Archivística y gestión documental

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1 Archivística y gestión documental José Alberto Alonso Martínez PID_

2 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental Los textos e imágenes publicados en esta obra están sujetos excepto que se indique lo contrario a una licencia de Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada (BY-NC-ND) v.3.0 España de Creative Commons. Podéis copiarlos, distribuirlos y transmitirlos públicamente siempre que citéis el autor y la fuente (FUOC. Fundación para la Universitat Oberta de Catalunya), no hagáis de ellos un uso comercial y ni obra derivada. La licencia completa se puede consultar en

3 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental Índice Introducción... 5 Objetivos La archivística La archivística, una ciencia interdisciplinaria Bases teóricas de la archivística Archivos, bibliotecas y museos: diferencias y similitudes La gestión documental La gestión documental en las organizaciones El records management norteamericano El recordkeeping australiano Bibliografía... 27

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5 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental Introducción Los archivos constituyen un testimonio primordial de la memoria colectiva, como resultado de la plasmación a lo largo del tiempo de los actos jurídicos y económicos de los hombres y las instituciones. Los archivos presentan así una vertiente histórica y cultural a la que hay que añadir la administrativa y jurídica. Los documentos que llegan a tener un valor histórico han sido utilizados antes como prueba o evidencia de las actuaciones administrativas por parte de una persona u organización. Esta duplicidad de funciones hace que la archivística sea una ciencia interdisciplinaria que comparte puntos en común con otras ciencias de la información y la documentación: la museología, la biblioteconomía y la documentación. No obstante, la gestión de los archivos también presenta unos rasgos distintivos. En este sentido, la archivística parte de unos principios metodológicos que tienen en cuenta que los fondos documentales de los archivos son conjuntos orgánicos y que los documentos recurren un ciclo vital. Por otra parte, los organismos públicos y las empresas privadas se ven en la necesidad de abordar con suficientes garantías la gestión de los documentos que evidencian sus actividades y sirven, por consiguiente, para dar soporte a la toma de decisiones, garantizar la rendición de cuentas y demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos. Ello supone establecer buenas prácticas orientadas a llevar a cabo un control sistemático de la creación, mantenimiento y preservación de los documentos producidos por las diversas áreas o unidades de una organización. Con el fin de asegurar que se da una protección adecuada a los documentos administrativos han surgido diversos modelos, entre ios que hay que destacar el records management norteamericano, que se basa en el concepto de ciclo de vida de los documentos (records lifecycle), y el recordskeeping australiano, que se fundamenta en el concepto de continuidad de los documentos (records continuum).

6 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental Objetivos Después de trabajar este módulo, los estudiantes alcanzáis los objetivos siguientes: 1. Entender la importancia de la gestión integral de los archivos, como un planteamiento que supera la división entre archivos administrativos e históricos y aplica criterios metodológicos en la gestión y conservación de los documentos. 2. Conocer los principios teóricos en los que se basa la archivística como disciplina científica. 3. Entender la vinculación y las diferencias entre la archivística, la biblioteconomía y la museología, como disciplinas que integran el ámbito de las ciencias de la información y la documentación. 4. Entender el papel de la gestión de documentos a las organizaciones públicas y privadas y la necesidad de tratar con eficacia y eficiencia los documentos que evidencian sus actividades. 5. Distinguir las distintas aproximaciones a la gestión de documentos a partir de los enfoques más relevantes: el records management y el recordkeeping.

7 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental 1. La archivística El término archivo tiene fundamentalmente tres acepciones: 1) Organismo o institución donde se hacen específicamente funciones de organización, tutela, gestión, descripción, conservación y difusión de documentos y fondo documentales. 2) Fondo o conjunto de fondos documentales. 3) Depósito donde se instala el fondo o los fondos de una persona física o jurídica. Un archivo es al mismo tiempo el conjunto de documentos acumulados por una persona física o jurídica, pública o privada, como resultado de su actividad; la institución u organización que custodia y preserva esta documentación y la hace accesible al público; y el espacio físico (edificio, local) donde se conserva adecuadamente dicha documentación. Lectura complementaria Definiciones extraídas de la Norma de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC) La archivística, según el Dictionary of Archival Terminology elaborado por el Consejo Internacional de Archivos (International Council on Archives, ICA), se define como el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos. De esta definición, tal como propone Rodríguez López (2000), se puede concluir que la archivística tiene dos campos de actuación, uno teórico y otro práctico. a) La teoría archivística que engloba su historia, objeto y ámbito de actuación, además de la metodología para la consecución de los fines perseguidos. b) La práctica archivística compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información. La praxis es el aspecto más desarrollado y el más necesario por ser el que se enfrenta a problemas reales y proporciona respuestas concretas. M. de la C. Rodríguez López (2000) La archivística, una ciencia interdisciplinaria La consideración de la archivística como ciencia empírica orientada a la organización de los archivos ha pasado, según Rodríguez López (2000), por tres etapas distintas:

