Libro Blanco. Portales Colaborativos B2B al servicio de la cadena de valor.

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1 Libro Blanco Portales Colaborativos B2B al servicio de la cadena de valor.

2 Sobre el autor: Christophe VIRY es experto en soluciones de integración y colaboración B2B desde hace más de veinte años. A día de hoy, se encarga de la estrategia de mercado y de producto de la gama Generix Collaborative Integration de Generix Group. Resumen En un contexto económico duramente marcado por un crecimiento moderado y una competencia exacerbada, la mayoría de las empresas despliegan planes estratégicos centrados en una mayor eficacia y una reducción de costes. Entre los ejes operativos de dichos planes, encontramos sistemáticamente la información de los procesos, la desmaterialización de documentos, la subcontratación de procesos de negocio, la mutualización de las operaciones o incluso la integración de los actores en la cadena de valor de la empresa. Para alcanzar estos cambios, la empresa se apoya cada vez más en las oportunidades propuestas por las soluciones digitales, entre las que el Portal Colaborativo B2B constituye la piedra angular de una empresa ágil y comunicante. El Portal Colaborativo B2B, también llamado «extranet» o «hub» de proveedores, es una aplicación que permite que los socios B2B accedan a los procesos de negocio de la empresa. De esta manera, organiza la colaboración entre la empresa, sus clientes y sus proveedores en torno a un objetivo común de optimización de los procesos de gestión y de mejora continua. Además, respalda la estrategia de cooperación comercial e industrial y mejora las relaciones con los proveedores. Se utiliza en un perímetro amplio y reagrupa el conjunto de procesos y de información asociados, desde el diseño de los productos hasta su puesta a disposición del cliente final; y esto, durante todo el ciclo de vida de los productos. Dado que todas las partes asumen responsabilidades, el Portal permite que todos obtengan beneficios de rendimiento, especialmente en las ventas y el suministro, en la logística durante las distintas fases del proceso, en la facturación del cliente o el proveedor, o incluso en la gestión de los referenciales de los productos. Dichos beneficios se traducen en una mejor visibilidad de la ejecución de los procesos, un aumento en las ventas, una planificación más precisa de la producción, una reducción en los niveles de reservas, una mejora de los índices de servicio, una aceleración de los ciclos...y, naturalmente, en una productividad administrativa reforzada. Asociado al EDI y a la desmaterialización de documentos, el Portal Colaborativo B2B constituye un medio para poner la tecnología al servicio de los negocios. Contribuye al intercambio de información, a la interacción en los procesos e, igualmente, a garantizar los intercambios mediante la mejora de la trazabilidad y la calidad de los datos. El objetivo de este libro blanco es acompañar a la empresa en la reflexión y la preparación del lanzamiento de un Portal Colaborativo en un entorno de socios B2B. Como contribución, el presente Libro Blanco ofrece respuestas detalladas a los siguientes problemas: - Por qué integrar un Portal Colaborativo B2B en el marco de una estrategia de crecimiento? - Cómo ayuda el Portal B2B a mejorar la cadena de valor de la empresa? - Cómo contribuye a la automatización de procesos del negocio? - Cuáles son los principales procesos candidatos a esta puesta en común? - Cómo identificar y medir los principales beneficios para cada uno de los actores? - Cuáles son los componentes que conforman un Portal B2B de nueva generación? - Cómo poner en marcha el Portal teniendo en cuenta las incidencias legales? - De qué manera complementa dicho Portal una estrategia B2B y una iniciativa EDI? - Cómo elegir una solución entre las múltiples categorías ofrecidas? - Y por último, de la WebEDI al Portal B2B 3.0 Cómo imaginar el futuro? A quién va dirigido este «Libro Blanco»? El presente Libro Blanco está dirigido a todos los miembros de cualquier empresa interesada en mejorar la productividad y reducir los costes de funcionamiento. Incumbe a los gestores y a los responsables de proyectos encargados de dirigir el suministro, la venta, la logística o el transporte, la contabilidad y los sistemas de información; e, igualmente, será de interés para aquellas personas encargadas de definir y ejecutar una estrategia de intercambios B2B/EDI o de empresa extendida. 2

3 El Portal B2B: en el núcleo de la estrategia empresarial... En una coyuntura de crecimiento ralentizado y de competencia globalizada, la empresa se ve sometida a presiones hasta ahora desconocidas en lo relativo a los costes y la eficacia. Se ve obligada a multiplicar los planes estratégicos destinados a innovar, a proponer nuevos servicios a los clientes, a mejorar el rendimiento o a reducir los costes, a fin de garantizar su perennidad. Dicha búsqueda de eficacia requiere una automatización de los procesos y una mayor colaboración con el entorno empresarial. Igualmente, los proyectos de externalización o deslocalización se multiplican, lo que aumenta el número de socios que intervienen en la cadena de valor de la empresa. La organización del trabajo colaborativo se convierte así en una ventaja en términos de competitividad. Al mismo tiempo, hemos pasado del «capitalismo industrial» al «capitalismo cognitivo» (1). caracterizado por un nuevo factor de producción: LA INFORMACIÓN, que se suma al capital y al trabajo. La información se convierte en uno de los componentes del patrimonio de la empresa, y cada vez se genera en mayor cantidad: las sociedades deben reunirla, compartirla de manera colaborativa, analizarla y aprovecharla. A menudo, dicha información es generada de manera conjunta con el entorno de socios de la empresa, los clientes, los proveedores de mercancías y los operarios logísticos. Cada vez está más digitalizada, desmaterializada y se intercambia a través de las redes. Todas las aplicaciones basadas en la gestión colaborativa de la información se convierten de esta forma en estratégicas para el desarrollo de la empresa. Así, los directivos ven ahora los Portales Colaborativos B2B como un componente ineludible para reforzar la productividad y garantizar la transformación electrónica de la empresa. Dichos Portales permiten la apertura de los procesos empresariales y, de manera global, contribuyen a aprovechar las oportunidades ofrecidas por las nuevas tecnologías. 3

