GENERACIÓN DE NÓMINA. La nómina la conforman tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las provisiones o apropiaciones.

Transcripción

1 GENERACIÓN DE NÓMINA 2.1. Generalidades de la nómina La nómina la conforman tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las provisiones o apropiaciones. Toda nómina la conforman estas tres partes, pero no en todas las nóminas se deben pagar todos los conceptos mencionados, puesto que algunos dependen de los montos deducidos al empleado como es el caso del fondo de solidaridad pensional y la retención en la fuente, o los créditos por libranza ya que no todos los empleados los tienen. Devengado Es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, viáticos permanentes. Una vez determinado el valor total que un trabajador ha devengado en un periodo sea quincena o mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros. Incapacidades: En caso de incapacidad comprobada para desempeñar sus labores, ocasionada por enfermedad no profesional, el trabajador tiene derecho a que el patrono le pague un auxilio monetario hasta por ciento ochenta (180) días, así: las dos terceras (2/3) partes del salario durante los primeros noventa (90) días, y la mitad del salario por el tiempo restante. (Art. 227 CST). Deducciones Son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valores se tienen los aportes a salud y pensión que le corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.

2 La ley prohíbe a los empleadores hacer deducciones del sueldo del empleado si estas no estén autorizados por el mismo trabajador, por ley o autoridad judicial competente. Es importante aclarar que los conceptos aquí expuestos no son todos los que pueden existir, sólo son los más comunes. Además, no todos son obligatorios, algunos empleados pueden que les apliquen unos y otros no. Los únicos que son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados son los relacionados con la Seguridad social. Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Éste concepto se deduce del total devengado del trabajador. Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de la nómina del empleado. Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado. Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado. Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado cuando sean autorizadas por escrito por el empleado. Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa si este se encuentra estipulado en el reglamento interno de trabajo.

3 Retención en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente. Retención en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente. Estos conceptos se calculan en la respectiva liquidación de la nómina. Neto a Pagar La diferencia entre el total devengado y las deducciones, es lo que se conoce como el neto a pagar, y es lo que efectivamente recibe el trabajador. Prestaciones Sociales La Corte suprema de justicia que definió así las prestaciones sociales: Prestación social es lo que debe el patrono al trabajador en dinero, especie, servicios u otros beneficios, por ministerio de la ley, o por haberse pactado en convenciones colectivas o en pactos colectivos, o en el contrato de trabajo, o establecida en el reglamento interno del trabajo, en fallos arbitrales o en cualquier acto unilateral del patrono, para cubrir los riesgos o necesidades del trabajador que se originan durante la relación de trabajo o con motivo de la misma. Se diferencia del salario en que no es retributiva de los servicios prestados y de las indemnizaciones laborales en que no reparan perjuicios causados por el patrono. Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Sentencia de julio 18 de De la definición, se concluye que en primer lugar que las prestaciones no constituyen salario, y por tanto, no forman parte de la base sobre la cual se paga la seguridad social, los aportes parafiscales y naturalmente las mismas prestaciones sociales. Las prestaciones sociales son un beneficio adicional que la ley o la empresa concede al trabajador, como es la prima de servicios, las

4 cesantías, los intereses sobre cesantías, las primas extralegales, la dotación, etc. Dentro de las prestaciones sociales, aunque comúnmente no los reconocemos como tal, se incluyen también los pagos que tiene como objeto cubrir los riesgos eventuales que corre el trabajador en el desarrollo de las actividades laborales, como son los riesgos profesionales, los pagos a salud y a pensión. Aportes Parafiscales Los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes, vinculados mediante contrato de trabajo están obligados a pagar el subsidio familiar (ley 21 de 1982) y a efectuar aportes para el Servicio Nacional de Aprendizaje Sena. (Cap II Art de 1994) y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF (ley 89 de 1988). Deben hacer un aporte equivalente al 9% de su Nómina por concepto de aportes parafiscales, de la siguiente forma: 4% para el subsidio familiar (Cajas de Compensación Familiar), 3% para el ICBF y 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Apropiaciones o provisiones Simultáneamente con la liquidación de nómina se calculan otros conceptos que la empresa debe pagar, como es la salud y pensión en el porcentaje que le corresponde, riesgos profesionales, los aportes parafiscales al Sena, Cajas de compensación y al Instituto de bienestar familiar, las prestaciones sociales; Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotaciones, vacaciones. Se les denomina apropiaciones porque a diferencia del neto que debe pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan el mes posterior en los primeros días o al año siguiente dependiendo del concepto, por lo que es necesario aprovisionarlos para que la empresa pueda disponer con los recursos suficientes dentro de los plazos establecidos por la ley para pagar esos valores.

