MANUAL DE ORGANIZACION DE LA OFICINA DE LA SUBDIRECCION DE FINANZAS Y ADMINISTRACION

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1 MANUAL DE ORGANIZACION DE LA OFICINA DE LA SUBDIRECCION DE FINANZAS Y ADMINISTRACION MO AGOSTO DE 2005

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3 HOJA 3 DE 59 INDICE 1. INTRODUCCION 4 2. ANTECEDENTES HISTORICOS 6 3. MARCO NORMATIVO BASICO 9 4. MISION VISION FILOSOFIA Y VALORES FUNDAMENTALES OBJETIVOS ESTRATEGICOS POLITICAS GENERALES FUNCIONES GENERALES DIAGRAMA INSUMO PROCESO PRODUCTO TIPOS DE ORGANIZACION LINEA DE NEGOCIOS ESTRUCTURA ORGANICA ORGANOGRAMA ESTRUCTURAL GENERAL ORGANOGRAMA ESTRUCTURAL Y DE PLAZAS INTEGRACION DE LA ESTRUCTURA OCUPACIONAL UNIDADES ADMINISTRATIVAS OFICINA DE LA SUBDIRECCION DE FINANZAS Y ADMON SECRETARIA PARTICULAR ASESORIA CONTROL DE GESTION 55

4 HOJA 4 DE INTRODUCCION

5 HOJA 5 DE 59 INTRODUCCION El propósito fundamental del presente Manual de Organización es presentar de manera objetiva y concreta los elementos estratégicos, funciones generales y estructura orgánica de la Oficina de la Subdirección de Finanzas y Administración y de las áreas que la integran. Este Manual constituye un medio de comunicación que permite identificar a la Subdirección de Finanzas y Administración, dentro de la organización de Pemex Refinación y emplearse como una herramienta que facilite el conocimiento interno y externo de la misma, sirviendo para el manejo eficiente de los diversos recursos que tiene asignados. Es importante mencionar que la Subdirección de Finanzas y Administración, de conformidad con el Plan de Negocios del Organismo, se encuentra en una etapa de cambio dinámico en el que requiere adecuar la funcionalidad de sus dependencias a los procesos sustantivos del Organismo, además de la implantación de nuevos sistemas financieros y administrativos. De igual manera se cumple con la disposición de actualizar permanentemente los Manuales de Organización de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

6 HOJA 6 DE ANTECEDENTES HISTORICOS

7 HOJA 7 DE 59 ANTECEDENTES HISTORICOS Pemex-Refinación es un Organismo Subsidiario de Petróleos Mexicanos, que se crea por decreto del Congreso de los Estados Unidos Mexicanos el 16 de julio de 1992, como Organismo descentralizado de carácter técnico, industrial y comercial, responsable de los procesos industriales de la refinación, elaboración de productos petrolíferos y de derivados del petróleo, que sean susceptibles de servir como materias primas industriales básicas o como combustibles; asimismo, son de su responsabilidad el almacenamiento, el transporte, la distribución y la comercialización de estos productos. Para dar atención a la responsabilidad señalada, la Dirección General de Petróleos Mexicanos determinó la fusión de las Subdirecciones de Transformación Industrial y Comercial, así como la transferencia de funciones y recursos de la Subdirecciones de Proyecto y Construcción de Obras, de Finanzas y de la Técnica Administrativa. Con objeto de iniciar el proceso de organización de Pemex Refinación, el Consejo de Administración en sesión celebrada el 14 de diciembre de 1992, autorizó la estructura básica incluyendo el segundo y tercer nivel organizacional. Posteriormente, mediante acuerdo número PXR-DG-01/93 del 31 de mayo de 1993, la Dirección General de Pemex Refinación autorizó la estructura de organización hasta el quinto estrato jerárquico. Para cumplir con el objetivo de adecuar la funcionalidad de la Subdirección a los requerimientos de operación, se han llevado a efecto diversas modificaciones a las estructuras de organización de las dependencias que la conforman, como sucedió en una primera etapa con la reorganización de la Gerencia de Tesorería, Unidad de Suministros (la cual cambio su denominación a Gerencia de Recursos Materiales) y la reorganización de la Gerencia de Administración de Servicios. Recientemente se da la fusión de las Gerencias de Tesorería y de Contabilidad y Presupuesto para crear la Gerencia de Recursos Financieros, y de la Gerencia de Integración de Procesos Financiero Administrativos y la Unidad de Informática para crear la Gerencia de Tecnología y Procesos de Información.