4 Cómo definir los Portales Colaborativos B2B? El Portal B2B es una aplicación web compartida por el entorno de socios externos seleccionados. Se pone en marcha para automatizar los procesos de gestión, desmaterializar los documentos y acelerar el desarrollo de los intercambios electrónicos entre numerosos socios B2B. Propone una interacción continuada entre los usuarios de diversas empresas, en torno a documentos de negocio concebidos de manera colaborativa. El Portal B2B debe su carácter colaborativo a la utilización de las tecnologías de Internet y de la Web; y es fácilmente accesible para la mayoría de usuarios, a través de los numerosos dispositivos con conexión que existen: ordenadores, tabletas, móviles, teléfonos, televisiones... El Portal B2B constituye además una extensión de las aplicaciones de gestión del sistema de información de la empresa, una apertura de los procesos que retoma los principios de una extranet. Es la manera de poner en común las tareas de gestión o ejecución, de controlar y optimizar la subcontratación, y de ser cada vez más comunicantes y ágiles. Los Portales B2B forman parte de una categoría de aplicaciones informáticas reivindicadas por numerosos actores: los creadores de soluciones de negocio (cadena de suministro, finanzas, ventas...) o los ERP a través de su módulo «Colaborativo», los especialistas en gestión de procesos, los diseñadores de soluciones de infraestructuras de software o de marco de desarrollo, los mercados electrónicos..., así como por los actores históricos de la colaboración interempresarial, que de largo proponen soluciones EDI y Web EDI. 4

5 Portales B2B al servicio de la cadena de valor La puesta en marcha de un Portal B2B es una preocupación ampliamente compartida por las empresas. Los rendimientos de la inversión son rápidamente demostrables, y la iniciativa ayuda a superar los retos mencionados anteriormente: mejorar la productividad, ganar en competitividad y reducir los costes de gestión. Así, el Portal B2B forma parte de la cadena de valor de cualquier empresa o sector, según como la define Michäel PORTER (2). Tomemos como ejemplo el Portal lanzado entre los proveedores, también llamado «hub». Dicho Portal optimiza el funcionamiento de las «actividades de base» de la empresa (la logística entrante y saliente, las operaciones de producción y embalaje, las ventas, las actividades de servicios asociados...) y contribuye a mejorar el margen. Además, permite la interacción entre los colaboradores de la empresa que respaldan las «actividades de apoyo o las funciones de soporte». Aporta beneficios de negocio comprobables, entre los que se encuentran: El ahorro en la gestión de los referenciales del proveedor (producto, precios, lugares-funciones, etc.) alcanzado y mantenido directamente por el proveedor. La optimización de los ciclos de producción del proveedor gracias al intercambio de información sobre las previsiones de venta o de existencias, que supone una reducción de la falta de ventas y son un acicate de negociación suplementario para el comprador. La mejora de los suministros. El proveedor recibe los pedidos de manera inmediata, los valida o los modifica y devuelve la información al cliente. La optimización de la logística mediante la integración de los datos de envío del proveedor, lo que permite una mejor organización de las entregas. La puesta en marcha de un firme proceso de seguimiento gracias a la información reunida durante toda la cadena logística. La automatización de la facturación entrante al mismo tiempo que se fomenta el cotejo de datos y se reduce el coste de gestión de los litigios. El control global de todas las etapas del proceso (compra, fabricación, entrega, facturación) a través de los paneles de control, de los KPIs o de las alertas de negocio. La protección de los datos intercambiados mediante la eliminación del soporte papel, el cifrado de datos, la firma electrónica o el archivado con el valor probatorio con integridad. De esta manera, con un Portal de proveedores, el ordenante consigue aprovechar su capacidad de trabajo gratuitamente. Les propone además una relación de beneficio mutuo, en tanto que los proveedores garantizan ya de paso la optimización de las ventas de sus productos o incluso la resolución de litigios de facturación, acelerando así lo establecido por los reglamentos. 5

