Alta de Códigos a SAP

Transcripción

1 Alta de Códigos a SAP

2 Ojo! No se puede hacer ninguna alta de código si no se tiene la solicitud de dicho proceso previamente firmada y autorizada por la persona interesada y su jefe inmediato.

3 1. En el sistema SAP, nos vamos a la sección de Módulos, posteriormente seleccionaremos la pestaña de Inventarios y nos desplegará el menú de donde tomaremos la opción de Datos Maestros de Artículo

4 2. Vamos a teclear el primer dígito de la familia del artículo que se desea crear y daremos clic en la opción buscar

5 3. En la lista desplegada por el sistema, nos iremos hasta el último código creado y tomaremos el consecutivo siguiente. Ejemplo. Si el último código creado fue el se va a tomar el siguiente numero para crear el código deseado, es decir el

6 4. En la barra de herramientas seleccionaremos el botón crear

7 5. Una vez que demos clic en dicho botón, nos despegará la pantalla para la creación de un nuevo código.

8 6. Llenar los campos Número de artículo, Descripción y asignar el grupo al que pertenece.

9 7. En la misma pantalla, nos iremos a las pestañas Datos de compras, datos de ventas y datos de inventario e ingresaremos la unidad de medida, ya sea pieza, rollo, caja, etc.

10 8. Una vez llenados todos los campos, daremos clic en el botón de crear y podemos dar por finalizado el proceso.

11 Carga de Flete a material, según la sucursal.

12 1. En el árbol del menú, seleccionamos la opción de Módulos y posteriormente Inventario.

13 2. Una vez desplegadas las opciones del menú seleccionamos la opción operaciones de stock y posteriormente seleccionamos salida de mercancía

14 3. Una vez desplegadas las opciones del menú seleccionamos la opción operaciones de stock y posteriormente seleccionamos salida de mercancía

15 4. En nuestra barra de herramientas seleccionamos la opción de crear.

16 5. En la pantalla de creación llenaremos los campos: Número de artículo, cantidad, almacén, sucursal y código de cuenta contable. El código de cuenta contable debe ser 1131

17 6. Una vez capturados los datos, debemos capturar la justificante del porque de la salida de mercancía en el campo de comentarios y posteriormente daremos clic en el botón crear. Capturar la justificante de la salida

18 7. Una vez creada nuestra salida, debemos calcular el flete correspondiente de acuerdo a la sucursal a la cual se enviará el material, así que procederemos a abrir nuestro archivo de porcentaje de fletes.

19 Sucursales a considerar de acuerdo al puesto. Control de Inventarios Nacionales Control de Inventarios CEDIS Guadalajara Puebla Chihuahua Coatzacoalcos Mexicali Guadalajara Puebla Chihuahua Coatzacoalcos Mexicali Facturación Tampico Hermosillo Tijuana Total Metal Atensa Querétaro

20 8. En el calculador de flete debemos teclear el costo del material en la pestaña de Matriz y en automático nos calculara los costos en todas las sucursales para así poder tomar el costo que necesitamos.

21 9. Una vez calculado el flete del material procederemos a hacer la entrada en el almacén de metra en base a la sucursal en donde llegara el material

22 10. Una vez seleccionada la opción de entrada de mercancía nos desplegara la siguiente pantalla en la cual capturaremos los campos código, cantidad, costo del material, sin dejar de lado el costo extra por flete de material previamente calculado. Costo de material + Costo de flete

23 11. Ya que tengamos capturados todos los campos, justificaremos el porque de la entrada en el campo de comentarios y posteriormente daremos clic en el botón crear para así dar por finalizado nuestro proceso.

24 Entrada material de Owens

25 Quién elabora las entradas? Facturación Entradas Owens en sucursal Monterrey Inventarios CEDIS Entradas Owens en CEDIS Inventarios Nacionales Entradas Owens en Sucursales Entradas directas en obra o cliente. Nota: Las sucursales de Guadalajara y Mexicali llevan el control de sus entradas.

26 ORDEN DE COMPRA EVIDENCIA DE ENTREGA FACTURA DE PROVEEDOR Elementos necesarios para proceder con la entrada del material. En caso de no tenerla en físico se imprime del sistema SAP. Debe venir previamente firmada y/o sellada de recibida por el cliente o bien por el almacén receptor. Sin Evidencia NO se puede realizar ninguna entrada Debe coincidir con lo entregado de acuerdo a la evidencia. En caso de no tenerla en físico se puede conseguir con los siguientes departamentos: *Servicio al cliente. *Proveedor clave.

