Dirección de Administración Subdirección de Informática Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

Transcripción

1 Almacén General de Artículos Fecha 29/09/2006 Versión 0.2

2 INDICE 1. Objetivo Ingreso al Módulo de Almacén General Entradas al almacén Registro de Entradas Devoluciones al Almacén Consulta de Existencias Captura de Inventario Físico Artículos de Lento Movimiento Artículos con Existencia Mínima Kárdex Mensual Kárdex Mensual Ver Kárdex Anual Consulta Pedidos de Compra Consulta Registro de Entradas Consulta de Pedidos Cancelados por Adquisiciones Art. En Punto de Reorden Salidas Salidas del Almacén General Demandas por Artículo Consumos por Departamento Consumos por Departamento (Rep) Consulta Salidas Procesos Asignación Automática de Avisos Parciales Asignación de Folios a Entradas Calculo Mensual Punto de Re-Orden Inicialización de Consumos Autorizados por Excepción Costeo de Salidas Generación del Saldo Mensual Inicial Inicialización de Inventario Semestral Inicializa Consumos Aut Análisis de Nivel de Inventario Fecha 29/09/2006 Pág 2 Versión 0.2

3 6.2 Ajustes y Diferencias Avisos Parciales Catalogo de Artículos Catalogo de Artículos con Desc. Larga Catalogo de Artículos con clave CABMS Catalogo de Artículos con Precio Unitario Catalogo de Artículos con Existencia Catalogo de Artículos con Mínimos y Máximos Catalogo de Artículos con Existencia Mínima Catalogo de Artículos sin Existencia Catalogo de Artículos sobre el mínimo Catalogo de Departamentos Catalogo de Grupos Catalogo de Proveedores por Cuenta Catalogo de Proveedores por Nombre Catálogos de Consumos Días de Surtimiento Entradas al Almacén Proyecto de Programa Anual Movimientos de Salidas Antes de Costear Movimientos de Salidas Antes de Costear Versión Programa Anual para Proyección Consumos Reales Anual Consumo por Departamento Consumo Promedio Mensual Costos por Grupo Demanda Mensual por Artículo Entradas vs Salidas Indicadores de Abasto Inventario Costeado Licitación Marbetes Marbetes en Blanco Programa Anual Relación de Artículos de Lento Movimiento Fecha 29/09/2006 Pág 3 Versión 0.2

4 6.36 Relación de Productos Dispensados Requisiciones Requisiciones Pendientes Requisiciones sin Entradas Resumen Contable de Entradas Resumen Contable de Salidas Rotación de Inventario Reporte de Faltantes Salidas del Almacén Toma de Inventario Físico Saldo de Pedidos Saldo de Pedidos Versión Requisiciones Programa Anual de Adquisiciones Programa Anual de Adq. Ver Requisiciones partiendo del Programa Anual Requisiciones Consulta Situación de Requisición Consulta Situación de Articulo Crear Requisición para el Primer Trimestre Crear Licitación de Segunda Vuelta Crear Requisición de Partidas Desiertas de Segunda Vuelta de Licitación Complemento de Captura de Programa Anual de Adquisiciones Departamental Spook Catálogos Catalogo de Artículos Catalogo de Artículos por Descripción Catalogo de Departamentos Catalogo de Grupos Catalogo de Consumos Catalogo de Días de Surtimiento Catalogo de Usuarios que Capturan el Programa Anual Solicitud de Adecuaciones a la Aplicación Solicitud de Modificación de Datos Registrados en la Base de Datos Glosario de Términos Fecha 29/09/2006 Pág 4 Versión 0.2

5 1. Objetivo. El sistema de Almacén General, se ha diseñado para llevar a cabo el control de los movimientos que se realizan con respecto a los insumos que adquiere el instituto y que a su vez son distribuidos para cubrir las necesidades de los servicios a través de las requisiciones que elaboran los mismos, además de las entradas, salidas, reportes y actualización de catálogos. Debido a la diversidad de insumos requeridos por las diversas áreas, se encuentran clasificados en los siguientes 26 grupos. 01 MATERIAL ELECTRICO 02 MATERIAL MEDICO QUIRURGICO 03 MATERIAL DE ASEO E HIGIENE 04 MATERIAL DE RADIOLOGIA 05 REACTIVOS 06 EFECTOS DE ESCRITORIO 07 VAJILLA 08 MAT.Y ACCS.DE IMPRES.Y PROC.DATOS EN EQUIP.COMPUTO 09 MATERIAL DE FOTOGRAFIA Y PROYECCION 10 MATERIAL Y ACCS. DE IMPRESION Y DUPLICADO 11 ACCESORIOS PARA LABORATORIO 12 MATERIAL PARA INFORMACION EN AREAS ADMINISTRATIVAS 13 ARTICULOS PLASTICOS PARA LABORATORIO 15 ALIMENTO PARA ANIMALES 16 HERRAMIENTAS 17 ACCESORIOS PARA EQUIPO DE COMPUTO 18 REACTIVOS Y SUST. QUIMICAS P/EQUIPOS EN COMODATO 19 REFACCIONES PARA EQUIPOS DEL INCMNSZ 20 FORMAS IMPRESAS 22 ACCESORIOS PARA PROTECCION PERSONAL 23 ACCESORIOS MEDICO QUIRURGICO P/EQUIPOS EN COMODATO 24 PRODUCTOS DESECHABLES DE USO EXCLUSIVO EN OFICINAS 25 MATERIAL PARA INFORMACION CIENTIFICA Y TECNOLOGICA 27 REFACCIONES Y ACCESORIOS (BIOMEDICA) 28 MATERIAL ELECTRICO Y ELECTRONICO (BIOMEDICA) Adicionalmente se cuentan con otros cuatro módulos de sistema de almacén, los que por su representatividad controlan y agrupan los siguientes. Almacén de Farmacia y Materiales de Curación, en este almacén se cuenta con todos los medicamentos, que son requeridos por las áreas del instituto. Almacén de Víveres, en este almacén están contenidos los alimentos que se utilizan para la alimentación de empleados y pacientes del instituto. Almacén de Ropa, en este almacén están contenidos la ropa, y lo que se utiliza para la fabricación de esta. Almacén de Servicios Generales, en este almacén se encuentran diversos materiales para mantenimiento de todo el instituto. Fecha 29/09/2006 Pág 5 Versión 0.2

6 2. Ingreso al Módulo de Almacén General Cuando desee ingresar al sistema de este Almacén, usted deberá realizar los siguientes pasos: a).- Cuando visualice la palabra login: deberá teclear la palabra almacen. b).- Cuando visualice la palabra password: deberá teclear la palabra almacen. c).- Para ingresar al Sistema de los Almacenes, teclee ii seguido de <ENTER>. d).- Ahora dentro de la pantalla de inicio del sistema de almacenes, Pantalla 2.1, se muestran dos opciones disponibles: F6 Aceptar, le servirá para ingresar y le pedirá un nombre de usuario, así como un password, habrá usuarios que podrán realizar uso de todos los módulos así como sus funciones y habrá quienes solo puedan acceder a ciertos módulos en su mayoría solo para consultas. F8 Salir. Pantalla 2.1 Pantalla de ingreso al Sistema de Almacenes, que aparece al correr ii. d) Una vez que ha ingresado al menú general de Sistema de Almacenes, pantalla 2.2, elija el módulo de Almacén General y presione la tecla F6. Pantalla 2.2 Menú general del Sistema de Almacenes Fecha 29/09/2006 Pág 6 Versión 0.2

7 e) El menú principal del módulo de Almacén General, pantalla 2.3, presenta las siguientes opciones: Pantalla 2.3 Menú principal del módulo de Almacén General Dentro del Menú principal del Sistema de Almacén General, encontrara los módulos de Catálogos, Requisiciones, Entradas, Salidas, Reportes, Procesos y el Spook. 3. Entradas al almacén Para registrar las entradas al almacén se debe seleccionar la opción Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla Registro de Entradas Esta pantalla nos muestra una serie de características que deben ser registradas para cada uno de los artículos. Fecha 29/09/2006 Pág 7 Versión 0.2

8 Pantalla 3.1 Pantalla de registro de entradas Para registrar las entradas al almacén se deben capturar los siguientes datos: a) En el Tipo de Registro se debe ingresar 1 si la entrada corresponde a la cantidad indicada en el pedido, 2 si se trata de una entrada parcial y 4 si es un donativo. b) En el campo Numero es capturado el número del pedido impreso en el pedido de compra. c) En Fecha de Registro se captura la fecha en que se ingresa el producto al sistema de acuerdo al formato especificado. d) Fecha de Recepción se captura la fecha en que ingresa el producto físicamente al almacén de acuerdo al formato especificado. e) Fecha de Caducidad es un campo opcional el cual debe capturarse si existe una especificación de caducidad para el producto. En caso contrario se deja en blanco. f) Para el campo Deptos se debe especificar la o las claves de los departamentos solicitantes según el Catálogo de Departamentos, en caso de que existan, de lo contrario se deja el valor por default que es en blanco. g) Al capturar Numero Pedido y A#o elab. los cuales corresponden al número de pedido de compra y el año en que se elaboró, automáticamente el sistema despliega los datos correspondientes a la cuenta, al RFC del proveedor, número de requisición y el tipo de compra (Cta., R.F.C. proveedor, Numero Requisición y Tipo Compra). h) En Numero de Factura se debe capturar el número de la factura correspondiente al pedido, en el caso de que no exista un número de factura, se deberá capturar S/N. i) El Numero de Solicitud corresponde al número de solicitud que viene en el pedido. j) El Lote es el campo en el que deberá capturar el número de lote del artículo, este campo en caso de no existir, se deberá capturar S/L(sin lote). k) El campo de Partida corresponde al número de partida que se encuentra en el pedido. l) Para el campo Clave es requerida la Clave del Artículo. m) Para el campo Cantidad es necesario capturar la cantidad del articulo que esta ingresando al almacén. n) En el Importe, debe ser capturado el importe que se obtiene de la factura. o) El campo que corresponde al I.V.A., debe ser llenado con el I.V.A. que aparece en la factura con la que se entrega el articulo al almacén. Los campos Clave, Cantidad, Importe e I.V.A., se capturan solo en el caso en que no exista el pedido, por esta razón se capturan con base en la factura con la que se deberá de entregar el producto al almacén. Cuando haya terminado estos pasos oprima F3 para que sea dada de alta la entrada, si desea verificar su procedimiento, debe proporcionar al sistema el Tipo de Registro, el numero y la Fecha de Registro y teclear F6 para consultar. 3.2 Devoluciones al Almacén Para registrar las devoluciones al almacén se debe seleccionar la opción de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, en donde después se debe dirigir a la opción de Devoluciones al Almacén, Pantalla 3.2. En esta pantalla se registraran todos los productos que se devuelven al almacén, los cuales previamente fueron sacados por algún departamento. Fecha 29/09/2006 Pág 8 Versión 0.2

