DESARROLLO DE UN PROTOTIPO DE DEMOSTRACIÓN BASADO EN SKELTA

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1 DESARROLLO DE UN PROTOTIPO DE DEMOSTRACIÓN BASADO EN SKELTA Autor: Ramírez Senovilla, Laura. Director: Muñoz García, Manuel. Entidad Colaboradora: Empresarios Agrupados. 1. RESUMEN IV 2. PALABRAS CLAVE IV 3. INTRODUCCIÓN IV 4. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO VIII 5. EL RESULTADO: LA APLICACIÓN X 5.1. Solicitud de Bienes X 5.2. Gestión de Incidencias XI 6. CONCLUSIONES XII 7. REFERENCIAS XIII 8. LIBROS Y DOCUMENTOS XIII -III-

2 1. RESUMEN GHESA ha firmado con Invensys un acuerdo de comercialización, distribución y prestación de servicios a partir de SKELTA en España. Así, se prestarán servicios de preventa, venta y postventa. En una primera etapa se dará a conocer el producto al mercado. Para ello se realizará marketing directo a través de mailing a clientes de GHESA, enviando información publicitaria donde se muestren las ventajas del producto, así como las interacciones con diversas aplicaciones. Se ha elegido esta técnica de marketing por ser un método rápido, económico y fácil de llegar al posible comprador. También se realizarán visitas personalizadas a clientes potenciales. La finalidad de estas visitas es captar la atención del cliente y mostrar los beneficios que puede tener en su organización con la implantación del producto que se le ofrece. Se realizará una presentación del prototipo desarrollado y se mostrará como el mejor de la competencia. En la etapa de venta se personalizará la aplicación a las necesidades del cliente y se proporcionará información para facilitar su uso. En la última etapa se ofrecerá el servicio de postventa, que proporciona soluciones a los posibles problemas técnicos del producto. Para familiarizar a los clientes con el producto se realizarán dos seminarios anuales. Los seminarios SKELTA son la forma de tener acceso a información actualizada sobre beneficios y funcionalidades del producto. Los clientes compartirán su experiencia con la solución para la detección, integración, publicación y desarrollo de nuevas necesidades para su incorporación en futuros prototipos de demostración. 2. PALABRAS CLAVE Skelta, workflow, formulario, BPM, KPI, notificaciones. 3. INTRODUCCIÓN Business Process Management (BPM) es la tecnología que permite diseñar, modelar, ejecutar monitorizar y optimizar los procesos de negocio de una organización, entendiendo que un proceso de negocio es una serie de actividades realizadas en una determinada secuencia, para cubrir una de las líneas de negocio de una empresa o de una organización. -IV-

3 Ejecutar Modelar BPM Monitorizar Diseñar Optimizar Ilustración 1: Ciclo de vida BPM Por lo tanto las herramientas BPM deben permitir gestionar dichos procesos, mediante la realización de las siguientes actividades: Diseño La fase de diseño consiste en analizar en una empresa todas las líneas de negocio, asignándole a cada una de ellas un proceso. También se analizan los objetivos y organización de la empresa, para así poder desglosar todas sus actividades en procesos comerciales. Realizando un buen diseño se aseguran menos problemas durante su vida útil, favoreciendo así la planificación. Modelado Finalizada la fase de diseño, se desarrollan las líneas de negocio creadas llevando a cabo una representación del modelo que se parezca lo más posible a la realidad. En dicha representación se presentarán cuellos de botella, que se analizarán al igual que los posibles costos y riesgos, introduciendo combinaciones de variables. -V-

4 Ejecución Tras la fase de modelado, se selecciona la solución BPM más eficiente para su posterior implementación. Dependiendo de los eventos que se reciban, se seleccionarán distintos caminos de ejecución para una misma línea de negocio. Para la automatización de los procesos se desarrollará una aplicación que ejecute los pasos necesarios del proceso, asegurando que se ejecuten todos los pasos de forma precisa o completa. En algunas fases será necesaria la intervención humana, que permitirá conducir la ejecución y resolución del proceso. Monitorización Finalizada la ejecución, se procede a realizar un seguimiento de la misma en tiempo real. El seguimiento se realiza individualmente, por lo que la información sobre cada estado se ve fácilmente y se proporcionan estadísticas sobre cada proceso, lo que permite identificar las deficiencias. El grado de monitorización depende de la información a evaluar, puede ser en tiempo real o pasiva. Independientemente del grado, permite reaccionar a tiempo y cambiar procesos y recursos existentes, e incluso, cambiar sobre la marcha la terminación de aquellos procesos que están fallando. Este proceso permite detectar diferencias entre la ejecución del proceso actual y el modelo diseñado, con la ventaja de poder analizar los cuellos de botella del proceso. Optimización Analizadas las estadísticas, y comparadas diversas simulaciones, se determina una solución que posibilita la mejora óptima del funcionamiento de cada proceso. Cabe destacar la importancia de la toma de decisiones en esta actividad del ciclo de vida del BPM, ya que supone la adecuada o ineficiente mejora en el diseño de los procesos -VI-

