Talleres Módulos SADE Informe Anual de Actividades y Resultados 2015 (Versión 1.0 Noviembre de 2015)

Transcripción

1 Talleres Módulos SADE Informe Anual de Actividades y Resultados 2015 (Versión 1.0 Noviembre de 2015) Contenido y Docencia: Secretaría Legal y Técnica DG de Gestión Documental GO de Capacitación y Formación Continua Organización y Logística: Dirección General Relaciones Laborales e Institucionales GO UCCOP 1

2 1) Introducción El presente informe tiene como objetivo describir y presentar las acciones desarrolladas y los resultados alcanzados en la implementación de las capacitaciones denominados genéricamente Módulos SADE, integrados por los talleres: Introducción al SADE y Escritorio Único; Comunicaciones Oficiales (CCOO) I y II; Generación de Documentos Oficiales (GEDO) I, II y III; Expediente Electrónico (EE) niveles I, II, III y IV; Caja Chica Común y Especial; Gastos de Movilidad; Viáticos, Alojamientos y Pasajes; y Procedimiento de Nombramientos Electrónicos para el Ministerio de Salud (NOE) correspondientes tanto al Programa de Entrenamiento para Responsables de Oficinas de Personal (PEROP) como a su Ciclo de Actualización, desarrollados durante Estos talleres se realizan conjuntamente entre la DG de Gestión Documental (GO de Capacitación y Formación Continua) y la GO UCCOP, dependientes de la Secretaría Legal y Técnica de Jefatura de Gobierno y del Ministerio de Modernización, respectivamente, y el aval del Instituto Superior de la Carrera (ISC), con la finalidad de capacitar a los empleados de áreas de recursos humanos de todo el GCBA en el uso cotidiano de las nuevas herramientas electrónicas que va adoptando el Gobierno local. Cabe aclarar que el contenido de estos talleres está actualizado, con validez operativa desde julio de 2012 hasta finales de 2015, ya que se considera necesario asentar estas capacitaciones teniendo en cuenta que se seguirán agregando y actualizando más módulos al Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), lo que obligará a extender la grilla académica. Así, podemos resumir los 2

3 talleres SADE dictados durante 2015, de los que participaron un total de 733 personas, de la siguiente manera: Introducción al SADE y Escritorio Único Este taller introductorio consiste en una clase teórica en la que se explica qué es la plataforma SADE, cuáles son los elementos que la componen, sus usos y aplicaciones. Se realizaron 5 encuentros con un total de 188 asistentes. De estos encuentros 2 estuvieron destinados sólo al Ministerio de Educación (161 asistentes) y uno al Ministerio de Desarrollo Social (10 participantes). Módulo CCOO I y II Del módulo Comunicaciones Oficiales I (CCOO) se llevaron a cabo 4 encuentros con un total de 53 participantes, mientras que del Nivel II hubo 3 encuentros con la participación de 46 personas. En total fuer on 7 talleres con la asistencia de 99 empleados de áreas de RRHH. Esta herramienta permite el intercambio electrónico de las notas y memos que se realizan dentro del ámbito del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. A través de esta aplicación -que se incorpora al SADE con el objetivo de agilizar los tiempos de gestión administrativa- se ejecuta la creación, numeración, firma, comunicación y archivo de las comunicaciones internas de un modo más seguro, controlado, automático; con un soporte y registro digital, que elimina la necesidad de su registro y conservación en soporte papel. En el nivel II, creado este año, se profundizan la práctica de estos conocimientos. Módulo GEDO (Niveles I, II y III) El módulo Generador de Documentos Electrónicos Oficiales (GEDO), que también integra el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos SADE, permite la generación electrónica, registro y archivo de documentos tales como informes, providencias y disposiciones que se realizan dentro del ámbito del Gobierno 3