8 HOJA 8 DE 59 ANTECEDENTES HISTORICOS Asimismo y con objeto de dar congruencia a las funciones asignadas a la Unidad Jurídica, esta entidad que anteriormente dependía de la Subdirección de Finanzas y Administración, cambio su adscripción para depender de manera directa de la Dirección General y posteriormente de la Oficina del Abogado General de Petróleos Mexicanos. A efecto de contar con el acervo de documentación de Pemex Refinación en una sola área física que facilitara su guarda, custodia y consulta y que permitiera cumplir con las disposiciones legales vigentes, para brindar los servicios de información y consulta al personal de Pemex Refinación, Corporativo, Dependencias Gubernamentales y el público en general, en 1997 se crea el Centro de Información Técnica Administrativa y Acopio de Documentos (CITAAD) con adscripción a la Gerencia de Administración de Servicios. Por otra parte y a efecto de dar mayor funcionalidad a las actividades de la Subdirección de Finanzas y Administración, se crea la Coordinación de Control de Gestión con dependencia directa de la propia Subdirección. Mediante acuerdo PXR-DG-028/02 de fecha 05 de Septiembre del 2002, se efectúa la reorganización de la Subdirección de Finanzas y Administración. En cumplimiento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, el Director General, mediante oficio de fecha 2 de octubre de 2002, designó a la Subdirección de Finanzas y Administración como Unidad de Enlace de Pemex Refinación y al Subdirector como Titular de la misma, con las funciones que la propia Ley y su Reglamento establecen.

9 HOJA 9 DE MARCO NORMATIVO BASICO

10 HOJA 10 DE 59 MARCO NORMATIVO EXTERNO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Reglamentaria del Artículo 27 Constitucional, para el Ramo del Petróleo y Reglamentos de la Misma. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Ley Federal de Entidades Paraestatales y su reglamento Ley de Planeación Ley General de Bienes Nacionales Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público y su Reglamento Código Fiscal de la Federación y su Reglamento Ley Federal de Derechos Ley General de Obras Públicas Ley Federal del Trabajo Ley Federal de Instituciones de Fianzas Ley Federal de Instituciones de Seguros Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos y su Reglamento Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Reglamento de la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales

11 REFINACION HOJA 11 DE 59 MARCO NORMATIVO EXTERNO Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios y Reglamento Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento Ley del Impuesto al Activo Ley Aduanera y su Reglamento Ley de Ingresos de la Federación Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Ley del Banco de México Ley General de Sociedades Mercantiles Ley de Sociedades de Inversión Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación y su Reglamento Decreto Aprobatorio del Presupuesto de Egresos de la Federación Norma para Autorizar y Registrar las Estructuras Orgánicas y Ocupacionales de las Dependencias y Entidades de la Federación Lineamientos para Adquisición y Enajenación de Inmuebles por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal

12 HOJA 12 DE 59 MARCO NORMATIVO INTERNO Plan de Negocios de Pemex Refinación Contrato Colectivo de Trabajo celebrado entre Petróleos Mexicanos y el Sindicato de Trabajadores Petroleros de la República Mexicana Reglamento de Trabajo del Personal de Confianza de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios Ley Orgánica de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios y su Reglamento Reglamento de Trabajadores Petroleros Manual de Procedimientos Institucionales para la Creación, Modificación, Formalización y Aplicación de las Estructuras Orgánicas y Ocupacionales Catalogo de Codificación Única de Centros de Trabajo y Departamentos Catalogo de Centros Gestores y Centros de Costos para la Aplicación en SAP Catalogo de Posiciones Financieras para la Aplicación en SAP Normatividad para el Registro Contable Presupuestal de las Transacciones de Compra-Venta de Productos Interorganismos Sistema de Transacciones Interorganismos, Intraorganismos y Compensación Normatividad para el Registro Contable-Presupuestal por Operaciones de Factoraje Normatividad para el Registro Contable-Presupuestal por la Descentralización de la Función de Pago por Aportaciones al Sistema de Ahorro para el Retiro (SAP) Actualización de la Normatividad para el Registro Contable-Presupuestal del Sistema de Compensación de Adeudos de las Dependencias y Entidades del Sector Público Federal (SICOM-TESOFE)

