INVENTARIOS. Autores: IVÁN ALBEIRO CABEZAS MARTÍNEZ DIEGO ARMANDO POVEDA ZAMORA. Analista de Infraestructura

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1 Consecutivo: INF-INV-032-FI-2009/2 INVENTARIOS Autores: IVÁN ALBEIRO CABEZAS MARTÍNEZ DIEGO ARMANDO POVEDA ZAMORA Director Unidad Informática: Tutor Investigación: Coordinadores: Henry Martínez Sarmiento Mesías Anacona Obando Alvaro Schneider Guevara Juan Felipe Reyes Rodríguez Coordinador Servicios Web: Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Miguel Ibañez Alejandro Bolivar Analista de Sistemas de Información: Mesías Anacona Obando BOGOTÁ D.C. DICIEMBRE 2009 INF-FO-12 V 1.0

2 Consecutivo: INF-INV-032-FI-2009/2 INVENTARIOS Director Unidad Informática: Tutor Investigación: Henry Martínez Sarmiento Mesias Anacona Obando Auxiliares de Investigación: ALEJANDRO NIETO RAMOS ANDREA ELIANA BARRERA ARDILA ANGEL LEONARDO JEREZ CARVAJAL ANGELA PATRICIA VEGA CABRA BENJAMIN EDUARDO VENEGAS VENEGAS CAMILO ALBERTO ZAPATA MARTÍNEZ CINDY LORENA PABÓN GÓMEZ DANIEL ALEXANDER LINARES PUERTO DAVID CAMILO SÁNCHEZ ZAMBRANO DAVID FELIPE BELTRAN GOMEZ DIANA MARCELA ROJAS TÉLLEZ DIEGO ARMANDO POVEDA ZAMORA EDGAR ANDRES GARCIA HERNANDEZ IVÁN ALBEIRO CABEZAS MARTÍNEZ IVAN DARIO BARRETO BERNAL JISSETH TATIANA ANGEL RODRÍGUEZ JORGE ALBERTO TORRES VALLEJO JORGE LEONARDO LEMUS CASTIBLANCO JORGE LUIS FANDIÑO GIRALDO JOSE SANTIAGO APARICIO CASTRO JUAN CARLOS TARAPUEZ ROA JULIE ANDREA PADILLA GONZÁLEZ LAURA VANESSA HERNÁNDEZ CRUZ LILIANA CAROLINA HERRERA PRIETO LUIS ALEJANDRO PICO SILVA LUIS FERNANDO ALFONSO MUÑOZ MÓNICA YOLANDA MOGOLLÓN PLAZAS MYRIAM JASMIN GUERRA CÁRDENAS NUBIA ALEJANDRA SEGURA TENJICA NURY BIBIAN BEJARANO CÁRDENAS RAUL ANDRES CAMACHO CRUZ SANDRA MIREYA AGUILAR MAYORGA Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informática. Esta obra esta bajo una licencia de reconocimiento-no comercial 2.5 Colombia de creativecommons. Para ver una copia de esta licencia, visite o envié una carta a creative commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA BOGOTÁ D.C. DICIEMBRE 2009 INF-FO-12 V 1.0

3 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO RESUMEN ABSTRACT INTRODUCCIÓN Propuesta mejoramiento módulos WEBSIUI Propuestas generales Manejo de perfiles Help desk Buscador Historial Edición de elementos de inventario Módulo de Solicitudes de inventario Propuesta Clasificación de ejemplares de biblioteca UIFCE Antecedentes Códigos de clasificación Clasificación Decimal Universal (CDU) Código Cutter Propuesta de clasificación Aplicativo para la clasificación de ejemplares

4 4. CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

5 1. RESUMEN El presente informe, presenta los resultados de la investigación de Inventarios y contiene las propuestas finales de creación y modificación de módulos del WEBSIUI y de clasificación de elementos bibliográficos de la UIFCE. 2. ABSTRACT This report presents results of Inventory investigation and contains final proposals of creation and edition of WEBSIUI modules and classification of UIFCE bibliography items. 5

6 3. INTRODUCCIÓN El sistema de información de la Unidad de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas -UIFCE- WEBSIUI es el espacio que recopila su información y la controla por medio de múltiples módulos, por esto el manejo de tal información es muy importante para el buen funcionamiento de la UIFCE. Dentro de WEBSIUI existe un módulo para manejo del inventario de la unidad, el cual actualmente no se usa a cabalidad por inconvenientes relacionados con la actualización de información y con las funciones propias del módulo. Esto es el punto de partida en la realización de esta investigación, por eso se ha comparado este sistema de gestión de inventarios con otro mundialmente utilizado, GLPI, el cual se utiliza de manera reducida en la unidad. La UIFCE cuenta con un conjunto de libros, manuales, publicaciones, CD s y otros elementos bibliográficos, que constituyen su biblioteca. Sin embargo su ordenamiento se ha visto sesgado a causa de la clasificación que posee. Es por esto que esta investigación presenta el proceso de constitución de una codificación de tales ejemplares. Después de realizar indagaciones sobre GLPI, los procesos de inventariado en la UIFCE, la clasificación de elementos bibliográficos y aplicativos de gestión de bibliotecas, se exponen las propuestas de mejoramiento del sistema WEBSIUI como resultados de esta investigación. 6

