiente de ejecución, etc. Finalmente se describe la aplicación de un caso de uso, utilizando Alfresco, cuya elección se ha basado principalmente en que es de código abierto, con una larga trayectoria en el mercado y una amplia comunidad de apoyo. Palabras Claves Gestión de contenido organizacional. Ciclo de vida de la información. Flujos de trabajo. Abstract Enterprise Content Management makes reference to the handling of organizational content through printed or electronic means. It comprises the strategies, methods, and tools used to capture, handle, protect, preserve, and submit content and documents related to organizational processes. The ECM is employed by several organizations nowadays since it provides help in the organizational process and thanks to this, it increases the company's profitability by means of improvement of the aspects related with the organization and management of documentation. In the current thesis, it is studied the general aspects of ECM and three different products are analyzed: Alfresco, Nuxeo, and SharePoint as a ground for the comprehension of this methodology, its characteristics, scopes, benefits, and suitability. A comparison is drawn between them based on the different perspectives: cost, community support, technology, options of execution environment, etc. Finally, it is described the application of a use case employing Alfresco, which selection is based mainly on an open code with an upward trajectory in the market and the extensive community support. Keywords Enterprise Content Management. Information lifecycle. Workflows. Página 3

4 Índice Introducción... 6 Objetivos... 7 Principales contribuciones... 7 Organización del texto... 7 Necesidad y oportunidad de las herramientas ECM... 9 Análisis y descripción de herramientas ECM Alfresco Descripción y revisión general Historia Arquitectura Requerimientos de Hardware y Software Personalización y desarrollo Uso del producto y aplicaciones Generalidades y otros aspectos Nuxeo Descripción y revisión general Historia Arquitectura Requerimientos de Hardware y Software Personalización y desarrollo Uso del producto y aplicaciones SharePoint Descripción y revisión general Historia Arquitectura Requerimientos de hardware y software Personalización y desarrollo Uso del producto y aplicaciones Generalidades y otros aspectos Comparación de características Un caso de aplicación Análisis general Qué es la mediación? Análisis de requerimientos Escenario de aplicación: Registro Provincial de Mediadores Página 4

5 Descripción del escenario Requerimientos Alcance Diseño de objetos Implementación de la solución Preparación del ambiente Trabajando con Alfresco Extendiendo el modelo Inconvenientes y soluciones Conclusiones y futuras extensiones Referencias Página 5

6 Introducción Según AIIM (Association for Information and Image Management), la gestión de contenido organizacional (ECM), está constituida por estrategias, métodos y herramientas usadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y distribuir contenido y documentos relacionados con los procesos organizacionales. Las herramientas ECM y sus estrategias permiten la gestión de la información no estructurada de la organización, donde quiera que la información se encuentre almacenada. Además, esta información debe poder ser utilizado de forma tal de alcanzar los objetivos de la organización. Son centrales a esta estrategia las herramientas y tecnologías ECM, que manejan el ciclo de vida completo de la información. Hay cuatro áreas primarias, en las que ECM y los contenidos son fundamentales para el éxito de la organización: Cumplimiento de normas, Colaboración, Continuidad y Costos. Cumplimiento de normas: Existen en EE.UU. regulaciones como Sarbanes-Oxley 1, HIPAA 2, DoD entre otros, que establecen formatos y requerimientos para la gestión de registros electrónicos de documentación. En nuestro país no existen este marco regulatorio. Debido a normativas cada vez más estrictas y con el objetivo de mostrar niveles de transparencia más altos, las organizaciones de todo el mundo recurren a tecnologías y software de gestión de los archivos electrónicos. Los costos asociados para cumplimentar una regulación, como Sarbanes-Oxley o HIPAA, son mayores e imponen nuevas exigencias en la gestión de registros. Para ayudar a limitar los riesgos y costos deben desarrollarse estrategias ECM proactivas dentro de áreas claves, tales como gestión de registros y procesos de negocios, asegurando que las prácticas apropiadas del negocio sean seguidas y el contenido sea convenientemente capturado, almacenado, gestionado y descartado en el momento oportuno y legal dentro de su ciclo de vida. Las herramientas ECM, cuando se utilizan correctamente, pueden ayudar a reducir los costos generales en el cumplimiento de normas de la organización. Colaboración: esta permite que las personas con áreas de conocimiento complementarias o solapadas puedan crear mejores resultados de forma más expeditiva que en el pasado. Con las herramientas colaborativas actuales, las unidades de negocios y equipos pueden trabajar juntos en cualquier momento, ya sea desde oficinas contiguas o en cualquier parte del mundo. Estas tecnologías hacen posible que se puedan contemplar objetivos operacionales como la disminución de tiempos, la racionalización o coordinación de procesos, el recorte de costos y mejoras en el tiempo de comercialización. No obstante, en el uso de herramientas colaborativas, se debe tener presente la gestión de registros, captura de conocimiento y requisitos de cumplimiento de normas (por ejemplo, para una industria todas las comunicaciones con el cliente deben ser guardadas). Costos: aunque es difícil identificar el retorno de inversión directamente, no es imposible ver el impacto de un proceso mejorado de negocios. Las herramientas ECM pueden hacer que las organizaciones sean más eficientes y reduzcan sus costos, al organizar la información para su posterior recuperación, uso y por último descarte. Continuidad: a menudo mencionado como recuperación de desastres (disaster recovery), el planeamiento de continuidad de negocios es una estrategia para asegurar que las operaciones 1 Sarbanes-Oxley Act of The Health Insurance Portability and Accountability Act of Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications of Applications Página 6

7 prosigan luego de una interrupción natural o provocada por el hombre. Teniendo en cuenta que los documentos electrónicos son el alma de la mayoría de los negocios, ECM juega un rol clave en la continuidad. Las tecnologías ECM permiten la creación de repositorios centralizados donde reside toda la información vital para la organización. Cuando se utilizan metodologías tradicionales, en las que los sistemas son desarrollados ad-hoc para resolver cuestiones puntuales y/o brindar servicios que aporten valor agregado sobre información existente, se observa que cada desarrollo es llevado a cabo de manera independiente y luego resulta difícil, costoso o casi imposible integrar los distintos sistemas desarrollados. Así mismo, es complicado y laborioso, atacar los distintos aspectos que posee la información: publicación en la web, mantenimiento de registros históricos, auditoría, etc. Surge la necesidad y conveniencia de utilizar otras soluciones en las que la captura de información, su clasificación, registro, flujo, y disposición final sea brindada como un servicio sobre el que se pueden construir todas las aplicaciones. (AIIM) En esta tesina nos propusimos estudiar el campo de los sistemas de Gestión de Contenido Organizacional y su aplicación en el desarrollo de sistemas. Los beneficios que brindan estos sistemas y la experiencia de haber utilizado metodologías tradicionales, en la que los sistemas son desarrollados ad-hoc para resolver cuestiones puntuales y/o brindar servicios de valor agregado sobre información existente, y en la que cada desarrollo es llevado de manera independiente resultando su integración muy difícil y costosa, han sido el principal factor de motivación. Objetivos Aprender y aplicar nuevas metodologías para el desarrollo de sistemas de gestión organizacional, que incorporen el contenido digital y los flujos de trabajo como parte constitutiva de los mismos. Evaluar diferentes productos existentes en el mercado y open source. Aplicar los conceptos y tecnologías de ECM para el desarrollo de una herramienta software para la Dirección de Mediación del Poder Judicial del Chubut. Principales contribuciones A través de la evaluación que hemos realizado de diferentes productos se pueden observar otros enfoques para lograr el mismo objetivo. La contribución de productos open source brinda un abanico muy amplio de opciones compitiendo con productos comerciales y las opciones van desde hacer desarrollos verticales (Nuxeo) o tomar una plataforma que ya lo posee todo (SharePoint). Consideramos que mediante esta tesina introducimos el tópico de gestión de contenido organizacional como una alternativa viable y muy interesante al momento de generar nuevos sistemas y/o gestionar la información existente en la organización. Organización del texto La tesina está organizada en apartados que se corresponden con el desarrollo de la misma. A partir de aquí, el siguiente apartado describe las necesidades de contar con estas herramientas en la organización. Página 7

8 Luego se detallan conceptos comunes en todas las herramientas de ECM para que el lector tenga una visión general antes de iniciar el estudio de cada producto. Dentro de este apartado se describen cada uno de los productos estudiados, detallando la revisión general, la historia, la arquitectura, los requerimientos de hardware y software, la personalización, usos del producto y aplicaciones. El siguiente apartado consiste en una comparativa de Alfresco, Nuxeo y SharePoint y la elección de Alfresco para desarrollar un caso de aplicación. Luego se describe el caso de aplicación, realizando un análisis general del entorno y el detalle del escenario de aplicación acorde para la implementación de Alfresco. Finalizando, se incluye un apartado de conclusiones y futuras extensiones. Página 8

9 Necesidad y oportunidad de las herramientas ECM Hay numerosos factores que llevan a las organizaciones a adoptar las soluciones ECM, por ejemplo el aumento de la eficiencia, la mejora en el control de la información y la reducción de los costos generales de la gestión de la información. Las aplicaciones ECM facilitan el acceso a los registros a través de palabras claves y búsquedas de texto completo, brindando así a los usuarios la información necesaria directamente desde sus puestos de trabajo en segundos en lugar de acceder a múltiples aplicaciones o búsqueda manual por medio de registros en papel. Los sistemas ECM pueden reducir las necesidades de almacenamiento, papel y envío de correspondencia, haciendo más eficientes el trabajo de sus usuarios y resultando en mejores decisiones para la organización, lo que deriva en una reducción de costos del manejo de la información. Al comienzo hablamos de las estrategias, métodos y herramientas para ECM. Particularmente, nos concentraremos en un software gestor de contenido organizacional. Un gestor de contenidos organizacional es una herramienta que permite la gestión de grandes cantidades de información almacenadas en forma de documentos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido a la información mediante diversos métodos. Dicha información está contenida en los documentos que generalmente se encuentran comprimidos y que, además de texto, pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia (imágenes, videos, etc.). Un gestor de contenidos organizacional posibilita compartir la información contenida en los documentos que son creados, editados y borrados por sus usuarios. Por consiguiente debe proveer de mecanismos que posibiliten esta colaboración y todo lo que ello conlleva: organización del repositorio de documentos, gestión de los usuarios y sus permisos para el acceso a los documentos y para la modificación de estos, control de versiones de documentos, búsquedas, etc. El gestor de contenidos organizacional, además de estas características básicas puede ofrecer otras como: notificaciones a los usuarios, reglas de publicación de documentos, mecanismos avanzados de creación de documentos a partir de plantillas, etc. (UGR) Actualmente las tecnologías que componen un ECM son descendientes de los sistemas EDMS 4 (Electronic Document Management Systems) de fines de los 80 y principios de los 90. Estos eran productos autónomos (standalone) que proveían funcionalidad en una de cuatro áreas: captura de imágenes (imaging), flujos de trabajo (workflow), gestión documental (document management) y registros en discos ópticos (COLD/ERM). La primera implementación típica incluía un sistema de captura de imágenes y flujos de trabajo a pequeña escala, posiblemente para un único departamento, con el objetivo de mejorar un proceso que requería mucho papeleo (paper-intensive) y el traslado hacia la mítica oficina sin papel. Estos primeros sistemas autónomos fueron diseñados para ahorrar tiempo y/o mejorar el acceso a la información reduciendo las necesidades de manejo y almacenamiento de papel, y por consiguiente también se vio reducida la pérdida de documentos y se facilitó el acceso online a la información, que previamente solo estaba disponible en papel, microfilm o microfichas. Las trazas de auditoría de estos sistemas mejoraron la seguridad de los documentos y proveyeron métricas que ayudaron a medir la productividad e identificar la eficiencia. 4 Página 9

10 A fines de los 90, estas tecnologías captaron la atención a las organizaciones que necesitaban soluciones enfocadas y tácticas para tratar problemas claramente definidos. Con el transcurrir del tiempo, las organizaciones obtuvieron bolsones de productividad con estas tecnologías, y quedó claro que las distintas categorías de productos EDMS eran complementarias. Debido a ello, se consideró necesaria y conveniente una amplia adopción de estos productos en toda la organización. La industria ofrecía múltiples soluciones autónomas EDMS, con poca o ninguna integración. Pero a finales de los 90, la integración se incrementó. A partir del año 2001, la industria comenzó a utilizar el término Enterprise Content Management para referirse a aquellas soluciones integradas. En el año 2006, Microsoft con su producto Sharepoint y Oracle Corporation con Oracle Content Management se unieron a líderes establecidos de la industria tales como EMC Documentum, Laserfiche y Open Text, para ofrecer productos en el segmento entry-level de ECM. Existen además productos open source, tales como Alfresco, LogicalDoc, Sense/net, ez publish, Knowledge Tree, Jumper 2.0, Nuxeo y Plone. En la actualidad, las organizaciones pueden desplegar un solo sistema ECM que flexiblemente gestiona la información de todos sus departamentos. Combinando ECM con soluciones de Business Intelligence (BI), generan sistemas EIM (enterprise information management), para la gestión de la información empresarial, tanto estructurada como no estructurada. Existe la posibilidad de implementar los sistemas ECM como SaaS 5, y de esta manera reducir la inversión en hardware (servidores y equipamiento de red) a un costo fijo mensual. Al mismo tiempo se aprecia una reducción en los costos de recursos de IT requeridos para gestionar registros organizacionales. (Wik) 5 Saas: (Software as a Service) Software como servicio es un modelo de distribución de soft donde el soporte lógico y los datos se alojan en servidores de una compañía de TIC a los que se accede desde un navegador en el cliente o a través de internet. Página 10

11 Análisis y descripción de herramientas ECM Antes de ingresar en el análisis y descripción de herramientas de gestión de contenidos, es necesario introducir algunos conceptos y terminología común a todos ellos. A continuación se enunciarán brevemente cada uno de estos conceptos. Record Management (RM): la gestión de registros consiste en el procesamiento sistemático de la información registrada en todos los medios, tradicionalmente en papel, aunque cada vez más en forma electrónica. Abarca completamente el ciclo de vida de la información, desde su creación hasta su disposición final. Está basada en los principios de revisión periódica y retención controlada o destrucción. Aunque la definición de registro es a menudo identificada con un documento, un registro puede ser cualquier objeto tangible o información digital que tiene valor para una organización. Otro de los aspectos cruciales de los registros y su gestión es la de asegurar su veracidad para su uso como evidencia. (ALF13) Digital Asset Management (DAM): la gestión de activos digitales consiste en las tareas de gestión y decisión que abarcan la captura, anotación, catalogado, almacenamiento, recuperación y distribución de medios digitales. También se refiere a las tareas de descarga, renombrado, copias de respaldo, elaboración de rankings, agrupamiento, archivado, optimización, mantenimiento y exportación de archivos. Como ejemplos de medios digitales tenemos las fotografías digitales, animación, videos y música. (Wiki) Document Management (DM): la gestión de documentos comprende la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Relacionado con este ítem, se encuentran los sistemas de gestión de documentos (Document Management Systems DMS), que facilitan las tareas de control de versiones, visualizaciones, metadatos personalizables, etc. (ALF131) Workflow: o también flujo de trabajo, es un conjunto de pasos (tareas, eventos o interacciones) que componen un proceso de trabajo, involucran dos o más personas y crean o agregan valor a las actividades de una organización. En un workflow secuencial, cada paso es dependiente de la ocurrencia de su paso previo. En un workflow paralelo, dos o más pasos pueden ocurrir concurrentemente. (BD) Software on-premises: es el software que está instalado y se ejecuta dentro de los edificios (premises) de la organización. También conocido como On-Site hace referencia a la solución de software que puede residir donde el cliente lo defina por lo general esto se hace en los mismos servidores del cliente que posee la licencia del software y por eso este tipo de solución es también identificada como In-House. (Gbc) Cloud computing SaaS Software in the cloud: es una expresión coloquial utilizada para describir una variedad de diferentes conceptos que involucran un gran número de computadoras que están conectadas mediante una red de tiempo real (generalmente, Internet). Se utiliza en marketing para vender servicios alojados que ejecutan software cliente servidor en una ubicación remota. Asociado con este concepto se encuentra SaaS (Software as a Service), que es un modelo de entrega de software, en el que el software y sus datos asociados están alojados centralmente en la nube. Los usuarios acceden a SaaS mediante un cliente ligero, generalmente un navegador web. Dos notables proveedores de servicio (ASP) son Amazon Web Services y Windows Azure, que son utilizados por los software ECM descriptos para brindar capacidades in the cloud (Sof13) Out-of-the-box software off the shelf software: se utiliza para software ya construido que con las características incluidas está listo para ser utilizado y satisface una necesidad, por ejemplo DAM, RM. (CIO) Página 11

