SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL RELACIÓN DE REQUISITOS DE CONFORMIDAD SECRETARIA ELEMENTO DE ENTRADA

Transcripción

1 RELACIÓN DE REQUISITOS DE SECRETARIA /01SRI-01-P01. Control de asuntos turnados para trámite en Contraloría Reportes oportunos sobre estado de atención de asuntos en unidades administrativas Asuntos Asuntos turnados correctamente Asuntos capturados correctamente

2 RELACIÓN DE REQUISITOS DE DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL PRESUPUESTAL /03DAC-01-P01. Integración y administración del Presupuesto Presupuesto autorizado para la SECOG Lineamientos para la captura del presupuesto 100% Unidades Administrativas Oficio de autorización por parte de Hacienda Orden de compra Solicitud de adquisición de bienes muebles Solicitud de materiales y suministros Especificaciones del producto en la orden de compra Firmas de autorización. Oportunidad en la entrega de los recursos solicitados /03DAC-02-PO2. Adquisiciones /03DAC-02-P03. Mantenimiento de infraestructura /03DAC-03-P04. Capacitación /03DAC-03-P05 Evaluación al Desempeño Reporte mensual y/o anual de inventarios Evaluación de proveedores Informe anual de infraestructura Personal capacitado en el área de su competencia. Personal evaluado en su desempeño Solicitud de papelería o material por parte del personal de la secretaria Orden de compra Orden de compra Evaluación de infraestructura Detección de necesidades Resultados de evaluación al desempeño Solicitudes de capacitación Seguimiento de capacitación Resultados de la evaluación de cursos Captura total de solicitudes y órdenes de compra Cumplimiento del proveedor con las especificaciones establecidas Evaluar a todas las Unidades Administrativas Firma del Director General de Administración y Control Presupuestal en el informe. Base de datos de capacitación Cobertura de la capacitación impartida Aplicación de la capacitación impartida Evaluación al desempeño 100% del personal Calificación mínima aceptable del 80%

3 RELACIÓN DE REQUISITOS DE DIRECCIÓN GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y SITUACIÓN PATRIMONIAL /04DRS-01-P01. Tramitación de Determinación de Responsabilidades /04DRS-01-P02. Recepción, Registro, Análisis y Resguardo de Declaraciones de Situación Patrimonial /04DRS-01-P03 Expedición de Constancias de No Inhabilitación Autos Diligencias Resoluciones Dictamen sobre el análisis de la situación patrimonial de los servidores públicos Constancia de No Inhabilitación Promociones Autos Cierre de Instrucción: Para asignar número de expediente una denuncia deberá cubrir lo siguiente: Estructura de la denuncia Requisitos de personalidad Determinación de los hechos que se denuncias y domicilio del denunciado Fundamentación de fondo del procedimiento Puntos petitorios Acreditación de carácter de servidor público del denunciado Anexos para correr traslados debidamente certificados Declaraciones de situación patrimonial Solicitud de constancia: Particulares deberán presentarse con copia de identificación oficial. Dependencias y Entidades presentar Fundados y motivados en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios. Análisis de acuerdo a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios Nombre del solicitante y fecha de expedición correctos y los estipulados en el Reglamento Interior de la SECOG Honesto Legal Eficiente Moderno Transparente Honesto Legal Eficiente Moderno Transparente Tiempo de respuesta Hasta 3 días hábiles a solicitud de particulares Hasta 5 días a solicitud de Dependencias o Entidades Gratuito

4 mediante oficio la solicitud de expedición de constancias Honesto Legal Eficiente Moderno Transparente Atención Disponibilidad Tiempo de espera Calidad del servicio Facilidad del servicio

