CLIENTE DE FAXUTIL PARA WINDOWS

Transcripción

1 CLIENTE DE FAXUTIL PARA WINDOWS EJECUTAR FAXUTIL Para abrir FaxUtil hay 2 maneras: (1) hacer clic en el icono de la bandeja de la barra de tareas de Windows, y seleccionar FaxUtil, en el menú emergente, o (2) a través del menú de inicio de Windows: Inicio > Programas > RightFax FaxUtil. CREAR Y ENVIAR DOCUMENTOS Creación de un nuevo documento para enviar 1. Hacer clic en el botón de nuevo documento. Esto abre el cuadro de diálogo de información del fax. 2. En el cuadro de diálogo de información del fax, añadir uno o más receptores de fax o e- mail. Especifica las notas de la portada y las opciones, documentos adjuntos y otras preferencias de envío. 3. Hacer clic en enviar para enviar el documento. Envío de un documento a una dirección de fax 2. Introducir el nombre del receptor, número de fax, y otra información de contacto. Los campos en negrita son obligatorios.

2 Envío de un documento a una Dirección de o Número de SMS 2. Hacer clic en la flecha junto a Número de faz y seleccionar Dirección de o Número de SMS en el menú emergente. Introducir el nombre del receptor, dirección de o número sms, y otra información de contacto. Los campos en negrita son obligatorios. Los documentos enviados a una dirección de serán enviados como archivos adjuntos. Los documentos enviados a números sms sólo transmitirán las notas de la portada. Seleccionar una dirección del listín telefónico 2. Hacer clic en el botón Directorio telefónico para mostrar todas las entradas el listín telefónico de RightFax. 3. Hacer doble clic en cada entrada del listín a la que queramos mandar el documento. Cada dirección seleccionada se muestra en la lista de destinatarios. 4. Hacer clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo de información del fax. Incluir una portada en el documento 1. En el cuadro de información del fax, hacer clic en la pestaña main y seleccionar la opción de Usar portada. 2. Hacer clic en la pestaña de Notas de portada. 3. En el cuadro de notas Notas de portada, escribir las notas que se deseen añadir a la portada hasta 21 líneas de texto. 4. Hacer clic en la pestaña para Más opciones. 5. En el cuadro de Archivos de portada, seleccionar una portada de la lista. Para cambiar la portada se necesitan permisos concedidos por el administrador de RightFax. 6. En el cuadro de remitente (De), incluir la información que quiera que aparezca. Adjuntar documentos de librería Los documentos de librería son documentos usados frecuentemente que el administrador de fax ha guardado en el servidor para un fácil acceso: Materiales de marketing, listas de precios, especificaciones de producto son candidatos a ser almacenados como documentos de librería. 1. En el cuadro de información del fax, hacer clic en la pestaña Adjuntos. 2. Hacer doble clic en cada documento librería que se quiera adjuntar. Cada adjunto seleccionado se muestra en la lista de adjuntos (Adjuntos disponibles). Estos documentos se añadirán al final del documento a enviar en el orden en que aparecen en la lista de adjuntos. Adjuntar archivos al documento 1. En el cuadro de información del fax, hacer clic en la pestaña Adjuntos. 2. Hacer clic en el botón browse para buscar los archivos a adjuntar. Puede adjuntar todos los archivos que desee. Cada archivo seleccionado se muestra en la lista de Adjuntos seleccionados. Los archivos se añadirán al final del documento a enviar en el orden en que aparecen en la lista de adjuntos. Cuando el documento se quiere enviar a una dirección de , puede activar la opción Nativo en la lista de adjuntos seleccionados para mandar un adjunto en concreto en su formato de origen, en lugar de convertirlo a formato de fax.