6 Los Portales B2B se sitúan en distintos niveles de la cadena de valor de la empresa: relación distribuidor-proveedor, cliente industrial-proveedor, cliente industrial-clientes..., con el fin de acumular ahorro a lo largo de las distintas etapas de la cadena de suministro. También pueden ponerse en marcha en todo un sector, a fin de organizar la intervención de diversos industriales o proveedores durante el diseño y comercialización de un producto. En términos de reducción de costes, el lanzamiento de un Portal Colaborativo B2B presenta un rendimiento de las inversiones directamente proporcional al nivel de utilización o, en otras palabras, al despliegue de la aplicación. Los numerosos estudios de mercado presentados, especialmente por GS1 France, permiten valorar el rendimiento de las inversiones en función del tipo de flujo. Así, GS1 calcula que las ganancias derivadas de la desmaterialización de los pedidos se sitúan en 18,5 ; las de la factura, en 14, y hasta en 42 las de una ficha de producto electrónica (3). La importancia del alcance que debe obtener es por tanto fundamental. La informatización de los procesos de negocio y el Portal B2B Para acompañar a la empresa en su transformación hacia una optimización de los procesos y una mayor agilidad, el sistema de información debe evolucionar en su conjunto. Realmente ha de poder dar lugar a procesos horizontales, como el «e-commerce» o el proceso de gestión del pedido «order to cash», en tanto que su diseño se basa en una compartimentación de las tareas y las aplicaciones: venta, logística, compra, transporte, facturación, contabilidad... En un primer momento, la evolución de la informática permitió a las aplicaciones almacenadas dialogar entre ellas a través de soluciones de integración o de interfaz situadas en un nivel de capa middleware. De esta forma, las iniciativas de integración de aplicaciones empresariales o de bus de servicios de empresa o interfaz se han multiplicado y asociado a aplicaciones EDI o de integración B2B para favorecer así los intercambios de datos con los socios externos de la empresa. Además, los sistemas de información han incluido una capa de gestión de los procesos de negocio con el objetivo de informatizarlos y garantizar su ejecución. Estos mismos sistemas de información permiten así una colaboración no sólo de carácter técnico, sino también funcional entre las distintas aplicaciones de la empresa. Finalmente, se ha desarrollado una capa suplementaria para ir más allá de la colaboración entre aplicaciones, que permite a los usuarios de negocio intervenir durante los procesos. De esta forma, se han desarrollado algunos componentes de flujo de trabajo entre empresas, puestos a disposición de los usuarios externos a través de los Portales B2B. La sincronización de los datos entre las aplicaciones internas y externas de la empresa se complementa por tanto con una interacción humana permanente. El Portal Colaborativo constituye así un componente de negocio que garantiza la colaboración y la apertura de los flujos de trabajo a los operativos profesionales de los socios B2B de la empresa. 6

7 Cloud, infraestructura técnica Producción Patrimonio Empresarial EDI Finanzas Contabilidad Gestión de procesos, Middleware : EDI, EAI, ETL, ESB Logística Transporte Entorno de socios B2B Ventas Compras Portal Colaborativo Acoplado al EDI, el Portal B2B organiza las interacciones con las aplicaciones y los usuarios de los socios subcontratistas o clientes de la empresa. El Portal B2B permite que los procesos funcionen al recibir información externa, como por ejemplo: una intervención del proveedor para mantener el referencial, la actualización de la información sobre una mercancía que no está disponible o que no ha sido entregada a tiempo, la recolección de información de facturación o de pago para cerrar el proceso... El EDI y el Portal B2B se presentan entonces como soluciones complementarias: una garantiza la integración de datos en masa, y la otra permite que un usuario aborde una situación concreta en caso de necesidad. Otro ejemplo: durante la gestión automatizada de las facturas entrantes, estas últimas se integran por miles en los sistemas de cotejo gracias al EDI. Por su parte, el Portal se utilizará para pedirle al emisor que corrija algún dato incoherente o que añada algún dato pendiente en alguna de las facturas. 7

8 Qué procesos de negocio podemos abrir en el Portal B2B? Es necesario reunir información de los productos, reducir el coste de redacción de las facturas, poner en marcha un seguimiento logístico...: sean cuales sean las necesidades de negocio que impulsen a poner en marcha un Portal B2B, hay que definir primero una estrategia B2B para toda la empresa. En otras palabras, es necesario identificar el conjunto de procesos, de información y de documentos que se van a compartir con el público seleccionado, con el fin de reunirlo en una aplicación única en el marco de una iniciativa de «punto único de contacto». Para convencernos de ello, supongamos que el departamento de contabilidad de un proveedor opta por lanzar una extranet de proveedores para reunir los datos de facturación y que, respetando las fronteras entre los servicios, no comparte esta iniciativa con otros departamentos de la empresa: compras o logística, por ejemplo. Las consecuencias de esta visión limitada de la relación entre proveedores serían fundamentalmente: El desarrollo de otros Portales B2B con los mismos proveedores para atender a otras expectativas del departamento, como la optimización del suministro o la mejora de la colaboración logística, que supondría nuevas inversiones y gastos de uso de las aplicaciones. La multiplicación de los esfuerzos de lanzamiento para introducir a los proveedores en el Portal tras distintas etapas de prueba, formación y certificación. La dispersión de los referenciales del proveedor, que complicaría la sincronización y obligaría a los usuarios a buscar repetidas veces la misma información en distintas interfaces. La imposibilidad de ajustar los datos de un proceso transversal y de garantizar su coherencia. Los datos de la factura del proveedor son más precisos, por ejemplo, cuando la interfaz de entrada de datos de facturación se basa en los de entrega y recepción del pedido, dado que dichos documentos son precisamente los que dan lugar a la factura. La incapacidad de poner en marcha herramientas de monitorización globales que aseguren la trazabilidad, o de aprovechar los KPIs pertinentes, e incluso de disponer de un archivo único de documentos. Una mala imagen de la empresa en términos de colaboración interna y de eficacia. Sigamos con el mismo ejemplo. Conformarse con las exigencias de la administración fiscal en lo relativo a la pista de auditoría para la desmaterialización de las facturas es también desperdiciar una oportunidad. De hecho, dicha desmaterialización exige que se ponga en marcha una pista de auditoría fiable en las empresas, que establezca un vínculo entre la factura y todos los elementos en los que se basa: presupuestos, pedidos, entregas, facturas, reglamentos... 8