13 HOJA 13 DE 59 MARCO NORMATIVO INTERNO Normatividad para el Registro Contable-Presupuestal de las Operaciones Relacionadas con el Pago de Impuestos y Derechos Locales a Cargo del Corporativo de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios Normatividad para el Registro Contable-Presupuestal de la Unidad de Racionalización de Activos Aportación al Fondo Laboral Pemex (FOLAPE) Norma para la Autorización, Cancelación, Conversión y Renivelación de Plazas y Puestos de Personal Operativo y de Enlace de las Dependencias de la Administración Pública Federal Normas y Bases Generales que Regulan la Enajenación de Bienes Muebles Improductivos en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios Lineamientos Generales para la Asignación y Uso de Casas Habitación de Petróleos Mexicanos y los Organismos Subsidiarios a favor de los Trabajadores (Vivienda Capitalizable) Lineamientos Generales para la Formulación de Planes y Programas de Desarrollo de Recursos Humanos Lineamientos para la Evaluación del Desempeño Ejecutivo Reglamento para el Manejo de Fondos y Valores Bases para la Elaboración y Registro de Manuales de Organización y Bases para la Documentación y Registro de Manuales de Procedimientos en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. Reglamento de Atribuciones de Petróleos Mexicanos y los Organismos Subsidiarios en materia de Recursos Humanos y Asuntos Laborales

14 HOJA 14 DE MISION

15 HOJA 15 DE 59 MISION Administrar de manera eficiente los recursos humanos, materiales y financieros y proporcionar los servicios generales que son requeridos por las distintas áreas que conforman el Organismo, a fin de garantizar su funcionamiento en un marco de transparencia. Asimismo, promover la implantación de los sistemas de tecnología de la información más modernos en las actividades de la subsidiaria, para elevar la eficiencia de su desempeño.

16 HOJA 16 DE VISION

17 HOJA 17 DE 59 VISION Operar con parámetros internacionales de productividad, eficiencia y transparencia, mediante la incorporación de tecnologías de punta en materia de informática y de esquemas de administración moderna en los procesos financieros y administrativos que se desarrollan en Pemex Refinación.

18 HOJA 18 DE FILOSOFIA Y VALORES FUNDAMENTALES

19 HOJA 19 DE 59 FILOSOFIA Y VALORES FUNDAMENTALES La filosofía de la Subdirección de Finanzas y Administración se fundamenta en los valores establecidos para la Industria Petrolera Estatal, cuyo compromiso asumen todos y cada uno de los integrantes de la misma. Integridad: Es la congruencia entre lo que se piensa, se dice y se hace. Innovación: Capacidad de ver nuevos escenarios, ser agentes de cambio, establecer un equilibrio entre lo posible y lo real, con espíritu sensible, creativo y de reto. Competitividad: Ser eficiente y actuar con eficacia, adaptarse a los cambios necesarios con calidad y oportunidad. Sustentabilidad: Visión del futuro y compromiso con el mismo. Compromiso Social: Reconocer la ubicación y pertenencia de la empresa en el ámbito social del país.

20 HOJA 20 DE OBJETIVOS ESTRATEGICOS

21 HOJA 21 DE 59 OBJETIVOS ESTRATEGICOS Desarrollar lineamientos y políticas laborales que aseguren la viabilidad futura del Organismo, promuevan el desarrollo del personal y el mejoramiento de la productividad, así como la forma de retribuir adecuadamente el desempeño. Coordinar la realización de diagnósticos de los procesos administrativos para identificar cuellos de botella que limitan la agilidad de toma de decisiones en la operación e implementar mejoras que faciliten las actividades de las áreas operativas. Optimizar los procesos de suministro, dentro del marco normativo vigente, de los equipos, materiales, refacciones, artículos de consumo nacional o de importación, la contratación de servicios y el fletamento de embarcaciones que requiera el Organismo, buscando las mejores condiciones para Pemex Refinación en cuanto a precio, calidad y tiempo de entrega, para la ejecución de programas de operación, mantenimiento e inversión. Convertir al presupuesto en herramienta estratégica de administración y control del Organismo. Contar con información financiera adecuada y oportuna para la toma de decisiones, desarrollar e implantar un tablero de control con indicadores económicos ligados al presupuesto operativo en cada centro de trabajo, así como eficientar la función de Tesorería mediante la revisión y mejora de convenios de colaboración con Instituciones bancarias. Optimizar los procesos que se tienen establecidos para la administración del patrimonio inmobiliario del Organismo y el aprovechamiento de espacios. Asimismo mantener en óptimas condiciones el mobiliario, equipo de oficina y vehículos, así como satisfacer con oportunidad y calidad los requerimientos de servicios generales a las áreas operativas Administrar sistemas informáticos y analizar los sistemas en operación para lograr su interrelación en el manejo de datos, con el objeto de propiciar la simplificación administrativa e implantación de módulos adicionales de SAP, para lograr la integración de procesos operativos y administrativos.

