Enterprise Content Management

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1 Enterprise Content Management Una Solución Open Source

2 Contenido Enfoque de la Solución El Core de la Solución: Alfresco Los Estándares detrás de Alfresco Requerimientos del Sector Gobierno Nuestros Antecedentes Manejando el Riesgo de la Implementación

3 Enfoque de la Solución El núcleo El núcleo central de la solución está basado en la Suite Alfresco de ECM, producto de Software Libre (Open Source) reconocido a nivel mundial

4 Enfoque de la Solución Capa de Verticalización Agregados funcionales específicos de la industria (Gobierno), que enriquecen a la aplicación y atienden a especificidades propias del sector y de la región

5 Enfoque de la Solución Capa de Personalización Aplicación Web MyFaces Plantilla Estilos Acceso Remoto Web Services Desarrollos específicos para el cliente como parte del proyecto de implementación, para atender a funciones especiales, requerimientos corporativos, etc., que garanticen finalmente un apego funcional y técnico al 100% de los requerimientos.

6 Enfoque de la Solución Porqué Alfresco como núcleo? Por ser una aplicación Open Source, basado en los estándares más aceptados y difundidos del mercado Por ser un líder en el campo de ECM Por que nos permite desarrollar una aplicación que finalmente sea totalmente personalizada, aprovechando una gran cantidad de funciones básicas de gestión documental y de contenidos ya estabilizadas y probadas, reduciendo así el tiempo y costo total de los proyectos.

7 Enfoque de la Solución La Capa de Verticalización El sector de Gobierno presenta en América Latina algunos requerimiento específicos, algunos de los cuales hemos abordado en desarrollos por sobre Alfresco, como complemento. Los principales son: Captura de Imágenes con reconocimiento OCR / ICR Manejo de Expedientes Virtuales Firma Electrónica Comunicación entre Organismos con formatos estandarizados (XML based)

8 Enfoque de la Solución La Capa de Personalización Cada organismo, y cada proyecto presenta requerimientos especiales y particulares, los cuáles no pueden ser garantizados en su totalidad por ningún producto del mercado. Es imprescindible para garantizar el cumplimiento de estos requerimientos incluir y planificar adecuadamente el conjunto de desarrollos particulares necesarios para cerrar la brecha de requerimientos. Típicamente la capa de visualización del usuario requiere un grado de personalización, así como algunas funciones y servicios centralizados.

9 Enfoque de la Solución Beneficios de este Enfoque de Solución de ECM Tomar lo mejor de ambos mundos (aplicativos comerciales y desarrollos a medida): un núcleo basado en un producto de Gestión Documental líder en el mundo, Open Source, pero con la flexibilidad de poder adaptar la solución a los requerimientos propios específicos de cada Organismo y sin pagar por ello el costo de no poder evolucionar el producto a futuro. Reducción de los tiempos y costos del proyecto, desde el momento en que el núcleo del producto, dónde reside la mayor complejidad del producto, ya existe. Reducción de los riegos técnicos del proyecto, dado que los aspectos más complejos de administración segura de los documentos, alta disponibilidad, estabilidad, performance, etc., ya han sido resueltos y están probados en un gran número de clientes de alto volumen de documentos y usuarios.

10 Contenido Enfoque de la Solución El Core de la Solución: Alfresco Los Estándares detrás de Alfresco Requerimientos del Sector Gobierno Nuestros Antecedentes Manejando el Riesgo de la Implementación

11 El core : Alfresco Alfresco es la alternativa líder de soluciones open source para enterprise content management. Combina la innovación de open source con la estabilidad de las soluciones enterprise class. El modelo open source permite a Alfresco usar lo mejor de cada tecnología abierta y recibir las contribuciones de la comunidad de software abiero, para mejorar su calidad y funciones, a un mucho menor costo, y más velozmente. El objetivo de Alfresco es no solo proveer una oferta de software abierto, sino sobrepasar las ofertas de aplicaciones comerciales tales como Documentum o Microsoft SharePoint en término de funciones y beneficios a los usuarios.

12 El core : Alfresco

13 Overview de Alfresco Instalando Alfresco Workflow El Cliente Web y otros accesos Reglas y Acciones Espacios Foros y Discusiones Contenidos (poner el versionado acá) Búsquedas Permisos

14 Overview de Alfresco Instalando Alfresco Workflow El Cliente Web y otros accesos Reglas y Acciones Espacios Foros y Discusiones Contenidos (poner el versionado acá) Búsquedas Permisos

15 Overview de Alfresco Instalando Alfresco El proceso de instalación de Alfresco es simple y rápido Basado en Wizards, guía al usuario paso a paso en el proceso de instalación: Selección del tipo de Base de Datos Definición de la ubicación de almacenamiento del Contenido Definición de la ubicación de almacenamiento de Índices Etc. Instaladores para Windows y para Linux Incluye los componentes necesarios (Tomcat, JDK, OpenOffice, etc.)

