MANUAL OPERATIVO AGENCIAS DE DESARROLLO RURAL DEL PESA

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1 MANUAL OPERATIVO DE AGENCIAS DE DESARROLLO RURAL DEL PESA Página 1 de 72

2 Contenido I. Mensaje II. Introducción... 4 III. Objetivos y Alcance Objetivo general Objetivos específicos Alcance.. 5 IV. El método PESA 4.1. Qué es el PESA? Método PESA.. V. El concepto de Agencia de Desarrollo Rural ADR PESA 5.1. Definición de ADR Misión y Visión Requisitos mínimos de operación Funciones de la ADR.. VI. Derechos y obligaciones de la ADR Derechos de la ADR Contratación como ADR Focalización y fondeo Capacitación técnica metodológica Del personal técnico de la ADR Obligaciones de la ADR Monitoreo y evaluación de procesos y resultados... VII. Estructura organizacional de la ADR Estructura organizacional Descripción general de puestos En la Dirección En la Administración En la Operación En el Soporte. 21 VIII. Validación, refrendo y acreditación de ADR Selección y validación de ADR Requisitos mínimos de elegibilidad de ADR Refrendo de ADR Acreditación de ADR Acreditación de facilitadores 25 IX. Glosario de Siglas y Definiciones X. Anexos.... Anexo 1. Antecedentes del PESA. Anexo 2. Principios ADR. Anexo 3. Valores ADR.. Anexo 4. Fundamento legal de las ADR.. Anexo 5. Carta compromiso para validación de ADR Anexo 6. Contratos Tipo de prestación de servicios PESA..... Anexo 7. Guía para el llenado del Calendograma de la ADR. Página 2 de

3 I. Mensaje. Las instituciones en su transformación, viven una serie de cambios, estos provocan variaciones significativas en las relaciones de los órganos que la componen. El presente manual pretende la interpretación de esta realidad conjuntando las vivencias del pasado, la comprensión del presente y la proyección al futuro. Ing. Francisco Aguirre Pineda Director Nacional PESA Página 3 de 72

4 II. Introducción. Dada la importancia del papel que desempeñan las Agencias de Desarrollo Rural (ADR) en el Proyecto Estratégico para la Seguridad Alimentaria (PESA), por su contacto permanente con las familias de las comunidades rurales, sus necesidades, problemáticas y oportunidades, es primordial contar con información ordenada y sistemática que las oriente sobre el marco normativo general, su organización, funciones y procesos. Para resolver la necesidad del punto anterior, se ha creado el presente manual como un instrumento básico de referencia operativa para las ADR dentro del PESA que, entre otras cosas, permitirá la identificación, control y administración de los esfuerzos del personal. El documento expone en su desarrollo: a) los procesos en los cuales participan las ADR, b) los lineamientos internos e institucionales que orientan su marco de actuación y, c) la estructura básica de la organización, sus jerarquías, grados de responsabilidad y funciones, a fin de encontrar una relación y sinergia que apoye el logro de sus objetivos. El manual está dirigido a todos y cada uno de los miembros de la Agencia de Desarrollo Rural. Su aplicación es en sentido general, pues su diseño se ha realizado sobre aspectos comunes aplicables a las ADR y con base en las buenas prácticas, hasta ahora sistematizadas, en el quehacer de las agencias. Además, es importante considerar que la gran limitante es tratar de atender los temas particulares de cada ADR, pues éstos son normalmente originados por su propia estructura legal, organización, ubicación geográfica y necesidades específicas. Finalmente, es de destacar que este manual, fue diseñado en observancia a las Reglas de Operación de los programas de la SAGARPA, a fin de mantener el marco normativo que direcciona el destino y la aplicación de los recursos que emplea el PESA. Página 4 de 72

5 VALIDACIÓN Y III. Objetivos y Alcance Objetivo General. El objetivo general del presente manual es establecer el marco de actuación de las Agencias de Desarrollo Rural y sus facilitadores en la operación del PESA, mediante la definición de lineamientos generales, así como de políticas y procesos operativos Objetivos Específicos. a) Definir a las Agencias de Desarrollo Rural del PESA, su misión, visión, funciones y competencias. b) Definir los procesos generales en que participan las ADR y las condiciones mínimas de trabajo para la implementación del PESA. c) Dar a conocer los derechos y obligaciones que las ADR adquieren al ser validadas y contratadas para la operación del PESA. d) Proporcionar a las ADR una guía para la definición de su estructura organizacional que garantice un desempeño óptimo en la prestación de los servicios y alcanzar los resultados esperados del PESA. e) Dar a conocer los procedimientos de selección, validación y refrendo, así como el sistema de acreditación de ADR y facilitadores Alcance. El ámbito de aplicación del presente manual comprende al personal que integra a toda la organización de la ADR PESA, por lo que su cumplimiento aplica a todos aquellos que la conforman. Sin distinción por su origen, personalidad jurídica, régimen de responsabilidad, estatutos, reglamentos y fuente de recursos para su operación, este documento representa la referencia general para la operación de las ADR en el servicio PESA. Página 5 de 72