5 RELACIÓN DE REQUISITOS DE DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS Y NORMATIVIDAD /05DAJ-03-P01 Revisión al Portal de transparencia de los sujetos obligados Evaluaciones a cada uno de los sujetos obligados por la LAIPES /05DAJ-02-P02. jurídica Asesoría Dictámenes jurídicos que permitan que las actuaciones del C. Secretario de la Contraloría General y de las Unidades Administrativas de la Dependencia se fundamenten adecuadamente. Solicitud de asesoría o consulta planteada Acordes con el Marco Jurídico de la APE Por escrito. Suscritos por el Titular de la Dirección General Oportunidad: De 1-6 días hábiles para consulta jurídica que no requiera estudio. 7 o más días hábiles, cuando el dictamen requiera estudio, investigación, o si se tratase de creación o reforma de una disposición normativa /05DAJ-03-P03. Intervención en asuntos jurídicos contenciosos La defensa jurídica de los intereses de la SECOG Escrito de demanda o controversia Por escrito Suscrita por las personas autorizadas. Efectiva: es decir, que tienda a defender realmente los intereses de la dependencia y no solo a controvertir o alargar inútilmente los procedimientos. Oportuna: es decir, que las defensas se presenten en tiempo. Suficiente: es decir, se deberán agotar los recursos que sean necesarios /05DAJ-04-P04 Recepción y trámite de solicitudes de acceso a la información Resoluciones de las solicitudes de acceso a la información Solicitud de información Respuesta de la unidad administrativa que corresponda Notificación de respuesta

6 RELACIÓN DE REQUISITOS DE DIRECCIÓN GENERAL DE LICITACIONES Y CONTRATOS /06DLC-01-P01. Verificación y fiscalización de los procedimientos de contrataciones gubernamentales Dictamen de los procedimientos licitatorios se sujetos estrictamente en la normatividad Tarjeta informativa de licitación Convocatoria Bases de licitación Modelo de contrato Acta de los actos de licitación Elaboración del dictamen con todos los documentos necesarios para elaborarlo Se genera automáticamente en el Sistema de Licitanet con la captura de información de las actas de los actos de licitación /06DLC-03-P02. Atender y resolver inconformidades de los procedimientos de licitación Conclusión: Resolución, Acuerdo de Desechamiento, Acuerdo de Archivo Escrito de inconformidad Informe de autoridad emitido por la convocante, si aplica Dictamen de terceros, si aplica. Para Resolución: Preámbulo Antecedente Considerandos Puntos Resolutivos Firma del Director General Para Acuerdo de Desechamiento: Firma del Director General Para Acuerdo de Archivo: Firma del Director General Oportunidad: 10 minutos la recepción y de días hábiles la resolución Confiable Transparente Con reglas de atención al público Gratuito (Según carta compromiso al ciudadano)

7 RELACIÓN DE REQUISITOS DE SUBSECRETARIA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TECNÓLOGICO /07SDA-01-P01 Coordinación para la elaboración y/o actualización de documentos administrativos /07SDA-01-P02. Evaluación de trámites y servicios al público. Documentos administrativos Informes de resultados de evaluación. Paquetes de información en aplicación SIR Proyecto de documento administrativo remitido por la instancia para revisión y validación. Cuestionarios aplicados. Solicitud de datos del titular entrante Una vez que el proyecto revisado se encuentra apegado a lo estipulado en la Guía correspondiente, se emite oficio de validación suscrito por el C. Secretario de la Contraloría General. Para ser entregado al evaluado: Firma(s) del (los) responsable(es) de la evaluación. Oficio suscrito por el C. Secretario de la Contraloría General. Generación sin fallas del paquete de entrega recepción en software SIR Monitoreo de la percepción de la calidad en el servicio de asesorías, a los enlaces y otros usuarios en dependencias y entidades, de las Guías emitidas por Contraloría para la elaboración de los Documentos Administrativos, al menos una vez por año /07SDA-01-P03. Administración del Sistema de Información de Recursos Gubernamentales Actas de entrega recepción firmadas Paquete de información en aplicación SIR Acta de entrega recepción firmada y elaborada en el formato establecido por la Secretaría de la Contraloría General. Denuncia Aviso omisión entrega recepción por parte de la Dependencia / Entidad Denuncia conforme a criterios de la Dirección General de Responsabilidades y Situación patrimonial

