Manual de Usuario (Capítulo 5 - Menú Bancos) Tomo 7

Transcripción

1 Manual de Usuario (Capítulo 5 - ) Tomo 7

2 Tabla de Contenido.- Capítulo 5 Bancos. Pág.3 o Características Básicas Pág.4 o Políticas.. Pág.5 o Funciones Básicas Pág.7 Bancos. Pág.8 Conceptos Pág.11 Beneficiarios. Pág.16 Conciliaciones Pág.20 Diferidos Pág.25 Reimprimir Pág.27 o Nueva Transacción.. Pág.28 Emisión de Cheques.. Pág.29 Numero de Comprobante Pág.30 Páguese a la Orden de Pág.30 Políticas que Afectan la Emisión de Cheques. Pág.32 Fecha del Cheque y Fecha de Liberación Pág.33 Anular un Cheque. Pág.37 Conceptos.. Pág.38 Emisión de Notas de Débito... Pág.40 Depósitos Pág.42 Depósitos No Relacionados con las Ventas Pág.43 Como Indicar los % de Retención y Comisiones Bancarias. Pág.44 Para las Tarjetas de Créditos. Pág.44 Para las Tarjetas de Débito Pág.45 Depósitos de Ventas Diarias.. Pág.50 Deposito de Cobranza del día Pág.53 Notas de Crédito Pág.57 Transferencias de Fondos. Pág.59 Ordenado por. Pág.61 Reportes Disponibles... Pág.62 Otras Funciones Pág.69 Borrar Transacciones Pág.69 Editar ó Modificar Transacciones.. Pág.69 Filtro de Operaciones.. Pág.70 Contabilizar Transacciones Pág.71 o Consolidar Transacciones Bancarias. Pág.73 o a2 Contabilidad Comprobante Contable. Pág.75 Pág. 2

3 Capítulo 5.- Bancos: Los controles bancarios por parte de la empresa permiten detectar fallas de las instituciones bancarias y propias, además, cuando se realizan todas las operaciones de forma correcta y oportuna se obtienen saldos reales de las cuentas actualizadas mucho antes que el propio banco. En las transacciones Básicas y Transferencias entre cuentas, se desglosa el ingreso o egreso según sea el caso en Conceptos. Se recomienda configurar los conceptos igual o lo más parecido posible, a las cuentas contables asignadas a bancos, así su contabilización podrá hacerse de manera transparente y rápida. Pág. 3

4 Tabla de Contenido Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Características Básicas: Emisión de Cheques: haga click en el botón Nuevo, luego en Cheques. Notas de Crédito: haga click en botón Nuevo, luego Notas de Crédito. Notas de Débito: haga click en el botón Nuevo, luego en Notas de Débito. Depósitos: haga click en el botón Nuevo, luego en Depósitos. Características Avanzadas: Transferencias entre cuentas: haga click en el botón Nuevo, luego en Transferencias. Manejo de Diferidos: haga click en el botón Diferidos. Conciliaciones: haga click en el botón Conciliar. Pág. 4

5 Tabla de Contenido Antes de explicar todas las funcionalidades del módulo es necesario el conocer las Políticas que lo afectan: Pág. 5

6 Tabla de Contenido Política # 1, Realizar operaciones con bancos inactivos, al aplicación permite colocar un banco inactivo de tal manera que el usuario que tenga esta política activa no podrá visualizarlo. Recuerde que las políticas son para definir el perfil de cada usuario. Política # 2, Realizar operaciones con beneficiarios y proveedores inactivos, igual que la política # 1, pero aplica a proveedores y beneficiarios. Pág. 6

7 Tabla de Contenido Funciones Básicas: Selección de la entidad Bancaria con la cual se trabajará. Posibilidad de Indicar la fecha de la transacción. Fecha nos permite indicarle al módulo cual será la fecha de la transacción. Ejemplo: Posibilidad de elaborar un cheque con una fecha distinta a la que por defecto nos presenta el módulo (Fecha del sistema), para este caso es 02/10/2004 siendo la del sistema y representa el día actual. Al modificarla y elaborar un cheque automáticamente nos toma dicha 04/10/2004 como se observa en la figura. Observe que siendo el día 02/10 y cambiamos la fecha 04/10 la transacción que para este caso es un cheque se registra el 04/10. Pág. 7

