Manual Plataforma Gestión Proyectos Cluster

Transcripción

1 Manual Plataforma Gestión Proyectos Cluster

2 1. Introducción Qué es la Plataforma? Para qué sirve? Estructura de la Plataforma Menú principal Menú soporte Cómo Ingresar a la Plataforma? Login Olvido de contraseña Cambiar contraseña Menú Escritorio Componentes de Escritorio Menú Proyectos Cómo crear un Proyecto Padre? Qué información muestra un proyecto padre? Menú superior Ficha de Proyecto Padre Menú Superior KPI Menú Superior Equipo Menú Superior Cuenta de Costos Menú Superior Adjuntos Cómo acceder al Proyecto Padre? Cómo crear un sub-proyecto? Qué información muestra un sub-proyecto? Menú Superior Ficha de Sub-proyecto Menú Superior Tareas Menú Superior Carta Gantt Menú Superior KPI Menú Superior Equipo Menú Superior Cuenta de Costos Menú Superior Adjuntos Menú Portafolio Menú Ingresar Avance

3 8. Módulo Ingreso de Costos Submódulo Importar Costos Submódulo Historial de costos Módulo Documentos Módulo Reportes Reporte de portafolio Reporte One Page Reporte de cumplimiento de Portafolio Reporte de costos

4 1. Introducción 1.1 Qué es la Plataforma? La plataforma es una herramienta web destinada a apoyar la gestión de los proyectos del Programa Proveedores de Clase Mundial (PPCM), desde que son seleccionados por la minera hasta que terminan su etapa de ejecución. Actualmente participan en la plataforma las empresas mineras BHP Billiton (MEL y Pampa Norte), CODELCO y Compañía Minera Doña Inés de Collahuasi, y en la medida que pase el tiempo, nuevas empresas mineras se incorporarán al programa, comenzando a gestionar sus proyectos en la plataforma. Los usuarios que interactúan en la plataforma son: Proveedores que desarrollan soluciones a desafíos de las compañías mineras. Consultores que apoyan principalmente el desarrollo de la Ruta de Clase Mundial de los proveedores. Champions / administradores de contrato, coordinadores y ejecutivos de las mineras. La administración y soporte de la Plataforma está a cargo de Fundación Chile. 1.2 Para qué sirve? La Plataforma sirve entre otras cosas para: Compartir entregables y documentos del proyecto: Cada usuario podrá subir documentos a la plataforma y compartir esta información con el resto del equipo de trabajo del proyecto. Revisar el estado de las tareas: Cada usuario podrá ver todas las tareas que tiene asignadas, conocer en qué estado se encuentran (terminadas, pendientes, etc.) y saber si tiene asociado algún documento entregable (informes, fotografías, minutas, etc.). Informar avances de las tareas y resultados de los Kpi s: Cada usuario podrá reportar el grado de avance de sus tareas e ingresar los resultados obtenidos de los Kpi s. Generar reportes ejecutivos del estado de sus proyectos: Los reportes permiten ver información importante para la toma de decisiones del proyecto de forma rápida y oportuna 4

5 1.3 Cómo se gestiona el avance de las tareas en la Plataforma? El proceso se compone de las siguientes actividades: Crear tareas en el sistema y asignar responsables: El proceso comienza cuando se carga la carta Gantt del proyecto en la Plataforma con el detalle del responsable de cada tarea. Los responsables asignados para cada tarea, pueden ser personas de la minera, de la empresa proveedora o de la empresa consultora. Informar avance y subir entregables: Cada responsable de tareas (puede ser proveedor, consultor o champion) debe ingresar los avances mensuales en la plataforma. Cierre del módulo de Ingreso de Avance y de Kpi: La plataforma está programada para que el último día de cada mes se deshabilite el módulo de ingreso de avances de tareas y de kpi s, con la finalidad que los coordinadores puedan revisar los avances subidos por todos los responsables de las tareas. Confirmar avance de ingresos: Esta actividad la realiza personal de la minera, la idea es que se confirme que todos los avances subidos a la plataforma están de acuerdo a la realidad del estado de avance del proyecto. Generar reportes y establecer los cumplimientos finales de cada mes: Una vez que se le da el visto bueno a los avances subidos al sistema, se pueden obtener reportes automáticos desde la plataforma que dan cuenta del cumplimiento del proyecto dentro del mes. Este reporte es el que se le mostrará a los ejecutivos para que conozcan el estado de todos los proyectos. A la par se guarda el cumplimiento final del mes en la plataforma para dejar constancia de lo logrado en el mes. Abertura del módulo de ingreso de avance y de kpi s: El quinto día de cada mes se abre el módulo de ingreso de avance y de kpi s para que todos los usuarios puedan subir nuevos avances de sus tareas. 5

6 2. Estructura de la Plataforma 2.1 Menú principal La plataforma cuenta con un Menú principal ubicado al lado izquierdo de la pantalla, siempre visible para el usuario. Este menú permite ingresar al: Escritorio: Conocer el resumen de los proyectos en los que se participa, las tareas asignadas, actividades recientes y las noticias. Proyectos: Buscar y acceder a los proyectos a los cuales se tiene permiso para ver. Portafolio: Tener una vista agregada de los proyectos según tres tipos de categorías, organizacional, técnico o ruta clase mundial. Ingresar Avance: Ingresar avances de las tareas. Ingreso de costos: Ingresar costos detallados de los proyectos. Documentos: Acceder a documentos del programa (como presentaciones, calendarios, y otros relevantes) y de los proyectos a los cuales se tiene permiso para ver. Reportes: Extraer reportes ejecutivos de los proyectos y otros relativos al programa. 6

7 2.2 Menú soporte Existe otro menú en el costado superior derecho de la página, el cual tiene las siguientes opciones: Ayuda: Permite acceder a las preguntas frecuentes, descargar el manual y conocer el contacto de ayuda. Configuración: Permite definir la ficha de usuario y cambiar contraseña. Salir: Cerrar la sesión. 7

8 3. Cómo Ingresar a la Plataforma? 3.1 Login Para ingresar a la plataforma se debe ir a la página y aquí ingresar el nombre de usuario ( ) y la contraseña. Inicialmente se le dará una contraseña a cada usuario para que ingrese, pero una vez dentro el mismo puede definir su contraseña. Nota: Si selecciona la opción No desconectarme, la sesión no se cerrará, incluso si deja de trabajar en la plataforma, en caso contrario, la plataforma se cierra automáticamente. Al ingresar por primera vez a la plataforma se le pedirá aceptar un acuerdo en el que se establece la confidencialidad de toda documentación y los resultados contenidos en este sistema de gestión. Para revisarlo posteriormente se puede ir a ayuda. 8

9 3.2 Olvido de contraseña En caso de olvido de contraseña, puede solicitar otra. Para esto deberá seguir los siguientes pasos: a. Marcar Olvidé mi contraseña b. Escribir su correo electrónico registrado en la plataforma c. Marcar Confirmar Inmediatamente le llegará un correo electrónico con una clave temporal, la cual podrá cambiar una vez que ingrese nuevamente a la plataforma. 9

