Sistema Institucional para la Gestión de la Ciencia y la Técnica en Universidades: una perspectiva cienciométrica para su análisis y evaluación.

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1 Sistema Institucional para la Gestión de la Ciencia y la Técnica en Universidades: una perspectiva cienciométrica para su análisis y evaluación. Institutional System for Science and Technique Management in Universities: a scienciometric perspective for it s análisis and evaluation. Ing. Dayron Armas Peña * armas@ict.upr.edu.cu MsC. Maidelyn Díaz Pérez * maidelyn@ict.upr.edu.cu Ing. Raudel Giráldez Reyes * giraldez@ict.upr.edu.cu * Universidad de Pinar del Río Grupo de Gestión de Información y Conocimiento (PROGINTEC) Resumen Los Sistemas de Gestión de Información para la Toma de Decisiones Institucionales, mayoritariamente nacen para estructurar la información operativa y funcional que requieren las organizaciones para operar eficientemente y alcanzar resultados emprendedores; además de desarrollar y apoyar a nivel macro las políticas científicas y tecnológicas que necesitan las organizaciones y sus procesos, para: definir y evaluar las estrategias seguidas en el desarrollo de las actividades de investigación, desarrollo e innovación; evaluar la producción y actividad científico / tecnológica de sus investigadores e instituciones; así como fomentar la colaboración, intercambio, transferencia de conocimientos, etc. Estas y otras razones han propiciado que el Grupo PROGINTEC de la Universidad de Pinar del Río esté inmerso en un gran megaproyecto para el desarrollo e implementación de un Sistema Integral de Gestión de Información y Conocimiento Institucional. El presente trabajo tiene la intención de mostrar uno de los módulos de esta plataforma, el orientado específicamente a la Gestión Integral de la Ciencia, la Técnica, la innovación y el Postgrado. Sistema que permite la administración y control de todos los datos introducidos y generados en estos procesos, incluyendo sus flujos de información. Los datos son introducidos por su principal proveedor: el profesor, investigador o estudiante de postgrado, a partir de un formato de currículo vitae con diseño propio y compatible con estándares curriculares internacionales ampliamente usados como el CAPES y el Lattes. Lo cual permite el control, evaluación, análisis y medición, a partir de la aplicación de indicadores cienciométricos. Incluyendo la representación y visualización de los resultados obtenidos para la toma de decisiones institucionales, en forma de mapas. Los resultados obtenidos a partir del diseño y desarrollo de este sistema han permitido que la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Educación Superior lo haya elegido para su próxima implementación en todas las universidades del país. Palabras Claves: Indicadores Cienciométricos, Descubrimiento de Conocimiento en Bases de Datos Científicas, Medición de la Ciencia y la Tecnología, Sistemas Métricos para la Gestión de Información y Conocimiento.

2 Abstract: Information Management Systems for Institutional Decission Taking are built mostly to structure operative and functional information required by the organizations to operate eficiently and to reach enterprising results. They also develop and support at a macro level the scientific an technological policies needed by the organizations and their processes, to: define and evaluate strategies to follow in the deployment of research, development and innovation activities; evaluate the production and scientific-technological activity of they researchers and institutions; suport colaboration, exchange, and knowledge transference. This and other causes propitiated that the PROGINTEC Group from the Pinar del Río University were inmersed in a mega project for the development and implementation of an Integral Institutional Information and Knowledge Management System. This article is intended to show one of this platform modules, specifically the one oriented to the Integral Management of the Science, the Technique, the Innovation and the Postgraduate Programs. This module permits the control and management of all the data introduced and generated by this processes, including their information flows. This data is introduced by it s main provider: the professor, researcher or postgraduate student, from a custom designed curriculum vitae format, compatible with international curriculum standards widely used like CAPES and Lattes. This allows the control, evaluation, analysis and measurement, from the application of scienciometric indicators. Including the representation and visualization of the obtained results in maps form, for the institutional decission taking. The results obtained from the design and development of this system caused that the Science and Technique Direction of the Higher Education Ministry selected it for it s implementation in all the universities of the country. Keywords: Scienciometric Indicators, Knowledge Discovery in Scientific Databases, Science and Technology Measurement, Metric Systems for Information and Knowledge Management.