9 Pantalla 3.2. En esta pantalla se registraran todos los productos que se devuelven al almacén El procedimiento a realizar para poder efectuar una Devolución es el siguiente: a) El campo Devolución no debe ser capturado, ya que el sistema de manera automática asigna un número para esta. b) En el campo Depto. se debe capturar la Clave del Departamento que realiza la devolución. c) El campo Clave, debe ser llenado con la clave del articulo que previamente se solicito. d) El campo Cantidad, es la cantidad del artículo que será devuelta al almacén. e) El campo de Caducidad es opcional, ya que puede ser o no capturado, en el caso de que si se capture, deber tomarse en cuenta el formato preestablecido en el sistema. Una vez realizados los pasos anteriores, para dar de alta la devolución presione F3, y quedara efectuado el procedimiento. 3.3 Consulta de Existencias Para Consultar las Existencias debe seleccionar la opción Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, y después dirigirse a la opción de Consulta de Existencias, pantalla 3.3. En este módulo se podrá consultar la existencia de un producto en ese instante. Fecha 29/09/2006 Pág 9 Versión 0.2

10 Pantalla 3.3. Esta pantalla se utiliza para consultar las existencias y costos de un artículo. Para realizar esta consulta debe realizar el siguiente procedimiento: a) En el campo Clave, se capturara la clave del articulo. Cuando se ha realizado este procedimiento la consulta se efectúa de manera automática. 3.4 Captura de Inventario Físico Para llevar a cabo la captura del Inventario Físico deberá elegir la opción de Captura Inventario Físico, pantalla 3.4 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3. En esta pantalla serán capturados los conteos físicos en un inventario. Pantalla 3.4.Pantalla para captura de conteos físicos en un Inventario. En esta pantalla para realizar el inventario, deberá llenar los siguientes campos: a) El campo Clave que corresponde a la clave del artículo. b) El campo de Conteo el cual corresponde a la cantidad en existencia física. Fecha 29/09/2006 Pág 10 Versión 0.2

11 Al concluir esta serie de pasos deberá teclear F5 para que sean guardados los datos. 3.5 Artículos de Lento Movimiento Para llevar a cabo la consulta de los Artículos de Lento Movimiento deberá elegir la opción de Artículos de Lento Mov., pantalla 3.5 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3. Esta pantalla nos presentara los artículos de este almacén que no han tenido movimiento en algún tiempo. Pantalla 3.5. Pantalla en la que se lleva a cabo la consulta de artículos de Lento Movimiento En esta pantalla solo debe teclear F6 para ejecutar la consulta. 3.6 Artículos con Existencia Mínima Para llevar a cabo la consulta de los Artículos con Existencia Mínima deberá elegir la opción de Artículos con Existencia Mínima, pantalla 3.6 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3. En esta consulta se presentan los artículos que se encuentran en el mínimo o por debajo de el en la existencia. Fecha 29/09/2006 Pág 11 Versión 0.2

12 Pantalla 3.6. Pantalla en la cual se consultan los Artículos con Existencia Mínima. En esta pantalla solo debe teclear F6 para ejecutar la consulta. 3.7 Kárdex Mensual Para llevar a cabo la consulta del Kárdex Mensual deberá elegir la opción de Kárdex Mensual, pantalla 3.7 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3. Esta consulta nos presentara los movimientos que ha tenido un artículo en un mes y año determinados. Pantalla 3.7. Consulta Mensual de los Movimientos de un Artículo. Para poder realizar la consulta, deberá capturar los siguientes datos: a) El campo Mes, debe ser llenado con el mes del cual requiere la consulta en formato de dos dígitos. b) El campo A#o, se debe llenar con 4 dígitos del año que desee consultar. Fecha 29/09/2006 Pág 12 Versión 0.2

13 c) El campo de Clave, se llena con la clave del artículo que requiere consultar. Cuando haya finalizado la captura de los campos antes mencionados de manera automática se ejecutara la consulta. 3.8 Kárdex Mensual Ver. 2 Para llevar a cabo la consulta del Kárdex Mensual deberá elegir la opción de Kárdex Mensual Ver. 2, pantalla 3.8 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3. Esta consulta nos presentara los movimientos que ha tenido un articulo en un mes y año determinados, con especificaciones adicionales que no son presentadas en la opción anterior. Pantalla 3.8. Consulta Mensual de los Movimientos de un Artículo con especificaciones. Para poder realizar la consulta, deberá capturar los siguientes datos: a) El campo Mes, debe ser llenado con el mes del cual requiere la consulta en formato de dos dígitos. b) El campo A#o, se debe llenar con 4 dígitos del año que desee consultar. c) El campo de Clave, se llena con la clave del articulo que requiere consultar. Cuando haya finalizado la captura de los campos antes mencionados de manera automática se ejecutara la consulta. 3.9 Kárdex Anual Para llevar a cabo la consulta del Kárdex Anual deberá elegir la opción de Kárdex Anual, pantalla 3.9 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3. Esta consulta nos presentara los movimientos que ha tenido un artículo en un mes y año determinados, con especificaciones adicionales que no son presentadas en la opción anterior. Fecha 29/09/2006 Pág 13 Versión 0.2

14 Pantalla 3.9. Consulta Anual de los Movimientos de un Artículo con especificaciones. Para poder realizar la consulta, deberá capturar los siguientes datos: a) El campo A#o, se debe llenar con 4 dígitos del año que desee consultar. b) El campo de Clave, se llena con la clave del artículo que requiere consultar. Cuando haya finalizado la captura de los campos antes mencionados de manera automática se ejecutara la consulta Consulta Pedidos de Compra Para llevar a cabo la Consulta de Pedidos de Compra deberá elegir la opción de Consulta Pedidos de comp., pantalla 3.10 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3. Nos presenta los pedidos que han sido realizados por el Departamento de Adquisiciones para este almacén. Pantalla Presenta los pedidos que han sido realizados por el Departamento de Adquisiciones. Fecha 29/09/2006 Pág 14 Versión 0.2

15 En esta pantalla para realizar la consulta, deberá capturar los siguientes datos: a) Para el campo Pedido, debe capturarse el numero del pedido, dicho numero habrá sido asignado previamente por el Departamento de Adquisiciones. b) Para el campo Elab., es necesario capturar el año en que se elaboro el pedido. Cuando haya terminado de capturar los datos anteriores, la consulta será realizada al teclear F Consulta Registro de Entradas Para llevar a cabo la Consulta Registro de Entradas deberá elegir la opción de Consulta Registro de Entradas, pantalla 3.11 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3. Nos presenta las entradas con sus especificaciones las cuales han sido realizadas por el Almacén. Pantalla Presenta las entradas realizadas por el almacén. Las consultas se pueden realizar proporcionando uno o los dos campos de captura: a) El Folio de la entrada, que fue proporcionado en el registro de la Entrada. b) La Fecha de Registro que corresponderá a la fecha en que se haya registrado la entrada. Al finalizar la captura de los campos, debe teclear F6 para ejecutar la consulta Consulta de Pedidos Cancelados por Adquisiciones Para llevar a cabo la Consulta de Pedidos Cancelados por Adquisiciones, pantalla 3.12 debe ingresar seleccionando la opción Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén de Farmacia y Materiales de Curación, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción. En esta pantalla se podrán consultar todos aquellos pedidos de compra que el departamento de adquisiciones haya cancelado de este almacén. Fecha 29/09/2006 Pág 15 Versión 0.2

16 3.12. Pantalla de Consulta de Pedidos Cancelados. Las funciones que podrá ejecutar en esta pantalla son las siguientes: ConsultaGlobal (f6): consultar todos los pedidos cancelados de este almacén. ConsultaxMes (^F): consultar todos los pedidos cancelados de este almacén en un mes en particular. ConsultaxPedido (Prev): consultar un pedido cancelado en particular. Fin (f8): para regresar a la pantalla anterior Art. En Punto de Reorden Para llevar a cabo la Consulta de los Artículos en Punto de Reorden deberá elegir la opción de Artículos en Punto de Reorden, pantalla 3.13 la cual se encuentra dentro del módulo de Entradas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3. Nos presenta las entradas con sus especificaciones las cuales han sido realizadas por el Almacén. Pantalla Presenta los Artículos en Punto de Reorden. Las consultas se pueden realizar proporcionando los campos de captura: Fecha 29/09/2006 Pág 16 Versión 0.2

17 a) El Grupo del artículo que se desea consultar. b) La Clave del Articulo que se desea consultar. Al finalizar la captura de los campos, debe teclear F6 para ejecutar la consulta. 4. Salidas Para registrar las salidas del almacén se debe seleccionar la opción Salidas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla Salidas del Almacén General La pantalla que a continuación se muestra, cuenta con los campos necesarios para poder realizar una Salida del almacén. Una salida del Almacén puede ser realizada por cualquier departamento y solo para los artículos que se tengan autorizados para ese departamento, ya que no todos los departamentos pueden sacar todo tipo de artículos. Pantalla 4.1. Pantalla en que se realizan las salidas de artículos del almacén. Los parámetros que se deben cubrir para poder realizar una salida del Almacén son los siguientes: a) Para el campo Depto, es el Departamento al que se aplicara la salida, por lo tanto deberá ser capturada la clave del mismo. b) En el campo Clave debe ser capturada la clave del articulo que se desea sacar del almacén. c) En el campo Surtido, en donde debe poner la cantidad que se requiere. d) En el campo de Proveedor será llenado solo en el caso en que la devolución sea realizada del almacén al proveedor, de lo contrario se dejara en ceros. Al finalizar estos pasos debe teclear F3 para dar de alta la salida. 4.2 Demandas por Artículo Para realizar la consulta de las Demandas por Artículo debe ingresar seleccionando la opción Salidas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Fecha 29/09/2006 Pág 17 Versión 0.2

