SISTEMA DE INFORMACIÓN OMEGA - SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO DE LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA.

Transcripción

1 SISTEMA DE INFORMACIÓN OMEGA - SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO DE LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA. DANIELA MUÑOZ BERMÚDEZ Estudiante de ingeniería administrativa, Universidad Nacional de Colombia sede Medellín, Practicante de Excelencia Gobernación de Antioquia Dirección de Monitoreo, Evaluación y Banco de Proyectos, Departamento Administrativo de Planeación, dmunoz2505@gmail.com RESUMEN: En el presente relato, se pretende exponer el desarrollo de la práctica realizada por una estudiante de Ingeniería Administrativa de la Universidad Nacional de Colombia sede Medellín, en la Dirección de Monitoreo, Evaluación y Banco de Proyectos del Departamento Administrativo de Planeación de la Gobernación de Antioquia, en donde se relatan las funciones desempeñadas en el proyecto de práctica: Monitoreo y Seguimiento Plan de Desarrollo, además se expone la experiencia personal del estudiante en cuanto a competencias desarrolladas en el espacio de trabajo, conocimientos adquiridos y otros aprendizajes que lograron un perfeccionamiento en los campos personal y profesional. PALABRAS CLAVES: Plan de desarrollo departamental, competencias, retos, conocimiento, monitoreo, planificación, Banco de proyectos, dirección, coordinación, ejecución, seguimiento y evaluación. Introducción. El valor público es la medida en que se logra ejercer el derecho a satisfacer necesidades humanas mediante el uso de los recursos disponibles en la sociedad. Las políticas públicas se orientan a la producción de valor público, por lo que es indispensable saber cuál, cuánto, para quién se produce valor público, sin embargo, no es suficiente con saberlo, es preciso además, expresar este conocimiento de modo que resulte útil para la toma de decisiones políticas, estratégicas y operativas [1]. Cuando la información sobre el valor público no se ha distribuido entre los actores de manera que

2 puedan intervenir equitativamente en la toma de las decisiones, es decir, cuando en lugar de transparencia hay opacidad, se da lugar a la ineficacia o ineficiencia en las decisiones y la gestión de los recursos, y queda un espacio para que actúe la corrupción, sin embargo, para que la información sobre el valor público producido sea útil para la toma de decisiones y para frenar la corrupción, no es suficiente con que los datos existan y se hallen disponibles, es preciso también que se hallen disponibles de modo accesible e interpretable en forma oportuna para los diferentes actores, es decir en forma de conocimiento aplicable a la realidad. [1]. El valor público que cada ente territorial planea aportar a la sociedad está contemplado en el plan de desarrollo, este plan puede ser local, municipal, distrital, departamental o nacional, y es un instrumento de gestión pública empleado para propulsar el desarrollo social de un determinado territorio, contiene los propósitos y objetivos de largo plazo, las metas y prioridades de la acción estatal a mediano plazo y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental que serán adoptadas por el gobierno en curso con el objeto de asegurar el uso eficiente de sus recursos [1]. Dada la importancia que tienen estos planes de desarrollo, los entes territoriales a través de planeación deben aprobar las metodologías para el diseño, el seguimiento y la evaluación de las políticas, los programas y los proyectos contenidos en el Plan y las metodologías para la identificación, formulación y evaluación de los proyectos financiados con recursos del estado, por lo tanto, le corresponde al Departamento de Antioquia, como entidad territorial, cumplir la normatividad y diseñar la forma como se hacen estos procedimientos. Es por esto que el Departamento Administrativo de Planeación a través de la Dirección de Monitoreo, Evaluación y Banco de Proyectos, ha desarrollado el sistema de seguimiento al Plan de Desarrollo Departamental - OMEGA, una plataforma que está diseñada con las nuevas tendencias tecnológicas y que además este articulada con el software SAP (sistema financiero) para obtener información más precisa y detallada de los movimientos financieros de las dependencias de la Gobernación, sirviendo como insumo para hacer el seguimiento al Plan de Desarrollo de una manera más sencilla. Alcance. El proyecto de prácticas de excelencia desarrollado en la Dirección de Monitoreo,

