Colaboración: identifique a los usuarios más entusiastas y a los más rezagados

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1 Colaboración: identifique a los usuarios más entusiastas y a los más rezagados Lo que aprenderá La colaboración ha captado la atención de las organizaciones que buscan una ventaja competitiva en un entorno económico desafiante. Los ejecutivos y directivos quieren saber cómo obtener el mayor provecho de la colaboración, así como los beneficios reales. Cisco llevó a cabo uno de los primeros estudios integrales de los factores asociados a la adopción satisfactoria de la colaboración basada en red. En este documento se detallan los resultados: los usuarios más entusiastas son directivos de compañías con ánimo de lucro que ostentan su cargo desde hace varios años, pero menos de una década. los factores culturales favorables incluyen el modelado de funciones por parte de altos dirigentes, procesos de colaboración formal, formación e incentivos. organizaciones de todos los tamaños y de todos los sectores obtienen beneficios gracias a la colaboración. Se pueden utilizar los resultados del estudio para aumentar al máximo la rentabilidad de la inversión a partir de herramientas de colaboración. Una manera es implementar prácticas empresariales, de las que se ha demostrado que llevan a una colaboración más entusiasta. Otra manera es identificar y respaldar a los empleados que se puedan beneficiar con mayor probabilidad. La colaboración en el entorno laboral actual La colaboración es un proceso que integra a personas e información con el fin de cumplir un objetivo común. Lo novedoso en la actualidad es que, en un mundo conectado, no es necesario que las personas se encuentren en el mismo lugar ni la misma zona horaria o cultura para colaborar. Herramientas como las videoconferencias y el uso compartido de web permiten la colaboración en la distancia. Asimismo, los blogs, los wikis y las áreas de trabajo compartidas permiten colaborar a través de los límites del tiempo (Tabla 1). Tabla 1. Las herramientas de colaboración permiten a los usuarios compartir información en la distancia y a través de los límites del tiempo Tradicionales Web 2.0 Chat de mensajería instantánea Áreas de trabajo compartidas Reuniones electrónicas Buzón de voz Correo electrónico Fax Wikis Blogs Publicación en Intranet Publicación en Internet Redes sociales IPTV Foros o paneles de discusión en Internet Extranets de proyectos Mensajería instantánea Mensajería de texto Charlas en línea Control de revisión o revisión de documentos Sistemas de administración del conocimiento Calendarios electrónicos Hojas de cálculo en línea Uso compartido de aplicaciones o exploración conjunta Áreas de trabajo Llamadas de conferencia Videoconferencias Telepresencia Conferencias web o de datos Sistemas de reuniones electrónicos 2009 Cisco Systems, Inc. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 1 de 7

2 Quién colabora y por qué El conocimiento anterior de los hábitos de colaboración no incluía los factores personales o culturales que influyen en el éxito. Es más probable que el colaborador actual sea el típico universitario recién graduado, usuario de una BlackBerry, que trabaja para una empresa de tecnología emergente o un directivo de una gran compañía de productos para los consumidores? El motivo principal de la colaboración es aumentar la productividad personal, mejorar los procesos empresariales o aportar ideas de productos innovadores? En diciembre de 2008, Cisco llevó a cabo el primer estudio de segmentación formal de usuarios de herramientas de colaboración. El objetivo era comprender cómo colaboran los trabajadores hoy en día, qué herramientas utilizan y cómo creen que estas herramientas influyen en la productividad, la innovación y el ahorro de costes. El estudio analizó 800 personas de una gran variedad de grandes y medianas empresas de EE.UU. que: utilizan un equipo informático conectado a una red al menos el 20% del tiempo en su trabajo, utilizan un teléfono móvil o un dispositivo de mano, participaron en dos tareas de colaboración durante el mes anterior. Los investigadores realizaron un análisis de segmentación, separando a las personas en distintos grupos en función de una amplia serie de variables relacionadas con la actitud y el comportamiento. Conclusión 1: los colaboradores se encuentran en cuatro segmentos distintos En función de los hábitos y las actitudes de colaboración, cada empleado pertenece a uno de los cuatro segmentos: colaboradores entusiastas, colaboradores seguros, colaboradores reacios y colaboradores rezagados (Tabla 2). Las personas de los dos primeros segmentos consideran la colaboración un elemento esencial en su trabajo, por lo que no es de extrañar que fueran los que obtuvieron una mayor productividad y más beneficios en cuanto a la innovación. Los usuarios más entusiastas son directivos de compañías con ánimo de lucro que ostentan su cargo desde hace 3 a 10 años. La Figura 1 muestra el tamaño relativo de cada uno de los cuatro segmentos. Los usuarios más entusiastas son directivos de compañías con ánimo de lucro que ostentan su cargo desde hace 3 a 9 años. Tabla 2. Variable Cuatro segmentos de colaboración según los hábitos y las creencias Segmento Colaborador entusiasta Colaborador seguro Colaborador reacio Colaborador rezagado Tipo de trabajo Directivo Supervisor Colaborador o supervisor individual Tipo de organización Con ánimo de lucro Con ánimo de lucro Mezcla con ánimo y sin ánimo de lucro Colaborador o supervisor individual Mezcla con ánimo y sin ánimo de lucro Función típica Administración, ingeniería, TI o comunicaciones Ingeniería o TI Especialista o profesional Ventas, operaciones o marketing Años que ostenta el cargo Más de 16 años Herramientas utilizadas Media = 22 Utiliza las herramientas en el trabajo y en casa Media = 16 Media = 11 Utiliza herramientas más Tiende a colaborar sólo con tradicionales que el personas in situ colaborador entusiasta como, por ejemplo, el correo electrónico, conferencias y calendarios Media = 11 Tiende a colaborar directamente con otra persona La compañía no puede proporcionar muchas herramientas Actitud respecto a la colaboración Esencial en el trabajo Esencial en el trabajo Es útil pero no esencial Es útil pero no esencial 2009 Cisco Systems, Inc. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 2 de 3