8 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental 1) Ciencia auxiliar de la historia, planteamiento que surgió en el siglo XIX en paralelo al desarrollo de las ciencias históricas y la creación de las primeras escuelas de archiveros. 2) Ciencia auxiliar de la administración, cuando se inician los grandes cambios socioeconómicos al principio del siglo XXi, sobre todo, con la aparición del records management. 3) Como parte integrante de las ciencias de la información y la documentación en la actualidad. Ved también En el subapartado 2.2 de este módulo se explica este modelo para gestionar los documentos activos de una organización que surge hacia los años treinta del siglo XX. La síntesis de estos aspectos de una manera interdisciplinaria ha permitido construir con el tiempo una ciencia con entidad propia que aprovecha las aportaciones de diversas disciplinas científicas. La archivística, como ciencia, tiene un componente fuertemente técnico ya que su objetivo fundamental es mejorar o perfeccionar los procesos de gestión y organización de los archivos, utilizando criterios de eficacia y éxitos prácticos. En este sentido, la archivística posee una metodología en vías de normalización que aplica sistemáticas muy concretas y prácticas a fondos y archivos de naturaleza muy variada. Con la aparición y posterior difusión de la escritura en las primeras sociedades organizadas surgió la necesidad de conservar los documentos y reunirlos en determinados lugares, con una finalidad eminentemente práctica: utilizarlos para el gobierno y la gestión de los asuntos que le afectaban. Dichos documentos conservados en templos y edificios públicos constituyeron los primeros archivos. Con el paso del tiempo, las prácticas de ordenación de los documentos fueron reglamentadas por parte de los estados con el fin de garantizar una buena conservación, organización y funcionamiento de los archivos. Más recientemente, en la Edad Moderna, surgieron tratadistas que, desde una perspectiva filosófica y jurídica, afrontaron la formulación de los principios que tendrían que regir las actuaciones en el campo de los archivos. La archivística empieza entonces a devenir una disciplina científica. Se puede decir, como señala Rodríguez López, que hay un período prearchivístico, caracterizado por la existencia de procedimientos prácticos poco sistematizados, que evolucionaron en respuesta a las necesidades administrativas. Cuando los archiveros reflexionaron sobre su quehacer, estableciendo técnicas y reduciendo sus ideas a principios, se dio un paso adelante hacia la constitución de la archivística como ciencia. Lectura complementaria M.delCarmenRodríguez López (2000). La delimitación de la archivística como ciencia. Cuadernos de Documentación Multimedia, n. 10, pp Los conjuntos orgánicos de documentos, que constituyen los archivos, y, por lo tanto, son el objeto de la archivística, no responden a una única función. Estas funciones han variado a lo largo de la historia, teniendo en cuenta el