5 Periodos de pago El salario en dinero debe pagarse por periodos iguales y vencidos, en moneda legal. El periodo de pago para jornales no puede ser mayor a una semana y para sueldos no mayor a un mes. El pago del trabajo suplementario o de horas extras y el de recargo por el trabajo nocturno debe efectuarse junto con el salario ordinario del periodo en que se han causado, o a más tardar con el salario del periodo siguiente. (Art 134 CST). 2.2 Bases de cálculo para aportes y retención en la fuente Los pagos considerados como no constitutitos de salario no forman parte de la base para el cálculo de las prestaciones sociales, aportes parafiscales ni de la seguridad social. Aporte obligatorio a salud El aporte obligatorio a salud es del 12.5% sobre el total devengado menos el auxilio de transporte. A la empresa le corresponde aportar el 8.5% y el trabajador aporta el 4%. Este porcentaje es el valor que se debe deducir del total devengado a cargo del empleado. Corresponde a la empresa consignar la totalidad del aporte del 12.5% a la EPS elegida por el trabajador. Aporte a Pensiones El aporte obligatorio a pensiones es del 16% sobre el total devengado menos el auxilio de transporte. A la empresa le corresponde aportar el 12% y el trabajador aporta el 4%. Este porcentaje es el valor que se debe deducir del total devengado a cargo del empleado. El empleador debe consignar la totalidad del aporte de pensión del 16% más el aporte adicional al Fondo de solidaridad pensional cuando hubiere lugar a ello, al Fondo de Pensión. Aporte a Fondo de solidaridad pensional Para determinar el aporte obligatorio al fondo de solidaridad pensional se debe tener en cuenta la tabla 1 aplicando el porcentaje

6 correspondiente sobre el total devengado menos el auxilio de transporte. Retención en la fuente Los aportes obligatorios a salud y a pensión se descuentan de la base sometida a retención en la fuente. Se disminuye la base de retención por el valor equivalente al 4% del aporte a salud que le corresponde al trabajador. El aporte obligatorio a salud realizado por la empresa no se descuenta de la base de retención por salarios. En lo que respecta a los aportes obligatorios a pensión, se puede deducir de la base de retención la totalidad de los aportes obligatorios, incluido el aporte que realiza la empresa. ( ) El monto obligatorio de los aportes que haga el trabajador o el empleador al fondo de pensiones de jubilación o invalidez, no hará parte de la base para aplicar la retención en la fuente por salarios y será considerado como un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional. (Art Estatuto tributario) También se descuentan de la base de retención los aportes voluntarios de pensión. Los aportes voluntarios a pensión están sometidos al límite que contempla el mismo artículo del estatuto tributario. Adicionalmente se restan de la base los siguientes conceptos: Cesantías Intereses sobre cesantías Prima mínima legal de servicios Y las rentas exentas: Indemnización por accidente de trabajo o enfermedad Licencia de maternidad Gastos de entierro del trabajador Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educación

7 2.3 Fórmulas para liquidación En las siguientes tablas se muestran las fórmulas para liquidar cada uno de los conceptos involucrados en la nómina. Tabla 3 Devengados Concepto Fórmula Norma Salario Devengado Auxilio de Transporte Salario Diario Hora Ordinaria Trabajo Nocturno entre las 10 p.m. y las 6 a.m. Trabajo Nocturno entre las 10 p.m. y las 6 a.m. Hora Extra Diurna entre las 6 a.m. y las 10 p.m. Hora Extra Nocturna entre las 10 p.m. y las 6 a.m. Hora ordinaria, Dominical o Festivo Hora Extra Diurna en dominical o Festivo Hora Extra Nocturna en Dominical o Festivo Días laborados * Salario Mensual 30 Días laborados * Subsidio Mensual 1 30 Salario básico mensual 30 días Salario básico mensual 30 días * 8 Horas Salario Diario * 1.35 Hora ordinaria * 1.35 Salario Diario * ó Hora ordinaria * 1.25 Salario Diario * ó Hora ordinaria * 1.75 Salario Diario * ó Hora ordinaria * 1.75 Salario Diario * ó Hora ordinaria * 2 Salario Diario * Contrato de Trabajo Ley 15 de 1959 Art. 24, Ley 50 de 1990 Art. 24, Ley 50 de 1990 Art. 24, Ley 50 de 1990 Art. 24, Ley 50 de 1990 Art. 179 CST Art 179 CST Art 179 CST 1 El Valor para el año 2008 es de $ mensuales, consultar el valor vigente.