18 Es una pantalla de consulta que presenta la demanda que ha tenido un articulo en un periodo mensual, en el lapso de un año, pantalla 4.2. Pantalla 4.2. Le presenta la demanda que ha tenido un articulo en periodos mensuales, en un año. En esta pantalla para realizar la consulta, deberá capturar lo siguiente: a) El campo A#o, requiere el año del que desee la consulta en un formato de cuatro dígitos. b) Posteriormente, para el campo Grupo, puede ser capturado o no, ya que este es opcional. c) Para el campo Clave, es necesario que le capture la clave del Articulo del cual desea la consulta. Cuando haya finalizado de capturar los campos antes mencionados, de manera automática será ejecutada la consulta. En el caso en que desee salir de esta pantalla, solo presione F8 y será finalizado el acceso a esta. 4.3 Consumos por Departamento Para realizar la consulta de las Demandas por Departamento, pantalla 4.3 debe ingresar seleccionando la opción Salidas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Fecha 29/09/2006 Pág 18 Versión 0.2

19 Pantalla 4.3. Muestra la demanda de los artículos en un rango de meses para un departamento en particular. En esta pantalla para realizar la consulta, deberá capturar los siguientes datos: a) El campo Mes Ini., debe ser llenado con el Mes Inicial del que se requiere la consulta, este debe ser en un formato de dos dígitos. b) En el campo del Mes Final es necesario capturar el mes final del cual quiere consultar, de la misma manera que el campo anterior, el formato debe ser en 2 dígitos. c) Para el campo A#o, se debe capturar el año del cual desea la consulta. d) Finalmente es necesario llenar el campo Depto, en este campo se proporcionara la clave del departamento a consultar. e) Cuando haya finalizado los pasos anteriores la consulta será ejecutada de manera automática. Esta pantalla además presenta una pantalla adicional que puede ser desplegada con pulsar la opción F6(Detalle), que corresponde al detalle de los consumos del departamento. 4.4 Consumos por Departamento (Rep) Para generar el reporte de los Consumos por Departamento, debe ingresar seleccionando la opción Salidas en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. En esta pantalla para realizar la consulta, deberá capturar los siguientes datos: a) Es necesario teclear la Division a la que corresponde el Departamento b) Es necesario teclear el Depto. c) Es necesario teclear el Consecutivo al que corresponde el Departamento. d) El campo Fecha Inicial., debe ser llenado con la fecha Inicial a reportar en un formato de MM/DD/AAAA. e) El campo Fecha Final., debe ser llenado con la fecha final a reportar en un formato de MM/DD/AAAA. Cuando haya finalizado los pasos anteriores el reporte será enviado de manera automática a la impresora. 4.5 Consulta Salidas Fecha 29/09/2006 Pág 19 Versión 0.2

20 La pantalla que a continuación se muestra, cuenta con los campos necesarios para poder realizar una consulta específica por artículo para cada departamento en un rango de fecha determinado. Pantalla 4.5. Pantalla en que se realizan la consulta específica por artículo para cada departamento en un rango de fecha determinado. Los parámetros que se deben cubrir para poder realizar una salida del Almacén son los siguientes: a) Para el campo Fecha Inicial, es la fecha inicial de la consulta. b) En el campo Fecha Final es la fecha final de la consulta c) En el campo de Clave será llenado con la clave del articulo a consultar. Al finalizar estos pasos debe teclear (f6) para que la consulta sea ordenada por departamento, (^F) para que la consulta sea ordenada por fecha. Y (f8) para Finalizar. 5. Procesos Para poder llevar a cabo la ejecución de los procesos en el módulo de Procesos del sistema deberá dirigirse a la opción de Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3. En este módulo se lleva a cabo la ejecución de los procedimientos de inicialización o asignación de valores. Fecha 29/09/2006 Pág 20 Versión 0.2

21 Pantalla 5. Pantalla en la cual se ejecutan procesos de inicialización o asignación de valores. 5.1 Asignación Automática de Avisos Parciales Para llevar a cabo la Asignación Automática de Avisos Parciales, pantalla 5.1 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Este proceso numera los avisos parciales ingresados en el registro de entradas capturadas en el día. Pantalla 5.1. Lleva a cabo la numeración de los avisos parciales ingresados en el registro de entradas capturadas en el día. Para que esta asignación sea realizada, deberá ingresar lo siguiente: a) En el campo dd/mm/aaaa se captura la fecha del día en que se ingresaron las entradas al sistema, a las cuales es necesario se asigne un número de aviso parcial. b) El siguiente paso es pulsar la tecla F1 y escribir la palabra Proceso, y dar retorno (Enter). Fecha 29/09/2006 Pág 21 Versión 0.2

22 5.2 Asignación de Folios a Entradas Para llevar a cabo la Asignación de Folios a Entradas, pantalla 5.2 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Este proceso numera los folios de las entradas capturadas en el día. Pantalla 5.2. Numera los folios de las entradas capturadas en el día. Para que esta asignación sea realizada, deberá ingresar lo siguiente: a) En el campo dd/mm/aaaa se captura la fecha del día en que se ingresaron las entradas al sistema. b) El siguiente paso es pulsar la tecla F1 y escribir la palabra Proceso y presione retorno (Enter). 5.3 Calculo Mensual Punto de Re-Orden Para llevar a cabo el Calculo del Punto de Re-Orden, pantalla 5.3 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Esta opción lleva a cabo el calculo las cifras del mínimo posible en existencia, el máximo y el punto de Re-orden. Fecha 29/09/2006 Pág 22 Versión 0.2

23 Pantalla 5.3. Lleva a cabo el Calculo del Punto de Re-Orden. Para llevar a cabo este proceso, deberá seleccionar la opción de Cal. Mensual Punto de Re-Orden, y presionar la tecla f6 (Seleccione), y le aparecerá en la esquina inferior izquierda de su pantalla el mensaje que le pregunta si desea continuar con el proceso del calculo, en el cual, si la respuesta es S, será ejecutado el proceso, de lo contrario, simplemente se saldrá de la opción. 5.4 Inicialización de Consumos Autorizados por Excepción Para llevar a cabo esta Inicialización de Consumos Autorizados por Excepción, pantalla 5.4 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Esta opción lleva a cabo una inicialización para los consumos de aquellos departamentos que ya hayan sobrepasado su limite de consumos y a manera de excepción el almacén autorice nuevos consumos. Este proceso podrá ser ejecutado por un usuario especifico asignado por el almacén. Pantalla 5.4. Lleva a cabo la Inicialización de los consumos por excepción. Fecha 29/09/2006 Pág 23 Versión 0.2

24 En el campo Departamento deberá capturar la clave del Departamento al cual le ha sido autorizados consumos adicionales. Posterior a la captura del Departamento es necesario teclear F1, y escribir Proceso para se ejecute el proceso. 5.5 Costeo de Salidas Para llevar a cabo el Costeo de Salidas, pantalla 5.5 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Valora las salidas capturadas en el día con base en el Inventario. Pantalla 5.5. Valora las salidas capturadas en el día con base en el Inventario. Para que esta asignación sea realizada, deberá ingresar lo siguiente: a) En el campo dd/mm/aaaa se captura la fecha del día en que se ingresaron las salidas al sistema, a las cuales es necesario se asigne un valor. b) El siguiente paso es pulsar la tecla F1 y escribir la palabra Proceso y pulse retorno (Enter). 5.6 Generación del Saldo Mensual Inicial Para llevar a cabo la Generación del Saldo Mensual Inicial, pantalla 5.6 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Este proceso lleva a cabo la generación de la apertura del mes para cada articulo. Fecha 29/09/2006 Pág 24 Versión 0.2

25 Pantalla 5.6. En esta pantalla se lleva a cabo la generación de la apertura del mes para cada artículo. Para que esta asignación sea realizada, deberá realizar lo siguiente: a) El único procedimiento es escribir la palabra Proceso y pulsar retorno (Enter). 5.7 Inicialización de Inventario Semestral Para llevar a cabo la Inicialización del Inventario Semestral, pantalla 5.7 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Inicializa los valores a ceros del conteo para la nueva toma de un inventario físico. Pantalla 5.7. Este proceso inicializa los valores a ceros del conteo para la nueva toma de un inventario físico. Para que esta asignación sea realizada, deberá realizar lo siguiente: a) El único procedimiento es escribir la palabra Proceso y pulsar retorno (Enter). Fecha 29/09/2006 Pág 25 Versión 0.2

26 5.8 Inicializa Consumos Aut Para llevar a cabo la Inicialización de Consumos Autorizados, pantalla 5.8 debe ingresar seleccionando la opción Procesos en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3, posteriormente diríjase a esta opción y acepte el acceso. Este proceso lleva a cabo la inicialización de los consumos autorizados para cada departamento. Pantalla 5.8. Este proceso lleva a cabo la inicialización de los consumos autorizados para cada departamento. Para que esta asignación sea realizada, deberá realizar lo siguiente: a) El único procedimiento es escribir en el campo Periodo el dato SEM, en caso de ser un consumo Semanal, el dato MEN en caso de ser un consumo Mensual ó ANU para los consumos Anuales. 6. Reportes En el módulo de Reportes del sistema, para poder llevar a cabo la generación de los reportes seleccione la opción Reportes en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla 2.3. Fecha 29/09/2006 Pág 26 Versión 0.2

27 Pantalla 6. En este sub-módulo, encontrará las opciones para la generación de los diferentes tipos de reportes que existen en el sistema. 6.1 Análisis de Nivel de Inventario Este reporte concentra la información requerida para el almacén, para realizar el Análisis de Nivel de Inventario. El procedimiento para generarlo es: a) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte. Pantalla 6 de De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook, en donde podrá ser enviado a impresión. 6.2 Ajustes y Diferencias Este reporte proporciona la información de los Ajustes y Diferencias del almacén en un inventario físico. El procedimiento para generarlo es: a) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte, pantalla 6 del Módulo de 6.3 Avisos Parciales Este reporte muestra la información de la generación de los Avisos Parciales, pantalla 6.3. El procedimiento para generarlo es: a) El campo Fecha de Proceso, debe ser llenado con la fecha de la cual se requiere la información en el formato en que es requerido para este campo dd/mm/aaaa. b) El Rango de Pedidos cuenta con dos campos que son: Inicial y Final el cual se debe llenar con el rango de pedidos que fueron capturados para esta fecha en orden del menor al mayor. (También dentro de la libreta de control interno de folios de parciales). c) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte, pantalla 6 del módulo de d) Presionar la combinación de las teclas Control + f. Fecha 29/09/2006 Pág 27 Versión 0.2

