Términos de Referencia

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1 I - ANTECEDENTES Caribbean Export Development Agency (Caribbean Export) ha sido confiada por los Gobiernos de la República Dominicana y Haití así como por la Unión Europea, la gestión del "Componente de Comercio" del Programa "Desarrollo del Comercio Bilateral en el marco del Acuerdo de la Asociación Económica CARIFORUM-UE". Este componente del programa binacional tratará de realzar la eficacia general de negocio y el clima de inversión en Haití y en la República Dominicana, así como la percepción e imagen internacional de dichos países. El componente cuenta con 3 actividades principales Fortalecimiento de la capacidad para desarrollar, aplicar y poner en práctica políticas y reglamentos comerciales y apoyo a la promoción de la inversión Facilitar el intercambio y el fortalecimiento de las administraciones aduaneras y Apoyo a las iniciativas del sector privado de Haití y de la República Dominicana. En el marco de la actividad "Apoyo a las iniciativas del sector privado de Haití y la República Dominicana", la Agencia se ha comprometido a colaborar con la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD) para el asesoramiento de la Comisión Nacional de Cacao (CNC), ente regulador de la Indicación Geográfica Cacao Dominicana (IGCD), para obtener la acreditación del Sistema de Certificación de la Calidad de Productos por la norma ISO/IEC y la acreditación de las inspección que realizan para emitir los certificados por la norma ISO/IEC Antecedentes del Clúster de Cacao y la Comisión Nacional de Cacao El 16 de abril de 2012, la AIRD y el Clúster de Cacao y sus Derivados, celebraron un convenio con el Fondo de Competitividad (FONDEC), el Consejo Nacional de Competitividad, para el financiamiento parcial de la contratación de servicios de consultoría, necesarios para la realización del proyecto de apoyo a la calidad de la producción del cacao y sus derivados que se ejecuta a través de la AIRD. El proyecto promovió la visión estratégica del clúster de ser un ente que una esfuerzos para el fomento de la productividad y la competitividad de las empresas del sector; y se inscribe dentro de su misión de convertir al cacao dominicano y sus derivados en una marca reconocida internacionalmente por su calidad, producida de una manera respetuosa con el medio ambiente y los trabajadores del sector. Los distintos actores de la cadena productiva han manifestado el Page 1 of 14

2 interés de trabajar tanto en la mejora tecnológica del proceso productivo como en la calidad misma del cacao. El problema o necesidad central de dicho proyecto fue la escasa capacidad del sector para cumplir plenamente con los requerimientos de calidad exigidos al cacao nacional y a sus productos derivados en mercados nacionales e internacionales, incluyendo aquellos mercados que exigen insumos y productos trazables y ambientalmente respetuosos; lo cual limita la competitividad de los insumos y productos nacionales. Después de analizar las causas directas principales de esta problemática, así como otros factores que contribuyen al mismo se elaboró el mismo. El objetivo general de este proyecto fue: Diseñar e Implementar Sistemas de Calidad que garanticen la calidad de los productos de cacao y sus derivados en los mercados nacionales e internacionales, al mismo tiempo que contribuyan al incremento de la innovación y competitividad en las empresas integrantes del clúster. Como parte de los componentes del proyecto, se incluyó el Sistema de Garantía de Calidad, cuyo objetivo fue el de obtener el sello de Indicación Geográfica para el Cacao Dominicano. El sector ha venido desarrollando hasta nuestros días la calidad, la cual le es reconocida mundialmente. Adicionalmente las normas dominicanas (NORDOM) aplicadas en los procesos de elaboración del producto, son referentes para otros países productores de cacao. Estos factores, reunidos en el producto Cacao Dominicano, son los que permitieron optar por una Indicación Geográfica (IG). Siguiendo el esquema de una IG, el proyecto permitió elaborar: Registro de la Indicación Geográfica Cacao Dominicano en la Oficina Nacional de la Propiedad Industrial (ONAPI). Elaboración del Reglamento de Uso. Dentro de éste, se establecen: el Marco Legal (Leyes, Normas y Regulaciones del Sector) y las Sanciones (Medidas disciplinarias). Elaboración del Pliego de Condiciones. El mismo contempla descripción del producto, vínculo histórico, zona geográfica del cultivo, territorio, ubicación geográfica de la producción, resumen del Proceso. Diseño del Logotipo de la Indicación Geográfica. Conformación y definición de funciones del Organismo de Certificación u Órgano Regulador del Sello IGCD (Comisión Nacional de Cacao). Diseño de Manual de Calidad y Procedimientos de aplicación de las Normas de Calidad, con el objetivo de estandarizar los procesos de cultivo, cosecha, elaboración y manejo del producto, acorde a las normativas de calidad ISO y las NORDOM, para los productores que estarán registrados bajo la Indicación Geográfica Cacao Dominicano. La industria del cacao en la República Dominicana, fortalece, agrega valor y diferenciación de su producto a través del sello Indicación Geográfica Cacao Dominicano. Esta marca unificará a los Page 2 of 14