8 /07SDA-01-P04. Administración del Sistema de Evidencias /07SDA-02-P05. Servicios Generales /07SDA-02-P06. Automatización de los procesos de las Dependencias y Entidades del Gobierno /07SDA-02-P07. Desarrollo de los servicios electrónicos de la Administración Pública Expedientes Únicos Integrados Servicio realizado Sistema de información desarrollado Documento de levantamiento de requerimientos de los procesos para su automatización Aplicación desarrollada del servicio electrónico Información capturada por las instancias gubernamentales. Solicitud para realizar el servicio ò correo electrónico ò llamada telefónica u oficio de parte de las Dependencias o Entidades Levantamiento requerimientos autorizado de Solicitud de levantamiento (únicamente para sistemas externos) Reporte de análisis de factibilidad firmado (en caso de que aplique) Documento de levantamiento de requerimientos. Solicitud para el desarrollo de un servicio electrónico, de parte de las Dependencias ò Entidades (únicamente para servicios externos) Creación del expediente electrónico en el sistema de Evidencias. Verificación de una muestra de la información registrada por las instancias participantes en el Sistema de Evidencias, al menos una vez en el año. Levantamiento de un número de folio en el sistema de service desk plus y/o ssyca, realización del servicio, seguimiento y conclusión en service desk plus y/o ssyca Sistema de Información desarrollado, basado en: Documento de levantamiento de requerimientos Manual del usuario Acta técnica para la entregarecepción del sistema, firmada por el responsable de la entrega y el responsable de la recepción. Tipo de servicio requerido Descripción del problema Metas Casos de uso Oficio de aceptación firmado por los funcionarios correspondientes Aplicación desarrollada del servicio electrónico, basado en: Manual de usuario, documentación, código fuentes. (en caso de que aplique) Acta técnica para la entregarecepción del servicio electrónico, firmada por el responsable de la entrega y el responsable de la recepción. Monitoreo de la percepción de la calidad en el servicio de asesorías, a los enlaces y otros usuarios del Sistema de Evidencias, al menos una vez por año. Retroalimentación del usuario sobre la calidad del servicio que recibió ediante una encuesta enviada al correo electrónico de manera automática.

9 /07SDA-02-P08. Emisión de dictámenes técnicos de tecnologías de información /07SDAT-02-P09 Administración del Centro de Datos /07SDA-01-P10 Administración del sistema SIEGESON Dictamen técnico de tecnologías de información Operación del centro de datos Matriz de desempeño institucional Servidores públicos capacitados y asesorados en SIEGESON Solicitud de dictamen técnico. Se levanta una orden de problema dentro del sistema service desk plus Matriz de desempeño institucional enviada para revisión por la Dependencia / Entidad Solicitud de capacitación / asesoría por oficio, correo electrónico, teléfono o presencial Leyenda del fundamento jurídico del documento de mérito. Firma del Subsecretario de Desarrollo Administrativo y Tecnológico y de igual manera la rúbrica del director de planeación y política informática. Monitoreo físico del centro de datos Verificación del sistema de almacenamiento Verificación de los eventos registrados por la herramienta de monitoreo nagios Verificación de actualización de la definición de virus y distribución a los servidores Monitoreo en equipo de seguridad perimetral y antispam Verificación de la ejecución de respaldos programados Verificación mensual de respaldos según los parámetros de funcionalidad del centro de datos. Comunicado de validación por parte de la Dirección de Información y Evaluación el cual asegura que la matriz enviada cumpla con los requisitos metodológicos y técnicos establecidos Registro de asistencia de la capacitación y asesoría El tiempo de entrega de los dictámenes técnicos es de 15 días hábiles siempre y cuando la información enviada por el solicitante este completa. Contar con una base de conocimiento registrado en el sistema de service desk plus. Oportuno: Respuesta en 5 días hábiles a la matriz de desempeño institucional enviada para revisión por la dependencia / Entidad* *Aplica a las matrices recibidas vía correo electrónico Calidad: Levantamiento de percepción de capacitados /asesorados de manera mensual