5 A continuación se muestra un ejemplo de BPM. Se ha realizado una división por capas según la arquitectura. Las capas son presentación, negocio y datos. Capa de presentación o de usuario: Esta capa presenta el sistema al usuario, es la interfaz gráfica. Debe ser intuitiva para facilitar la comunicación. Comunica al usuario con la capa de negocio. Capa de negocio: Es la capa que contiene el BPM propiamente dicho, se establecen todas las reglas que deben cumplirse. Se comunica directamente con la capa de presentación, recibiendo las solicitudes y mostrando los resultados, y con la capa de datos, solicitando al gestor almacenar o recuperar datos. Capa de datos: Es la encargada del acceso a los datos, formada por uno o más gestores de bases de datos. En este ejemplo se muestran dos gestores que reciben solicitudes de almacenamiento o recuperación desde la capa de negocio. Ilustración 2: Arquitectura por capas -VII-

6 4. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO Un prototipo es un modelo a escala con la funcionalidad limitada, es decir, no tiene la misma funcionalidad que el producto final. El prototipo se usa para alcanzar las necesidades del sistema. Su principal objetivo es obtener y validar los requerimientos básicos, manteniendo abiertas las opciones de implementación. Concretamente en el prototipo se desarrollan las siguientes funcionalidades: Gastos de Viaje. Solicitud de Bienes. Gestión de Incidencias. Para el desarrollo del prototipo de demostración que muestra la funcionalidad de la herramienta SKELTA se han seguido las siguientes etapas: Identificación de necesidades Tras una serie de reuniones con el cliente para el que se ha desarrollado el prototipo, se ha comprendido el funcionamiento, la organización y los objetivos que el cliente desea que cumpla su aplicación, por lo que en el capítulo Identificación de necesidades se resumen con precisión las necesidades que debe satisfacer el prototipo. Análisis de requisitos En esta etapa se ha realizado un análisis básico de la aplicación. Para esto, se han estudiado los requisitos que el cliente espera cumpla la aplicación, el workflow que debe seguir cada procedimiento y el modelo conceptual del nuevo sistema, para adquirir conocimiento para la realización de este proyecto. Estudio de arquitectura El objetivo de esta fase del proyecto es definir las posibles soluciones arquitectónicas que satisfagan los requisitos de usuario y de diseño. Para ello se propondrán diversas soluciones. -VIII-

7 Diseño del prototipo En esta etapa del proyecto se realiza el diseño para el posterior desarrollo del prototipo. Se ha llevado a cabo mediante el diseño de procesos y el diseño físico de datos. Plan de pruebas Una vez desarrollados y probados cada uno de los formularios y componentes que forman el prototipo, se realizan una serie de pruebas unitarias para conseguir integrar todo el sistema. Así, el objetivo global de esta fase es someter al prototipo desarrollado y a sus componentes, a una serie de verificaciones encaminadas a garantizar un nivel de fiabilidad aceptable. Hay cuatro tipos de pruebas que se han realizado: Pruebas unitarias, pruebas de integración, pruebas de validación y pruebas de aceptación. Cada una de ellas encaminadas a la búsqueda y subsanamiento de un tipo de problemas. Desarrollo / Proyecto de adaptación Realizados los pasos anteriores, se codifica y desarrolla el código del prototipo para adaptar la herramienta a las necesidades descritas anteriormente. Plan de implantación Una vez probada la integridad del software del sistema y especificada su instalación y configuración, se lleva a cabo la explotación del sistema. Para ello se realizan la implantación física de la aplicación y los scripts a ejecutar sobre la base de datos. -IX-

8 5. EL RESULTADO: LA APLICACIÓN Como resultado de todo lo descrito anteriormente, se obtiene la aplicación desarrollada, que comprende dos flujos de trabajo bien diferenciados: Solicitud de Bienes y Gestión de Incidencias. Solicitud de Bienes El jefe de una unidad organizativa rellena la siguiente solicitud: Completada la solicitud, el director del departamento correspondiente estudia la solicitud y puede llevar a cabo dos acciones, aprobar o rechazar. En cualquiera de los casos se enviará una notificación al solicitante. -X-