8 Funciones del Módulo: Bancos: Posibilidad de incluir nuevos bancos desde el módulo de bancos, para que esta opción este disponible se debe revisar la Política # 3, Incluir nuevos bancos desde el módulo de transacciones. Al estar activa el usuario lo podrá hacer, al estar inactiva solo podrá visualizar información de los mismos. Política # 3, Activa: Pág. 8

9 Tabla de Contenido Política # 3 Inactiva: El usuario no puede incluir bancos nuevos, solo podrá visualizar información. Información de Bancos. Detalle: Detalle - Saldos: Pág. 9

10 Detalle Saldos Vistazo: Nos permite Visualizar las últimas 20 transacciones del banco en particular. Detalle Formatos de Impresión: Posibilidad de definir los formatos de impresión como lo muestra la figura. Detalle Operaciones: Posibilidad de ejecutar el reporte de operaciones de bancos. Detalle Estadísticas y Proyecciones: Pág. 10

11 Detalle Conceptos y Cuentas Contables: Pág. 11

12 Tabla de Contenido Conceptos: Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Al igual que en la opción de bancos se tiene la Política # 4, Incluir nuevas cuentas. La cual al esta activa podemos crear conceptos nuevos. Política # 4, Activa: Posibilidad de Incluir un Concepto Nuevo. Política # 4, Inactiva: Pág. 12

13 Paso a Paso Incluir un Concepto: Tipo de Concepto: Ejemplos: Gastos: Energía Eléctrica Teléfonos Reparaciones Mantenimiento Egresos: Compras de Mercancía para la venta Tesorería Nacional, pago de impuestos. Ingresos: Ingresos por ventas Pág. 13

14 Conceptos: Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Categoría: Nos permite agrupar las transacciones. Para un mejor entendimiento hemos creado un concepto denominado Teléfonos y la categoría que le hemos definido es Comunicaciones. Y se hace necesario manejar de forma individual los pagos de los diferentes números telefónicos ya que los recibos de pagos son emitidos por la empresa proveedora del servicio, un recibo por número, y la empresa desea mantener un control sobre este gasto. Pág. 14

15 Tabla de Contenido Reporte Transacciones por Conceptos agrupado por la Categoría Comunicaciones: Agrupado por Categoría Categoría Comunicaciones Detalle del Gasto Teléfonos, Categoría Comunicaciones Pág. 15

16 Tabla de Contenido Beneficiarios: Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Política # 5, Incluir nuevos beneficiarios. Política # 5, Activa: Política # 5, Inactiva: Pág. 16

17 Tabla de Contenido Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Si la aplicación esta integrada a a2 Contabilidad, para una mejor operatibilidad puede incluir un concepto ó una cuenta contable asociada al beneficiario. De esta manera al momento de elaborar un cheque a un determinado beneficiario, no es necesario indicarle la cuenta contable, el sistema la coloca de forma automática. Paso a Paso: 1. Ejecutar el Módulo de a2 sistema 2. Seleccionar el Usuario al cual se le activará la posibilidad de manejar las cuentas contables. 3. Entrar en la opción Menús. Pág. 17

18 4. Seleccionar de las formas disponibles la opción Beneficiarios. 5. De la ventana recursos del Usuario de la pestaña General activar las cuentas contables. 6. Guarde los cambios, lo cual podrá hacer en forma general ó en particular como lo indica la figura. Pág. 18

19 Obsérvese al activar las cuentas contables podemos asociar un beneficiario a una cuenta contable y a un concepto. Cuentas Contables: Pág. 19

