Desarrollo Organizacional Sesión Número 7 Diagnóstico e Intervención

Transcripción

1 Universidad Tecnológica del Centro Licenciatura en Ciencias Administrativas y Gerenciales Sesión Número 7 Diagnóstico e Intervención Prof: Hugo Pérez Bonetti hperezbonetti@gmail.com Nuestra herramienta más eficaz es el pensamiento gerencial Nuestro recurso más preciado es la gente

2 Contenido Sesión Nro. 7 Contenido de la Sesión Nro. 7: Diagnóstico e Intervención o Tecnologías y procesos de diagnóstico o Qué son las intervenciones? o Diseño de intervenciones o Clasificación de intervenciones o Formas de intervención en la estructura, procesos y grupos 2

3 Tecnologías y Procesos de Diagnóstico Componentes básicos de los programas de D.O.: Diagnóstico Acción (Intervenciones) Administración del Programa 3

4 Tecnologías y Procesos de Diagnóstico Componentes básicos de los programas de D.O.: Evaluación de los efectos Nuevas acciones/ Intervenciones Diagnóstico (estado actual) Acciones: corregir problemas, realizar oportunidades 4

5 Tecnologías y Procesos de Diagnóstico El diagnóstico es elemento esencial para poder poner en práctica programas eficaces de D. O. Consiste en recopilar datos de la situación actual de la organización a varios niveles: Sistema Total, Subunidades, procesos, cultura del sistema y otros objetivos. En el diagnóstico es de suma importancia información objetiva y de primera mano del cliente (determinar su foco específico de interés) 5

6 Tecnologías y Procesos de Diagnóstico El Diagnóstico es la etapa inicial del proceso de D.O, cuyo fin es determinar el estado de la organización; para lo cual se debe buscar respuesta al menos a las siguientes preguntas: Existen antecedentes valiosos?, Puntos fuertes?, Áreas de problemas?, Oportunidades?, Hay discrepancias entre la visión futura y la situación actual?... Proporciona información sobre el status quo 6

7 Tecnologías y Procesos de Diagnóstico Subsistemas de la organización -Equipos naturales -Niveles de la organización Análisis del estado actual de las cosas Procesos Organizacionales Qué? Cómo? -Procesos organizacionales: toma de decisiones, formas de comunicación, planificación, manejo del conflicto, relaciones interpersonales, establecimiento de objetivos y metas 7

8 Tecnologías y Procesos de Diagnóstico El consultor de D.O, debe llevar a cabo su diagnóstico de forma ordenada y priorizando los subsistemas o procesos directamente relacionados con el problema actual. Progresivamente se avanza en el estudio de otros subsistemas y procesos organizacionales El objetivo es dar información válida al cliente sobre la correlación de los factores que afectan el problema Existen dos tablas de diagnóstico que sirven de guía para el diagnóstico (ver tablas anexas) 8

9 Tecnologías y Procesos de Diagnóstico Ejemplo: El Gerente de Ventas está preocupado por los constantes problemas de cumplimiento del cronograma de trabajo establecido para el equipo del proyecto para la implementación del sistema SAP en el área de almacén. El equipo está constituido por siete personas de las áreas de informática, almacén, producción y logística En este caso, el objetivo del diagnóstico está orientado, según tabla, a: Pequeños subsistemas que son simples y relativamente homogéneos. 9

10 Tecnologías y Procesos de Diagnóstico Propósito En qué negocio estamos? Relaciones Cómo manejamos el conflicto interpersonal? Liderazgo Hay quien mantenga todo esto en equilibrio? Estructura Cómo dividimos el trabajo? ENTORNO Mecanismos útiles Contamos con tecnologías útiles? Recompensas Hay incentivos adecuados? 10

11 Tecnologías y Procesos de Diagnóstico El diagnóstico de D.O: Estructurado (planificado con anticipación), o imprevisto? Es preciso planificar el diagnóstico estructuradamente pero a la vez seguir las pistas que vayan surgiendo. Al estudiar un subsistema, no quedarse únicamente en sus características, sino explorar cada subsistema en cuanto a su cultura y sus procesos organizacionales 11