22 REFINACION HOJA 22 DE 59 OBJETIVOS ESTRATEGICOS Coordinar la implantación de las iniciativas gubernamentales en el Organismo, que permitan transparentar la administración. Fortalecer la función de control de gestión con el objeto de mejorar el desempeño de los procesos de la Subdirección de Finanzas y Administración y eficientar la atención de auditorias y el desahogo de las observaciones y recomendaciones que de aquellas emanen.

23 HOJA 23 DE POLITICAS GENERALES

24 HOJA 24 DE 59 POLITICAS GENERALES Observar y supervisar la observancia en el Organismo de las leyes, reglas, normas e instrumentos financiero administrativos establecidos por el Gobierno Federal, el Corporativo, el Consejo de Administración y la Dirección General de Pemex Refinación. Asegurar la congruencia de las acciones relacionadas con la programación financiera y la integración y el control presupuestal. Promover el establecimiento de mecanismos de coordinación entre los diferentes Órganos de Pemex Refinación, que favorezcan la transparencia y la evaluación de resultados. Promover la adopción de sistemas y mecanismos de administración que permitan contar con los servicios en la cantidad, calidad y oportunidad requerida.

25 HOJA 25 DE FUNCIONES GENERALES

26 HOJA 26 DE 59 FUNCIONES GENERALES Instrumentar los mecanismos de coordinación internos y externos, que aseguren la congruencia de las acciones financieras y administrativas de Pemex Refinación. Establecer las prioridades y lineamientos que aseguren la consecución de los objetivos de la Subdirección. Definir y establecer la estrategia a seguir para la programación y control financiero del Organismo. Coordinar la elaboración, integración, ejecución y control del presupuesto de las distintas áreas de Pemex Refinación. Dirigir y coordinar las acciones de mejoramiento administrativo y de administración de recursos humanos conforme a los objetivos y políticas del Organismo. Satisfacer los requerimientos de los servicios generales para que las operaciones del Organismo se realicen oportunamente. Vigilar que los esfuerzos de integración de procesos de información y de desarrollo de sistemas, cumplan con las expectativas de procesamiento de información, requeridas por Pemex Refinación para responder de manera eficaz y oportuna. Supervisar que las disposiciones y lineamientos en materia de adquisiciones, servicios y arrendamientos y el suministro de los equipos, materiales y refaccionamiento nacional o de importación, se realicen de manera oportuna y eficaz. Vigilar que la función de tesorería relativa a la captación, movilización y aplicación de fondos, se realice de manera eficiente y en congruencia con los requerimientos de operación de las dependencias de Pemex Refinación. Representar al Organismo en el ámbito de las responsabilidades señaladas y en aquellos asuntos que le encomiende la Dirección General de Pemex Refinación. Atender las obligaciones de transparencia que establece la Ley y facilitar el acceso de la sociedad a la información pública.