10 3.3 Cambiar contraseña Cuando se desee se puede cambiar la contraseña de ingreso a la plataforma. Para esto, hay que seguir los siguientes pasos: a. Ingresar a su sesión b. Ingresar a la opción Configuración del menú horizontal, se desplegará la ficha del usuario Desde aquí, es posible editar los datos personales y también cambiar la contraseña. Para lo último sólo es necesario escribir la nueva contraseña dos veces y hacer clic en Guardar. 10

11 4. Módulo Escritorio 4.1 Componentes de Escritorio Lo primero que verás cuando ingreses a la plataforma será tu Escritorio, en el que podrás acceder a los proyectos en los que participas e ingresar avance de tus tareas de forma directa. En el escritorio aparecen los proyectos en los que eres parte del equipo. Si accedes a un proyecto desde el escritorio, llegarás a la fase que se encuentre actualmente iniciada. Los proyectos que se muestran en Mis proyectos activos, corresponden, solamente, a aquellos que están activos. En la parte inferior del escritorio, después de la sección Mis proyectos activos, se encuentra la sección Últimas actividades, la que consiste en un conjunto de actividades relacionadas a los proyectos de los que se tiene visibilidad. Están ordenadas desde la más reciente a la más antigua. Por último, la plataforma permite ingresar a la ficha del proyecto en cuestión, haciendo clic en la actividad. A la derecha de la vista escritorio se encuentra una sección de noticias de interés para todos los usuarios de la plataforma. En el menú superior, en la pestaña Dashboard se encuentran los gráficos de curva s de costos y avance de los proyectos relacionados al usuario. 11

12 5. Módulo Proyectos 5.1 Cómo crear un Proyecto Padre? Los Proyectos del Programa Proveedores de Clase Mundial se realizan en fases. En la medida que cada fase queda finalizada es posible comenzar a planear la siguiente fase. Las fases se generan dentro de un proyecto padre que va agrupando las diferentes fases de un proyecto. Cada fase puede ser vista como un sub-proyecto que pertenece a un proyecto padre. Cada fase es programada de acuerdo a una planificación concreta (carta Gantt) y objetivos a lograr específicos (KPI s). Las fases definidas para el Programa son: Identificación Selección Definición/Estudio Ejecución/Piloto Operación/Escala Industrial En la plataforma se generan proyectos separados para la Solución Operacional y para la Ruta Clase Mundial del proveedor, que se vinculan para generar la relación entre ellos. 12

13 Para crear un proyecto padre se deben seguir los siguientes pasos: a. Ir a menú Proyectos b. Marcar el botón Crear Proyecto c. Completar información básica del proyecto: Aquí se le pedirá indicar: nombre del proyecto; tipo de proyecto; área a que apunta (Proyectos Clase Mundial, Portafolio Organizacional, Portafolio técnico) Nota: Sólo los proyectos de RCM son de área RCM, por lo tanto los proyectos de Solución Operacional sólo deben seleccionar opción en área de Portafolio Organizacional y en la de Portafolio técnico. d. Marcar Guardar 13

14 Una vez que se crea, se tienen que definir temas más específicos en una ficha de proyecto. Para entender como completar esta información se detalla a continuación la información que muestra el proyecto padre. 5.2 Qué información muestra un proyecto padre? A continuación se enumeran la información que forman parte de la ficha del Proyecto Padre

15 1. Descripción: Resume el propósito del proyecto. Esta descripción aparecerá posteriormente en el reporte del proyecto. Debe entregar detalles acerca del proyecto. 2. Atributos: Se muestran las empresas que participan en el proyecto. Siempre tiene que haber una minera, una operación minera, una empresa proveedora y, en algunos casos, una consultora. También se muestran las áreas que describen aquellos portafolios en los que puedes encontrar este proyecto. Muestra el tipo de proyecto: si es una RCM o solución operacional y si es un proyecto padre o un proyecto hijo. También se indica el estado del proyecto, que puede ser no iniciado, iniciado, cancelado y finalizado. Sólo los proyectos padre iniciados son los que aparecen en el reporte del proyecto, en el onepage y en el reporte de cumplimiento. Por último muestra si el proyecto está pausado. 3. Porcentaje de Avance: refleja el avance del proyecto con respecto al fin establecido en la carta Gantt. Esto se calcula utilizando el promedio de los avances reales ingresados a la plataforma. El avance del proyecto padre se lee del avance de la fase iniciada. 4. Fecha: se describe las fechas de inicio y fin planificado, las que se leen desde los extremos de la carta Gantt de las fases creadas en los proyectos padres. También se muestran las fechas reales que se completan a medida que se ingresen avances en las fases del proyecto padre. 5. Costos a la fecha: es un seguimiento de lo presupuestado, lo planificado y lo incurrido en el proyecto hasta la fecha. Tipo de moneda: los costos de los proyectos pueden estar expresados en pesos chilenos (CLP), dólares (USD) o unidades de fomento (UF). 6. Sub-proyectos: corresponden a las fases creadas en el proyecto padre, con su estado respectivo. Se cuenta con un acceso directo para ir a la ficha de cada una. 7. Proyectos relacionados: si estás en operación debe aparecer el proyecto de RCM de la empresa proveedora o, si estás en RCM, los diferentes proyectos técnicos en que participa la empresa proveedora. 8. Actividad reciente: se muestra, con fecha, quién hizo alguna actualización en el proyecto y permite también realizar comentarios respecto al proyecto, facilitando así la comunicación con los otros actores involucrados. 15

16 9. Equipo: aparecen las personas que son parte del proyecto y que pueden visualizarlo (sólo si su cuenta está activa). Siempre habrá un jefe de proyecto que, en el caso de la solución operacional, será el administrador de contrato de la empresa minera. En el caso de la Ruta Clase Mundial será el administrador de contrato de la empresa proveedora. El equipo del proyecto padre siempre será el mismo que el equipo de la fase iniciada del proyecto padre. 10. Detalles del proyecto: a. Si es de Solución Operacional, esta sección muestra: i. Tipo de innovación ii. Implementación escala industrial iii. N faenas donde se escala la solución iv. N empresas asociadas v. Impacto tecnológico vi. Área / Gerencia desarrollo Solución vii. Promesa del proyecto, que está relacionada con los KPIs del proyecto o las expectativas técnicas. viii. Fecha de salida a operación, que es la fecha en que el proyecto deja de ser parte del programa Proveedores de Clase Mundial y pasa a operación. ix. Tecnologías habilitantes: se describen tecnologías que son necesarias para el desarrollo del proyecto. b. Si es de Ruta de Clase Mundial, esta sección muestra: i. Etapa de RCM: si aparece Acompañamiento experto es porque el proyecto está apoyado por un consultor, y si aparece Seguimiento es porque el proyecto ya no recibe consultoría. ii. Fecha término de acompañamiento iii. Logros: una vez finalizado el proyecto, aparecerán en el reporte. 11. Fase Actual: Sólo para proyectos padre de Solución operacional, muestra la fase en la que actualmente está el proyecto, para esto lee la información de la fase que esta iniciada. Cuando el proyecto padre no tiene sub-proyectos asociados, no sale fase actual. 16