3 Introducción El comportamiento de la ciencia, puede ser estudiado (según Moravsick) por tres 1 parámetros específicos: la actividad, la productividad y el progreso científico (Sancho, 1990). A su vez, este proceso científico desde hace décadas es considerado análogo a los modelos económicos costebeneficio o inversión-resultado (input-output), susceptible por tanto de ser cuantificado y representado. Sin embargo, aún no existen modelos económicos convencionales para estimar el balance coste-beneficio en el proceso científico (Sancho, 2002), especialmente en los indicadores de resultados 2 científicos y tecnológicos. De hecho desde la década del sesenta las inversiones (input) en ciencia son medibles por los gastos en actividades de I+D: recursos humanos involucrados, equipos, materiales y productos utilizados, etc. Aún reconociendo que son indicadores incompletos que no aportan toda la información relevante sobre la inversión. Y los resultados científicos (output), (al no ser del todo tangibles como la inversión ni ser fácilmente cuantificable), continúan presentando mucha polémica la forma de medir y cuantificar para su evaluación los resultados obtenidos. No disponiendo hasta hoy, de todos los indicadores necesarios para poder medir de forma confiable los conocimientos generados tras una investigación, así como su influencia en el desarrollo de otras investigaciones, beneficios e impactos a la sociedad 3, etc.. A pesar de estas reservas y de acusar a la ciencia de papirocéntrica (investigador fuertemente motivado por publicar) y a la tecnología papirofóbica (inventor obsesionado con maximizar la protección de sus invenciones) (Sánchez, Cano y Esparza, s.a). El científico se siente fuertemente motivado por publicar y divulgar sus resultados científicos ante una comunidad investigadora; y el tecnólogo forzosamente obsesionado por patentar y proteger una invención susceptible de ser copiada por otros. Gracias a ello, ambos sujetos socializan sus resultados de investigación, tras la oportunidad de obtener cierto reconocimiento personal, constituyendo el incentivo para volver a publicar o patentar (Díaz, 2007). Elementos que van conformando una cadena ininterrumpida que alimenta y renova constantemente la producción del progreso científico, base de las premisas sobre la ley de la productividad de la ciencia y la técnica sostenida por Price. Estos incentivos han existido siempre, lo que unido a otros factores han posibilitado utilizar el método de contabilizar las publicaciones científicas o tecnológicas (donde se encuentra registrada y diseminada la llamada información resultante del proceso científico) para controlar y evaluar el sistema de ciencia. Sin embargo, el control, seguimiento y evaluación de los resultados científicos y tecnológicos a través de todos los tiempos, siempre ha sido una tarea bien compleja. Ello no depende solamente del poder absoluto de los datos sino también del concurso de otros factores e información de diferente naturaleza para representar e interpretar el comportamiento de la ciencia en el marco de un país, región, organización, etc. Cuba no esta exenta de esta situación. La evaluación de las actividades y resultados alcanzados en la investigación a nivel de país y ministerios, no es satisfactoria si nos ajustamos a las nuevas formas de evaluar la ciencia a nivel mundial por países desarrollados. En este sentido, a pesar de las emprendedoras acciones llevadas a cabo por la alta dirección del país, los integrantes del Sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica (SCIT) y el Ministerio de Educación Superior (MES), resulta aún insuficiente la actividad de la Ciencia y la Tecnología, y en particular de la innovación, como elementos dinamizadores de la competitividad de la economía nacional y del logro del desarrollo sostenible a que se aspira, fundamentalmente en el sector empresarial (Díaz, 2005). Y aún mucho más insuficiente, las formas de seguimiento y evaluación de los resultados, al no establecer de forma sostenida y estable políticas confiables y eficaces para la evaluación de 1 Similar tricotomía cabe hacerse con la calidad, la importancia y el impacto 2 Observe que se esta hablando de medir la producción, aumento e impacto del conocimiento generado, un bien intangible y acumulativo. 3 Esta situación es generada porque el proceso científico y la adquisición de conocimientos son aspectos muy complejos por el carácter acumulativo y colectivo que presentan, la ciencia es una compleja red multidimensional de actividades, institutos, investigadores, etc. lo cual requiere de cierta integración para el posible estudio de sus resultados.