9 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental contenido de los documentos y la concepción con la cual se crean, el papel que juegan en una sociedad o período histórico determinado y los soportes en los que se registra la información. A grandes rasgos, se pueden definir distintas concepciones de los archivos a lo largo del tiempo (Rodríguez López, 2000): 1) Desde la antigüedad hasta el siglo XVIII, en los archivos predomina una visión patrimonial y administrativa. Los aspectos más característicos serían el valor jurídico de los documentos, la clasificación orgánica de los mismos y la inaccesibilidad. 2) Con el Siglo de las Luces se empieza a manifestar el concepto histórico que introduce variaciones como la organización por materias y la accesibilidad. Esta visión historicista se ve reforzada en el siglo XIX con el surgimiento de los nacionalismos. 3) A finales del siglo XIX y durante el siglo XX se gesta el concepto del archivo que integra las dos concepciones anteriores: administrativa e histórica. Los cambios más relevantes serían la formulación del principio de procedencia y la teoría de las edades del documento, además del derecho de acceso a los documentos públicos. Esta evolución permite ver que la archivística ha desarrollado un carácter marcadamente interdisciplinario y que su corpus teórico integra tanto una vertiente histórica y cultural como una vertiente administrativa y jurídica. Finalmente, la implantación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, con la consiguiente proliferación de documentos, hace que hoy día la archivística tenga que hacer frente a cuestiones como la sobrecarga de información, el dinamismo de las tipologías documentales o la variedad de los soportes y formatos electrónicos. En este sentido, las técnicas archivísticas adquieren un papel relevante en la sociedad del conocimiento, ya que aportan pautas sistemáticas para mantener evidencias de los procesos y los contextos organizativos y personales que dan lugar a los documentos. A finales del siglo XIX se gesta el concepto de archivo con las concepciones administrativa e histórica actuales Bases teóricas de la archivística En el siglo XIX se establece un enunciado teórico fundamental de la archivística: el principio de procedencia, que marca un antes y un después en la conceptualización de esta disciplina. El origen de un archivo, las normas y leyes por las que se ha gobernado y organizado, los fondos de los que se ha ido alimentando y, en fin, todos los acontecimientos que ha tenido que soportar a lo largo de su vida constituyen una unidad indisoluble que permite llegar a su plena comprensión y a una visión del conjunto como totalidad orgánica.

10 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental La teoría y la práctica archivísticas parten de una serie de principios esenciales que constituyen el modelo para organizar, conservar y utilizar los fondos documentales. Según Gilliland-Swetland, el paradigma archivístico se fundamenta en cinco principios: la inviolabilidad de la evidencia; el respeto al fondo, la procedencia y el orden original; el ciclo de vida de los documentos; la naturaleza orgánica de los documentos; y la jerarquía en los documentos y sus descripciones. Lectura complementaria AnneJ.Gilliland-Swetland (2000). Enduring paradigm, new opportunities: the value of the archival perspective in the digital environment. Washington: Council on Library and Information Resources. 1)Lainviolabilidaddelaevidencia La evidencia, en sentido archivístico, puede definirse como la capacidad de los documentos para proporcionar una idea clara sobre los procesos, actividades y hechos que llevaron a su creación a efectos administrativos, legales o históricos. Recientemente se ha vuelto a enfatizar la importancia de identificar y mantener el valor probatorio de los documentos, en parte por los retos planteados por los documentos electrónicos. La integridad del valor probatorio de los documentos se asegura mediante la demostración de una cadena de custodia sin rupturas, documentando de manera precisa la agregación de los documentos a medida que se reciben o producen y se integran con el resto de documentos de la misma procedencia, y dejando rastro de todas las actividades de gestión y mantenimiento asociadas con los documentos. Por lo tanto, resulta primordial garantizar la preservación de estas evidencias, y ello implica una comprensión cuidadosa de los diversos valores de los documentos a lo largo del tiempo. Los documentos archivísticos poseen, por una parte, unos valores primarios relacionados con los propósitos legales, económicos y administrativos de los creadores de los documentos, que tienen que poder demostrar el cumplimiento de los requisitos legales o normativos; por otra parte, poseen también unos valores secundarios como evidencias históricas y culturales sobre la organización y el funcionamiento de la entidad que los produjo. 2)Elrespetoalfondo,laprocedenciayelordenoriginal Este conjunto de conceptos representa el meollo de la teoría y la práctica archivísticas. El principio de respeto al fondo se codificó por primera vez en 1841 con las regulaciones promulgadas por el ministro del Interior de Francia. El principioderespetoalfondo establece que los documentos se tienen que agrupar de acuerdo con la naturaleza de la institución que los genera.