28 De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido al Spook, pantalla 8, en 6.4 Catalogo de Artículos Pantalla 6.3 El proceso de generación de los Avisos Parciales. Este reporte muestra la información de la generación del Catálogo de Artículos. El procedimiento para generarlo es: Este Catálogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por clave del articulo. 6.5 Catalogo de Artículos con Desc. Larga El procedimiento para generarlo es: a) Capturar el tipo de reporte 1= Global y 2= Por Grupo. b) Capturar el formato del reporte, si lo desea 1= Normal y 2=Doble Espacio. c) De manera automática enviara el archivo al Spook para poder enviarse a impresora. 6.6 Catalogo de Artículos con clave CABMS Este Catalogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por clave del articulo. Y clave CABMS. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con clave CABMS, es necesario realizar los siguientes pasos: a) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte, pantalla 6, del módulo de Fecha 29/09/2006 Pág 28 Versión 0.2

29 Este Catálogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por clave del articulo y con Claves CABMS. 6.7 Catalogo de Artículos con Precio Unitario Este Catalogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por precio unitario. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con precio unitario, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.8 Catalogo de Artículos con Existencia Este Catalogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén con la columna adicional que muestra los artículos que tienen existencia. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con Existencia, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.9 Catalogo de Artículos con Mínimos y Máximos Este Catalogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén clasificados por clave del articulo, con las cantidades máximas y mínimas existentes. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con máximos y mínimos, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.10 Catalogo de Artículos con Existencia Mínima Este Catalogo nos muestra a todos los artículos existentes en este almacén que tienen existencia mínima. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con Existencia Mínima, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.11 Catalogo de Artículos sin Existencia Fecha 29/09/2006 Pág 29 Versión 0.2

30 Este Catalogo nos muestra a todos los artículos sin existencia en este almacén clasificados por clave del articulo. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos con Existencia Mínima, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.12 Catalogo de Artículos sobre el mínimo Este Catalogo nos muestra a todos los artículos sobre la existencia mínima en este almacén clasificados por clave del articulo. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Artículos sobre el Mínimo, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.13 Catalogo de Departamentos Este reporte muestra el listado de los Departamentos clasificados por clave del Departamento. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Departamentos, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.14 Catalogo de Grupos Este reporte muestra el listado de los Grupos clasificados por su clave. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Grupos, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.15 Catalogo de Proveedores por Cuenta El siguiente reporte muestra los proveedores de éste almacén ordenados por la cuenta que tienen asignada. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Proveedores por Cuenta, es necesario realizar los siguientes pasos: Fecha 29/09/2006 Pág 30 Versión 0.2

31 6.16 Catalogo de Proveedores por Nombre El siguiente reporte muestra los proveedores de este almacén ordenados por la cuenta que tienen asignada. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Proveedores por Nombre, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.17 Catálogos de Consumos El siguiente reporte muestra los proveedores de este almacén ordenados por la cuenta que tienen asignada. Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Consumos, es necesario realizar los siguientes pasos: Reporte que contiene los consumos autorizados para cada departamento, y la distribución de estos por periodos de tiempo Días de Surtimiento Para poder generar el reporte que integra la información del Catalogo de Proveedores por Nombre, es necesario realizar los siguientes pasos: Este reporte muestra los días en que podrán ser surtidos los requerimientos de algún departamento Entradas al Almacén Este reporte presenta las entradas que fueron capturadas en un rango de fechas determinadas. Para poder generar el reporte que integra la información de las Entradas, es necesario realizar los siguientes pasos: Fecha 29/09/2006 Pág 31 Versión 0.2

32 6.20 Proyecto de Programa Anual Para poder generar el reporte que integra la información del Reporte del Proyecto del Programa Anual, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.21 Movimientos de Salidas Antes de Costear Para poder generar el reporte que integra la información del Movs. de Sal. Antes de Costear, es necesario realizar los siguientes pasos: Proporcionar los datos solicitados, el reporte sera dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión Movimientos de Salidas Antes de Costear Versión 2 Para poder generar el reporte que integra la información del Movs. de Sal. Antes de C. Ver2, es necesario realizar los siguientes pasos: Proporcionar los datos solicitados, el reporte sera dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión Programa Anual para Proyección Para poder generar el reporte que integra la información del Prog. Anual para Proyeccion, es necesario realizar los siguientes pasos: Proporcionar los datos solicitados, el reporte sera dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión Consumos Reales Anual Para poder generar el reporte que integra la información del Consumos Reales Anual, es necesario realizar los siguientes pasos: Proporcionar los datos solicitados, el reporte sera dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión Consumo por Departamento Fecha 29/09/2006 Pág 32 Versión 0.2

33 Este es un reporte que muestra los artículos que han sido autorizados para un departamento específico. Para poder generar el reporte que integra la información de los Consumos por Departamento, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.26 Consumo Promedio Mensual Este es un reporte que muestra los consumos en promedio que ha tenido el almacén en un periodo mensual, pantalla Pantalla 6.26 Este reporte muestra los consumos en promedio que ha tenido el almacén en un periodo mensual. Para poder generar el reporte que integra la información del Consumo Promedio Mensual, es necesario realizar los siguientes pasos: c) Para el campo Mes Inicial, se requiere ingresar el mes del cual se requiere la información. d) Para el campo Mes Final, se requiere ingresar el mes, en el caso de requerir un solo mes, se captura el mismo que en el Mes Inicial, de lo contrario, si es un periodo de meses, deberá capturar el mes final, estos datos deberán ser en el formato predefinido por el sistema (dos dígitos). e) En el campo A#o, es necesario que sea ingresado el año al que corresponde el o los meses previamente indicados en los campos anteriores. f) Cuando sea finalizado el llenado de los campos, podrá realizar la generación del reporte, tecleando Control + f. Fecha 29/09/2006 Pág 33 Versión 0.2

34 6.27 Costos por Grupo Este reporte nos muestra el Costo que ha tenido cada grupo en un día. Para poder generar el reporte que integra la información de los Costos por Grupo, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.28 Demanda Mensual por Artículo Este reporte muestra la demanda que han tenido los artículos a través del año. Para poder generar el reporte que integra la información de la Demanda Mensual por Articulo, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.29 Entradas vs Salidas Este reporte lista las entradas, y las salidas realizadas en el día. Para poder generar el reporte que integra la información de las Entradas en comparación con las Salidas, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.30 Indicadores de Abasto Reporte de estadísticas definidas por este almacén, pantalla Fecha 29/09/2006 Pág 34 Versión 0.2

35 Pantalla 6.30 Reporte de las salidas que fueron realizadas en un periodo de tiempo Para poder generar el reporte que integra la información de los Indicadores de Abasto, es necesario realizar los siguientes pasos: c) Para el campo Fecha, se requiere ingresar el mes del cual se requiere la información, en un formato de dos dígitos y el año en cuatro dígitos. d) Cuando se ha finalizado el llenado de los campos, podrá realizar la generación del reporte, tecleando Control + f Inventario Costeado Es el reporte de existencias por artículos detallado. Para poder generar el reporte que integra la información del Inventario Costeado, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.32 Licitación Es el reporte de los requerimientos para un concurso de licitación, pantalla Fecha 29/09/2006 Pág 35 Versión 0.2

36 Pantalla Genera el reporte de los requerimientos para un concurso de licitación. Para poder generar el reporte que integra la información de las Licitaciones, es necesario realizar los siguientes pasos: c) Para el campo Numero de Requisición, se requiere ingresar el número de la requisición de compra. d) Para el campo A#o de Elaboración, debe ser llenado con el año en el cual fue realizada la requisición. e) Para el campo del Tipo de Licitación, únicamente se tienen 2 opciones, LIN que es para Licitación Internacional y LNA para las licitaciones Nacionales. f) Cuando sea finalizado el llenado de los campos, podrá realizar la generación del reporte, tecleando Control + f Marbetes Es un reporte de la información específica de cada artículo. Para poder generar el reporte que integra los Marbetes, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.33 Marbetes en Blanco Es la impresión del formato que se utiliza para un marbete en el que la información es ingresada de manera manual. Para poder generar los formatos en blanco de los Marbetes, es necesario realizar los siguientes pasos: Fecha 29/09/2006 Pág 36 Versión 0.2

37 6.34 Programa Anual Reporta la proyección anual por artículo del almacén, pantalla Pantalla Este reporte muestra la información de la Programación Anual de este Almacén. Se lleva a cabo la generación del reporte que integra toda la información del Programa Anual de Adquisiciones. Para poder generar los Reporte de Programa Anual de Adquisiciones, es necesario realizar los siguientes pasos: b) En el campo Programa del Año, deberá ingresar el año del cual requiere la información. c) Presionar la combinación de teclas (Control + f) Relación de Artículos de Lento Movimiento Es un reporte de la información concentrada de todos los artículos que no han tenido movimientos en un periodo de 6 meses. Para poder generar el reporte que integra los Artículos de Lento Movimiento, es necesario realizar los siguientes pasos: Fecha 29/09/2006 Pág 37 Versión 0.2

38 6.36 Relación de Productos Dispensados Para poder generar el reporte que integra la información del Rel. de Productos Dispensados, es necesario realizar los siguientes pasos: Proporcionar los datos solicitados, el reporte sera dirigido al Spook pantalla 8, en donde podrá ser enviado a impresión Requisiciones Es el reporte de los requerimientos de compra, pantalla Pantalla Concentra la información de los Requerimientos de Compra. Para la generación de este reporte es necesario realizar lo siguiente: a) En el campo Numero de Requisición, deberá ingresar el número que le fue asignado a la requisición que desea imprimir. b) En A#o de Elaboración, debe ser ingresado el año en que fue realizada la requisición. c) Para el Tipo de Requisición, es necesario capturar uno de los cuatro tipos de requisición que existen, TRI = Requerimientos 1er. Trimestre, PDL = Partidas Desiertas de Licitación, RCD = Compra Directa, INR = Invitación Restringida. d) Presionar la combinación de teclas (Control + f) Requisiciones Pendientes Es el reporte de los requerimientos de compra que se encuentran pendientes. Es la impresión del reporte que integra las requisiciones que se encuentran pendientes de surtir. Para poder generar el concentrado de las Requisiciones Pendientes, es necesario realizar los siguientes pasos: b) Presionar la tecla (f6) Seleccione. Fecha 29/09/2006 Pág 38 Versión 0.2