20 Tabla de Contenido Conciliaciones: El proceso de conciliaciones bancarias se realiza todos los meses del año con la finalidad de detectar fallas, ya sean del banco o del usuario de la aplicación. Cómo se hace? Con el Estado de Cuenta del banco se procede a filtrar las operaciones del mes reflejadas en el estado de cuenta de a2, luego se revisa una a una todas las transacciones mostradas en el reporte bancario y buscando su igual en las operaciones procesadas en la aplicación. Si una de las operaciones no están en la aplicación se procede a buscar el comprobante físico de la misma, si este existe y coincide con el estado de cuenta se transcribe la misma en el módulo de bancos. En caso contrario se debe hacer un proceso de auditoria para verificar la situación. Cuando la operación no está en el estado de cuenta del banco y si en la aplicación es porque la transacción está diferida. Pág. 20

21 Tabla de Contenido Paso a Paso Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable 1. En la columna titulada "ST" de la lista de transacciones bancarias, haga doble click sobre la operación que desea conciliar, al hacer esto se muestra la letra "P" que indica que está PRE-Conciliada. Repita esta operación las veces necesarias. Utilidad Botón Derecho del Mouse nos permite Editar, Borrar, Reimprimir y Marcar ó Desmarcar transacciones. Para esta paso es necesario el revisar las políticas # 13, Permitir cambiar el estatus de transacciones ya conciliadas y la # 16, Permitir conciliaciones de cuentas. Nota: Cuando un banco esta conciliado se debe tener cuidado al cambiar el estatus de las transacciones, ya que esta acción puede afectar los saldos disponibles. Pág. 21

22 2. Al momento de marcar todas las operaciones reflejadas en el estado de cuenta del banco con las elaboradas en a2, haga click en el botón Conciliar. 3. En la ventana se muestra en resumen los montos de las operaciones PRE-Conciliadas los cuales deben arrojar en el campo Diferencia la cantidad de cero (0) para así poder procesar la conciliación. 4. Para terminar el proceso haga click en el botón Grabar. 5. Para imprimir el reporte de conciliación bancaria haga click en el botón Imprimir. Pág. 22

23 Tabla de Contenido Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Reporte Preliminar Conciliación Bancaria: Nos permite visualizar todas las transacciones que fueron previamente PRE conciliadas y que se muestran en el grid con P. Pág. 23

24 Obsérvese el grid después de la conciliación: Luego de la conciliación el estatus de las transacciones cambia a una X, lo cual le indica que el movimiento esta conciliado.. Pág. 24

25 Tabla de Contenido Diferidos: Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable En la ventana de operaciones diferidas se muestran sólo aquellas transacciones con estatus de diferidas las cuales no han sido cargadas en el estado de cuenta actual. El proceso de liberación de operaciones diferidas se puede realizar de forma manual o automática, todo depende de las políticas de usuarios. Al estar la política # 20, Verificar la liberación de transacciones (proceso manual), activa el usuario deberá liberar de forma manual las transacciones. Al estar inactiva es un proceso automático la aplicación las libera según los parámetros que se indicaran en la opción Títulos y Correlativos. Pág. 25

26 Paso a Paso: Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable 1. Haga doble click en la columna titulada "X", sobre la línea de la operación para marcar con la bandera "Si". Para cambiar a "No" repita esta operación. 2. Para finalizar haga click en el botón Procesar Títulos y Correlativos: Para el manejo de las transacciones en diferidos se le debe indicar a la aplicación en la opción de títulos y correlativos los días de diferimiento, como lo indica la figura. Pág. 26

27 Tabla de Contenido Reimprimir: Política # 25. Desactivada: El botón de reimpresión no aparece disponible. Activada: Pág. 27

28 Política # 27, Realizar una impresión preliminar por pantalla antes de reimprimir el documento Nos permite visualizar una impresión preliminar. Para poder reimprimir debemos ubicar el cursor en el documento transacción que se desea reimprimir. Nueva Transacción: Elaborar nuevas transacciones: Cheques Notas de Débito Depósitos Notas de Crédito Transferencias Analicemos cada una en detalle: Pág. 28