8 Comisiones Sobre Ventas ó Hora ordinaria * 2,5 (Valor Ventas Devoluciones) * Factor Contrato de Trabajo Tabla 4 Deducciones Obligatorias Concepto Fórmula Norma Aporte EPS Salud Aporte AFP Pensión Retención en la Fuente (Total Devengado Auxilio de Transporte) * 4% (Total Devengado Auxilio de Transporte) * 4% (Total Devengado Rentas exentas - aportes a Fondo de pensiones Auxilio de Transporte) * Porcentaje tabla Ley 100 de 1993 Articulo 20 Ley 100 de 1993 Estatuto Tributario Tabla 5. Prestaciones sociales Concepto Fórmula Norma Cesantías Intereses a las Cesantías Prima de Servicios (Por cualquier tiempo trabajado) Vacaciones (Por cualquier tiempo trabajado) Salario Mensual promedio * Días trabajados 360 Cesantías * días trabajados * Salario Mes promedio * Días trabajados semestre 360 Salario Mensual Básico * días trabajados 720 Articulo 249. CST Ley 52 de 1975 Articulo 306. CST Articulo 186, CST Tabla 6. Incapacidades no profesionales Concepto Fórmula Norma Incapacidad inicial Hasta 90 días 2 * Salario * (No. Días -3) 3 30 Art 227 CST

9 Prórroga de incapacidad inicial (hasta 90 días) 2 * Salario * No. Días 3 30 Art 227 CST Prórroga de incapacidad inicial (del día 91 al 180) 1 * Salario * No. Días 2 30 Art 227 CST Las incapacidades no profesionales son reintegradas por la EPS al trabajador, el empleador solo asume los tres primeros días (Art 10 decreto 1848 de 1968). Por facilidad en el pago para el empleador, este las deduce del aporte total que debe realizar a la EPS. Tabla 7. Licencia de Maternidad Concepto Fórmula Norma Licencia de maternidad Parto prematuro con criatura no viable y aborto Salario * 98 días 30 Salario * No. Días 30 Art 236 CST Art 236 CST Licencia de paternidad Salario * No. Días Art 236 CST 30 Las licencias por maternidad son reintegradas por la EPS al trabajador. Por facilidad en el pago para el empleador, este las deduce del aporte total que debe realizar a la EPS. Se cancelan por mes mensualidades vencidas. Tabla 8. Apropiaciones Prestaciones Sociales Fórmula Auxilio de cesantía Total Devengado de Nómina * 8,34% Intereses sobre cesantía Total Devengado de Nómina * 1,00% Prima legal Total Devengado de Nómina * 8,34% Vacaciones Total Salario Devengado * 4,17% Seguridad social EPS Salud AFP Pensión ARP RP -AT (Total Devengado de Nómina Total Auxilio de Transporte) * 8,5% (Total Devengado de Nómina Total Auxilio de Transporte) * 12% (Total Devengado de Nómina Total Auxilio de Transporte) * 0,522% Parafiscales

10 Caja de Compensación ICBF SENA (Total Devengado de Nómina Total Auxilio de Transporte) * 4,00% (Total Devengado de Nómina Total Auxilio de Transporte) * 3,00% (Total Devengado de Nómina Total Auxilio de Transporte) * 2.0% El porcentaje para riesgos profesionales varía dependiendo de la actividad de la empresa, estos los establece la Aseguradora de Riesgos Profesionales-ARP. En las actividades más comunes que presentan el mínimo riesgo el porcentaje de aporte es el del ejemplo. 2.4 Liquidación Nómina Al haber establecido los conceptos involucrados y los porcentajes a aplicar para cada uno de ellos se procede a la liquidación y consolidación de la nómina. Antes de proceder a emitir las respectivas planillas globales o comprobantes individuales se debe verificar que las novedades correspondientes se hayan incorporado correctamente. La liquidación de la nómina se debe realizar en un formato de contenga lo siguiente: Encabezado Nombre del empleador Nombre del documento interno Periodo de pago Esquema central; con dos partes: Primera parte: - Nombre del trabajador - Documento de Identidad - Cargo - Centro de Costo (área donde labora) - Días laborados - Concepto devengados