3 Cultura organizativa Cuenta con procesos de colaboración formales Incentiva la colaboración Sigue la eficacia de la colaboración Proporciona herramientas y formación Cuenta con algunos procesos de colaboración formales Proporciona herramientas y formación No incentiva necesariamente la colaboración Menor probabilidad de contar con procesos de colaboración formales Escasa probabilidad de contar con procesos de colaboración formales Es posible que no proporcione herramientas ni formación No incentiva directamente la colaboración Figura 1. Las actitudes personales y la cultura corporativa ayudan a definir los segmentos Conclusión 2: la cultura organizativa es importante para una colaboración satisfactoria Para las organizaciones que prevén invertir en herramientas de colaboración, es muy probable que el resultado más valioso del estudio sea que la cultura organizativa influye tanto en el éxito como en las propias herramientas de colaboración. Entre los factores de éxito más importantes se encuentran los siguientes: participación ejecutiva: más del 90% de los colabores entusiastas y seguros coinciden en que su equipo directivo es un buen modelo a seguir por lo que se refiere al uso de herramientas de colaboración. Por el contrario, sólo el 65% de colaboradores reacios y el 57% de colaboradores rezagados están de acuerdo con esta afirmación. procesos de colaboración formales: algunos ejemplos son las llamadas de conferencia de grupo semanales o los requisitos de blog. Entre aquellos que declararon que sus compañías implementaban procesos de colaboración formales destacaron los colaboradores entusiastas (86%) y los colaboradores seguros (63%) frente a los colaboradores reacios (54%) y los rezagados (29%). seguimiento de la eficacia: alrededor del 40% de los participantes del estudio (más entre los colaboradores activos) declararon que su organización utiliza indicadores para realizar un seguimiento de la eficacia de la colaboración. Algunos ejemplos de indicadores son el ahorro de gastos de desplazamiento, el lanzamiento de un producto al mercado y la velocidad de resolución de incidencias. incentivos directos: el nivel de colaboración está directamente relacionado con los incentivos (Figura 2). Cerca de la mitad de los participantes afirmaron que su compañía incentiva la colaboración con bonificaciones y otras retribuciones. Los colabores entusiastas y seguros solían afirmar que su compañía tiene expectativas de rendimiento personal que incluyen la participación en tareas de colaboración como, por ejemplo, procesos de revisión del rendimiento Cisco Systems, Inc. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 3 de 3

4 Entre los factores culturales que influyen en la colaboración, se encuentra el modelado de funciones de los altos directivos, procesos de colaboración formales, herramientas, formación e incentivos. Figura 2. La colaboración como expectativa de rendimiento personal influye en la participación Herramientas y formación: no es de extrañar que los colaboradores con más éxito respondieran que su organización proporciona herramientas de colaboración y la formación necesaria para utilizarlas de manera eficaz. Los colaboradores entusiastas (95%) y los seguros (94%) manifestaron con mayor frecuencia que los colabores reacios (73%) y los rezagados (46%) que su compañía dispone de las herramientas técnicas que dan soporte a la colaboración. El patrón es similar en lo relativo a la formación: los colaboradores entusiastas (90%) y los colaboradores seguros (92%) afirmaron en mayor número que los colaboradores reacios (71%) y los rezagados (49%) que tanto ellos como los miembros de su grupo de trabajo habían recibido la formación necesaria para utilizar las herramientas de colaboración de manera eficaz. Conclusión 3: los empleados consideran la colaboración un elemento que influye en el éxito Las principales conclusiones del estudio son las siguientes: la inmensa mayoría de los encuestados contestaron que la colaboración es clave o importante para conseguir éxito en el trabajo (Figura 3). según el 75% de los participantes, la colaboración en las prácticas laborales está más presente actualmente que hace dos años. el correo electrónico y las conferencias de teléfono siguen siendo las herramientas más frecuentes de colaboración. Asimismo, más del 75% de los participantes hace uso de calendarios electrónicos y conferencias web, el 68% utiliza conferencias de vídeo y alrededor del 40%, wikis y blogs. El correo electrónico y las conferencias de teléfono siguen siendo herramientas de colaboración valiosas. Pero los tiempos están cambiando: El 40% de los participantes afirma que utiliza herramientas Web 2.0 como wikis o blogs Cisco Systems, Inc. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 4 de 3