12 BYOD = Trae tu propio dispositivo (Bring your own device): es una frase ampliamente utilizada para referirse a los empleados que traen dispositivos de computación propios smartphones, tablets, notebooks, etc.- para usar en conectividad con la red corporativa. (WP) Information workers: son empleados de una organización que no producen bienes de consumo, sino que dedican su tiempo a la creación, elaboración, compartición y consumo de información. Como regla general, si el empleado posee una computadora en su escritorio, es un information worker. (Inf13) e-discovery: Discovery es el término utilizado para la fase inicial de un litigio civil en EE.UU., donde se requiere a las partes en disputa que provean a su contraria con toda la información relevante y registros, así como toda evidencia relacionada con el caso. En el año 2006, las enmiendas introducidas en el código de procedimiento civil de EE.UU. (US Federal Rules of Civil Procedure), propusieron los requerimientos para proveer información electrónica y registros, referidos como información almacenada electrónicamente (Electronically Stored Information ESI). Estos cambios nos trajeron el término Eletronic Discovery (e-discovery o ediscovery) e incluyen todo tipo de información electrónica, que puede abarcar: documentos de Word, planillas de cálculo, s, audio y video, etc. (AIIMW) Branding: es un anglicismo empleado en mercadotecnia que hace referencia al proceso de hacer y construir una marca (en inglés, brand equity) mediante la administración estratégica del conjunto total de activos vinculados en forma directa o indirecta al nombre y/o símbolo (logotipo) que identifican a la marca influyendo en el valor de la marca, tanto para el cliente como para la empresa propietaria de la marca. En el contexto de software ECM se utiliza para indicar que se asignará al producto software características que identificarán al cliente, organización o empresa para el que el software se está ejecutando (logos, colores, etc.). (Wikipedia) A continuación se ofrece una descripción no exhaustiva de tres productos ECM. Dos de los seleccionados son software open source, y el otro es closed source. Luego de describir cada uno ofrecemos una revisión de sus puntos fuertes y debilidades. Los productos seleccionados son: Alfresco (open source) Nuxeo (open source) Microsoft SharePoint (closed source). Página 12

13 Alfresco Descripción y revisión general Es un sistema de gestión de contenido organizacional gratuito, para sistemas operativos MS Windows y Unix-like. Se ofrece en tres versiones: Community Edition: como software gratuito con licencia LGPL 6, de código abierto y que cumple con estándares abiertos. Enteprise Edition: como software propietario y comercialmente licenciado de código abierto y que cumple con estándares abiertos. In the Cloud: es la versión SaaS de Alfresco. Incluye un repositorio de contenido, un framework de portal web para gestionar y utilizar contenido estándar de portal, una interfaz CIFS que provee compatibilidad de sistema de archivos con sistemas operativos Windows y Unix-like, un sistema de gestión de contenido web capaz de virtualizar aplicaciones web y contenido estático vía Apache Tomcat, indexación de texto completo de contenidos vía Lucene 7, y flujos de trabajo con el motor Activiti 8. Alfresco es en la actualidad la compañía más grande de gestión de contenido open source del mundo, con más de 7 millones de usuarios que utilizan versiones Enterprise, Cloud, Mobile y Community para gestionar millones de documentos, y se utiliza en 182 países (Alfresco(software)) (Alfresco Accelerates Growth and Adds Over 500 Enterprise Customers) Es un software ECM de código abierto (open source), que gestiona todo el contenido dentro de la organización y provee los servicios y controles para llevar a cabo la tarea. En el núcleo de un sistema Alfresco hay un repositorio que tiene el soporte de un servidor que almacena contenido, metadatos, asociaciones e índices de texto completo. Las interfaces de programación soportan múltiples lenguajes y protocolos con los que los desarrolladores pueden crear aplicaciones personalizadas y soluciones. Las aplicaciones ya desarrolladas y disponibles desde la instalación (out-of-the-box applications) proveen soluciones de gestión documental, gestión de registros y archivo, y gestión de contenido web. Su desarrollo como aplicación Java hace posible que el sistema Alfresco pueda ejecutarse en cualquier sistema que cuente con Java Enterprise Edition. En el mismo núcleo del sistema, se encuentra la plataforma Spring, que facilita capacidades para modularizar las funcionalidades de versionado, seguridad y reglas. Alfresco utiliza scripting para simplificar el agregado de nuevas funcionalidades, y desarrollar nuevas interfaces de programación. Esta porción de la arquitectura es conocida como web scripts, y pueden ser utilizados para servicios de datos y presentación. 6 LGLP (GNU Lesser General Public License) es una licencia de software libre publicado por la FSF, y fue diseñada como un compromiso entre la licencia GPL (más restrictiva) y la licencia BSD y MIT. 7 Lucene: api de código abierto para la recuperación de información, originalmente implementada en Java y se distribuye bajo Apache Software License 8 Activiti: es un motor de workflow open source escrito en Java donde se pueden ejecutar procesos de negocios que se describen en BPMN 2.0. Página 13

14 Las aplicaciones Alfresco están construidas sobre el servidor de aplicaciones de contenidos y dependen de este servidor para persistir, acceder, consultar y gestionar contenido. (Alfresco Documentation - Overview - Content applications) Imagen 1: Alfresco ECM Fuente: Historia John Newton (co fundador de Documentum) y John Powell (ex COO de Business Objects), fundaron Alfresco Software Inc en Entre sus principales inversores se encontraron SAP Ventures, Accel Partners y Mayfield Fund. El staff técnico original estaba integrado por los principales ingenieros de Documentum y Oracle. Si bien en sus inicios se enfocó en la gestión documental, en mayo del 2006 la compañía anunció su intención de expandirse en la gestión de contenido web, incorporando a su planta el staff gerencial y técnico senior de Intervowen. En el año 2007, la empresa contrata al principal ingeniero de ventas de Vignette. En octubre de 2009, el Open Source CMS Market Share Report destaca a Alfresco como el sistema líder en gestión de contenido web de código abierto y basado en Java. En el año 2010, esponsorea un nuevo motor BPM 9 llamado Activiti. En Julio de 2011, Alfresco y Ephesoft anuncian una alianza tecnológica para ofrecer a sus usuarios la captura de documentos y servicios de interoperabilidad de gestión de contenido, llevados a cabo para la captura inteligente y búsqueda de archivos PDF, y desarrollo de flujos de trabajo (workflows). En enero del 2012, se liberó Alfresco 4.0 con mejoras significativas en la interfaz del usuario promoviendo promueve migrar características de Alfresco Explorer a Alfresco Share, desestimando el uso del primero en el futuro. (Alfresco(software)) Arquitectura Las soluciones típicamente se dividen entre clientes y servidor, donde los clientes ofrecen a los usuarios una interfaz a la solución, y el servidor provee servicios de gestión de contenido y 9 BPM: Business Process Management es el proceso de alinear los objetivos de negocios de la organización con las necesidades del cliente. Página 14

15 almacenamiento. Comúnmente, estas soluciones ofrecen múltiples clientes que son atendidos por un servidor compartido, donde cada cliente está adaptado para el ambiente donde se usa. En esta figura se pueden observar varios componentes de la arquitectura: Imagen 2: componentes arquitectónicos de Alfresco Fuente: Hay muchas maneras de desplegar Alfresco, aunque la mayoría de las implementaciones siguen un patrón general. Habitualmente Alfresco se utiliza para implementar soluciones ECM, por ejemplo gestión documental (DM), gestión de contenido web (WCM), y gestión de activos digitales (DAM). Además de estas soluciones, también hay elementos de búsqueda y colaboración. Clientes Ofrece dos clientes web de propósito general, Alfresco Explorer y Alfresco Share. Alfresco Explorer forma parte de la aplicación servidor de contenidos. Es un cliente potente y personalizable, que expone todas las características de la aplicación servidor de contenidos y está implementado usando Java Server Faces. Alfresco Share puede desplegarse en su propia capa, separada del servidor de contenidos y gestionada a través de la solución WCM. Se enfoca en los aspectos colaborativos de la gestión de contenidos, simplificando su uso por parte del usuario final. Alfresco Share hace uso de Spring Surf y puede personalizarse sin conocimiento de JSF. Existen además clientes para portales (mediante portlets JSR-168), plataformas móviles, Microsoft Office y de escritorio. Un cliente que a menudo es pasado por alto es la unidad del sistema operativo, donde los usuarios comparten documentos por medio de un disco de red. Usando tecnología JLAN, actúa y tiene el aspecto de una unidad de red. JLAN es la única implementación de servidor Java del protocolo CIFS, que permite a los usuarios interactuar con Alfresco como lo haría con cualquier unidad del sistema operativo, con la salvedad que el contenido es ahora almacenado y gestionado en el servidor de contenidos Alfresco. Página 15

16 Servidor de contenidos La aplicación servidor de contenidos se compone de un repositorio de contenidos y servicios de valor agregado para construir soluciones ECM. Dos estándares definen el repositorio de contenidos: CMIS y JCR (Java Content Repository / JSR-170/286). Estos estándares proporcionan una especificación para la definición y almacenamiento del contenido, su recuperación, versionado y permisos. El servidor de contenidos provee las siguientes categorías de servicios, que dependen del repositorio de contenidos: Servicios de contenidos (transformaciones, etiquetado, extracción de metadatos) Servicios de control (flujos de trabajo, gestión de registros, conjuntos de cambios) Servicios de colaboración (grafos sociales, actividades, wiki) Los clientes se comunican con el servidor de contenidos y sus servicios a través de varios protocolos soportados. Los protocolos HTTP y SOAP ofrecen acceso programático, mientras que los protocolos CIFS, FTP, WebDAV, IMAP y Microsoft SharePoint brindan acceso a aplicaciones. El instalador de Alfresco admite preempaquetado del servidor de contenidos (con Alfresco Explorer) y Alfresco Share, como aplicaciones distintas dentro de Apache Tomcat. (Alfresco Overview - Architecture) En el corazón de un sistema Alfresco está la aplicación servidor de contenidos, que gestiona y mantiene el repositorio de contenidos y brinda los servicios para construir soluciones ECM. Todas las aplicaciones de la suite Alfresco ECM se construyen sobre este servidor y son ejecutados por el servidor de contenidos. El servidor de contenidos expone un conjunto de interfaces remotas públicas para permitir que un cliente se comunique con él, y son la única parte del servidor visible para el cliente. Hay dos tipos: APIs remotas: para interactuar con servicios del servidor programáticamente. Enlaces a protocolos: para mapear servicios que pueden ser usados por un cliente compatible. Imagen 3: arquitectura del servidor de contenidos Fuente: Internamente, el servidor se compone de varias capas. La fundación incluye cuestiones de infraestructura, tales como configuraciones, autenticación, permisos, y transacciones, que están Página 16

17 presentes en todas las funcionalidades. La infraestructura también resguarda al servidor de estar fuertemente vinculado a un ambiente de implementación en particular, como gestores de transacciones y mecanismos de caching. El repositorio de contenidos está construido sobre la infraestructura mencionada previamente, que es a su vez el block de construcción para los servicios de contenidos, control y colaboración. Cada funcionalidad del repositorio de contenidos y los servicios de contenidos están empaquetados como un módulo con su interface in-process y su implementación. Los módulos se enlazan con la infraestructura por medio de sus interfaces. Se pueden desplegar extensiones para el servidor, para extender o reemplazar sus funcionalidades. Su implementación puede usar las interfaces in-process ofrecidas por el repositorio de contenidos y los servicios de contenidos. (Alfresco Documentation - Overview - Architecture - Alfresco content application server) Requerimientos de Hardware y Software Los requerimientos de hardware para la utilización de un repositorio Alfresco, Explorer y Share son variables y dependen del número de usuarios concurrentes que accedan al sistema. Se pueden afinar los parámetros de memoria y garbage collection de la JVM para que sean apropiados a la instalación en uso. Nota: Se consideran usuarios concurrentes a aquellos que están constantemente accediendo al sistema, (por ejemplo a través de Alfresco Explorer) con pequeñas pausas entre accesos (3 a 10 segundos como máximo) en formato 24/7. Usuarios casuales son usuarios que acceden ocasionalmente al sistema, ya sea vía clientes web o vía interfaces WebDAV/CIFS, con grandes intervalos entre solicitudes (por ejemplo acceso ocasional a un documento durante la jornada laboral). Hardware La siguiente tabla es una sugerencia recomendada de configuración de servidor: Número de usuarios Hasta 50 usuarios concurrentes o 500 usuarios casuales Hasta 100 usuarios concurrentes o 1000 usuarios casuales Hasta 200 usuarios concurrentes o 2000 usuarios casuales Memoria/CPU recomendados 1 GB de RAM para la JVM 2 procesadores o un procesador Dual Core 1 GB de RAM para la JVM 4 procesadores (o procesadores con múltiples núcleos) 2 GB de RAM para la JVM 8 procesadores (o procesadores con múltiples núcleos) Para determinar el espacio necesario en disco para el repositorio de contenidos el cálculo es directo: ya que el contenido es almacenado en disco como archivos, se debe prever suficiente espacio para mantener tantos archivos como documentos se deseen almacenar, más espacio Página 17

18 para archivos temporales y versiones (que se almacenan como archivos distintos). (Alfresco Documentation - Administering - Configuring the repository - Tuning the JVM) Software Sólo sistemas operativos Linux de 64 bits son soportados, en Windows existe la posibilidad de ejecutar también en 32 bits. El instalador de Alfresco provee todo el software necesario para que funcione. La configuración por defecto instalará los siguientes paquetes: Java SE Development Kit: la JDK de Sun Microsystems. Servidor de aplicaciones: Alfresco se ejecuta en un servidor de aplicaciones, se provee con Apache Tomcat. Además, puede instalarse con jboss, Weblogic o Websphere. Base de datos: se provee con PostgreSQL, aunque puede instalarse también con Oracle, SQL Server, MySQL o DB2. OpenOffice: para la transformación de documentos de un formato a otro, Alfresco utiliza OpenOffice. ImageMagik: se utiliza para manipular imágenes para su pre visualización Flash Player: posibilita la subida de múltiples archivos y la previsualización de contenidos. SWFTools: Alfresco hace uso de pdf2swf para la previsualización de archivos PDF. Navegadores Los requerimientos del cliente varían dependiendo del cliente con que se desee acceder a la aplicación Alfresco. Si se va a utilizar Alfresco Explorer o Share, cualquier navegador moderno es soportado: Internet Explorer 7 o superior Google Chrome Mozilla Firefox Opera Safari Existen además clientes móviles para ser utilizados desde dispositivos con ios y Android. Personalización y desarrollo Existen un número de modelos de programación disponibles utilizando la aplicación servidor de contenidos Alfresco. El modelo más sencillo para aquellos que no son programadores es utilizar los componentes out-of-the-box de la aplicación Alfresco Share y utilizar el modelo de Reglas y Acciones, un conjunto de condiciones y acciones que deben tomarse en los contenidos basados en esas condiciones. Pueden definirse reglas y acciones valiéndose de asistentes para realizar acciones tales como convertir contenido, mover contenido, o ejecutar un código JavaScript. Los Web scripts permiten realizar un procesamiento más sofisticado sin programación compleja. La implementación de CMIS 10 de Alfresco fue realizada utilizando web scripts. 10 Content Management Interoperability Services Página 18