12 Dinámica de Aprendizaje: Los gerentes de la empresa Ultra, sienten que van avanzando a ciegas, alegan que los objetivos que les exigen que establezcan anualmente e sus áreas, son sometidos a demasiados cambios ya que las perspectivas y lineamientos del negocio que se establecen a nivel corporativo, no parecieran estar claras o son muy mal comunicadas al resto de la organización Según las tablas de diagnóstico, hacia dónde estaría orientado el diagnóstico? Qué otras preguntas se haría usted como consultor de D.O? 12

13 Intervenciones Recodemos que el D.O. es un proceso para mejorar el desempeño organizacional y originar un cambio planeado. La etapa de acción de los programas de D.O., requiere necesariamente de intervenciones que permitan ejercer un cambio, siempre dirigido a procesos y cultura. La intervención es una acción planeada 13

14 Intervenciones Qué es una Intervención? Actividades estructuradas en las cuales se involucran grupos o individuos (que son el objetivo) que se comprometen con la ejecución de una serie de tareas planeadas cuyo objetivo es el mejoramiento y cambio de la organización. 14

15 Intervenciones Qué es una Intervención? (otras ideas importantes) Interrupción planeada de un proceso para ejercer un cambio Se basan en una metodología inducida que debe ser congruente con sus premisas y alineadas con el diagnóstico; o con una situación futura deseada 15

16 Condiciones que originan intervenciones Existe un Problema Acciones correctivas para solucionarlo Oportunidad fuera del alcance Intervención para aprovechar la oportunidad Organización desalineada Intervenciones para lograr sincronía Cambia la visión (la de ayer ya no es adecuada) Intervenciones para crear estructuras, procesos y cultura para la nueva visión 16

17 Naturaleza de las intervenciones Intervenir una organización, significa interponer o interpolar algunos procesos, tareas y actividades que la organización ejecuta normalmente. La intervención en su aplicación puede originar que en vez de una actividad se ejecute otra, o además de una actividad se ejecute otra; con el fin de lograr el cambio 17

18 Importante al establecer la estrategia de intervención Analizar bien las demandas de la organización Evaluar si el momento es el preciso Medir bien el alcance de la intervención Medir la energía a invertir basado en la capacidad del cliente Iniciar desde el estado en que la gente está (cultural, social, individual) y no donde se piensa que deberían estar 18

19 Importante al diseñar actividades de intervención Que las personas pertinentes estén allí Orientada a un problema o a una oportunidad (hacerlo agradable al cliente al involucrarlo en la resolución de los problemas que él mismo identifico) Meta clara y forma de alcanzarla también ( cuál es mi contribución?) Objetivos alcanzables que generen energía al alcanzarlos con éxito Que incluya aprendizaje práctico y conceptual también (ponerlo en el contexto de otros conocimientos) Basado en la Teoría de la Práctica 19

20 Importante al diseñar actividades de intervención (cont.) Que el ambiente para ejecutarlas haga que los individuos se sientan liberados y no a la defensiva, ansiosos o agresivos Que los participantes aprendan a resolver el problema y a aprender sobre lo que hicieron para resolverlo (incluir etapa de reflexión sobre lo ejecutado) Que los participantes aprendan del proceso que están aplicando Tomar en cuenta a los participantes en una perspectiva integral (creencias, roles, pensamientos, sentimientos, competencias, ) Basado en la Teoría de la Práctica 20

21 Tipos de Intervenciones partiendo de sus mecanismos causales (Blake y Mouton): Intervención de Discrepancia: de la contradicción a la exploración Intervención de Teoría: partiendo de las ciencias de la conducta y teoría para investigar la conducta, establecer hipótesis Intervención de Relación: enfoque en las relaciones interpersonales negativas Intervención experimentación: probar dos planes u opciones distintas y decidir 21

22 Tipos de Intervenciones partiendo de sus mecanismos causales (Blake y Mouton) Cont.: Intervención de Dilema: examen de las decisiones involucradas y las hipótesis que la sustentan Intervención de Perspectiva: permite ver si las acciones de hoy están todavía en línea con el objetivo final o no Intervención Cultural: orientada a investigar creencias, tradiciones, prácticas, precedentes 22

23 Intervenciones según los grupos a los que se aplica Enfocada a individuos Enfocada a díadas o tríadas Enfocada a equipos y grupos Enfocadas a relaciones Intergrupo Organización total 23