39 6.39 Requisiciones sin Entradas Es el reporte de los requerimientos de compra que ya han sido adjudicados a un pedido, del cual no existen entradas físicas. Es la impresión del reporte que integra las requisiciones en las que no existen entradas hasta ese momento. Para poder generar el concentrado de las Requisiciones sin Entradas, es necesario realizar los siguientes pasos: b) Presionar la tecla (f6) Seleccione Resumen Contable de Entradas Muestra los costos de las entradas que fueron realizadas en un periodo de tiempo clasificadas por grupo. Es la impresión del reporte que integra los costos de las entradas. Para poder generar el Resumen Contable de Entradas, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.41 Resumen Contable de Salidas Muestra los costos de las salidas que fueron realizadas en un periodo de tiempo clasificadas por grupo. Es la impresión del reporte que integra los costos de las salidas. Para poder generar el Resumen Contable de Salidas, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.42 Rotación de Inventario Este reporte arroja estadísticas para un periodo especificado, pantalla Fecha 29/09/2006 Pág 39 Versión 0.2

40 Pantalla Reporta estadísticas para un periodo especificado. Para poder generar la Rotación de Inventario, es necesario realizar los siguientes pasos: b) Para el campo Trimestre, debe proporcionar el numero del trimestre del cual se requiere la información, este dato podrá ser 1,2,3 o 4 únicamente. c) Para el campo Anio, es necesario capturar el año del cual se desea la información. d) Presionar la combinación (Control + f ) Reporte de Faltantes Concentra la información de los artículos que han sido pedidos y que aun no han sido surtidos. Para poder generar el reporte de Reporte de Faltantes, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.44 Salidas del Almacén Concentra las salidas de este almacén que fueron capturadas en el sistema en un día. Para poder generar el reporte de Salidas del Almacén, es necesario realizar los siguientes pasos: 6.45 Toma de Inventario Físico Reporta la información necesaria para poder llevar a cabo un inventario físico. Para poder generar el reporte de Toma de Inventario Físico, es necesario realizar los siguientes pasos: Fecha 29/09/2006 Pág 40 Versión 0.2

41 6.46 Saldo de Pedidos Este reporte genera e imprime la información del Presupuesto Ejercido y el Presupuesto Comprometido. Para poder generar el reporte de Saldo de Pedidos, es necesario realizar los siguientes pasos: c) Teclee la fecha inicial en un formato de mm/dd/aaaa. d) Teclee la fecha final en un formato de mm/dd/aaaa Saldo de Pedidos Versión 2 Este reporte genera e imprime la información del Presupuesto Comprometido, Presupuesto Ejercido, las Cancelación de Pedidos y la diferencia que resulta de estos tres. Para poder generar el reporte de Saldo de Pedidos Ver2, es necesario realizar los siguientes pasos: a) Proporcionar el año a reportar. 7. Requisiciones Este módulo del sistema nos permite dar mantenimiento a los requerimientos de compra, pantalla 7. Pantalla 7. Este módulo permite dar mantenimiento a los requerimientos de compra. Fecha 29/09/2006 Pág 41 Versión 0.2

42 El módulo de Requisiciones del sistema, sirve para poder llevar a cabo el mantenimiento y seguimiento de los requerimientos de compra, la manera de ingresar a esta sección es ubicar el cursor en la opción Requisiciones en el menú principal del Módulo de Almacén General, pantalla Programa Anual de Adquisiciones En esta opción se podrá realizar el mantenimiento al Programa Anual de Adquisiciones para cada artículo del almacén, pantalla 7.1. Pantalla 7.1. Esta pantalla se utiliza para llevar a cabo el mantenimiento de la Información del Programa Anual de Adquisiciones. La forma en que podrá ser realizado el mantenimiento es la siguiente: El objetivo de esta pantalla es la de poder capturar el programa anual de adquisiciones año con año y el de poder trasladar posteriormente la información a las requisiciones adecuadas sin tener que capturar nuevamente los datos. a) El campo Programa del A#o, es un dato de tipo numérico de hasta 4 dígitos que corresponde al año en que se va a ejercer dicho requerimiento. b) El campo Grupo, es un dato de tipo numérico de 2 dígitos y corresponde al grupo al que pertenece el articulo este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo. c) Para el campo Clave, es un dato de tipo numérico de hasta 8 dígitos y corresponde a la clave del articulo, esta información es verificada en el catalogo de articulo y si no existe hay que capturarlo primero en dicho catalogo con todos los datos en especial la clave de cabms, unidad de medida y la descripción amplia y detallada. d) En el campo CABMS, es un dato de tipo carácter de 10 caracteres este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo. e) El campo Descripción, es un dato de tipo carácter de hasta 40 caracteres este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo. f) En el campo NAL/INT, es un dato de tipo numérico de 1 dígito, 1 = Nacional y 2 = Internacional, este dato sirve para ir diferenciando hacia que licitación va encaminado el articulo. Fecha 29/09/2006 Pág 42 Versión 0.2

43 g) El campo Presentación, es un dato de tipo carácter este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave. h) El campo Unidad de Medida, es un dato de tipo carácter este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave. i) El campo Precio Unitario, es un dato de tipo numérico con cinco decimales, este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave y es el precio registrado en la última entrada del artículo. j) En los campos Enero, Febrero, Marzo, etc, es un dato de tipo numérico y es la cantidad programada para ese mes de dicho artículo. k) Para el campo Total, es un dato de tipo numérico y es el resultado de la suma de las cantidades capturadas en los meses. l) El campo de Departamentos Solicitantes, es un dato de tipo carácter de hasta 10 caracteres y son las claves departamentales de todos aquellos que solicitan dicho articulo y deben ser capturados como están en el catalogo de departamentos siempre y cuando sea necesario este dato. Las opciones que existen para esta pantalla son: Alta (f3) para ingresar un articulo al programa anual, no se puede ingresar un articulo que no existe en el catalogo de artículos, no puede ingresar un articulo que ya fue ingresado con anterioridad, se debe de tomar en cuenta que la descripción que saldrá impresa en el reporte es la descripción amplia y detallada del articulo, para poder ingresar los datos hay que capturar por lo menos un calendario de entrega. Baja (f4) para borrar de manera permanente el articulo del programa anual, es necesario consultar primero el articulo. Cambio (f5) para realizar algún tipo de cambio en los datos capturados, los únicos datos que no se deben de cambiar son el año y la clave del articulo, para poder realizar cualquier cambio hay que consultar primero los datos, si fuera necesario cambiar el año o la clave se debe de dar de baja primero el articulo erróneo y posteriormente darlo de alta pero ya con los datos correctos. Consulta (f6) para consultar los datos antes capturados se debe de teclear el año, la clave del articulo y posteriormente presionar la función que en este caso es (f6). 7.2 Programa Anual de Adq. Ver.2 En esta opción se podrá realizar el mantenimiento al Programa Anual de Adquisiciones para cada artículo del almacén, pantalla 7.2. Fecha 29/09/2006 Pág 43 Versión 0.2

44 Pantalla 7.2. Esta pantalla se utiliza para llevar a cabo el mantenimiento de la Información del Programa Anual de Adquisiciones. La forma en que podrá ser realizado el mantenimiento es la siguiente: El objetivo de esta pantalla es la de poder capturar el programa anual de adquisiciones año con año y el de poder trasladar posteriormente la información a las requisiciones adecuadas sin tener que capturar nuevamente los datos. a) El campo Programa del A#o, es un dato de tipo numérico de hasta 4 dígitos que corresponde al año en que se va a ejercer dicho requerimiento. b) El campo Grupo, es un dato de tipo numérico de 2 dígitos y corresponde al grupo al que pertenece el articulo este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo. c) Para el campo Clave, es un dato de tipo numérico de hasta 8 dígitos y corresponde a la clave del articulo, esta información es verificada en el catalogo de articulo y si no existe hay que capturarlo primero en dicho catalogo con todos los datos en especial la clave de cabms, unidad de medida y la descripción amplia y detallada. d) d) En el campo CABMS, es un dato de tipo carácter de 10 caracteres este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo. e) El campo Descripción, es un dato de tipo carácter de hasta 40 caracteres este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave del articulo. f) En el campo NAL/INT, es un dato de tipo numérico de 1 dígito, 1 = Nacional y 2 = Internacional, este dato sirve para ir diferenciando hacia que licitación va encaminado el articulo. g) En el campo Cantidad es el total que se requiere de ese artículo para todo el año. h) En el campo Tipo de Entrega es como se requiere se distribuya la cantidad en los meses del año, las opciones son M=Mensual, B=Bimestral, T=Trimestral, S=Semestral y O=Otra distribución manual a criterio del capturista. i) El campo Presentación, es un dato de tipo carácter este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave. j) El campo Unidad de Medida, es un dato de tipo carácter este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave. k) El campo Precio Unitario, es un dato de tipo numérico con cinco decimales, este dato es proporcionado por el sistema con solo digitar la clave y es el precio registrado en la última entrada del artículo. Fecha 29/09/2006 Pág 44 Versión 0.2

45 l) En los campos Enero, Febrero, Marzo, etc, es un dato de tipo numérico y es la cantidad programada para ese mes de dicho artículo. m) Para el campo Total, es un dato de tipo numérico y es el resultado de la suma de las cantidades capturadas en los meses. n) El campo de Departamentos Solicitantes, es un dato de tipo carácter de hasta 10 caracteres y son las claves departamentales de todos aquellos que solicitan dicho articulo y deben ser capturados como están en el catalogo de departamentos siempre y cuando sea necesario este dato. Las opciones que existen para esta pantalla son: Alta (f3) para ingresar un articulo al programa anual, no se puede ingresar un articulo que no existe en el catalogo de artículos, no puede ingresar un articulo que ya fue ingresado con anterioridad, se debe de tomar en cuenta que la descripción que saldrá impresa en el reporte es la descripción amplia y detallada del articulo, para poder ingresar los datos hay que capturar por lo menos un calendario de entrega. Baja (f4) para borrar de manera permanente el articulo del programa anual, es necesario consultar primero el articulo. Cambio (f5) para realizar algún tipo de cambio en los datos capturados, los únicos datos que no se deben de cambiar son el año y la clave del articulo, para poder realizar cualquier cambio hay que consultar primero los datos, si fuera necesario cambiar el año o la clave se debe de dar de baja primero el articulo erróneo y posteriormente darlo de alta pero ya con los datos correctos. Consulta (f6) para consultar los datos antes capturados se debe de teclear el año, la clave del articulo y posteriormente presionar la función que en este caso es (f6). 7.3 Requisiciones partiendo del Programa Anual. Este módulo, servirá al usuario para la elaboración de requisiciones de compra con base en la información del Programa Anual, pantalla 7.3. Pantalla 7.3. Crear Requisición partiendo del Programa Anual Fecha 29/09/2006 Pág 45 Versión 0.2