9 Sin embargo, una vez establecida la estrategia de colaboración B2B, se aconseja crear el Portal de forma iterativa a partir de las prioridades y las oportunidades. Así, se podrá empezar con una categoría de flujos y una primera tanda de proveedores, y a continuación ir añadiendo más a medida que surjan nuevos procesos o socios. Proveedor Portal del proveedor Información, socios, contactos, productos Cliente Previsiones de inventarios y ventas Carga de datos Descarga de documentos Ediciones Pedidos Confirmación del pedido Interacción ERP Modificación / anulación del pedido Notificación de envío y etiquetas Intervención humana Acuse de recibo Facturas y abonos Recibo de pago Intervención humana Referencial: Socio Producto Ubicación/Función Archivo de documentos En la práctica, los principales procesos en marcha hoy en día son los siguientes: En la extranet de proveedores: - La gestión de los referenciales relativos a la identidad de los proveedores, los contactos o los atributos de los productos. - Los pedidos de compra. - La respuesta de los proveedores a dichos pedidos: aceptación o modificación (que podría suponer una anulación o un nuevo pedido). - La notificación de envío. - La facturación (que incluye los abonos y la gestión de litigios). - Los intercambios de información relativos al pago de las facturas. - La transmisión de información sobre las previsiones, las ventas, las salidas del almacén... o incluso el intercambio de documentos sin estructurar, fijos o en PDF, tales como: contratos, condiciones de venta, fichas técnicas, vídeos de los productos... - Además, en función de los sectores, existen procesos suplementarios como las órdenes de entrega en la industria o el almacenamiento o retirada de mercancías en la distribución de e-commerce. 9

10 En una extranet de clientes: - La gestión de los referenciales y las referencias: Quién compra qué? A qué precio? Cómo? Cuándo? - El registro de los pedidos por un público diverso: clientes, filiales, representantes, afiliados, puntos de venta... - La transmisión de información relativa al tratamiento del pedido. - Las respuestas sobre la preparación y el envío del pedido, con una lógica idéntica a la del proceso de seguimiento y trazabilidad de los portales de e-commerce. - La facturación. Estos Portales se distinguen de las páginas comerciales B2C, orientadas a la reposición de mercancías, pero que no necesariamente integran un módulo de pago en línea. También existen numerosos Portales en el sector de los servicios logísticos, que reúnen al ordenante, al suministrador de dichos servicios 3PL o 4PL (con sus subcontratistas) y a los proveedores. Dichos Portales son clave para la optimización de la cadena de suministro y de transporte a través de una iniciativa colaborativa; interactúan con las aplicaciones de gestión de los almacenes, del abastecimiento o del transporte y permitirán numerosos servicios: optimizar el abastecimiento (GPA), mejorar el llenado del camión a través de la puesta en común, fijar citas con los transportistas, reducir las reservas, participar en la trazabilidad... Así, cualquier sector puede recurrir a un Portal B2B para cumplir su misión y obtener beneficios a partir de las nuevas tecnologías colaborativas. Más allá de los Portales orientados al abastecimiento, la venta o la logística, ciertas profesiones utilizan estas soluciones para informatizar la colaboración en un sector. Por ejemplo, Generix Group ha lanzado un Portal B2B en el ámbito del tratamiento de residuos, lo que permite que un organismo ecológico gestione una plataforma de colaboración entre puntos limpios y 200 industrias de recogida, reciclaje y recuperación de residuos. Dicho Portal B2B ha permitido automatizar de esta manera los principales procesos del sector, así como ofrecer servicios tales como la trazabilidad de los residuos desde el contenedor hasta el punto de recuperación, pasando por la facturación, los pedidos de retirada de residuos y la gestión de los contratos. El Portal también ofrece la oportunidad de enriquecer «la experiencia del cliente» en torno a distintos productos y servicios propuestos. Tomemos el ejemplo de una empresa de alquiler de vehículos que ofrece a sus clientes un portal para la emisión de las facturas. En ese caso, puede ofrecer nuevos servicios con valor añadido a sus clientes: un catálogo de formatos de factura variados (EDI, XML, XSL, TXT, PDF...), un archivo en línea para las facturas de los clientes, la disponibilidad de los archivos adjuntos (contrato, declaración de accidentes, fotos, multas...), los KPIs de análisis del consumo a partir de múltiples criterios: tipo de vehículo, periodo, perfil de la empresa, región.. 10

