Manual de Usuario Business Information Warehouse (BI)

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1 Manual de Usuario (BI)

2 Identificación del documento Código de documento Nombre Manual de Usuario de BI Versión 2.1 Tipo documento Documento Técnico Finalidad Documentos utilizados en su elaboración Distribución del documento Nombre Área Elaborado por Raúl Muñoz Gutiérrez Romualdo Bravo Núñez Revisión UTE Aprobación del documento CEH Usuario clave Revisado Aprobado Aceptado Fecha: Fecha: Nombre y apellidos Versión: Firma: Fecha: Las fechas de aprobación límite son las indicadas para cada estado. En el supuesto de que a la fecha indicada no se reciban observaciones por parte del responsable del documento, se entenderá como válido y aprobado. MANUAL DE USUARIO

3 Control de cambios Versión Parte que cambia Descripción del cambio Fecha Autor /Acta MANUAL DE USUARIO

4 ÍNDICE! " 4.1Ejercicio guiado: Estado de Ejecución de Gastos (Contable) 4.2 Ejercicios propuestos MANUAL DE USUARIO

5 1 Introducción El presente documento tiene como objetivo detallar el uso de la herramienta que el (en adelante BI) pone a disposición del usuario final para el tratamiento de las consultas. Esta herramienta en el Business Explorer Analyzer (en adelante BEX Analyzer). Dentro de las funcionalidades que se detallan en este manual se encuentran las siguientes: Uso de las opciones de navegación en el Bex Analyzer Uso de las funciones de menú de contexto Exponer la funcionalidad del bloque de navegación Enlazar con la documentación desde la query Ejercicios Nuestra recomendación es que este manual sirva únicamente de base para que el usuario se familiarice con todas las opciones posibles dentro de los menús. Es importante recalcar que cualquier alteración por parte del usuario de los informes y de los datos que lo conforman no afecta a la disposición inicial de estos, por lo que el usuario es libre de manejar la herramienta con entera libertad. 2 Acceso al Sistema El acceso al sistema BI se puede realizar de de dos formas diferentes. I. Analyzer: Inicio Todos los programas Business Explorer Analyzer MANUAL DE USUARIO

6 II. Sap Logon: Mediante el acceso directo que el usuario tiene disponible en su escritorio. En el momento en que se hace clic en el botón Acceder, se requiere una autentificación mediante usuario y contraseña: MANUAL DE USUARIO

7 Una vez accedido, el sistema proporciona un menú despegable con las diferentes opciones funcionales. NOTA: a) Para que la organización sea la misma que la mostrada en la pantalla anterior, se ha de comprobar que se está visualizando el primer nivel de la estructura. Esto se comprueba haciendo clic sobre Detalles > Opciones > Visualizar primer nivel MANUAL DE USUARIO

8 b) El BW utiliza macros para poder generar sus informes sobre Microsoft Excel. Por esta razón, el nivel de seguridad del programa deberá estar en nivel medio. Para comprobar este hecho se ha de proceder de la siguiente forma: MANUAL DE USUARIO

9 3 Utilización del BEX Analyzer Al seleccionar cualquiera de los informes de menú, automáticamente se abrirá otra ventana con la aplicación Microsoft Excel, herramienta que el BI utiliza como plataforma por defecto para el uso de dichas consultas. Una vez abierta la herramienta Excel, se apreciará que aparte de sus opciones propias, aparecerá además: - La barra de herramientas que corresponde con el Bex Analyzer - Las variables de selección propias del informe seleccionado. La barra de herramientas BEx Análisis Toolbox es la que nos va a permitir la conexión entre Excel y el BI, de modo que a partir de ese momento, tenemos a nuestra disposición, tanto las opciones propias del Excel como las que proporciona dicha barra de herramientas. Al pulsar cada uno de los botones de esta barra, se desplegarán distintas opciones que permitirán la personalización y el manejo del informe como el usuario crea necesario. MANUAL DE USUARIO

10 Antes de poder manejar cualquier opción de la barra de herramientas del Bex Analyzer, es imprescindible rellenar los valores para la ejecución del informe seleccionado. Hay que tener en cuenta que aquellos campos que tienen un asterisco (*) son campos obligatorios. El resto son opcionales. Una vez determinados los valores de las variables, pulsando la tecla OK, se ejecutará el informe. MANUAL DE USUARIO

