Importación de facturas desde Excel

Transcripción

1 Importación de facturas desde Excel caiconta

2 1.- Configuración de la Hoja Excel: Configuración de caiconta: Configuración del esquema de estructura o esquema de la hoja Excel Importación, revisión y contabilización Salvar y recuperar datos: Salvar y recuperar esquemas en otras empresas: Reglas de negocio que le interesa conocer... 6 Importación de facturas desde Excel cai c onta Página 1 de 6

3 1.- Configuración de la Hoja Excel: Debemos partir de una hoja Excel (una por cada empresa y tipo de volcado que queramos realizar, bien Facturas expedidas o bien Facturas recibidas. Será válida cualquier hoja de cálculo siempre y cuando cumpla las siguientes premisas: La extensión del archivo debe ser.xls Dentro de cada hoja Excel la información debe aparecer en la primera hoja (que podemos nombrar como nos parezca conveniente). La primera línea contendrá los títulos de cada columna. Las columnas deben estar configuradas del siguiente modo: o Las fechas deben tener formato fecha. o Los importes deben tener formato numérico o formato moneda, aunque en el caso de porcentajes también admitirá formato porcentaje. o El resto de datos se configurarán con formato texto. Aconsejamos que las cuotas, si se calculan desde la propia Excel, se redondeen a dos decimales a través de la fórmula REDONDEAR (por ejemplo: =REDONDEAR (A1*B1,2)). También aconsejamos que, en caso de acreedores o proveedores nuevos, que todavía no estén cargados en la base de datos de caiconta, se destine una columna de la hoja Excel al código postal de su domicilio (el resto de datos del domicilio no tienen tanta trascendencia). Esto evitará que se carguen datos incompletos a efectos de listados que nos proporcionan información de cara a declaraciones resumen como el 347. No se admiten totales por cada columna en la última fila de datos. En caso que los datos provengan de programas terceros y observa mucha lentitud o el programa no es capaz de leer los datos a pesar de que, a simple vista estén perfectamente configurados, siga estos pasos para limpiar posibles caracteres ocultos: o Copie todos los datos de la hoja. o Abra un libro de Excel nuevo. o Pegue en la primera hoja los datos previamente copiados y revise la configuración de las columnas. Recuerde que la información que se grabará es la siguiente: o Datos correspondientes a las facturas expedidas y/o recibidas. o Datos identificativos de los deudores y acreedores, solo en caso de que no estén previamente grabados en la base de datos de caiconta. Importación de facturas desde Excel cai c onta Página 2 de 6

4 2.- Configuración de caiconta: Configuración del esquema de estructura o esquema de la hoja Excel Antes de realizar el primer volcado es necesario informar a caiconta de cómo está organizada nuestra hoja Excel. Para ello se habilita la siguiente pantalla: Debemos indicar por cada campo requerido, la columna de la hoja Excel en la que se encontrará. Este esquema quedará grabado en la empresa. Para volcar un esquema de una empresa a otra seguiremos los siguientes pasos: Con el esquema en pantalla, pincharemos en el botón Salvar esquema Excel. Entrado en la empresa en la que queremos grabar un esquema similar, a través del botón Recuperar esquema Excel podré recuperar el esquema guardado previamente. Campos imprescindibles: Fecha entrada. Fecha factura. País. NIF. Nº factura (en el caso de facturas expedidas). Serie (en caso de que exista). Nombre deudor/acreedor. Importe Base Imponible (podemos informar hasta 3 bases con 3 tipos de IVA distintos en cada registro de factura). Tipo de IVA (podemos utilizar hasta 3 en cada línea de factura). Cuota de IVA. Total factura. Cuenta de Base imponible (podemos informar hasta 3 distintas). Cuenta cuota de IVA (hasta 3). Cuenta deudor/acreedor. Importación de facturas desde Excel cai c onta Página 3 de 6