29 Tabla de Contenido Emisión de cheques: Paso a Paso 1. Para cambiar número de Cheque haga click sobre él e introduzca el nuevo. 2. Ingrese la cantidad el monto del cheque, para usar la Calculadora haga click en el botón 3. Introduzca el beneficiario del Cheque o haga clic en el botón de Buscar. 4. La cantidad en Letras es Escrita Automáticamente, Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón. 5. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. 6. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total de la Nota de Débito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga click en el botón ubicado a la derecha de la celda o presione la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos. 7. Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga click en el botón Borrar. 8. Haga click en el Botón de Totalizar para finalizar el proceso. Pág. 29

30 Tabla de Contenido Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Opciones: Anular Cheque: Marca como documento anulado el número de cheque actual. No Endosable: Coloca el texto de NO ENDOSABLE en el cheque, lo cual indica que el beneficiario no puede ser otro que el escrito en el cheque. Imprimir Comprobante: Al estar marcado el cuadro de verificación indica al sistema que desea imprimir el comprobante del cheque, en caso contrario se realiza la operación sin imprimir ningún físico. Pág. 30

31 Número de Comprobante de Egreso (No. Cheque): Este es un consecutivo que se genera de forma automática, cada banco maneja uno diferente. Títulos y Correlativos Páguese a la orden de: Posibilidad de Seleccionar del archivo de beneficiarios a la persona o empresa que se le emitirá el cheque. Pág. 31

32 Políticas que afectan la emisión de cheques: Política # 6, Poder elaborar transacciones con beneficiarios no incluidos en el archivo al estar activa nos permite colocar un beneficiario que no este incluido en el archivo de los mismos. Política # 7, Autorizar a la emisión de cheques Política # 18, Autorizar a realizar transacciones que superen el saldo disponible Política # 21, Modificar el correlativo de cheques al momento de la transacción Política # 22, Incluir conceptos al momento de elaborar las transacciones Política # 23, Obligar la entrada de conceptos al momento de elaborar las transacciones Política # 24, Permitir duplicar los números de documentos en las transacciones Política # 28, Poder cambiar el beneficiario de los cheques emitidos desde cuentas por pagar Pág. 32

33 Tabla de Contenido Fecha del Cheque y Fecha de Liberación: La fecha de liberación es muy útil cuando se estila manejar días de pagos específicos y deseamos colocarle una fecha de liberación ó de entrega al beneficiario. Veamos un ejemplo de esta capacidad: Supongamos que el día de la semana para los pagos ó entrega de cheques a nuestros (proveedores) son los días viernes, siendo hoy 04/10/2004, colocamos en la fecha de liberación el 8/10/2004 que corresponde al próximo viernes. Pág. 33

34 Obsérvese el saldo disponible y el cheque emitido (Débito Diferido): Transacciones Diferidas: Depósitos (Cheques Diferidos): Cheques y Notas de Débitos: y , los corresponden al débito bancario. Total Débitos diferidos: Total Créditos diferidos: Siendo el saldo disponible para el día 04/10/2004: ,13 Pág. 34

35 Lo importante de esta capacidad de asignar días de pagos es el manejo de una tesorería sana de los recursos financieros ya que siendo este nuestro capital de trabajo nos permite el siguiente aspecto importante. Supongamos que el cheque que se debe entregar el 08/10/2004 por cualquiera que sea el motivo el proveedor no lo retira, teniendo que esperar hasta el próximo viernes 15/10/2004. Tendremos congelados y ociosos los por un lapso de tiempo comprendido entre las fechas 04/10 al 15/10 es decir 11 días. Para un mejor entendimiento y conocer el procedimiento cuando se presentan estos casos, observe lo pasos: 1. Nos posicionamos en la transacción. 2. Oprimimos el botón Editar. 3. Al hacerlo se no despliega para este caso el cheque emitido. 4. Nos posicionamos en el campo Fecha de liberación y la modificamos colocándole 15/10 como lo indica la figura. 5. Para finalizar oprimimos el botón totalizar. Pág. 35

36 Observe ahora las transacciones Diferidas: Al cambiar la fecha de liberación trasladamos la entrega del cheque de para el día 15/10. Y el Saldo Disponible para el día 06/10/2004 nos quedaría: Pág. 36