4 resultados. Situación que influye negativamente en el impacto y visibilidad de los resultados científicos y tecnológicos alcanzados por el país tanto a nivel nacional como internacional. En el marco nacional, por ejemplo, los resultados científico y tecnológicos obtenidos en los diferentes Centros de Educación Superior (CES) adscriptos al MES son procesados, comparados y evaluados comparativamente por la Dirección de Ciencia y Técnica (DCT) por un grupo de indicadores establecidos. Este conjunto de indicadores en la marcha de los años, se ha perfeccionado y ajustado a las condiciones actuales de investigación en Cuba. Qué sucede? que a pesar de tener un amplio alcance y proyección y realizar su aplicación de forma periódica y sistemática, no se logra obtener toda la información necesaria para la actividad. Ni constituir una herramienta verdaderamente estratégica para liderar eficientemente la actividad de gestión de la ciencia y la técnica y la innovación, a nivel institucional y de ministerio. A partir de estos antecedentes y de otros estudios y diagnósticos realizados en la Universidad de Pinar del Río (UPR) por parte del Grupo de Gestión de Información y Conocimiento de la UPR nombrado progintec, se presenta un mega proyecto a la DCT del MES para desarrollar un Sistema Integral de Gestión de Información y Conocimiento Institucional. Plataforma informática que permita tanto a nivel de universidad como de ministerio dominar todos los datos de los profesores investigadores para su gestión, en las diferentes áreas de resultados claves. Optimizando la operacionalización y evaluación de resultados en los principales procesos sustantivos de la universidad. El presente trabajo tiene como objetivo mostrar uno de los módulos de este sistema orientado a la gestión y evaluación de la Ciencia, la Técnica, la Innovación y el Postgrado. Exponiendo sus principales interfaces de trabajo por parte del profesor, investigador o estudiante de postgrado. Así como alguno de los indicadores utilizados para el control, seguimiento y evaluación de la actividad. Métodos y Herramientas Siguiendo las políticas del país y las líneas de trabajo del grupo progintec, en términos de informatización, el sistema fue desarrollado con herramientas libres. Se trabajo ajenos a cualquier plataforma en específico, intentando la compatibilidad con las tecnologías de trabajo existentes. Entiéndase: sistemas gestores de bases de datos, servidores web, navegadores y sistemas operativos. Pensado además para poder interactuar con soluciones específicas ya implementadas de amplia utilización como: sistemas gestores de contenido, sistemas de currículo vitae en línea y web services. De igual forma se implemento como solución para la web, (dadas las ventajas de esta forma de comunicación), que cualquier usuario de forma remota, tras pasar satisfactoriamente por los pasos de identificación, autentificación y autorización, pueda realizar en el sistema las operaciones que le estén permitidas, según su perfil. Bajo estas premisas, se tomó como lenguaje de desarrollo a PHP, por ser muy potente y extensible, seguro, popular y tener una amplia comunidad como soporte. Además por ser libre para su utilización y por su independencia del servidor web en que se instale. En determinadas partes del sistema se utiliza el lenguaje de marcas XML, y el lenguaje de hojas de estilo XSLT para realizar operaciones sobre los documentos XML. Como gestor de bases de datos se elige a PostgreSQL. Vale aclarar que el trabajo con este gestor de bases de datos, se implemento, a través de una capa de abstracción de acceso a bases de datos, para eliminar la dependencia del mismo, y así poder en cualquier momento migrar hacia otro gestor. Y como servidor web Apache, aunque como ya se dijo, no se depende de este, pues el lenguaje de desarrollo PHP se puede utilizar bajo cualquier servidor web conocido, lo que no quita los méritos de Apache, servidor con la cuota mas alta del mercado de servidores web, con una cuantiosa diferencia del que lo secunda, al momento de desarrollo de este trabajo. Y por último durante el desarrollo del sistema se utilizaron además los navegadores Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox indistintamente, lo que denota la independencia del navegador que se use para acceder al sistema. Durante el desarrollo del sistema se utilizaron además los navegadores Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox indistintamente, lo que denota la independencia del navegador que se use para acceder al sistema.