5 En el caso que no exista algún deudor/acreedor informado en la hoja Excel, caiconta lo creará, generando la correspondiente ficha de deudor/acreedor, por lo tanto se debe valorar la importancia de incluir celdas con información complementaria (dirección, tlf., , etc... En el caso que no exista alguna cuenta contable de las utilizadas en la hoja de cálculo, caiconta lo creará Importación, revisión y contabilización. Dentro de la empresa en la que queramos realizar el volcado, entraremos en la opción de menú FACTURAS - Importación de facturas desde Excel. Con el esquema en pantalla, pincho en el primer botón que aparece en la parte superior de la pantalla. A continuación indicaremos si nos disponemos a realizar la importación de facturas expedidas ó recibidas. Ahora indicaremos la ubicación de la hoja de cálculo a través de nuestro explorador de Windows. Vemos que se cargan en nuestra pantalla los datos recogidos de la hoja Excel y, en el caso que se detecte algún error de datos imprescindibles, la aplicación le indicará cual es la incidencia. Esto le permitirá solventar el inconveniente en esta misma pantalla, ya que se podrá rectificar cualquier dato en el detalle de la factura que se muestra en la parte inferior de la pantalla de diálogo. Además, en el caso que se detecten nuevos deudores/acreedores, podrán generarse las oportunas cuentas contables desde esta misma pantalla, añadiendo también el predefinido que deberá utilizar en el futuro. Las facturas cuyos datos hemos modificado se encuentran sin marcar en la columna Ok, por lo tanto, una vez revisadas, procederemos a marcar este check. Importación de facturas desde Excel cai c onta Página 4 de 6

6 Una vez hemos revisado toda la información que contiene la Excel quedará dispuesta para su volcado a la base de datos de caiconta, para ello procedemos a su contabilización pinchando el botón. A continuación elegiremos entre contabilizar cada factura en un asiento con la fecha indicada para cada factura, o bien, generar un solo asiento con todas las facturas, para lo cual se deberá especificar la fecha de contabilización deseada. Tenga en cuenta que: o El volcado sólo incluirá las facturas que tenga la marca Ok (última columna de la derecha). El usuario deberá revisar las facturas, prestando especial atención a las que no tengan la marca Ok (se habilita un buscador en la parte superior de la pantalla para poder realizar filtros en la información mostrada), caiconta le informará del tipo de anomalía detectada en aquellas facturas que no tienen marca Ok. o La marca Ok aparecerá desmarcada en los siguiente supuestos: Si el número de factura expedida ya existe para la misma empresa. Si el número de factura del proveedor ya existe para el mismo NIF de proveedor. Si el formato del NIF es incorrecto. Si no se ha informado el número de alguna cuenta contable. o Nunca permitirá el volcado de una factura cuya fecha de entrada sea diferente al ejercicio en que se está trabajando. Generando la siguiente Importación de facturas desde Excel cai c onta Página 5 de 6

7 incidencia Factura no registrada, la fecha de entrada no está en el ejercicio. Con esta acción hemos generado los registros en los libros de IVA, los asientos contables correspondientes y, en su caso, se habrá generado la/s fichas/s de deudor/acreedor y las cuentas contables que no existían en el plan contable de empresa. 3.- Salvar y recuperar datos: Si, por cualquier circunstancia tiene que interrumpir la revisión de las facturas antes de contabilizarlas, no pierda el trabajo realizado y salve sus datos pinchando el botón y nombre el archivo a salvar. Cuando desee recuperar una revisión, solo tiene que pinchar el botón y buscar el archivo que guardó previamente. 4.- Salvar y recuperar esquemas en otras empresas: Si desea reproducir el esquema de importación de hoja Excel en otra/s empresas de caiconta, pinche el botón nómbrelo y ubíquelo en el lugar deseado. Cuando quiera recuperar este esquema desde otra empresa, sitúese en dicha empresa, vaya a Facturas >> Importación de facturas desde excel, pulse el botón y busque el archivo guardado anteriormente. 5.- Reglas de negocio que le interesa conocer En el momento del volcado, la aplicación tomará la información contenida en la hoja Excel; pero sobre algunos datos, en caso que no están informados en la Excel, realizará las siguientes presunciones: Desde el código postal calculará la provincia. Si, en una Factura Expedida, el Total factura es negativo, marcará que se trata de una Factura Rectificativa. Para un NIF español, marcará Entra para el 347 siempre que el registro no informe de retenciones del IRPF. Por defecto utilizará las cuentas que se hayan informado en el predefinido asignado al NIF. En el caso de Facturas expedidas, para un NIF de un país intracomunitario, por defecto considerará que se trata de una Entrega Intracomunitaria de bienes. A falta de concepto, tomará el que se haya informado en el predefinido asignado al NIF. En el caso de Facturas recibidas, para un NIF de un país intracomunitario, calificado como un NIF-IVA, por defecto considerará que se trata de una Adquisición Intracomunitaria de bienes e igualará el tipo de operación para el SII en la clave operación (I) Adquisiciones intracomunitarias de bienes y prestaciones de servicios. Importación de facturas desde Excel cai c onta Página 6 de 6