37 Tabla de Contenido Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Anular un cheque: Paso a Paso: 1. Nos posicionamos en el cheque que deseamos anular. 2. Editamos la transacción, botón editar. 3. Marcamos en la opción anular. 4. Al hacerlo coloca el campo Monto del cheque en cero y registra en los campos páguese a la orden de, detalle movimiento, las palabras Cheque Anulado. 5. Para finalizar totalizamos la transacción. Pág. 37

38 Tabla de Contenido Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Detalle del Cheque: Detalle Movimiento: La descripción que se coloca en esta sección es la que nos aparecerá en el grid del módulo como lo muestra la figura. Conceptos: Al oprimir el botón de selección se despliega la información de todos los conceptos creados. Pág. 38

39 Tabla de Contenido Si el concepto que se requiere no esta en la selección la aplicación nos permite crearlo desde la emisión de cheques sin tener que salirnos a hacerlo. El procedimiento para que se active la opción de incluir un concepto, cuando se escribe el concepto y este no esta registrado la aplicación despliega esta posibilidad como lo muestra la figura. Al responder si se nos despliega la ficha archivo de conceptos que nos permite incluir uno nuevo. Una vez completado este paso podrá seleccionarlo desde la ventana de selección de los mismos. Al hacerlo debe oprimir dos veces la tecla Enter para aceptar el concepto que le será cargada la transacción que para este caso es la emisión de un cheque. Para finalizar totalizamos el comprobante. Pág. 39

40 Tabla de Contenido Emisión de Notas de Débito: Comúnmente utilizadas para realizar descuentos al saldo bancario por los conceptos de: Emisión de Chequeras, Corte de Cuenta, Mantenimiento de Cuenta, Cheques devueltos, etc. Pág. 40

41 Paso a Paso Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable 1. Para cambiar número de Nota de Débito haga click sobre él e introduzca el nuevo. 2. Ingrese la cantidad de dinero, para usar la Calculadora haga clic en el botón. 3. La cantidad en Letras es Escrita Automáticamente, Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón. 4. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. 5. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total de la Nota de Débito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. 6. Haga click en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos. 7. Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga click en el botón Borrar. 8. Haga click en el Botón de Totalizar para finalizar el proceso. Nota: Se recomienda cargar las Notas de Débito con un corte de cuenta actualizado. Pág. 41

42 Tabla de Contenido Depósitos: El mecanismo de depósitos bancarios de a2 tiene dos vertientes, la primera para realizar depósitos bancarios no relacionados con las Ventas y el segundo de Ventas Diarias. Pág. 42

43 Depósitos No Relacionados con las Ventas: Los depósitos bancarios pueden provenir de varias fuentes como: Efectivo, Cheques, Tarjeta de Crédito o Débito, cada uno de ellos está contemplado en el sistema para así poder aplicar el tiempo de diferimiento que posean. Resumen nos permite visualizar el detalle del depósito: Se muestra un resumen del depósito donde se reflejan varios aspectos bien interesantes como: cantidad de cheques, tarjetas de crédito, tarjetas de débito, comisiones generadas y monto diferido de la operación. En el lado derecho se refleja el desglose de la comisiones y diferidos. Para salir de esta ventana presione el botón Salir ubicado en la parte superior. Pág. 43

44 Tabla de Contenido Como indicar los porcentajes de retención y comisión que las instituciones bancarias efectúan a los establecimientos comerciales por su uso, para los casos de: Tarjeta de Crédito. Tarjeta de Débito. Para las Tarjetas de Crédito: En el campo Retención se indica el % que la institución bancaria efectúa al establecimiento comercial por el uso de la tarjeta, esto sucede cuando se establece un convenio comercial, en donde todas las transacciones que son pasadas por el punto de venta del banco, serán cargadas a la cuenta corriente que el establecimiento tenga con el organismo. Es decir que toda transacción le será debitado un 5% menos al monto de la misma, abonando a la cuenta del comercio el resto. % de Retención ó Comisión del Banco por uso de la tarjeta. Pág. 44

