MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO MAYO DE 2004

2 HOJA: 1 de 21 ÍNDICE Página 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades) Diagrama de Flujo Marco Normativo Anexos Sección de Firmas de Autorización y Cambio...21

3 HOJA: 2 de Desarrollo (Descripción de Actividades) Dependencias Actividades Formatos INICIA PROCEDIMIENTO de la Ejecución de los Trabajos, Residencia de Obras y Contratista 1.-Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del de la Ejecución de los Trabajos. Residencia de Obras 2.-Recibe solicitud de cambio, revisa y analiza. Presenta al de la Ejecución de los Trabajos el cambio con las alternativas de solución, en las que se analice factibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y establece la necesidad de prórroga, en su caso. de la Ejecución de los Trabajos 3.- Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio? SÍ:Continúa en la actividad No. 4A. NO:Pasa a la actividad No. 6. de la Ejecución de los Trabajos 4A.-Analiza el cambio presentado y determina su procedencia considerando las alternativas propuestas por la Residencia de Obras, si fuera necesario lo envía al de Ingeniería para su revisión, modificación y comentarios. En su caso, informa al de la Contratación y de Programación y Presupuesto. Cédula de procedencia de cambio de la Contratación 4B.-Se entera y propone acciones pertinentes. de Programación y Presupuesto 4C.-Se entera, verifica suficiencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes.

4 HOJA: 3 de Desarrollo (Descripción de Actividades) Dependencias Actividades Formatos de la Ejecución de los Trabajos 5.- Procede el cambio? SÍ: Pasa a la actividad No. 8. NO: Continúa en la actividad No. 6. de la Ejecución de los Trabajos 6.-Cancela la solicitud de cambio e informa a las s involucradas. Residencia de Obras 7.-Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista. TERMINA PROCEDIMIENTO Residencia de Obras Contratista Residencia de Obras Residencia de Obras Contratista 8.-Recibe visto bueno del cambio, elabora Notificación de Cambio con alcances definidos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación necesaria, as í como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notificación de Cambio que proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras. 9.-Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras. 10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al de Costos del de la Contratación, la autorización de Precios Unitarios Extraordinarios, debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta. Ir al Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. 11.-Ordena por escrito la ejecución de los trabajos, independientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferentemente se buscará su autorización antes de iniciar los trabajos Inicia los trabajos. Notificación de cambio

5 HOJA: 4 de Desarrollo (Descripción de Actividades) Dependencias Actividades Formatos Residencia de Obras Viene del Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. 13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justificación de cambio, incluyendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al de la Ejecución de los Trabajos. Dictamen Técnico Residencia de Obras 14.- Cuenta con presupuesto el contrato? SÍ: Pasa a la actividad No. 18. NO: Continúa en la actividad No. 15. de la Ejecución de los Trabajos 15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos. de Programación y Presupuesto 16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Presupuesto, redirecciona presupuesto y envía. de la Ejecución de los Trabajos 17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras. Residencia de Obras 18.-Elabora Órden de Cambio, incluyendo todas las notificaciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. Órden de Cambio Residencia de Obras 19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órdenes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Técnico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos). Solicita la elaboración del convenio correspondiente.

6 HOJA: 5 de Desarrollo (Descripción de Actividades) Dependencias Actividades Formatos de la Ejecución de los Trabajos 20.-Recibe solicitud con la documentación soporte y gestiona Convenio ante el de la Contratación. de la Contratación 21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. Ir al Procedimiento Administrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos. TERMINA PROCEDIMIENTO

7 HOJA: 6 de Diagrama de Flujo Contratista Residencia de Obras de la Ejecución de los Trabajos de la Contratación de Programación y Presupuesto Actividades Formatos Inicio Inicio Inicio INICIA PROCEDIMIENTO Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del de la Ejecución de los Trabajos Recibe solicitud de cambio, revisa y analiza. Presenta al de la Ejecución de los Trabajos el cambio con las alternativas de solución, en las que se analice factibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y establece la necesidad de prórroga, en su caso. A NO 3 SÍ 3.- Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio? SÍ: Continúa en la actividad No.4. NO: Pasa a la actividad No.6. I

8 HOJA: 7 de Diagrama de Flujo Contratista Residencia de Obras de la Ejecución de los Trabajos de la Contratación de Programación y Presupuesto Actividades Formatos I 4A 4B 4C 4A.- Analiza el cambio presentado y determina su procedencia considerando las alternativas propuestas por la Residencia de Obras, si fuera necesario lo envía al de Ingeniería para su revisión, modificación y comentarios. En su caso, informa al de la Contratación y de Programación y Presupuesto. Cédula de procedencia de cambio 4B.-Se entera y propone acciones pertinentes. 4C.-Se entera, verifica suficiencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes. B SÍ Procede el cambio? A NO SÍ: Pasa a la actividad No. 8. NO: Continúa en la actividad No Cancela la solicitud de cambio e informa a las s involucradas. II