11 3.1 Opciones de la Barra de Herramientas Abrir: servirá para abrir cualquiera de los siguientes documentos de trabajo: Libros de trabajo: permitirá abrir libros de trabajo guardados por el usuario anteriormente (también denominados Workbooks). Un libro de trabajo es la ejecución de una consulta guardada, es decir, un extracto que guardamos de una ejecución particular de una consulta. Es posible guardar en cada hoja del libro de trabajo una query o consulta distinta, de modo que al abrir el workbook tendremos tantos extractos como consultas en cada hoja del libro. Esto se realiza mediante la opción de Herramientas que se describe más adelante en este mismo apartado. El libro de trabajo es propio del usuario, si éste lo graba en una de sus propias carpetas (como por ejemplo en Favoritos ) el resto de usuarios no tendrá acceso al libro de trabajo. Queries: permitirá abrir queries o consultas predeterminadas para el usuario y sólo aquellas a las que tenga autorización. La diferencia con el libro de trabajo es que al abrir el libro de trabajo, abrimos directamente el extracto que en su día guardamos, sin refrescar la información, sin que el BI busque de nuevo los datos actualizados. Sin embargo, al abrir directamente una query o consulta el BI buscará los datos al servidor para mostrar la última actualización de los mismos. # Vistas grabadas: permitirá abrir una vista grabada de una query. # Excepciones: permitirá trabajar y abrir una query grabada con excepciones. Guardar: Permite guardar el trabajo de las siguientes formas: # Grabar libro de trabajo existente # Grabar como libro de trabajo nuevo. # Grabar vista de query global. Interrumpir temporalmente actualización automática: Permite interrumpir la actualización automática. Es útil para recuperar las funcionalidades de Excel sobre las celdas. MANUAL DE USUARIO

12 Modificar Valores de la Variable: Con los nuevos valores se refrescarán los datos proporcionados por la consulta. El BI accede al servidor y muestra en la consulta los resultados al último nivel de actualización. Si lo que tenemos en pantalla es un libro de trabajo, es decir, el extracto de la última ejecución que hicimos de la consulta, al refrescar, el BI subirá los datos actualizados desde la última fecha de carga. Si la consulta refrescada tiene una pantalla de selección previa, volverá a aparecer para pedirnos de nuevo los datos de selección. Información del Sistema: Muestra que estamos desconectados del Sistema. Si hacemos clic, nos conectaremos. (Mandante 100) Información del Sistema: Muestra que estamos conectados al Sistema. Si hacemos clic, nos desconectaremos. Ayuda. Para acceder a la ayuda on-line del Bex Explorer si esta está instalada y accesible desde la herramienta. 3.2 Navegación específica en una consulta. El informe queda divido en tres áreas y una consulta ejecutada tiene el siguiente aspecto: Variables de Selección Bloque de Navegación Área de Resultados MANUAL DE USUARIO

13 I. Variables de selección: Se reiteran los datos referidos en la selección de variables que se hizo en la pantalla previa, siempre y cuando la ejecución de la consulta tuviese parámetros de selección previos. II. Área de Resultados: Lugar en que se ubican los resultados de la consulta. En la definición de una consulta se determina la disposición en filas y columnas de los diferentes valores que la componen. III. Bloque de Navegación: Se activa al pulsar pulsando el botón En esta área se ubican las diferentes características disponibles en cada informe. Una consulta en BI no es algo estático, es decir, vamos a poder modificar el aspecto que en su día se decidió como inicial para el área de resultados. Para eso contamos con el Bloque de Navegación o conjunto de características libres. Desde este bloque, vamos a poder trasladar al área de resultados cualquiera de las características disponibles. Siguiendo con el ejemplo anterior, imaginemos que en esta consulta queremos ver no solo por capítulo si no también por artículo. Buscamos en el bloque de navegación o conjunto de características libres la característica Artículo y hacemos doble clic sobre ella con el ratón. Automáticamente obtendremos el desglose de los ratios por capítulo y artículo: Antes: MANUAL DE USUARIO

14 Después de añadir artículo : De la misma forma, si queremos eliminar una característica del área de resultados, nos ponemos encima de la columna correspondiente, en la cabecera, y hacemos doble clic con el ratón. Automáticamente, la característica en cuestión desaparecerá del desglose de resultados. (Siempre podremos bajarla de nuevo del bloque de navegación). De esta forma, podemos cambiar completamente el aspecto inicial de la consulta, porque nos interesa otro desglose de los importes o bien porque es nuestra forma de trabajar. Una vez que hemos modelado la consulta a nuestra voluntad, podremos grabarla como libro de trabajo, de forma que siempre que ejecutemos el libro de trabajo, obtendremos el resultado de la consulta con todas las modificaciones que en su día hicimos, independientemente de cual era el aspecto inicial de la misma. Pulsando sobre el botón Chart los datos del informe. nos creará automáticamente un gráfico con MANUAL DE USUARIO