17 La siguiente imagen muestra el menú superior que se visualiza en la vista principal de un proyecto Padre. 5.3 Menú superior Ficha de Proyecto Padre Para editar una ficha de proyecto padre se debe presionar el botón editar, esto te permitirá realizar todos los cambios de una ficha, dependiendo de los permisos de cada usuario, por ejemplo, el perfil de un proveedor no puede realizar esta edición. 1. Editar Descripción: Para ingresar información en este espacio, simplemente se debe escribir en el espacio en blanco. 2. Editar Atributos: a. Crear o editar las empresas del proyecto: Para agregar o editar una compañía, es necesario cambiar sus atributos presionando en el engranaje del menú de atributos. 17

18 b. Posteriormente aparece la siguiente pantalla donde se debe buscar las empresas participantes. c. Acá debes escribir el nombre de la compañía en el espacio que aparece y seleccionar. Si no aparece la empresa que buscas, debes solicitar al administrador de la plataforma la creación de la compañía y enviar la ficha que aparece en (Anexo A). Cuando hayas definido tus empresas, debes presionar definir estas compañías. 18

19 d. Áreas: en los proyectos de Solución Operacional, tienes que definir sólo las áreas técnicas y de portafolio en las que se ubica el proyecto y el área Proyecto de Clase Mundial debe quedar en blanco (Seleccione un área). Para los proyectos de Ruta de Clase Mundial, sólo debes seleccionar el área Proyectos de Clase Mundial y los demás dejarlos en blanco. e. Estado: se define si el proyecto se encuentra Iniciado, no iniciado, finalizado o cancelado. Sólo los proyectos iniciados aparecen en los reportes de proyectos, portafolio, onepage, cumplimiento de portafolio, y costos. f. Pausado: un proyecto puede estar pausado sólo si ya ha sido iniciado. Esto se utiliza para situaciones especiales, como en la extracción de informe, para que el avance no aparezca en 0% si no como No Aplica (N/A).Un ejemplo para utilizar esta función es cuando se realizan definiciones de carta Gantt. Esto permite que el reporte no mida el avance momentáneamente. 3. Editar Porcentaje de avance: Este valor no se edita ya que se lee desde la carta Gantt de la fase iniciada. 4. Editar Fechas: Estos valores se leen desde la carta Gantt 5. Editar Costos a la fecha: En el proyecto padre se pregunta cuál es la moneda en el cual trabajarán todas las fases. Las monedas posibles son: pesos, dólares o UF. No se editan los costos presupuestados e incurridos en el proyecto padre, ya que estos se calculan automáticamente al sumar todos los costos ingresados en las fases. 6. Editar Sub-proyectos: La información de los sub-proyectos se leen a medida que se van creando los sub-proyectos 7. Editar Proyectos relacionados: Se debe posicionar sobre la búsqueda de proyectos, comenzar a escribir el nombre del proyecto a relacionar y, cuando el sistema arroje la coincidencia, se selecciona y presiona agregar. a. Para que la relación sea efectiva entre la solución y la ruta, debe hacerse en ambos sentidos. Es decir, primero desde el proyecto padre de la solución operacional hacia el proyecto padre de la RCM de la empresa proveedora. Posteriormente, desde el proyecto padre de la RCM hacia el proyecto padre de la solución operacional. b. Todo proyecto padre de la solución operacional debe tener un solo proyecto de RCM relacionado y el proyecto padre de la RCM puede tener más de un proyecto padre de solución operacional. 19

20 8. Editar Actividad reciente: La actividad reciente se escribe de forma automática al hacer cambios en la ficha, por ejemplo cuando se cambia el equipo de un proyecto. Además se pueden ir escribiendo comentarios para esto, posicionarse sobre el botón comentar y escribir el comentario. 9. Editar Equipo: Antes de editar presionar Cambiar equipo se debe tener cuidado de guardar todos los cambios hechos en la ficha, ya que para cambiar el equipo el sistema envía a otra pantalla. a. Para cambiar el equipo, primero es necesario presionar editar equipo. Aparecerá una lista que contiene a todas las personas almacenadas en el sistema, ordenadas por apellido. Debes seleccionar a la persona que quieres incluir. Por defecto se generará dentro del grupo champion. Para cambiarlo de rol, se pincha y la arrastra a la persona hacia el rol que corresponda. Los roles disponibles son: champion (administrador de contrato), proveedor, consultor, coordinador y visita. Una vez definidas las personas del equipo se presiona actualizar el equipo. 20

21 Pincha y arrastra al integrante del equipo hacia el rol que quieres que desempeñe b. Nota: El rol asignado no necesariamente coincide con los permisos que tenga la misma persona dentro de la plataforma, sólo se refiere al rol que cumple dentro del equipo. c. Una vez generado el equipo del proyecto, se debe volver a la ficha del proyecto para seleccionar al jefe del proyecto. Para esto pones editar y cambiar jefe de proyecto. Desde ahí seleccionas al jefe de proyecto entre las personas disponibles. Posteriormente guardar y salir. d. Para eliminar a alguien también hay que ir a editar equipo, seleccionar a la persona que se desee eliminar, pinchar en eliminar y actualizar los cambios. No es posible eliminar al jefe de proyecto, para eliminar a esa persona primero se necesita cambiarle el rol. e. También está la opción de ayuda para editar equipo. 21

22 10. Editar Detalles del Proyecto: Entrega más información acerca del proyecto padre, como la promesa, la fase en que se encuentra, la fecha de salida a operación y las tecnologías que habilitan la realización del proyecto. a. Fase actual: Este indicador se lee desde la fase iniciada por lo que la recomendación es cambiarlo desde ésta, para que así se vea reflejada en el proyecto padre. 22

23 Campos que no se editan en el proyecto padre: Fechas El costo incurrido y el costo presupuestado La fase actual El porcentaje de avance 5.4 Menú Superior KPI En el proyecto padre pueden crearse KPI s para su seguimiento, pero cabe notar que los KPI que aparecen en los Reportes de Proyecto se leen desde las fases iniciadas, no desde el proyecto padre. 5.5 Menú Superior Equipo Permite revisar el equipo actual y editarlo en caso de que se desee, para la edición revisar subcapítulo 5.3, punto Menú Superior Adjuntos La pestaña de Adjuntos tiene como objetivo gestionar los documentos importantes para el proyecto. En este sistema de carpetas se pueden subir archivos que después podrán ver los otros integrantes del equipo. Para crear una nueva carpeta tendrás que presionar el signo + que se encuentra a la base de cada columna. Para subir un archivo se elige subir archivos, luego adjuntar archivo. Después se selecciona el archivo que desee subir y presionar en detalles. El nombre que se asigne al archivo será el que quedará registrado dentro de la plataforma y no el nombre que traía originalmente. Recomendamos que se realice una descripción y se asignen algunas etiquetas para facilitar el proceso de búsqueda. 23