11 Posicionamiento del Portal B2B respecto al EDI y la Web EDI Aproximadamente 20 años después de su lanzamiento, la principal traba del EDI reside en su lanzamiento ante el conjunto de los socios, sea cual sea su tamaño. El informe «The future of EDI» de Forrester Research (4) indica que, para el 58% de las empresas consultadas, resulta complicado conectar los «EDI menores con los ineficaces». Por su parte, GS1 France estima, de acuerdo con su último estudio llevado a cabo entre fabricantes de productos de gran consumo, que el 50% de ellos todavía no utiliza el EDI (5). Sin embargo, concluir el desarrollo del EDI parece primordial, puesto que permitiría acabar con los procesos mixtos (con y sin EDI) desmaterializando el 100% de los documentos y, de esta manera, beneficiarse completamente de la automatización de los procesos de negocio. Para alcanzar este objetivo, quienes ofrecen soluciones de colaboración B2B proponen, a partir del desarrollo de Internet y de las aplicaciones en la web, plataformas complementarias al EDI, denominadas WebEDI. Se trata de aplicaciones Web que permiten al usuario agrupar los mensajes EDI recibidos (visualización, impresión, descarga) y extraer de los formularios los datos que componen los mensajes que serán enviados. La aplicación WebEDI gestiona un referencial (producto, código, denominación, identificación de las partes...) y garantiza el cruce de los datos emitidos y recibidos. En cuanto al ordenante, este tipo de aplicación simula totalmente al EDI, puesto que los mensajes EDI transmitidos y recibidos son idénticos en lo relativo a la estructura para un proveedor que utilice EDI o la WebEDI. Por ello, el ordenante obtiene los mismos beneficios. Para el socio «no EDI», este tipo de aplicación implica la necesidad de intervenciones manuales para descargar los mensajes y extraer los datos, así como incluir éstos en su sistema de gestión. No obstante, sigue siendo un buen medio para responder a un cliente con celeridad, al suprimir el intercambio de documentos en papel y reducir la inversión. En relación al EDI, el alcance del uso o del despliegue de la WebEDI es mucho más rápido, puesto que se suprimen los principales obstáculos a la aplicación EDI: la integración de los datos con el sistema de información y los gastos informáticos. En la mayor parte de los casos, el uso de dichas plataformas requiere un abono de pago a cargo del proveedor. El precio depende de la cantidad de mensajes y resulta un tanto elevado en comparación con una inversión EDI (unos cientos de euros al año). Las primeras plataformas WebEDI se lanzaron a principios de los años 2000, en un modelo comunitario para un sector de actividad como la gran distribución o el automóvil. Permiten que el abonado gestione las transacciones con diversos clientes a través de una cuenta de usuario único. 11

12 Hay menos de una decena de productos de este tipo en Francia, de los cuales el más antiguo es la plataforma EDIone, de Generix Group. En marcha desde finales de los 90, el servicio EDIone sucedió a una aplicación minitel. Hoy lo utilizan miles de empresas industriales que colaboran con distribuidores (del sector alimentario, del bricolaje), mayoristas y profesionales de la «restauración fuera del domicilio». En total, hay unos cien ordenantes registrados, procedentes de los grandes países europeos, y los principales mensajes son: pedido, aviso de envío, factura, informe del inventario y ficha de producto. Tras una década usándose, los servicios WebEDI compiten cada vez más con los Portales B2B iniciados por un ordenante, y no por un operario B2B o una comunidad de usuarios EDI. El interés fundamental del Portal B2B consiste en contribuir a la estrategia del ordenante encargándose de su ejecución. Además, puede optar por un proceso u otro, mediante la valorización del diseño de la empresa, la facilitación de la interacción con las aplicaciones de sus sistema de información o la inclusión de sus propias reglas de gestión, al mismo tiempo que se centra en la ventanilla única de colaboración con sus socios. En la mayoría de los casos, el ordenante impondrá a sus proveedores el uso de su Portal, presentándoles toda una serie de ventajas para la optimización de los procesos. Para facilitar el arranque, el uso del Portal será normalmente gratuito para el proveedor. Los servicios WebEDI y los Portales B2B deberían continuar coexistiendo durante unos cuantos años más. Incluso si los segundos parecen ser la solución en la mayor parte de las iniciativas de colaboración B2B, las aplicaciones WebEDI siguen presentando algunas ventajas fundamentales: ya se utilizan en miles de PYMES y permiten que sus usuarios intercambien información con numerosos ordenantes a través de una sola aplicación. Así, para los ordenantes de ciertos sectores de actividad, la WebEDI sigue siendo un medio simple, gratuito y extremadamente rápido de entablar una relación electrónica con cientos de proveedores. 12