15 C a r a c t e r í s t i c a 3.3 Opciones del Bloque de Navegación. Ratio Posicionándonos encima de cualquier característica del bloque de navegación, pulsando el botón derecho del ratón obtenemos un menú contextual: En el ejemplo, posicionándonos encima de la característica Centro Gestor aparecen las siguientes opciones (esto es aplicable a cualquiera de las características libres): I. Volver un paso de navegación: Deshace la última acción ejecutada sobre el informe II. Back a inicio: Volvemos a la primera ejecución (en formato y desglose) de la consulta, deshaciendo de forma automática todas las modificaciones realizadas y accediendo al servidor para traer los datos actualizados a la consulta. III. Seleccionar valor de filtro: Permite establecer un valor o conjunto de valores fijos para esa característica, de modo que la consulta se refrescará para mostrar el área de resultados de acuerdo con el filtro establecido. No es MANUAL DE USUARIO

16 necesario tener una característica en el área de resultados para mostrar los valores de la consulta filtrando por esa característica. Se pueden seleccionar valores individuales o un ámbito de valores, según prefiera el usuario. Si se pulsa la tecla SIGUE Podremos utilizar la flecha azul para añadir o quitar los valores del filtro. Al finalizar la selección pulsamos OK. En ese momento se refrescará la consulta para seleccionar los datos según el filtro establecido. MANUAL DE USUARIO

17 IV. Añadir desglose según Característica en filas Permitirá desplazar la característica al área de resultados (igual que si hacemos doble clic sobre ella con el ratón) mostrándose los datos de esa característica en filas (vertical) V. Añadir desglose en columnas según Característica Permitirá desplazar la característica al área de resultados (igual que si hacemos doble clic sobre ella con el ratón) mostrándose los datos de esa característica en columnas (horizontal) VI. Clasificar Característica Permite clasificar el informe por la característica seleccionada (siempre y cuando esta forme parte del área de resultados) en base al texto o la clave y de forma ascendente o descendente. MANUAL DE USUARIO

18 VII. Características: Permite seleccionar diferentes opciones de visualización de una característica Generales - Visualizar por clave y texto, por clave o por texto. - Determinar tipo de texto estándar o explicativo - Clasificar por texto o clave - Determinar si el sentido de la clasificación es ascendente o descendente. - Líneas de Resultado: Visualizar Siempre Suprimir siempre Visualizar si hay más de un valor individual - Tipo de acceso para valores de Resultado: Valor de la propuesta Relación características Valores contables Datos Maestros Atributos Permite mostrar los atributos de una característica (En caso de los tenga) VIII. Propiedades de la query Permitirá personalizar las propiedades para la query. MANUAL DE USUARIO

19 3.4 Opciones del Área de Resultados. Según nos posicionemos, encima de una característica o de un ratio, el menú contextual que aparecerá será distinto. A. Características: MANUAL DE USUARIO

20 Las opciones del menú contextual son: I. Volver un paso de navegación: Deshacemos la última acción realizada sobre la consulta. II. Back a inicio: Volvemos a la primera ejecución (en formato y desglose) de la consulta, deshaciendo de forma automática todas las modificaciones realizadas y accediendo al servidor para traer los datos actualizados a la consulta. III. Convertir en fórmula: Desactiva las opciones del Bex Analyzer para el área de resultados de modo que son ahora las opciones propias de Excel las que están disponibles. IV. Archivar Valor de Filtro V. Seleccionar Valor de Filtro VI. Filtrar y desglosar según VII. Intercambiar característica con: Intercambiará la característica sobre la que tenemos el menú contextual por cualquiera de las características libres que elijamos. VIII. Añadir desglose conforme a: Aparecerán todas las características libres del bloque de navegación para poder seleccionar la que deseemos y desplazarla al área de resultados. Con esta opción, la característica seleccionada se situará justo a continuación de la característica desde la que hemos pulsado el botón derecho. La diferencia entre hacerlo así y hacerlo directamente con un doble clic sobre la característica elegida desde el bloque de navegación (explicado anteriormente) es que si lo hacemos desde el bloque de navegación, automáticamente baja la característica al área de resultados pero siempre como la última característica en el desglose. IX. Clasificar característica : Podemos clasificar la característica sobre la que tenemos el menú contextual de varias formas, en orden ascendente o descendente según la denominación o el campo clave. X. Propiedades de la Query. XI. Pasar a: Al crear las consultas en el BI es posible enlazar cada consulta con documentos explicativos de la misma, o bien con otras consultas de forma que podamos ir navegando de una a otra gracias a esta opción. MANUAL DE USUARIO

