El Módulo de Compras sirve de apoyo a la alta gerencia para el control y seguimiento de los diferentes procesos de compras de Bien y/o Servicio

Transcripción

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2 El Módulo de Compras sirve de apoyo a la alta gerencia para el control y seguimiento de los diferentes procesos de compras de Bien y/o Servicio dentro de la Corporación; como son las Requisiciones, las cotizaciones a proveedores, la generación de órdenes de compra, la facturación a proveedores, y la entrada y salida de la mercancía en las bodegas. La aplicación esta totalmente integrada con los Módulos de Contabilidad, Presupuesto, Inventarios, Tesorería, y Activos Fijos; permitiendo al usuario realizar entradas por Compras de Bien al inventario. Todo el proceso de Compras de Bien y/o Servicio se realiza por medio de un Flujo de Workflow, los cuales se ajustan de la Compra que el Usuario realiza.

3 Manejar, controlar y efectuar seguimiento de los distintos procesos de compra en la Empresa, como son: las requisiciones, cotizaciones a proveedores, la adjudicación y la generación de ordenes de compra. Crear el plan de compras, realizar modificaciones y ejecutarlo Generar Requisiciones Abrir Procesos de Selección y/o Contratación Invitar a Cotizar a Proveedores Evaluar Cotizaciones Generar procesos de adjudicación Crear ordenes de compra

4 Requisición Rechazo CONTRATOS PROVEEDOR Aprobación Proceso de Selección COMPRAS BIEN y/o SERVICIO Servicio Invitación a Cotizar Causación Bien Creación Orden de compra Entrada Almacén CONTRATOS COMPRAS Adjudicación Valor / Calificación Cotizaciones Evaluación Salida de Almacén

5 A continuación veremos una breve explicación de los pasos para el ingreso al aplicativo SEVEN, de los componentes del menú inicial y además de la ruta de acceso al modulo de compras por el menú inicial y por Flujo, de igual manera conoceremos los diferentes procesos de Compras de Bien o Servicio; los cuales inician por medio de un Flujo de Workflow, como una Nueva Tarea. Cabe resaltar que una Compra de Bien o Servicio también se puede realizar de forma manual, por medio del programa, ingresando al módulo de Compras en el menú inicial.

6 Este es el icono para el ingreso al Aplicativo SEVEN- ERP; ingresamos seleccionando el icono con doble clic

7 Digitamos el Usuario Luego la contraseña Y por último damos clic para ingresar

8 1. Proceso Compras Completo 2. Proceso Compras Publicidad 3. Proceso Producto Consumo por Contrato 4. Proceso de Reembolso de Caja Menor 5. Proceso Pedido de Almacén Nota: los Flujos 1, 2 y 3 son del modulo de Compras, el Flujo 4 del modulo de Tesorería y el Flujo 5 del modulo de Inventarios.

9 Otra forma de ingreso para realizar una requisición para una compra de bien o servicio en el aplicativo SEVEN, es por medio del menú inicial, ingresando a Gestión Administrativa, luego al modulo de Compras; desde en Transacciones encontramos al programa Requisición. Cabe resaltar que al realizar la Requisición por medio del programa no viaja en ningún Flujo.

10 Proceso Compras Completo: Este flujo es para la adquisición de bienes o servicios de productos que no estén contemplados en los siguientes flujos, y debe ser comprado mediante todo el proceso de compras, solicitud de ofertas y cotizaciones. Proceso Compras Publicidad: Se utiliza para realizar requisiciones correspondientes a materiales publicitarios, tales como compras de bien o servicio que lleven el logo o el nombre de COFREM. Proceso Producto Consumo por Contrato: Se utiliza cuando los productos que se solicitan ya tienen un contrato previo (Papelería, tóner, tintas, material de construcción, material eléctrico y repuesto para aires acondicionados). Proceso Pedido de Almacén: El pedido de almacén se realiza cuando el producto se encuentra en el stock del inventario y no se hace necesario comprarlo. Proceso de Reembolso de Caja Menor: Como su nombre lo indica, es para el reembolso de las cajas menores y se realiza mensualmente.

11 A continuación explicamos las partes generales de los programas, ya sea que se ingrese por Flujo o por el menú inicial.

12 Cancelar Impresión en línea Modificar Pegar Fila Insertar Ver Descripción Adjuntar Archivo Ayuda Movimiento Contable Inf. Detallada Revertir Copiar Fila Preliminar Botones de Desplazamiento Eliminar Grilla Grabar Notas Consulta Aplicar Anular Imágenes Ocultar Maestro

13 En el maestro se registra la información básica de la transacción, como el tipo de operación, el cual nos da la instrucciones de la transacción a realizar; la fecha, esta en algunas operaciones se puede ingresar manual con el fin de tener en cuenta la fecha de cierre; la descripción, en donde se indica el fin de la operación y la dependencia que lo realiza; el tipo de distribución, este debe ser siempre Manual con el fin de poderla modificar en el detalle; entre otros campos. Es allí donde se detallan los conceptos de las transacciones, tales como productos a solicitar, cantidad, destino de la compra, en donde se indica si va al gasto o al costo; Dependencia solicitante, centros de costo, Áreas de Negocio, Proyecto, cuentas contables y porcentaje de distribución. En el detalle también nos muestra si el producto relacionando tiene existencias en la bodega del modulo de Inventarios.