27 HOJA 27 DE DIAGRAMA INSUMO PROCESO PRODUCTO

28 Gerencias de la SUFA. Subdirecciones del Organismo. Dirección General. Petróleos Mexicanos Coordinación de Dirección General. Órgano Interno de Control. Áreas Corporativas de Petróleos Mexicanos. la Dirección General. Dependencias del Gobierno Federal. Órganos Fiscalizadores. Org. Subsidiarios.. información REFINACION HOJA 28 DE 59 PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS FORMATO INSTITUCIONAL INSUMO-PROCESO-PRODUCTO DESCRIPCION DEL PROCESO: Administración eficaz, eficiente y transparente de los Recursos Humanos, Financieros, Materiales, de Servicios, de Tecnología y Procesos de Información. ALCANCE: Comprende desde la planeación, programación, dirección, evaluación y control de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades que se llevan a cabo en la Subdirección, hasta el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos. INICIO: 01 de enero de cada año TERMINACION: 31 de diciembre de cada año ENTRADAS PROVEEDOR REQUISITOS DE ENTRADAS NORMA DE EJECUCION PROCEDIMIENTOS REQUISITOS DE SALIDAS CLIENTE PRODUCTOS Programas de Lineamientos RESPONSABLE INSUMO DEL PROCESO: RESULTADO EQUIPOS E INSTALACION OFICINA DE LA SUBDIRECCION DE FINANZAS Y ADMINISTRACION CONOCIMIENTO Y FORMACION Programa de trabajo estratégico de la SUFA Informe de los avances de los programas de trabajo trabajo de las Gerencias de la SUFA. Programas de trabajo de las Macrofunciones. de las Entidades del Gobierno Federal. Iniciativas estratégicas del Informe sobre Plan de el cumplimiento Turnos de la Negocios. de Programas Dirección General. Instrucciones y Federales Informe de auto evaluación de resultados semestral Informe de avances del seguimiento de observaciones y recomendacione Requerimientos de las Subdirecciones de los Organismos en materia de Recursos Humanos, Recursos disposiciones de la Dirección General. Lineamientos de la Dirección General de s de órganos fiscalizadores Informes de actividades administrativas Informes de la Unidad de Enlace Financieros, Pemex Equipos de cómputo y periféricos. Recursos Materiales, Refinación. Lineamientos SIREF (SAP R/3) Recursos Informáticos. de Coordinación SIGAREF Instalaciones y oficinas en el piso 26 de la T.E. Solicitudes de información Requerimientos de la LFTAIPG de la SUFA. Las Consideradas en el Marco Normativo Básico Asesores de la MAC PA- 01 al PO- 01 al 05 Que cumplan con los lineamientos establecidos Oportunidad Calidad Servicio Oficina de Tramites Negociación Gubernamentales de Conducción Estratégica Autorizaciones de los responsables de las áreas Subdirecciones de Los requeridos en Especialización y experiencia en las áreas de la SUFA. Solicitantes de DECISIONES Y ACCIONES Acciones correctivas. Acciones preventivas Acciones de mejora MEDICIONES C0NTROL MEDICIONES Revisión y verificación del cumplimiento de lineamientos y políticas emitidos por las entidades del Gobierno Federal. Revisión y verificación del cumplimiento de la normatividad vigente Seguimiento al cumplimiento de metas y objetivos a través del tablero de control Seguimiento al cumplimiento de la solventación de observaciones fincados por los Órganos Fiscalizadores Seguimiento y verificación de la atención y trámite de solicitudes de información

29 HOJA 29 DE TIPOS DE ORGANIZACION

30 HOJA 30 DE 59 TIPOS DE ORGANIZACIÓN Por la naturaleza de las funciones asignadas a la Subdirección de Finanzas y Administración, esta dependencia ha adoptado un esquema de organización de tipo funcional para el cumplimiento de sus responsabilidades manteniendo la siguiente estructura: Oficina de la Subdirección de Finanzas y Administración Secretaria Particular Asesoria Control de Gestión

31 HOJA 31 DE LINEA DE NEGOCIOS

32 HOJA 32 DE 59 LINEA DE NEGOCIOS Conducción Estratégica de los Procesos de Recursos Humanos, Financieros, Materiales, de Servicios y de Tecnología y Procesos de Información, a fin de garantizar su funcionamiento apropiado y coadyuvar al cumplimiento de los Objetivos Institucionales, en congruencia con el Plan de Negocios de Pemex Refinación.

33 HOJA 33 DE ESTRUCTURA ORGANICA

34 HOJA 34 DE 59 ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Oficina de la Subdirección de Finanzas y Administración 1.1. Secretaria Particular 1.2. Asesoria 1.3. Control de Gestión

35 HOJA 35 DE ORGANOGRAMA ESTRUCTURAL GENERAL

36 HOJA 36 DE 59 ORGANOGRAMA ESTRUCTURAL DE LA SUBDIRECCION DE FINANZAS Y ADMINISTRACION SECRETARIA PARTICULAR ASESORIA CONTROL DE GESTION

37 HOJA 37 DE ORGANOGRAMA ESTRUCTURAL Y DE PLAZAS

38 HOJA 38 DE 59 ORGANOGRAMA ESTRUCTURAL Y DE PLAZAS DE LA a 1 45 DC SUBDIRECTOR 1 b 1 c 1 34 DC 15 DC COORD. ESP. G CHOFER SECRETARIA PARTICULAR CONTROL DE GESTION a 1 41 DC COORD. ESP. A a 1 41 DC COORD. ESP. A 2 b c 1 36 DC 1 33 DC COORD. ESP. E COORD. D ESP. TEC. 4 b c 1 39 DC 2 39 DC ASESOR D COORD. ESP. B d 1 32 DC COORD. ESP. I d 1 36 DC COORD. ESP. E ASESORIA a 1 41 DC COORD. ESP. A 3 b c 2 39 DC 1 37 DC ASESOR D COORD. GRAL. ESP. TEC. d 1 30 DC COORD. ESP. K 17 PLAZAS