45 Tabla de Contenido Para las Tarjetas de Débito: Modulo a2 Sistema: Instituciones Financieras: Pág. 45

46 Tabla de Contenido Obsérvese su aplicación: Se ha elaborado un depósito que esta conformado por distintos movimiento para poder explicar las bondad en el manejo de las diferentes formas de pago que contempla la aplicación: Efectivo Cheque Tarjeta de Débito Tarjeta de Crédito Para el caso de las tarjetas de crédito se registran dos movimientos: 1. Comisión Tarjetas de Crédito 2. Impuesto Retenido (Impuesto sobre la renta) Monto Total en Tarjeta de Crédito: Pág. 46

47 Tabla de Contenido Impuesto por uso de la tarjeta definido en la ficha de tarjetas de crédito: 5% x 5% = % de Retención Impuesto sobre la renta. % de Retención ó Comisión del Banco por uso de la tarjeta. Retención de Impuesto sobre la renta definido en la ficha: 2% / 1.15 que representa el 15% del IVA = , ,35 x 2% de impuesto sobre la renta = 7.826,09 Pág. 47

48 Al totalizar el depósito la transacción que en donde se manejo diferentes formas de pago, registra la operación en el grid de la siguiente manera: Monto total del deposito = (efectivo) (cheque Diferido) (tarjeta de débito) Comisión 1% = (tarjeta de crédito Diferido) Comisión 5% = Impuesto retenido 2% / 1.15 = ,35 X 2% = 7.826,09. Total Diferidos = Total Disponible = Pág. 48

49 Tabla de Contenido Paso a Paso: Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable 1. Ingrese el número de Depósito y presione ENTER, luego la fecha a realizar la operación. Para Depósitos No Relacionados con las Ventas: 2. Ingrese el monto, luego selecciona el tipo de forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito o Débito) haga click en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. En los casos distintos a efectivo seleccione el nombre o descripción de la entidad emisora, ingrese la fecha de liberación y las observaciones. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. 3. Para eliminar un rubro mueva el cursor con las flechas arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón Borrar. 4. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. 5. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total del Depósito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga click en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos. 6. Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga click en el botón Borrar. 7. Haga click en el botón Totalizar para finalizar el proceso. Pág. 49

50 Tabla de Contenido Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Depósitos de Ventas Diarias: Realiza el balance de las ventas de forma automática, desglosando las ventas en las formas de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito y Tarjetas de Débito. En las tres últimas formas de pago se diferencian para cada tipo de tarjeta de crédito o débito y por entidades bancarias. Ingrese la fecha del día que desea realizar el corte de ventas, haga click en el botón para mostrar el calendario. Luego haga click en el botón de Iniciar. Pág. 50

51 Tabla de Contenido Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Una vez indicada la fecha de ventas oprimimos el Botón Iniciar: Observe que todas las transacciones que están en el grid corresponden a las ventas del día 05/10/2004: Reporte de Ventas del día 05/10/2004: Pág. 51

52 En este paso tenemos la posibilidad de indicar las operaciones que deseamos depositar en el banco con el cual nos encontramos trabajando. Para hacerlo nos posicionamos en la primera columna a la izquierda representada por una X, haciendo doble click en ella desmarcamos la transacciones, al hacerlo estas no serán procesadas para este deposito, quedando pendientes las restantes, con la posibilidad de efectuar otro deposito pero en otro banco distinto. Observe que tres transacciones desmarcamos dos: Ventas en Efectivo y en Cheque ya que solo deseamos depositar en este banco las transacciones que provengan de Tarjetas de Crédito y de Débito, al presionar el botón Procesar se nos presenta la siguiente información: Esta es una prestación de la aplicación que le permitirá establecer un control sobre las ventas y el ingreso de las mismas al banco. Es decir que todo lo que se vendió se depositó. El reporte de ventas diarias debe ser igual al depósito efectuado en el banco. Pág. 52