4 de la Ciudad de Buenos Aires. Cada nivel complejiza y profundiza la práctica de esta temática. Del Módulo GEDO, en todos sus niveles (I, II y III), se realizaron 14 cursos con un total de 150 personas, 65 en GEDO I (repartidos en 6 encuentros), 35 en GEDO II (2 talleres) y 50 en GEDO III (2 cursos). Modulo EE I, II, III y IV Por Expediente Electrónico se entiende al conjunto ordenado de documentos electrónicos que se encuentran en el Repositorio Único de Documentos Oficiales, para la resolución de un trámite. Este módulo permite vincular documentos electrónicos, de modo de conformar un expediente, teniendo en cuenta que todos los documentos que formen parte de un expediente electrónico tienen que haber sido previamente generados en forma electrónica a través de CCOO, GEDO, el propio EE, o bien, si existieran en papel u otro formato, ser digitalizados a través de GEDO. De los módulos EE I, II, III y IV se realizaron 14 encuentros en los que se especificó acerca de sus usos y beneficios operativos, según correspondiera por nivel: 6 de EE I (uno de ellos destinado únicamente al Ministerio de Educación); 4 de EE II; 2 de EE III y 2 de EE IV con un total de 151 asistentes. Módulo EE NOE El módulo NOE desarrolla todo lo referente a la Gestión de los expedientes de llamado a concurso y de designación para la cobertura de cargos en dependencias del Ministerio de Salud (Caratulación, Carga de documentación obligatoria, control de documentación y admisibilidad., Emisión Disposición Transitoria, Control y actualización de información, Confirmación o Rechazo del trámite, Carga definitiva en SIAL, Control de LUE, Cierre del expediente, Finalización de los procedimientos. Envío del expediente a guarda temporal, entre otros temas). Este taller se creó en 2015, orientado exclusivamente al Ministerio de Salud. Se realizó en 4 oportunidades con un total de 55 participantes. 4

5 Módulo SADE EE Caja chica común y especial En este taller se realiza una descripción general del trámite, su normativa y recomendaciones, cómo se inicia y se caratula el trámite, y cómo es su procedimiento administrativo electrónico para la prosecución del trámite. Este año se realizó 1 sólo taller de esta temática con un total de 7 asistentes. Módulo EE Gastos de Movilidad El Módulo Gastos e Movilidad desarrolla una descripción general del trámite, su normativa y recomendaciones, cómo se inicia y se caratula el trámite, y cómo es su procedimiento administrativo electrónico para la prosecución del trámite. De este curso se llevaron a cabo 2 encuentros con un total de 25 participantes. Módulo EE Viáticos, Alojamiento y Pasajes Durante su desarrollo, en este módulo se describen los aspectos generales del trámite, su normativa y recomendaciones, cómo se inicia y se caratula el trámite, y cómo es su procedimiento administrativo electrónico para la prosecución del trámite. Este módulo se replicó en dos oportunidades con la asistencia total de 27 empleados Módulo SADE LUE El Legajo único Electrónico (LUE) es el único medio de creación, guarda y archivo del legajo de cada empleado, que permite tener la información centralizada, actualizada y en línea, además de que optimiza el tiempo de búsqueda y gestión de dicha información, evita su duplicidad, resguarda el acceso a la misma y posibilita la existencia de un archivo electrónico con validez legal transformando el Legajo en un conjunto ordenado de documentos electrónicos. Se realizaron 2 talleres con un total de 31 asistentes. 5

6 2) Implementación de la actividad de Capacitación Agradecemos la colaboración de las autoridades de la Secretaría Legal y Técnica (SECLYT), donde se destaca el apoyo de Rita Domínguez (Directora General de Gestión Documental) y de Gastón García, Gerente Operativo de Capacitación y Formación Continua, y la labor de Mónica Mougan, Christian Ramos, Mariana Barbero, Paloma Mayer, Marina Leone, Carla Corvalán y Facundo Casela, todos ellos de la SECLyT, quienes contribuyeron con sus conocimientos y su amplia capacidad para la transmisión de conceptos, en sus roles de docentes. La GO UCCOP, responsable de la logística de las reuniones presenciales, realizó la convocatoria, la difusión, la inscripción y registro de participantes y gestionó el uso de las instalaciones y equipamiento en diferentes lugares, ya que estos talleres estuvieron orientados a diferentes públicos, y acreditados por el ISC. Estas actividades de capacitación, conjuntas y articuladas para los programas de la UCCOP, resultan desde 2013 hasta noviembre de 2015 en un total de 2771 empleados de RRHH capacitados efectivamente. (Para mayor detalle ver Anexo 1). 6

7 Contabilizando todos los talleres de Módulos SADE, en 2015 participaron, en total, 733 personas, tal como se puede observar en el Gráfico N 1. Gráfico N 1 Talleres Módulos SADE Cantidad total de asistentes Distribución por tipo de Módulo/Taller Fuente: Datos propios GO UCCOP 7

