MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES (DEPARTAMENTO DE ALMACENES)

Transcripción

1 SALUD_ REV: HOJA: PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA DE BIENES DE CONSUMO AL ALMACÉN. JUNIO 2016

2 REV: HOJA: 2 1. PROPÓSITO 1.1 Efectuar la recepción de los bienes adquiridos, verificando que los mismos cumplan con lo establecido en las condiciones, características y especificaciones técnicas del pedido-contrato fincado a los proveedores, así como registrar cada uno de los bienes con la finalidad de mantener actualizadas las existencias bajo el control, custodia y resguardo de los almacenes. 2. ALCANCE 2.1 A Nivel Interno: este procedimiento es aplicable al Subdirector(a) de Recursos Materiales, a través del Jefe(a) del Departamento de Almacenes. A Nivel Externo: este procedimiento es de aplicación al Subdirector(a) de Contabilidad y Finanzas, a través del Jefe(a) del Departamento de Control Presupuesta!, áreas usuarias POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS 3.1 Es responsabilidad del Subdirector(a) de Recursos Materiales a través del Jefe(a) del Departamento de Almacenes: Recibir y verificar que los bienes entregados en los almacenes por el proveedor cumplan con las condiciones, características y especificaciones técnicas del pedido-contrato, sellando y firmando de recepción el comprobante fiscal; o en su caso cuando por la naturaleza de los bienes se tenga que hacer la entrega en las áreas usuarias, se designa a un personal para verificar la entrega de dichos bienes. b) Recibir y verificar que los comprobantes fiscales amparen los bienes entregados por el proveedor. c) Solicitar cuando la entrega de bienes sea extemporánea, que se plasme en el comprobante fiscal la leyenda "se recibe por necesidades del Departamento" ( cuando los bienes sean entregados en las áreas usuarias), y la leyenda "se recibe por necesidades de abasto" (cuando los bienes sean entregados en los almacenes). d) Registrar todos los bienes recibidos, una vez que el Subdirector de Contabilidad y Finanzas a través del Jefe (a) de Control Presupuesta! realice la vinculación de los archivos XML en SIGA-F, y que se cuente con toda la documentación comprobante fiscal (cuando así sea necesario incluir lotes y fechas de caducidad y/o cartas de caducidad) sellado de recepción de bienes, pedidocontrato, la solicitud de bienes de consumo), deberá verificar y validar la captura de la misma, así como que los registros individuales de los bienes hayan sido afectados adecuadamente. e) Generar el formato denominado "Entradas "; así como el formato denominado "Solicitud de pago de entradas o de bienes muebles", utilizando para tal efecto como soporte documental el comprobante fiscal, pedido-contrato y la solicitud de bienes de consumo, para turnar al Subdirector de Contabilidad y Finanzas. f) Verificar al momento de hacer el registro de las entradas de los bienes entregados de forma extemporánea; que los días de retraso, estén debidamente determinado para la aplicación de la sanción correspondiente. a) JUNIO 2016

3 REV: HOJA: 3 g) Enviar a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas a través del formato solicitud de pago de entradas o de bienes muebles, las entradas con estatus de devengadas las cuales únicamente el SIGA-F enlista para que se realice el trámite de pago de facturas; en los casos de las entradas que no sea posible realizar el devengo, estás serán remitidas mediante oficio para que se efectúe el trámite del pago de las facturas. 3.2 Es responsabilidad de las áreas usuarias: a) Verificar que los bienes recibidos cumplan con las condiciones, características y especificaciones técnicas del pedido-contrato, cuando por su naturaleza de dichos bienes tengan que ser entregados en las áreas usuarias, plasmando firma autógrafa y fecha de recepción en el comprobante fiscal, en presencia del personal designado por el Subdirector (a) de Recursos Materiales a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes, quien cerciora la entrega de los mismos. b) Enviar al Subdirector(a) de Recursos Materiales el comprobante fiscal, pedido-contrato, la solicitud de bienes de consumo y requerimiento de bienes para el registro de entrada almacenaría en SIGA-F. 3.3EI Subdirector(a) de Contabilidad y Finanzas a través del Departamento de Control Presupuesta!: a) Vincular los archivos XML en SIGAF. b) Recibir del Subdirector(a) de Recursos Materiales la solicitud de pago de entradas o de bienes muebles, con las entradas que en este formato se enlistan, así como los comprobantes fiscales y pedido-contrato. JUNIO 2016

4 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS s.,: t 1 ili <i,--,<'..'\" ($>',.. r.:,o.,;_};;,,,'-"... Oí '1 J REV: 'Lll<' \).l w l HOJA: 4 4.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable El Subdirector (a) a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes No. Act. 2 Descripción de actividades Recibe los bienes entregados por el proveedor. Verifica que los bienes entregados en almacenes o en las áreas usuarias ( de acuerdo a las políticas del inciso 3.2, inciso a) cumplan con las condiciones, características y especificaciones técnicas del pedido-contrato. Documento o anexo - Pedidocontrato 3 Verifica que el comprobante fiscal corresponda a la descripción de los bienes entregados y que tenga la leyenda mencionada en las políticas del numeral 3.1, inciso c, cuando las entregas de los bienes sean de forma extemporánea. - Comprobante Fiscal 4 Sella y firma de recepción el comprobante fiscal. 5 Registra en SIGA-F los bienes recibidos. - Comprobante Fiscal 6 Genera las entradas almacenaría del SIGA-F y - Entradas la solicitud de pago de entradas o de bienes muebles. - Solicitud de pago de entradas o de bienes muebles 7 Verifica que las sanciones correspondan a los días de retraso en las entradas JUNIO 2016