19 Al construir estos servicios de datos con JavaScript es fácil crear nuevos servicios en Alfresco. Para crear nuevas interfaces del usuario o extensiones a Alfresco Share, también pueden utilizarse web scripts, a través de un lenguaje de plantillas web llamado FreeMarker. La mayoría de Alfresco Share fue construido utilizando web scripts. Emplear Java para construir o extender Alfresco Share, con todas las herramientas asociadas con Java que fueron usadas para construir el sistema Alfresco. El framework web Surf permite extender Alfresco Share y generar aplicaciones web. Dado que Alfresco Share fue elaborado utilizando Surf, pueden construirse extensiones como una combinación de programación Java y web scripts, o solamente Java. A través de programación Java puede modificarse o aún reemplazar partes enteras de Alfresco. El código fuente disponible puede usarse como un ejemplo para reescribir esas partes y utilizar Spring beans y sus configuraciones para extender o reemplazar la funcionalidad en Alfresco. También existe la posibilidad de escribir aplicaciones que son portables a otros sistemas ECM, a través de CMIS que es el estándar OASIS para acceder a repositorios de contenido. (Alfresco Documentation - Overview - Architecture - Alfresco content application server) Alfresco Surf Las capacidades de la interfaz del usuario son provistas por aplicaciones y componentes que utilizan la capa web Alfresco, Surf, que fue originalmente pensada como una vía más rápida de desarrollar aplicaciones de contenido usando scripting y arquitectura REST 11. Alfresco introdujo a Surf como un proyecto a la comunidad Spring para que se utilice con otros componentes de capa web Spring, tales como Spring MVC, Spring Webflow y Grails. Los web scripts proveen un desarrollo basado en REST y dependen fuertemente del estilo de scripting de la Web 2.0 (ejecución interpretada de pequeñas piezas de código que puede ser configuradas en tiempo de ejecución). Esto permite que el sistema sea adaptable y acelera el desarrollo de nuevas capacidades. El prototipado es muy popular en este ambiente. La infraestructura de web scripts habilita el uso de Java beans tan fácilmente como JavaScript, agregando poca sobrecarga pero otorgando una gran flexibilidad y productividad en el desarrollo. Así, pueden construirse fácilmente componentes de interfaz del usuario con Surf o simplemente HTML y desplegarlos como componentes Alfresco Share, o hacia otras plataformas web como Google Gadgets. (Alfresco Documentation - Overview - Alfresco web tier and Surf) Uso del producto y aplicaciones Es utilizado por más de 7 millones de usuarios en 182 países para gestionar millones de documentos, archivos y procesos, detrás del firewall, en la nube y aún en sus dispositivos móviles. Sobre Alfresco ECM, se implementan soluciones para los siguientes campos de aplicación: Gestión de documentos y contenidos de negocio críticos Colaboración de negocios: departamental, organizacional, o B2B usando una extranet segura o intranet. 11 REST: Representational State Transfer es un estilo de arquitectura de software para sistemas distribuidos tales como el World Wide Web. REST emerge como el modelo de diseño predominante de API web. Página 19

20 Captura de imágenes y archivado: de documentos financieros, legales o históricos, registros de clientes y archivos de papel, a menudo para despapelizar. Gestión de casos: por ejemplo gestión de préstamos, reclamos, contratos, etc. Gestión de registros y cumplimiento de regulaciones Servicios de contenido web y gestión de activos digitales Publicación multi-canal: por ejemplo reportes financieros, de noticias, ebooks y documentación técnica. Compartición de archivos de la organización en la nube: mediante la web, con agencias, clientes, asociado o contratistas. Acceso móvil y productividad: hacer posible acceder mediante dispositivos móviles a los documentos organizacionales, y utilizar gestión de tareas y workflow en el dispositivo. Algunos de sus clientes son: NASA Langley Research Center: los investigadores dependen de sitios Alfresco para colaboración en testeos aeronáuticos. 12 KLM: implementó una solución de gestión de contenido empresarial para sus empleados. 13 Fox: implementa gestión de contenido Web (WCM) para sus sitios y micrositios 14 Merck-Serono: ECM para plataforma Web 2.0, gestiona aproximadamente documentos y un volumen de 300 GB de datos 15 Además de la plataforma open source, Alfresco ofrece modelos de suscripción pagos que se detallan a continuación. Alfresco One (previamente Alfresco Enterprise) La plataforma de contenidos Alfresco One permite que las organizaciones gestionen cualquier tipo de contenido, desde simples documentos a imágenes escaneadas, fotografías, diagramas de ingeniería y aún archivos de video. Las capacidades de workflow preconstruídas permiten automatizar procesos de negocios document intensive, ahorrando tiempo y dinero. Y las características de colaboración nativas facilitan una colaboración segura, dentro o fuera del firewall. El modelo de suscripción comercial de código fuente abierto permite obtener soluciones a costos que suelen ser la mitad de las soluciones propietarias de sus competidores. (Alfresco One) Alfresco One se entrega on-premise y posee las capacidades de: Gestión documental Colaboración segura Gestión de registros Servicios de contenidos web Soporte de dispositivos móviles Sincronización con la nube Dentro del ambiente del usuario, Alfresco One cumplimenta con requerimientos de: Página 20

21 Escalabilidad: pudiendo crecer cuando la demanda así lo necesita. Distintas opciones de configuración le permiten hacerlo crecer con las necesidades de la organización, así se brindan distintas opciones de configuración: Single Server Escalabilidad horizontal Escalabilidad horizontal Servidor de indexado Se puede instalar Alfresco en un solo servidor, incluyendo el RDBMS, servidor de aplicaciones y aplicación Alfresco. Es aconsejable para proyectos de prueba de concepto y para despliegues pequeños y departamentales. Se puede instalar Alfresco en uno o más nodos (o servidores) de un cluster. Los servidores pueden ser agregados o quitados al cluster para cumplir con las demandas de los usuarios. Una configuración de alta disponibilidad ofrece un alto nivel de confiabilidad y adaptabilidad, que a su vez puede ser escalado en la medida que los requerimientos crezcan. Para mejorar el desempeño, la aplicación Alfresco puede separarse en diferentes capas, así los servidores de contenidos, de share, búsqueda y transformación pueden ejecutarse en servidores separados, cada uno optimizado para la carga de trabajo. El indexado de contenidos puede ejecutarse en un sistema separado para remover la carga de indexación de los servidores Alfresco. Todos los nodos de un cluster pueden usar este servidor central, el que puede escalarse independientemente. Seguridad: Alfresco One está construido para cumplir con los más exigentes estándares de seguridad, de forma tal que los permisos asignados para usuarios o grupos permiten definir exactamente quién puede ver contenido en la plataforma, ya sea por carpeta, archivo individual o proyecto. Estándares abiertos: Alfresco es open source y se construye usando estándares abiertos para asegurar compatibilidad y el más alto nivel de integración. Creado y distribuido como open source, facilitando la descarga de desarrolladores para su testeo y extensión. Un API pública que facilita extender la plataforma de contenidos o integrarse con aplicaciones existentes. Soporte de CMIS, la API estándar de la industria para repositorios de contenidos. Definiciones de modelos basados en XML. Construido en Java y tecnologías abiertas Personalización mediante Javascript y REST, que permite aprovechar los conocimientos previos de los desarrolladores. Transparencia e independencia de infraestructura. Administración: La plataforma de contenidos Alfresco se diseñó para ser fácil de instalar y administrar. Las consolas de administración facilitan la gestión de los repositorios, usuarios, canales de publicación social y suscripciones, desde una interfaz web. La modificación de configuraciones de los servidores y subsistemas puede realizarse sin reiniciar los servidores. Página 21

22 Alfresco in the Cloud Alfresco en la nube (in the cloud) suministra una red de colaboración segura para las organizaciones que les permite compartir y gestionar contenidos en la red con seguridad, desde cualquier dispositivo o lugar. También permite que los usuarios de la organización compartan estos contenidos con otras organizaciones, facilitando y controlando su acceso y cumplimentando con los modelos de seguridad y sus políticas. Los usos de este producto son: Suministrar una extranet segura para la organización, donde los usuarios pueden colaborar y compartir contenidos seguramente con sus pares y clientes Suministrar acceso móvil seguro al contenido sin caer en soluciones de VPN y sin tener que abrir sistemas internos a la Internet. Suministrar sincronización segura de contenidos entre todos los dispositivos de todos los usuarios, manteniendo control centralizado y escalabilidad. Suministrar un repositorio seguro que puede conectarse con otros servicios en la nube (por ejemplo Salesforce), para mantener el contenido almacenado en una sola ubicación. Como beneficios de usar esta plataforma, podemos citar: No hay necesidad de mantener una infraestructura compleja y procesos para trabajar seguramente con terceras partes que están fuera de la organización. Facilita la adopción de las últimas herramientas cliente con BYOD 16 y sincronización entre todos estos dispositivos, mientras se respetan los lineamientos de seguridad y de cumplimientos de normas de la organización. Provee un repositorio centralizado y seguro para los servicios en la nube de la organización, manteniendo un control de costos acotado. Permite el aprovisionamiento de una instancia de Alfresco para cientos o miles de usuarios de la organización en horas, y reduce la necesidad de gestionar y mantener una infraestructura rígida on-premise. Permite conectar transparentemente sistemas y procesos on-premise con la nube utilizando la solución ECM híbrida. Alfresco in the Cloud hace uso de Amazon Web Services (AWS), ofreciendo los siguientes niveles de servicio (Alfresco for cloud document management). Alfresco Free Network Alfresco Standard Network Alfresco Enterprise Network Resumen Gratuito Para un pequeño número de usuarios en la nube que prefieren pagar mensualmente. Para grandes organizaciones que necesitan soporte de nivel empresarial. Cantidad de usuarios Ilimitados Desde 5 usuarios Desde 500 usuarios Almacenamiento inicial / máximo 10 GB / 10 GB 25 GB / 500 GB 1 TB / ilimitado 16 Bring Your Own Device Página 22

23 Tamaño de archivo máximo Administrador de red y branding 50 MB 2 GB 2 GB No Incluido Incluido Soporte No De 9 a 5 online 24 x 7 online y telefónico Alfresco Workdesk Las aplicaciones de propósito general para gestión documental y colaboración, como Alfresco Share, son perfectas para la gestión de contenido día a día y para las necesidades de compartir de la mayoría de los trabajadores. Pero las organizaciones o departamentos con alto volumen de procesos de negocios centrados en el contenido, como bancos, compañías de seguros y agencias del gobierno o recursos humanos, a menudo requieren una aproximación más estructurada. Alfresco Workdesk se diseñó para gestionar facturas, préstamos, reclamos y casos en general, de una manera rápida y eficiente. Está enfocado en el contenido apropiado para el usuario apropiado, al momento apropiado, permitiendo que el usuario se focalice en el contenido que es relevante para él, basado en su rol en el proceso de negocios. Las vistas y las acciones están optimizadas para mostrar y hacer sólo lo que se necesita hacer en ese determinado momento. Provee una vista integral del ciclo de vida de un caso, mientras entrega el contenido relevante a los usuarios basado en su rol de negocios. Facilita la creación de contenidos de manera eficiente, gestión de procesos, monitoreo de plazos, reportes y archivado de casos de cualquier tipo. Y tiene una integración transparente con el rico conjunto de capacidades ECM de Alfresco. Los beneficios de utilizar Alfresco Workdesk para la gestión de casos son: Rápido acceso a todos los documentos y tareas en un solo archivo del caso Rápida creación de nuevos archivos de caso, basados en plantillas Vistas de casos basadas en roles de negocios del usuario Existen tres formas distintas de desplegar Alfresco Workdesk, siendo complementarias una de la otra: En el navegador web: es una aplicación moderna que puede adaptarse al proceso de negocios organizacional a través de configuraciones en vez de codificado. Utiliza estándares web modernos, no requiere instalación, y es la manera más configurable y plena de funcionalidades que se puede utilizar. Brinda facilidades para gestión de archivos de arrastrar y soltar, reordenamiento de listas, edición en línea, auto completado de listas, operaciones masivas e integración con Microsoft Office. Integrado al escritorio: para ahorrar aún más tiempo, brinda procesos transaccionales de contenido a aplicaciones de escritorio, como Microsoft Office. Sin ningún tipo de instalación y con la experiencia de trabajar sobre un disco compartido de red, se facilita la búsqueda, creación y cambio de archivos mediante los diálogos Abrir y Guardar, así como la edición de las propiedades del contenido directamente en la aplicación de escritorio. En MS-Word, es posible aún embeber propiedades del contenido directamente en los documentos y sincronizar sus valores con los índices de Alfresco. Por detrás, Alfresco maneja el control de versiones, la indexación y flujos de trabajo. Alfresco Office Workdesk es perfecto para usuarios que están Página 23

24 trabajando en sus aplicaciones de escritorio todo el día, y necesitan interactuar con procesos centrados en contenidos. En clientes móviles: con Alfresco Mobile Workdesk, se brinda las mismas vistas y acciones que poseen los usuarios de aplicaciones de escritorio en una aplicación nativa ios. (Alfresco Workdesk) Imagen 4: Alfresco Workdesk en acción Fuente: Comparación de los modelos de suscripción Resumen Alfresco One Alfresco in the cloud Alfresco Workdesk El producto insignia en ECM de Alfresco con modelo de suscripción. Cada suscripción incluye acceso a Alfresco in the cloud para casos de uso de ECM que se extienden fuera del firewall Modelo de despliegue ECM híbrido: On-premise + cloud También está disponible una implementación en AWS total. Solución de contenido y colaboración de Alfresco para compañías que buscan un servicio totalmente gestionado. Solución para compañías que necesitan optimizar procesos del negocio centrados en documentos, como por ejemplo gestión de casos Solo cloud Solamente onpremise Página 24

25 Sincronización con la nube Incluida (se pueden sincronizar documentos y archivos en la nube para compartición) Puede sincronizar con Alfresco One Personalización Si Mínima (branding) Si (configuración) Licenciamiento Por CPU Por usuario Por usuario No Alfresco Mobile Es una aplicación móvil gratuita de gestión de documentos, para dispositivos smartphones y tablets que ejecuten ios y Android que posibilita visualizar todo el contenido almacenado en Alfresco on-premise o Alfresco in the cloud. Es posible visualizar, abrir y editar documentos con otras aplicaciones, colaborar en el contenido, iniciar y completar funciones de workflow, asignar y monitorear tareas, etc. Algunas de sus características son: Seguridad: características de seguridad a nivel empresarial para proteger contenido vital Asignar un período de expiración al contenido que es bajado/sincronizado al dispositivo. Encriptación completa Reingreso de contraseña opcional en cada uso de la aplicación para incrementar aún más la seguridad. Accesibilidad: acceso permanente a datos vitales de la organización al alcance de la mano Se puede conectar la aplicación a varias cuentas on-premise y cloud simultáneamente. Sincronizar los documentos favoritos para ser usados aún sin conexión. Buscar sitios, carpetas y archivos desde la aplicación móvil. Colaboración: facilita la integración con otras aplicaciones móviles existentes. Puede abrir documentos en aplicaciones Tablet como QuickOffice o iworks, editar, y volver a guardar en Alfresco. Subir nuevas versiones y monitorear el historial de versiones, aún revertir a versiones previas del documento. Agregar comentarios, me gusta y compartir el contenido usando las características sociales. Workflow: no solamente es el acceso al contenido, también se puede potenciar el uso del dispositivo Iniciar y completar acciones de workflow en viaje mediante el dispositivo móvil. Crear flujos de trabajo de revisión y aprobación que requieren ser trabajados por otras personas. Monitorear el progreso de la tarea y su completamiento sin estar atado a la oficina. Integración: es open source y se integra con cualquier aplicación de negocios. El contenido puede ser abierto y editado en QuickOffice HD, Docs To Go, iworks o cualquier aplicación similar, y vuelto a guardar en Alfresco. Se agregan más opciones de integración constantemente. El Alfresco Mobile SDK suministra gratuitamente a los desarrolladores todo lo que necesitan para integrar sus aplicaciones con Alfresco (Alfresco Mobile) Página 25

26 Generalidades y otros aspectos Alfresco puede comportarse como un servidor SharePoint, así es posible gestionar contenidos en Alfresco directamente desde la suite Microsoft Office (por ejemplo Word, PowerPoint, Excel, Outlook). También puede usarse el soporte de protocolo SharePoint para facilitar la edición online de documentos dentro de Alfresco Share. Así, se habilita a los usuarios a modificar archivos Office sin hacer check-in / ckeck-out. Alfresco bloquea el archivo mientras está siendo modificado y libera el bloqueo cuando el archivo es guardado y cerrado. En el siguiente diagrama puede observarse la arquitectura del soporte del protocolo SharePoint en relación a una instalación de Alfresco. Imagen 5: Arquitectura de Sharepoint Protocol Support Fuente: La arquitectura del soporte del protocolo SharePoint incrusta un servidor web Jetty 17 dentro del repositorio Alfresco. Los clientes Microsoft Office se comunican directamente con el servidor Jetty, utilizando llamadas similares a WebDAV con extensiones propietarias, y en un puerto diferente al que utiliza Alfresco Share. El soporte del protocolo no es total, en particular la versión analizada no da soporte a las siguientes características: Alertarme de este documento Tareas Metadatos personalizables Publicar de vuelta con la fuente (Publish Back to Source Location) Crear espacio de trabajos de documento desde Alfresco Share Sub sitios Opciones 17 Jetty es un servidor HTTP 100% basado en Java y un contenedor de Servlets escrito en Java. Su tamaño pequeño lo hace ideal para ofrecer servicios web en una aplicación Java empotrada. Página 26