13 Los principales componentes del Portal Colaborativo B2B Adoptado por la mayoría de grandes empresas, el intercambio de datos informatizado es la solución de referencia para intercambiar documentos estructurados en un entorno de socios B2B. Los beneficios y los ahorros obtenidos gracias al EDI ya no necesitan pruebas, y en la mayoría de las organizaciones la vuelta a una gestión sin EDI es inimaginable. Sin embargo, se necesita un esfuerzo de todas las partes para extraer o integrar datos procedentes de, o dirigidos a, las aplicaciones de gestión. Su aplicación requiere competencias, medios financieros y equipamiento que permitan llevar a cabo el intercambio de mensajes: gestión de procesos de tratamiento, traducción, transporte y monitorización. Entorno Internet Web IHM Procesos & reglas BI & KPI Datos & documentos Transporte, Transformación, Ruta La compañía y su sistema de información CRM Almacén de datos Finanzas / Contabilidad Logística Ventas / Compras Middelware Sistema de información 13

14 Para concebir o elegir una oferta «llave en mano» de un Portal B2B, conviene conocer mínimamente la anatomía de una aplicación de este tipo. A grandes rasgos, un centro colaborativo comprende tres niveles: un «middleware», un «back office» y un «front office». En lo relativo al sistema de información, el Portal B2B incluye en primer lugar una capa de interfaces relacionadas con las aplicaciones, bien sea directamente o a través de los middleware de la empresa. Generalmente, las solicitudes entre el Portal y el sistema de información se apoyan en toda una estructura orientada a los servicios (Web Service o REST). El Portal también garantiza una conversión del formato de acuerdo con las aplicaciones utilizadas (XML, formato ERP, EANCOM...) y lleva a cabo la armonización entre el formato de un ERP y el del referencial existente en el Portal (a menudo, EDIFACT o XML). Incluye, además, un motor de gestión de procesos encargado de las operaciones, que permite respetar las particularidades de los procesos de negocio de cada organización. Estos últimos, a menudo, son modelados en la aplicación en función de las expectativas de negocio de la empresa y la interacción esperada con las aplicaciones de gestión. También se tienen en cuenta la estructura de los datos, las reglas de gestión, los calendarios y otros diagramas de validación. La soluciones más desarrolladas llegan a proponer la creación del Portal a partir de una solución CMS e incluyen bibliotecas de tareas (seguimiento, comunicación, login, gestión de los derechos, herramientas de aprendizaje, e-learning...) y de módulos de negocio (pedido, aviso de envío, edición estándar...) Ciertos componentes tradicionales de una aplicación web colaborativa enriquecen el conjunto: gestión de la cuenta, intercambio de documentos, publicaciones y ediciones, difusión de mensajes, flujos informativos RSS, preguntas frecuentes, seguimiento de las tareas, archivo de documentos... El Portal dispone también de una base de datos en la que se almacenan fundamentalmente los elementos referenciales (clientes, precios, referencias...), el modelo de datos y los documentos intercambiados. En lo relativo a la gestión de los procesos, también es necesario incluir un motor de análisis de datos que controle la ejecución de dichos procesos y que comprenda diversas categorías de indicadores de negocio y de cuadros de mando. 14

15 La IHM y las tecnologías Desde la perspectiva del usuario seleccionado, la parte fundamental de la aplicación es, por supuesto, su interfaz. Por ello, la atención debe centrarse sobre todo en este sector, que influye en la productividad de la aplicación y en su nivel de aceptación y que, además, lleva en sí la imagen de la empresa. El sistema IHM ha de resultar atractivo por su carácter intuitivo y adaptarse a un número creciente de usuarios de la generación y/o «nativos digitales». Estos últimos, de hecho, están constantemente conectados, desplazándose, y están habituados a los videojuegos y a las interfaces lúdicas. Los consumen sin preocuparse de las tecnologías subyacentes; la comodidad y el rendimiento son una obviedad. Como consecuencia, el Portal B2B será compatible con los estándares de la Web 2.0 y 3.0 y con el concepto ATAWADAC (6) : AnyTime, AnyWhere, AnyDevice, AnyContent. Estaría bien recuperar con él algunos estándares tecnológicos o visuales de las redes sociales, a partir por ejemplo de las recientes API de Facebook Connect para la delegación de identidad o las plantillas gráficas de los portales más utilizados. En el plano tecnológico, el Portal B2B se sitúa a medio camino entre una aplicación de gestión y una página Web. Se basa en tecnologías compatibles con sus objetivos: atraer a los usuarios, facilitar la colaboración, tratar la cantidad de datos requerida, garantizar la seguridad de dichos datos, ofrecer disponibilidad continua, interactuar con el sistema de información. Además, incluirá los siguientes estándares de la web: Java 7, HTML5, CSS3, Javascript, REST... AVA HTM CSS3 HTML5 JAVASCRIPT REST AVA ACL DATA BIG AJAX ASCXI2 BPMN2 CSS3 J2EE EDIFACT HTTP HTML5 EBXML JAVASCRIPT EDIINT JMS REST SERVICES PHP SOAP WEB RWS SOA LDAP XML UDDI XSLT 15