6 IV. El Método PESA Qué es el PESA? El PESA, Proyecto Estratégico para la Seguridad Alimentaria, es una estrategia diferenciada para promover y contribuir al desarrollo rural de zonas marginadas de México, impulsada por la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación SAGARPA en coordinación con las Secretarías de Desarrollo Agropecuario de los gobiernos de los Estados participantes y cuenta con la asistencia técnica de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura, quien se encarga del diseño de la estrategia del proyecto y la metodología a emplear, así como de la capacitación de los actores que participan en su operación. Una descripción detallada de sus antecedentes, objetivos, actores, el método y la estrategia puede ser consultada en la página web de la UTN del PESA: En dicha sección, se pueden consultar temas relacionados con la metodología PESA, en particular las guías metodológicas que permitirán apoyar el desarrollo de la estrategia en campo; así mismo, la capacitación técnica PESA, la seguridad alimentaria y documentos históricos. En la página web de la Subsecretaría de Desarrollo Rural de la SAGARPA ( se encuentra la información relacionada con la normatividad y los lineamientos operativos aplicables al PESA, el presente manual, así como, noticias relevantes del proyecto. Se encuentran también los lineamientos del Grupo Operativo PESA, los cuales permiten establecer el marco de actuación del mismo y de sus integrantes. Adicionalmente, es importante señalar que para contar con el conocimiento de la estrategia PESA y sus fases será esencial cursar el Diplomado en línea PESA, de acuerdo a los mecanismos establecidos para tal fin, mismos que se darán a conocer con oportunidad una vez que la agencia inicie su participación en el PESA Método PESA. Es el conjunto de conocimientos, técnicas y procesos que se utilizan en el diseño y operación de programas de desarrollo rural para satisfacer las necesidades de familias y grupos de las zonas marginadas del país. Diagrama de Proceso Metodológico PESA 1 PROMOCIÓN 2 PLANEACIÓN 3 CICLO DE PROYECTOS 4 EVALUACIÓN Subprocesos: 1.1. Visión Regional 1.2. Visión Comunitaria 1.3. Estrategia de Intervención 1.4. Matriz de Planificación Subprocesos: 2.1. Diseño 2.2. Gestión 2.3. Puesta en Marcha 2.4. Seguimiento 2.5. Evaluación y Cierre Marco Metodológico Subprocesos: 3.1. Evaluación Ciclo de Proyectos 3.2. Evaluación Sistema PESA Página 6 de 72

7 V. El concepto de Agencia de Desarrollo Rural ADR PESA Definición de ADR. Es una persona moral, sin fines de lucro, apartidista, laica y autónoma, integrada por mujeres y hombres principalmente profesionistas que no funjan como funcionarios públicos ni pertenezcan al Poder Legislativo y que cuenten con perfiles técnicos y sociales en el ámbito rural, con arraigo y conocimiento previo en la región donde operan, con capacidad de gestión y liderazgo y que está enfocada en el trabajo y desarrollo en zonas marginadas. Las ADR son las responsables de aplicar la metodología del PESA con las comunidades. La estrategia PESA busca crear las condiciones y la plataforma para lograr un desarrollo integral sustentable, por tanto, la misión de la ADR adicional a las metas establecidas en los contratos es contribuir con las comunidades en el desarrollo de esta plataforma. El valor de una ADR radica en constituirse como una entidad: a) Con compromiso y conocimiento que permita que la intervención en la realidad rural sea positiva y de impacto para lograr la incorporación de las regiones en la dinámica del desarrollo nacional. b) Para la interlocución con las comunidades rurales de su región y las instituciones gubernamentales. c) Con capacidad para establecer relaciones de confianza con la población rural y fomentar la motivación y autoestima de las personas del medio rural. d) Con capacidad para escuchar, entender la realidad y la cultura rural, reconocer su problemática y oportunidades y generar propuestas de solución en conjunto con la población rural. En sentido formal, las ADR son las entidades responsables de la operación del PESA y desarrollan un conjunto de servicios denominados servicios integrales proporcionados por una ADR para la promoción de la organización con objeto de mejorar el uso, la producción y el acceso a los alimentos con el diseño y la puesta en marcha de proyectos productivos, obras de conservación y uso sustentable de suelo y agua, a fin de coadyuvar a la seguridad alimentaria y mejorar los mercados locales, compuestos a su vez por procesos que llevan a la generación y entrega de una serie de productos Misión y Visión. En congruencia con los ideales de FAO y SAGARPA en materia de desarrollo rural, la misión y visión de una Agencia de Desarrollo Rural es: Misión: Promover el desarrollo humano de las familias campesinas del medio rural de manera subsidiaria, mediante procesos y servicios de promoción, organización campesina participativa, asistencia técnica, capacitación, gestión de proyectos productivos encaminados a la generación de ingreso y la autosuficiencia alimentaria microrregional. Visión: Consolidarse, social y económicamente, como una estructura local interdisciplinaria, que promueva el desarrollo rural integral del territorio de su atención, mediante la articulación de programas e instituciones gubernamentales y privadas Requisitos mínimos de operación. Para alcanzar los objetivos y metas planteadas por el PESA, los requisitos mínimos de operación son: Página 7 de 72

8 a) Experiencia profesional. Contar con profesionales con experiencia mínima de un año de trabajo con comunidades en planeación participativa, formulación, ejecución y evaluación de programas y proyectos a escalas local y regional, en el sector rural. b) Cuadro técnico. Integrado por al menos seis profesionales, entre ellos un Coordinador de Campo, que no estén condicionados en el PESA o no elegibles en el registro de PSP de la SAGARPA. La plantilla de facilitadores deberá contar con al menos cinco integrantes aprobados satisfactoriamente en el Diplomado en Metodología PESA para Agentes de Desarrollo Rural. El coordinador(a) que sea preferentemente de la región, con amplio conocimiento de la misma y con experiencia mínima de un año en procesos de desarrollo rural, diseño de estrategias y ejecución de proyectos rurales y manejo de personal. El cuadro técnico podrá estar conformado por dos profesionales con perfil agrícola, dos pecuarios y uno del área de las ciencias sociales, adicionalmente, es altamente recomendable la incorporación de un especialista en nutrición y uno en agua. c) Disposición a ser capacitada. La ADR tendrá disposición para ser capacitada, certificada o calificada como agente PESA por la FAO-SAGARPA, para lo cual pondrá a disposición su personal de campo, a quienes brindará todas las facilidades (tiempo, soporte y recursos) para su buen desempeño. d) Instalaciones y equipo. Oficinas preferentemente ubicadas en la región de interés, con la infraestructura y equipo necesarios para el desarrollo de los servicios. Tener una ubicación local, esto es, estar ubicada en una cabecera municipal o localidad estratégica de la zona de atención. Contar con vehículos propios de la ADR y acordes a las condiciones de su región, que permita a sus facilitadores dar atención a las localidades de trabajo asignadas. Contar con el equipo y mobiliario necesarios para la prestación de los servicios, así como disponer de los medios de comunicación y conectividad. e) Acceso a sistemas de información en línea. Comprende el personal, equipo y conectividad que le permitan operar eficientemente. f) Administración de recursos. Debido a que el contrato PESA obliga a destinar el 70% del presupuesto en costos directos, la ADR deberá realizar una administración eficiente que garantice la operación continua de los facilitadores en las comunidades de atención Funciones de las ADR. De acuerdo a las Reglas de Operación de la SAGARPA 2012, las ADR prestarán servicios integrales para la promoción de la organización con objeto de mejorar el uso, la producción y el acceso a los alimentos con el diseño y puesta en marcha de proyectos productivos, obras de conservación y uso sustentable de suelo y agua, a fin de coadyuvar a la seguridad alimentaria y mejorar los mercados locales. En ese sentido y con base en el proceso metodológico PESA, la función primordial de una ADR es desarrollar capacidades en la población rural para la implementación de planes y proyectos en regiones de alta y muy alta marginación. a) Promoción. Es función de la ADR implementar la promoción como un proceso continuo que hace operativa la estrategia PESA al provocar que la gente QUIERA, SEPA Y PUEDA. Ello, integrando acciones de organización, capacitación Página 8 de 72