5 Sistema Institucional para la Gestión de la Ciencia y la Técnica Los Sistemas de Gestión de Información para la Toma de Decisiones Institucionales, mayoritariamente nacen para: o estructurar la información operativa y funcional que requieren las organizaciones para operar eficientemente y alcanzar resultados emprendedores. o dar respuesta a necesidades concretas de las organizaciones que fomentan la investigación científica y tecnológica para el desarrollo sostenible de la innovación y el cambio tecnológico. o desarrollar y apoyar a nivel macro las políticas científicas y tecnológicas que necesitan las organizaciones y sus procesos, para: definir y evaluar las estrategias seguidas en el desarrollo de las actividades de investigación, desarrollo e innovación (I+D+I) evaluar la producción y actividad científico/ tecnológica de sus investigadores e instituciones, administrar adecuadamente la distribución de los recursos materiales y humanos dedicados a la (I+D+I) fomentar la colaboración, intercambio, transferencia científico/ tecnológico, tanto como la innovación en ámbitos nacionales e internacionales. - Etc. El Sistema para la Gestión Institucional de Información y Conocimiento desarrollado por progintec para el área de la Ciencia y la Técnica es nombrado CuScienTI. Caracterización Informática: o Permite la comunicación remota y el acceso en tiempo real, desde cualquier lugar y en cualquier momento, a la información a través de la red, posibilitando la introducción de los datos por el profesor así como su gestión, desde cualquier punto de la red. o Acepta ampliaciones y modificaciones en su estructura, ofreciendo gran flexibilidad o Gestiona las BDs de forma dinámica, facilitando las consultas así como la aplicación y obtención de diferentes indicadores. o Ofrece Seguridad y Acceso Restringido a la información, estableciendo derechos y prioridades a cada tipología de usuario del sistema. Acceso El acceso al sistema se hará con los privilegios que tenga cada usuario. Para ello se ha hecho un estudio de las diferentes operaciones que debía permitir el sistema y quienes serían los responsables; y a partir de esta información se elaboró la lista de perfiles de usuario. En el sistema cada profesor, investigador o estudiante de postgrado será responsable de mantener su currículo vitae actualizado; determinados usuarios se encargarán de confirmar la veracidad de la información introducida por los demás (jefes de departamento, decanos, etc); cada área de resultados clave accederá a consultar los indicadores relacionados con su área; habrán usuarios especialistas en información que accederán a indicadores científicos; y finalmente los supervisores que crearán las cuentas de acceso de los demás, y que junto con el administrador mantendrán el sistema. La figura 1 muestra la pagina de acceso al sistema y la figura 2 muestra la página concebida para la creación de las cuentas de usuarios.

6 Fig. 1: Acceso al sistema Fig. 2: Creación de cuentas de acceso

7 Edición del Currículo Vitae Al acceder al sistema los usuarios que nutrirán la base de datos se encuentran con la interfaz que muestra la figura 3. Desde ahí pueden introducir información en su currículo o en dependencia de sus privilegios acceder a las demás secciones del sistema. La información que se recoge, como muestra la figura 4, está dividida en varias secciones. Durante el desarrollo del sistema se tuvo en cuenta la marcada importancia que tiene la normalización de la información para este tipo de sistemas y los fines que persigue. Por tanto, en cada dato que se pide en la interfaz, se trató de asistir al usuario para que tuviera que teclear lo menos posible, potenciando las posibilidades de selección de opciones y de autocompletamiento con este fin. Esto se puede apreciar en la figura 5. Fig. 3: Página principal del sistema