11 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental En 1881, los Archivos Estatales de Prusia establecieron regulaciones más precisas sobre la ordenación, las cuales definieron como principio de procedencia. El principiodeprocedencia tiene dos componentes: a) los documentos de la misma procedencia no tendrían que mezclarse con los de una procedencia diferente, y b) el archivero tendría que mantener el orden original en el que los documentos se crearon y conservaron. El principio de respeto al fondo facilita el acceso a los documentos creados y recibidos por la misma persona o entidad, ya que los reúne y describe como un todo intelectual, con independencia de su forma, soporte o volumen. El principio de procedencia supone una mejora en esta aproximación, ya que pretende garantizar que los documentos se mantengan, en la medida de lo posible, tal como fueron creados originariamente. Así, se conserva su objetividad, proporcionando una idea clara sobre las actividades de su creador, tal como se plasman en la ordenación original de los documentos. Como conjunto, la noción de fondo de archivo y el principio de procedencia permiten asegurar que se mantiene la integridad de las agrupaciones de documentos y que los documentos individuales siempre están contextualizados. De esta manera, la aproximación archivística se enfoca sobre el contexto y el desarrollo orgánico del fondo, dando respuesta a cuestiones sobre el cómo, el por qué y el para qué. 3)Elciclodevidadelosdocumentos La National Archives and Records Administration (NARA) de Estados Unidos desarrolló el concepto de ciclo de vida de los documentos estableciendo un modelo según el cual las funciones, los usos y la responsabilidad sobre los documentos varía según la edad de los documentos. En la primera fase de este modelo (edad administrativa), los usuarios crean y utilizan los documentos de forma habitual; en la segunda fase (edad intermedia), los documentos se utilizan poco pero hay que asegurar su integridad durante un cierto tiempo. Finalmente, en la tercera fase (edad histórica) los documentos se integran definitivamente en el fondo histórico junto con otros documentos de la misma procedencia. 4)Lanaturalezaorgánicadelosdocumentos Tal como se ha apuntado antes, los documentos de archivo tienen un valor que se deriva de la manera en que se produjeron, teniendo en cuenta que fueron creados como resultado de la actividad con la que se relacionan y de la que son evidencia. Estos documentos son generados por las actividades propias de una organización o persona y, por lo tanto, se da una clara interdependencia

12 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental entre ellos y su productor. Existe también una compleja red de relaciones entre los documentos y el contexto organizativo, legal e histórico que dio lugar a su creación. Así, la práctica archivística pretende documentar esta red de relaciones entre los documentos y sus productores, ya que el valor de un documento individual se deriva en gran parte de la secuencia de documentos dentro del cual se localiza. En este sentido, es difícil comprender un documento individual sin conocer el proceso que lo ha originado, sus requisitos legales y normativos, y el entorno histórico, social y cultural en el que se gestó. 5)Lajerarquíaenlosdocumentosysusdescripciones La práctica archivística ha desarrollado estructuras de tipo jerárquico para describir el contexto y el contenido de los documentos. Los documentos presentan una jerarquía innata impuesta por las prácticas de creación del expediente y por su posición dentro de los niveles organizativos o la estructura de procesos de la entidad productora. Así, un fondo puede contener subfondos; una clase de documentos, diversas subclases relacionadas cada una de ellas con una actividad diferente; un expediente, diferentes documentos individuales. La descripción archivística ha reflejado tradicionalmente estas jerarquías, elaborando descripciones más específicas para los niveles subordinados de la jerarquía. Esta aproximación presenta, entre otras ventajas, la de poder describir todos los documentos de la misma procedencia, establecer su ordenación y hacer transferencias conjuntas, además de proporcionar una manera lógica de almacenar y recuperar documentos Archivos, bibliotecas y museos: diferencias y similitudes Para entender las diferencias y similitudes entre los diversos centros de información archivos, bibliotecas y museos se han de tener en cuenta las características específicas de los materiales que gestionan y el papel que juegan dentro de la sociedad.