9 HOJA: 8 de Diagrama de Flujo Contratista Residencia de Obras de la Ejecución de los Trabajos de la Contratación de Programación y Presupuesto Actividades Formatos II Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista. Fin TERMINA PROCEDIMIENTO B Recibe visto bueno del cambio, elabora Notificación de Cambio con alcances definidos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación necesaria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notificación de Cambio que proceda en el Sistema Inform ático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras. Notificación de cambio Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras. III

10 HOJA: 9 de Diagrama de Flujo Contratista Residencia de Obras de la Ejecución de los Trabajos de la Contratación de Programación y Presupuesto Actividades Formatos III 10 Proc. Admvo. para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios 10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al de Costos del de la Contratación, la autorización de Precios Unitarios Extraordinarios, debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta. Ir al Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios Ordena por escrito la ejecución de los trabajos, independientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferentemente se buscará su autorización antes de iniciar los trabajos Inicia los trabajos IV Proc. Admvo. para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios Viene del Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. 13.-Elabora Dictamen Técnico Dictamen que funde y motive la justificación de cambio, inclu- Técnico yendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al de la Ejecución de los Trabajos.

11 HOJA: 10 de Diagrama de Flujo Contratista Residencia de Obras de la Ejecución de los Trabajos de la Contratación de Programación y Presupuesto Actividades Formatos IV NO 14 SÍ C 14.- Cuenta con presupuesto el contrato? SÍ: Pasa a la actividad No. 18. NO: Continúa en la actividad No Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Presupuesto, redirecciona presupuesto y envía Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras. C V 18.-Elabora Órden de Cambio, incluyendo todas las notificaciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. 19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órdenes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Técnico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos). Solicita la elaboración del convenio correspondiente. Órden de Cambio

12 HOJA: 11 de Diagrama de Flujo Contratista Residencia de Obras de la Ejecución de los Trabajos de la Contratación de Programación y Presupuesto Actividades Formatos V Recibe solicitud con la documentación soporte y gestiona Convenio ante el Res - ponsable de la Contratación Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. Proc. Admvo. para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos Ir al Procedimiento Administrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos. Fin TERMINA PROCEDIMIENTO

13 HOJA: 12 de Marco Normativo ACTIVIDAD L.O.P.S.R.M. (ARTÍCULO) R.L.O.P.S.R.M. (ARTÍCULO) POBALINES (PUNTO) 1 59 pfo pfo pfos. 2 y pfo XV 6.7 pfos. 2 y A pfo pfo pfo pfo pfo pfo pfo pfo pfo pfo pfo pfo.1 69 pfo pfo.1 69 pfo pfo.1 69 pfo pfo.4 L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas R.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas POBALINES.- Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales

14 HOJA: 13 de ANEXOS Página Cédula de procedencia de la notificación de cambio Notificación de cambio Dictamen técnico Orden de cambio del contrato... 20

15 HOJA: 14 de 21 CEDULA DE PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No. DATOS DEL CONTRATO CONTRATO No. CONTRATISTA: OBJETO DEL CONTRATO: MOTIVO DE CAMBIO: 4 PROBLEMÁTICA ACTUAL: 5 CAMBIO PROPUESTO: SE REQUIERE: MONTO PLAZO PRÓRROGA Número de Hojas presentadas como soporte: DETERMINACIÓN ACERCA DE LA PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACION DE CAMBIO PROCEDE NO PROCEDE ACCIONES PROPUESTAS : DETERMINA PROCEDENCIA ÁREA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS NOMBRE: FIRMA: C.c.p. responsable de la contratación. de programación y presupuesto.

16 HOJA: 15 de 21 INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato: Cedula de Procedencia de la Notificación de Cambio No. DATOS INSTRUCCIONES Se indica Número del contrato. Se indica Nombre del Contratista. Describir el objeto del contrato. Explicar el porque del cambio. Narrar la problemática actual. Se indica el cambio propuesto. Se indica importe del monto del contrato. Se indica los días del plazo requeridos por el cambio. Se indica los días de prorroga por el cambio. Se indica la cantidad de hojas del soporte. Se indica si procede el cambio. Se indica si no procede el cambio. Describir las acciones propuestas. Nombre y firma del de la Ejecución de los Trabajos.