8 Fig. 4: Secciones del Currículum Vitae Fig. 5: Opciones de autocompletamiento

9 Indicadores Aplicados La DCT del MES utiliza el siguiente grupo de indicadores para realizar el Balance de la Ciencia y Técnica del MES cada año (Balance de la Ciencia y Técnica, 2006). Indicadores de Impacto Económico Social: o Premios nacionales y provinciales de innovación tecnológica (CITMA) o Premios Provinciales del Forum de Ciencia y Técnica o Sedes Universitarias Municipales destacadas municipales en el Forum de Ciencia y Técnica o Premios internacionales Indicadores de Impacto Científico Tecnológico: o Participación en premios de la Academia de Ciencias de Cuba o Participación en premios CITMA provinciales o Total de publicaciones por profesor equivalente en Cuba y el extranjero o De las anteriores, las publicadas en Bases de Datos internacionales o De las anteriores, las que se incluyen en la corriente principal o Publicaciones de libros y monografías o Patentes de invención obtenidas Indicadores de Pertinencia: o Porcentaje de proyectos vinculados a Proyectos Nacionales, Ramales, Territoriales, Empresariales y Universitarios de Ciencia y Tecnología o Proyectos en planes de generalización ramales y provinciales o Estado de ejecución de los proyectos o Financiamiento de los proyectos de investigación en Peso Cubano Convertible (CUC) El CuScienTI procesa un mayor número de indicadores. Aplica indicadores simples, compuestos y relacionales, logrando combinar en este último tres y cuatro variables. A continuación mostraremos algunos ejemplos de tablas de resultados obtenidas tras la aplicación de indicadores simples. Al estar el sistema en desarrollo, las imágenes que muestran los indicadores realizaron los cálculos con una base de datos prácticamente vacía, por eso todas las cifras están en cero. Lamentamos no poder mostrar los ejemplos con cifras ya reales. Ejemplos: Fig. 6: Profesores en la investigación

10 Fig. 7: La mujer en la investigación Fig. 8: Los jóvenes en la investigación

11 Dentro de los principales impactos esperados de la implementación de este sistema se encuentran: ofrecer información transparente a: la sociedad, a los órganos de gobierno y a los diferentes ministerios sobre los niveles de pertinencia, calidad, competencia intelectual, eficiencia, etc. sobre el empleo de recursos escasos puestos a disposición de la Educación Superior en Cuba; promover la cooperación, el intercambio y la colaboración entre los distintos CES a partir del conocimiento de sus disponibilidades; aumentar la voluntad de participación de todos cuando se sientan informados y partícipes del proceso, lo que les permite valorar la importancia y utilidad de suministrar información sobre las actividades que realizan, las que contrastadas y validadas, se transforma en una base imprescindible para la toma de decisiones a todos los niveles; mejor utilización de los recursos humanos, económicos, físicos, logísticos, de tiempo, etc. hasta lograr su óptimo aprendizaje mediante la implicación y participación de todos los agentes en el proceso; lograr una mayor eficacia y eficiencia en el cumplimiento, recepción y análisis de la información procedente de estos procesos, evitando la duplicidad y pérdida de información, inconsistencias, ruidos, series temporales incompletas, etc.; ayudar a la administración en general y a los responsables en política científica tecnológica en particular, a la toma de decisiones. Principales Resultados o Curriculum Vitae de cada profesor y la Hoja de Vida de cada universidad con actualización sistemática. o Plataforma informática en línea, diseñada para hacer fácilmente integrable como fuente de información que tribute a otros sistemas mediante los protocolos estandarizados con este fin. o Herramienta de trabajo flexible con diseño extrapolable (adaptable a las necesidades y características de cada centro), con el objetivo de tener información lo más desagregada posible de cada unidad de investigación. o Sistema interactivo y funcional, que permita la gestión integrada de los diferentes procesos desde la base (profesor), así como facilitar la salida sus datos, según estándares internacionales. o Batería de indicadores confiables, válidos y comparables en todos los Centros de Educación Superior del país, que permitan representar los input y output del sistema de ciencia, tecnología e innovación, así como las actividades de postgrado, de forma cuantitativa y cualitativa. o Representación y Visualización de la información en diversos formatos, incluyendo mapas de conocimiento. Referencias Bibliográficas Balance de la Ciencia y la Técnica de la Dirección de Ciencia y Técnica del MES (2006) Informe Anual Díaz, M. (2005) La información de patentes en el ciclo de vida de un proyecto de investigación: caso de estudio [Tesis en opción al título de Master en Ciencias de la Información] Facultad Comunicación e Información Científica, La Habana. Díaz, M. (2007) Producción tecnológica de América Latina con mayor visibilidad internacional: [Tesina en opción al Diploma de Estudios Avanzados] Universidad de Granada, España. Sánchez, M., Cano V. y Esparza, E. Un análisis de las patentes como indicadores: algunas consideraciones conceptuales. Oficina Europea de Patentes. Sancho, R. (1990) Indicadores bibliométricos utilizados en la evaluación de la ciencia y la tecnología. Revisión bibliográfica. Documentación Científica, 3. Sancho, R. (2002) Indicadores de los sistemas de ciencia, tecnología e innovación. Economía Industrial, N 343.