13 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental Hoy día los archivos, las bibliotecas y los museos comparten el compromiso de organizar y facilitar el acceso a los recursos de información, prestando servicios de calidad a sus usuarios. Sin embargo, considerando su objeto de atención, reflejan diversas maneras de seleccionar, tratar y difundir la información. Aunque comparten unos principios que se basan en la organización de la información y la documentación y en la provisión de servicios a sus usuarios, las técnicas y herramientas utilizadas en los archivos, las bibliotecas y los museos son distintas a causa, principalmente, de su objeto de atención: Tipo de centro Objeto Conjunto Archivo Documento de archivo Fondo documental Biblioteca Material bibliográfico Colección bibliográfica Museo Objeto de carácter cultural o científico Colección museográfica Por otra parte, desde la perspectiva de su papel en la sociedad los diferentes centros de información presentan varios rasgos distintivos, tal como se refleja en el cuadro siguiente: Funciones sociales de los centros de información Archivos Bibliotecas Museos Identificar, evaluar y conservar documentos que tienen valor a largo plazo y son evidencia de las actividades para ponerlos a disposición de la organización o del público al que sirve el archivo. Asegurar la rendición de cuentas de la administración, conservando los documentos públicos y poniéndolos a disposición de la ciudadanía de acuerdo con lo que es adecuado legal y éticamente. Asegurar la rendición de cuentas de las organizaciones privadas a sus partes interesadas. Preservar documentos únicos o coleccionables. Servir de instituciones de la memoria con propósitos culturales. Dar soporte al personal docente e investigador, y al personal de administración. Identificar, adquirir, preservar y proporcionar acceso a los conocimientos publicados. Promover la equidad en el acceso a la información. Promover la libertad intelectual. Dar apoyo a la educación, el aprendizaje continuo y la investigación. Dar apoyo al desarrollo de la alfabetización informacional de la sociedad. Servir como punto de referencia y promover los intereses de la comunidad. Identificar, adquirir, conservar y exhibir objetos únicos, coleccionables o representativos. Promover la identidad cultural o comunitaria y su comprensión. Proporcionar experiencias con las que los visitantes puedan hacer conexiones entre el contenido y las ideas. Servir de instituciones de la memoria con propósitos culturales. Dar apoyo al aprendizaje formal y no formal, y a la investigación. Servir como punto de referencia y promover los intereses de la comunidad. Fuente: Elaboración propia a partir de Gilliland-Swetland (2000) Partes interesadas Se consideran partesinteresadas o grupos de interés aquellas personas, grupos u organizaciones que pueden afectar a las actividades de la organización o verse afectadas por ellas. Así, las diversas partes interesadas de una empresa pueden ser los clientes, los socios, los proveedores, los empleados, los accionistas, los propietarios, la Administración o las entidades reguladoras.

14 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental De esta manera, dado que los archivos, las bibliotecas y los museos cumplen diferentes papeles sociales, gestionan sus fondos o colecciones desde perspectivas propias utilizando principios y prácticas que han dado lugar a las disciplinas relacionadas con el estudio de los documentos y que, en conjunto, integran las ciencias de la información y la documentación: archivística, biblioteconomía, bibliografía, documentación y museología. Se ha de destacar que los documentos de archivo se diferencian de los materiales bibliográficos (libros, revistas...) y de los objetos culturales y científicos (obras de arte, piezas arqueológicas o etnográficas...) en que nacen con la finalidad de documentar actos (administrativos, jurídicos, económicos, mercantiles, etc.) y, por lo tanto, se constituyen en evidencia o prueba de estos actos. A partir de esta consideración, se pueden establecer las siguientes características específicas del documento de archivo: 1) Es único y tiene un carácter original, en tanto que es resultado de una actividad o gestión. 2) Aunque contiene una información única y original, se produce habitualmente de forma seriada como consecuencia de un proceso o procedimiento determinado que se lleva a cabo de forma continua a lo largo del tiempo. 3) La información que contiene un documento de archivo aislado es incompleta, ya que no se puede contextualizar dentro del proceso o actividad del cual es resultado. Estas características de los documentos de archivo hacen que la noción de fondo y el principio de procedencia adquieran una gran importancia, tal como se ha señalado antes. En un archivo la reunión de los documentos deriva de las actividades propias de una organización o una persona, de forma que el fondo refleja su evolución a lo largo del tiempo. En cambio, la adquisición de los materiales bibliográficos en una biblioteca, o de los objetos culturales o científicos en un museo, es resultado de unas demandas sociales y responde a unos criterios de selección subjetivos, independientemente de su procedencia.

15 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental La archivística en los centros de información No se ha de olvidar que los centros de información son organizaciones por sí mismas o forman parte de una organización como unidades de gestión. Por lo tanto, inevitablemente producen documentos que evidencian sus actividades diarias y tienen un valor administrativo o legal. Estos documentos se tendrían que gestionar de acuerdo con los principios de la archivística y aplicando las técnicas propias de la gestión documental. Así, una biblioteca, por ejemplo, además de gestionar los libros y otros materiales bibliográficos que forman parte de su colección, tendrá que gestionar los documentos que son resultado de sus procesos de gestión internos, su organización del trabajo y su actividad administrativa (contratos, informes, actos de reuniones, etc.).