7 3.1. Propuesta mejoramiento módulos WEBSIUI Propuestas generales Inventarios A continuación se enuncias las propuestas de corrección y de creación de módulos del WEBSIUI. Éstas se basan en la exploración realizada al sistema de gestión de inventarios GLPI Manejo de perfiles En este aspecto, se busca lograr una manipulación condicionada al empleo que el usuario le dé al sistema, por tanto, se propone crear permisos restrictivos según el tipo de usuario del sistema. Por ejemplo, si una persona tiene acceso a un determinado módulo únicamente contaría con permisos de lectura de información y no de edición ni de eliminación Help desk La idea de generar una mesa de ayuda esta íntimamente ligada al planteamiento anterior, puesto que aquellos usuarios que no tienen ciertos permisos por la naturaleza de su perfil en el sistema pueden tener inconvenientes con el mismo por falta de información o, sencillamente, para quienes tengan dudas sobre el módulo las puedan resolver Buscador El buscador actual, sólo realiza búsquedas específicas, lo que dificulta encontrar un elemento dentro del inventario cuando se tiene información limitada del elemento buscado. La filosofía del buscador se funda en sólo un campo de entrada y en la exploración de base de datos desde todos los campos posibles en la totalidad de los elementos pertenecientes al inventario. 7

8 Historial. Se pretende, a través de éste, llevar un seguimiento eficiente de los elementos, en cuanto a mantenimiento y organización, con el fin de poder ejecutar acciones, como traspasos y bajas, dentro de un procedimiento ordenado Edición de elementos de inventario. Esta propuesta se constituye en dos puntos importantes: Todo usuario que tenga acceso al módulo de inventarios, no necesariamente tiene privilegios de edición sobre la información consignada en la base de datos de éste (propuesta ligada a la de manejo de perfiles). El mismo entorno de búsqueda, que despliega la información de cada elemento, debe albergar el de edición, cuando se poseen permisos de edición, lo que permite el despliegue de algunas opciones del módulo Módulo de Solicitudes de inventario. Este módulo se plantea a partir de una necesidad específica de la unidad, los procesos de solicitudes de inventario, el cual necesita apoyo del sistema de información para incrementar su eficiencia. El soporte que provee al administrador del inventario y a los usuarios finales son favorables, quienes poseen una conexión con el inventario, acceso a su información y pueden realizar solicitudes que involucran los elementos del inventario que tienen a cargo, como bajas, traspasos, traslados o, sencillamente, conocer los elementos a su cargo. La descripción completa del funcionamiento de este módulo (Casos de uso de módulo de Solicitudes de inventario) se encuentra anexo al presente informe Propuesta Clasificación de ejemplares de biblioteca UIFCE Antecedentes El sistema de clasificación de los ejemplares pertenecientes a la biblioteca de la UIFCE 8

9 presenta algunos inconvenientes, dentro de los que se encuentran: Confusión en la codificación de los ejemplares. Inhabilidad para agregar nuevos ejemplares a la base de datos causada por ambigüedades presentes en la consecución de los mismos. Diferenciación entre copias de un mismo elemento. Los anteriores problemas, justifican la necesidad de plantear un nuevo sistema de clasificación de los elementos bibliográficos, como libros, manules, guías y CD s Códigos de clasificación Clasificación Decimal Universal (CDU) La Clasificación Decimal Universal (CDU) es un sistema de clasificación del conocimiento, creado por Melvil Dewey -bibliotecario del Amherst College en Massachusetts-, para catalogar las obras en las bibliotecas. Se trata de una clasificación decimal: ésta divide el conocimiento en diez grandes campos, que corresponden a las tablas principales y cada tabla se divide, a su vez, en otros diez grupos y así sucesivamente sin límite 1. La notación se estructura utilizando números arábigos de 0 a 9 y subcategorizando sucesivamente en forma decimal. A continuación se presentan la tabla de codificación principal de este sistema y un ejemplo de clasificación: Código Clasificación 0 Obras generales 1 Filosofía 2 Religión 3 Ciencias sociales economía, derecho, educación 5 Ciencias puras exactas, naturales 6 Ciencias aplicadas medicina, trabajo 1 Basado en: 9