9 y asistencia técnica en los procesos de desarrollo comunitario, fomentando la participación organizada de la población rural, a partir de su cultura y condiciones socioeconómicas con la finalidad de establecer una relación de confianza y de información en doble vía de carácter permanente entre la ADR y la comunidad. En ese sentido, las funciones de la ADR en el proceso de promoción se definen como: Querer Saber Poder b) Planeación. Realizar la promoción humana y comunitaria, que permita la motivación y cambio de actitud de las personas y familias de las comunidades para cristalizar proyectos. Proporcionar nuevos conocimientos y habilidades a través de la asistencia técnica y capacitación que permita la implementación de un proyecto productivo. Gestionar el financiamiento de proyectos productivos y de cosecha, almacenamiento y uso de agua a través de los programas de SAGARPA. Es función de la ADR realizar el proceso de planeación, el cual se encuentra integrado por las siguientes fases: Visión Regional, Visión Comunitaria, Estrategia de Intervención y Matriz de Planificación Microrregional. En cada una de estas fases las funciones de la ADR serán: Fase Visión Regional (VR) Visión Comunitaria (VC) Estrategia de Intervención (EI) Matriz de Planificación Microrregional (MPMR) c) Ciclo de proyectos. Función de la ADR Obtener un diagnóstico (VR) para precisar la vocación productiva de una microrregión, que permita el establecimiento de sistemas de producción pertinentes, viables y sustentables. Definir la VC de la microrregión a través de la aplicación de la metodología participativa en cada comunidad. La VC es la integración de los planes comunitarios y la definición de la vocación productiva de los pobladores de la microrregión. Formular la EI a partir del análisis de fenómenos y tendencias que registra la microrregión para identificar los factores que limitan o posibilitan el desarrollo de acuerdo a tres etapas (Promocional, Alimentos, Ingresos). Orientar sus recursos humanos y materiales para ejecutar los proyectos que surjan. Identificar y plantear actividades relacionadas con el fortalecimiento de la gestión local. Señalar aspectos de coordinación interinstitucional para complementar recursos y acciones suficientes para la ejecución de los proyectos. Alimentar y actualizar la MPMR con el objetivo de mostrar la viabilidad técnica, económica y social de los proyectos. En este proceso la función de la ADR comprende la facilitación del Diseño, Gestión, Puesta en marcha, Seguimiento y Evaluación de los proyectos que, en su momento, se hubieran considerado viables. Página 9 de 72

10 En ese sentido, deberá considerar la participación activa de las comunidades y/o beneficiarios de los proyectos en todas las etapas del ciclo de proyectos. Así mismo, deberá capacitar y desarrollar nuevas habilidades en la población para la instalación, manejo y control, garantizando el éxito de los proyectos. d) Evaluación de resultados y desempeño. En la evaluación de resultados se lleva a cabo una medición del cumplimiento de las metas y/o resultados esperados e índices de desempeño que fueron planteados por la ADR. En este sentido, la ADR tendrá la función de facilitar el proceso de evaluación, que será realizado por el personal del CECS de cada estado. De manera particular, la ADR dispondrá de los tiempos necesarios para facilitar la verificación de los proyectos y sus resultados de campo y de la aplicación de los diferentes instrumentos de seguimiento y evaluación. Página 10 de 72

11 VI. Derechos y obligaciones de la ADR 6.1. Derechos de la ADR Contratación como ADR. a) Ser validada por FAO. La FAO a solicitud del GOP de cada estado validará a las sociedades y asociaciones propuestas como ADR para aplicar la metodología del PESA en la región de atención. La validación tendrá vigencia únicamente para el ejercicio solicitado. b) Contratación como ADR. Las ADR tendrán como derecho la suscripción con la Instancia Ejecutora del contrato de servicios que deberá precisar la cobertura de atención, los procesos y servicios y la forma de pago. Los contratos tipo para las diferentes etapas del PESA se encuentran como anexo de este manual. c) Plazo del Contrato. Teóricamente el contrato tiene una duración de 12 meses para poder pagar lo autorizado en las reglas de operación vigente, cuando existan limitantes por los tiempos institucionales, se procederá a contratar de la siguiente manera: a. Planeación: Duración 4 meses y su pago será proporcional. b. Planeación y Ciclo de Proyectos hasta puesta en marcha: Duración de 8 meses y pago proporcional. c. Planeación, Ciclo de proyectos y Evaluación: Duración 12 meses y pago total. d) Pago oportuno por sus servicios. El esquema de pagos de las ADR deberá ser acordado en el marco del GOP de cada estado, con base en la experiencia se sugieren los siguientes porcentajes: 70% inicial y 30% al finiquito. La Instancia Ejecutora deberá prever el pago oportuno toda vez que las ADR hayan cubierto los requisitos de los mismos. e) Ser evaluada por el CECS y acreditada en listas de desempeño de la SAGARPA. El seguimiento a la calidad de los servicios de las ADR deberán ser proporcionados por los CECS correspondientes, mismo que deberá sujetarse al Sistema de Seguimiento y Evaluación (SSE PESA) diseñado por la UTN del PESA en su calidad de Unidad Técnica Especializada y validado por la SAGARPA. f) Refrendo de validación FAO y opción de nuevo contrato. Posterior al dictamen de desempeño emitido por el CECS correspondiente, las ADR tendrán opción a un nuevo contrato, lo cual dependerá de la disponibilidad de recursos presupuestales. El GOP, previo a la contratación deberá solicitar el refrendo de la validación FAO para un siguiente ciclo de servicios Focalización y fondeo. a) Asignación de localidades en una región. La selección de localidades se deberá realizar siguiendo la normatividad aplicable y la metodología del PESA, evitándose la designación de las mismas por el GOP o las autoridades municipales. b) Respaldo institucional: Gobierno estatal, Delegación SAGARPA, CECS y la UTN-FAO del PESA. Las ADR tienen el derecho a contar con el respaldo de las instituciones del GOP toda vez que se conduzcan en su actuar con apego a la normatividad, el manual de operación de ADR y a la metodología del PESA y sus principios. Es altamente recomendable que al inicio de los servicios el GOP presente de manera formal a las ADR con las autoridades y otras instituciones con influencia en la región. c) Seguridad en el fondeo de proyectos de infraestructura productiva y agua. Los resultados de las ADR se ven potencializados cuando los proyectos que han surgido de la aplicación de la metodología tienen el fondeo suficiente y oportuno. Página 11 de 72