11 - Conceptos Deducidos - Neto a pagar Segunda parte: - Aportes parafiscales. - Apropiaciones para prestaciones sociales. Firmas de quien elabora, revisa y aprueba En el siguiente vínculo se aprecia una plantilla de ejemplo: Formato 2 PLANTILLA NÓMINA.xls Ejercicios de Aplicación Trabajo en diferentes Jornadas: Ejemplo 1. Trabajador 1. Labora 5 días, en Jornada Diurna Trabajador 2: Labora 5 días, en Jornada nocturna Ambos tienen salario mensual de $ Liquidación: De la tabla 3. Devengados tomamos las fórmulas y aplicamos: Salario Diario Trabajo Nocturno entre las 10 p.m. y las 6 a.m. Salario básico mensual 30 días Salario diario * 1.35 Trabajador 1. Trabajador 2. Salario Diario = $ / (30 días) = $ Devengado = ($ * 5 días) = $ Salario Diario = $ / (30 días) = $20.000

12 Devengado = $ * No. de días * 1.35 = $ O también: Recargo Nocturno = ($ días) * 35% = $ Devengado = ($ * 5 días) + $ = = $ Ejemplo 2: Otro trabajador realiza su labor así: 4 horas en jornada diurna y 4 horas en jornada nocturna, Labora durante 5 días con salario de $ Recargo: $ * 35% * ½ = $ Salario = ($ * 5 días) = $ Devengado = = Trabajo en Horas Extras En la tabla 9 se muestran tres ejemplos donde se aplican cada uno de los factores para una hora tomando como base el valor de la hora ordinaria, se aplica la siguiente fórmula. Valor Extras = Factor de Hora * Cantidad Horas * Valor Hora ordinaria

13 Tabla 9. Liquidación horas extras COMPAÑIA LA VIRTUALIDAD S.A. PLANTILLA HORAS EXTRAS SALARIO BÁSICO MENSUAL VALOR HORA ORDINARIA CANTIDAD H- E.D. 1,25 1,75 2,00 2,50 VALOR H.E.D. CANTIDAD H- E.N. FACTORES HORA EXTRAS VALOR H.E.N. CANTIDAD H- E.D.D. VALOR H.E.D.D. CANTIDAD H- E.D.N VALOR H.E.D.N TOTAL HORAS EXTRAS D= DIURNAS N= NOCTURANAS D.D.= DOMINICALES DIURNAS D.N.= DOMINICALES NOCTURNAS Comisiones Usualmente, el empleador contrata vendedores con un salario básico y un porcentaje sobre ventas que se denomina comisión; el total devengado por estos trabajadores en ningún caso puede ser inferior al salario mínimo legal. Fórmula: Comisiones Sobre Ventas (Valor Ventas Devoluciones) * Factor Ejemplo 1: En un mes, un trabajador vende mercancías por valor de $ y la comisión acordada es del 2%, Comisión: $ * 2% = $ Ejemplo 2: Un empleado realiza ventas totales por valor de $ , de las cuales, las devoluciones ascendieron a $

14 La comisión pactada es del 3%. Ventas netas = Ventas totales - devoluciones Ventas netas = $ $ = $ Comisión: $ * 3% = $ Apropiaciones Como proceso final, después de haber calculado los devengados y los deducidos se obtiene la base para el cálculo de apropiaciones. Para hacer el cálculo de prestaciones sociales se toman los porcentajes estimados con base a las fórmulas de liquidación de los diferentes conceptos involucrados. En la tabla 10 se muestra un ejemplo de liquidación de nómina con las apropiaciones para un empleado que devenga el salario mínimo. En esta se obtienen los valores a partir de las diferentes bases aplicando las tasas estimadas. Tabla 10. Liquidación nómina CONCEPTO CALCULOS SALARIO BASE TASA TOTAL TRABAJADOR EMPLEADOR SALARIO BASICO AUXILIO DE TRANSPORTE TOTAL DEVENGADOS DEDUCCIONES APORTES SEGURIDAD SOCIAL EPS SALUD ,50% EPS PENSION ,00% ARP - RP Y AT ,522% TOTAL DEDUCCIONES - APORTES 29,022% APROPIACIONES PRESTACIONES SOCIALES AUXILIO DE CESANTIA ,34% INTERESES SOBRE CESANTIA ,00% PRIMA LEGAL ,34% VACACIONES ,17% TOTAL PRESTACIONES SOCIALES