27 Nuxeo Descripción y revisión general Nuxeo Enteprise Plataform (Nuxeo EP) es una plataforma de sistemas de gestión de contenidos de código abierto usados por arquitectos y desarrolladores para construir, desplegar y ejecutar aplicaciones de negocios centradas en contenido. Provee una plataforma de código abierto basada en java que es modular y extensible para el desarrollo de software ECM y que incluye un conjunto de módulos empaquetados para gestión }documental, colaboración, gestión de activos digitales y gestión de casos. Entre sus beneficios claves podemos citar: Extensibilidad: arquitectura altamente flexible basada en sistemas de componentes y orientadas a servicios Escalabilidad: tiene buen escalamiento adaptándose a las necesidades del proyecto. Adaptabilidad: con Nuxeo Studio, un ambiente de personalización y configuración Desarrollo rápido de aplicaciones (RAD): manejado por una plataforma modular con componentes reutilizables. Código abierto, estándares abiertos: significa un compromiso a la interoperabilidad y la innovación manejado por la comunidad. Ofrece una amplia oferta de modelos de suscripción que brinda mantenimiento, soporte y herramientas a través de Nuxeo Connect. Características Repositorio de contenidos. Nuxeo Core es la capa del repositorio de contenidos de la plataforma Nuxeo que suministra un conjunto de servicios genéricos, pudiendo ser configurados, extendidos y adaptados en un proyecto de desarrollo de aplicación de contenido. Modelo de contenidos (por intermedio de esquemas XSD) Gestión de ciclo de vida de documentos Control de acceso para seguridad Modelo de eventos y manejadores de eventos Sistema de consultas Manejo de bloqueos Políticas configurables de versionado Configuración de la persistencia (back-end) Soporte para CMIS 1.0: Apache Chemistry OpenCMIS Página 27

28 Servicios configurables de la plataforma. Han sido construidos para ser tan independientes como sea posible. De esta forma es posible elegir qué servicios son requeridos por cada proyecto. Cada servicio provee un POJO y una API remota: Gestión personalizada de la traza de auditoría Servicio de enrutamiento de documentos: facilita el uso de workflow de documentos diseñados por el usuario y etapas de selección (humanas o automatizadas) de una librería compartida Gestión de anotación de contenidos (W3C Annotea) Gestión de relaciones de grafos RDF Servicios de comentarios Notificaciones y mails de alertas Importar/exportar en formato XML Directorio de usuarios, grupos y vocabularios Tablero de mandos (dashboard) con contenedor OpenSocial Herramientas de publicación Web (wiki, blogs, creación de páginas Web) Visor de contenidos (administrar, configurar y ordenar listas de contenidos) Repositorio navegable con filtros dinámicos por múltiples vistas Framework de aplicación. Ofrece diferentes tecnologías del lado del cliente para el desarrollo de interfaces de usuario de una aplicación de contenido: JSF/Seam es la UI predeterminada basada en JSF para el modelo de componentes gráficos y Seam para la navegación y gestión de contextos WebEngine. Nuxeo desarrolló un motor de renderizado simple pero poderoso basado en Freemarker para crear sitios web con gestión de contenidos en Nuxeo Plataform. Eclipse RCP es un cliente rico con Apogee basado en Eclipse RCP para aplicaciones de escritorio. Un conector Flex/AMF que permite la conexión de un cliente Air/Flex. La tecnología flash permite el desarrollo rápido de clientes avanzados con una interface rica y amigable. GWT (Google Web Toolkit) para el desarrollo en Java de aplicaciones que pueden ser desplegadas en el formato Html/Javascript. Cliente Shell. El cliente se presenta con interfaz de línea de comandos y un conjunto de comandos. Herramientas de testeo. Para asegurar la performance de la plataforma y su robustez, Nuxeo ha construido un amplio ambiente de testeo e integración continua con Maven, Hudson, Nexus, Junit, Selenium y Funkload (una herramienta de stress desarrollada por Nuxeo). (Enterprise Content Management Platform for Business Apps) Página 28

29 Historia El proyecto Nuxeo fue anunciado en septiembre de 2007 como una completa reescritura de la plataforma Nuxeo CPS siendo una migración desde Zope y Python a tecnologías Java. La primera versión estable Nuxeo EP 5.0 fue liberada en febrero de 2007 a las que siguieron Nuxeo EP 5.1 en agosto del 2007, Nuxeo EP 5.2 en mayo del 2009, Nuxeo EP IDM 5.3 en octubre de 2009, Nuxeo EP IDEM 5.4 en noviembre de Nuxeo EP fue renombrado a Nuxeo Plataform en diciembre de 2011 cuando se liberó Nuxeo Plataform 5.5, integrando todos los módulos de la plataforma para gestión documental, gestión de medios digitales y gestión de casos en un solo producto empaquetado. Nuxeo Plataform 5.6 se liberó en septiembre de (Nuxeo) Arquitectura Generalidades La arquitectura de código abierto de Nuxeo está diseñada para ser altamente flexible y extensible basada en tres principios fundamentales (A Flexible Architecture for Content Applications): Desacoplamiento de capas y servicios para facilitar el despliegue en múltiples escenarios Extensibilidad así los componentes y servicios pueden ser fácilmente adaptados para casos de usos específicos. Modularidad así los componentes pueden ser ensamblados de varias formas distintas facilitando la escalabilidad. Las aplicaciones en Nuxeo Plataform son un ensamblado de componentes y servicios configurados a través de un potente sistema de extensiones. Imagen 6: Modelo de componentes y servicios Fuente: Página 29

30 Esta arquitectura está inspirada en la arquitectura Eclipse RCP adaptada al lado del servidor y el mundo ECM. La modularidad de la plataforma está basada en dos tecnologías clave: Modelo de componentes OSGI. Los componentes están agrupados en paquetes para gestionar las dependencias y el orden de despliegue. Los desarrolladores de aplicaciones solo pueden desplegar los componentes requeridos facilitando que las aplicaciones se mantengan magras y enfocadas. Nuxeo Runtime Extension Point System. Es un sistema de gestión que trabaja con el modelo OSGI, comparable al sistema de puntos de extensión de Eclipse/Equinox. Los puntos de extensión permiten que cada componente defina puntos de contribución para configurar o entender los componentes y de esta manera sean tan configurables y genéricos como sea posible. Nuxeo EP consiste en cuatro capas independientes, cada capa no requiere de las otras así el constructor de aplicaciones puede elegir las capas necesarias para una solución particular: Nuxeo Runtime. Es el modelo de servicios y componentes subyacentes que gestiona las conexiones con el servidor de aplicaciones. Nuxeo Core. Es un repositorio de contenidos avanzado que ofrece servicios de almacenamiento, definición del modelo de contenidos, ciclo de vida, consultas, versionado, etc. Servicios ECM. Es un conjunto extensible de servicios genéricos y configurables, tales como workflow, annotation e importar/exportar. Framework UI. Ofrece un amplio rango de posibilidades para construir interfaz de usuario, por ejemplo JSF/SEAM, Nuxeo Web Engine, Google Web Toolkit y Eclipse RCP. Imagen 7: Arquitectura de Nuxeo Fuente: Página 30

31 Módulos de la Plataforma En la actualidad existen cuatro módulos principales que pueden ser instalados sobre Nuxeo EP: Document Management (DMS). Social Collaboration Digital Asset Management Case Management Framework Imagen 8: La Plataforma Nuxeo Fuente: Document Management (DMS) DMS tiene un modelado de contenidos altamente flexible que facilita la definición de documentos que varían desde archivos sencillos a modelos complejos multi-archivos. (Open Source Document Management Software) Características Capturar contenidos en múltiples formatos de manera unificada. Hacer uso de estándares de metadatos como Dublin Core o implementar uno propio. Utilizar relaciones estructuradas para indicar cómo se conectan los documentos entre sí. Navegar el repositorio Hacer cumplir las políticas corporativas por intermedio de las reglas de automatización de contenido Definir workflow seguros con participantes externos e internos Asegurar la accesibilidad al contenido con una amplia gama de servicios de librerías de contenido, tales como búsqueda de texto completo, archivado y backup. Integración con SharePoint y MS Office Dar cumplimiento de normas a través de gestión de registros Página 31

32 Realizar auditoría Construir Tablero de comandos personalizado (dashboard) Social Collaboration Este módulo genera una vista centrada en el usuario y los temas en una aplicación Nuxeo con características extendidas de colaboración y sociales, como por ejemplo relaciones, flujos de actividad, mini-mensajes, perfil del usuario enriquecido. (Collaborative Content Management in a Social World) Digital Asset Management (DAM) Es el módulo encargado de gestionar los recursos multimedia, desde su captura hasta su despliegue. Entre las tareas que permite realizar este módulo podemos citar (Digital Asset Management for Enterprise Applications): Capturar: batch upload, extracción de metadatos, soportando una amplia variedad de formatos de archivos Catalogar e indexar, etiquetado de metadatos, identificación de derecho de propiedad intelectual y políticas de distribución, edición masiva, versionado, localización, personalización de metadatos. Procesar y revisar, workflow personalizables, validación masiva, anotaciones, transcodificación de video y streaming. Entregar soportando múltiples resoluciones, tamaños y formatos. Buscar y recuperar, navegación multifacética basada en la metadata para facilitar la búsqueda y el filtrado. Soporte para relacionar activos, descargas masivas y APIs para integración para terceras partes. Case Management Este módulo es el framework de Nuxeo para crear aplicaciones orientadas a casos. Permite que se creen aplicaciones dedicadas a la gestión de documentos compuestos de ítems que evolucionan al ser transferidos a diferentes personas para su revisión y/o aprobación. Un caso puede ser por ejemplo, un caso de préstamo compuesto de los diferentes documentos requeridos para la gestión de ese prestado, un caso legal, etc. (Open Source Case Management Software) Provee características específicas a la gestión de casos, como por ejemplo: Documentos específicos del caso con metadata dedicada. Mailbox a los que se distribuyen los casos. Arboles de clasificación a los que se presentan los casos y ayudan a organizar su trabajo. Página 32

33 La Plataforma Nuxeo Además de los módulos mencionados se ofrecen otros productos que integran la plataforma que a continuación se detallan: Nuxeo Studio Nuxeo IDE Nuxeo Mobile Nuxeo Drive Nuxeo Cloud Nuxeo Studio Es un ambiente de configuración y personalización provisto como una herramienta alojada en la web. Mediante su interfaz gráfica permite la rápida configuración de la plataforma Nuxeo y los módulos tales como DAM, DM y CMF. (Online Development Environment for Nuxeo) Imagen 9: Ciclo de vida en Nuxeo Studio Fuente: Mediante su interfaz gráfica y un conjunto de ejemplos configurables, Studio facilita a los desarrolladores la personalización de aplicaciones de gestión de contenidos sin necesidad de codificar. Studio asegura la validez del proyecto ocultando la complejidad a los usuarios. Nuxeo Studio ofrece un amplio conjunto de características: Branding de aplicaciones. Logos, colores y otros elementos de esquema adaptados al contexto de la organización. Configuración de la vista de contenidos. Es una representación del conjunto de resultados de una búsqueda en el repositorio. Diseño de formularios de búsqueda. Acciones del usuario. Se pueden definir acciones basadas en contenido (por ejemplo imprimir, copiar, importar, etc.) con permisos de usuarios específicos, propiedades de contenido y disparadores de eventos. Automatización del contenido. Es un conjunto ordenado de operaciones para procesar un documento o grupo de documentos. Esquemas y metadatos personalizados. Página 33

34 Manejadores de eventos. Define un manejador para cuando se dispara un evento (por ejemplo documento creado, documento publicado, etc.) el que puede ser utilizado como parte de una cadena de automatización de contenidos. Tipos de documentos personalizados y plantillas Ciclo de vida de contenidos y workflow Permisos Gestión de vocabulario. Crear o importar listas de terminología para un conjunto controlado de opciones que pueden ser usados por ejemplo, en una lista drop-down para asignar metadatos a los documentos. Notificaciones. Se pueden enviar notificaciones por como parte de una cadena de automatización de contenidos. Transformación de contenidos. Permite a los usuarios fácilmente generar formatos pdf, xml, csv y html para publicación externa y exportación. Validación de proyectos. Un sistema de chequeos de consistencia verifica que todas las características configuradas referencien a elementos existentes y de esta forma los errores pueden ser manejados antes del despliegue. Nuxeo IDE Es un IDE basado en Eclipse para desarrolladores que utilizan la plataforma Nuxeo. Facilita extender la plataforma Nuxeo con nuevas características escritas en Java en un ambiente amigable que toma las ventajas de la extensibilidad de la plataforma Nuxeo y se integra con Nuxeo Studio. (Nuxeo IDE ) Nuxeo IDE completa las capacidades de personalización por Nuxeo Studio ya que este último es un ambiente gráfico que posibilita a los expertos de negocio y en general a usuarios no desarrolladores, a personalizar aplicaciones Nuxeo. En cambio Nuxeo IDE está dirigido a desarrolladores Java que desean extender la plataforma Nuxeo con nuevas características que van más allá de configuración XML. Imagen 10: Nuxeo Ide Fuente: Página 34

35 A continuación mencionamos algunas características sobre este módulo: Hot reload. Gracias al servicio de recarga rápida Nuxeo IDE posibilita el testeo y desplegado inmediato de nuevo código en una instancia de Nuxeo sin requerir que se reinicie el servidor. Plantillas y asistentes. Nuxeo IDE suministra un conjunto de asistentes para rápidamente comenzar la creación de nuevo plugins, se incluyen asistentes para desarrollar nuevas operaciones de contenidos, nuevos servicios de contenido, nuevos convertidores de contenido, etc. Gestión de dependencias automatizadas. Ofrece soporte y gestión de dependencias para proyectos basados en Maven generando y gestionando automáticamente los archivos de proyectos. Integración con Nuxeo Shell. Perfiles de despliegue. Ofrece una interfaz del usuario que rápidamente permite definir perfiles de despliegue para las instancias de Nuxeo que se desean desplegar. Completamiento de código. Nuxeo IDE se conecta con proyectos de Nuxeo Studio y ofrece completamiento de código aún en configuraciones personalizadas, como por ejemplo un modelo de contenidos personalizado. Imagen 11: Nuxeo Ide Fuente: Página 35

36 Nuxeo Mobile Nuxeo Mobile es una aplicación personalizable que posibilita el acceso móvil a un repositorio de contenido Nuxeo, ya sea instalado localmente (on-premise) o en la Nube, para dispositivos Android o ios. Provee características de gestión de contenidos como por ejemplo descargar, cargar, editar, y colaboración en el contenido. Posibilita flexibilidad y conveniencia a usuarios remotos para la gestión de documentos y aplicaciones de gestión de contenidos. (Nuxeo Mobile) Para desarrolladores de aplicaciones Nuxeo Mobile también sirve como un framework que con su código de fuente abierto permite construir aplicaciones móviles híbridas HTML5/nativas. A continuación mencionamos algunas características destacadas sobre este producto: Navegar, buscar, previsualizar. La aplicación permite a los usuarios navegar el repositorio Nuxeo y previsualizar el contenido instantáneamente aún sin descargarlo. Edición de ida y vuelta. Los documentos pueden ser descargados y abiertos en la aplicación de edición que es utilizada normalmente en el dispositivo, por ejemplo QuickOffice o iwork, y luego guardarlos directamente en el repositorio Nuxeo. Subir contenido. Marcar contenido. Colaboración. Se proveen características de colaboración del contenido con miembros del equipo, por ejemplo, visualizar y agregar comentarios, compartir contenidos, etc. Nuxeo Drive Es un cliente de sincronización bidireccional entre escritorio local y un repositorio de contenido Nuxeo, local o en la nube. Trabaja con todos los módulos de la plataforma Nuxeo, Document Management, Digital Asset Management, Case Management, o una aplicación personalizada de contenidos. (Desktop Sync for the Nuxeo Content Repository) A continuación mencionamos algunas características destacadas sobre este producto: Sincronización ida y vuelta. Una vez seleccionados los archivos a sincronizar y cuando se detecta un cambio, ya sea en el repositorio o local, se activan las actualizaciones. Archivos simples o contenidos personalizados. Maneja todo tipo de contenidos, desde archivos simples como documentos, imágenes, etc. a complejas jerarquías de carpetas generadas por aplicaciones locales. Múltiples sistemas operativos. Es compatible con Windows, Mac y Linux. Gestión de conflictos. Acceso off line. Se puede trabajar con las aplicaciones locales mientras se encuentra off line y Nuxeo Drive detectará los cambios comenzando o continuando la sincronización cuando la conexión de red esté disponible. Actualizaciones estructurales. El cliente gestiona las actualizaciones de mover, renombrar, borrar archivos ya sea en el servidor o localmente. Control de accesos. Las políticas de control de accesos del lado del servidor son totalmente aplicadas en el proceso de sincronización de Nuxeo Drive manteniendo la seguridad el contenido en todo momento. Página 36

