4 en 1: 1. BPMS (Gestión por Procesos). 2. Intranet. 3. Gestión Documental (SPS). 4. Portales B2B y B2C.

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2 4 en 1: 1. BPMS (Gestión por Procesos). 2. Intranet. 3. Gestión Documental (SPS). 4. Portales B2B y B2C. AuraPortal Consejo de Cuentas de Castilla y León Pablo Trilles Director Comercial Pedro López Director Dpto. Tecnologías de la Información

3 Partner Grupo AuraPortal, con un capital social de 20 millones de euros, es un grupo empresarial español creado en el año 2001 con la finalidad de desarrollar, junto con Microsoft, un software de gestión por procesos (BPMS), llamado "AuraPortal BPMS' que se apoya en la plataforma SharePoint de Microsoft. Gold Certified Partner de Microsoft. Competencias Microsoft: ISV Information Worker Canal de distribución a nivel nacional e internacional: AuraPortal es un potente BPMS que se apoya en una plataforma de colaboración Intranet que incorpora una completa Gestión Documental y creación de Portales Externos (B2B y B2C).

4 Cliente El Consejo de Cuentas de Castilla y León, fue Creado por Ley 2/2002, de 9 de abril, y es la institución encargada de fiscalizar la gestión económica y financiera del sector público de la Comunidad Autónoma y demás entes públicos de Castilla y León. Órgano dependiente de las Cortes, actúa con total autonomía y debe pronunciarse con claridad y transparencia sobre la legalidad, regularidad y eficacia en el uso y gestión del dinero público. La institución tiene poco más de tres años de existencia y desde su creación se han utilizado herramientas avanzadas que soportaran el modelo de gestión diseñado por los responsables de la Institución. Existen dos grandes áreas en el ámbito de nuestro trabajo Área de Fiscalización, en el que se centra la actividad principal del Consejo en cuanto a las tareas propias de fiscalización como órgano de control externo de la cuentas de la comunidad, donde el trabajo abordado exige el tratamiento de un gran volumen de información, gestión de procedimientos de auditoria, gestión de recursos humanos y materiales, gestión de informes, contenidos y bases de datos tanto relacionales como documentales. Área de Gestión, que concentra la actividad de organización y gestión de la propia institución y sus distintos departamentos y cuya responsabilidad corresponde a la Secretaría General de la institución. Del estudio de necesidades, aplicaciones y posibles sistemas a implantar se perfilaron los objetivos a conseguir en el modelo de gestión: Cubrir las necesidades de todas las Áreas consiguiendo el mayor grado de integración posible entre las distintas aplicaciones usadas en común, construyendo un entorno que tomara como base las aplicaciones de Registro de entrada y salida, Gestión de procedimientos y expedientes administrativos, Gestión documental y Gestión de Contenidos WEB, en conexión con las aplicaciones de gestión, de auditoria y ofimáticas.

5 Proyecto Búsqueda de un sistema de workflow basado en tecnología Web, que se adaptara a SharePoint Portal Server. Construcción de un portal para empleados capaz en una primera fase de: Explotar la intranet existente utilizando un gestor de contenidos web. Integración con un gestor documental que contase con capacidades básicas de almacenamiento en base de datos, organización, búsqueda y actualización de documentos. Gestionar expedientes con un motor de workflow con calendarios y agendas integrados. Gestionar datos y perfiles de usuario utilizando sistemas de seguridad en acceso y actualización de información.

6 Proyecto Permitir la integración en el portal de diversos servicios web y aplicaciones desarrolladas en.net Gestionar inventarios. Definir subportales por departamentos. Integración con plataforma Microsoft, sistemas Server 2003 y XP, base de datos SQL Server, SharePoint Portal y aplicaciones.net Facilidad de uso, implantación en corto plazo, formación asequible para el usuario no técnico. Valoradas las posibilidades de abordar este proyecto con distintas herramientas, se optó por Aura Portal al cumplir con todos los requerimientos descritos para el proyecto.