12 Capacitación técnica metodológica. Los procesos de capacitación en que deberán participar las ADR, ejerciendo su derecho a ser capacitadas y de los cuales obtendrán los elementos para una óptima implementación del PESA, están organizados de acuerdo a la metodología del PESA y a los procesos y productos que forman parte de los contratos de servicios son: (1) Inducción de ADR (2) Planeación (3) Operación de (4) Seguimiento de Proyectos Proyectos (5) Evaluación de Resultados ADR Inducción al PESA Diplomado PESA Diplomado PESA Capacitación técnica por tipo de proyecto Talleres Metodológicos Inducción al Diplomado PESA Acompañamiento en campo Acompañamiento en campo Acompañamiento en campo Acompañamiento en campo Sistemas de Información PESA Clínicas Metodológicas Talleres Metodológicos Actualización Sistemas Información PESA Actualización Sistemas Información PESA Sistemas Información PESA Sistemas Información PESA Talleres o cursos: Inducción al PESA. Inducción al Diplomado en linea Metodología PESA para Agentes de Desarrollo Rural. Administración de ADR. Sistemas de Información: ficha de ADR Diplomado/Acompañamiento /Clínicas Metodológicas: Promoción social y humana. Visión Regional - VR Visión Comunitaria - CV, según etapa ADR: 1) Proceso Metodológico, 2) Ajustes en el Proceso Metodológico. Estrategia de Intervención EI. Matriz de Planificación - MPMR. Ajustes EI, VR, VC, EI y MPMR. Captura de Ficha de ADR. Diplomado/Acompañamiento /Talleres: Proceso del ciclo de proyectos Diseño: Elementos para el diseño de proyectos, Análisis de Modelos Productivos, Elaboración de Proyectos y Formulación de Planes de Negocios. Proceso para la puesta en Marcha de Proyectos Construcción, según etapa de las ADR: Sistemas de captación y almacenamiento de agua, Estufas ahorradoras de leña, Conservación de granos, Traspatio agrícola, Traspatio pecuario, Horticultura protegida, etc. Diseño de Obras COUSSA. Conservación de suelo y agua. Sistemas de Información PESA: Matriz de Proyectos. Capacitación Técnica/Acompañamiento por tipo de proyecto y a demanda del equipo estatal de la UTN, según etapa de ADR: Mantenimiento y/o rehabilitación de: Sistemas de captación y almacenamiento de agua y Estufas ahorradoras de leña. Manejo de sistemas de producción de alimentos: traspatio agrícola, traspatio pecuario, milpa, etc. Proyectos generadores de ingresos: horticultura protegida, frutales, cabras, etc. Aprovechamiento de agua. Sistema de Seguimiento Metodológico y Productos. Actualización de Sistemas de Información PESA: Matriz de Proyectos. Capacitación metodologica/acompañamiento en procesos de evaluación: Evaluación de ADR. Evaluación de Modelos Productivos. Evaluación de Estrategias. Actualización de Sistemas de Información PESA: Matriz de Proyectos y Ficha de ADR Del personal técnico de la ADR. Página 12 de 72

13 a) Capacitación y superación profesional permanente. b) Libertad para contratar al personal siempre y cuando cumplan con el perfil requerido. c) Acceso a capacitación en línea de los diplomados diseñados para este fin. d) Contar con un esquema de acreditación como facilitador PESA. e) Disponer de los medios de trabajo de manera suficiente y oportuna. f) Recibir su salario y/o honorarios, con base en las recomendaciones de este manual Obligaciones de la ADR. Una vez que las agencias han firmado su contrato e inician su colaboración en el PESA, adquieren las obligaciones que se describen a continuación: a) Estricto apego a los principios PESA. Sus servicios deberán contemplar la aplicación del proceso metodológico del PESA, realizándose los procedimientos y productos establecidos. b) Mantener contacto permanente con las localidades PESA. En los procesos de planeación, en las fases del ciclo de proyectos y en la evaluación de resultados, las ADR se obligan a brindar asistencia técnica de manera suficiente y oportuna. c) Mantener actualizado el sistema de información del PESA. Esta labor es de carácter permanente a fin de asegurar de manera veraz y oportuna la disponibilidad de información producto de la operación del programa. d) Informar de desviaciones y presiones que afectan la aplicación metodológica. Éstas podrán notificarse por cualquier medio a los integrantes del GOP, a la Unidad Responsable del PESA en la SAGARPA y/o a la UTN del PESA FAO (utn.fao@utn.org.mx). e) Facilitar la labor de acompañamiento y capacitación de la UTN-FAO del PESA. Es obligación de la ADR dotar de los tiempos, medios, espacios y del personal para que la UTN-FAO del PESA realice satisfactoriamente su labor de acompañamiento y capacitación en campo, gabinete, a distancia o en aula. f) Facilitar la labor de seguimiento y evaluación de los CECS. La ADR tendrá plena disponibilidad para que el CECS realice la aplicación del SSE PESA en campo o documental, previendo los tiempos, espacios y medios para su realización con base en una planeación previamente acordada. g) Solicitar por escrito las demandas de capacitación. Éstas podrán ser canalizadas por cualquier medio a la UTN-FAO del PESA a través de los Enlaces o del Director Estatal. h) Mantener un ambiente laboral adecuado que reduzca la rotación de facilitadores. A fin de garantizar la continuidad, fortalecimiento, consolidación y superación profesional de los facilitadores las ADR se obligan a mantener un ambiente laboral adecuado. i) Proporcionar los medios de trabajo necesarios y ofrecer salarios competitivos. La rotación de facilitadores tiene una alta correlación con salarios poco competitivos e inoportunos, así como con la falta de medios adecuados para el buen desempeño del personal de las ADR Monitoreo y evaluación de procesos y resultados. Dado que los servicios que prestan las ADR en el PESA forman parte de los servicios contemplados dentro del Programa de Desarrollo de Capacidades y Extensionismo Rural, las Reglas de Operación de la SAGARPA 1 señalan que la calidad de los servicios profesionales está sujeta a la supervisión y dictamen por un Centro Estatal de Capacitación 1 Artículo 33 de las Reglas de Operación de los Programas de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación. DOF y reformado el Página 13 de 72