37 Nuxeo Cloud Es una plataforma de gestión de contenidos que proporciona un ambiente de desarrollo, personalización, testeo y producción alojado en la nube sin fisuras. Con Nuxeo Cloud los arquitectos y desarrolladores de aplicaciones de contenido pueden elaborar una aplicación de gestión de contenidos sin pagar los costos de mantener recursos e infraestructura IT, beneficiándose del control de costos para escalar hasta donde sea necesario. (Nuxeo Cloud - The Nuxeo Content Management Platform on the Cloud) La suscripción a Nuxeo Cloud incluye: Imagen 12: Nuxeo in the cloud Fuente: Un ambiente de desarrollo y producción alojados (hosted) para cualquier aplicación basada en Nuxeo Plataform como Nuxeo Document Management. Acceso a Nuxeo Studio que provee un ambiente de personalización y configuración para acelerar el desarrollo y testeo transparente de proyectos de gestión de contenidos, con desplegado automático de aplicaciones en la nube. Asignación de ambiente y recursos adicionales; si fuera necesario se pueden soportar múltiples ambientes de servidor. Aplicaciones que pueden ejecutarse con reducidos recursos internos (in-house) aprovechando instalaciones gestionadas, actualizaciones y monitoreo de aplicaciones por el equipo de Nuxeo. Nuxeo Cloud es flexible y diseñado para escalar hacia arriba o hacia abajo tanto como lo exijan los requerimientos del proyecto. Página 37

38 Infraestructura segura de Amazon Web Service Nuxeo Cloud depende de Amazon Web Service para el alojamiento de los servidores Nuxeo. Cada uno de los clientes de Nuxeo Cloud ejecuta una o más instancias del servicio AWS EC2. Todos los servidores ejecutan una Amazon Machine Image (AMI) haciendo una distinción entre servidores de desarrollo y servidores de producción. Los primeros no cuentan con persistencia ni backup, los segundos dependiendo del paquete elegido dependerán de diferentes tipos de AMI y tendrán diversas capacidades de almacenamiento. (Nuxeo Cloud - The Technology Behind the Service) Especificaciones de software: Última versión de Document Management Ubuntu Linux, actualmente lts Servidor HTTP Apache2 y servidor TOMCAT Base de datos PosgreSQL Categorías de servicios que ofrece Amazon: Nuxeo Cloud Economy Nuxeo Cloud First Class Nuxeo Cloud Business 1.7 GB of memory 7 GB of memory 23 GB of memory 5 EC2 Compute Units (2 virtual cores with 2.5 EC2 Compute Units each) 20 EC2 Compute Units (8 virtual cores with 2.5 EC2 Compute Units each) 33.5 EC2 Compute Units (2 x Intel Xeon X5570, quad-core Nehalem architecture) 350 GB of instance storage 1690 GB of instance storage 1690 GB of instance storage 32-bit platform 64-bit platform 64-bit platform I/O Performance: Moderate I/O Performance: High I/O Performance: Very High (10 Gigabit Ethernet) Requerimientos de Hardware y Software Puede ejecutarse en Linux, Mac OS x, y Windows. Necesita además Sun JDK, versiones 6 o 7. Hardware Configuración de hardware mínima requerida RAM 2 GB CPU Intel core II o equivalente Almacenamiento. La instalación mínima de Nuxeo ocupa entre 200 y 280 MB Para prestaciones óptimas Linux 64 bits PostgreSQL 8.4 o 9.0 RAM >= 4GB Página 38

39 Software Unix-like 32 y 64 bits MAC OS Leopard (10.5), Snow Leopard (10.6) MS Wind 2000, 2003 server 32 y 64 bits, XP y 7 Sun JDK 6, 64 bits especialmente para entornos Windows. Como base de datos soporta SQL Server 2005 y superior, Oracle 10 y superior, PostgreSQL 8.3 y superior, MySQL 5.1 y 5.5 Navegadores IE 7 y superior Firefox 3.5 y superior Google Chrome 3 y superior Safari 4 y superior Personalización y desarrollo Nuxeo Plataform provee diferentes soluciones que permiten personalizar y extender la plataforma (Customization and Development ): Usar Nuxeo Studio para realizar las configuraciones y extensiones vía una interfaz web Escribir archivos XML para configurar Nuxeo y desplegar nuevos plugins Desarrollar sus propias extensiones y plugins API RESTful Elegir la solución correcta depende de: Los requerimientos: si se desea personalizar una aplicación Nuxeo, Nuxeo Studio debería ser suficiente. Pero si se desea desarrollar un servicio o componente muy específico será necesario escribir código. El perfil: para poder desarrollar extensiones de Nuxeo es necesario escribir código Java. Nuxeo Studio Anteriormente fueron explicadas las características de este módulo. Configuración con XML Dentro de la plataforma Nuxeo se pueden configurar diversos aspectos vía simples archivos XML. Para poder configurar a través de archivos XML hay que tener una idea global de la arquitectura del producto. En particular, debería echarse un vistazo al Modelo de Componentes (Component Model Overview) para entender cómo está construida la plataforma. De esta manera, se podrá saber Qué podemos configurar dentro de la plataforma (qué puntos de extensión existen)? Página 39

40 Qué contribuciones ya existen desplegadas en la distribución Nuxeo en uso? Si se desea avanzar más en otros aspectos de Nuxeo no es necesario acceder al código fuente, sino mediante la herramienta Plataform Explorer Site se accede a: Las distribuciones Nuxeo (Actualmente la 5.6) Servicios Puntos de extensión Para cada ítem a la descripción, a su definición XML y ejemplos. Plugins de Java Se puede utilizar Java para construir nuevos componentes Nuxeo. Uno de los puntos clave es que no se necesita el código fuente de Nuxeo para hacerlo ni reconstruir Nuxeo para desplegar el plugin. Los componentes Java de Nuxeo se despliegan de la misma forma que los componentes XML solo que se debe empaquetar el JAR correctamente, copiarlo en la ubicación correcta y reiniciar el servidor. API RESTful El servicio de automatización Nuxeo provee un API REST para ejecutar operaciones en el servidor Nuxeo. Este publica acciones comunes que se realizan en una aplicación Nuxeo como operaciones atómicas que se pueden ensamblar para crear complejas reglas de negocio sin escribir código JAVA. En otras palabras, la automatización de contenido provee un API de alto nivel sobre los servicios Nuxeo. Estas operaciones se publican remotamente a través del API REST. (Content Automation ) Para poder utilizar este servicio es necesario saber dónde el servicio está publicado y los diferentes formatos usados por el servicio para intercambiar información. Todas las otras URL s que aparecen en el contenido intercambiado entre el cliente y el servidor son rutas relativas a la URL del servicio de automatización. Las operaciones de contexto y los parámetros así como los objetos de respuesta (documentos) son formateados con objetos JSON. Para transportar blobs, se generan solicitudes HTTP multipartes para adjuntar los datos binarios blobs junto a los objetos JSON que describen la solicitud de operación. Por defecto todas las cadenas y operaciones que no tengan interfaz gráfica son accesibles vía REST. Sin embargo, se puede filtrar el conjunto de operaciones y cadenas permitidas o protegerlas usando reglas de seguridad. (The Automation HTTP / REST Service) Página 40

41 Uso del producto y aplicaciones Nuxeo EP es un conjunto altamente personalizable y extensible de componentes, servicios y APIs de gestión de contenidos que han sido diseñados para el desarrollo de aplicaciones centradas en contenido. Estos son los bloques constructivos que pueden ser ensamblados, modificados y construidos para crear aplicaciones innovadoras centradas en contenido que cumplen requerimientos de negocios únicos. Esta plataforma es la base de una familia de productos Nuxeo, cuya infraestructura de contenido basada en Java ofrece un ambiente unificado y un conjunto potente de aplicaciones de gestión de contenido y módulos ya desarrollados que ofrecen soluciones para los tópicos de: Gestión documental (Document management) Colaboración social (Social collaboration) Gestión de casos (Case management) Gestión de activos digitales (Digital Asset Management) Imagen 13: Plataforma Nuxeo Fuente: La educación superior y la investigación, el sector público (incluidas las instituciones militares y gubernamentales), medios de comunicación y agencias de prensa, la energía, los servicios públicos, la construcción y la ingeniería están entre los principales sectores verticales usando Nuxeo para sus aplicaciones críticas de gestión de contenidos. Página 41

42 Casos de usos de clientes Generali. Sistema de adquisición mundial destinado a ahorrar 50 millones por año en compartir contenido 18 Netflix. Gestión de almacenamiento y distribución de todas las imágenes de películas y trailers para el sitio de Netflix. Incluye aprobación de imágenes por parte de los estudios antes de su publicación 19 FICO. Sistema de gestión de casos para fraudes en tarjetas de créditos. Una vez que el sistema automatizado selecciona una actividad sospechosa se crea un caso que es gestionado por humanos, el proceso de negocio es manejado por Nuxeo. 20 Michelin. Todas las imágenes e información de puntos de interés para publicaciones en guías y en la web. Gestión de la colaboración y workflow en el contenido 21 NFI (Netherlands Forensic Institute). Sistema de gestión de casos para contenido de evidencia forense, colaboración entre áreas del sistema de policía. 22 Jeppesen. Información de vuelo para pilotos. Distribuye información para pilotos con detalles de aeropuertos y otra información vital. Es un sistema Nuxeo que fácilmente permite actualizar el contenido y entrega a más de 200 mil ipads. Se actualiza cada vez que los pilotos están en los aeropuertos así poseen la última información. 23 US Navy. Nuxeo es el back end del 60% de las aplicaciones. La plataforma almacena el contenido en forma segura y es entregado a las aplicaciones utilizando web services. 24 Como explicamos anteriormente en la sección Arquitectura, Nuxeo compone su plataforma de diversos productos que permiten el uso según las necesidades. Acceso móvil utilizando la aplicación Nuxeo Mobile. Gestión de contenidos alojado en la nube utilizando Nuxeo Cloud. Cliente de sincronización bidireccional entre escritorio local y un repositorio de contenido Nuxeo, local o en la nube mediante Nuxeo Drive Página 42

43 SharePoint Descripción y revisión general Microsoft SharePoint es una plataforma de aplicaciones Web desarrollada por Microsoft. Lanzado por primera vez en 2001, SharePoint se ha asociado históricamente con la gestión de contenidos de la Intranet y gestión de documentos, pero con el transcurso del tiempo hoy ofrece capacidades mucho más amplias. Comprende un conjunto diversificado de tecnologías web respaldadas por una infraestructura técnica común. De forma predeterminada, tiene una interfaz como Microsoft Office, y está estrechamente integrado con la suite de Office. (Microsoft SharePoint) Qué es SharePoint? (Kirkham, 2011) Un servidor de portal con la administración delegada. SharePoint permite a los trabajadores de la información (Information Worker) que no tienen ningún conocimiento de diseño o administración de página o sitio web, crear, casi al instante, atractivos sitios web que funcionen. Esto alivia a los profesionales de tecnología de la información (Information Technology) de la carga de la creación y la administración de los sitios, facultando a los trabajadores de la información para crear sus propios sitios para equipos, blogs, wikis y otros propósitos. Un kit de aplicaciones de trabajo en grupo. Proporciona una plataforma en la que trabajadores de la información pueden crear soluciones de colaboración que incluyen librerías de documentos y espacios de trabajo, workflow, wikis, blogs y listas orientadas equipos, como Eventos, Difusión y Tareas. Microsoft SharePoint Workspace (anteriormente Microsoft Office Groove 2007) ofrece una experiencia offline para estas soluciones de colaboración. Un host de workflow. Los procesos de negocios pueden ser sistematizados y modelados con workflow que son disparados con eventos asociados, por ejemplo, la incorporación de un documento a la librería de documentos. Una aplicación de gestión de contenido. Las características de SharePoint Server Enterprise Content Management (ECM) incluye administración de documentos, gestión de registros y gestión del contenido web. Un kit de aplicaciones de Inteligencia de Negocios (Business Intelligence). Las características de Business Connectivity Services (BCS) de SharePoint permite que los datos procedentes de fuentes que no son SharePoint, como una instalación SAP o base de datos Oracle, se accedan (lectura/escritura) como si se tratara de una lista ordinaria de SharePoint. Un sistema operativo de la intranet. Puede proveer para una intranet muchas de las funciones que un sistema operativo provee a una computadora: almacenar y copiar archivos, servicios de alojamiento, iniciar aplicaciones y proteger los datos. (Esto no implica que no pueda ser usado para extranet e internet) Un host para servicios. Las implementaciones de SharePoint crean datos disponibles a través de un modelo de objeto cliente, el servicio Windows Communication Fundation Data Services (WCF) basado en REST (antes ADO.NET data services) y otros servicios web ASMX desde su instalación (out-of-the-box). Además, el Service Application Framework de SharePoint provee una plataforma que permite a los desarrolladores construir servicios escalables de nivel medio que pueden proveer datos o recursos de procesamiento a otras características de SharePoint. Página 43

44 Un almacén de datos. SharePoint almacena datos como una lista de varias columnas en una base de datos de SQL Server. Se pueden acceder a los datos usando LINQ y también CAML (Collaborative Application Markup Language). Los datos pueden ser espejados, respaldados, y recuperados y dependiendo de la versión de SQL Server, pueden tomarse instantáneas de los datos. Una capa de procesamiento y datos para múltiples interfaces de usuario (UIs). Además de su interfaz nativa de usuario de páginas web (incluyendo versiones especiales para dispositivos móviles), la que puede contener ECMAScript (JavaScript, JScript), SharePoint también soporta acceso desde aplicaciones Microsoft SilverLight y aplicaciones cliente Microsoft SharePoint Workspace. Con el modelo de objeto cliente de SharePoint se puede acceder a SharePoint usando Windows Forms de Windows Presentation Fundation (WPF) u otra aplicación de código administrado. SharePoint Foundation 2010 y SharePoint Server 2010 SharePoint Foundation 2010 es la tecnología subyacente de los sitios de SharePoint disponible de manera gratuita y que se denominaba Windows SharePoint Services en las versiones anteriores. SharePoint Server 2010 se basa en la tecnología de SharePoint Foundation para proporcionar un marco de trabajo coherente y familiar para listas y bibliotecas, administración de sitios y personalización de sitios. Todas las funciones disponibles en SharePoint Foundation también están disponibles en SharePoint Server Sin embargo, SharePoint Server 2010 amplía SharePoint Foundation proporcionando características y capacidades adicionales. Por ejemplo, tanto SharePoint Server como SharePoint Foundation incluyen plantillas de sitio para colaborar con compañeros en sitios de grupo, blogs y áreas de reuniones. Sin embargo, SharePoint Server incluye características de sistemas sociales mejoradas, como etiquetado y suministros de noticias, que ayudan a las personas de la organización a descubrir, organizar, navegar y compartir la información con los compañeros. De manera similar, SharePoint Server mejora la tecnología de búsqueda de SharePoint Foundation para incluir características que resultan de gran utilidad para los empleados de organizaciones grandes, como la capacidad de buscar datos profesionales en SAP, Siebel y otras aplicaciones empresariales, la administración de contenido empresarial, inteligencia empresarial y sitios personales. SharePoint Server está disponible para implementarse de forma local o como parte de una oferta de servicio basada en la nube, como Microsoft Office Tanto SharePoint Foundation como SharePoint Server están diseñados para trabajar con otros programas, servidores y tecnologías, incluso aquellos que forman parte Microsoft Office System. Por ejemplo, puede tomar un sitio, una lista o una biblioteca sin conexión en el área de trabajo de SharePoint, trabajar con el contenido del sitio mientras está desconectado de la red y sincronizar automáticamente los cambios cuando vuelva a conectarse. Puede realizar muchas tareas de SharePoint desde programas conocidos de Microsoft Office, como iniciar o participar en un flujo de trabajo para aprobar un informe de gastos desde Microsoft Word. (Tareas básicas en SharePoint Server 2010) 25 MS Office 365: solución de comunicación y colaboración en la nube. Ofrece office profesional plus, e- mail, calendario de usos compartidos, correos de vos, mensajería unificada, móvil, buzones, SharePoint, etc. Página 44