16 El marco jurídico que no debemos olvidar El Portal Colaborativo B2B permite desmaterializar los documentos en papel que, en general, son gestionados manualmente: presupuestos, pedidos, listados de envíos, facturas. Consecuentemente, respetará toda la reglamentación relativa a los documentos afectados, al procedimiento de desmaterialización y de conservación. De hecho, numerosas categorías de documentos administrativos están reguladas por una reglamentación específica: las facturas, los flujos correspondientes a las mercancías peligrosas o al alcohol, la información sanitaria, los productos que requieren una trazabilidad específica (residuos, alimentos), las nóminas... Para ello, el Portal debe respetar los niveles de seguridad definidos en los reglamentos europeos y nacionales: verificar la identidad de los usuarios mediante un certificado electrónico apto, firmar o cifrar electrónicamente los documentos, gestionar la integridad de los datos archivados, restituir los documentos... Como consecuencia, los componentes del flujo de trabajo del Portal a menudo deben incluir una casilla para firmar y un acceso a una caja fuerte electrónica en línea. Paralelamente, el Portal garantiza la separación de datos por usuarios, gestiona los derechos y las licencias, y permite la auditabilidad de los accesos. También debe satisfacer cada vez más los estándares relativos a la circulación de información estratégica o financiera, según la definición de la ley Sarbanes Oxley. Además, ciertos procesos B2B exigen el establecimiento de un mandato entre el cliente y sus proveedores, por ejemplo en aquellos casos en que el Portal permite la facturación por cuenta propia o por cuenta de terceros. Finalmente, al almacenar un referencial de usuario, también puede someterse a la reglamentación relativa a la protección de datos personales (Ver: Comisión nacional francesa de la informática y las libertades) 16

17 Algunos consejos para conseguir lanzar un Portal B2B El lanzamiento de un Portal supone poner en marcha una nueva aplicación informática, sin olvidar tampoco dos particularidades ya mencionadas: la gran interacción con los usuarios de negocio y el uso intensivo de las tecnologías Web. Desde el principio, es necesario ser consciente de que el reto no es técnico, sino más bien organizativo. La dificultad no reside en la selección o el uso de determinadas tecnologías o progiciales, sino en el modo en que se automatizan las acciones manuales recurrentes. Esto obliga a examinar los procesos y la organización, a inventariar las situaciones y los casos concretos, así como a dejar un espacio de intervención al ser humano para que tome una decisión en un momento dado. Aquí mostramos algunos consejos para lanzar un Portal B2B y obtener buenos resultados: Un lenguaje común y al alcance de todos. El portal desmaterializa los documentos administrativos existentes (pedido, informes de envío...) y, por lo tanto, es necesario que las partes lleguen a un acuerdo sobre el modelo de datos y que lo documenten. Lo más sencillo, naturalmente, es recuperar el uso de un estándar de intercambio B2B del tipo EANCOM, GUSI, XCBL, EBXML..., puesto que estos proponen la normalización de todos los mensajes que componen la transacción B2B. Procesos elaborados de manera colectiva. Los procesos colaborativos propuestos a los socios han de ser explicados, documentados y aceptados por estos últimos. Deben transcribir de manera automática las prácticas y reglas de gestión vigentes entre las partes. El lanzamiento de un Portal no es el momento de modificar las reglas de juego o de endurecer las exigencias a los proveedores. Por ello, la implicación de los actores (compradores, operadores logísticos, contables) es fundamental para el diseño de la aplicación. Un estricto flujo de trabajo. A través de la gestión de procesos, el Portal B2B organiza los intercambios entre las partes en función de los acontecimientos, los incidentes o de acuerdo con las reglas de negocio. Envía notificaciones por , gestiona los derechos y permisos de los usuarios, de cara a realizar ciertas tareas de validación, corrección, enriquecimiento... Por lo tanto, es primordial que dicho flujo de trabajo forme parte de un marco referencial detallado que se comparta entre las partes. El lanzamiento. Finalmente, será necesario desarrollar el lanzamiento para conseguir que el público seleccionado utilice el Portal. Se trata de un auténtico proyecto dentro del proyecto más general y, sin duda, es la tarea más compleja. Para ello, conviene aplicar los métodos de lanzamiento B2B tan conocidos en el microcosmos del EDI: cualificación de los contactos, información, argumentación, intercambio de documentos, asistencia a los usuarios, e-learning, prueba de funcionamiento, cobros, certificación de los usuarios... sin olvidarse de garantizar la asistencia telefónica (help desk) a los usuarios. 17

18 Teniendo en cuenta los aspectos económicos, también es fundamental establecer relaciones contractuales entre el comprador y el vendedor en lo relativo a las condiciones de uso del Portal. Todas estas consideraciones deberán recogerse en un contrato que se incluirá en el contrato de colaboración comercial o logística existente entre ambas sociedades. Cómo elegir una solución de Portal Colaborativo B2B? La mayoría de los diseñadores y de las grandes empresas de servicios informáticos del mercado lanza ofertas en el sector de los Portales B2B. Lo mejor y lo peor van de la mano en materia de tecnología y de cobertura de funcionamiento. Hay quien propone simplemente un marco de desarrollo orientado a la Web, basado en una serie de tecnologías propiedad del diseñador; mientras que otros proponen aplicaciones modernas enriquecidas con los módulos de negocio conocidos. 18