53 Tabla de Contenido Paso a Paso: 1. Ingrese el número de Depósito y presione ENTER, luego la fecha a realizar la operación. Para Depósitos de Ventas Diarias: 2. Haga click en el botón Ventas, ubicado a la derecha de la pantalla. 3. Ingresa la fecha del día que desea realizar el corte de ventas, haga click en el botón para mostrar el calendario. Luego haga click en el botón de Iniciar. 4. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. 5. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total del Depósito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga click en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos. 6. Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga click en el botón Borrar. 7. Haga click en el botón Totalizar para finalizar el proceso. Políticas aplicadas a la transacción: 1. Realizar operaciones con bancos inactivos. 9. Autorizar la emisión de Depósitos. Pág. 53

54 Tabla de Contenido Depósito de Cobranza del día: Este procedimiento es igual que los Depósitos de Ventas Diarias, como se puede observar en la figura la disponibilidad de esta capacidad: Cobranzas del día: Pág. 54

55 Reporte Relación de Cobros: Deposito Cobranzas: Pág. 55

56 Observe como se registró los depósitos de las ventas del día y de las cobranzas: Pág. 56

57 Tabla de Contenido Notas de Crédito: Pág. 57

58 Paso a Paso Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable 1. Para cambiar número de Nota de Crédito haga click sobre él e introduzca el nuevo. 2. Ingrese la cantidad de dinero. 3. La cantidad en Letras es Escrita Automáticamente, Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga click sobre el botón. 4. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. 5. Introduzca el o los conceptos de tipo Crédito, que sumen la cantidad total de la Nota de Crédito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga click en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos. 6. Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga click en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B. 7. Haga click en el Botón Totalizar para finalizar el proceso. Políticas aplicadas a la transacción: 1. Realizar operaciones con bancos inactivos. 10. Autorizar la emisión de Notas de Crédito. Pág. 58

59 Tabla de Contenido Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Transferencias de Fondos: Pág. 59

60 Paso a Paso: 1. Para cambiar número de Transferencia haga click sobre él e introduzca el nuevo. 2. Ingrese la cantidad de dinero. 3. Seleccione el Nombre de la Cuenta Bancaria donde desea transferir el dinero. Haga click en el botón para mostrar la lista de Cuentas Bancarias. 4. La cantidad en Letras es Escrita Automáticamente, Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga click sobre el botón. 5. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. 6. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total de la Nota de Débito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga click en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos. 7. Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga click en el botón Borrar. 8. Haga click en el botón Totalizar para finalizar el proceso. Políticas aplicadas a la transacción: 1. Realizar operaciones con bancos inactivos. 11. Autorizar las transferencias entre cuentas. Pág. 60

61 Tabla de Contenido Ordenado por: Esta utilidad nos permite parametrizar la forma en que visualizamos la información que se nos presenta el Grid. Pudiéndolo hacer por: Fecha, Tipo de transacción, Monto, Documento, Concepto, Beneficiario, Orden de entrada. El orden que presenta por defecto es por la fecha es decir de menor a mayor: Ordenado por Tipo: Nos presenta el siguiente orden: Cheques, Notas de Débito, Depósitos, Notas de Crédito. Pág. 61

62 Reportes disponibles desde el Módulo de Bancos: General de Bancos: Pág. 62

63 Tabla de Contenido Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Reporte Transacciones Bancarias: El reporte de transacciones le permite visualizar el Libro de bancos ordenado por fecha, siendo este de mucha utilidad operativa ya que presenta la información al estilo de un estado de cuenta bancario. Pág. 63

64 Opción filtrar: Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Posibilidad de seleccionar que tipo de operaciones visualizaremos. Posibilidad de seleccionar las transacciones (conciliadas, no conciliadas, diferidas ó todas). Rango de fechas Si deseamos solo visualizar transacciones de un beneficiario específico podemos seleccionar cual. Pág. 64

65 Exportar: Posibilidad de Exportar la información generada en el reporte a los formatos: El archivo creado es guardado en el directorio EMPRE001\REPORTS\TRANSACCIONES Pág. 65