9 Gestión de Incidencias El usuario completa la siguiente solicitud: Completada la solicitud, el responsable del CAU estudia la solicitud y puede llevar a cabo dos acciones, aprobar o rechazar. En cualquiera de los casos se enviará una notificación al solicitante. En caso de ser aprobada se notificará la tarea a realizar al trabajador del CAU correspondiente. -XI-

10 6. CONCLUSIONES Las herramientas workflow facilitan la integración de las nuevas tecnologías con los procesos de negocio redefiniendo y mejorando dichos procesos. Independientemente del sector de mercado, la automatización de procesos workflow produce beneficios a las empresas, formando parte de su infraestructura. Los resultados indican que las organizaciones que han implementado dicha solución han obtenido los siguientes beneficios: La automatización de procesos reduce la intervención de personas, a la vez que limita las posibles indefiniciones. La reasignación dinámica de recursos beneficia el reparto de carga de trabajo en caso de ausencia de parte de la cadena. Al existir mejoras en rendimiento, productividad, se reducen los costes y tiempos de respuesta, aumentando la calidad y eficiencia en la organización Las herramientas BPM mejoran la atención y el servicio, ya que incrementa el número de actividades ejecutadas en paralelo, a la vez que minimiza el tiempo requerido para el acceso a documentación, disminuyendo a su vez el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan para conocer la situación de un determinado proceso. Actualmente el paralelismo en la ejecución de tareas resulta imposible dado que los procesos están basados en papel. Por otro lado, el trabajo no queda parado. Los procesos son documentados y monitorizados, asegurando que el trabajo se realiza según lo planificado. El actor adecuado, dispositivo o sistema es asignado en cada caso, asignando en primer lugar los casos críticos en el tiempo. -XII-

11 7. REFERENCIAS Páginas web [www01] Nociones básicas wokflow. [www02] Nociones básicas BPM. [www03] Base de conocimientos de Skelta. Videos [SKEL05] Skelta Software, Skelta Forms Designer, Skelta Software Pvt. Ltd., [SKEL06] Skelta Software, Skelta BPM.NET featuring Skelta List for Purchase Order Management, Skelta Software Pvt. Ltd., LIBROS Y DOCUMENTOS Las fuentes de conocimiento utilizadas para la elaboración de este proyecto se muestran a continuación. [RIVE05] [MUÑO10] [EMPR90] Enrique Rivero Cornelio, Luis Martínez Fuentes, Israel Alonso Martínez. Bases de datos relacionales: Fundamentos y Diseño Lógico. Universidad Pontificia Comillas. Madrid, Manuel Muñoz García, Apuntes de Gestión de Proyectos Informáticos, Madrid Empresarios Agrupados, Manual de Ingeniería del Software, Empresarios Agrupados, [EMPR08] Empresarios Agrupados, Síntesis de la organización, Empresarios Agrupados, XIII-

12 [NICK08] [DELA09] [SKEL01] [SKEL02] [SKEL03] [SKEL04] [SKEL05] [SKEL06] Nick Randolph, Nick Randolph, Professional Visual Studio 2008, Wrox, Kalen Delaney, Paul S. Randal, Microsoft SQL Server 2008 Internals (Pro - Developer), Kimberly L. Tripp and Conor Cunningham, Skelta Software, Skelta BPM NET Administrator Guide, Skelta Software Pvt. Ltd., Skelta Software, Skelta BPM NET API Scenarios, Skelta Software Pvt. Ltd., Skelta Software, Skelta BPM NET Developer Guide, Skelta Software Pvt. Ltd., Skelta Software, Skelta BPM NET Forms and Lists, Skelta Software Pvt. Ltd., Skelta Software, Skelta BPM NET User Guide, Skelta Software Pvt. Ltd., Skelta Software, Skelta BPM NET API Reference, Skelta Software Pvt. Ltd., XIV-

13 DEVELOPMENT OF A DEMONSTRATION PROTOTYPE BASED ON SKELTA Author: Ramírez Senovilla, Laura. Director: Muñoz García, Manuel. Organization: Empresarios Agrupados. 1. ABSTRACT XVI 2. KEYWORDS XVI 3. INTRODUCTION XVII 4. TASK DESCRIPTION XX 5. RESULTS: THE APPLICATION XXI 6. CONCLUSIONS XXIII 7. REFERENCES XXIII 8. BIBLIOGRAPHY XXIV -XV-