3 productores de cacao y sus derivados, y comunicará a los consumidores, que el resultado obtenido es un producto de calidad e inocuidad alimentaria reconocidos. La Comisión Nacional de Cacao, organismo que fungiría como Órgano Regulador del Sello IGCD, siendo el responsable de dar todos los pasos necesarios para evaluar la conformidad contra el pliego de condiciones aplicables, de acuerdo con los requisitos del sistema de certificación de producto. Su objetivo es ayudar a las empresas del sector Cacao, a utilizar con eficiencia el sello de Indicación Geográfica Cacao Dominicano. Se hace necesario que la Comisión Nacional del Cacao se acredite como ente Certificador de la Indicación Geográfica en Sistema de Gestión de Calidad de las normas ISO/IEC e ISO/IEC En los presentes (TDR) se definen los objetivos, funciones y productos, así como perfil del (la) consultor (a) requerido (a) para la consultoría propuesta. II OBJETIVO, PROPOSITO Y RESULTADOS ESPERADOS 2.1 Objetivo General Esta Asistencia Técnica a la Comisión Nacional de Cacao como Órgano Regulador del Sello de Identificación Geogáfica Cacao Dominicano busca lograr que el Organismo cumpla con las normas ISO/IEC e ISO/IEC 17020, dispuestas por la Organización Internacional de Normalización (ISO por sus siglas en inglés), para que pueda ser acreditado por ISO y se consiga que el sello Indicación Geográfica Cacao Dominicano (IGCD) sea puesto en funcionamiento conforme a las mismas. 2.2 Propósito Lograr que la Comisión Nacional de Cacao obtenga las acreditaciones necesarias para implementar el Sello de Indicación Geográfica Cacao Dominicano. 2.3 Objetivos Específicos Se espera que la consultoría obtenga los siguientes resultados: I. Asistir a la Comisión Nacional de Cacao en todas las actividades requeridas para ser acreditado conforme a las normas ISO/IEC 17065, ISO/IEC II. Diseño de la implementación de las normas ISO/IEC y ISO/IEC en la Comisión Nacional de Cacao. Page 3 of 14

4 III. IV. Realizar las auditorías de Precertificación, a la Comisión Nacional de Cacao. Identificar en la auditoría de pre-certificación todas las no conformidades respecto a las normas ISO/IEC e ISO/IEC 17020, de manera de identificar los aspectos a mejorar y fortalecer para que la Comisión Nacional de Cacao supere la auditoria de certificación. III SUPUESTOS Y RIESGOS 3.1 Supuestos La Comisión Nacional de Cacao cuenta con los recursos humanos y cumple con los demás recursos necesarios para asegurar que la asistencia técnica recibida por la Consultoría se institucionalice y pueda cumplir con los requisitos de certificación. 3.2 Riesgos El riesgo es que el supuesto antes mencionado no se cumpla y como consecuencia los resultados esperados y los objetivos del proyecto no se consigan. IV- ALCANCE DEL TRABAJO 4.1 General Principales actividades a desarrollar por la firma La siguiente descripción de las actividades a desarrollar por la firma consultora no es restrictiva, sino meramente enunciativa para la entrega de los productos requeridos en estos TDR: A. Elaboración de documentos y manual de calidad (y/o el capítulo, en caso de hacerse integrado) para la ISO/IEC e ISO/IEC B. Realización de auditoría interna del Sistema de Gestión para las normas ISO/IEC 17065, ISO/IEC que demuestre que la Comisión Nacional de Cacao esté apta para las acreditaciones. Page 4 of 14