24 Búsqueda de archivos La búsqueda de archivos se realiza desde el botón buscar, que se encuentra en la vista de adjuntos. Dentro de esta modalidad pueden aplicarse filtros que permitirán seleccionar distintos criterios de búsqueda. Con esta herramienta se pueden explorar los archivos que se encuentran almacenados dentro del proyecto. 5.7 Menú Superior Cuenta de Costos Este tema se puede trabajar tanto en el proyecto padre, como en el sub-proyecto. Revisar la ficha del sub-proyecto para ver como se trabajan las cuentas. Se pueden crear cuentas de costo en todos los proyectos, pero se debe saber que le proyecto padre no lee la suma de los costos de sus proyectos hijos. Entonces, se pueden crear tantas cuentas como se desee por proyectos (para organizar los costos). Una vez ya definidas las cuentas se pueden importar costos, para esto ver capítulo 8 de este manual. 24

25 5.8 Cómo acceder al Proyecto Padre? La forma más directa de acceder al proyecto padre es desde el Escritorio. En este aparecen los proyectos en los cuales formas parte del equipo. Si accedes a un proyecto desde el escritorio, llegarás a la fase que se encuentre actualmente iniciada. Llegas inmediatamente a la Fase Iniciada del proyecto: Luego: 25

26 Nota: La vista de proyecto padre es una vista que entrega bastante información, pero no está orientada para el trabajo diario, la vista de Fase está destinada a ese fin. 5.9 Cómo crear un sub-proyecto? Para crear un sub-proyecto, primero es necesario ir al proyecto padre y seleccionar debajo del menú proyectos Crea un sub-proyecto. El sistema pedirá escribir el nombre. Se ha definido que el nombre del sub-proyecto de solución operacional sea el nombre de la fase que corresponde, por ejemplo, Fase definición. Para el caso de las fases de la Ruta de Clase Mundial se debe nombrar Fase seguido del año. Posteriormente, el sistema pedirá definir el tipo de proyecto. Para esto hay que seleccionar Fase solución operacional o Fase Ruta Clase Mundial. Nota: no se cargan cartas Gantt en el proyecto padre. Las cartas Gantt se cargan en los subproyectos. 26

27 5.10 Qué información muestra un sub-proyecto? Una vez creado el sub-proyecto, se muestra el siguiente menú: La principal diferencia entre la ficha de sub-proyecto y la ficha del proyecto padre que en la ficha del proyecto hijo se define si el proyecto tiene los pagos al día. Además se editan los costos a la fecha, lo presupuestado y lo incurrido. También en esta ficha se define en qué fase se encuentra el proyecto hijo. Nota: el proyecto hijo puede tener más de una fase, por ejemplo, identificación y selección. 27

28 5.11 Menú Superior Ficha de Sub-proyecto Para editar la ficha de proyecto hijo es necesario presionar el botón editar que se encuentra en la esquina superior derecha. En el proyecto hijo se puede definir la línea base de la carta Gantt, esto se hace desde el botón definir línea base, bajo la fecha. Nota: se pueden guardar todas las líneas base que uno desee y sirven para dejar registro de los cambios que se hacen en la Carta Gantt, manteniendo siempre la posibilidad de ver la carta Gantt inicial. Las empresas participantes pueden ser distintas entre el padre y los hijos. El pago al día se actualiza mensualmente, ya que el quinto día hábil de cada mes, la plataforma lo deja nuevamente en cero. 28

29 5.12 Menú Superior Tareas Son las tareas que se crean a partir de la carta Gantt. En esta vista puede verse el detalle de las tareas y editarlas. Las tareas se muestran por niveles, primero se muestra el nivel macro de la carta Gantt y posteriormente se puede ir accediendo a las sub-tareas contenidas. Desde esta vista también puedes acceder a ingresar avance de forma general, accediendo a todas las tareas de esa carta Gantt, o de forma específica, haciendo clic sobre la tarea o macro-tarea para ingresar avance. Si se pincha sobre una macro-tarea aparecerán todas las sub-tareas contenidas sobre las que es posible ingresar avance. También se puede acceder a una tarea, seleccionándola (haciendo un ticket en el cuadradito de selección) y escogiendo la opción Explorar del menú desplegado a la derecha de la pantalla. Cada tarea puede tener nombre, descripción, fecha de inicio y fin planificada y real, notificaciones, dependencias y colaboradores. En ella se especifica cuál es la tarea padre y si es entregable o no entregable. Aparece el % de avance de la tarea, que es con respecto al total. Aparece quién es el responsable y sus colaboradores. Además, se entrega la posibilidad de agregar notificaciones y definir si tiene tareas que son predecesoras, es decir tareas requeridas para comenzar a ejecutar esta tarea. También se muestra si la tarea tiene archivos adjuntos. Toda esta información se puede cargar desde un archivo MS Project (.xml) con las columnas que se muestran en el Consideraciones antes de cargar Carta Gantt desde MS Project, el que contiene las consideraciones antes de cargar la Carta Gantt desde MS Project. Desde la plataforma se puede editar toda esta información y crear nuevas tareas según los privilegios que tenga el usuario. Para eliminar tareas se requiere autorización del encargado respectivo. Se deben marcar con un ticket, en el cuadradito vacío, las tareas que se deseen eliminar, y luego hacer clic en eliminar del menú que se despliega a la derecha de la pantalla. 29

30 Crear una tarea: Desde el botón Nueva Tarea es posible crear una tarea que se verá reflejada en la carta Gantt. Para ello será necesario Ingresar un nombre, responsable fechas de inicio y término planificadas y una descripción. Luego presionar guardar Menú Superior Carta Gantt Esta pestaña muestra una foto de la carta Gantt que está siendo utilizada y permite cargar nuevas cartas Gantt. Existen diferentes escalas de tiempo que se pueden elegir para ver la carta Gantt, depende del nivel de detalle que se quiera analizar. 30

31 Se recomienda para un buen uso de esta herramienta que las tareas de la Carta Gantt no sean demasiado largas Para cargar una carta Gantt hay que seguir los siguientes pasos: Presionar en link Presionar en subir archivos Elegir el archivo en formato xml generado en MS Project Después de seleccionarla, presionar siguiente. Aparecerá una tabla para configurar los usuarios de la carta Gantt. En la columna recursos aparecen los recursos que levantó el sistema desde la carta. En usuarios disponibles es necesario buscar si tales usuarios existen dentro de la plataforma. Para verificar la existencia de los usuarios sólo tienes que comenzar a escribir su nombre y ver si aparecen como opción. Si no aparece en la lista, debes solicitar al administrador que lo cree. Si el usuario no está dentro del equipo, el sistema permitirá integrarlo directamente desde este menú. Nota: para que todo esto funcione bien es necesario que escribas los nombres de todos los responsables de las tareas en MS Project. Presionar siguiente Finalizar Luego se debe ir a la ficha, hacer clic en editar y luego en Definir Línea Base 31