14 1. ABSTRACT GHESA and Invensys have signed a marketing, distribution and service provision from Skelta in Spain. Therefore, GHESA renders pre-sales, sales and post sales services. First the product will be showed to the market and after that, direct marketing campaigns will be carried out to GHESA customers by sending information, which shows the advantages of the product and the interactions with several applications. This technology of marketing has been chosen for being a fast, economic and easy method to reach potential buyers. In addition there will be realized personalized visits to potential customers. The purpose of these visits is to catch the customer's attention and show them the benefits it can have in their organization with the product implementation. There will be also a presentation of the developed prototype in which it will be recognized as the best prototype. In sale stage there will customize the application to customer needs and provide information to facilitate their use. In the last stage there will offer after-sales service, which provides solutions to the possible technical problems of the product. In order to familiarize customers with the product, annual seminars will be realized. The Skelta seminars are a way to having access to updated information about benefits and product features. Customers will share their experience with the solution for the detection, integration, publication and development of new requirements for inclusion in future demonstration prototypes. 2. KEYWORDS Skelta, workflow, form, BPM, KPI, notifications. -XVI-

15 3. INTRODUCTION Business Process Management (BPM) is the technology that allows design, model, implement, monitor and optimize the business processes of an organization. A business process is a series of activities in sequence, to cover one of the business lines of a company or organization. Implement Model BPM Monitor Design Optimize Picture 1: BPM life-cycle Therefore BPM tools must allow managing the above mentioned processes, to carry out the following activities: Design This process is based on analyzing all business lines of a company, assigning a process to each one of them. The aims and organization of the company are also analyzed, in order to break down all their activities in business processes. A good design can assure less problems during their lifetime, and therefore less problems related to planning. -XVII-

16 Model One the phase of design is finished, the next step consists in developing business lines trying to make a model representation as real as possible. This representation will show bottlenecks, which will be analyzed as potential costs and risks, introducing combinations of variables. Implement After the modeling phase, the most efficient BPM solutions are selected for the final implementation. Depending on the events which are received, different execution paths will be selected for the same business line. For the processes automation an application will be developed to execute the necessary steps of the process, assuring that all of item are accurately abd completely executed. In some phases human intervention will be required to allow execution and resolution of the process to lead. Monitor After the execution, it is carried out a real time follow-up of it. Monitoring is realized individually, so that information about each state is seen easily and statistics about each process, which allows identify the deficiencies, are provided. Independently of the degree, it allows to react in time and to change processes and resources, and even, to change the completion of those processes that are failing. This process allows detecting differences between the execution of the current process and the model designed, taking advantage of being able to analyze. Optimization One statistics have been analyzed and simulation has been compared, a solution is decided to make possible the ideal improvement of the functioning of every process. Note the importance of making decisions in this activity of the BPM lifecycle, which means the suitable or inefficient improvement designing processes. -XVIII-

17 Below is an example of BPM. There has been a division into layers according to the architecture. The layers are there: presentation, business and information. Presentation or user layer: This layer shows the user interface. It must be intuitive to facilitate the communication. It reports between the user and the business layer. Business layer: This layer contains the BPM and there are established all the rules that must be reached. It communicates directly with the presentation layer, receiving the requests and displaying the results, and the data layer, asking the manager to store or recover information. Data layer: It is responsible for accessing to data, consisting of one or more data base management. This example shows two managers who receive requests for storage and recovery from the business layer. Picture 2: Architecture example -XIX-

18 4. TASK DESCRIPTION A prototype is a scale model with limited functionality, so it has not the same functionality as the final product. The prototype is used to reach the needs of the system. Its main objective is to obtain and validate the basic requirements, keeping the options of implementation opened. To specify, the following features are developed in the prototype: Travel Expenses. Property Request. Incident Management. For the development of the demonstration prototype which shows the functionality of Skelta, the following steps have been followed: Identifying needs After some meetings with the client for which it has developed a prototype, it has been understood the functioning, the organization and the objectives the client wishes to provide his application, so in the Identifying needs chapter, there are accurately summarized, the needs that the prototype must satisfy. Requirements analysis At this stage it has been realized a basic analysis of the application. For this analysis, it was been studied the requirements that the client expected to be provided by the application, the workflow that must follow each procedure and the conceptual model of the new system, in order to acquire knowledge for the realization of this project. Architectural analysis The aim of this project phase is to define the possible architectural solutions that satisfy user requirements and design. There will propose some solutions. Prototype design At this stage, the design is realized for the further development of the prototype. It has been carried out through process design and physical data design. -XX-