15 PARAFISCALES CAJA DE COMPENSACION ,00% I.C.B.F ,00% SENA ,00% TOTAL PARAFISCALES 9,00% DOTACIONES VESTIDO DE LABOR TOTAL DEDUCCIONES Y APROPIACIONES NETO A PAGAR Liquidación contrato de trabajo Contrato de trabajo Es el acuerdo mediante el cual una persona natural (empleado) se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica (empleador), bajo la continuada dependencia o subordinación de ésta y mediante el pago de una remuneración (salario). En caso de no reunir alguno de los anteriores elementos no se configura la relación laboral y por lo tanto no le será aplicable la legislación laboral. El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito. (Art. 22 C. S. T.) Elementos del contrato de trabajo Para que haya contrato de trabajo se requiere tres elementos esenciales: Actividad personal del trabajador. Subordinación del trabajador hacia el empleador. Salario como retribución del servicio (Art. 23 CST) Duración del contrato de trabajo El contrato de trabajo puede celebrarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada, por tiempo indefinido o para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o transitorio. (Art. 45 CST) Contrato de trabajo a término fijo

16 El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente. (Art. 46 CST) Para el caso de contratos a término fijo inferior a un año, las partes pueden determinar su duración y prorrogarlo sucesivamente por periodos iguales al inicialmente pactado. A partir de la cuarta prórroga del contrato, se entenderá que éste será como mínimo de un año y las prórrogas posteriores no podrán tener duración inferior. Contrato de trabajo a término indefinido El contrato de trabajo no estipulado a término fijo o cuya duración no esté determinada por la de la obra o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido. (Art. 47 CST). Terminación del contrato de trabajo 1. El contrato de trabajo termina: a). Por muerte del trabajador; b). Por mutuo consentimiento; c). Por expiración del plazo fijo pactado; d). Por terminación de la obra o labor contratada; e). Por liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento; f). Por suspensión de actividades por parte del empleador durante más de ciento veinte (120) días; g). Por sentencia ejecutoriada; h). Por decisión unilateral en los casos, de los artículos 7o. y 8o., de este Decreto; i). Por no regresar el trabajador a su empleo, al desaparecer la causa de la suspensión del contrato.

17 A diferencia de la liquidación y pago de la nómina, la liquidación del contrato de trabajo se elabora y cancela una vez haya terminado la relación laboral so pena de incurrir en sanciones por mora en el pago. Indemnización por terminación del contrato de trabajo sin justa causa Cuando sin justa causa el empleador da por terminado el contrato de trabajo, está obligado a pagar una indemnización de acuerdo con el tiempo laborado según la tabla 11, así: Tabla 11. Indemnizaciones por Despido Tipo de Contrato Indemnización Norma Término Fijo El valor de los salarios que falten para la terminación del contrato. Art 64 CST Término Indefinido (*) Para salarios inferiores a 10 mínimos: 30 días por el primer año y 20 días por cada año siguiente o proporción. Más de 10 salarios mínimos: 20 días por el primer año y 15 por cada uno de los siguientes o proporción Art 64 CST (*) Para el caso de los trabajadores que lleven 10 años o más a 27 de diciembre de 2002 la indemnización se liquidará con la tabla anterior. Conceptos a pagar Se liquidan los conceptos normales desde la fecha de la última liquidación hasta la fecha de terminación del contrato como son: Devengados: Si hubiere lugar a ellos

18 Salario Subsidio de transporte Comisiones Horas extras Recargos en jornada nocturna Adicionalmente se cancelan los conceptos de: Cesantía Intereses sobre la cesantía Primas de Servicios Vacaciones Por el periodo proporcional al último año o semestre en el caso de la prima Indemnizaciones de acuerdo a la tabla 11, Deducidos: Se calculan de la misma forma que en la liquidación de la nómina observando las normas legales para los conceptos exentos para determinar las bases de cálculo como se estableció previamente.