16 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental 2. La gestión documental El término gestión documental se utiliza con diversos significados, de manera que se ha generado una cierta confusión al respecto. Es habitual que se hable de gestión documental para referirse simplemente a la digitalización de documentos en una organización cuando la acumulación de papeles desborda la capacidad de gestión y provoca problemas de almacenamiento. La gestión documental queda reducida así a la simple implantación de hardware y software que haría desaparecer el uso del papel, sin tener en cuenta que es un proceso o área de gestión de las organizaciones, como lo son, por ejemplo, el marketing, la gestión de los recursos humanos o la gestión de la calidad. En este sentido, hemos de entender la gestión documental como un conjunto de actividades que pretenden asegurar la atención adecuada a los documentos con independencia de su soporte o formato creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus actividades. La gestión y mantenimiento de la documentación, desde su creación o recepción en las oficinas hasta su disposición final (eliminación o transferencia al archivo histórico), se ha de plantear teniendo en cuenta algunos aspectos primordiales: Gestión documental Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos, incluyendo los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización. UNE-ISO Información y documentación - Gestión de documentos - Parte 1: Generalidades. la preservación de los documentos administrativos que evidencian o sirven de registro de los procesos y actividades de la organización; el uso que el personal hace de los documentos para desarrollar con eficacia y eficiencia sus actividades y tareas; el valor de los documentos como activos de la organización, en tanto que la gestión de información de calidad ayuda a generar y difundir el conocimiento organizativo La gestión documental en las organizaciones El propósito de la gestión documental es la creación y mantenimiento, durante el tiempo que sea preciso, de documentos capaces de respaldar las actividades de la organización y probar que éstas se efectúan de acuerdo con los requisitos legales y normativos.

17 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental Desde un enfoque práctico, para conseguir una gestión eficaz de los documentos, haría falta: establecer políticas y estrategias adaptadas a las necesidades y expectativas de la organización, teniendo claro por qué se gestionan documentos y a donde se quiere llegar ; implantar procedimientos y buenas prácticas de gestión documental, decidiendo qué se tiene que hacer y cómo se tiene que hacer ; definir claramente las responsabilidades, determinando quién tiene que hacer qué. Poniendo en funcionamiento un sistema de gestión documental que se acomode a los requisitos propios de la organización, se alcanzan unos resultados que repercuten en todos los procesos de negocio: 1) Almacenar y recuperar la documentación con rapidez: todos los miembros de la organización saben qué documentos tienen que guardar, dónde y cómo; por otra parte, saben cómo encontrar en poco tiempo los documentos que necesitan para desarrollar sus tareas. 2) Facilitar la realización de las actividades de la organización, respaldando la toma de decisiones y haciendo más ágiles las tareas que requieren el manejo de documentos. 3) Mejorar la eficiencia de las actividades de la organización, reduciendo los costes derivados de una deficiente gestión documental (falta de control sobre los asuntos gestionados, almacenamiento de documentos obsoletos o innecesarios, tiempo perdido en la búsqueda de documentos, gastos en material de oficina, etc.). 4) Cumplir los requisitos legales y normativos, los procesos de auditoría y las políticas internas de la organización, asegurando la protección de sus intereses y de los derechos de los clientes, empleados y otras partes interesadas. 5) Compartir la información y aprovecharla como un recurso corporativo, conservando el conocimiento adquirido por la organización, de manera que no haya que recomenzar tareas ya efectuadas o sobre las cuales hay experiencia acumulada.