19 La siguiente tabla propone algunos criterios para evaluar las flaquezas y las bazas de las principales categorías de soluciones identificadas. Cobertura funcional Integración con los sistemas de información Personalización Facilidad de lanzamiento Coste por uso Marco de desarrollo propuesto por un editor. Muy limitada, puesto que se trata de un conjunto de tecnologías que permiten un desarrollo específico. Variable según la calidad de los componentes proporcionados y el esfuerzo para integrarlos. Completa, puesto que se trata de un desarrollo de carácter rápido, siempre y cuando el ordenante decida ponerlo gratuitamente a disposición de sus socios. Coste muy elevado: compra de la licencia, desarrollo, manteniemiento... incompatible con el SaaS. Web-EDI Limitada a los procesos propuestos por el operador del servicio, que en general, son: pedido, notificación de envío, factura. Limitada desde el punto de vista de la puesta en común en numerosas empresas, a menudo reducida al intercambio de mensajes EDI. Imposible, la aplicación es idéntica para todos los ordenantes que quieran publicar mensajes en ella. Rapidez de lanzamiento confiada al operario especializado, pero a menudo obstaculizada por la facturación impuesta por el proveedor. Gratuita para el líder comunitario y con un coste de entre 500 y 100 euros para el usuario. Mercado Limitada al servicio propuesto por el mercado: suministro, subastas... Limitada a algunos servicios de interfaz, a menudo FTP/CSV. Imprevisible, en tanto que la aplicación es compartida. Generalmente, un proceso largo, debido al coste y a la reticencia de los proveedores que prefieren una relación directa con el cliente. En general, un porcentaje sobre la suma de las transacciones realizadas. Muy caro según los proveedores. Módulo colaborativo de una aplicación de gestión. Variable según las ofertas, pero en todo caso limitado al perímetro de aplicación de referencia. La interacción con la aplicación de gestión se da de manera natural, pero resulta más complicada cuando se trata de procesos transversales. Variable según las ofertas y las tecnologías a veces alejadas de los estándares de la Web. Rápido: el ordenante propone gratuitamente el servicio a sus proveedores. Compra de la licencia al diseñador, utilización, mantenimiento. Modelo SaaS casi nunca disponible. Portal B2B Desarrollado para las ofertas más avanzadas, propone un abanico de tareas y de objetos de negocio. Beneficioso, puesto que generalmente el Portal B2B incluye un middleware de integración: EDI/Fichero, XML/WS/REST Las propuestas más evolucionadas proponen una presonalización de los componentes de negocio y de la interfaz. De forma rápida, el ordenante propone gratuitamente el servicio a los proveedores. El nivel de aceptación es elevado, dada la calidad de la aplicación. Gratuito para el socio B2B y facturado al ordenante normalmente a partir de un modelo SaaS. 19

20 Más allá de estas comparaciones, también conviene interesarse por las competencias en materia de integración, colaboración y gestión de la comunidad B2B del operario seleccionado. Puede acompañar a los usuarios mientras expresan sus necesidades, y aconsejarles la adopción de estándares B2B? Dispone ya de una red de contactos con los proveedores seleccionados, o de una comunidad de empresas dispuestas a colaborar? Tiene la capacidad de garantizar un soporte plurilingüe y con distintos husos horarios? Irá de la mano del lanzamiento del Portal en múltiples empresas en un corto plazo? Este último ejemplo no es menos importante. Según el estudio «Réussir votre déploiement B2B» (7) publicado por Generix Group, Se ha constatado que la puesta en marcha lleva hasta 30 días por proveedor! No cabe duda de la utilizad de un Portal B2B, que incluye también un servicio de automatización del embarque mediante, por ejemplo, el auto registro o la certificación automática del proveedor. Finalmente, se recomienda elegir un operario capaz de proponer un servicio global (que ofrezca progicial, pericia B2B, lanzamiento...) en modalidad SaaS. De hecho, el Portal B2B requiere un entramado Web complejo y difícil de amortizar en el marco de la empresa. La aplicación debe aguantar cientos de conexiones simultáneas procedentes del exterior durante lapsos muy breves; además, almacena gran cantidad de información; ha de estar disponible constantemente y requiere una línea directa 24h/24. Y otros tantos criterios a favor de la adopción de un servicio SaaS. En definitiva, el modelo económico del SaaS es además el mejor adaptado, puesto que tendrá en cuenta el nivel de desarrollo y permitirá una facturación progresiva y proporcional al rendimiento de las inversiones. Portal B2B 3.0: Cuál es el futuro Portal Colaborativo? El Portal B2B es un instrumento para la mejora de la productividad que se basa en un entorno en constante evolución: Web, Internet, middleware de integración, proceso de negocio, bloque colaborativo... Poner en marcha una aplicación colaborativa de este tipo supone imaginar el impacto de las próximas innovaciones tecnológicas relativas al uso de los Portales. Cuál será la configuración del futuro Portal 3.0? 20

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