66 Tabla de Contenido Reporte Resumen de Movimientos: Posibilidad de Agrupar las transacciones por Bancos ó Beneficiarios. Pág. 66

67 Reporte de Transacciones por Concepto: Solo ingresos: Pág. 67

68 Posibilidad de visualizar por Tipos de Conceptos: Ingreso Egreso Gasto Todas Así como por una categoría específica: Pág. 68

69 Otras Funciones del Módulo: Borrar transacciones: Para borrar una transacción en particular se debe posicionar en la que se desea eliminar y oprimir el botón borrar, una vez efectuado estos pasos se le despliega el siguiente mensaje: Al estar desactivada la política # 15, Usuario autorizado para eliminar transacciones, el botón borrar queda desactivado y el usuario no podrá eliminar transacciones. Editar ó Modificar Transacciones: Si desea modificar una transacción en particular se debe posicionar en ella y oprimir el botón Editar. Al estar desactivada la política # 14, Usuario autorizado para modificar transacciones, el botón denominado Editar se convierte en Detalle, lo que solo le permitirá visualizar. Pág. 69

70 Filtro Operaciones: Posibilidad de definir que transacciones sean mostradas en el Grid. Si solo deseamos visualizar los cheques, desmarcamos las notas de débitos, el debito bancario, los depósitos y las notas de crédito. Pág. 70

71 Tabla de Contenido Contabilizar: Consolidación Bancaria - Contable Esta opción le permitirá postear todos los movimientos generados en el módulo de bancos a contabilidad de forma automática. Pasos para activar la consolidación 1. Abra la paleta de directorios de los usuarios en el módulo de sistema. 2. Especifique el directorio de la contabilidad. 3. Indique la Empresa Activa (Empresa donde se registrarán los movimientos que provienen del administrativo. 4. En la configuración de la forma de bancos active la nueva opción "Cuentas Contables". Para hacerlo en la ventana recursos del usuario, en la paleta general. Pág. 71

72 5. Configure por cada banco las cuentas asociadas a la cuenta del banco, al impuesto al débito bancario y las comisiones en la opción cuentas contables. Pág. 72

73 Tabla de Contenido Consolidar Transacciones Bancarias en a2 Contabilidad: Esta capacidad le ofrece la posibilidad de una forma automática consolidar todas las transacciones bancarias en la contabilidad. Nota: Antes de consolidar las transacciones bancarias es recomendable primero conciliar las cuentas para así garantizar que la información contable es valida. Opciones: Banco: Posibilidad de seleccionar el banco con el cual consolidaremos. Incluir las transacciones de todos los bancos en el comprobante: Al activarla se tomaran en cuenta todas las transacciones de todos los bancos creados. Incluir el número de cuenta de banco en la referencia del movimiento: Para un mejor control operativo esta opción debe estar activa. Rango de Fechas: Posibilidad de consolidar operaciones por períodos, los cuales son definidos en esta opción. Tipo de transacciones: Posibilidad de Procesar las transacciones por tipo es decir solo los cheques ó, los depósitos, notas de débito, notas de crédito. Consolidar solamente las transacciones conciliadas: RECOMENDABLE, al estar activa esta opción el usuario no podrá contabilizar las transacciones si no están primero conciliadas. De hacerlo se le presentará el siguiente mensaje: Fecha del Comprobante: El módulo presenta por defecto la fecha del día de trabajo. Ordenado por: Débitos y Créditos por comprobante ó la posibilidad de hacerlo sin ordenar lo cual no es recomendable. Activar un comprobante por transacción: No viene activa por defecto porque cuando son muchas las transacciones estos de puede ser engorroso en el manejo de los mismos. Pág. 73

74 Iniciar: Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Grabar: Pág. 74

75 a2 Contabilidad - Comprobante Contable: Transacciones Comprobantes Contables: F8 Importar Comprobantes de Administración Pendientes: Pág. 75

76 Información de Comprobantes de Bancos Pendientes: Comprobante Transacciones Bancarias Procesadas: Pág. 76

77 Totalizar Procesar Comprobante Contable: Tabla de Contenido Pág. 77