14 y Seguimiento de la Calidad de Servicios Profesionales - CECS 2. La SAGARPA ha promovido que los CECS sean operados por instituciones de educación superior de cobertura estatal y nacional 3, existiendo lineamientos específicos que rigen su actuación 4. Los lineamientos específicos en la materia mandatan la existencia de Unidades Técnicas Especializadas - UTE para los programas con carácter estratégico nacional, como es el caso del PESA, las cuales son las responsables de generar los lineamientos metodológicos, instrumentos e indicadores para dar seguimiento a la calidad de los servicios y dictaminar el grado de desempeño. La UTN-FAO es considerada como la Unidad Técnica Especializada del PESA, con base en ello es la responsable de generar el Sistema de Seguimiento y Evaluación SSE a emplearse por los CECS para determinar la satisfacción del cliente y el desempeño de las ADR. El CECS está obligado a aplicar el SSE del PESA y las orientaciones metodológicas, procedimientos, instrumentos e indicadores de resultado, se encuentran en el Manual del SSE del PESA, disponible en 2 Anexo I de las Reglas de Operación de los Programas de la SAGARPA. Un CECS es una institución de enseñanza o investigación acreditada, por la SAGARPA a nivel estatal, para capacitar, verificar la calidad y establecer la satisfacción del cliente de los servicios de desarrollo de capacidades y extensionismo rural; así como, para elaborar las listas de desempeño de los extensionistas y prestadores de servicios que participan con servicios de capacitación, asistencia técnica y consultoría. 3 Artículo 4, inciso c.5. Lineamientos del Componente de Desarrollo de Capacidades y Extensionismo Rural. DOF Manual de procesos y procedimientos para la operación de los Centros Estatales de Capacitación y Seguimiento de la Calidad de los Servicios Profesionales, Página 14 de 72

15 VII. Estructura Organizacional de la ADR Estructura Organizacional. La estructura organizacional de una Agencia de Desarrollo Rural varía según el origen de su constitución legal, sus necesidades organizacionales y el medio físico, económico, político, social en el que se desarrolla. Por lo tanto, sus niveles de organización pueden ser tan simples o tan complejos como sus necesidades de operación lo requieran. Sin embargo, es necesario contar con una referencia base para todas las ADR que oriente su operación hacia una misma línea general sobre las exigencias actuales del PESA y de los resultados esperados. Al inicio de los servicios del PESA, la estructura organizacional de las ADR es sencilla y a medida en que se avanza en las etapas de intervención las exigencias de especialización son más evidentes. Una estructura de ADR enfocada a la especialización podrá tomar como base la atención de proyectos específicos, en particular los de producción de alimentos, generación de ingresos o de otros temas estratégicos como nutrición, micro-ahorro y la conservación de suelo y aprovechamiento de agua. A futuro, la estructura de las ADR deberá responder a las exigencias de mercado, de organización y de construcción de cadenas productivas, lo cual requiere una especialización mayor que se refleje en un diseño organizacional distinto. De acuerdo con lo anterior, el tipo y número de personal será considerado de manera indistinta en el siguiente catálogo de cargos. Página 15 de 72

16 Nivel Cargo Dependencia de: Supervisa a: 1 Dirección Socios (Asamblea General) Director General de ADR Nivel Administrativo, Operativo y de Soporte. 2 Administrativo Gerente General ADR Coordinador General ADR Socios (Asamblea General) Nivel Administrativo, Operativo y de Soporte. Coordinador Administrativo Analista Administrativo Secretaria Coordinador Contable Analista Contable 3 Operativo Facilitador Especializado Facilitador de Campo 4 Soporte Analista de Informática Otro (Servicio Social) Otro (Prácticas Profesionales) Coordinador General ADR Coordinador General ADR Coordinador General ADR Coordinador General ADR Facilitadores Analista Administrativo Analista Contable A continuación se presentan las recomendaciones de apoyo sobre tabulador de sueldos: Cargo Rango propuesto Coordinador De $13, $15, Facilitador de Campo De $10, $12, Auxiliar Contable/Informática De $5, $6, Auxiliar Administrativo/Secretaria De $4, $5, Servicio Social (beca) De $2, $3, Descripción general de puestos. La ADR puede contar con áreas generales de alta dirección, administrativas y operativas. Pueden variar según su origen, naturaleza y necesidades específicas de organización En la Dirección. Asamblea General de Socios Objetivo. Toma de decisiones conjuntas por la Asamblea General de Socios para dirigir la misión y visión de la Agencia de Desarrollo Rural (ADR). Naturaleza, Nivel Jerárquico y Relaciones Funcionales. La Asamblea General de Socios es la más alta autoridad que representa el nivel de Dirección en la Agencia de Desarrollo Rural (ADR). Es responsable de la toma de decisiones estratégicas, operativas y financieras que permiten el logro de la misión y visión de la ADR. Es un órgano interno que puede estar formado por el personal que ocupa los niveles gerenciales (Director o Socios) por lo que la relación interna y toma de decisiones es directa con aquéllos que la integran. Mantiene relación externa con el CECS, GOP, Gobiernos Estatales, Consejos Municipales y Consejos Distritales. Página 16 de 72