18 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental Esta visión de la gestión documental lleva, según Bustelo Ruesta, a considerar un enfoque global que tiene que integrar los archivos en papel, los documentos electrónicos (incluido el correo electrónico) y las bases de datos (cuando los documentos se generan a partir de los datos incorporados en una aplicación informática o bien los registros introducidos en una aplicación constituyen en sí mismos una evidencia). En cualquier organización estas tres realidades conviven de manera tan relacionada que no se pueden aplicar soluciones parciales que no las tengan en cuenta como un conjunto. Lectura recomendada CarlotaBusteloRuesta (2000). Gestión documental en las empresas: una aproximación práctica. Jornadas Españolas de Documentación, pp En la Norma UNE-ISO (AENOR, 2006), que establece buenas prácticas de gestión documental, se indica que las organizaciones tendrían que crear documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la integridad de estos documentos durante todo el tiempo que sea necesario, con el fin de dar soporte a la continuidad de sus actividades, cumplir con el entorno normativo y facilitar la rendición de cuentas. Ello supone establecer y llevar a cabo un programa de gestión de documentos en el que haría falta: a) determinar los documentos que se tienen que crear en cada proceso de negocio y la información que es necesario incluir en estos documentos; b) decidir la forma y la estructura en que los documentos se tienen que crear e incorporar al sistema, y las tecnologías que se tienen que usar para ello; c) determinar los metadatos que se han de crear junto con el documento y a lo largo de los procesos relacionados con él, y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo; d) determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante los procesos de negocio o por otros posibles usuarios y los plazos de conservación necesarios para cumplirlos; e) decidir cómo organizar los documentos de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso; f) evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida de documentos que atestiguen las actividades realizadas; g) conservar los documentos y permitir el acceso a los mismos a lo largo del tiempo, con el fin de satisfacer las necesidades de la organización y las expectativas de la sociedad; h) cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización; i) garantizar que los documentos se conservan en un entorno seguro;

19 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental j) garantizar que los documentos sólo se conservan durante el período de tiempo necesario o requerido; k) identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos. En resumidas cuentas, abordar la problemática asociada a la gestión documental en una organización implica considerar que los documentos no son entidades aisladas sino que se integran en un sistema dinámico y en continuo desarrollo. Por ello, es importante tener en cuenta varios puntos básicos: 1) Planificar antes de actuar. Es importante valorar, por una parte, los riesgos y deficiencias que comporta una inadecuada gestión documental y en qué medida afectan a la organización y, por otra, los beneficios que se esperan conseguir; hecho eso, definir estrategias de actuación y establecer objetivos. Ante los problemas generados por una deficiente gestión documental, se acostumbra a adoptar acciones meramente reactivas de alcance limitado. Desde una visión global, es más ventajoso adoptar estrategias y soluciones proactivas. 2) Analizar los múltiples factores que intervienen en la gestión de documentos, tanto organizativos como tecnológicos: se trata de ver las relaciones entre procesos, sistemas, personas y documentos. Sin un conocimiento detallado de las actividades de una organización no es posible implementar unas buenas prácticas de gestión documental, ya que éstas no pueden aplicarse como algo aparte sino como un elemento integrado en el sistema de gestión de la organización. 3) Definir y formalizar una política de gestión documental y establecer responsabilidades claras. Se trata de concretar las estrategias de actuación hasta llegar a las tareas específicas de gestión de los documentos, estableciendo unos procedimientos de manera que se sepa qué se tiene que hacer y quién tiene que hacerlo. También es fundamental comprobar que se siguen los procedimientos definidos, poniendo de manifiesto las disfunciones que puedan producirse. Sólo evaluando los resultados es posible pensar en cómo mejorar lo que se hace. Ved también En la asignatura Gestión documental se estudia de manera detallada la metodología de diseño e implementación de un sistema de gestión documental en una organización El records management norteamericano A principios de los años treinta del siglo XX surge en Estados Unidos un nuevo enfoque para gestionar los documentos activos de una organización: el records management. Ante el incremento de las actividades de las agencias federales que tenían que estar documentadas y de la adopción de nuevos medios de (1) En inglés, records manager.

20 CC-BY-NC-ND PID_ Archivística y gestión documental producción y reproducción de los documentos, se desarrolla un nuevo enfoque que tiene dos consecuencias importantes: el concepto de records lifecycle y la aparición de la figura profesional del gestor documental 1. Record se puede traducir por registro o documento administrativo. Originariamente hacía referencia a un escrito conservado y aceptado por los tribunales como prueba; hoy día se utiliza con el significado de evidencia o registro de una actividad. El enfoque propio del records management no sólo se refiere a las tareas relacionadas con la organización de los documentos sino que comprende también tareas directamente relacionadas con su creación. Así, según señala Cruz Mundet, los objetivos del records management serían: Establecer criterios para el diseño normalizado de los documentos. Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones obsoletas. Simplificar los procedimientos. Controlar el uso y la circulación de los documentos. Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones. Lectura complementaria J.R.CruzMundet (2006). La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid: Pirámide. OSDepartmentofEnergy (2006). Records Management Handbook. Washington: OS Department of Energy.

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