45 Historia SharePoint evolucionó a partir de proyectos con nombre en clave "Office Server" y "Tahoe" durante el ciclo de desarrollo de Office XP. "Office Server" evolucionó a partir del FrontPage y las Extensiones de servidor de Office y "Páginas del equipo". Iba dirigido a la colaboración ascendente. "Tahoe", basado en la tecnología compartida con Exchange y el "Digital Dashboard", dirigidos a portales descendentes, la búsqueda y gestión de documentos. (Microsoft SharePoint) A continuación mostramos las versiones en orden cronológico: Microsoft SharePoint Portal Server 2001 Microsoft SharePoint Team Services (2002) Windows SharePoint Services 2.0 (licencia gratuita) - Microsoft SharePoint 2003 (liberación comercial) Windows SharePoint Services 3.0 (licencia gratuita) - plus Microsoft Office SharePoint Server 2007 (extension comercial) Microsoft SharePoint Foundation 2010 (free) - plus Microsoft SharePoint Server 2010 (commercial extension for Foundation), y SharePoint Enterprise 2010 (extension comercial, extensión para Server) Microsoft SharePoint Foundation plus Microsoft SharePoint Server 2013 (extensión para Foundation) Cambios en SharePoint Foundation 2010 Desde el punto de vista del usuario final: Interfaz de usuario V4, Fluent Ribbon o cinta de opciones Servicios de conectividad de negocios, que proporcionan interfaces para interactuar con datos de negocio Nueva funcionalidad para Workflow y Administración Uso de páginas wiki en vez de páginas de elementos web en plantillas predeterminadas Perfiles sociales y características de Redes sociales Un editor de cliente desarrollado (SharePoint Designer) Soporta varios navegadores: IE, Mozilla, Apple Safari Desde el lado del servidor o desarrollador: Nueva administración central UI Reemplazo de Proveedores de Servicios compartidos con Aplicaciones de Servicios Soporta jquery y Silverlight Nuevas APIs Modelo de Objetos del lado del cliente para Javascript, Silverlight y aplicaciones.net Autenticación basada en notificaciones Soporte para Windows PowerShell Soluciones Sandboxed Página 45

46 Arquitectura Generalidades La plataforma SharePoint es una arquitectura orientada a servicios de n-niveles (SOA), pudiendo operar enteramente en una máquina o escalada en forma ascendente para ser gestionada a través de cientos de máquinas. A continuación describimos algunos conceptos que ayudarán a comprender la arquitectura de SharePoint. (Microsoft SharePoint) Granjas Una granja SharePoint es un agrupamiento lógico de servidores SharePoint que comparten recursos comunes. Una granja típicamente operará de forma autónoma (stand-alone), pero también podrá suscribirse a la funcionalidad de otra granja, o proveer funcionalidad a otra granja. Cada granja tiene su propia base de datos central de configuración, la cual es administrada ya sea a través de la interface PowerShell o un sitio web de Administración central (basado parcialmente en PowerShell). Cada servidor en la granja es capaz de comunicarse con la base de datos central de configuración. Los servidores usan estos servicios de configuración (IIS, características de Windows, conexiones de bases de datos) para satisfacer los requerimientos, informar problemas en el servidor, problemas de asignación de recursos, etc. Aplicaciones Web Las aplicaciones Web son contenedores de alto nivel para el contenido en un granja y es la interfaz típica que utiliza el usuario para interactuar con SharePoint. Una aplicación web está asociada con un conjunto de asignaciones de acceso o URLs definidas en la consola central de administración, que serán luego replicadas automáticamente en la configuración de IIS de cada servidor en la granja. Son independientes entre sí, tiene su propio pool de aplicación y pueden ser reinicializadas de forma independiente en el IIS. Colección de sitios Es usado para proveer un agrupamiento de Sitios de SharePoint. Cada aplicación web suele tener al menos, una colección de sitios. Estas colecciones pueden ser asociadas con su propia base de datos de contenido o pueden compartir una base de datos de contenido con otras colecciones de sitios en la misma aplicación web. Aplicaciones de servicio (Service Application) Estas proporcionan piezas granulares de la funcionalidad de SharePoint a otras aplicaciones web y servicios en la granja. Son diseñadas para ser lo más independiente posible, de manera que una falla o una reinicialización no afecte la operabilidad de la granja. Cada aplicación de servicio en la granja tiene su propio proceso que requiere de cierta cantidad de memoria para funcionar, y por lo general tiene su propia base de datos de configuración y la cuenta de servicio de Active Directory. Página 46

47 La plataforma La siguiente figura muestra cómo SharePoint está construido sobre Microsoft.Net Framework 3.5, ASP.Net e Internet Information Server IIS. También sobre SQL Server, pero se puede instalar SQL Server en un servidor dedicado que no tenga SharePoint, el cual es típicamente una granja de producción. Todas las plataformas deben correr en un servidor con Windows 2008 de 64 bits. Como dijimos anteriormente, SharePoint Server está construido sobre SharePoint Foundation, y existen dos versiones, la Enterprise y la Standard. (SharePoint 2010 Architectures Overview) Imagen 14: Arquitectura de SharePoint Fuente: Quizás el aspecto más notable de esta figura es que IIS y ASP.Net se muestran como una simple plataforma, esto es porque SharePoint requiere que IIS opere en modo integrado con ASP.Net. Por lo tanto, desde el punto de vista de SharePoint es efectivamente una aplicación web alojada. SharePoint como una aplicación ASP.Net IIS El nivel más alto de la organización en una implementación de SharePoint, que no sea la propia granja, es la aplicación web. Una aplicación web (web application) en la terminología SharePoint es lo que se llama un sitio web (website) en IIS. Un sitio web en IIS monitorea por requerimientos entrantes en un puerto determinado, y este chequea por un host o dirección IP particular o ambos. Cada aplicación web de SharePoint Foundation está alojada en un sitio web de IIS que tiene el mismo nombre que la aplicación web. Sin embargo, una aplicación web de SharePoint y un sitio web de IIS, no son la misma cosa (de hecho, en el modelo de objetos de SharePoint están representados en clases diferentes). Aunque generalmente la relación es 1 a 1, no siempre es el caso ya que una aplicación web de SP puede ser extendida a múltiples IIS. Página 47

48 Imagen 15: IIS Fuente: Modelo de datos, gestión de datos y sistema de consultas La estructura de datos primaria de SharePoint es la lista. Cada lista pertenece a un tipo de lista, de forma similar cada columna en la lista tiene un tipo de campo y cada ítem de la lista tiene un tipo de contenido. Los datos externos, fuera de la base datos de contenido de SharePoint, también se muestran y gestionan en SharePoint. Listas. El almacenamiento back-end de los datos de contenido de una aplicación web de SharePoint Foundation es en una o más bases de datos de SQL Server, llamadas bases de datos de contenido. Los datos no son consultados usando SQL, sino con código del lado del servidor como LINQ o formulando consultas en CAML. Se pueden relacionar listas utilizando claves foráneas como si fuera una base de datos relacional. Un tipo especial de lista en SharePoint es la librería de documento, donde cada fila incluye un documento asociado. Las librerías de imágenes son similares, excepto que cada fila es un archivo de imagen. Tipos de contenido y tipos de campo. Una fila en una lista también tiene un tipo, llamados tipo de contenido (content types), que son un conjunto de columnas y metadatos. SharePoint Foundation ya incluye algunos tipos construidos como Eventos y Anuncios. Una columna en una lista también tiene un tipo de campo, que no solo dice el tipo de dato subyacente, sino también como será formateado y mostrado en formularios. Listas externas y el servicio Business Conectivity Service (BCS). Los datos externos, tales como datos de una instalación SAP o base de datos Oracle, también pueden ser representados como una lista en una página en SharePoint Foundation y dentro de SharePoint WorkSpaces y aplicaciones cliente de Microsoft Office. El BCS permite lectura/escritura para acceder a los datos. Página 48

49 Workflow Al igual que todos los workflow, los workflow de SharePoint modelan y sistematizan los procesos de negocio. Sin embargo, en general se orientan en torno al modelo de datos de lista. En la mayoría de los casos, cada instancia de un workflow incorpora procesos que rodean a un elemento en una lista o biblioteca de documentos. De hecho, los tipos más comunes de workflow son workflow que están asociados con una lista o con uno o más tipos de contenido. Algunos se inician manualmente, pero son más comúnmente diseñados para iniciarse automáticamente en respuesta a un evento relacionado con un elemento de la lista o biblioteca, como añadir, eliminar o actualizar un artículo. Están construidos sobre el framework provisto por Windows Workflow Foundation (WWF). Cuando un workflow está ejecutándose en SharePoint el motor de runtime de WWF está alojado en un proceso SharePoint. Definiciones de sitio y plantillas Web Lo que hace posible que los usuarios normales de negocios puedan crear sus sitios web de SharePoint sin la intervención de los profesionales de IT es el hecho de que los tipos de sitio web están detallados y con definiciones guardadas. Usando la UI 26 de SharePoint, un usuario puede instanciar un sitio web desde alguno de los tipos definidos. Actualmente hay dos tipos de definiciones de sitio: configuraciones de definición de sitio, que se encuentra en el sistema de archivos del servidor web, y plantillas web, que están en el Package Solutions de SharePoint en la base de datos de contenido. Seguridad en SharePoint El sistema de seguridad de SharePoint protege las implementaciones de usuarios y código errante. Seguridad de usuario. Soporta seguridad para acceso a usuarios al sitio web, listas, carpetas y a nivel de ítem. La gestión de seguridad en todos los niveles es en base a roles. El proceso de autorización asume que el usuario ya ha sido autenticado. Autenticación. Soporta diferentes formas de autenticación. El default es la autenticación basada en notificaciones de Windows, este modelo está construido sobre Windows Identity Foundation (WIF). Autorización. El acceso a sitios web, listas, carpetas e ítems de listas son controlados a través del sistema basado en roles de miembros, por el cual los usuarios y grupos son asignados a roles que autorizan el acceso a los objetos de SharePoint. Existen dos tipos de grupos: los grupos de dominio y los grupos de SharePoint. Los grupos de dominio se pueden utilizar en cualquier lugar dentro del alcance del servicio de Active Directory. Código de seguridad. Cada aplicación web se ejecuta en un pool de aplicaciones IIS que procesa las solicitudes HTTP. El pool en sí se ejecuta en una cuenta de usuario conocida como la identidad del grupo de aplicaciones. En una granja de varios servidores, esto es por lo general un usuario de dominio. La identidad del pool de aplicaciones es la identidad del usuario para el código que se ejecuta en un proceso de trabajo de IIS. Sin embargo, el acceso a varios objetos de SharePoint está determinado por los permisos del usuario que ha realizado la solicitud que se está procesando. El aislamiento de las aplicaciones web en grupos de aplicaciones independientes asegura que si uno de ellos se estrella, los otros no se ven afectados. 26 UI: user interface Página 49

50 Servicios y el Framework Service Application Los servicios en una granja de SharePoint pueden ser divididos en cuatro grupos: Windows Services. Estos servicios aparecen en Servicios en Panel de Control de Windows del servidor. Debido a que estos servicios están incluidos en la interfaz de usuario de SharePoint Foundation y en el modelo de objetos, los administradores y desarrolladores pueden detener, iniciar y gestionar dichos servicios sin ingresar al Panel de Control. Web Services. Este servicio hace que los datos y las páginas web estén disponibles en los navegadores. Se ejecuta en los servidores web y es el servicio más importante en SharePoint Foundation. IIS Web Services. Son los servicios de Windows Communication Foundation (WCF) que se implementan en el framework de Service Application. Aparecen en la interfaz de usuario del IIS como una aplicación que depende de IIS Web Site con el nombre SharePoint Web Services. Configuration Services. Diferentes servicios para monitoreo, diagnóstico, tracing, envío y recepción de mails, etc. El Service Application Framework provee a los desarrolladores la capacidad de construir servicios compartidos escalables de nivel medio que se alojan en SharePoint Foundation. Este framework está disponible como una API pública para que terceras partes puedan construir y administrar servicios, instancias y aplicaciones de servicios. Las aplicaciones de servicios pueden estar en una única granja o bien compartidas entre granjas de servidores. Granjas enteras pueden estar dedicadas a alojar servicios de uso intenso, tales como Análisis Web o Inteligencia de Negocios (Business Inteligence). Soluciones Sandbox Las soluciones Sandbox es una característica incorporada a partir de la versión 2010 de SharePoint que permite a los desarrolladores crear funcionalidad que corre en un espacio de memoria separado denominado sandbox. El código en la solución se ejecuta en el sandbox, y cualquier problema en el código permanece aislado no causando que la aplicación web de SharePoint donde se está ejecutando deje de responder. Estas soluciones de sandbox se basan en un servicio de Windows llamado User Code Host de SharePoint Si el servicio no está corriendo, SharePoint lanza una excepción. También se basan en la nueva galería de soluciones de librería de documentos que se encuentran en cada colección de sitios. Como cualquier otra librería de documentos se puede cargar soluciones sandboxed a la galería de soluciones. Además, las plantillas de sitio que se crean al guardar un sitio como plantilla son guardadas en la galería de soluciones. (Activating SharePoint 2010 Sandboxed Solutions by Using Code) Modelo de objetos Cliente Hay tres modelos de objeto cliente en SharePoint: Aplicaciones SilverLight Aplicaciones.Net Framework JavaScript. Los archivos *.js que contiene el modelo de objetos cliente, como cualquier *.js, son automáticamente descargados en el equipo del usuario cuando se accede a una página que referencia al modelo de objetos. (master page) Página 50

51 Además del modelo de objetos de cliente, SharePoint accede a los datos desde una aplicación cliente utilizando servicios de datos de WCF (antiguamente ADO.Net data services). Modelos de implementación Las soluciones SharePoint son generalmente no instaladas usando MSI o tecnología ClickOnce ya que SharePoint tiene su propio sistema de instalación. En lugar de archivos MSI, las soluciones son empaquetadas en archivos de paquete de solución de SharePoint. Estos archivos CAB tienen la extensión.wsp. Los archivos de empaquetado pueden contener diferentes tipos de elementos, assemblies, controles de usuario, paginas ASP.Net personalizadas, archivos de configuraicon XML, archivos de recursos, imágenes, listas de definiciones, elementos web, características y otros. Hay dos tipos de soluciones en SharePoint: Soluciones de granja. Es una colección de recursos que se pueden desplegar a través del file system del lado del servidor en el entorno de SharePoint. Los recursos se ejecutan en el mismo espacio de proceso que la aplicación SharePoint, lo que significa que el código puede usar todo el modelo de objetos y tiene acceso a los mismos recursos que la aplicación SharePoint. Puede incluir componentes que se ejecutan en un entorno de plena confianza o componentes que corren bajo políticas de restricciones de seguridad de acceso al código. Soluciones Sandbox. Fueron descriptas en el apartado anterior. Otros productos de la plataforma Los productos y tecnologías de SharePoint incluyen lo siguiente ( Qué es SharePoint?): SharePoint Online. Un servicio basado en nube que se hospeda en Microsoft para empresas de todos los tamaños. En lugar de instalar e implementar SharePoint Server de forma local, ahora cualquier organización tiene la posibilidad de suscribirse simplemente a un servicio como Office 365 y permitir a sus empleados usar SharePoint Online para crear sitios para compartir documentos e información con compañeros, socios y clientes. SharePoint Designer. Un programa gratuito para diseñar, crear y personalizar sitios web que se ejecuten en SharePoint Foundation y SharePoint Server. Con SharePoint Designer, puede crear páginas web de gran cantidad de datos, crear soluciones eficaces habilitadas para flujos de trabajo y diseñar la apariencia del sitio. Los sitios que cree pueden variar entre sitios de equipo pequeños para administración de proyectos y soluciones de portal controladas por panel para grandes empresas. SharePoint Workspace. Un programa de escritorio que se puede usar para tomar contenido de sitio de SharePoint sin conexión y colaborar en el contenido con otros usuarios mientras está desconectado de la red. Mientras usted y otros miembros del equipo están desconectados, puede hacer cambios en el contenido de SharePoint que en algún momento se sincronizará de nuevo con el sitio de SharePoint. Página 51

52 Requerimientos de hardware y software Se detallan a continuación (Microsoft SharePoint) : Hardware (Servidor) Procesador: 64 bits, 4 núcleos Memoria: 4 GB para la versión de desarrollo o evaluación. 8 GB para uso en producción en uno o múltiples servidores Disco duro: 80 GB para el sistema, varía dependiendo del entorno de producción y del tamaño de la aplicación Software (servidor) Sistema operativo: Windows Server 2012 (64 bits) Standard, Enterprise, Data Center o Web Center. Windows Server 2008 R2 (64 bits) Standard, Enterprise, Data Center o Web Center. Windows 7 (64 bits) únicamente para desarrollo o test, requiere un paquete de modificación. Servidor de Base de Datos: Microsoft SQL Server 2012 (64 bits) SP1, Microsoft SQL Server 2008 (64 bits) R2, Microsoft SQL Server 2008 (64 bits) SP1, Microsoft SQL Server 2005 (64 bits) SP3, Microsoft SQL Server Express para bases de datos no mayores a 4 GB. Navegadores (en el cliente) Internet Explorer 7 o superior: en versiones de 32 bits es completamente soportado, en versiones de 64 bits existen limitaciones. Para IE 9+ debe ejecutarse en modo de compatibilidad. Firefox Google Chrome Safari (Mac) IE 6 solo puede utilizarse con SharePoint 2007 y anteriores. Personalización y desarrollo Configuración basada en Web SharePoint ofrece una interfaz de usuario que resultará familiar a los usuarios de Microsoft Office 2007 y versiones posteriores. Esta interfaz permite la manipulación de datos, edición de páginas, y la capacidad para añadir funcionalidad a los sitios, administrar el contenido en listas y bibliotecas, páginas y sitios. Copiar, crear, eliminar o cambiar el nombre de las listas y bibliotecas, páginas y sitios. Administrar los permisos de usuario, y ver el historial de versiones en documentos y página. Administrar definiciones y propiedades de las listas y bibliotecas, páginas, sitios y elementos web y muchos otros. Página 52