5 SALUD SUBDIRECCION DE RECÜRSOS MATERIALES {DEPARTAMENTO DE. REV: HOJA: 5 Responsable No. Act. Descripción de actividades Documento o anexo 8 Devenga las entradas y determina - Entradas las entradas no devengadas 9 Elabora oficio para enviar entradas - Oficio - Entradas Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas a través del Departamento de Control Presupuesta! 11 Turna al Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas entradas devengadas, solicitud de pago de entradas o de bienes muebles, y/o oficio y entradas no devengadas. Recibe del Subdirector(a) de Recursos Materiales solicitudes de pago de entradas o bienes muebles, entradas devengadas y/o oficio con las entradas no devengadas. - Entradas - Solicitud de pago de entradas o de bienes muebles - Oficio - Entradas - Solicitud de pago de entradas o de bienes muebles - Oficio TERMINA PROCEDIMIENTO JUNIO 2016

6 SALUD REV: HOJA: 6 5. DIAGRAMA DE FLUJO Subdirección de Recursos Materiales a través del Departamento de Almacenes Subdirección de Contabilidad y Finanzas a través del Departamento de Control Presupuesta! INICIA Recibe los bienes entregados por el proveedor Verifica los bienes entregados en almacenes que cumpla con las especificaciones tecnicas 2 Verifica que el comprobante fiscal corresponda a la descripción de bienes 3 4 Sella y firma de recepción el comprobante fiscal 5 Registra en SIGA-F los bienes recibidos JUNIO 2016

7 SALUD REV: HOJA: 7 Subdirección de Recursos Materiales a través del Departamento de Almacenes Subdirección de Contabilidad y Finanzas a través del Departamento de Control Presupuesta! Genera las entradas del SIGA- F y solicitud de pago 6 11 Recibe solicitudes de pago de entradas 7 Verifica las sanciones correspondan a los días de atraso en las entradas e TERMINA) Devenga las entradas y determina las no devengadas 8 Elabora oficio para enviar entradas Turna entradas devengadas, solicitudes de pago y oficio JUNIO 2016

8 _SALUD_ REV: HOJA: 8 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documento Código 6.1. Ley de los Institutos Nacionales de Salud. N/P 6.2. Ley General de Bienes Nacionales. N/P 6.3. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria N/P 6.4. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad N/P Hacendaria 6.5. Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones en Materia de Recursos N/P Materiales y Servicios Generales Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2016 N/P 6.7. Guía técnica para la elaboración de Manuales de Procedimiento de la N/P Secretaria de Salud. 6. REGISTROS REGISTRO 7.1 Comprobantes Fiscal 7.2 Pedidocontrato CÓDIGO DE TIEMPO DE RESPONSABLE DE REGISTRO O CONSERVACIÓN CONSERVARLO IDENTIFICACIÓN ÚNICA 5Años 5Años Subdirección de Contabilidad y Finanzas Subdirección de Recursos Materiales 7.3 Entradas Subdirección de 5Años Contabilidad y Finanzas. 7.4 Solicitud de pago de entradas o de bienes muebles 5Años 7.5 Oficio 5Años Subdirección de Recursos Materiales (Departamento de Almacenes) Subdirección de Contabilidad y Finanzas. No. de Comprobante Fiscal No. Consecutivo No. Consecutivo No. Consecutivo JUNIO 2016

9 l:-,,jl.t \ t.rw. SALUD t.. H.'!\J..l.l, i\i V,!(, (,';.):<$' SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS REV: r rlr) t 01.1)1.,V:: " /i HOJA: 9 7. GLOSARIO 8.1 Almacén: La unidad administrativa o unidad responsable en los centros de trabajo que bajo normativa establecida, recibe, resguarda, controla y entrega con calidad, los bienes que son adquiridos para facilitar el cumplimiento de las funciones encomendadas a los diferentes centros de trabajo. 8.2 Área usuaria: Las áreas que de acuerdo con sus necesidades requieren la adquisición, contratación de bienes, arrendamientos y/o prestación de servicios en las dependencias y entidades, para el cumplimiento de sus funciones. 8.3 Comprobante Fiscal: Es el documento que ampara las erogaciones y que cumpla con los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de la Federación. 8.4 Entradas Almacenarías: Es el registro de entrada de bienes al almacén; el documento utilizado para llevar el control de las entradas de los bienes inventariables al resguardo del almacén. 8.5 Oficio: Documento que sirve para comunicar disposiciones, informes o gestiones que son utilizados en oficinas públicas. 8.6 Pedido-Contrato: El contrato que establece una cantidad mínima y máxima de bienes por adquirir o arrendar; o bien, donde se establece el presupuesto mínimo y máximo que podrá ejercerse en la adquisición, el arrendamiento o la prestación de servicio, en virtud de que se trata de requerimiento de un mismo bien o servicio de manera reiterada. 8.7 SIGA-F: Sistema integral de gestión y administración financiera. 8.8 Solicitud de pago de entradas o de bienes muebles: Documento mediante el cual se gestionan las entradas devengadas para su pago. 9 CAMBIOS DE VERSIÓN EN EL PROCEDIMIENTO NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE LA ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Junio 2016 Actualización de Procedimiento JUNIO 2016

10 SALUD REV: HOJA: ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO.1 Entradas nbuc Hl!oklM( d.. dcqca,9 6:riFer t.:2-c:.ll X'll Td. -, f.ooci' i:, FMc"31c..Pl.fO&! T SE..AHFMiS'.r ttl \ltf C,N 1t2. EHTRAOA - - Oiraoáén: R.f. ::.: r.».sec.! sa,,-- FeellaR<,c Eie'!'lff: ' F<IIOFaálr.l:. : OSSERVACIONES: lmpo.-ite: SU!ITOTAL: t1puesto:: REDONDEO: TOTAL: , ata pjgn-:111oe- 1 a -1,J JUNIO 2016