19 Test Plan Once each one of the components has been developed and tested, a series of unit tests are realized in order to reach the successful integration of the system. The global objective of this phase is to carry out some tests to ensure an acceptable level of reliability. There are four types of tests which have been realized: Unit testing, integration testing, validation testing and acceptance testing. Each of them is aimed at the process of searching and rectifying the problems. Development / Adaptation Project Once the previous steps have been realized, the code prototype is coding and developing to adapt the tool to the described needs listed previously. Implantation plan Once the integrity of the software of the system has been proved and his installation and configuration have also been specified, the exploitation of the system is carried out. For it the physical implantation of the application and the scripts to execute on the database are realized. 5. RESULTS: THE APPLICATION As a result of all the above, the application developed comprising two different workflows: Property Request and Incident Management Property Request The O. U. Manager fills the following request: -XXI-

20 When the request is completed, the department manager studies the request and can perform two actions, approve or reject. In either case it shall notify the O. U. Manager. Incident Management The user fills the following request: When the request is completed, the CAU manager studies the request and can perform two actions, approve or reject. -XXII-

21 In either case it shall notify the user. In case of approve shall be notified to the task at CAU worker corresponding. 6. CONCLUSIONS The workflow tools facilitate the integration of the new technologies which business processes redefining and improving these processes. Independently of market sector, the automating workflow processes produce profits to the companies as a part of its infrastructure. The results indicate that the organizations which have implemented the above mentioned solutions have obtained the following advantages: The process automation reduces the involvement of people, whiling it limits the possible lacks of definitions. The dynamic reassignment of resources benefits the distribution of load of work in case of absence on part of the chain. As a result of improvements in performance and productivity, costs and response times are reduced, increasing quality and efficiency in the organization. BPM tools improve the attention and the service, because it increases the number of activities executed in parallel and it simultaneously minimizes the time required for accessing to documentation, reducing the amount of time, participants, supervisors and managers need to know the status of a particular process. Nowadays, the parallelism in the execution of tasks turns out to be impossible because the processes are based on paper. On the other hand, the work is not stopped. The processes are documented and monitored, ensuring that the work planned is carried out. The suitable actor, device or system is assigned in each case by assigning first the time-critical cases. 7. REFERENCES Web [www01] Wokflow concepts. -XXIII-

22 [www02] BPM concepts. [www03] Skelta Knowledge Base. Video [SKEL05] Skelta Software, Skelta Forms Designer, Skelta Software Pvt. Ltd., [SKEL06] Skelta Software, Skelta BPM.NET featuring Skelta List for Purchase Order Management, Skelta Software Pvt. Ltd., BIBLIOGRAPHY Knowledge sources used in the preparation of this project are listed below. [RIVE05] [MUÑO10] [EMPR90] [EMPR08] [NICK08] [DELA09] [SKEL01] [SKEL02] Enrique Rivero Cornelio, Luis Martínez Fuentes, Israel Alonso Martínez. Bases de datos relacionales: Fundamentos y Diseño Lógico. Universidad Pontificia Comillas. Madrid, Manuel Muñoz García, Apuntes de Gestión de Proyectos Informáticos, Madrid Empresarios Agrupados, Manual de Ingeniería del Software, Empresarios Agrupados, Empresarios Agrupados, Síntesis de la organización, Empresarios Agrupados, Nick Randolph, Nick Randolph, Professional Visual Studio 2008, Wrox, Kalen Delaney, Paul S. Randal, Microsoft SQL Server 2008 Internals (Pro - Developer), Kimberly L. Tripp and Conor Cunningham, Skelta Software, Skelta BPM NET Administrator Guide, Skelta Software Pvt. Ltd., Skelta Software, Skelta BPM NET API Scenarios, Skelta Software Pvt. Ltd., XXIV-

23 [SKEL03] [SKEL04] [SKEL05] [SKEL06] Skelta Software, Skelta BPM NET Developer Guide, Skelta Software Pvt. Ltd., Skelta Software, Skelta BPM NET Forms and Lists, Skelta Software Pvt. Ltd., Skelta Software, Skelta BPM NET User Guide, Skelta Software Pvt. Ltd., Skelta Software, Skelta BPM NET API Reference, Skelta Software Pvt. Ltd., XXV-