5 Figura 3. Los participantes coinciden en que la colaboración influye en el éxito laboral Conclusión 4: la productividad es la principal motivación para utilizar herramientas de colaboración La colaboración ha supuesto un aumento de la productividad de la mayoría de participantes y ha contribuido a la innovación y al ahorro de costes para sus compañías (Figura 4). Figura 4. Beneficios percibidos gracias a la colaboración Resulta interesante el hecho de que al preguntar a los participantes si utilizaban herramientas de colaboración más a menudo por cuestiones de productividad o por innovación, la mayoría respondieron que las utilizaban para temas relacionados con la productividad. Esta conclusión se constató prácticamente para cada herramienta. La Figura 5 muestra el porcentaje de colaboradores entusiastas que manifestaron que utilizaban herramientas por cuestiones de productividad y de innovación. Figura 5. Las herramientas de colaboración son más populares por motivos de productividad que de innovación 2009 Cisco Systems, Inc. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 5 de 3

6 Los tres usos principales de las herramientas de colaboración son las tareas diarias de proyectos, la mejora de procesos empresariales y el desarrollo de nuevos productos (Figura 6). Un ejemplo de mejora de proceso empresarial es cuando un comercial que se encuentra al teléfono con un cliente pude utilizar la mensajería instantánea con un compañero para obtener una respuesta que ayuda a cerrar la venta. Los dos usos principales de las herramientas de colaboración son las tareas diarias de proyectos y la mejora de procesos empresariales, seguidos del desarrollo de nuevos productos. Figura 6. Usos más comunes de las herramientas de colaboración Conclusión 5: la colaboración es útil en organizaciones de todos los tamaños El estudio fue contrario a las expectativas de Cisco sobre el hecho de que la colaboración es más predominante en las grandes empresas. De hecho, parece que organizaciones de todos los tamaños experimentan un éxito similar con la colaboración. Aproximadamente, la mitad de los colaboradores entusiastas (44%) trabajan en organizaciones de 500 a 999 empleados. Consideramos que el predominio de las organizaciones medianas en el segmento de colaboradores entusiastas puede reflejar el hecho de que los límites entre sus departamentos son menos rígidos. Tiene sentido que la probabilidad de colaborar sea mayor en el caso de los empleados que se han reunido con personas de otros departamentos diariamente Cisco Systems, Inc. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 6 de 3

7 Noticia sobre colaboración satisfactoria: Campaña de marketing Cisco experimentó los beneficios de la colaboración de primera mano cuando planificó Five to Thrive (Cinco maneras de prosperar), la campaña de marketing que promovía maneras en que las organizaciones pueden beneficiarse de su inversión en redes y colaboración para prosperar en condiciones económicas difíciles. Las herramientas de colaboración de Cisco contribuyeron al éxito del proyecto permitiendo que 14 equipos compartieran ideas y coordinaran sus tareas. Cisco siguió las mejores prácticas mencionadas en este estudio seleccionando a ejecutivos líderes e implementando procesos de colaboración formales, lo que incluía reuniones semanales mediante los servicios Cisco WebEx y Cisco TelePresence. La campaña se lanzó en sólo 8 semanas, unas 10 semanas antes que una campaña de marketing típica de Cis co. Algunos indicadores como los visitantes de sitios web, las visitas repetidas y las consultas superaron con creces lo habitual y el logro del equipo es atribuible, en parte, a la colaboración. Conclusión El estudio de segmentación de la colaboración de Cisco pone de manifiesto que las organizaciones obtienen una mayor productividad a partir de la colaboración cuando: reconocen que las actitudes personales y la cultura organizativa respecto a la colaboración son tan importantes como las herramientas de colaboración. empiezan presentando las herramientas de colaboración a los usuarios y grupos que reúnen las características de los colaboradores entusiastas y seguros. Estas personas suelen ser directivos o supervisores, ocupan su cargo desde hace 3 a 10 años y utilizan herramientas Web 2.0 en casa. animan a los ejecutivos a diseñar las prácticas de colaboración deseadas. incentivan la colaboración incluyéndola en la revisión del rendimiento, ofreciendo retribuciones por resultados satisfactorios o aplicando ambas medidas. implementan procesos de colaboración formales. proporcionan las herramientas, el soporte de TI y la formación necesaria para apoyar la colaboración. Para obtener más información Si desea leer artículos y blogs sobre colaboración, visite: cisco.com/go/collaboration Impreso en EE.UU. C / Cisco Systems, Inc. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 7 de 3