39 HOJA 39 DE INTEGRACIÓN DE LA ESTRUCTURA OCUPACIONAL

40 REFINACION HOJA 40 DE 59 CANT CVE ORG PLAZA CLASIF CATEGORIA TEO TEA RC JOR GPO REQ. PROF. INTEGRACIÓN DE LA ESTRUCTURA OCUPACIONAL OFICINA DE LA 1 1a ME SUBDIRECTOR 1 1b ME COORD. ESP. G 1 1c ME CHOFER 3 PLAZAS SECRETARIA PARTICULAR 1 2a ME COORD. ESP. A 1 2b ME COORD. ESP. E 1 2c ME COORD. D ESP. TEC. 1 2d ME COORD. ESP. I 4 PLAZAS DC 0 2 IV., LV. 15 DC 0 3 IV, LV 30 0 DC DC DC DC DC IV., LV. IV., LV IV., LV IV., LV ASESORIA 1 3a ME COORD. ESP. A 1 3b ME ASESOR D 1 3b ME ASESOR D. 1 3c ME COORD. GRAL. ESP. TEC. 1 3d ME COORD. ESP. K 5 PLAZAS CONTROL DE GESTION 1 4a ME COORD. ESP. A 1 4b ME ASESOR D 1 4c ME COORD. ESP. B 1 4c ME COORD. ESP. B. 1 4d ME COORD. ESP. E 5 PLAZAS 17 PLAZAS DC DC DC DC DC DC DC DC DC DC 0 3 IV., LV. IV., LV IV., LV IV., LV IV., LV IV., LV. IV., LV IV., LV IV., LV IV., LV

41 HOJA 41 DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

42 HOJA 42 DE OFICINA DE LA SUBDIRECCION DE FINANZAS Y ADMINISTRACION

43 HOJA 43 DE 59 OBJETIVO Dirigir y coordinar la instrumentación y la aplicación de políticas, normas y procedimientos, incluyendo sistemas informáticos de alta tecnología, que permitan la administración eficiente, eficaz y transparente de los recursos financieros, humanos y materiales del Organismo, supervisando que se observen las disposiciones que emitan las autoridades competentes del Gobierno Federal.

44 HOJA 44 DE 59 POLITICAS Procurar la observancia de las leyes, reglas, normas e instrumentos financiero contables y presupuéstales y administrativos, establecidos por el Gobierno Federal, el Corporativo y la Dirección General de Pemex Refinación. Asegurar la congruencia de las acciones relacionadas con la programación financiera y la presupuestacion integral de los recursos. Promover el establecimiento de mecanismos de coordinación entre los diferentes Órganos de Pemex Refinación, que favorezcan la transparencia y la evaluación de resultados. Promover la adopción de mecanismos de administración que permita contar con los servicios en la calidad, cantidad y oportunidad requeridas.

45 HOJA 45 DE 59 FUNCIONES Dirigir, coordinar, supervisar e instrumentar en forma oportuna las acciones del Plan de Negocios del Organismo y otros programas sectoriales en materia de finanzas y administración. Coordinar, supervisar y controlar la instrumentación de políticas y lineamientos en materia de administración de los recursos asignados a Pemex Refinación. Dirigir, coordinar y supervisar los programas y proyectos al interior de la Subdirección, que emanen de la instrumentación de las políticas para la administración de los recursos financieros, humanos, materiales, de tecnología de la información y servicios de Pemex Refinación bajo esquemas de oportunidad y calidad. Presidir o participar en los Comités y/o Comisiones del Organismo e Institucionales que coadyuven a la administración de los recursos de Pemex Refinación. Dirigir y coordinar las acciones en materia de tecnología de la información y de la integración de procesos que demanda la estructura administrativa de Pemex Refinación. Representar al Organismo y a la Subdirección de Finanzas y Administración ante entidades y dependencias internas y externas y en su caso, atender ante las mismas los asuntos que demandan la atención, resolución de problemas, esquemas de información y toma de decisiones en la administración de los recursos del Organismo. Informar a la Dirección General los avances y alcances obtenidos en los planes, programas, proyectos y acciones encomendadas a las diversas áreas que conforman la Subdirección de Finanzas y Administración de Pemex Refinación. Establecer Políticas y supervisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la Subdirección de Finanzas y Administración. Atender las obligaciones de transparencia que establece la Ley y facilitar el acceso de la sociedad a información publica.

46 HOJA 46 DE SECRETARIA PARTICULAR

47 HOJA 47 DE 59 OBJETIVO Organizar, coordinar, controlar y supervisar las actividades operativas, técnicas y administrativas de la Oficina del Titular de la Subdirección de Finanzas y Administración.