10 RELACIÓN DE REQUISITOS DE DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL /08DAG-01-P01. Auditorías Gubernamentales Realizar Informe de Auditoria Programa anual de auditorías Oficio de notificación a)se apega al formato establecido en ISO (Con observación, normatividad, recomendación, código ISO y especificaciones del formato) b) Normatividad congruente con la observación e incluida en Anexo 1 c) Recomendación congruente con la observación e incluye aspectos correctivos y preventivos Oportunidad: 40 días hábiles para elaboración y revisión de informes con hasta de 50 observaciones y 55 días hábiles para elaboración y revisión de informes con más de 50 observaciones /08DAG-01-P02. Designación, Contratación y Evaluación de los Despachos de Auditoría Externa Denuncias Contrato de prestación de servicios profesionales Evaluación de los Despachos Externos Oficio de Notificación Cumplimiento con las bases Programa Anual de Auditorías Externas Dictamen del despacho Informes de despachos Contrato de prestación de servicios profesionales Oficio de denuncia debidamente firmado por el titular de la DGAG Informe de auditoría Papeles de trabajo que integran la denuncia Documento debidamente firmado Acta de Aportación de Datos e Informes sin observaciones Profesionalismo: Actuación de los denunciantes conforme a la Ley Oportunidad: Cumplimiento de tiempos de recepción de informes de auditoría de acuerdo a lo establecido en el contrato. Oportunidad: por lo menos una vez al año Transparencia: Los representantes de los Colegios de Contadores realizan la evaluación de los resultados y los informes de despachos son publicados en el portal de transparencia /08DAG-01-P03. Seguimiento a observaciones determinadas a los Entes Públicos en las diversas auditorías Acta de solventación Respuesta al informe de auditoría y/o acta del programa de solventación Detalle de observaciones Estatus de observaciones (solventada y no solventada) Firmas de los participantes Profesionalismo: que el personar responsable de determinar la solventación estén capacitados, supervisados

11 Denuncias administrativas ante la DGRSP Acta de solventación de observaciones debidamente firmada por los funcionarios participantes Oficio de denuncia debidamente firmado por el titular de la DGAG Informe de auditoría Papeles de trabajo que integran la denuncia Profesionalismo: Actuación de los denunciantes conforme a la Ley

12 RELACIÓN DE REQUISITOS DE DIRECCIÓN GENERAL DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE OBRA PÚBLICA Informe de resultados de auditoría Oficio de notificación Acta de inicio Oficio de comisión Cédula de trabajo Registro auxiliar de obra Cédula de inspección de campo Evidencia fotográfica (en su caso) Lo establecido en el instructivo para informe de resultados de auditoría 06-09DOP-P01-I /09DOP-01-P01. Auditoría a obras y acciones financiadas con recursos públicos. Cédula de observaciones Nombre completo de la Entidad Federativa, nombre del municipio, nombre de la localidad. Fecha día mes y año en que se elaboró la cedula. Importe fiscalizable Importe observado o irregular Obra o programa. Denominación de la observación tomando en cuenta los criterios remitidos por la Secretaría de la Función Pública, así como su descripción. Causa: Los aspectos fundamentales que se consideran determinantes de la ocurrencia de las deficiencias o faltantes que se encontraron. Recomendación correctiva: La medida o medidas que se sugieren para corregir las anormalidades. Recomendación preventiva: La medida o medidas de que se sugieren tomar para evitar que en

13 el futuro se vuelvan a presentar las anormalidades. Comentarios: En caso de requerir precisar o complementar lo expresado en alguno de los conceptos. Firmado: Por personal auditor incluyendo responsables de la auditoría y responsables de atender la verificación por la Ejecutora o Normativa.