17 Funciones generales. a) Dirección o rumbo estratégico de la ADR. b) Gestión de proyectos. Funciones específicas. a) Planear y tomar decisiones financieras estratégicas para la ADR. b) Planear y ejecutar decisiones estratégicas que dirijan el rumbo de la ADR, tomando como base la estructura metodológica PESA. c) Guiar los esfuerzos del personal para la visión y misión de la empresa. d) Acordar contrato de servicio; requisitos, montos, tipos y lista de proyectos; metodología; pagos; capacitación y entrega de informes en tiempo y forma con el GOP (Grupo Operativo Estatal PESA). Otras funciones. Elaboración y entrega de productos del contrato de servicio. Cargos. El nivel de Alta Dirección se encuentra conformado por cualquiera de los siguientes cargos o los que de acuerdo a su estructura o necesidades considere cada Agencia: Nivel Cargo Dependencia de: Supervisa a: 1 Dirección Socio (Asamblea General) Director General ADR En la Administración Gerencia o Coordinación General N/A Nivel Administrativo, Operativo y de Soporte. Objetivo. Administración general de la Agencia, encaminando los esfuerzos de la asociación al logro de sus objetivos, manteniendo adecuadas relaciones ante las diferentes instituciones con las que se trabaja, evaluando y tomado decisiones que involucran el funcionamiento general de la ADR. Naturaleza, Nivel Jerárquico y Relaciones Funcionales. El Gerente o Coordinador General es la autoridad que representa el nivel Gerencial en la Agencia de Desarrollo Rural (ADR). Es responsable de la administración, coordinación, control de operación y entrega de resultados de la ADR bajo un esquema de transparencia, para dar cumplimiento a los objetivos PESA. Mantiene relación externa con el CECS, GOP, Gobiernos Estatales, Consejos Municipales y Consejos Distritales. Funciones generales. a) Desarrollo de capacidades de la población objetivo. b) Gerencia. c) Especialista técnico. d) Gestión de proyectos. e) Promoción comunitaria. Funciones específicas. a) Planear y coordinar las actividades y objetivos de la ADR, fijando políticas para su logro y buscando la aplicación del proceso metodológico para darles congruencia con los objetivos PESA. b) Definir y proponer presupuestos de proyectos al GOP. Página 17 de 72

18 c) Determinar las funciones de los departamentos y sus responsables. d) Elaborar, integrar y entregar los productos derivados del Contrato de Servicio con CEDRS. e) Planear e implementar los programas sobre proyectos que sean coherentes con los principios, las normas y el objetivo institucional PESA. f) Promover la implementación de proyectos técnica y económicamente viables. g) Difundir las actividades de la Agencia. h) Representar y relacionar a la ADR con instituciones de apoyo para sus actividades a través de una comunicación adecuada. i) Elaborar los planes comunitarios, acompañar y asesorar técnicamente a facilitadores. j) Verificar que el trabajo se ejecute conforme a lo planeado. k) Acordar contrato de servicio; requisitos, montos, tipos y lista de proyectos; metodología; pagos; capacitación y entrega de informes en tiempo y forma con el GOP. l) Atender los requisitos de los proyectos establecidos por SDA, Consejos Municipales o Distritales. Otras funciones. a) Programar, controlar y comprobar gastos, pagos de nómina, caja chica, viáticos y declaraciones de impuestos de la ADR, previa evaluación. b) Reclutar, evaluar y contratar al personal. c) Asignar regiones y comunidades de atención a los facilitadores. d) Cumplir los acuerdos establecidos por la Asamblea General de Socios. Cargos. El nivel Administrativo de Gerencia o Coordinación General se encuentra conformado por cualquiera de los siguientes cargos o los que de acuerdo a su estructura o necesidades considere cada Agencia: Nivel Cargo Dependencia de: Supervisa a: 2 Administrativo Gerente General ADR Coordinador General ADR Socio (Asamblea General) Nivel Administrativo, Operativo y de Soporte. Asistencia Administrativa. Objetivo. Apoyar a las diferentes áreas en la realización de sus funciones, ayudando en el correcto funcionamiento y estado administrativo de la ADR. Naturaleza, Nivel Jerárquico y Relaciones Funcionales. El Coordinador, Analista Administrativo o Secretaria representan el apoyo administrativo para los Socios, Coordinador o Gerente General de la ADR. Es responsable de coordinar las tareas administrativas necesarias para la operación de la Agencia. Funciones generales. Control administrativo. Página 18 de 72

19 Funciones específicas. a) Apoyar en el control administrativo de las operaciones necesarias para el funcionamiento de la ADR. b) Archivar, registrar y controlar expedientes y documentos en general. c) Asistir en tareas administrativas que apoyen las funciones de la alta dirección y demás áreas operativas de la Agencia. Otras funciones. a) Atención de llamadas telefónicas. b) Recepción y atención de visitas. c) Cumplir los acuerdos establecidos por la Asamblea General de Socios. Cargos. El nivel Administrativo de Coordinación o Asistencia de la ADR se encuentra conformado por cualquiera de los siguientes cargos o los que de acuerdo a su estructura o necesidades considere cada Agencia: Nivel Cargo Dependencia de: Supervisa a: 2 Administrativo Coordinador Administrativo Analista Administrativo Secretaria Socio (Asamblea General) Coordinador General ADR Asistencia Contable Objetivo. Apoyar a las diferentes áreas en el control y registro contable de las operaciones de la ADR, contribuyendo al correcto funcionamiento y estado de la ADR. Naturaleza, Nivel Jerárquico y Relaciones Funcionales. El Coordinador o Analista Contable representa el nivel de apoyo financiero para los Socios, Coordinador o Gerente General de la ADR. Es responsable de coordinar o apoyar las tareas contables necesarias para la operación de la Agencia. Función general. Control contable de la ADR. Funciones específicas. a) Apoyar en el control contable de las operaciones necesarias para el funcionamiento de la ADR. b) Apoyar contablemente la gestión y control de pagos (nómina, caja chica, viáticos, etc.) c) Caja chica: controlar las comprobaciones de gastos de la ADR, programar gastos semanales, informar mensualmente ingresos y gastos de la ADR, entregar en tiempo y forma la documentación e información comprobatoria al responsable de la contabilidad general (Coordinador General). Otras funciones a) Dar seguimiento a trámites contables o administrativos con instituciones externas. b) Cumplir los acuerdos establecidos por la Asamblea General de Socios. Cargos. El nivel Administrativo de Coordinación o Asistencia Contable de la ADR se encuentra conformado por cualquiera de los siguientes cargos o los que de acuerdo a su estructura o necesidades considere cada Agencia: Página 19 de 72