46 El objetivo de esta pantalla es que una vez capturado el programa anual de adquisiciones se pueda extraer la información y con esto crear la requisición para el primer trimestre del año o para las licitaciones, el traslado es mes a mes. a) Para el campo Programa del A#o, es un dato de tipo numérico de 4 dígitos y nos indica el año del que se requiere extraer la información. b) El campo No. De Requisición es un dato de tipo numérico y es proporcionado automáticamente por el sistema. c) El campo Tipo, es un dato de tipo carácter de 3 caracteres, hay 3 diferentes tipos, TRI = Primer trimestre del año, LNA = Licitación Nacional y LIN = Licitación Internacional. d) En el campo que corresponde a los meses del año, se capturaran datos de tipo carácter y los valores permitidos son X o un espacio en blanco. 7.4 Requisiciones En este módulo podrá dar mantenimiento a todas las requisiciones de compra que se generen para este almacén, pantalla 7.4. Pantalla 7.4. Se lleva a cabo la generación de la Requisición. El objetivo de esta pantalla es la de capturar los requerimientos por articulo para la adquisición y calendarización de estos. a) El campo Numero de Requisición, es un dato de tipo numérico y que debe ser el numero siguiente a la ultima requisición generada o bien el complemento de una ya existente. b) El campo Grupo, es un dato de tipo numérico este es proporcionado por el sistema al teclear la clave. c) Para el campo Clave, se requiere un dato de tipo numérico de hasta 8 dígitos y debe de existir en el catalogo de artículos, en caso contrario primero deberá ser ingresado al catalogo de artículos, es necesario que cuente con todos sus datos en dicho catalogo, y posteriormente capturar la requisición. d) El campo CABMS: es un dato tipo carácter de hasta 10 caracteres y es proporcionado por el sistema al teclear la clave. e) En el campo Descripción, será capturado un dato de tipo carácter de hasta 40 caracteres y es proporcionado por el sistema al teclear la clave. Fecha 29/09/2006 Pág 46 Versión 0.2

47 f) El campo de Presentación es un dato de tipo carácter y es proporcionado por el sistema al teclear la clave. g) El campo Unidad de Medida, es un dato de tipo carácter y es proporcionado por el sistema al teclear la clave. h) En el campo Precio Unitario, deberá teclear un dato de tipo numérico y es proporcionado por el sistema al teclear la clave y dicho precio corresponde al registro de la última entrada. i) En el A#o Ejercicio, se requiere un dato de tipo numérico de hasta 4 dígitos y corresponde al año en que se ejercerá dicho articulo. j) En el Tipo de Requisición se necesita un dato de tipo carácter de 3 caracteres y las claves son LNA = Licitación Nacional, LIN = Licitación Internacional, TRI = Requerimientos 1er. Trimestre, PDL = Partidas Desiertas de Licitación, RCD = Compra Directa e INR = Invitación Restringida. k) Tipo de Compra: es un dato de tipo carácter de 2 caracteres y las claves son A = Articulo 41-V, B = Articulo 42, C = Incremento de Licitación o espacio en blanco si no es ninguna de las claves anteriores. l) Para el campo Justificación se debe capturar un dato de tipo carácter de hasta 10 caracteres o espacios en blanco según sea el caso. m) Los campos correspondientes a los meses, se debe capturar es un dato de tipo numérico y es la cantidad programada para ese mes de dicho articulo. n) Para el campo de Departamentos Solicitantes es requerido un dato de tipo carácter de hasta 10 caracteres y son las claves departamentales de todos aquellos que solicitan dicho articulo y deben ser capturados como están en el catalogo de departamentos siempre y cuando existan departamentos solicitantes. Cuando se haya concluido la captura de los datos antes mencionados, deberá teclear las siguientes funciones de acuerdo a lo que se requiera: Alta (f3) para ingresar un articulo a la requisición, no se puede ingresar un articulo que no existe en el catalogo de artículos, no puede ingresar un articulo que ya fue ingresado con anterioridad, para poder ingresar los datos hay que capturar por lo menos un calendario de entrega, todos los artículos de una requisición deben de ser capturados por lo menos en el mismo año, no se puede empezar a elaborar la requisición en un año y complementarse la misma en otro. Baja (f4) para borrar de manera permanente el articulo de la requisición, es necesario consultar primero el articulo. Cambio (f5) para realizar algún tipo de cambio en los datos capturados, los únicos datos que no se deben de cambiar son el numero de la requisición y la clave del articulo, para poder realizar cualquier cambio hay que consultar primero los datos, si fuera necesario cambiar el numero de requisición o la clave se debe de dar de baja primero el articulo erróneo y posteriormente darlo de alta pero ya con los datos correctos. Consulta (f6) para consultar los datos antes capturados se debe de teclear el numero de requisición, la clave del articulo y posteriormente presionar la función que en este caso es (f6). 7.5 Consulta Situación de Requisición Dentro de esta opción podrá llevar a cabo la consulta del seguimiento que se le de cada una de las requisiciones de este almacén, pantalla 7.5. Fecha 29/09/2006 Pág 47 Versión 0.2

48 Pantalla 7.5. Consulta de las requisiciones y ver en que situación se encuentra el artículo El objetivo de esta pantalla es el de consultar las requisiciones ver en que situación se encuentra el articulo, las fechas de entrega, la cantidad surtida, que pedido se encargo del surtimiento, que cantidad queda pendiente por surtir. a) En el campo Número de Requisición es un dato de tipo numérico y es necesario para poder realizar la consulta. b) Para el campo A#o de Elaboración es un dato de tipo numérico y es necesario para realizar la consulta. Al finalizar el llenado de los datos anteriores, para observar el detalle deberá teclear F6 (Detalle). 7.6 Consulta Situación de Articulo Dentro de esta opción podrá consultar la situación de la requisición de un artículo en específico, pantalla 7.6. Pantalla 7.6. Consultar la situación de la requisición de un artículo en específico Fecha 29/09/2006 Pág 48 Versión 0.2

49 La función de esta pantalla es el de ver en que situación se encuentra el articulo, en que requisiciones, cuando fue elaborada la requisición, que cantidad fue la solicitada, en que fechas se ha recibido, que cantidad se a recibido, que pedido se encargo del surtimiento y la cantidad restante por surtir. a) Para el campo Grupo, es requerido un dato numérico y es proporcionado por el sistema al teclear la clave b) El campo Clave necesita un dato de tipo numérico y es necesario para la consulta. c) El campo Descripción, es un dato de tipo carácter y es proporcionado por el sistema al teclear la clave. d) El campo A#o de Elaboración es un campo que requiere un dato numérico y es necesario para poder realizar la consulta. Al haber finalizado el ingreso de los campos necesarios, que anteriormente se mencionan, podrá realizar las siguiente función: Detalle (f6) para obtener información adicional al presionar (f6) Teclea la clave a consultar es para escribir la clave de la cual se desea obtener información a detalle Tecleé el a#o en que se ejerció esta clave escribir el año en que se ejerció o se esta ejerciendo esta clave inmediatamente presenta una pantalla adicional con los datos a detalle para regresar a la pantalla anterior que en este caso seria Consulta Situación de req. Presione (f8). 7.7 Crear Requisición para el Primer Trimestre Dentro de esta opción se podrá generar los requerimientos para cubrir las necesidades del primer trimestre del año, pantalla 7.7. Pantalla 7.7. Crear Requisiciones para el Primer Trimestre del Año La función de esta pantalla es la de poder generar la requisiciones del primer trimestre del año de todas aquellas partidas que quedaron desiertas en la Licitación de la primera vuelta y que tienen programación en el primer trimestre. a) Para el campo Requisicion 1, es un dato numérico requerido y corresponde al número de requisición con que fue elaborada la licitación de la primera vuelta. Fecha 29/09/2006 Pág 49 Versión 0.2

50 b) Para el campo Requisicion 2, es un dato numérico requerido y corresponde al número de requisición con que fue elaborada la licitación de la primera vuelta. c) Para el campo Grupo, es un dato numérico requerido y corresponde a la clave del grupo que se desea procesar. d) Para el campo A#o a Ejercer, es un dato numérico requerido y corresponde al año en que se ejercerá la requisición. e) Para el campo No. de Requisición, es un dato numérico que corresponde al número de requisición que se le asignara automáticamente a estas partidas desiertas de licitación. El siguiente paso es pulsar la tecla F1 y escribir la palabra Proceso y presionar retorno (Enter). Fin (f8) para abandonar la pantalla y regresar al modulo de requisiciones. 7.8 Crear Licitación de Segunda Vuelta Dentro de esta opción se podrá generar la licitación de la segunda vuelta del año, pantalla 7.8. Pantalla 7.8. Crear Licitación de la Segunda Vuelta del Año La función de esta pantalla es la de poder programar la licitación de la segunda vuelta, partiendo de las partidas desiertas de la licitación de la primera vuelta. a) Para el campo Requisicion 1, es un dato numérico requerido y corresponde al número de requisición con que fue elaborada la licitación de la primera vuelta. b) Para el campo Requisicion 2, es un dato numérico requerido y corresponde al número de requisición con que fue elaborada la licitación de la primera vuelta. c) Para el campo Grupo, es un dato numérico que no es requerido cuando se ejecuta la función (f3) caso contrario cuando se ejecutan las funciones (f4) y (f5). d) Para el campo A#o a Ejercer, es un dato numérico requerido y corresponde al año en que se ejercerá la requisición. e) Para el campo No. de Requisición, es un dato numérico que corresponde al número de requisición que se le asignara automáticamente a la licitación de la segunda vuelta cuando se ejecuta la función (f3) y es necesario teclearlo cuando se ejecutan las funciones (f4) y (f5). Proceso (f3) para generar la licitación de la segunda vuelta. Fecha 29/09/2006 Pág 50 Versión 0.2