16 Overview de Alfresco Instalando Alfresco Workflow El Cliente Web y otros accesos Reglas y Acciones Espacios Foros y Discusiones Contenidos (poner el versionado acá) Búsquedas Permisos

17 Overview de Alfresco Cliente Web Barra de Herramientas Mapa de los Espacios Breadcrumb Cabacera y Detalles

18 Overview de Alfresco Accediendo a Alfresco sin el Cliente Web CIFS Root URL: \\<machine name>_a\alfresco Igual a una carpeta compartida Puede ser montado como un disco compartido Drag & Drop a Alfresco Edición del contenido directamente con otros programas FTP/WebDAV/CIFS Todas las reglas se aplican Se respeta la totalidad de los permisos de seguridad En caso de tener versionado activo, el contenido será versionado.

19 Overview de Alfresco Instalando Alfresco Workflow El Cliente Web y otros accesos Reglas y Acciones Espacios Foros y Discusiones Contenidos (poner el versionado acá) Búsquedas Permisos

20 Overview de Alfresco Qué es un espacio? Es como una carpeta, pero con más propiedades Puede albergar cualquier tipo de contenido Organización jerárquica de espacios Se le asocian aspectos y propiedades: Metadatos Permisos Reglas Espacios Inteligentes

21 Overview de Alfresco Instalando Alfresco Workflow El Cliente Web y otros accesos Reglas y Acciones Espacios Foros y Discusiones Contenidos Búsquedas Permisos

22 Overview de Alfresco Qué es Contenido? Contenido es lo que está dentro de una carpeta o espacio Información estructurada o no estructurada Múltiples formatos Propiedades (metadatos) Contenidos relacionados

23 Overview de Alfresco Creando y Editando Contenido HTML o texto creado en-línea Editor WYSIWYG dentro del navegador web Formularios XML Cargar y descargar de contenido A través del navegador web Portlets Carpeta de red compartida CIFS FTP y WebDAV Plug-in dentro de aplicaciones Microsoft Office

24 Overview de Alfresco Check-in y Check-out El usuario controla el documento y los demás sólo pueden visualizarlo Check-Out bloquea el documento y crea una copia de trabajo donde se hace los cambios Check-In reemplaza el documento original con la copia de trabajo y está desbloqueado

25 Overview de Alfresco Versionado del Contenido Permite llevar un historial de las versiones anteriores del contenido Se activa a través del aspecto se puede hacer versiones manualmente, por espacio o por tipo de contenido Por defecto se crea una versión nueva cada vez que se guarda una cambio Se almacenan los cambios al documento/contenido Por defecto siempre se trabaja con la última versión

26 Overview de Alfresco Instalando Alfresco Workflow El Cliente Web y otros accesos Reglas y Acciones Espacios Foros y Discusiones Contenidos Búsquedas Permisos

27 Overview de Alfresco Permisos Los permisos de acceso al contenido pueden ser definido a nivel de grupos o a nivel de usuarios individuales

28 Overview de Alfresco Instalando Alfresco Workflow El Cliente Web y otros accesos Reglas y Acciones Espacios Foros y Discusiones Contenidos Búsquedas Permisos

29 Overview de Alfresco Búsquedas Búsqueda compuesta por contenidos y/o metadatos Por contenido (texto libre) Búsqueda de las palabras dentro del texto (múltiples formatos) Ranking determinado por número de ocurrencias Índices de metadatos Categorías Rango de fechas Propiedades Guardar búsquedas Opensearch

30 Overview de Alfresco Instalando Alfresco Workflow El Cliente Web y otros accesos Reglas y Acciones Espacios Foros y Discusiones Contenidos Búsquedas Permisos

31 Overview de Alfresco Foros y Discusiones Se puede asociar foros a contenidos o espacios Espacio de foros Foro > Tema > Mensaje > Respuestas Permite búsquedas de texto libre

32 Overview de Alfresco Instalando Alfresco Workflow El Cliente Web y otros accesos Reglas y Acciones Espacios Foros y Discusiones Contenidos Búsquedas Permisos

33 Overview de Alfresco Acciones Ejemplo de Acciones en Alfresco: Agregar o eliminar aspectos Empezar workflow Mover / copiar Crear rendiciones Manipulación de imágenes Ejecutar un script Notificaciones Acciones ad-hoc se lanzan manualmente Acciones repetitivas o obligatorias se lanzan automáticamente a través del motor de reglas

34 Overview de Alfresco Reglas Se aplican reglas a espacios Compuestas por eventos, condiciones y acciones Las reglas se desencadenan por los eventos Entrar (nuevo contenido) Salir (contenido borrado/movido) Actualizado (modificado) Reglas filtradas por condiciones Fichero con un patrón determinado (p.e. *-context.xml) Pertenece a una categoría específica o metadatos específicos No hay límite de cantidad de condiciones asignadas por regla Se aplica la acción u acciones a la regla

35 Overview de Alfresco Instalando Alfresco Workflow El Cliente Web y otros accesos Reglas y Acciones Espacios Foros y Discusiones Contenidos Búsquedas Permisos

36 Overview de Alfresco Workflow Reglas Mover, copiar contenidos Automatización de tareas repetitivas Workflow Simple Pasos simples y lineales BPM Motor jbpm integrado en Alfresco