27 1. En la factura o evidencia del proveedor debemos ubicar el número de orden de compra sobre la cual trabajaremos.

28 2. En nuestro menú principal seleccionaremos el módulo compras- proveedores y posteriormente la opción de Orden de compra.

29 3. Una vez desplegada la pantalla de Orden de compra, daremos clic en el botón buscar.

30 4. En la siguiente pantalla teclearemos en la parte superior derecha el número de la orden y posteriormente daremos clic en el botón buscar para que el sistema nos arroje el documento.

31 5. Ya que tengamos el documento en pantalla, se debe de imprimir y posteriormente analizar los materiales, costos, fletes, sucursal, etc.

32 6. Una vez impresa la orden de compra debemos considerar varios puntos de referencia para poder realizar la entrada de mercancía. Precio especial o con descuento. La entrada debe realizarse en base al costo especial aun y cuando exista diferencia en la factura del proveedor Costo de material en dólares. Se deberá ingresar al sistema en MN, tomando el tipo de cambio del día en el cual se realizo la factura del proveedor ( consultar el t.c. con proveedor clave, recepción o bien en el diario oficial de la federación) Cargo de flete Se debe considerar las partidas de otros cargos y sello como flete. Se carga el flete a cada una de las partidas de material en base a la tabla de flete que se tiene en Excel. NOTA: Si existe la leyenda LAB no lleva cargo de flete. Cantidad de piezas a ingresar. Se debe verificar en la evidencia que cantidad de material se recibió para poder ingresarlo al sistema. NOTA: Pueden existir variantes en cuanto a lo marcado en la orden de compra y lo indicado en la factura, se debe considerar lo marcado en la evidencia y esto a su vez debe coincidir con lo facturado

33 Nota: Para las entregas que si se les debe de cargar el flete es necesario llenar nuestra tabla para poder continuar con la entrada. En la siguiente tabla debemos de capturar los campos de código, cantidad de piezas, flete y seguro, y costo por pieza. Estos datos deben de sacarse en base a lo estipulado en la orden de compra (costo de material) y la factura (monto de flete y piezas recibidas). Costo con el que se debe de ingresar el material en sistema

34 7. Una vez detectados los puntos clave y la cantidad de piezas recibidas, continuaremos con la entrada. En nuestra pantalla de la orden de compra daremos clic en el botón copiar a y seleccionaremos la opción Pedido entrada de mercancía

35 8. En la pantalla de entrada de mercancía, procederemos a llenar los siguientes campos: N (sucursal a la que corresponde) Piezas recibidas # Factura Costo del material, ya sea con flete o sin flete o precio especial Almacén de donde se facturara el material

36 9. Una vez llenados todos los campos, damos clic en el botón crear para que el sistema nos genera la entrada.

37 10. Ya que hayamos concluido la entrada, debemos notificar el alta vía electrónica al vendedor, al gerente correspondiente y al departamento de proveedores. Es importante adjuntar en el correo los siguientes documentos: *Factura de proveedor *Evidencia *Entrada de mercancía El asunto del correo debe decir Alta de Material para su facturación

38 11. Por ultimo y para dar por terminado el proceso debemos pasar impresas al departamento de proveedores las evidencias de todo material ingresado a sistema. Documentos necesarios y ordenados de la siguiente manera: *Factura de proveedor *Orden de Compra *Evidencia *Tabla de flete (en caso de llevar el cargo del mismo) *Entrada de mercancía

39 Calculador de costos para cargo de fletes a Sucursales. AISLAMIENTO Sobre Costo a Filiales TOTAL METAL ATENSA 5.0% 5.0% $ $ Matriz Puebla Chuihuahua Guadalajara Mexicali Coatzacoalcos Hermosillo Tampico Tijuana Queretaro TOTAL METAL ATENSA $ % 9.0% 7.0% 9.0% 12.0% 8.0% 6.0% 14.0% 7.0% 5.0% 5.0% $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ En caso de ser propio Nota: En caso de Total metal hay que ver el costo real cuando se manda material, ya que usan muchos envios por paqueteria y hay que estar seguros de que costo usar (real o calculado). Instrucciones: Antes de facturar ver el ultimo precio de material y en el recuadro Amarillo colocar el Costo del producto, y la tabla les calcula automáticamente los costos que van a poner