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15 Iniciamos dando clic para iniciar el Flujo Teniendo claro el flujo a utilizar y de acuerdo Indicamos a la lacompra prioridad quedel secaso: va ha realizar, sebaja selecciona el Proceso de Compra. Media Alta Nombre corto del caso, en donde se especifica que se compra y la Dependencia que la realiza Por último damos clic en Aceptar para iniciar el Flujo

16 Inmediatamente se crea un caso en nuestra pantalla inicial de SEVEN, debemos dar doble clic en el caso e ingresar para empezar a realizar la Requisición

17 Para iniciar la Requisición damos clic en la pestaña para poder abrir el programa dentro del Flujo.

18 Para iniciar el proceso, damos clic en el mas. Elegimos el Tipo de Operación, solo se debe tener en cuenta la 2002-Requisición Compra De Bienes Sin Plan De Compras y 2003-Requisición Compra De Servicios Sin Plan De Compras, de acuerdo a la compra que se va ha realizar.

19 2002: Se utiliza cuando la compra son productos tangibles. (Tóner, papelería, materiales eléctricos, de construcción, etc.) 2003: Se utiliza cuando se solicita un servicio. (Mantenimientos, reparaciones, adecuaciones, análisis, etc.) Una vez elegido el tipo de operación damos clic en Aceptar.

20 Por ultimo guardamos el Maestro y el nos genera automáticamente un numero de consecutivo. La Distribución debe ser Manual En la Descripción de forma resumida se escribe la compra del bien o servicio que se requiere y el nombre de la Dependencia creadora de la Requisición

21 Una vez diligenciado el Maestro y guardado los datos, se procede a llenar los datos en el detalle En este campo, brevemente se describe con palabras o números claves que contenga el producto, entrelazados con Seleccionamos (&). &BLOCK& el producto que se desea Damos clic para Por realizar Unaultimo vezuna digitado damos clic consulta el campo, en aceptar mas damos para obtener detallada clic paranuestro ejecutar del producto la consulta. y poder continuar Si contamos con el código del producto simplemente se digita en el campo, de lo contrario damos clic en los puntos suspensivos para consultarlo

22 Son Estos productos productos que son se van utilizados a constituir a la en el Son productos que ingresan al almacén, son modulo Son hora tangibles, productos de facturar activos que utilizados fijos, un Servicio, que pueden ser a la tendrán contados, hora son de los un adquirir control estos de un que placa, tercero responsable, tercero a cargo, productos servicio generan (honorarios, un ingreso. al causar la factura arrendamientos, Por ende Proveedor, Dependencia, impuestos.) en una Requisición etc. Otra NUNCA característica se van a que los generan una entrada automática al almacén identifica, utilizar. es que su valor de compra es superior y la salida se realiza de forma manual. a 15 UVT ósea igual o mayor a ($ )

23 Si el producto Escribimos tiene la existencia, Cantidad se realiza un Pedido Solicitada de Almacén del producto por Flujo. Una Damos vez clic diligenciado los puntos el producto, suspensivos los espacio de la Distribución, de Unidad de en Medida, donde se Cantidad asigna Centro Existente, de Bodega Costo, Proyecto, destino, Características. Área de Negocio, se Sucursal, actualizan Tipo automáticamente de distribución por porcentaje y Destino.

24 IMPORTANTE: La parte Administrativa de la Caja, la cual no genera ingresos tiene un centro de costo y todos sus destinos van a encaminados al gasto (Contablemente son cuentas que inician con el numero 5); mientras que los centros de costo que ofrecen servicios tienen como mínimo 2 centro de costo, uno administrativo y otro de servicio, si el gasto va encaminado al centro de costo administrativo se continua llevando a una cuenta contable del gasto (inicia con el numero 5), pero si el gasto va encaminado al centro de costo del servicio, Damos ya no clic será en un actualizar gasto sino e inmediatamente un COSTO Una (contablemente inicia la cuenta con el numero desaparece vez diligenciamos 7). Por los datos en la ende nuestro se debe flujo tener la tarea sincronía realizada, distribución guardamos los cambios y nos en estos dos registros. lo que significa que ya fue entregado al Damos clic en aprobar y clic devolvemos próximo en enviar; destinatario. con al detalle el fin de que el Jefe inmediato apruebe la Requisición Recogemos la pestaña Para terminar para poder aplicamos enviar la Requisición la Requisición por el flujo y ser aprobada.

25 Una vez se envía el caso para la aprobación de la Requisición, según el flujo en el cual se este realizando, el proceso continua Clic en Aplicar, el programa de esta (SCMAPROB) forma se aprueba Aprobación de la Requisición. El Jefe que realiza la aprobación, al ingresar al Aplicativo le muestra el caso en la bandeja de entrada. Cuando se abre el programa, este nos trae todos los datos de la Requisición, se verifican los datos y se aprueba Por último danos clic en enviar caso para Se que selecciona este empiece el caso el el proceso de compras correspondiente. cual se va aprobar Damos clic en la pestaña de aprobaciones e ingresamos Damos clic en la pestaña para enviar el caso. En caso que el Jefe detecte que la Requisición tiene algún error o no es pertinente, puede Devolver el Caso o Terminar el Caso y se debe iniciar uno nuevo.

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