48 HOJA 48 DE 59 POLITICAS Procurar que la administración de los recursos humanos y el mejoramiento administrativo, se sujeten a las políticas, planes, programas y lineamientos emitidos. Impulsar y fomentar el desarrollo de sistemas o esquemas de manejo de asuntos, a fin de cumplir oportunamente con los requerimientos del Organismo. Promover la capacitación y actualización del personal que integra la Oficina de la SUFA, sobre nuevas técnicas, instrumentos y/o equipos que utilicen en el desarrollo de sus funciones. Cuidar que la administración de los recursos presupuéstales, humanos y materiales de la Secretaría Particular, se apeguen a la normatividad institucional.

49 HOJA 49 DE 59 FUNCIONES Revisar y clasificar por importancia y prioridad los asuntos recibidos en la Subdirección de Finanzas y Administración, turnando los de trámite normal a las áreas que corresponda, según su competencia y sometiendo al acuerdo del Subdirector con propuestas de atención, aquellos que así lo ameriten, realizando el envío a las áreas de la SUFA con la instrucción emitida por el Titular de la Subdirección. Revisar y entregar al Titular de la Subdirección de Finanzas y Administración, los proyectos de oficio, acuerdos, convenios, contratos, pedidos, dictámenes, mandatos, notas informativas, actas de Comités y reuniones, que son presentados por las diferentes áreas de la SUFA o Secretarios Técnicos de Comités para su firma. Coordinar la agenda del Titular de la Subdirección de Finanzas y Administración. Gestionar los recursos necesarios y de soporte administrativo que se requieran en la Oficina de la SUFA para lograr el cumplimiento oportuno y adecuado de las funciones que se desarrollan en la Oficina. Controlar los recursos de la caja chica asignada a la Oficina del Titular de la SUFA, conforme a la normatividad establecida, realizando las comprobaciones correspondientes. Autorizar los trámites administrativos de los recursos humanos de la Oficina de la SUFA. Coordinar y supervisar los programas de adquisiciones, capacitación y vacaciones de la Oficina de la SUFA. Supervisar que se de respuesta a las hojas de trabajo de la Dirección General.

50 HOJA 50 DE ASESORIA

51 HOJA 51 DE 59 OBJETIVO Asesorar y apoyar a la Subdirección de Finanzas y Administración de Pemex Refinación, en la integración y seguimiento de los planes de trabajo definidos para las Gerencias de esta Subdirección, supervisando que cumplan con sus objetivos y metas establecidos, respetando la normatividad y los lineamientos vigentes del Gobierno Federal.

52 HOJA 52 DE 59 POLITICAS Procurar que las disposiciones de la Subdirección de Finanzas y Administración, mantengan congruencia con las acciones relacionadas con el control financiero y la integración y control presupuestal. Fomentar el establecimiento de mecanismos de control y de evaluación de los resultados de las diferentes áreas de Pemex Refinación. Promover la Implantación de nuevas herramientas informáticas que permitan el manejo eficiente y oportuno de la información para la toma de decisiones.

53 HOJA 53 DE 59 FUNCIONES Coordinar e integrar los programas de trabajo de las Gerencias adscritas a la Subdirección de Finanzas y Administración, verificando que estén alineados a las iniciativas estratégicas contenidas en el Plan de Negocios de Pemex Refinación, así como a los lineamientos y políticas en materia de Finanzas y Administración emanados de la Dirección General de Pemex Refinación. Integrar el programa estratégico de la Subdirección de Finanzas y Administración, de acuerdo a los objetivos y metas definidos por el Titular de la Subdirección, incorporados en los programas de trabajo de las Gerencias adscritas a la SUFA. Dar seguimiento a la ejecución de los programas de trabajo de las Gerencias adscritas a la SUFA y al cumplimiento de objetivos y metas. Apoyar en la implementación de los lineamientos y políticas en materia de Administración y Finanzas emanadas de la Dirección General de Pemex Refinación, en las Gerencias adscritas a la SUFA. Analizar los estudios, diagnósticos y propuestas de mejora en la operación, de las funciones a cargo de la Subdirección de Finanzas y Administración. Dar seguimiento a los proyectos especiales asignados a la Subdirección de Finanzas y Administración. Dirigir, coordinar, supervisar y analizar la integración y elaboración de diversos documentos de carácter interno y externo vinculados a programas y asuntos asignados a la Subdirección de Finanzas y Administración. Presentar propuestas con el fin de incrementar la eficiencia y productividad en la operación de las Gerencias adscritas a la Subdirección de Finanzas y Administración. Coordinar la elaboración y seguimiento de los acuerdos del Titular de la Subdirección de Finanzas y Administración con el Director General, así como los documentos sobre asuntos específicos solicitados por el propio Titular de la SUFA.