5 C. Implementación de sistemas de trazabilidad dentro de los sistemas de gestión para realizar inspecciones según ISO/IEC y para la certificar productos según ISO/IEC D. Capacitaciones en las diferentes áreas. E. Acompañamiento en el proceso de acreditación Talleres de Capacitación: Taller de Capacitación en ISO /IEC Formar evaluadores de la conformidad de productos basado en la las normas: Guía ISO/IEC 28 Evaluación de la Conformidad. Orientaciones para un sistema de certificación de producto de Tercera Parte y Guía ISO/IEC 58 Evaluación de la Conformidad Orientación para la utilización del Sistema de Gestión de la Calidad de una organización en la Certificación de Productos. 2. Capacitar al personal de la Unidad en la interpretación de la norma ISO/IEC # estimado de personas.. 3. Capacitar al personal en el(los) esquema(s) seleccionado(s) de la ISOIEC Formar auditores internos para ISO /IEC basado en la directrices de la ISO Directrices para la auditoría en los Sistemas de Gestión. Taller de Capacitación en ISO/IEC Formar inspectores en Buenas Prácticas Agrícolas BPA y Buenas Prácticas de Manufactura BPM para el Cacao. 2. Capacitar al personal de la Unidad en la interpretación de la norma ISO/IEC Formar auditores internos para ISO /IEC basado en la directrices de la ISO Directrices para la auditoría en los Sistemas de Gestión. Las empresas ofertantes deben presentar propuestas sobre la cantidad y duración necesaria de los talleres de capacitación así como otros temas a tratar. Page 5 of 14

6 4.1.3 Servicios requeridos del consultor 1. Revisar la documentación operativa existente de la CNC para su alineación con las normas acreditables, si fuere necesaria, y elaborar los documentos faltantes para la operatividad y organización del Órgano Regulador. Dejar claramente determinados los procesos de prestación de los servicios, sus secuencias e interacción con otros procesos. 2. Implementar la ISO /IEC Evaluación de la Conformidad. Requisitos para organismos que certifican productos, procesos y servicios en la unidad de Certificación de Producto, para lo cual se requiere: 2.1 Definir el(los) esquema(s) que aplican de la ISO/IEC Evaluación de la Conformidad. Fundamentos de la certificación de productos y directrices para los esquemas de la certificación de productos que se utilizará para la acreditación por ISO Documentar el Sistema de Gestión tomando en consideración lo establecido en la norma ISO/IEC Evaluación de la Conformidad. Orientación para la redacción de documentos normativos apropiados para la evaluación de la conformidad. 2.3 Implementar el Sistema de gestión, incluida la primera auditoria interna y la revisión por la Dirección. 2.4 Formar evaluadores de la conformidad de productos basado en la las normas: Guía ISO/IEC 28 Evaluación de la Conformidad. Orientaciones para un sistema de certificación de producto de Tercera Parte y Guía ISO/IEC 58 Evaluación de la Conformidad. Orientación para la utilización del Sistema de Gestión de la Calidad de una organización en la Certificación de Productos. 2.5 Capacitar al personal de la Unidad en la interpretación de la norma ISO/IEC Capacitar al personal en el(los) esquema(s) seleccionado(s) de la ISO/IEC Formar auditores internos para ISO/IEC basado en las directrices de la ISO Directrices para la auditoría en los Sistemas de Gestión. Page 6 of 14