32 Consideraciones antes de cargar Carta Gantt desde MS Project 1. Tarea resumen debe estar en línea 0 2. Entregables: deben ser Hito / 1; Número 3/ 1; duración/ 1 día 3. Nombres responsables: todas las tareas de último nivel con los responsables respectivos en columna Nombre de los recursos 4. Si se quiere poner descripción de la tarea, crear columna Notas 5. Guardar en formato XML 6. No dejar filas en blanco entre tareas Nota: considerar que todas las tareas pesan 1, independiente de su duración, por lo que la plataforma podría arrojar un avance distinto a lo que muestra MS Project. 32

33 5.14 Menú Superior KPI Los kpi s son creados para los proyectos que van en fases más avanzadas. El objetivo es monitorear que se cumpla la promesa del proyecto. Para esto, los kpi s son definidos en conjunto por el Champion y los Coordinadores, los cuales lo ingresan al sistema, definiendo mensualmente los resultados esperados. En esta sección podrás crear nuevos kpi s y revisarlos. Creación de kpi s Para crear nuevos kpi s deberás seguir los siguientes pasos: 1. Presionar el botón de crear Nuevo KPI, puede ser en cualquier de las dos partes donde aparece este botón 2. Ingresar nombre de kpi, fórmula y medida: Se espera que el nombre del kpi sea descriptivo para que se entienda en el reporte. Con respecto a la fórmula, las que están disponibles son: porcentaje de logro y cero errores. a. Porcentaje de logro: compara lo real versus lo planificado (I=(A/B)*100)) b. Cero errores: sólo arroja 100% cuando el resultado es cero, se puede utilizar cuando se buscan fallas o errores. Nota: Siempre usar como unidad de medida la opción Porcentaje 33

34 3. Ingresar detalles del kpi: a. Nombre: Nombre del kpi, éste debe ser descriptivo porque aparece en el reporte. b. Descripción: Ingresar detalles del kpi, como, por ejemplo, el método para levantar el valor real. c. Dirección: Las alternativas son maximizar o minimizar. En el caso de querer minimizar, el menor el valor es mejor, y en caso contrario se estaría maximizando. Para la fórmula de cero daños, no se considera la dirección, ya que el único valor esperado es 0. d. Es planificado: El kpi será de tipo planificado cuando se tenga definido a priori los valores que se quieren alcanzar del kpi a lo largo del tiempo i. Cuando es planificado, es necesario definir las fechas en que se medirá el kpi. 34

35 ii. Cuando no es planificado, en cada periodo de medición se deberá ingresar lo que se esperaba del mes y que realmente se obtuvo. e. Es acumulado: En el caso de que se desee que los periodos se vayan sumando para alcanzar una meta acumulada, se debe poner es acumulada. Si se desea que los valores reportados sean independientes uno del otro, no se marca como acumulado. i. Ejemplo de acumulado: Alcanzar un ahorro de energía equivalente a 2 horas en 2 meses mes 1 Unidad Meta 100 % Planificado 25 % Reportado 20 % AVANCE (del periodo) 80 % Cumplimiento 80 % Variable meta a b avance cumplimiento Fórmula mes 2 Unidad Meta 100 % Planificado 25 % Reportado 24 % AVANCE (del periodo) 96 % Cumplimiento 96 % Variable meta a b avance cumplimiento Fórmula (b/a)*100 (avance/meta)*100 (b1+b2/a1+a2)*100 (avance/meta)*100 Descripción Se quiere alcanzar un logro del 100% El valor que se quiere alcanzar en el periodo El valor que se obtubo en el periodo Relación entre lo alcanzado y lo planificado en el periodo Relación entre el avance del periodo y la meta Descripción Se quiere alcanzar un logro del 100% El valor que se quiere alcanzar en el periodo El valor que se obtubo en el periodo Relación entre lo alcanzado y lo planificado en el periodo Relación entre el avance del periodo y la meta f. Activo: Si el kpi está definido, pero no se quiere que aparezca en el reporte de proyecto, en este caso se debe dejar en blanco el cuadrito de Activo, de modo que su porcentaje de logro no afecte el cumplimiento final del proyecto. g. Peso: Este atributo corre cuando hay más de un kpi, y existen algunos más importantes que otros. En este caso, es posible darle pesos distintos a los kpi. Los pesos pueden ser positivos o negativos. h. Fórmula: Como se describió anteriormente la fórmula puede ser de dos tipos, porcentaje o cero errores i. La fórmula de porcentaje trabaja de la siguiente forma. 35

36 ii. La fórmula de cero errores trabaja de la siguiente forma. i. j. k. l. m. n. o. Variable A: representa la variable planificada, la idea es que le incluya un nombre para que sirva de guía al momento de reportar Variable B: representa la variable reportada, la idea es que le incluya un nombre para que sirva de guía al momento de reportar Meta: Para el caso de la fórmula de porcentaje la meta siempre será alcanzar un 100% de logro, independiente de cuál sea el valor planificado. Para el caso de la fórmula de cero errores, la idea es que la meta también sea 100%. Medida: Representa la unidad de medida de la meta, que siempre debe ser 100%. Periodo: Es posible definir diferentes periodos de medición del kpi, por ejemplo, semanal, mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual. Fecha de inicio: Si se elige un periodo mensual, se debe elegir como fecha de inicio el primer día de cada mes para que sea posible reportar el indicador cualquier día del mes. Fecha de fin: si se elige un periodo mensual, se debe elegir como fecha de fin el último día de cada mes para que sea disponible reportar el indicador de todo el mes. NOTA: En caso que se marca el cuadradito de Es planificado, el sistema pedirá especificar los valores planificados por períodos definidos, al presionar guardar se desplegará cuadro para ingresar estos datos. Finalmente se debe presionar Guardar y Salir en la esquina superior derecha de la pantalla. 36

37 5.15 Menú Superior Incidencias Las incidencias son eventos que no estaban considerados dentro de la carta Gantt y que alteran el curso natural del proyecto. Pueden ser eventos que impacten tanto positivamente como negativamente. Dentro de esta pestaña pueden crearse nuevas incidencias y editarse las ya existentes. Crear una incidencia Para crear una nueva incidencia se presiona el botón crear incidencia. Posteriormente aparecerá una pequeña ventana donde se debe ingresar el título de la incidencia, la fecha de ocurrencia y un responsable. La persona asignada como responsable estará encargada de velar por la solución de la incidencia y cerrarla en la plataforma una vez que esté finalizada. Después de crear la incidencia es posible presionar el botón editar que aparecerá a la derecha y, de este modo, agregar mayor detalle al evento. 37