54 HOJA 54 DE 59 FUNCIONES Coordinar las reuniones periódicas generales del Titular de la Subdirección de Finanzas y Administración con los titulares de las Gerencias adscritas a la SUFA y dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos establecidos en estas reuniones. Coordinar a las áreas de la Subdirección de Finanzas y Administración en la implantación, operación y mejora permanente de un sistema de información, que permita conocer los resultados de operación, situación y avance de los planes de trabajo, programas estratégicos, proyectos especiales y estudios en desarrollo asignados a las Gerencias. Supervisar e integrar la información que proporcionan las Gerencias adscritas a la SUFA para presentarla al Consejo de Administración. Diseñar, elaborar e integrar la carpeta básica de información mensual para el Subdirector.

55 HOJA 55 DE CONTROL DE GESTION

56 HOJA 56 DE 59 OBJETIVO Apoyar a la Subdirección de Finanzas y Administración de Pemex Refinación, con el fin de que los lineamientos, políticas, proyectos especiales y todos aquellos asuntos provenientes de autoridades externas asignados a la Subdirección, sean atendidos de manera oportuna y eficaz y que cumplan con sus objetivos y metas, respetando la normatividad y los lineamientos vigentes del Gobierno Federal.

57 HOJA 57 DE 59 POLITICAS Procurar la observancia de las leyes, reglas, normas e instrumentos financiero contables y presupuéstales y administrativos, establecidos por el Gobierno Federal, el Corporativo y la Dirección de Pemex Refinación. Asegurar la congruencia de las acciones relacionadas con la planeación y ejecución de programas del Gobierno Federal. Promover el establecimiento de mecanismos de coordinación entre las diferentes áreas de Pemex Refinación que favorezcan el cumplimiento de compromisos institucionales y la evaluación de resultados. Promover la adopción de mecanismos de administración que permitan proporcionar los servicios con la calidad y oportunidad requerida. Buscar el funcionamiento coordinado de los Sistemas de Gestión de la Calidad de la Oficina de la Subdirección y de las Gerencias. Atender las obligaciones de transparencia que establece la ley y facilitar el acceso de la sociedad a información pública.

58 HOJA 58 DE 59 FUNCIONES Participar en la definición del programa de trabajo de la Subdirección de Finanzas y Administración, derivado de las iniciativas estratégicas contenidas en el Plan de Negocios de Pemex Refinación y las directrices de la Dirección General. Coordinar y supervisar que las Gerencias adscritas a la SUFA, atiendan de manera oportuna y adecuada las observaciones que les determinen los Órganos Fiscalizadores y que se establezcan las medidas y acciones preventivas necesarias. Coordinar y supervisar la atención oportuna y adecuada de los Programas Federales, en los cuales la SUFA es designada como coordinadora y que competen al Organismo Pemex Refinación. Presentar propuestas con el fin de incrementar la eficiencia y productividad en la operación de las Gerencias adscritas a la Subdirección de Finanzas y Administración. Supervisar e integrar la información que proporcionan las Gerencias adscritas a la SUFA para presentarla al Comité de Control y Auditoria. Apoyar en la implementación de los lineamientos y políticas en materia de Administración y Finanzas emanado de la Dirección General de Pemex Refinación, en las Gerencias adscritas a la SUFA. Analizar los estudios, diagnósticos y propuestas de mejora en la operación, de las funciones a cargo de la Subdirección de Finanzas y Administración. Dar seguimiento a los proyectos especiales asignados a la Subdirección de Finanzas y Administración.

59 HOJA 59 DE 59 FUNCIONES Dirigir, coordinar, supervisar y analizar la integración y elaboración de diversos documentos de carácter interno y externo vinculados a programas y asuntos asignados a la Subdirección de Finanzas y Administración. Coordinar y supervisar el mantenimiento y la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad de la Oficina de la Subdirección de Finanzas y Administración, así como informar al Consejo de Calidad de la Oficina de la Subdirección sobre el desempeño del sistema. Coordinar las reuniones de trabajo del Consejo General de Calidad de la Subdirección de Finanzas y Administración, para dar seguimiento a los programas de trabajo de los Consejos de Calidad de las Gerencias adscritas a la SUFA. Coordinar y supervisar las actividades de la Unidad de Enlace para la atención y trámite de solicitudes de información y la elaboración de sus informes de resultados. Coordinar con el Comité de Información el seguimiento de acuerdos y elaboración de informes de resultados y actividades.