7 3. Implementar la ISO/IEC Evaluación de la Conformidad. Requisitos para el funcionamiento de los diferentes tipos de organismos que realizan la inspección en la Unidad de Verificación/Inspección para lo cual se requiere: 3.1 Definir tipos de inspecciones que deben ser realizados para el Sello IG Cacao Dominicano. 3.2 Documentar el Sistema de Gestión tomando en consideración lo establecido en la norma ISO/IEC Evaluación de la Conformidad. Orientación para la redacción de documentos normativos apropiados para la evaluación de la conformidad. 3.3 Implementar el Sistema de gestión, incluida la primera auditoría interna y la revisión por la Dirección. 3.4 Formar inspectores en Buenas Prácticas Agrícolas BPA BPM y Buenas Prácticas de Manufactura para el Cacao. 3.5 Capacitar al personal de la Unidad en la interpretación de la norma ISO/IEC Formar auditores internos para ISO/IEC basado en las directrices de la ISO Directrices para la auditoría en los Sistemas de Gestión. 4. Verificar que el personal de la CNC cuenta con los conocimientos y aptitudes necesarias para asumir las funciones y recibir las formaciones indicadas y de lo contrario proponer formaciones complementarias. 5. Apoyo a la CNC en la implementación de Sistemas de Trazabilidad dentro de los sistemas de gestión para realizar inspecciones según ISO/IEC y para la certificar productos según ISO/IEC Apoyo a las diferentes Unidades en los procesos de acreditación y apoyo para el análisis de la causa raíz de las No Conformidades u observaciones que puedan surgir de las evaluaciones del Organismo Acreditador y la elaboración del Plan de Acciones Correctivas para el cierre de las No Conformidades y observaciones. 4.2 Coordinación y Gestión del Proyecto La firma consultora será supervisada directamente por la Comisión Nacional de Cacao, la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD) y Caribbean Export Development Agency, quien conjuntamente con el Comité Ejecutor del proyecto aprobará los informes y productos generados por la consultoría. Page 7 of 14

8 Cada dos (2) semanas, y cuantas veces sea necesario, serán realizadas reuniones entre la firma consultora, la CNC, la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD), Caribbean Export y el equipo de ejecución del proyecto para revisar el avance de las consultorías. La empresa consultora seleccionada estará a disposición del equipo de gestión para cualquier otra reunión que sea necesaria para el buen funcionamiento del proyecto. La AIRD y facilitará la información de contactos necesarias para que la empresa consultora pueda acceder a sujetos clave del Programa. Esta es una consultoría todo costo por lo que queda bajo responsabilidad de la firma consultora todos los gastos logísticos (refrigerio, transporte, viáticos, almuerzos, reproducción de material educativo), que se puedan incurrir durante el proceso de desarrollo de las sesiones de trabajo y capacitaciones dentro de la consultoría. El Director Adjunto de la Agencia será el responsable principal del proyecto. La supervisión contínua de las actividades del proyecto será la responsabilidad del Experto del Sector Privado del Programa Binacional de Comercio, Haití República Dominicana. V DURACIÓN Los trabajos serán ejecutados en un período de cinco (5) meses, contados a partir de la entrada en vigencia del contrato. El informe final será entregado a los cinco (5) meses de entrada en vigencia el contrato, el cual será aprobado por el Comité Evaluador en un plazo no mayor a veinte (20) días. VI PRODUCTOS E INFORMES REQUERIDOS El consultor deberá proveer los siguientes productos/informes: Producto 1: Elaboración de Plan de Trabajo dos semanas luego de firmado el contrato, con cronograma detallado de las actividades. Producto 2: Materiales de apoyo y listas de Asistencia de todas las capacitaciones realizadas en las diferentes áreas a los doce meses de firmado el contrato Producto 3: Informe de avance al tercer mes de iniciado el proyecto. Producto 4: Lista maestra de documentos elaborados y manual de calidad (y/o el capítulo, en caso de hacerse integrado) para la ISO/IEC e ISO/IEC 17020, al tercer mes de firmado el contrato. Page 8 of 14