10 7 Arte fotografía, música, deporte 8 Lengua / literatura 9 Geografía / historia biografía Tabla 1. Sistema de Clasificación Decimal Universal (CDU) Tabla principal. Ejemplo: 3 Ciencias sociales. 34 Derecho. 341 Derecho internacional Código Cutter Código de autor o código Cutter permite diferenciar varias obras del mismo tema escritas por diferentes autores. Se obtiene combinando las primeras letras del apellido del autor con un número tomado de la tabla numérica del Cutter y la inicial, en minúscula del título de la obra 2. Por ejemplo: Cruz, Eduardo Los viajes del viento C957v Propuesta de clasificación La propuesta planteada es una de las más utilizada en la mayoría de las bibliotecas del mundo y combina la filosofía de clasificación de los códigos expuestos. Con el objeto de lograr una clasificación normalizada en la unidad se concibe la idea de implementar dicha clasificación. La codificación de este consiste en tres líneas de información ordenadas de la siguiente manera: 2 Basado en: 10

11 Código de materia. Código interno Código de autor [Formato] / [Volumen] [Número de ejemplar] [Ejemplar de referencia] Donde el código de materia y el código de autor corresponden, respectivamente, a los códigos CDU y Cutter. Los valores entre paréntesis corresponden, en su orden, al formato del ejemplar, como libro, CD o DVD, el volumen o tomo del mismo, el número de ejemplar, en el caso de múltiples copias de un mismo ejemplar, y referencia en el caso de una única copia de éste. El consecutivo interno es un número conformado por el número de categoría y el consecutivo del ejemplar. Los números de categorización, inspirados del CDU, son una lista de diez números, de 0 a 9, a los cuales se les asigna un tema. Éstos son: Código Categoría 0 General 1 Investigación 2 Guía - Manual 3 Bases de datos 4 Contable 5 Econométrico 6 Utilitario 7 Operativo 8 Antivirus 9 Drivers Tabla 2. Codificación del primer dígito del código interno, por categorías Aplicativo para la clasificación de ejemplares Existen varias herramientas virtuales para administrar recursos bibliográficos, que incluyen la auto clasificación de los mismos según determinado sistema. Algunas de estas herramientas son: 11

12 CDS/ISIS Oss4Lib Koha GNUteca Café.pm Alexandria EverGreen PhpMyBilio OpenBiblio MyLibrary GreenStone Emilda Sin embargo, dichas aplicaciones resultan subestimadas frente a la necesidad específica, ya que el alcance de lo que se pretende no es tan grande para optar por tales alternativas. En contraste, se desarrolló un programa en Microsoft Excel a partir de la implementación de macros por medio del editor de Visual Basic incluido. Éste, se acomoda a las necesidades específicas y posee las herramientas precisas. La hoja de cálculo en el que reposa dicha aplicación contiene la base de datos de los ejemplares que posee la unidad. El aplicativo toma la información de los ejemplares y genera su clasificación y su respectiva etiqueta. También permite ingresar nuevos elementos desde una interfaz de ingreso. A continuación se presentan algunas capturas del entorno de trabajo de éste: Figura 1. Menú del aplicativo. 12

13 Figura 2. Ventana de Ingreso de ejemplares. Figura 3. Resultado de ingreso de ejemplar en la base de datos. 13

14 Figura 4. Estilo de etiquetas de clasificación generadas. Al presente informe se adjunta el aplicativo en Excel. El programa genera el código de clasificación del CDU de dos cifras. No obstante, no compone el código de autor -Cutter- debido a la complejidad de su implementación, pero es posible obtenerlo fácilmente a través de la página web de una entidad llamada Unificación de Formatos Bibliográficos -UNFORBI-: En ella se encuentra un campo de generación de tal código. A continuación se exponen capturas del sitio web: Figura 5. Entorno del sitio web. Para obtener el código de autor, es necesario ingresar el apellido del autor del ejemplar como se muestra. 14

15 Figura 6. Código obtenido. 4. CONCLUSIONES La constante exploración y retroalimentación de los procesos en estudio gestión y solicitudes de inventarios y clasificación de elementos bibliográficos- forman gran parte de la definición de la presente investigación. La comparación entre distintos sistemas virtuales forja una idea clara de lo que se pretende con un aplicativo determinado. Las propuestas realizadas en esta investigación son, en parte, el resultado de múltiples confrontaciones entre diversos sistemas que desarrollan tareas similares a las necesarias; lo que, en conjunto, constituyen una idea sólida para resolver el problema específico. El conocimiento de los procesos de una determinada gestión posibilita la creación de mecanismos de optimización de tareas. Es por esto que el camino hacia la efectividad en los procesos de solicitudes y gestión de inventarios y la clasificación y ordenamiento de los elementos bibliográficos de la unidad son paralelos a la creación y modificación de los módulos de WEBSIUI, ya que evolucionan al mismo ritmo con que lo hacen los sistemas de información en la UIFCE. 15

16 5. BIBLIOGRAFIA Clasificación Decimal Universal y Código Cutter: Obtención del código Cutter: 16

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