38 Editar una incidencia En la vista de edición se pueden modificar las fechas y el responsable ingresado inicialmente. También están los campos para agregar información relevante acerca del evento, como las acciones de corrección que se realizaron y una explicación más detallada de lo ocurrido. Recomendamos que la persona que crea la incidencia, anteponga el nombre de la persona que generó la incidencia, en el cuadrado de Explicación. De este modo se tendrá registro de la persona que crea la incidencia. Cerrar una incidencia Se debe seleccionar, en Estado, la opción cerrado, y en Fecha de fin, poner la fecha en que se cerró la incidencia. Finalmente, hacer clic en guardar. Nota: Las incidencias se trabajan en proyectos hijos, no en proyectos padre. Nota: Las incidencias abiertas aparecerán en el reporte de gestión mensual del proyecto Menú Superior Equipo Para ingresar al menú del equipo hay que presionar el signo + que se encuentra a la derecha de las incidencias. 38

39 En esta vista se puede observar el detalle de los integrantes que participan en el proyecto. Al presionar el botón editar que se encuentra a la derecha, se ingresa a la vista de edición del equipo. Aquí existe la posibilidad de modificar a los integrantes del equipo y también los roles que tienen asignados. Al cambiar los roles dentro del equipo no se modifican los permisos que se le otorgaron inicialmente al usuario. La única excepción es el rol de visita, ya que al asignar este rol a algún integrante, éste sólo podrá ver la información, perdiendo los otros permisos. Para agregar un nuevo miembro al equipo se selecciona desde la lista de la izquierda y luego se arrastra hacia el rol que corresponda y luego presionar el botón actualizar el equipo. Para eliminar un integrante se debe seleccionar y luego presionar en eliminar del equipo. Nota: el usuario Jefe de proyecto no se puede eliminar, sin antes cambiarle ese rol. 39

40 5.17 Menú Superior Cuenta de Costos Para ingresar a esta opción del menú, se debe hacer clic en el signo +, que se encuentra a la derecha de incidencias. En esta sección se pueden definir las cuentas de costos en que se agruparán los gastos del proyecto. Se puede generar una rama de cuentas, es decir se podría estructurar de la siguiente forma: Cuenta viaje Viáticos Pasajes Alojamiento Taxi I+D I+D financiado por CORFO I+D financiado por la minera En cada Fase se definen las cuentas de costos (que es el nivel de control agregado de costos). Nota: También se podría definir una cuenta de costos en el proyecto Padre, y que agrupe todos los costos del proyecto. Se sugiere que el nombre de esta cuenta del proyecto padre sea Gastos 40

41 Proyecto #, siendo # el número del proyecto disponible en la dirección URL de la ficha del mismo proyecto. Para crear una cuenta se deben seguir los siguientes pasos: 1. Buscar el submenú cuentas de costos dentro del menú de proyecto 2. Presionar botón crear Nueva Cuenta costos 41

42 3. Definición inicial de la cuenta Para el código se recomienda utilizar la siguiente nomenclatura. CG-#, donde: CG: significa Cuenta de gastos, y #: Significa n del proyecto (corresponde al número que se ve en la dirección URL al momento de estar en la ficha del proyecto)4.- posteriormente puedes editarlo si deseas cambiar algo Una vez creada las cuentas del proyecto, en el Menú Ingreso de costos se van cargando los gastos relacionados a cada cuenta. Éstos pueden ser presupuestados, planificados o incurridos, ver la siguiente imagen: 42

43 5.18 Menú Superior Adjuntos La pestaña de Adjuntos tiene como objetivo gestionar los documentos importantes para el proyecto. En este sistema de carpetas se pueden subir archivos que después podrán ver los otros integrantes del equipo. Para crear una nueva carpeta hay que presionar el signo + que se encuentra a la base de cada columna. Para subir un archivo se presiona subir archivos, luego adjuntar archivo. Después se selecciona el archivo para subir y presionar en detalles. El nombre que se le asigne al archivo será el que quedará registrado dentro de la plataforma y no el nombre que traía originalmente. Recomendamos que se realice una descripción y que se asignen algunas etiquetas para facilitar el proceso de búsqueda. 43

44 44

45 6. Módulo Portafolio 6.1 Vista Portafolio Dentro de la vista portafolio se pueden ver los proyectos y sus indicadores principales agrupados de tres modos: Portafolio Ruta Clase Mundial: muestra todos los proyectos de tipo Ruta Clase Mundial Portafolio Organizacional: Muestra los proyectos agrupados por faena minera Portafolio Técnico: muestra los proyectos agrupados por área técnica: Sustentabilidad (HSEC), Capital Humano, Agua, Energía, Eficiencia operacional Exploración, Eficiencia operacional Extracción, Eficiencia operacional Procesamiento, Eficiencia operacional Mantenimiento. Nota: se puede hacer un doble filtro, es decir, si se seleccionó Portafolio Organizacional se puede filtrar también por algún área técnica, y viceversa 45

46 Nota: otra funcionalidad, es que se pueden agregar y ocultar columnas, esto se realiza, primero haciendo visible el menú, y luego marcando con un ticket los cuadraditos de selección de los diferentes indicadores que se quieren visualizar en las columnas: Nota: en la esquina superior derecha hay un botón para ver la pantalla completa (vista wide): 46

47 6.2 Submenú Ingresar Indicador En este submenú es posible reportar los avances de los indicadores. Cada portafolio posee sus propios indicadores y mediante este submenú puede realizarse el reporte del avance de cada indicador. Para ingresar mediciones de los indicadores de portafolio se debe hacer lo siguiente: Definir si se quiere ingresar por proyecto o indicador. Si elige por proyecto va a poder ingresar todos los indicadores de ese proyecto. Por otro lado si se elige por indicador, se verán todos los proyectos en los que se mide ese indicador. 47

48 Imagen de la opción por proyecto : Imagen de la opción por indicador : 48

49 7. Módulo Ingresar Avance De forma mensual todos los responsables de tareas deberán acceder a la plataforma para ingresar los avances de las tareas que tienen asignadas, con el fin de que esta información quede guardada en el sistema y posteriormente cuando se extraiga el reporte mensual se pueda revisar el cumplimiento de compromisos. Para tener una vista de todas las tareas que se tienen asignadas independiente del proyecto, es posible ingresar de tres modos: (i) desde Mis proyectos activos en el Escritorio; (ii) desde la opción del menú principal y elegir Ingresar Avance ; (iii) y finalmente, desde la opción Proyectos del menú principal, luego en la pestaña tareas de la ficha del proyecto que se escoja (i) 49