9 Producto 5: Segundo informe de avance al sexto mes de firmado el contrato. Producto 6: Informe de auditoría interna del Sistema de Gestión para las normas ISO/IEC e ISO/IEC que demuestre que se cumple con el Sistema de Trazabilidad requerido por cada norma al tercer mes de firmado el contrato Producto 7: Informe de Revisión por la Dirección para las normas ISO/IEC 17065, e ISO/IEC que demuestre que el Organismo Regulador del Sello de Identificación Geográfica Cacao Dominicano está apto para las referidas acreditaciones al cuarto mes de firmado el contrato. Producto 8: Borrador del informe final que deberá ser entregado al Comité Evaluador para sus comentarios y retroalimentación al décimo mes de firmado el contrato. Producto 9: Informe final, que incluya las revisiones solicitadas por el Comité Evaluador y aprobado por la Comisión Nacional de Cacao, la AIRD y Caribbean Export así como una presentación de los resultados finales al Comité Ejecutor a los doce meses de firmado el contrato Todos los documentos deberán ser entregados en físico (impresos 2 copias) y en versión digital (grabados en USB, en formato editable, con sus fotos en alta resolución y tipografías). Los documentos deberán ser entregados al AIRD y a Caribbean Export (Experto de Sector Privado del Programa Binacional de Comercio Haití-República Dominicana), ambos deberán aprobar los entregables para fines de pago. Todos los entregables deberán ser sometidos en español. La propiedad intelectual de los informes, presentaciones, investigaciones, datos y trabajos que produzca el (la) consultor(a), serán propiedad del Órgano Regulador del Sello de Identificación Geográfica Cacao Dominicano, de la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD), de Caribbean Export y dela Unión Europea. Todos los borradores y los materiales obtenidos durante la consultoría deberán ser entregados a la AIRD al concluir la misma. El (la) consultor(a) estará de acuerdo en no publicar o hacer cualquier otro uso de tales materiales sin la aprobación previa por escrito de la AIRD y Caribbean Export. Cualquier documento publicado relacionado con esta Consultoría deberá llevar el logo de la AIRD, Caribbean Export, la Dirección General de Cooperación Multilateral (DIGECOOM) y de la Unión Europea. Page 9 of 14

10 VII CALIFICACIONES, EXPERIENCIA Y PERFIL DE LA FIRMA CONSULTORA Y DEL EQUIPO DE CONSULTORES Para la realización de los trabajos, se requiere la contratación de una Firma internacional o nacional de consultoría con amplia experiencia en implementación de sistemas de gestión de calidad, e implementaciones de acreditaciones en el sector agroindustrial. 7.1 Elegibilidad La empresa debe ser dominicana, de la Unión Europea, o de un país miembro del ACP. 7.2 Presentación de la Oferta Las firmas interesadas deberán presentar su expresión de interés escritas en idioma español e incluir: i. El nombre legal completo de la Firma Consultora; ii. Persona de contacto debidamente autorizada para firmar la manifestación de interés por y en nombre de la firma; iii. Dirección legal; número de teléfono y fax; y dirección de correo electrónico de la persona de contacto; iv. Información sobre la organización de la empresa y sus principales áreas de actuación; v. Descripción de la experiencia relevante de la firma en trabajos generales con el sector industrial, (deberá incluir, como mínimo: descripción, monto, fecha de inicio y término, y ubicación geográfica del proyecto), (media página máxima); vi. Descripción de las experiencias específicas de la firma en estudios o proyectos similares al objeto de este llamado, (deberá incluir, como mínimo: descripción, monto, fecha de inicio y término, y ubicación geográfica del proyecto), (media página máxima); vii. Descripción de las experiencias de trabajos similares al objeto de este llamado en República Dominicana y en la región, (deberá incluir, como mínimo: descripción, monto, fecha de inicio y término, y ubicación geográfica del proyecto), (media página máxima); viii. Propuesta de metodología de implementación acorde al alcance de trabajo definido en estos. La Firma Consultora utilizará a expertos de temas específicos, Estos podrán ser subcontratados cuando sea necesario en la elaboración y ejecución de los planes. Page 10 of 14