3 Evaluación y Banco de Proyectos tuvo como principal objetivo apoyar los aspectos relacionados con la implementación del Sistema OMEGA Seguimiento Plan de Desarrollo. El equipo de trabajo de OMEGA ingresó la información de las ejecuciones físicas y financieras de los años 2012, 2013 y 2014 de los proyectos registrados en el banco de proyectos, con el objetivo tener toda la información de este periodo de gobierno en el sistema, para que a través de este software y con la información suministrada por las dependencias de la Gobernación, se puedan generar reportes e informes que sirvan como insumo no solo para la rendición de cuentas del Gobernador, sino para que los diferentes usuarios del sistema puedan generar otro tipo de informes que sirvan para el control y evaluación de la gestión pública del Departamento, facilitando la toma de decisiones oportuna y la implementación de políticas públicas pertinentes. Conjuntamente a partir de marzo del 2015 trimestralmente, el ingreso de la información en el sistema se ha estado haciendo desde las dependencias por medio de los servidores públicos que han asignado para dicho fin, siempre con el apoyo y la asesoría del equipo de trabajo de OMEGA, que ha elaborado estrategias de seguimiento a los usuarios permitiendo diligenciar de manera correcta y oportuna la información requerida. Logros e impactos obtenidos. La práctica de excelencia en la Gobernación de Antioquia es una gran experiencia de vida tanto en el ámbito personal como en el profesional, pues permite conocer más de cerca el sector público, cómo funciona, como ejecuta los planes de desarrollo y cuáles son los impactos que tienen los programas y proyectos en la calidad de vida de las personas. En el ámbito profesional se desarrollaron aptitudes como la comunicación asertiva, el adecuado relacionamiento con los usuarios, se mejoró en el manejo de las herramientas de office, se aprendió sobre los procedimientos que se llevan a cabo en la Dirección de Monitoreo, Evaluación y Banco de Proyectos, y el aporte que hace la dirección al Departamento. En el ámbito personal quedan grandes experiencias y muchos aprendizajes, como el hecho de que si alguien este de mal humor no significa que sea una mala persona, solo tuvo un

4 mal día, que primero se es persona y luego se es empleado, que la familia es el mejor de los motores para alcanzar las metas que uno se propone, que puedes encontrar un amigo en el lugar menos esperado, que una sonrisa en tu rostro le puede mejorar el día a una persona y que todavía hay muchas personas con ética profesional. actividades que estos realizaban, y se elaboraban actas de las reuniones donde quedaban plasmados los compromisos que cada miembro adquiría, dichas reuniones tenían la finalidad de retroalimentar y reorientar, en caso de ser necesario, acciones y procesos para conducir eficientemente el proceso de implementación del Sistema. Métodos y prácticas implementados. Para obtener los logros e impactos mencionados en el apartado anterior, se diseñaron estrategias que facilitaron el seguimiento y el control de las actividades propuestas para el logro de la implementación del Sistema. Entre los miembros recurrentes del equipo de trabajo se realizó una distribución de las dependencias encargadas de diligenciar la información, la labor que desempeñé como practicante fue apoyar al equipo en las diferentes actividades que realizaban, esta estrategia facilitó el proceso de implementación del sistema, dado que se asignan responsabilidades. Además se llevó a cabo reuniones periódicas con el equipo de información y el equipo técnico del sistema, donde se llevó un seguimiento de las Propuesta de mejoramiento. A manera de sugerencia, se le recomienda a la Dirección de Monitoreo, Seguimiento y Banco de Proyectos capacitar o proveer más personal que ayuden a cumplir satisfactoriamente con las metas que tiene el proyecto Plan de Desarrollo. Monitoreo y Seguimiento Se aconseja realizar de manera constante las reuniones semanales de OMEGA tanto del equipo técnico como el equipo de información, para hacer un adecuado proceso de retroalimentación, y tomar decisiones más acertadas, que promuevan la consecución de los objetivos que tienen los equipos de trabajo. Es de vital importancia que se hagan actas de las reuniones que tienen los equipos de trabajo para realizar un mejor seguimiento a los compromisos

5 que cada servidor público adquiere en estas reuniones, y de esta manera llevar a buen término los objetivos planeados. Uno de los aspectos más claves en la realización del monitoreo en cada corte, es la realización de un adecuado cronograma de actividades, donde se tengan en cuenta las fechas de cierre financiero de Secretaría de Hacienda, para que la información tomada de SAP no fluctué durante el monitoreo y no genere inconformidad en los usuarios del sistema. Por último se sugiere que se haga un plan de capacitaciones a los usuarios nuevos del software OMEGA, para que conozcan el funcionamiento del sistema y puedan realizar de manera pertinente y oportuna las actividades que deben desempeñar. REFERENCIAS [1] HINTZE, JORGE. El tablero de control de efectividad y la construcción de indicadores. Buenos Aires: Biblioteca virtual TOP, DIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Calle 42B Piso 6, oficina Tels: (4) Centro