50 (ii) La vista Ingresar Avance muestra todas las tareas iniciadas de los proyectos inicados, ordenadas en una tabla, según su fecha de fin planificado. Esta tabla contiene las columnas Fechas, Detalle, Completado, Comentar, cantidad de adjuntos, y botones para adjuntar o ver historial de archivos. Existen dos tipos de fecha, la R y la P, la primera es la real y la segunda, la planificada. Esta vista mostrará primero, aquellas tareas que tienen fecha de fin planificado vencido o más próximo. La columna Detalle muestra el nombre de la tarea, a qué tipo de proyecto pertenece, la fecha de la última actualización y el responsable. En la columna Completado se muestra el % de avance de la tarea. Es en este espacio donde se puede hacer doble clic e ingresar el avance. Al ingresar por primera vez el avance a una tarea, el sistema pedirá indicar la fecha de inicio real. Por defecto, el sistema sugerirá la fecha de inicio planificada en la carta Gantt, pero es posible escoger otra fecha. Adicionalmente, se puede incluir algún comentario y subir un documento adjunto o entregable. NOTA: En la vista de Ingresar Avance, se tienen diferentes filtros que permitirán reportar avance de forma más simple. Para conocer las tareas atrasadas del usuario, en el buscador se eligen los filtros Tareas propias y Tareas atrasadas por avance y poner buscar. (Ver detalle de los filtros en Anexo C). 50

51 (iii) Entregables Algunas de las tareas asignadas pueden ser de tipo Entregables, éstas se ven de forma distinta en el listado de Ingreso de Avance, ya que en el Campo Completado muestran un recuadro azul para que se cambie el estado de aprobación del entregable. Nota: para enviar un documento a aprobación, primero se debe adjuntar el documento entregable a la tarea con el botón Adjuntar. Los documentos podrán ser de cualquier formato. Una vez cargados los documentos, puedes revisarlos o eliminarlos si así se requiere. 51

52 Si eres responsable de enviar Entregables para aprobación lo primero que debes hacer es adjuntar el documento que se enviará a aprobación Cuando una tarea es entregable, ésta deberá ser reportada, presionando el botón Cambiar. Al presionar este botón, aparecerá un recuadro que permite Enviar a aprobación. Una vez que envías el Entregable a aprobación no puedes retroceder el estado del documento, sólo la persona responsable de aprobar o rechazar es quien puede volver a abrir el permiso para enviar a aprobación. 52

53 8. Módulo Ingreso de Costos Esta opción del menú permite planificar e ingresar detalladamente los costos con fechas establecidas para poder hacer una proyección de los mismos en las distintas dimensiones de costo que se deseen manejar, y del mismo modo permite ir ingresando los costos cuando van ocurriendo para que sirva de comparación. El menú de Ingreso de costos se descompone en tres partes: Tener presente que en la plataforma se pueden trabajar tres tipos de Costos: Presupuesto: Presupuesto total aprobado al inicio del proyecto Base) Planificado: Es el Presupuesto + Todos Costo actual: Es lo que se ha ido incurriendo 53

54 8.1 Sub-módulo Importar Costos Como recomendación se pueden ingresar costos desde los proyectos. Al comienzo del proyecto se importa el presupuesto proyectado en el tiempo a través de un Excel. Codigo Cuenta de Costo CG CG CG CG CG CG CG CG CG Codigo de Clase de Costo 02-Gastos-Rembolsables 02-Gastos-Rembolsables 02-Gastos-Rembolsables 02-Gastos-Rembolsables 02-Gastos-Rembolsables 02-Gastos-Rembolsables 01-Honorarios 01-Honorarios 01-Honorarios Fecha Monto 30-jul ago sep jun jul ago ago sep jun Descripcion Viaje a Antofagasta Mes 5 Viaje a IQUIQUE Mes 8 Viaje a Antofagasta Mes 9 Viaje a Antofagasta Mes 10 Viaje a Antofagasta Mes 5 Viaje a IQUIQUE Mes 5 Investigacion USA Mes 4 Investigacion USA Mes 3 Investigacion CHILE Mes 2 Para importar costos, se puede acceder desde varias opciones: 1. Desde Mis proyectos activos del escritorio, me voy a la ficha del proyecto que desee, luego el menú superior de este proyecto ofrece la opción Cuenta de costos, la cual muestra directamente la cuenta de costos del proyecto, al hacer clic en ella, se despliega a la derecha de la pantalla, la opción de ingresar costos (presupuestados, planificados o incurridos) como se muestra en la siguiente imagen. 2. También se puede ingresar por la opción del menú principal Ingreso de costos, pero no es tan directo, ya que hay que seleccionar el proyecto, por lo tanto se recomienda llegar al proyecto primero y luego ingresar costos desde la opción Cuenta de costos 54

55 Esta vista de la opción Ingreso de costos contiene diferentes filtros para escoger el proyecto, la transacción, la cuenta de costos, la clase de costos. Se puede importar o buscar los costos. Filtros a. Desde esta opción del menú principal se abren dos opciones más: Importar costos e Historial de costos. Desde la primera se filtra el proyecto al que se quiere importar costos, y el tipo de transacción que se quiere importar. 55

56 3. Una vez que se selecciona Importar costos : a. Se debe seleccionar el proyecto o fase a donde se importaran los costos b. Luego, se debe seleccionar el tipo de costo que se cargará c. Presionar Adjuntar archivo d. Presionar Subir archivos e. Seleccionar la hoja del Excel cargado que se quiere importar 56

57 f. Revisar la información leída por la plataforma, y asignarla bien a los campos g. Presionar Importar costo 57

58 8.2 Sub-módulo Historial de costos En el historial te muestra el registro de todas las cargas realizadas: 58

59 9. Módulo Documentos El menú de Documentos tiene la función de gestionar los documentos importantes de un proyecto. En este sistema de carpetas se pueden subir archivos que después podrán ver los otros integrantes del equipo. Carpeta Proyectos: en ella están las carpetas relacionadas con los proyectos. A través de esta herramienta se puede acceder a todos los archivos de todos los proyectos en los que se está participando. Carpeta Cluster: en esta carpeta se encuentran los archivos que son de utilidad para todos los actores involucrados a los proyectos cluster, como manuales, presentaciones, documentos técnicos, etc. Para subir un archivo se debe seleccionar la carpeta deseada y luego presionar en subir archivos, luego adjuntar archivo. Después hay que seleccionar el archivo que se quiere subir y presionar en detalles. El nombre que se le asigne al archivo será el que quedará registrado dentro de la plataforma y no el nombre que traía originalmente. Recomendamos que se realice una descripción y que se asignen algunas etiquetas para facilitar el proceso de búsqueda. Al hacer clic derecho sobre una carpeta, se despliega un menú con las opciones Editar, Eliminar o Permisos, ésta última permite asignarle restricciones de acceso y visibilidad a otros usuarios, según se requiera. 59