51 CancelarGrupo (f4) para eliminar un grupo de la licitación de la segunda vuelta (para que pueda realizarse este hay que ejecutar las funciones (f3) o (f5) previamente). Reprogramar (f5) para reprogramar los calendarios de entrega partiendo de la programación original. Fin (f8) para abandonar la pantalla y regresar al modulo de requisiciones. 7.9 Crear Requisición de Partidas Desiertas de Segunda Vuelta de Licitación Dentro de esta opción se podrá generar la requisición de las partidas desiertas de licitación de la segunda vuelta, pantalla 7.9. Pantalla 7.9. Crear requisición de partidas desiertas de la Segunda Vuelta Licitación La función de esta pantalla es la de poder programar las partidas desiertas de la licitación de la segunda vuelta en una requisición. a) Para el campo Requisicion, es un dato numérico requerido y corresponde al número de requisición con que fue elaborada la licitación de la segunda vuelta. b) Para el campo Grupo, es un dato numérico requerido y corresponde al grupo que se desea procesar. c) Para el campo A#o a Ejercer, es un dato numérico requerido y corresponde al año en que se ejercerá la requisición. d) Para el campo No. de Requisición, es un dato numérico que corresponde al número de requisición que se le asignara automáticamente a la requisición de partidas desiertas de licitación. Proceso (f3) para generar la requisición. Fin (f8) para abandonar la pantalla y regresar al modulo de requisiciones Complemento de Captura de Programa Anual de Adquisiciones Departamental Dentro de esta opción se podrá dar mantenimiento al Programa Anual de Adquisiciones Departamental, pantalla Fecha 29/09/2006 Pág 51 Versión 0.2

52 Pantalla Programa Anual de Adquisiciones Departamental La función de esta pantalla la de complementar la información capturada por los usuarios de acuerdo a sus necesidades. a) Para el campo Departamento, es un dato numérico requerido y corresponde a la clave del departamento. b) Nombre del Departamento, es un dato de tipo carácter y es proporcionado por el sistema. c) Para el campo Grupo, es un dato numérico requerido y es el grupo al que corresponde el artículo. d) Para el campo Clave, es un dato numérico y corresponde a la clave del artículo o cero si es un articulo aun no clasificado. e) Para el campo CABMS, es un dato de tipo carácter requerido y corresponde a la clave del Catalogo de Adquisición Bienes Muebles y Servicios. f) Para el campo Unidad Med., es un dato de tipo carácter requerido y corresponde a la unidad de medida que maneja el almacén. g) Para el campo Presentacion, es un dato de tipo carácter y corresponde a la presentación del artículo. h) Para el campo Marca, es un dato de tipo carácter y corresponde a la marca del artículo. i) Para el campo Catalogo, es un dato de tipo carácter y corresponde al catalogo que maneja el proveedor. j) Para el campo Cantidad, es un dato numérico y corresponde a la suma de las cantidades capturadas en los meses. k) Para el campo Precio de Ref., es un dato numérico requerido y es el precio de referencia del mercado. l) Para el campo Importe, es un dato numérico y es el resultado de la cantidad multiplicada por el precio de referencia m) Para el campo Existencia, es un dato numérico y corresponde a la existencia que hay en el almacén del artículo. n) Para el campo Consumo Promedio, es un dato numérico y corresponde al consumo o demanda que ha tenido el artículo. o) Para el campo Descripción Larga, es un dato de tipo carácter requerida y corresponde a la descripción detallada del artículo a programar. p) Para el campo Ene, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. Fecha 29/09/2006 Pág 52 Versión 0.2

53 q) Para el campo Feb, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. r) Para el campo Mar, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. s) Para el campo Abr, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. t) Para el campo May, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. u) Para el campo Jun, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. v) Para el campo Jul, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. w) Para el campo Ago, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. x) Para el campo Sep, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. y) Para el campo Oct, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. z) Para el campo Nov, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. aa) Para el campo Dic, es un dato numérico y corresponde a la cantidad programada para ese mes del artículo. Las funciones que podrá ejecutar en esta pantalla son las siguientes: Alta (f3) para ingresar un artículo nuevo al programa anual del departamento. Baja (f4) para dar de baja un articulo del programa anual, esta baja es lógica no física, para realizar la baja hay que consultar el articulo primero. Cambio (f5) para realizar cambios en los datos del artículo previamente capturado, para realizar algun cambio hay que consultar el artículo primero. Consulta (f6) para realizar consultas por articulo estos pueden ser clasificados o no clasificados, para consultar los artículos clasificados teclear el grupo y la clave a consultar, para los no clasificados teclear el grupo, en la clave teclear el digito cero y se consultaran todos los artículos del mismo grupo, dentro de esta función y para las claves cero aparecerán adicionalmente las funciones Siguiente (f6) para realizar la consulta uno a uno de los artículos y Salir (f8) para abandonar la consulta. Ccat para realizar consultas directas de artículos no clasificados, teclear el grupo, la clave cero y el catalogo, para ejecutar esta función es necesario presionar la tecla f1 escribir Ccat y presionar la tecla Return <enter>. Impresión (^F) para mandar al spook el reporte de la captura del programa anual solo se imprimirán los que tienen alguna cantidad programada. IntegracionxDepto (Prev) para integrar los artículos por departamento al programa anual global. IntegracionxClave (f2) para integrar por artículo al programa anual global. RepCvesnoIntegradas para mandar al spook el reporte de todos los artículos que por alguna razón no fueron integrados al programa anual global al ejecutar la función IntegracionxDepto (Prev), para ejecutar esta función es necesario presionar la tecla f1 escribir RepCvesnoIntegradas y presionar la tecla Return <enter>. Fin (f8) para abandonar la pantalla y regresar al modulo de requisiciones. 8. Spook Fecha 29/09/2006 Pág 53 Versión 0.2

54 Dentro de este módulo del sistema encontrara la lista de los reportes que hayan sido generados y podrá indicar lo que desea realizar con ellos, existen tres opciones para la primer columna que requiere datos, A que equivale a imprimir, P para borrar, y T para textual izar el archivo, es decir que podrá observar la información en pantalla, pantalla 8. Para la segunda columna, deberá ingresar el número de copias que desea imprimir el reporte. Cuando haya terminado de ingresar los datos en las columnas Acción y Copias, deberá pulsar F6 para que se ejecute la acción. Ingrese A= Imprimir P= Borrar T= Textual izar Número de Copias y Retorno (Enter) Pantalla 8. El spook es una herramienta para observar los reportes que han sido generados y podrán ser enviados para su impresión. 9. Catálogos Este módulo nos permite dar mantenimiento a los catálogos del Almacén General, pantalla Catalogo de Artículos El ingreso a este módulo, podrá realizarlo por medio de la opción catálogos del menú principal de Almacén General, pantalla 3.2 En este módulo, podrá realizar el mantenimiento al Catalogo de los Artículos del almacén, es decir será posible dar de alta nuevos artículos al catalogo, bajas de artículos o modificaciones, así como consultar los datos de un articulo en especifico, pantalla 9.1. Fecha 29/09/2006 Pág 54 Versión 0.2

55 Pantalla 9.1. Dentro de esta pantalla podrá dar mantenimiento al Catálogo de Artículos de este almacén El objetivo de esta pantalla es la de mantener actualizado el Catálogo de Artículos, además de poder consultar los datos del mismo de una manera rápida y oportuna. a) En el campo Grupo, se necesita un dato numérico de dos dígitos que identifica a que grupo pertenece ese articulo (51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, la descripción de estos, es mencionada en la Introducción del presente manual). b) El campo Clave, requiere ser llenado con un dato numérico de hasta 8 dígitos que identifica al articulo. c) Para el campo de Descripción Corta, se ingresará un dato de tipo carácter de hasta 100 caracteres que pueden ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( ó y ó,). d) El campo Origen, debe ser llenado con un dato de tipo numérico 1 = Nacional y 2 = Extranjero. e) En el campo Unidad Emp, debe ser ingresado un dato de tipo carácter de hasta 16 caracteres que pueden ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( ó y ó,). f) En el campo Unidad Med, se requiere ingresar un dato de tipo carácter de hasta 16 caracteres que pueden ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( ó y ó,) además de uniformidad en las unidades de medida. g) Para el campo Activo, se debe proporcionar un dato de tipo carácter que indica si esta activo el articulo o no, S = si esta activo y N = no esta activo. h) En el campo Factor Mínimo, se captura un dato de tipo numérico expresado en días y este en conjunto con los consumos sirve para determinar el campo Mínimo que es el mínimo en existencia que puede haber. i) En el campo Factor Maximo, se captura un dato de tipo numérico expresado en días y este en conjunto con los consumos sirve para determinar el campo Maximo que es el máximo en existencia que puede haber. j) En el campo Factor Punto de Reorden, se captura un dato de tipo numérico expresado en días y este en conjunto con los consumos sirve para determinar el campo Punto de Reorden. k) En el campo de Presentación, se requiere un dato de tipo carácter de hasta 16 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( y ). Fecha 29/09/2006 Pág 55 Versión 0.2

56 l) En el campo de Partida Pres. se deberá capturar un dato de tipo numérico de 4 dígitos que nos indica a que partida presupuestal pertenece el articulo este dato lo proporciona el sistema. m) En el campo Cabms, es requerido un dato de tipo carácter de hasta 10 caracteres y se rige por el catalogo de claves cabms. n) En el campo Rutina, se ingresa un dato carácter N ó S, de acuerdo al tipo de articulo, si es de rutina o no. o) En el campo Secofi se pide un dato de tipo numérico de hasta 5 dígitos y se rige por el catalogo de claves que envía secofi. p) En el campo Pasillo, debe proporcionar un dato de tipo carácter de hasta 2 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado y que nos indica la ubicación física del artículo. q) En el campo Anaquel, debe proporcionar un dato de tipo carácter de hasta 2 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado y que nos indica la ubicación física del artículo. r) El campo Fila, requiere un dato de tipo carácter de hasta 2 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado y que nos indica la ubicación física del artículo. s) En el campo Marca se debe capturar un dato de tipo carácter de hasta 20 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( ó y ó,) este dato es el reflejo del registro de la ultima entrada con opción a poder cambiarlo si es necesario. t) Para el campo Catalogo, se debe ingresar un dato de tipo carácter de hasta 16 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( ó y ó,) este dato es el reflejo del registro de la ultima entrada con opción a poder cambiarlo si es necesario. u) En el campo Unidades por Presentación es necesario ingresar un dato de tipo numérico de hasta 5 dígitos esto es para sacar el precio unitario de acuerdo a dicha presentación. v) En el campo Proveedor, es necesario capturar un dato de tipo numérico de hasta 4 dígitos este dato es el reflejo del registro de la ultima entrada. w) En el campo Fecha Registro, es la fecha del último registro de entrada por pedido de compra. x) En el campo Fecha Recepcion, es la fecha de la última entrada física al almacén por pedido de compra. y) Para el campo Existencia, debe ser capturado un dato de tipo numérico y es la existencia que hay de dicho artículo. z) En el campo Precio U., capture un dato de tipo numérico este dato es el reflejo del registro de la ultima entrada. Cuando haya finalizado el ingreso de todos los datos anteriores, faltará aún el campo siguiente que se encuentra en una sub-pantalla (Pantalla Catalogo de Artículos / Descripción Larga) de la anterior (pantalla 9.1. Catalogo de Artículos), en la cual se deberá proporcionar lo siguiente: aa) En el campo Descripción Larga, se requiere un dato de tipo carácter de hasta 800 caracteres que puede ser la combinación de todo el teclado recomendando NO utilizar ( ó y ó,), esta descripción aparece en una pantalla adicional a la primera como complemento de los datos del articulo y que además es indispensable que se tenga. Fecha 29/09/2006 Pág 56 Versión 0.2