20 Nivel Cargo Dependencia de: Supervisa a: 2 Administrativo Coordinador Contable Analista Contable Socio (Asamblea General) Coordinador General ADR En la Operación. Facilitador Especializado o de Campo Objetivo. Promover, coordinar la gestión, operación, implementación y seguimiento de proyectos en grupos y comunidades sobre la base de las necesidades rurales humanas y productivas de las familias. Naturaleza, Nivel Jerárquico y Relaciones Funcionales. El área de facilitadores representa el nivel de promoción, asesoría y contacto entre las comunidades y la Agencia. Es responsable de proporcionar las herramientas técnicas de desarrollo rural. Funciones generales. a) Desarrollo de capacidades de la población objetivo. b) Especialista técnico en una o varias de las siguientes estrategias: Promocional, Alimentación, Ingresos o COUSSA. c) Gestión de proyectos. d) Promoción comunitaria. Funciones específicas. a) Promover el desarrollo rural en las comunidades asignadas a través de los servicios de la Agencia. b) Realizar actividades de organización, promoción, sensibilización y coordinación de las comunidades de alta y muy alta marginación para la autogestión y desarrollo de las mismas. c) Identificar con las comunidades la problemática social, técnica, organizativa, cultural, económica, etc., a través de visitas en campo y encuestas, para participar en la búsqueda de soluciones. d) Orientar a las empresas rurales sobre la adquisición de insumos según proyectos. e) Coordinar con las comunidades, empresas rurales y dependencias externas el trabajo de proyectos conforme a metodología PESA. f) Posicionar a la ADR en las comunidades. g) Diagnosticar e identificar comunidades para desarrollo de planes comunitarios, planeación, puesta en marcha y seguimiento de proyectos anuales o por tiempo definido en contrato. h) Elaborar, dar seguimiento a la gestión y operación de los proyectos productivos en beneficio de las familias PESA. i) Entregar programas de trabajo e informes mensuales en tiempo y forma. j) Recibir y replicar capacitaciones. k) Brindar asesoría y capacitación técnica para seguimiento de proyectos. l) Identificar las Comunidades Estratégicas, Secundarias y de referencia. m) Identificar y crear enlaces con las familias para promover la organización comunitaria a través de la asignación de responsables como: Presidente, Secretario y Tesorero de las comunidades. n) Identificar proyectos, integrar expedientes y dar seguimiento. Página 20 de 72

21 Otras funciones a) Trabajo en campo, el restante en oficina. b) Integrarse a las actividades de trabajo en equipo. c) Cumplir los acuerdos establecidos por la Asamblea General de Socios. Cargos. El nivel operativo de la ADR se encuentra conformado por cualquiera de los siguientes cargos o los que de acuerdo a su estructura o necesidades considere cada Agencia: Nivel Cargo Dependencia de: Supervisa a: 3 Operativo Facilitador Especializado Facilitador de Campo Coordinador General ADR En el Soporte Soporte (Informática) Objetivo. Soporte técnico o especializado externo a las áreas gerenciales, administrativas y operativas de la Agencia de Desarrollo Rural (ADR) por evento, proyecto o tiempo determinado. Naturaleza, Nivel Jerárquico y Relaciones Funcionales. El Analista de Informática representa el nivel de apoyo en desarrollo y sistemas de información que respalden las operaciones en todos los niveles de la Agencia. Es responsable de proporcionar soporte técnico o del desarrollo de aplicaciones informáticas. Función general. Proporcionar soporte y asesoría especializada en informática para procesos operativos o productivos. Funciones específicas a) Mantener actualizados procesos operativos productivos o sistemas informáticos. b) Participar en tareas específicas como investigación de campo, informes, gráficas, para un proyecto determinado. c) Desarrollar sistemas de información de soporte a ADR. d) Reportar y capturar Matriz de Proyectos. e) Capturar, reportar y concentrar información relativa a proyectos. Otras funciones. Cumplir los acuerdos establecidos por la Asamblea General de Socios. Cargos. El nivel de Soporte de la ADR se encuentra conformado por cualquiera de los siguientes cargos o los que de acuerdo a su estructura o necesidades considere cada Agencia: Nivel Cargo Dependencia de: Supervisa a: 4 Soporte Analista de Informática Coordinador General ADR Soporte (Servicio Social o Prácticas Profesionales) Página 21 de 72

22 Objetivo. Soporte especializado a las áreas gerenciales, administrativas y operativas de la Agencia de Desarrollo Rural (ADR) con o sin remuneración económica por evento, proyecto o tiempo determinado. Naturaleza, Nivel Jerárquico y Relaciones Funcionales. El Residente o Practicante Profesional representa el nivel de Soporte en el área especializada técnica para el desarrollo rural. Es responsable de proporcionar apoyo y/o asesoría técnica para algunos procesos operativos de la ADR por proyecto o tiempo definido. Función general. Especialista. Funciones específicas. a) Proporcionar soporte y asesoría especializada en procesos operativos o productivos. b) Mantener actualizados procesos operativos productivos. c) Participar en tareas específicas como investigación de campo, elaboración de informes y gráficas, para un proyecto determinado. d) Desarrollar sistemas de información de soporte a ADR. Otras funciones a) Capturar, archivar y registrar información de proyectos específicos. b) Cumplir los acuerdos establecidos por la Asamblea General de Socios. Cargos. El nivel de Soporte de la ADR se encuentra conformado por cualquiera de los siguientes cargos o los que de acuerdo a su estructura o necesidades que considere cada Agencia: Nivel Cargo Dependencia de: Supervisa a: 4 Soporte Otro (Servicio Social) Otro (Prácticas Prof.) Coordinador General ADR Página 22 de 72