3 AÑADIR ENTRADAS AL LISTÍN TELEFÓNICO FaxUtil permite crear un listín telefónico personal de faxes y direcciones de . Se pueden añadir tanto entradas individuales como entradas de grupo para faxes masivos. Las entradas pueden ser privadas o públicas, las privadas sólo pueden ser vistas por el propio usuario del fax y las públicas, por cualquier usuario de FaxUtil de la red. Crear una entrada individual 1. Hacer clic en el botón para abrir el listín (Abrir directorio telefónico) en la barra de herramientas de FaxUtil. 2. Hacer clic en Nueva entrada. 3. Introducir un nombre para la entrada del listín en el cuadro ID. 4. Para crear una entrada para una dirección de fax, introducir el número del fax en el cuadro Número de fax 1, y luego completar los restantes campos de la dirección. Para crear una entrada para una Dirección de o Número de SMS, hacer clic en la flecha junto a Número de fax 1 y seleccionar Dirección de emali o Número de SMS en el menú emergente. Introducir la dirección de o el número sms correspondiente y luego completar el resto de campos. 5. Seleccionar todas las opciones que se quieran y luego clic en Aceptar. La entrada aparecerá en el listín precedida por el icono de dirección de fax dirección de o el de número sms. Crear una entrada de grupo, y el icono de 1. Hacer clic en el botón para abrir el listín (Abrir directorio telefónico) en la barra de herramientas de FaxUtil. 2. Hacer clic en Grupo nuevo. 3. En la lista de entradas existentes, seleccionar cada entrada que desee añadir al nuevo grupo y hacer clic en el botón para mover la entrada al listado de miembros del grupo. Se pueden añadir tanto entradas individuales como entradas de grupo al nuevo grupo. 4. Seleccionar todas las opciones que se quieran y hacer clic en Aceptar. La entrada aparecerá inmediatamente en el listín precedida por el icono de grupo. REENVIAR Y REDIRIGIR DOCUMENTOS Cuando se reenvía un documento desde la bandeja de entrada de FaxUtil, se envía una copia al destinatario y el original permanece en la bandeja de entrada. Cuando se redirige un documento, el original se envía al destinatario y es eliminado de la bandeja de entrada. Reenviar un documento a un número de fax o dirección de 1. Seleccionar el documento a reenviar y hacer clic en el botón Redirigir a nuevo número de la barra de tareas. 2. Completar los campos del cuadro de información del fax y hacer clic en Aceptar para enviar.

4 Reenviar un documento a otro usuario de FaxUtil de la red 1. Seleccionar el documento a reenviar y hacer clic en el botón Redirigir de la barra de tareas de FaxUtil. Esto abre un listado de usuarios de FaxUtil. 3. Doble clic en cada usuario que recibirá en documento y Aceptar para enviar. Redirigir un documento a otro usuario de FaxUtil de la red 1. Seleccionar el documento a redirigir y hacer clic en el botón Redirigir de la barra de tareas. Esto abre un listado de usuarios de FaxUtil. 2. Doble clic en cada usuario que recibirá en documento y Aceptar para enviar. OPCIONES DE LA BANDEJA DE ENTRADA DE FaxUtil Ordenar documentos 1. Hacer clic en la cabecera de una columna de la lista de documentos y ordenará los documentos de dicha columna en orden ascendente. 2. Hacer clic en la misma columna nuevamente para ordenar en orden descendente. 3. Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la cabecera de la columna despliega una lista de opciones de filtro. Ver la bandeja de entrada de otros usuarios Administradores de RightFax, grupo de administradores y usuarios permitidos, tienen la capacidad de poder ver los mensajes de otros usuarios de RightFax. Si tiene permiso para ver otros buzones, se incluirá la entrada Other Users en el árbol de directorios de FaxUtil. 1. Hacer clic en + junto a Other Users en el árbol de directorios para expandir la lista. La lista puede incluir tanto grupos de RightFax como buzones individuales. 2. Hacer clic en una carpeta para ver su contenido.

5 VISUALIZAR DOCUMENTOS Para abrir en visor de documentos de RightFax, hacer doble clic en cualquier documento enviado o recibido de la lista. La pestaña OCR sólo aparecerá si tiene activada la opción de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y ha utilizado OCR con este fax. La pestaña PDF cuando visualice documentos para los que ha creado una salida en PDF. Para ver imágenes PDF en FaxUtil, debe tener instalado Adobe Acrobat Reader versión 3.0 o superior.