14 /10DCS-01-P01. Seguimiento a peticiones ciudadanas /10DCS-01-P02. Promover la contraloría social /10DCS-01-P03. Evaluación y seguimiento ciudadano al servicio público /10DCS-01-P04. Instrumentar acciones para fomentar la Transparencia y Honestidad /10DCS-01-P05. Coordinación y Seguimiento de Actividades de la Comisión Permanente de Contralores Estado - Municipios-Federación SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL RELACIÓN DE REQUISITOS DE DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRALORÍA SOCIAL CONCLUSION (turno a la autoridad competente, Denuncia de presunta responsabilidad administrativa, Acuerdo de Archivo) Que exista una Queja o Denuncia. Inspectores Ciudadanos. Calendario mensual de actividades. Ciudadanos informados. Informe de evaluación ciudadano al Programa mensual de desempeño de unidades Evaluación Social. administrativas de servicios al Encuestas. público. Niños con escolaridad primaria (Pequeños Programas de vinculación Guardianes) Gobierno-Sociedad Reuniones de trabajo con los OCEG Programa de Trabajo para el fomento de prácticas éticas al interior de la Administración Pública. Programa de trabajo Material de exposición Oficio de turno a la autoridad firmado por Director General Denuncia firmada por Director General Acuerdo de Archivo firmado por Director General y dos testigos. Compromiso de corresponsabilidad ciudadanía gobierno firmado Hoja de registro (únicamente para I.U.S.) Lista de asistencia Informe completo. Reporte mensual de seguimiento de actividades Cédula de evaluación Informe gráfico-estadístico Lista de asistencia Accesible Oportuno Confiable Gratuito (Según carta compromiso al ciudadano) Que el 80% de los encuestados califiquen como bueno el servicio proporcionado. Que el 90% de los encuestados se encuentren satisfechos con el servicio proporcionado.

15 RELACIÓN DE REQUISITOS DE ÓRGANOS DE CONTROL Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO /13OCD-01-P01. directas Auditorías Informe de auditoría Programa anual de auditorías Oficio de notificación Observación clara y detallada Normatividad violada Recomendación Firma de funcionarios participantes Nota.- Cuando el producto no contenga observaciones solo aplicará lo relativo a las firmas de los participantes. Acta de solventación Respuesta al informe de auditoría y/o acta del programa de solventación Detalle de observaciones Estatus de observación (solventada y/o no solventada) Firmas de los funcionarios participantes /13OCD-02-P02. Atención a peticiones ciudadanas Notificación al Interesado Denuncia Petición ciudadana Respuesta de informe de la Entidad Petición Documentación de Seguimiento Oficio de de Notificación al Titular de la Entidad solicitándole el informe correspondiente. Oficio de Notificación de respuesta al interesado. Fundamentación y Motivación Relación de hechos Exposición de normatividad violada Firma del denunciante

16 RELACIÓN DE REQUISITOS DE DIRECCIÓN GENERAL DE INFORMACIÓN E INTEGRACIÓN /02DII-01-P01 Investigación Informe de Investigación Oficio de solicitud de apoyo Aplicación del ciclo de inteligencia Informe Final Firma del Director General

17 RELACIÓN DE REQUISITOS DE DIRECCIÓN GENERAL DE ÓRGANOS DE CONTROL Y VIGILANCIA /12DCV-01-P01 Control y Evaluación del Desempeño de los Órganos de Control y Desarrollo Administrativo (OCDA) Concentrado de Evaluación de la actuación de los OCDA Programa anual de evaluaciones Observación clara y detallada. Normatividad violada. Recomendación. Firma de funcionarios participantes. Nota.- Cuando el producto no contenga observaciones solo aplicará lo relativo a las firmas de los participantes. Informe de Evaluación de las actividades de los OCDA Oficio de notificación Entrega de resultados a OCDAS evaluados. Firma de Informes por funcionarios participantes /12DCV-02-P02 Coordinación y Control de actividades de los Comisarios Públicos en las Entidades. Reporte de Reunión de Órgano de Gobierno. Concentrado de la Evaluación al Desempeño a Comisarios Públicos Ciudadanos. Convocatoria de Reunión Evaluación del Desempeño Firma del acta de la Reunión de Órgano de Gobierno. Aplicar al 100% a los Comisarios Públicos.