57 Pantalla Pantalla de captura de la Descripción Larga de un Artículo En la pantalla del Catalogo de Artículo podrán ser ejecutadas las siguientes funciones: Alta(f3): No se puede ingresar a la base de datos artículos que ya fueron ingresados previamente, se deben de proporcionar todos los datos. Baja: No se pueden borrar de manera permanente artículos que tienen existencia. Cambio (f5): No se puede cambiar el Grupo, Clave, Tipo y Unidad Med. a los artículos que ya tuvieron algún registro de entrada en el ejercicio o que tienen existencia. Consulta (F6): Proporcionar la clave del grupo y la clave del artículo para realizar la consulta. Siguiente (^F): Será desplazado hacia la pantalla de captura de la descripción larga. Fin (f8): Abandonar la pantalla actual y regresar a la inmediata anterior. 9.2 Catalogo de Artículos por Descripción El ingreso a este módulo, podrá realizarlo por medio de la opción catálogos del menú principal de Almacén General, pantalla 3.2 Dentro de esta pantalla de Consulta del Catalogo de Artículos x Descripción se realizan únicamente consultas, en las que el patrón de búsqueda será la descripción o nombre del artículo, Marca o clave del catalogo del proveedor, pantalla 9.2. Fecha 29/09/2006 Pág 57 Versión 0.2

58 Pantalla 9.2. Pantalla en la que se realizan únicamente consultas por descripción. Para poder realizar las consultas en la pantalla de Consulta del Catalogo de Artículos X Descripción, es necesario realizar los siguientes pasos: a) En el campo Descripción, podrá ingresar una serie de caracteres a consultar la cual deberá estar encerrada entre signos de %, otra opción de búsqueda puede ser cuando la serie de caracteres este a la izquierda del signo de % la cual arrojara todos los datos que inicien con esa serie. b) El campo de Marca es un campo adicional para cerrar la búsqueda y sea mas precisa ingresando los otros dos campos como parámetros para esta búsqueda o también se puede utilizar para buscar todos los artículos de una misma marca (La búsqueda dentro de este campo cuenta con los mismas propiedades que el anterior). c) El campo de Catálogo es un campo adicional para cerrar la búsqueda y sea mas precisa ingresando los otros dos campos como parámetros para esta búsqueda. (La búsqueda dentro de este campo cuenta con los mismas propiedades que los anteriores). Al finalizar la captura de estos campos independientemente de cuales sean, deberá de teclear F6(Consulta), de esta forma será ejecutada la búsqueda. 9.3 Catalogo de Departamentos El ingreso a este módulo, podrá realizarlo por medio de la opción catálogos del menú principal de Almacén General, pantalla 3.2 En este módulo, podrá realizar el mantenimiento al Catálogo de los departamentos que adquieren insumos del almacén, es decir será posible dar de alta nuevos departamentos al catalogo, bajas de departamento o modificaciones, así como consultar los datos de un departamento en especifico. Fecha 29/09/2006 Pág 58 Versión 0.2

59 Pantalla 9.3. Pantalla en la que podrá ser actualizado el Catálogo de Departamentos El objetivo de esta pantalla es el mantener actualizado el catálogo de departamentos, y el de contar con una estructura igual para todos los almacenes además de poder consultar rápida y oportunamente los datos. La operación de esta pantalla debe ser llevada a cabo de la siguiente manera: a) En el campo Clave, debe ser capturado un dato de tipo numérico y esta dividido en tres partes de 2 dígitos cada uno, la primera parte corresponde a la dirección, subdirección o división a la que pertenece el departamento, los siguientes 2 dígitos corresponde al numero de departamento y los últimos 2 dígitos corresponden a un numero consecutivo que sirve para diferenciar algunos departamentos que coinciden en los primeros 2 dígitos y los segundos 2 dígitos y se deben diferenciar en algunos reportes o consultas; Ejemplo: colectivos 0406 primer piso y 0406 segundo piso; para cuando hay que registrar salidas a proyectos se debe de registrar como un departamento mas con los datos de dirección, subdirección o división y el numero de departamento, en los 2 últimos dígitos capturar el numero 99. b) En el campo Nombre, se debe proporcionar un dato de tipo carácter de hasta 30 caracteres que describen el nombre del departamento y que puede ser descrito con todo el teclado recomendando NO utilizar ( ó y ó,). c) El campo Nombre del Jefe, deberá ser llenado con un dato de tipo carácter de hasta 40 caracteres que describen el nombre del jefe del departamento o el responsable y que puede ser descrito con todo el teclado recomendando NO utilizar ( ó y ó,). d) Para el campo Extensiones, se cuenta con dos campos en los que se requiere capturar datos de tipo carácter y que pueden ser de hasta 4 dígitos cada uno, y se refiere a los números de extensión de cada departamento. Las funciones con que se encontrara en esta pantalla son: Alta(f3): No se puede ingresar a la base de datos departamentos que ya fueron ingresados previamente, se debe de proporcionar todos los datos. Baja (f4): No se pueden borrar de manera permanente departamentos que ya tuvieron movimientos de salida o devoluciones durante el ejercicio. Fecha 29/09/2006 Pág 59 Versión 0.2

60 Cambio (f5): No se puede cambiar la Clave del departamento por ningún motivo, lo más recomendable es darla de Baja(f4) siempre y cuando no tenga ningún tipo de movimiento ya sea de salida o devoluciones. 9.4 Catalogo de Grupos El ingreso a este módulo, podrá realizarlo por medio de la opción catálogos del menú principal de Almacén General, pantalla 3.2 En este módulo, podrá realizar el mantenimiento al Catalogo de los grupos en los que se encuentran clasificados los insumos del almacén, es decir será posible dar de alta nuevos grupos al catalogo, bajas de un grupo o modificaciones, así como consultar los datos de un grupo en especifico. Pantalla 9.4. En ésta pantalla podrá realizar el mantenimiento al catalogo de los grupos en los que se encuentran clasificados los insumos del almacén El objetivo de esta pantalla es la de mantener actualizado el catalogo de grupos, y el de poder consultar rápida y oportunamente los datos. Para poder realizar las funciones que contiene esta pantalla, deberá realizar los siguientes pasos: a) En el campo Grupo, es necesario capturar un dato de tipo numérico de 2 dígitos y corresponde a los diferentes grupos de artículos que existen en los almacenes. b) En el campo Partida, se requiere un dato de tipo numérico de hasta 4 dígitos y es la partida presupuestal a la que corresponde el grupo. c) En el campo Descripción, es necesario que capture la Descripción o nombre del grupo. Las funciones que podrá ejecutar en esta pantalla son las siguientes: Alta (f3): para ingresar un nuevo grupo a la base de datos. Baja (f4): para borrar de manera permanente el grupo de la base de datos. Cambio (f5): para realizar cambios en los datos del grupo. Fin (f8): para regresar a la pantalla anterior. La consulta se realiza de manera automática al teclear el Grupo siempre y cuando exista dicho grupo en la base de datos. Fecha 29/09/2006 Pág 60 Versión 0.2

61 9.5 Catalogo de Consumos En este modulo, podrá realizar el mantenimiento al catalogo de los consumos que le han sido autorizados a cada departamento en los que se encuentran indicados los insumos que cada departamento podrá pedir del almacén, es decir será posible dar de alta nuevos artículos al catalogo, bajas de un articulo o modificaciones, así como consultar los consumos de un departamento en especifico. Pantalla 9.5. En ésta pantalla podrá realizar el mantenimiento al catalogo de los consumos en los que se encuentran clasificados los insumos del almacén El objetivo de esta pantalla es la de mantener actualizado el catalogo de consumos, y el de poder consultar rápida y oportunamente los datos. Para poder realizar las funciones que contiene esta pantalla, deberá realizar los siguientes pasos: a) En el campo Depto, es necesario capturar un dato de tipo numérico de 6 dígitos y corresponde a la clave del Departamento que desea consultar, en el caso en que se deseo observar todos los artículos que tiene autorizados un departamento. b) En el campo Clave, es necesario que capture la clave del articulo que desea manipular. c) En el campo Cantidad, debe capturar la cantidad que se autoriza para el consumo de ese departamento. d) En el campo Periodo, debe capturar el periodo en que será autorizado el consumo. Las funciones que podrá ejecutar en esta pantalla son las siguientes: Alta (f3): para ingresar un nuevo artículo para que pueda ser consumido por algún departamento determinado. Baja (f4): para borrar de manera permanente el artículo dado de alta para que puedan realizarse los consumos de este. Cambio (f5): para realizar cambios en los datos del artículo respecto a los consumos autorizados para un departamento. Fin (f8): para regresar a la pantalla anterior. 9.6 Catalogo de Días de Surtimiento Este catalogo solo nos muestra los días en que podrán ser surtidos los departamentos del instituto. Fecha 29/09/2006 Pág 61 Versión 0.2

62 Pantalla 9.6. En ésta pantalla podrá realizar el mantenimiento al catalogo de los días de surtimiento en los que serán atendidos las solicitudes de insumos del almacén a los diferentes departamentos El objetivo de esta pantalla es la de mantener actualizado el catalogo de días de surtimiento. Para poder realizar las funciones que contiene esta pantalla, deberá realizar los siguientes pasos: a) En el campo Día, es necesario capturar el día en que serán surtidos los pedidos de cada departamento, para este campo solo se tienen las siguientes opciones, LUN, MAR, MIE, JUE, VIE. 9.7 Catalogo de Usuarios que Capturan el Programa Anual El ingreso a este módulo, podrá realizarlo por medio de la opción catálogos del menú principal de Almacén General, pantalla 3.2 En este módulo, podrá realizar el mantenimiento al Catálogo de Usuarios P.A. que podrán realizar su programación anual de artículos de acuerdo a sus necesidades departamentales. Fecha 29/09/2006 Pág 62 Versión 0.2