60 60

61 10. Módulo Reportes Los reportes generados por la Plataforma son entregados mensualmente a los ejecutivos de las mineras para que estén al tanto del desarrollo de todos los proyectos del programa. Para ingresar a esta sección se debe ingresar por el menú lateral, sección reportes. Con la información ingresada por todos los responsables de tareas como champion, coordinadores, proveedores y consultores es posible generar de forma online reportes automáticos. Actualmente están disponibles los siguientes reportes: Reporte de proyecto Reporte de portafolio Reporte Onepage Reporte Cumplimiento de portafolio Reporte de Costos 61

62 10.1 Reporte de proyecto Es el informe más descriptivo de todos, a continuación se describen todas las partes de este reporte: 1. Jefe de Proyecto: muestra la foto del Jefe de Proyecto y su nombre. En los proyectos de solución operacional éste acostumbra a ser el Champion o Administrador de contrato. 2. El Cumplimiento se calcula con las siguientes fórmulas: 62

63 2.1 el proyecto comenzó con la medición del Kpi, se calcula: 60% x Kpi + 30% x Carta Gantt + 10% x Pago al día 2.2 Si el proyecto No ha comenzado con la medición del Kpi, se calcula: 90% x Carta Gantt + 10% x Pago al día 2.3 Si el proyecto no mide el avance de una Carta Gantt, se calcula: 90% x Kpi + 10% x Pago al día 2.4 Si el proyecto es de Ruta Clase Mundial: 100% x Carta Gantt 3. Pago al día: verde si los pagos están al día y rojo si no lo están 4. Indicador KPI: Resultado del logro de KPI a la fecha del reporte. Si aún el proyecto no comienza a medir su KPI aparecerá símbolo de "No Aplica" 5. Indicador Carta Gantt: Muestra el % de cumplimiento de la Carta Gantt a la fecha del reporte. 6. KPI: Muestra los resultados del KPI en el tiempo. Se calcula dividiendo el valor real obtenido del KPI por el valor esperado. Si el proyecto mide más de un KPI, muestra el promedio de éstos, de acuerdo a la ponderación determinada al definirlos. 7. Carta Gantt: Muestra las tareas de primer nivel con su % de avance a la fecha. El cumplimiento de la Carta Gantt se calcula dividendo el avance real de todas las tareas de último nivel por el avance esperado a la fecha (todas las tareas tienen el mismo peso). 8. Entregables Próximo Mes: Entregables programados, según Carta Gantt, para el próximo mes. 9. Incidencias: Las Incidencias son hechos relevantes que afectan el proyecto en desarrollo. Esta sección es para el monitoreo de las incidencias abiertas y la generación de acciones correctivas o preventivas asociadas. 10. Leyenda: Describe la regla de los colores para los semáforos 63

64 10.2 Reporte de portafolio Este informe muestra información mucho más resumida del proyecto, a continuación se describen todas las partes de este reporte: 1. Área: Se utiliza para separar proyectos de diferente Área. 2. Proyectos de Solución Operacional: visión resumidade un proyecto de Solución Operacional. 3. Proyecto Ruta Clase Mundial: visión resumida de un proyecto de Clase Mundial 4. Nombre Completo del Proyecto Solución Operacional 5. Semáforos Solución Operacional: Son los indicadores que componen el cálculo del cumplimiento de la Solución Operacional, el detalle de estos indicadores se ve en los reportes de proyecto. a. Los colores de los indicadores corresponden a: i. Verde: igual o mayor a 91% ii. Amarillo: entre 75 y 90% iii. Rojo: menor a 75% 6. Salida a Operación: Fecha Planificada para que proyecto pase a fase de operación. 7. Cumplimiento Solución Operacional. 8. Tendencia Cumplimiento: La tendencia relaciona el cumplimiento del mes del reporte con el mes anterior a éste. 9. Meta: Descripción de lo que se espera lograr con la Solución Operacional. 10. Nombre de la Empresa proveedora 64

65 11. Fecha término acompañamiento Ruta Clase Mundial: Fecha planificada para terminar el apoyo al proveedor desde el Programa Cluster. 12. Semáforos Ruta Clase Mundial: son los indicadores que componen el cálculo del cumplimiento de la Ruta de clase mundial, los colores del semáforo sigue la misma lógica que el de Solución operacional. 13. Cumplimiento Ruta Clase Mundial: Representa el cumplimiento de la Carta Gantt de la Ruta Clase Mundial. Se calcula dividiendo todos los avances reales por los avances esperados a la fecha (todas las tareas tienen el mismo peso). 14. Logros de la Ruta Clase Mundial: Si la Ruta Clase Mundial ha finalizado, no aparecerán los semáforos si no que se mostrarán los logros obtenidos por la empresa proveedora durante el acompañamiento. 15. Visión de la Ruta Clase Mundial: Descripción de lo que espera alcanzar la empresa proveedora con el desarrollo de la Ruta de Clase Mundial. 65

66 10.3 Reporte One Page En este reporte se pueden ver todos los proyectos de la propia empresa. Estos proyectos se ordenan por área técnica. Para cada proyecto se muestra el cumplimiento final del mes seleccionado para el reporte y la tendencia respecto a los cumplimientos pasados Reporte de cumplimiento de Portafolio Para extraer este reporte, primero hay que definir la operación minera que se quiere analizar y luego los meses. Para seleccionar los meses primero se busca la fecha de inicio y se elige el primer día del mes que se quiere analizar, por ejemplo el 1 de enero de Luego se selecciona la fecha de fin, para esto se debe elegir el último día del mes que se quiere analizar, por ejemplo el 30 de junio de Es posible elegir los meses que se deseen, pero se aconseja elegir hasta 12 meses para tener una mejor visibilidad. Posteriormente se selecciona ver reporte. Este reporte muestra los cumplimientos finales de cada mes y resalta el cumplimiento obtenido durante el último mes de selección. Es decir, si se eligió ver el reporte entre enero y diciembre de 2013, aparecerá el cumplimento de diciembre en el círculo azul. Para calcular este cumplimiento se realiza un promedio general entre los proyectos de Ruta Clase Mundial y de Solución Operacional. El gráfico posterior muestra el detalle de los cumplimientos de cada mes elegido, separando el proedio de los cumplimientos de Ruta de Clase Mundial y los de los de las Soluciones Operacionales. El eje y muestra los cumplimientos, partiendo siempre desde el 50%, por lo que si algún mes posee un cumplimiento menor, no aparecerá en la gráfica. Los dos gráficos que aparecen posteriormente muestran el estado mensual de la cartera, tanto de la Solución Operacional como de la Ruta Clase Mundial para cada mes. Arriba de cada barra 66

67 se muestra el número total de proyectos que se considera para cada mes. La barra se separa en colores según el porcentaje de cumplimiento de los proyectos. 67

68 10.5 Reporte de costos Para extraer el reporte se debe seleccionar el proyecto y la fecha del análisis. Luego, se abre una ventana que contiene el reporte con diferentes opciones en la esquina superior derecha: Atrás Exportar a Excel Grabar reporte: guarda el reporte en Reportes guardados Contraer Expandir 68