21 B. Ratios Las opciones del menú contextual son: Muchas de estas opciones son las mismas que para el menú contextual de las características, con lo que sólo pasaremos a explicar aquellas en las que se encuentran diferencias. I. Filtrar y Desglosar según una característica: Podemos seleccionar un ratio y que se nos desglose en concreto para una característica que no se encuentre ya en el área de resultados (no tendría sentido puesto que si la característica ya está en el área de resultados ya tenemos el desglose del ratio por esa característica). II. Añadir desglose según: Según cualquiera de las características que no está ya en el área de resultados. La diferencia con el punto anterior es que lo anterior lo realiza sólo para el ratio en concreto en el que tenemos el menú contextual seleccionado, mientras que esta opción nos añade el desglose por esa nueva característica para todos los ratios del informe. III. Intercambiar ejes: Intercambia los ratios por la característica seleccionada, es decir, si los ratios aparecen en las columnas y la característica en fila, al pulsar esta opción se visualizarán los ratios en filas y los valores de la característica en columnas. MANUAL DE USUARIO

22 4 Ejercicios 4.1 Ejercicio guiado: Estado de Ejecución de Gastos (Contable) a) Introducir los siguientes valores: Entidad CP: CAC Fecha (desde-hasta): 01/01/ /03/2011 b) Guardar como variante nueva con el nombre 1er Trimestre 2011 : o Pulsar en Grabar y OK : MANUAL DE USUARIO

23 c) Añadir la característica Artítulo : o Pulsar Filter y luego doble click sobre Artículo Antes: Después: MANUAL DE USUARIO

24 d) Restringir los artículos a los valores 10, 20, 30, 40, 60, 70, 83, 90 : o Con el botón derecho sobre Articulo, Seleccionar Valor filtro o Visualizar todos los valores individuales Antes: MANUAL DE USUARIO

25 Después: Resultado de aplicar el filtro sobre Artículo: NOTA: se puede realizar la misma operación sobre los ratios. e) Suprimir lo subtotales de los Artículos. o Seleccionar características o General Linea de resultado -> Suprimir siempre o Ok MANUAL DE USUARIO

26 Resultado de suprimir los subtotales de los Artículos f) Visualizar exclusivamente la clave de los Artículos: o Característcas o General Visualizar -> Clave MANUAL DE USUARIO

27 Resultado de suprimir los textos. MANUAL DE USUARIO

28 g) Eliminar característica Artículo del informe: o Sobre cualquier Artículo o Eliminar Desglose h) Refrescar & Modificar los datos de un informe: o Para modificar y/o refrescar los valores de selección inicial del informe: MANUAL DE USUARIO

29 i) Intercambiar ejes: Resultado de aplicar el intercambio de ejes j) Insertar Gráficos: o Pulsar sobre el botón Chart MANUAL DE USUARIO

30 Antes o Para una mejor visualización del gráfico es recomendable manipular previamente el informe: Seleccionar valor de filtro: dejamos sólo el Crédito inicial Seleccionar los 10 primero: Crear Condición Crédito Inicial Top 10 MANUAL DE USUARIO

31 Eliminamos el Resultado Total para que no desvirtúe el gráfico: Características General Linea de Resultado -> Suprimir siempre Finalmente pulsamos sobre el botón gráfico del Crédito Inicial por Capítulos y obtenemos el MANUAL DE USUARIO

32 k) Grabar informe en Favoritos : o Seleccionar Grabar libro de trabajo en o Carpeta Favoritos o Darle el nombre 1er Trimestre 2011 o Grabar MANUAL DE USUARIO

33 l) Grabar con formato Excel : o Archivo Guardar como NOTAS: Si guardamos el informe como documento Excel perderemos las ventajas que nos proporciona el BI (navegabilidad, añadir características, ratios ) A su vez esta forma de guardar el informe nos permite tener una copia en local. Si se utilizan las funcionalidades del Excel para realizar fórmulas en la misma hoja en que se ejecutan los informes BW, puede que estas fórmulas desaparezcan en el momento de refrescar los datos. MANUAL DE USUARIO

34 4.2 Ejercicios propuestos a) Identificar los 10 acreedores con un mayor importe pendiente de pago. b) Mostrar el importe del obligado de las secciones para uno de los periodos. El objetivo es mostrar para cada sección el importe obligado de cada periodo. c) Partiendo del ejercicio anterior, mostrar en cada periodo para cada sección, el importe acumulado hasta dicho periodo y ordenarlo de forma descendente en función del importe total del obligado. De forma, obtener la sección de mayor importe. d) Mostrar en un gráfico la evolución temporal de la sección obtenida en el ejercicio anterior. MANUAL DE USUARIO

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