24 Clasificación de las intervenciones de D.O: Actividades de Diagnóstico: indagar sobre el estado de las cosas. Suelen utilizarse múltiples métodos: encuestas, cuestionarios, collage de imágenes, juntas, etc. Actividades de Formación de Equipos: incrementar la efectividad de las operaciones de los equipos que existen en la organización (formales, temporales, comando, etc.) 24

25 Clasificación de las intervenciones de D.O: Actividades Intergrupo: enfocadas en fomentar la visión de un solo sistema para dos grupos que trabajan en conjunto (si se trata de más de dos grupos se conoce como espejo organizacional. Actividades de Retroalimentación de Encuestas: en base a los resultados de una encuesta se establece un plan de acción específico 25

26 Clasificación de las intervenciones de D.O: Actividades de Educación y Capacitación: para mejorar las competencias, habilidades y conocimientos del individuo (en aspectos técnicos o en aspectos interpersonales). Actividades Tecnoestructurales y Estructurales: mejorar la efectividad de la organización partiendo de cambios propuestos en estructura y subsistemas 26

27 Clasificación de las intervenciones de D.O: Actividades de Consultoría de Procesos: ayudan al cliente a comprender los procesos humanos (autoridad, comunicación, liderazgo, etc.) y actuar conforme a las necesidades de ellos. Actividades de del Grid: se basa en mejorar habilidades gerenciales, luego el liderazgo, seguidamente la mejora de los equipos y por último las relaciones Intergrupo 27

28 Clasificación de las intervenciones de D.O: Actividades de Conciliación de Terceras Partes: un consultor hábil interviene en el conflicto entre dos personas para apoyar a su solución partiendo de las confrontación y exploración de los procesos incidentes Activación de Orientación y Consejo: actividad no evaluativa donde el consultor y otros miembros ayudan a las personas a establecer metas de aprendizaje, enterarse de cómo os demás los ven y buscar nuevas formas de atacar problemas 28

29 Clasificación de las intervenciones de D.O: Actividades de Planificación de la Vida y Carrera: Establecimiento de objetivos de vida y carrera y formas para lograrlos. Actividades de Planificación y Establecimiento de Metas: Teoría y experiencia en la planificación y establecimiento de metas, empleo de modelos de resolución de problemas, discrepancias, comparaciones de organización real con la ideal. 29

30 Clasificación de las intervenciones de D.O: Actividades de Administración Estratégica: ayudan a reflexionar reactivamente y proactivamente sobre los factores que afectan las metas de la organización con una visión amplia y de futuro. Actividades de Transformación Organizacional: para causar un cambio profundo en la naturaleza de la organización 30

31 Formas de Intervención en la Estructura, Procesos y Grupos: Estructurales Cambios en las tareas, estructuras, actividades, proceso de fijación de objetivos, reporte, funciones, divisiones, etc. Perfeccionar el sistema social y técnico de la organización Sistemas sociotecnicos, equipos autodirigidos, rediseño del trabajo, administración por objetivos, proyectos de calidad de vida del trabajo, calidad total 31

32 Formas de Intervención en la Estructura, Procesos y Grupos: Procesos Cambios en el sistema actual. El consultor ayuda a los individuos y grupos a aprender sobre los procesos humanos y sociales Hacer que la organización aprenda de si misma, se conozca y pueda afrontar problemas por sus propios medios Intervención de orientación y consejo 32

33 Formas de Intervención en la Estructura, Procesos y Grupos: Grupos y Equipos La cultura del trabajo en equipo influye sobre la cultura individual. La organización está formada por redes de grupos enlazados Lograr eficiencia individual mediante la eficiencia del equipo. Juntas de diagnóstico, enfoque gestalt en la formación de equipos, técnicas de análisis de rol, ejercicios de interdependencia, diagramas de responsabilidad 33

34 Asignación para la próxima clase: La clase se dividirá en dos grupos. Un grupo hará una exposición sobre técnicas principales para la intervención en estructuras, y el otro equipo sobre técnicas principales para la intervención en grupos y equipos. Las exposiciones deberán tener un enfoque de consultoría, práctico, directo y objetivo 34

35 Para prepararnos para la próxima clase: Intervenciones de Equipo: - Equipos y grupos de trabajo. - Normas, presiones y pautas de grupo. - Formación de los equipos: Membresía y Pertenencia. - Metas de los grupos. - Participación y delegación de autoridad. - Empowerment. 35