11 7.3 Personal/Expertos Clave La empresa debe acreditar un equipo mínimo compuesto por los siguientes profesionales expertos: - Consultor Coordinador del Proyecto con amplia experiencia comprobable (mínimo quince años) - Experiencia como evaluador y/o auditor líder para la acreditación por ISO/IEC e ISO/IEC El Coordinador del Proyecto deberá tener formación en carreras de Ingeniería, Estadística, Administración de Empresa o similares, valorándose títulos de tercer grado: masters y doctorados. El Coordinador del Proyecto deberá dominar el idioma español con fluidez, tanto hablado como leído y escrito. - Consultor 1 con amplia experiencia comprobable (mínimo diez años) en área de calidad. El Consultor debe contar con formación académica en carreras Especialidad en Gerencia de Calidad o áreas afines. Tener experiencia en la implementación de Sistemas de Calidad y otros de Gestión para Certificaciones o Acreditaciones ISO/IEC, y El Consultor deberá dominar el idioma español con fluidez tanto hablado como leído y escrito. - Consultor 2 Experiencia Específica en área de calidad del sector industrial, con experiencia comprobable de al menos cinco años. El Consultor deberá dominar el idioma español con fluidez tanto hablado como leído y escrito. 7.4 Otros expertos o personal de apoyo Deberá ser provisto por el Consulto en el caso de ser necesario. 7.5 Lugar de trabajo El proyecto se desarrollará en todo el territorio de la República Dominicana lo que requerirá de la empresa consultora seleccionada realizar visitar de campo a los productores de cacao a través del país. Los trabajos específicamente con la Comisión Nacional de Cacao se realizará en la ciudad de Santo Domingo. Las reuniones de trabajo grupales se realizarán en la oficina de la AIRD (situada en la sede de la Asociación de Industrias de la República Dominicana, Av. Sarasota No.20, Torre Empresarial AIRD, piso 12), en la oficina de Caribbean Export (Av. Pedro Henríquez Ureña #150, Torre Diandy XIX, piso 7) y en el terreno y/o lugares donde el Programa considere necesarios. Page 11 of 14

12 7.6 Instalaciones a ser provisto por el Consultor La empresa consultora se asegurará de que los expertos adicionales, si es necesario, se encuentran adecuadamente apoyados y equipados. En particular, la empresa consultora se asegurará de que existe un apoyo administrativo, secretarial y general suficiente para cada experto adicional para permitir que la empresa consultora pueda concentrarse en sus responsabilidades primarias. El consultor también debe transferir fondos, según sea necesario para apoyar las actividades previstas en el contrato y para asegurar que todos los empleados sean pagados con regularidad y de manera oportuna. 7.7 Equipos Ningún equipo deberá ser adquirido en nombre del Contratante/países como parte de este contrato de servicio o transferidos al Contratante/países beneficiarios al final de este contrato. Cualquier equipo relacionado con este contrato que ha de ser adquirida por el Contratante/países beneficiarios deben adquirirse a través de un procedimiento separado de licitación. Page 12 of 14

13 VIII CRITERIOS DE EVALUACIÓN 8.1 El proceso para la selección de la firma consultora será realizado de la siguiente manera: Evaluación Expresión de Interés Presentadas por las Firmas: se evalúa si el Oferente cumple con los requisitos de elegibilidad según lo indicado en la siguiente tabla: Criterio Puntaje Máximo Metodología Lógica de intervención 20 Cronograma de actividades 10 Puntaje Total - Metodología 30 Personal/Expertos Clave Consultor Coordinador del Proyecto Experiencia comprobable 10 Formación 10 Idioma 5 Consultor 1 Experiencia comprobable 5 Formación 5 Idioma 5 Consultor 2 Experiencia comprobable 5 Formación 5 Idioma 5 Puntaje Total - Persona/Expertos Clave 55 Empresa Experiencia relevante en trabajos generales con el sector industrial Experiencia relevante en proyectos similares en RD y en la región 10 Puntaje Total - Empresa 15 Puntaje Total Page 13 of 14

14 Solamente las propuestas técnicas con un puntaje promedio de al menos 70 puntas serán consideradas para la evaluación financiera. La oferta más favorable se evaluará utilizando un porcentaje de 70/30 70% propuesta técnica y 30% propuesta financiera. - FIN - Page 14 of 14

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