7 Proyecto En una segunda fase abordar: El inventario y definición de procedimientos administrativos a nivel de reglas de negocio y su distribución. Definición de roles tanto de usuario individual como de grupos de usuarios, de sus competencias y accesos a la información, con posibilidad de evaluación del desempeño de su cometido, seguimiento de tareas y cumplimiento de objetivos. Creación y modelización de procesos de forma ágil y asequible. Definición de alertas y alarmas dependientes del curso de los procesos y su programación temporal. Monitorización de los procesos en tiempo real. Accesos externos a la red del Consejo de Cuentas Integración con firma electrónica.

8 Productos utilizados Usuarios Internos - Internet 1. Servidor: AuraPortal INTERNET SharePoint Portal Server Windows 2003 Server Usuarios Internos - Red SQL Server 2005 Servidor de Aplicaciones y Servidor Web IIS v.6.net Frameworks 2. Ordenador Cliente: Office 2003 Internet Explorer v.6 Servidor de Base de Datos

9 Problemas encontrados El principal problema detectado es independiente de la herramienta de workflow utilizada, y consiste en convencer al usuario para que utilice las herramientas del portal de forma pro-activa. La extensión del uso de la herramienta está siendo más lenta de lo deseado al tener que utilizar recursos como la centralización de la documentación en las bases de datos documentales o la implantación de aplicaciones de uso inevitable exclusivamente a través del portal. No se han presentado problemas técnicos o de formación relevantes en el proceso de implantación durante la primera fase descrita.

10 Beneficios Rápida implementación de la herramienta AuraPortal. Acceso cómodo a la información. Facilidad para el usuario final. Completos sistemas de seguridad, tanto de acceso a la aplicación como de acceso a información y funcionalidades. Control de los procesos internos de la organización. Al ser una herramienta colaborativa, permite que toda la organización esté al día de las noticias, novedades, etc. Mayor organización. Información bien estructurada. No requiere de programadores para realizar cambios o modificaciones. Fabricante español.

11 Próximos pasos Actualizar al Consejo de Cuentas de Castilla y León a la v.3 de AuraPortal. Esto implica la instalación del Módulo BPMS (Business Process Management Suite). Este Módulo permite gestionar los procesos de BPMS que se basan en un ciclo de 4 fases:

12 Próximos pasos Mejoras de la v.3: Herramienta gráfica para modelizar procesos. Modelización con notación BPMN (Business Process Monitoring Notation). Creación de procesos sin necesidad de programación (en base a lo dibujado se genera el código automáticamente). Control de tiempos. Alertas y Alarmas. Gestión de Roles. Mayor conectividad con sistemas externos (Conectores y Adaptadores). Mayor integración con . Monitorización de los procesos en tiempo real. Más sistemas de seguridad de acceso. Motor de Reglas de Negocio. Usuarios Invitados.

13 Conclusiones AuraPortal BPMS permite una rápida adaptación al cambio gracias a su Motor de Reglas de Negocio y a la no programación a la hora de Modelizar los Procesos. Esto confiere una enorme ventaja a la empresa u organización que implanta este sistema. Además se beneficia de una potente plataforma de colaboración Intranet basada en SPS que incorpora las siguientes familias: Empleados, Procesos, Tareas libres, Reglas, Documentos, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. También permite generar Portales Externos (B2B y B2C) para el comercio electrónico.

14 Conclusiones En el ámbito de la Administración, muchos de los procedimientos del trabajo diario están bien descritos y entendidos por los miembros de la organización, por lo cual resulta ideal el uso de una herramienta que permita una rápida modelización y ejecución automatizada. Sucede igual con el sistema jerarquizado existente del personal a la hora de definir los actores que intervienen en cada proceso, y en muchos casos la definición de plazos está clara y permite una monitorización optima del mismo. La forma de trabajo en la cualquier Administración resulta por tanto optima para implantar un sistema de gestión de procesos, y la facilidad de implantación de la herramienta ha sido determinante para resolverlo técnicamente, falta con tiempo, convencer a todos los usuarios de sus beneficios.

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