53 Diseñador de SharePoint SharePoint Designer, anteriormente conocido como Microsoft Office SharePoint Designer, es un editor de HTML especializado y gratuito de diseño web para crear o modificar sitios, flujos de trabajo y páginas web. Es una parte de la familia de Microsoft SharePoint. Antes, era una parte de la familia Microsoft Office 2007, pero nunca ha sido incluido en ninguna de las suites de Microsoft Office. Modelos de integración y desarrollo El modelo de objeto cliente de SharePoint (disponible para Javascript, SilverLight y.net) y las APIS REST/SOAP pueden ser referenciadas desde dentro de una página personalizada. Los plugins sandboxes pueden ser subidos por un usuario final al cual le hayan sido otorgados los permisos correspondientes. Estas son restricciones de seguridad, y pueden ser reguladas a diferentes niveles (incluso en la gestión de consumo de recursos). En entornos de nube estas son las únicas personalizaciones que normalmente se permiten. Las personalizaciones pueden abarcar: La integración entre aplicaciones mediante SharePoint Las extensiones a la funcionalidad de SharePoint (por ejemplo, acciones de flujo de trabajo) Elementos web (web-parts) también conocidos como" portlets "," Widgets ", o" gadgets ", que proporcionan nuevas funcionalidades cuando se añade a una página Páginas/sitios o páginas/plantillas de sitio Uso del producto y aplicaciones SharePoint en Portales de intranet Es una forma de centralizar el acceso a la información empresarial y aplicaciones sobre una red corporativa. Es una herramienta que ayuda a una organización en la gestión de sus datos, aplicaciones e información con mayor facilidad. Esto tiene beneficios organizacionales, tales como aumento de la participación de los empleados, gestión de procesos de centralización, la reducción de personal nuevo y proporcionar los medios para capturar y compartir el conocimiento tácito (por ejemplo, a través de herramientas como wikis / blogs). Unificando en un portal la información empresarial se pueden integrar aplicaciones heredadas, objetos del portal, y administrar miles de requerimientos de usuarios Administración de documentos y contenido empresarial SharePoint a menudo se utiliza para almacenar y rastrear los documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Por lo general es también capaz de hacer el seguimiento de las diferentes versiones creadas por diferentes usuarios. Además de ser una plataforma para los sistemas de gestión de registros digitales que cumplen con las normas establecidas del gobierno y la industria, SharePoint también proporciona la ventaja de una ubicación central para almacenar y colaborar en documentos, lo que puede reducir significativamente mensajes de correo electrónico y la duplicación del trabajo en una organización. Página 53

54 Esta descripción es conocida como ECM (Enterprise content management), cuyo significado formal se refiere a la forma de organizar y almacenar documentos de una organización u otro contenido, relacionados con los procesos de la organización, abarcando estrategias, métodos y herramientas usados durante todo el ciclo de vida del documento. Sitios Extranet SharePoint se puede utilizar para proporcionar una contraseña, orientada al acceso a la web a personas ajenas a la organización. Las organizaciones a menudo utilizan esta funcionalidad para integrar a terceros en la cadena de suministro o de procesos de negocio, o para proporcionar un entorno de colaboración compartida. SharePoint proporciona una AAM (Alternative Access mapping), que permite que el mismo "sitio" que surgió a través de una serie de diferentes URLs, cada URL puede tener su propia tecnología de autenticación, así el mismo sitio puede ser para una intranet en una red y en una extranet para los usuarios externos. Sitios Internet Usando las funciones de Publicación (publishing), SharePoint se puede utilizar para gestionar grandes sitios web públicos. Casos de usos de clientes Aeropórts de París. El aeropuerto francés actualiza el software para mejorar la calidad y la velocidad de las búsquedas de información. 27 ASB Bank Ltd. El banco con sede en Nueva Zelanda innova el entorno laboral y estimula el rendimiento con la colaboración social. 28 Cambridgeshire Constabulary. La policía del Reino Unido disminuye los costos y aumenta la seguridad pública con la mejora de la colaboración. 29 The Regional Municipality of Niagara. El gobierno municipal canadiense usa el software para mejorar los datos empresariales y ahorra millones. 30 Generalidades y otros aspectos Con respecto a la integración de SharePoint con herramientas de desarrollo de sistemas podemos citar: Nuevas APIs de SharePoint. Hay nuevas APIs para aplicaciones AJAX y SilverLight que hace mucho más fácil acceder a datos de SharePoint con menos código y mejor performance. Se mejora el acceso a listas y su programabilidad con REST, ATOM, JSON y LINQ. Sitio de vida de las aplicaciones. Se utiliza el formato WSP como formato de empaquetado y despliegue de soluciones SharePoint y este formato puede ser abierto por Visual Studio Página 54

55 Soporte para VS SharePoint 2010 es un objetivo de primera clase para VS Se incluye despliegue y debugging nativo así como diseñadores para varios tipos de proyecto SharePoint. Vista tablero de mandos del desarrollador. Permite ver una traza completa y la latencia entre las distintas capas de SharePoint,.Net y SQL. Desarrollo en Windows 7. Se puede usar como ambiente de desarrollo en Windows 7 y Vista. Página 55

56 Comparación de características Luego de analizadas en forma no exhaustiva las características de los software ECM, es posible realizar una comparativa desde el punto de vista de su forma de uso y para qué fueron concebidos. Las alternativas open source a priori parecen no tener costos asociados a su despliegue. Sin embargo, requieren personal de IT altamente formado o bien la contratación de servicios de consultoría y soporte para lograr una implementación exitosa. Ese análisis escapa a los propósitos del presente trabajo, y lo consideramos un punto de futuras extensiones. SharePoint: es un producto completo que dependiendo del tipo de licencia puede ser gratuito (Foundation) o pago, para llegar a las características empresariales (Server Enterprise) con incorporación de herramientas de BI 31 y un ambiente totalmente integrado en el universo Microsoft. Como punto a favor: si la organización ya ha invertido en tecnologías Microsoft, incorporar SharePoint en cualquiera de sus versiones es una transición de bajo impacto en el ambiente TIC y en los usuarios. Usa otros productos Microsoft como infraestructura (Windows Server, SQL Server, IIS) por lo que todo el conocimiento de estas plataformas es aplicable para el despliegue de SharePoint. Se ofrece un completo ambiente de desarrollo (VS 2010) en el que las aplicaciones SharePoint son reconocidas y desplegadas fácilmente. Como aspectos negativos podemos citar: Si bien existe una versión gratuita su funcionalidad es limitada y características como por ejemplo el modelado de contenido, vistas previas de resultado de búsquedas y tableros de control del usuario solo están disponibles en la versión Enterprise. (Khamis, 2011) Su principal fortaleza es también una debilidad ya que si no se ha invertido en software de back-end Microsoft el despliegue de cualquiera de las versiones de SharePoint requerirá una inversión en los productos de infraestructura y también una atadura a un proveedor de software en particular (vendor lock in). Cada cliente que accede a un servidor SharePoint debe tener una licencia de acceso (CAL 32 ) por lo que hay que sumarlo al costo total (TCO 33 ). Nuxeo: en pocas palabras, es una plataforma de desarrollo más que un producto terminado. Su disponibilidad de software open source con todas las características hace viable una evaluación completa. Permite independizarse del ambiente de ejecución y no tiene ataduras con ningún tipo de software de infraestructura. Su modelo de despliegue es adecuado cuando desea desarrollarse aplicaciones de ECM verticales. En el modelo de suscripción pago no se pagan licencias de acceso de clientes, y se brinda soporte técnico, mantenimiento de software y herramientas de personalización. Como aspectos negativos podemos citar: Su modelo de licenciamiento obliga a pagar por las herramientas de desarrollo o de otra forma hay que recurrir a la edición de archivos XML para configurar distintos aspectos de la aplicación: branding, workflows, interfaces de usuario, etc. La comunidad de usuarios y desarrolladores no es tan extendida como en el caso de Alfresco. No tiene herramientas de BI out-of-the-box. 31 Business Intelligence 32 CAL: client access license 33 TCO: total cost of ownership Página 56

57 Alfresco: al igual que Nuxeo, al ser software open source permite una evaluación completa de sus características. Posee una interfaz web de usuario rica y simple, con mucha potencia y capacidades de extensión a través de gadgets que se incorporan en los tableros de control del usuario. También permite independizarse del ambiente de ejecución. La comunidad Alfresco es muy amplia y activa brindando un gran número de addons gratuitos o pagos. Es una aplicación madura con una gran base de usuarios, y es el software ECM open source más utilizado en el mundo. Su modo de licenciamiento on- premise no requiere de licencias de acceso al cliente y ofrece soporte técnico y mantenimiento. Como aspectos negativos podemos citar: No tiene herramientas de BI out-of-the-box. No posee herramientas de desarrollo integradas gratuitas. Aplicaciones con un nivel de integración similar a VS de Microsoft, como SIDE Labs son productos comerciales y pagos. Existen addons con funcionalidad limitada y hay que recurrir a la edición de archivos XML para otras configuraciones. La siguiente tabla compara las características de nuestro interés: Característica Alfresco Nuxeo SharePoint Open source Si Si No Versión gratuita Si Si Si 34 Vendor lockin No No Si Soporte de BI integrado No No Si Licenciamiento por cantidad de clientes No No Si Gestión del ciclo de vida de la información Cumplimiento de regulaciones de gestión de registros (HIPAA, Sarbanes- Oxley, e-discovery) Si Si Si Si No Si Versión in the cloud Si Si Si Herramientas de desarrollo gratuitas Si 35 No Si Herramientas de desarrollo provistas por el fabricante Herramientas de administración completas e integradas (backup/restore, gestión de componentes, aplicaciones, etc) Trabajar desconectado (cliente de sincronización offline) No Si Si No No Si Si Si Si 34 Con funcionalidad limitada y requiere una licencia de Windows Server. 35 Addons de terceras partes, con capacidades limitadas Página 57

58 A los efectos de completar un caso de aplicación práctica en nuestra tesina, seleccionamos el software ECM Alfresco. Nuestra selección está basada en conocimientos previos del software, el deseo de utilizar herramientas open source, y la idea general que Alfresco es un producto más maduro y completo que Nuxeo. Página 58

59 Un caso de aplicación Para mostrar las capacidades el producto seleccionado, elegimos un organismo no informatizado dentro de nuestro ambiente laboral del Poder Judicial como escenario para la implementación de un sistema informático. El organismo elegido es la Dirección de Mediación del Poder Judicial 36, fue creada por ley N del año 2003 por el Superior Tribunal de Justicia y es la encargada de organizar el Registro Provincial de Mediadores y el Servicio Público de Mediación. Dirección de Mediación Servicio Público de Mediación Registro Provincial de Mediadores Imagen 16: Diagrama de componentes de la Dirección de Mediación del Poder Judicial El Registro Provincial de Mediadores es un registro donde deben matricularse los profesionales que se encuentren habilitados para ejercer la mediación con la acreditación correspondiente de los cursos de formación y entrenamientos dictados por instituciones autorizadas. Los mediadores matriculados pueden ejercer la mediación en centros privados de mediación, centros comunitarios y el Servicio Público de Mediación. El Servicio Público de Mediación atiende a personas que espontáneamente se presentan requiriendo su atención o carentes de recursos, derivados de las Defensorías Oficiales, las Asesorías de Menores, Juzgados de Paz y toda otra dependencia del Poder Judicial y de organismos gubernamentales o no. Análisis general Qué es la mediación? La mediación es un método alternativo de resolución de conflictos y por el cual se promueve la comunicación directa entre las partes para la solución extrajudicial de las controversias. La interdisciplinaridad y la voluntariedad del requerimiento son dos conceptos claves en la mediación. El mediador se rige por el principio de neutralidad, buscando un acuerdo consensuado y aceptado por las partes, que siguen siendo las protagonistas del proceso. El Página 59

60 acuerdo logrado en un proceso de mediación no es vinculante jurídicamente para las partes (es decir, si las partes lo incumplen, no tienen consecuencias judiciales). Análisis de requerimientos Para conocer el funcionamiento de la Dirección de Mediación y poder recabar los requerimientos para el desarrollo del sistema informático, realizamos varias reuniones con la directora de esta dirección, la Dra. Ana Inés Grange, quien nos pone de manifiesto los problemas de no contar con los mismos: pérdidas de tiempo y recursos, errores humanos, pérdida o desuso de información existente ya sea en forma digital o en papel. Se establecen dos áreas a informatizar: el Registro Provincial de Mediadores, y el Servicio Público de Mediación. El SPM debería contar con información para la Dirección de Mediación, aportando estadísticas e información estratégica a un nivel superior, y así también información para la administración y seguimiento del trabajo de los Mediadores. El módulo para este área involucra un amplio conjunto de acciones, actores, usuarios y tareas, por ende es el más complejo de desarrollar. De las reuniones concertadas con la Dra. Grange pudimos obtener detalladamente la información relacionada con: El funcionamiento del Servicio Público de Mediación, sus actores y características, funciones y ámbitos en los que actúa. Los pasos necesarios y el flujo de trabajo en una mediación, desde las reuniones de premediaciones, mediaciones, posibles resultados, etc. Elección de los mediadores, tiempos y cantidad por reunión de mediación. Los temas generales de la administración, como la generación y cálculo de pagos a Mediadores. El sistema actual (manual) en medios digitales y no digitales. En el cual se incluyen archivos de Microsoft Excel, Microsoft Word y diversos formularios y calendario manual. El seguimiento histórico de casos y los problemas para encontrar la información. El Registro Provincial de Mediadores (RPM), como un staff de profesionales asignables a distintas reuniones de Mediación entre las partes involucradas en un expediente judicial. Los plazos de inscripción y renovación de las matrículas de los mediadores, y los requisitos que tienen que cumplir los profesionales para integrar dicho staff. La interacción con otros organismos del Poder Judicial ya informatizados, en los que en la actualidad se comunican por medio de notas en papel o envío de mail. También pudimos recopilar las plantillas, modelos, copias de cuadernos y agendas que utilizan para la organización manual de la información. Finalmente, desde la Dirección nos comunican la necesidad de contar rápidamente con un sistema informático en el Registro Provincial de Mediadores donde actualmente se hace de forma manual, haciendo una tarea muy difícil el control y seguimiento de los mediadores para el cálculo de los honorarios. Por lo que se prioriza su desarrollo, como parte inicial de otros desarrollos posteriores. Luego de analizar la dinámica de la Dirección y sus componentes, y la necesidad expresada por la Dra. Grange, consideramos que el Registro Provincial de Mediadores podía ser un escenario interesante para mostrar cómo aplicar la herramienta de gestión de contenido organizacional Alfresco. Página 60

61 Escenario de aplicación: Registro Provincial de Mediadores Descripción del escenario En el registro provincial de mediadores se registran los profesionales que participaran en las mediaciones. Tenemos en cuenta dos situaciones: La inscripción de nuevos mediadores La renovación de la matricula anual Nuevos mediadores Los postulantes se inscriben para la evaluación, con documentación mínima: un formulario, copias simples del título superior y del certificado de la formación de mediación. Las fechas de evaluación son en noviembre y febrero y la modalidad es escrita a cargo de un evaluador externo. Luego los aprobados completan los requisitos previstos en la Resolución Administrativa 1287/03. Se forma un legajo del mediador que contiene: Formulario de inscripción CV Copias certificadas del título superior, formación inicial en mediación y otras constancias de capacitación en mediación. Certificación de antecedentes penales Croquis oficinas (en el caso de ejercicio privado) Constancia de pago de matrícula Los nuevos mediadores son inscriptos en el Registro Provincial de Mediadores a través de una resolución de Superintendencia Administrativa, proyecto que elabora y eleva la Dirección de Mediación. En esa resolución se les asigna el número de matrícula. El monto de la matrícula se fija también por RSA. Imagen 17: Diagrama de flujo para el ingreso de nuevos mediadores Página 61