23 VIII. Validación, refrendo y acreditación de ADR Selección y validación de ADR. Según los lineamientos del GOP del PESA ( el proceso de selección de Agencias de Desarrollo Rural considera el siguiente procedimiento: 1) Las sociedades y asociaciones interesadas en participar en el proceso de selección para prestar servicios integrales en el PESA, deberán integrar un expediente de acuerdo a los términos de referencia establecidos en la Convocatoria correspondiente. 2) La Delegación de la SAGARPA y la Instancia Ejecutora concentrarán el número total de expedientes recibidos en las ventanillas y los enviarán (vía oficio) al CECS para su revisión integral. 3) El CECS seleccionará los expedientes que estén completos y notificará los resultados (vía oficio) a la Delegación de la SAGARPA y la Instancia Ejecutora. 4) La Delegación de la SAGARPA la Instancia Ejecutora y la UTN FAO-PESA revisarán los expedientes que el CECS proporcionó y convocarán a los aspirantes que estimen necesario a una entrevista para ampliar la información de sus propuestas. 5) La Delegación de la SAGARPA, la Instancia Ejecutora y la UTN FAO-PESA elegirán, mediante votación por mayoría simple, a los postulantes que posean las mejores cualidades para prestar sus servicios en el PESA. 6) El GOP gestiona ante la FAO la validación de sus sociedades y asociaciones que hayan sido seleccionadas. 7) El GOP notificará el rechazo o la aprobación de las sociedades y asociaciones participantes de forma escrita y solicitará su publicación en las páginas web de la SAGARPA y de la Instancia Ejecutora. 8) El GOP por conducto de la Instancia Ejecutora informará los resultados y acuerdos del proceso de selección de las ADR al Comité Técnico del FOFAE. En particular la validación de la ADR, por la FAO, una vez seleccionada por el GOP, es gestionada por la UTN-FAO del PESA, previa revisión de la solicitud y soportes entregados a través de la Instancia Ejecutora y/o la delegación SAGARPA; si en alguno de los criterios incluidos en la calificación se detectaran debilidades, el GOP deberá solicitar una carta compromiso de la ADR (formato en anexos) para solventarlas y las misma deberán adjuntarse a la solicitud. La validación de la ADR para la región solicitada tiene vigencia únicamente por un ejercicio Requisitos mínimos de elegibilidad de ADR. Con base en el Marco Normativo referido a la selección de ADR en el marco del PESA, específicamente en el Componente de Desarrollo de Capacidades y Extensionismo Rural se establecen los Requisitos de Elegibilidad de los Prestadores de Servicios Profesionales (DOF 30/12/2011. Artículo 36, Anexo XLI), mismos que deberán ser también atendidos por cualquier Empresa de Servicios Profesionales (ESP) o el Organismo de la Sociedad Civil (OSC) interesados por participar por primera vez en el proceso de selección de ADR. En el marco del PESA (DOF 30/12/2011. Artículo 47, inciso 1) el concepto de apoyo vinculado al Desarrollo de Capacidades y Extensionismo Rural es: Servicios integrales proporcionados por una ADR para la promoción de la organización con el objeto de mejorar el uso, la producción y el acceso a los alimentos con el diseño y puesta en Página 23 de 72

24 marcha de proyectos productivos, así como obras de conservación y uso sustentable de suelo y agua, a fin de coadyuvar a la seguridad alimentaria y mejorar los mercados locales. Tomando en consideración lo anterior, los requisitos mínimos que se deben cumplir para ser seleccionada como ADR son: Instalaciones y equipo. Dispone de una oficina ubicada en la región de interés con la infraestructura y equipo necesarios para la prestación del servicio (Vehículos y Computadoras con acceso a internet). Constitución legal. Contar con acta constitutiva y protocolización vigente con fecha no menor a seis meses antes de la publicación de la convocatoria. La figura jurídica deberá ser acorde a la prestación de servicios en el medio rural (Asociación Civil o Sociedad Civil). Que no sean Sociedades Anónimas ni Organizaciones gremiales (Productores) y/o Políticas. Carta declaratoria. Establece que ninguno de los socios activos o integrantes de la ESP u OSC, ni parientes directos de funcionarios que participan en la operación del PESA a nivel federal, estatal o municipal son servidores públicos. Experiencia profesional. Al menos el 70% del equipo está constituido por profesionales con experiencia mínima de un año de trabajo en el sector rural (preferentemente realizando acciones de desarrollo en campo en comunidades; de planeación participativa, formulación, ejecución y evaluación de programas y proyectos a escalas local y regional en el sector rural. Cuadro técnico base. Integrado por al menos seis profesionales, entre ellos un Coordinador de Campo que no estén condicionados en el PESA o no elegibles en el registro de PSP de la SAGARPA. Estados Financieros y balance de resultados del último año. Índice de capitalización <80%. Carta compromiso. De disposición a aplicar la metodología PESA y a ser capacitada, certificada o calificada como agente PESA por la FAO-SAGARPA Refrendo de ADR. De acuerdo a las reglas de operación vigentes y a los lineamientos del GOP del PESA aplicables ( sólo podrán refrendarse las ADR con satisfacción de las comunidades atendidas en el año inmediato anterior y tienen un dictamen de desempeño calificado como acreditado por el CECS. El proceso para obtener el refrendo y continuar prestando servicios en el PESA por un siguiente año es el siguiente: 1) Acuerdo de recontratación de ADR por GOP. Se requiere que el GOP declare la continuidad de la ADR para seguir prestando sus servicios en la región asignada y se dispongan de los recursos para su recontratación. 2) La Instancia Ejecutora y/o SAGARPA solicita(n) a FAO el refrendo de la validación de la ADR, adjuntando la siguiente documentación soporte: a) Acta de Recontratación de ADR por GOP y b) Evaluación de Desempeño de ADR. Si la ADR realizó cambios en su razón social adjuntará la documentación soporte, la cual deberá estar validada por el GOP. Página 24 de 72