17 HOJA: 16 de 21 NOTIFICACION DE CAMBIO CONTRATISTA: 1 NOTIFICACION DE CAMBIO: 3 DIRECCIÓN 2 Contrato No.: Fecha efectiva 4 5 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: 6 Proceder con el trabajo 7 Se autoriza extensión de tiempo 10 Requiere precios extraordinarios 8 Entregar propuesta en días 11 Planos / Datos ADJUNTOS 9 12 Firma Autorizada del Supervisor de Obra: Representante de PEP (Residente): Nombre: Fecha: Nombre: Fecha: OFICIO DEL CONTRATISTA No. 15 ACUSO RECIBO Y ACEPTACIÓN ACUSO RECIBO CON COMENTARIOS LA PROPUESTA SERA PRESENTADA SE ANEXA CONTRATISTA FECHA NOMBRE / CARGO EN LETRA Firma del Representate Autorizado 20

18 HOJA: 17 de 21 INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato: Notificacion de Cambio DATOS Se indica Nombre de la Contratista Se indica Dirección de la Contratista Se indica Número del contrato Se indica Fecha real de autorización INSTRUCCIONES Se indica No. de notificación de cambio ( se numera de manera progresiva) Descripción detallada del cambio indicando el porque del mismo Se indica ( si o no ) se proceda con el trabajo. Se indica ( si o no ) requiere precios extraordinarios Se marca con un X, si se anexan planos / datos, de lo contrario se deja en blanco. Se indica ( si o no ) se autoriza extensión de tiempo. Se indica el ( no. de días ) en que se entregue la propuesta. Espacio para indicar cualquier otro requerimiento importante no indicado anteriormente. Se indica el Nombre, firma del Supervisor autorizado y fecha de firma. Se indica el Nombre y firma del Residente y fecha de firma. Se indica el No. de oficio de la compañía Contratista. Se marca con una X, si se acepta sin observaciones. Se marca con una X, si contiene observaciones. Se marca con una X, si posteriormente se anexa propuesta. Se marca con una X, si anexa propuesta. Nombre, cargo y firma del representante autorizado y fecha de firma.

19 HOJA: 18 de 21 DICTAMEN TÉCNICO NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No.: 1 CONTRATO No.: 2 FECHA: 3 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: 4 FUNDAMENTO NORMATIVO: 5 ANTECEDENTES DEL CONTRATO: 6 JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO: 7 DECLARACIÓN DE VERIFICACIÓN PRESUPUESTAL: 8 DICTAMINA EL CAMBIO RESIDENTE NOMBRE: 9 9 FIRMA:

20 HOJA: 19 de 21 INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato: Dictamen Técnico DATOS Se indican Numero del Contrato. Se indican Fecha de firma del dictamen. Descripción completa del cambio. INSTRUCCIONES Se indican Numero de la Notificación de Cambio. Se indican los artículos de las Leyes, Reglamentos, Políticas, Bases y Lineamientos Internos y Criterios Normativos, para fundamentar el cambio. Descripción del alcance general de la obra y mencionar los convenios que se hubieran celebrado con anterioridad. Se detalla la modificación y cambios pretendidos, señalando los montos o plazo, así como los porcentajes respecto a las condiciones originales adjuntando en su caso, el presupuesto estimado y la modificación o actualización del programa convenido. Se declara que se verifico la disponibilidad presupuestal en caso de ampliación de monto. Si no existiere incremento al monto no aplica esta sección. Se indican Nombre y firma del Residente de obra.

21 HOJA: 20 de 21 ORDEN DE CAMBIO DEL CONTRATO CONTRATISTA: DIRECCIÓN Oficio No. Contrato No.: ORDEN DE CAMBIO No.: Fecha efectiva: Por la Presente el Contratista y la Residencia de Obra acuerdan, incorporar los cambios siguientes: Monto: Plazo: Otros: Anexos Oficios de solicitud ( Contratista, Supervisión, solicitante, etc.) Ingeniería ( planos ) Notas de Bitácora Modificación a programas Precios Unitarios Extraordinarios Sanciones de campo Análisis de precios unitarios Notificación(es ) de cambio No(s). Elaboró Autorizó Fecha Supervisor Fecha Residente Firma Autorizada del Contratista: Fecha NOMBRE Y CARGO

22 HOJA: 21 de Sección de Firmas de Autorización Elaboró: Revisó: Aprobó: Sección de Cambios Hoja No. Estado Revisión No. Descripción Revisó Iniciales, firma y fecha Aprobó