62 Mediadores que renuevan matrícula La renovación es anual. Los mediadores tienen que acompañar: Formulario de renovación. Constancia de pago matrícula. Constancias de capacitación continua. Toda esta documentación es agregada al legajo creado cuando ingresa el mediador al Registro de Mediadores. Hay previstas distintas opciones para acreditar capacitación continua: 20 horas cursos, 20 horas mediaciones hechas en SPM o un trabajo escrito. Cuando se trata de cursos organizados por la Dirección de Mediación y de horas de mediación cumplidas en el Servicio Público de Mediación, esa certificación de capacitación continua la hace DM. Imagen 18: Diagrama de flujo para mediadores que renuevan matrícula Mediadores que ejercen en el Servicio Público de Mediación Los mediadores matriculados pueden optar por ejercer en el Servicio Público de Mediación de las localidades de Trelew, Puerto Madryn y Rawson. Para esto, los mediadores deben elegir en qué oficinas pueden ser convocados. Luego la Dirección de Mediación confecciona un listado de mediadores e informa a cada oficina. En el caso particular de Esquel, no cuentan con un listado de mediadores ya que la oficina tiene dos funcionarias que cumplen con todas las tareas: administrativas, premediaciones y mediaciones. A todos los mediadores que conforman el listado y que fueron convocados a mediaciones, se les regula los honorarios mensualmente según los montos que se fijan en la misma RSA anual que determina la matricula. Página 62

63 Actividades El movimiento mayor del Registro Público de Mediadores se concentra entre los meses de noviembre a marzo. La inscripción para nuevos postulantes se realiza en el periodo comprendido entre diciembre y abril. Las evaluaciones se realizan en los meses de noviembre y febrero. La renovación de matrícula para integrar listado del SPM en el mes de febrero o marzo, esto varía en función de cuándo se aprueba el presupuesto, porque conforme su porcentaje de aumento se actualizan matrícula y honorarios. La renovación de matrícula en general, si bien es permanente, no hay solicitudes al respecto hasta ahora. Durante todo el año se realiza la regulación de honorarios a los matriculados inscriptos en Servicio Público de Mediación y registro de las horas de mediación efectivas cumplidas en este servicio por cada mediador. Requerimientos Se solicita llevar un registro informático de los mediadores matriculados habilitados, discriminados por cada Servicio Público de Mediación y que pueda ser consultado por cada oficina en forma online. De cada mediador se debe llevar un legajo digital con toda la documentación escaneada. También se solicita la posibilidad de emitir diferentes listados, como por ejemplo, listado de postulantes, listado de mediadores por localidad que optaron, calcular honorarios según monto establecido por año, emitir certificación de la mediación, etc. Alcance Con el fin de mostrar las potencialidades de Alfresco, nos centramos en el modelado e implementación del Registro Público de Mediadores que nos permitirá llevar un registro de todos los mediadores de la provincia y la gestión de la documentación relacionada a su legajo. Actualmente no se encuentra definido un ciclo de vida de la información a nivel organizacional, por lo que la presente tesina se apegará al modelo actual en la que información se captura, almacena y no se destruye. Diseño de objetos En la imagen 19 mostramos el diagrama de objetos que componen el escenario elegido para la demostración. Página 63

64 Imagen 19: Diagrama de objetos del caso de aplicación Cada mediador tiene un legajo de documentación que se crea por única vez identificado con sus datos personales y su número de matrícula. Inicialmente este legajo está vacío y va completándose a medida que el mediador la presenta. Luego de presentada toda la documentación correspondiente, el mediador está en condiciones de comenzar con las actividades. Una vez iniciada la actividad del mediador en cada Servicio Público de Mediación, comienzan a computarse las mediaciones realizadas para luego calcularse los honorarios a pagar y las horas de mediación que permitirá acreditar la capacitación continua. Página 64

65 Implementación de la solución Preparación del ambiente Nos propusimos armar un ambiente de testeo y desarrollo que fuera totalmente free (salvo los sistemas operativos host), por lo que todas las herramientas seleccionadas son open source y/o gratuitas. En virtud de la comparación de herramientas efectuada en la que seleccionamos Alfresco, tomamos la versión gratuita disponible Alfresco Community Edition para descargar desde el sitio oficial Alfresco.com, en la URL: Elegimos la última versión disponible (4.2c) para Linux de 64 bits, que provee un instalador.bin que contiene los paquetes necesarios para un despliegue default (JDK 1.7, Tomcat 7, PostgreSQL, etc.). Para efectuar las pruebas elegimos un ambiente virtualizado. Se eligió la configuración de máquinas virtuales ya que no existe una diferencia sustancial en el rendimiento y a su vez brinda la flexibilidad necesaria para poder migrar el ambiente, hacer copias a otros equipos, tomar instantáneas para posibilitar la reversibilidad de cambios aplicados, etc. Asimismo, la puesta en producción del sistema será sobre un entorno virtualizado, por lo que este ambiente nos sirve de banco de pruebas. Utilizamos VirtualBox como software de virtualización, en un host Windows 7 Professional 32 bits ejecutándose en procesador Intel i5 y creamos una máquina virtual con estas características: Dos procesadores y 1.5 GB de RAM, con habilitación de VT, paginación anidada y Extensión de dirección física. 20 GB de disco Modo de red bridged Sistema operativo guest Ubuntu Linux LTS 64 bits Host: Windows 7 32 bits VirtualBox 4.2 (32 bits) Servicio virtualizado 2 Procesadores 1.5 GB RAM Guest: Linux 64 bits Imagen 20: Diagrama de primera implementación de máquinas virtuales. Como se observa en el diagrama de la figura previa, teníamos un sistema host de 32 bits y el sistema guest de 64 bits. Esto no presentó problemas para VirtualBox, ya que permite este tipo de configuraciones. Sin embargo, luego de aplicar la actualización 4.1 y subsiguientes a Página 65

66 VirtualBox, comenzaron a producirse reinicios inesperados del sistema host en situaciones de alta paginación o actividad, y este error no fue subsanado hasta aplicar la actualización que se liberó un par de meses después. Enseguida descubrimos que por cuestiones de limitación de memoria en el sistema operativo host, el desempeño con esta configuración estaba lejos de ser el óptimo. A modo de ejemplo, una vez que los servicios necesarios de estaban activos, la carga de la página de inicio llevaba aproximadamente unos cinco minutos, con un crecimiento del uso de memoria que llega a los 1,2 GB y uso del 100% de las CPU asignadas a la máquina virtual. Una vez que se cargó la primera página por el primer usuario, los siguientes accesos tenían una velocidad aceptable, aunque la carga que imponía al sistema host era alta y no dejaba capacidad de procesamiento para realizar otras tareas, por ejemplo invocar al cliente Share desde el sistema host (Google Chrome en Windows 7). Imagen 21: Uso de los recursos en la primera configuración de máquina virtual utilizada Decidimos migrar el ambiente de testeo a un sistema operativo de 64 bits como sistema operativo host, y ejecutamos VirtualBox dentro de este sistema operativo. La configuración final del host para testeo es la siguiente: Pc de escritorio con procesador i3 4 GB de RAM Windows 2008 R2 de 64 bits VirtualBox de 64 bits Haciendo uso de la facilidad de migración de las máquinas virtuales de VirtualBox, exportamos el servicio virtualizado y lo copiamos al nuevo host. La configuración del equipo virtual fue cambiada de la siguiente manera: Tres procesadores 2 GB de RAM Página 66

67 Host: Windows 2008 R2 64 bits VirtualBox 4.2 (64 bits) Servicio virtualizado 3 Procesadores 2 GB RAM Guest: Linux 64 bits Imagen 22: Diagrama de segunda implementación de máquinas virtuales Para evitar las demoras del inicio del sistema operativo guest, se procede a realizar una suspensión en vez del apagado. De esta manera, se minimiza el impacto de la carga de todo el sistema operativo y del inicio de los servicios necesarios para la ejecución de Alfresco más la compilación JIT de la aplicación Java. Así, el acceso a la página de inicio es instantáneo. Imagen 23: Uso de recursos en la segunda configuración de máquina virtual Trabajando con Alfresco La instalación default de Alfresco 4.2c funcionó sin mayores inconvenientes. Con el usuario administrador se crearon los usuarios del sistema, y también dos usuarios adicionales con perfil administrador (Alejandra y Julio). Por simplicidad se eligió la configuración de usuarios internos, aunque cambiando un archivo XML de la configuración de Alfresco puede indicarse que la validación de identidad la realice un LDAP externo, Active Directory, SSO, etc. Página 67

68 Nuestro servidor fue configurado en la IP y puerto 8080, que es la que veremos en el resto de los ejemplos. El ingreso a Alfresco con el cliente web Share desde la URL Imagen 24: Pantalla de inicio de Alfresco Una vez que se ingresa a Share se tiene acceso al panel del usuario (User dashboard), que puede ser personalizado para incluir distintos ítems (o dashlets). Imagen 25: User Dashboard en Alfresco Share En la imagen 25 se observa un panel de usuario, que se ha personalizado para incluir el dashlet de Mis Sitios, Mis Actividades, Mis Tareas y Mis Documentos (no mostrados en la imagen). Procedimos a crear micrositios, uno para la Dirección de Mediación y uno por cada Servicio Público de Mediación. Al utilizar esta configuración, se puede brindar un acceso granular a los documentos del repositorio y a su vez se utiliza la potencia de Alfresco para brindar la personalización requerida por cada locación. Mediante las asignaciones de roles dentro de cada micrositio podemos brindar distintas combinaciones de acceso necesarias: Rol Consumidor Contribuidor Colaborador Administrador Permiso Lectura Lectura, upload, checkout Lectura, upload, checkout, Edición Control total Página 68

69 Asimismo, cada micrositio puede ser personalizado por el administrador del sitio, y de esta forma brindar una vista consistente a todos sus usuarios. Cada micrositio tiene su biblioteca de documentos, con toda la potencia de gestión documental de Alfresco. Al organizarlo por sitios, se facilita la restricción del ámbito de búsqueda a aquellas personas que solo están autorizadas sin perder la potencia de búsqueda existente. Imagen 26: Panel del usuario del micrositio de la Dirección de Mediación En esta versión de Alfresco se incorporan características sociales, que permiten la colaboración basado en el contenido, así se puede: Compartir archivos con el equipo de trabajo Ver que está ocurriendo con notificaciones de actividad Marcar con Me gusta y Seguir a los autores de contenido favoritos. También permite ver los elementos en los que se ha trabajado últimamente. Imagen 27: características sociales de Alfresco Página 69

70 Extendiendo el modelo Para el desarrollo del caso de aplicación, se debe extender el modelo de contenido existente. Según la referencia de Alfresco: El modelado de contenidos es un bloque fundamental de construcción del repositorio de contenidos Alfresco que suministra una fundación que estructura y trabaja con contenidos. Así, el modelado especifica restricciones a los nodos almacenados en el repositorio de contenidos, y crea una estructura formal en la que una aplicación ECM pueda entender y hacer cumplir. Los nodos representan cualquier objeto en el repositorio, por ejemplo carpetas, documentos, fragmentos XML, rendiciones, sitios de colaboración y gente. Cada nodo tiene un identificador único y su función es la desenvolverse como contenedor de un número no definido de propiedades con nombre, donde cada valor de esas propiedades puede ser de cualquier tipo, de valor sencillo o múltiple. Los nodos interactúan entre sí, a través de relaciones (relationships). Una relación padre-hijo representa una jerarquía de nodos donde los nodos hijo no pueden sobrevivir a su padre. De esta manera se pueden crear relaciones arbitrarias entre nodos y definir diferentes tipos de nodos y relaciones. Un modelo de contenidos define la manera en que se restringe un nodo en el repositorio de contenidos. Cada modelo define uno o más tipos, y cada tipo enumera las propiedades que un nodo de ese tipo puede soportar. A menudo, los conceptos que son comunes a múltiples tipos de nodos pueden ser modelados en Alfresco por medio de aspectos. Aunque un nodo puede ser solamente de un tipo, es posible aplicarle múltiples aspectos. Un aspecto puede encapsular datos y procesos. El modelado de contenidos impone las siguientes restricciones a la estructura de datos: Un nodo debe ser de un tipo en particular. Un nodo debe poseer un conjunto enumerado de propiedades. Una propiedad debe ser de un determinado tipo. Un valor debe estar dentro un conjunto definido de valores. Un nodo debe relacionarse con otros nodos en una manera particular. Estas restricciones permiten la definición de entidades dentro del dominio ECM. Por ejemplo, muchas aplicaciones ECM se construyen en torno a la noción de carpetas y documentos. Es el modelado de contenidos quien le agrega significado a la estructura de datos de los nodos. Los modelos definen las diferentes clases de relaciones, tipos de datos de las propiedades y las restricciones de valor. Un tipo de datos especial llamado content permite a una propiedad contener datos binarios de un tamaño no determinado a priori. Alfresco posee varios modelos de contenido ya definidos. Se pueden definir nuevos modelos para un ECM específico desde cero, o heredando las definiciones de los modelos existentes. Un modelo de contenidos se define por entero en un solo documento XML que debe cumplimentar el esquema XSD del metamodelo de contenidos provisto por el repositorio de contenidos Alfresco. Cada modelo contiene un conjunto de definiciones relacionadas y coherentes y que se despliega como una unidad. Página 70

71 Existen dos formas de desplegar un modelo de contenidos: Bootstrap: implica la modificación de los archivos de configuración XML del repositorio de contenidos Alfresco, logrando así registrar el modelo de contenidos. Dinámico: ubica los modelos dentro del repositorio de contenidos Alfresco, sin necesidad de modificar los archivos de configuración o que se reinicie el servidor. Se pueden desplegar distintos modelos de contenidos para el repositorio. Las definiciones de un modelo pueden depender de las definiciones de otro modelo, facilitando así el compartimiento de definiciones. (Alf1) Para poder realizar las modificaciones al modelo de contenidos, teníamos dos opciones: 1. Escribir el archivo XML a mano e intentar validarlo que cumpla con el XSD y sea coherente en su definición. 2. O bien, utilizar alguna herramienta automática que lo genere por nosotros. Enseguida descartamos el método manual de escritura del archivo XML, por su complejidad y por experiencias de otros usuarios. También descartamos el método de despliegue Bootstrap, ya que por cada cambio introducido al modelo requeriría el reinicio de Alfresco. Alfresco no proporciona herramientas out-of-the-box para extender el modelo en forma gráfica y que genere los archivos XML necesarios. Luego de realizar búsquedas en los add-ons de la comunidad llegamos a la herramienta Alfresco Model Designer 38, que se instala como un módulo de Share, y permite crear nuevos modelos y formularios directamente desde esta interfaz. Imagen 28: Alfresco Model Designer en acción definiendo nuevos tipos Con este add-on pudimos modelizar el diagrama de clases de la imagen 19 y se generaron los archivos XML necesarios para la interfaz Share. Además, el add-on realiza el despliegue del modelo dentro del repositorio, por lo que se encuentra inmediatamente disponible para su uso Página 71

72 Imagen 29: Fragmento del archivo de modelo extendido extcustommodel.xml Así mismo pudimos modelizar formularios de ingreso de los metadatos asociados al contenido, que también se describen en un archivo XML. Imagen 30: Fragmento de archivo de descripción de formularios extcustomform.xml Al modelizar las pantallas desde esta herramienta, se tiene en cuenta la definición del modelo y se establecen reglas de validación, restricciones y obligatoriedad de ingreso de los datos. Página 72

73 Imagen 31: Pantalla de ingreso de datos del Mediador Por último, para implementar la solución se creó una Lista de Mediadores dentro del micrositio de la Dirección de Mediación, y de esta forma se permite la actualización de los datos necesarios. Los listados de mediadores habilitados por ciudad se resolvieron con una consulta, que se guarda en los favoritos del sitio. A los efectos de mostrar un diseño de un workflow se simuló la tarea de comunicar el listado mediadores postulantes y aprobados a RRHH. Este workflow fue desarrollado con Activiti Designer, pero no se encuentra implementado ya que escapa al alcance fijado en los requerimientos. Imagen 32: Workflow generado por Activiti Designer Inconvenientes y soluciones Las herramientas gratuitas disponibles tienen una serie de inconvenientes, partiendo desde la dificultad de armar un entorno de trabajo que sea productivo inmediatamente. A modo de ejemplo, Activiti Designer se agrega como un plugin de Eclipse y sólo resuelve la tarea de diseñar gráficamente el workflow. Toda la actividad de test y despliegue es de por sí una tarea compleja, Página 73