37 Contenido Enfoque de la Solución El Core de la Solución: Alfresco Los Estándares detrás de Alfresco Requerimientos del Sector Gobierno Nuestros Antecedentes Manejando el Riesgo de la Implementación

38 Los estándares Estándares empleados por Alfresco ECM es un componente crítico de cualquier infraestructura corporativa. Y una infraestructura será exitosa si está soportada por estándares de la industria, que reduzcan la dependencia de los proveedores, faciliten el crecimiento de la misma y fundamentalmente puedan ser fácilmente adoptadas e integradas. Los principales componentes y estándares sobre los que se basa Alfresco son: Spring Hibernate Lucene jbpm JSR-170 JSR-168 Web Services REST

39 Contenido Enfoque de la Solución El Core de la Solución: Alfresco Los Estándares detrás de Alfresco Requerimientos del Sector Gobierno Nuestros Antecedentes Manejando el Riesgo de la Implementación

40 Requerimientos del Sector Manejo de Expedientes Virtuales El sector Gobierno requiere del manejo digital de expedientes de todo tipo Estos deben tener la capacidad de combinar elementos digitales y digitalizados Para estos, incorporamos al Core de Alfresco funciones de captura de imágenes con tratamiento de OCR para el reconocimiento de caracteres e indexación.

41 Requerimientos del Sector Firma Digital La firma digital es una herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría e integridad de los documentos digitales, posibilitando que éstos gocen de una característica que únicamente era propia de los documentos en papel. Por ello es clave a la hora del reemplazo de documentos físicos por su versión digital. Busca principalmente confirmar al autor u originante de un documento, así como la autenticidad o inalterabilidad del mismo. Hemos incorporado al Core de Alfresco los elementos necesarios para la administración de Firmas Digitales asociadas a los contenidos.

42 Requerimientos del Sector Comunicaciones entre Organismos Existe una tendencia en la región y el mundo a estandarizar las comunicaciones electrónicas entre Entidades, y eventualmente entre estas y personas. Esta estandarización busca atender a los principios de legalidad, efectividad, eficiencia, y transparencia. Se trata en general de formatos estandarizados sobre tecnología XML. Hemos incorporado al Core de Alfresco las herramientas para la conversión de documentos y contenidos a los formatos XML estandarizados para manejar las comunicaciones.

43 Contenido Enfoque de la Solución El Core de la Solución: Alfresco Los Estándares detrás de Alfresco Requerimientos del Sector Gobierno Nuestros Antecedentes Manejando el Riesgo de la Implementación

44 Los estándares Somos un grupo de profesionales con una vasta experiencia en tecnologías y proyectos de ECM en la región. Sumado a ello tenemos fuerte experiencia en tecnologías Open Source, así como en las herramientas y estándares más difundidos en este ámbito. Hemos estructurado un conjunto de metodologías que nos permiten reducir sustancialmente tiempos y riesgos de los proyectos de implementación, complementando de esta forma la oferta de valor a nuestros clientes.

45 Contenido Enfoque de la Solución El Core de la Solución: Alfresco Los Estándares detrás de Alfresco Requerimientos del Sector Gobierno Nuestros Antecedentes Manejando el Riesgo de la Implementación

46 Riesgos de la Implementación Pre análisis defectuoso. Definición defectuosa de Interfaces de Usuario. Implementación Errónea de la solución Metodología equivocada para este tipo de proyectos.

47 Pre Análisis defectuoso Pre análisis defectuoso. Definición defectuosa de Interfaces de Usuario. Implementación Errónea de la solución Metodología equivocada para este tipo de proyectos. Uno de los problemas mayores de este tipo de proyectos es la correcta interpretación del significado de la documentación de la empresa que nos permita generar un modelo que aporte verdadero conocimiento corporativo

48 Pre Análisis defectuoso Soluciones Posibles: Definición de metadato por nodo cognoscitivo Disponibilidad de datos e información. Segmentación y catalogación de la información.

49 Cambios Clave Asegurarse que todos los integrantes del grupo entienden y aceptan la estrategia. Crear una organización que aprende, donde la Documentación llegara a ser su competencia principal. Crear una cultura organizacional, que acepte los cambios y pueda adaptarse a los nuevos procesos.

50 Interfaces de Usuario Pre análisis defectuoso. Definición defectuosa de Interfaces de Usuario. Implementación Errónea de la solución Circuito de definición e implementación de Interfaces de Usuario Metodología equivocada para este tipo de proyectos. Pruebas de Usuario Definición de Metadatos Implementación de datos relacionados con otros sistemas Customización de las Interfaces de la Aplicación Desarrollo de Interfaces

51 Implementación Errónea de la Solución Pre análisis defectuoso. Definición defectuosa de Interfaces de Usuario. Implementación Errónea de la solución Metodología equivocada para este tipo de proyectos. Para una correcta implementación de la Solución Se debe disponer de una visión que cubra diferentes aspectos: Arquitectura Hardware Integración Seguridad Conocimiento Perfiles Software Sistemas Heredados Experiencia

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