8 Gráfico N 2 Talleres Módulos SADE Distribución de Asistentes por Ministerio (Total 733) Fuente: Datos propios GO UCCOP Del gráfico N 2 se desprende que la mayoría del público concurrente pertenece a los Ministerios de Educación (59%), y Salud (13%). Esto se debe a que en 2015 se llevaron a cabo acciones específicas para estos ministerios, como Introducción al SADE y Escritorio único para el primero caso y NOE para Salud. El resto de los ministerios tuvieron una participación menor que oscila entre el 7% (Modernización) y el 1%. (Para mayor detalle ver Anexo II) 8

9 3) Encuesta de Calidad y Satisfacción Resultados De acuerdo a los procedimientos internos de trabajo y la búsqueda constante de mejorar la tarea de formación y transmisión de conocimientos, la GO UCCOP, administró luego de finalizado cada taller, una encuesta anónima cuyo objetivo es conocer la satisfacción de los asistentes y así poder documentar y evaluar la calidad de los talleres y efectuar los ajustes que resulten necesarios para optimizar el servicio interno que realiza esta gerencia, como parte de sus responsabilidades primarias. Esta encuesta indaga la opinión de los participantes sobre las características del curso: el desempeño de los docentes, la dinámica y metodología, los materiales didácticos, el tiempo de duración del encuentro, entre otros. Además, consulta sobre la utilidad actual y futura de los conocimientos adquiridos por los empleados de las áreas de personal, en relación a las actividades que desarrollan en el GCBA. 9

10 Entre todos los cursos SADE del 2015 se respondieron 617 encuestas, lo que representa la respuesta del 84% de los asistentes (base 733). Los resultados de las diferentes variables evaluadas se exponen a continuación en el Gráfico N 3. Gráfico N 3 Talleres Módulos SADE 2015 Resultados de las encuestas de calidad/satisfacción Fuente: Datos propios GO UCCOP 10

11 Destacando algunos resultados de las encuestas realizadas podemos observar en el gráfico que el balance general del curso ha sido Excelente o Muy bueno para el 77% de los encuestados. En relación a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades actuales en el GCBA el resultado fue positivo para el 74% y en cuanto a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades proyectadas en el GCBA también fue positivo para el 75%. El desempeño del/los docente/s fue considerado Excelente y Muy Bueno para el 88% de los encuestados, y la dinámica y metodología del trabajo obtuvo el 95% de respuestas en las categorías excelente, muy buena y buena. El tiempo asignado a la duración del curso, obtuvo la opinión positiva del 94% de satisfacción y, la puntualidad en el inicio del curso, el 93%. Por último, la valoración del material bibliográfico/didáctico ha sido considerado como excelente y muy bueno por el 69% de los encuestados y bueno por otro 23%. 11

12 4) Conclusiones A partir del nivel de concurrencia se puede confirmar el alto interés que generan estas capacitaciones, tanto para los responsables como para los integrantes de las áreas de RHH, así como para los empleados en general. La realización de los talleres ha resultado de gran utilidad para las tareas de los asistentes de las diferentes jornadas realizadas, con un fuerte impacto positivo al unificar los criterios y conceptos para la conformación documental en función de la normativa vigente, teniendo en cuenta el proceso de modernización administrativa adoptado por todo el Gobierno de la Ciudad. Es importante destacar que en 2015, se han abierto cursos nuevos, sumando nuevos públicos de diferentes Ministerios y ofreciendo la misma posibilidad de acceso a una formación, que tienda a la mejora continua de la organización, a todo el universo que compone las áreas administrativas -orientado especialmente a los temas de recursos humanos del GCBA. Se propone continuar con la realización de estos cursos durante el 2016 para extender la cobertura de formación a un mayor porcentaje de oficinas y áreas de personal, e incrementar el alcance del conocimiento y la homogeneización de los criterios sobre la temática SADE, tanto en el PEROP como en su Ciclo de Actualización anual. Por último, se considera importante actualizar y evaluar permanentemente los materiales utilizados durante los encuentros para garantizar la correcta interpretación de los conocimientos impartidos en dicho curso. 12

13 FICHA INSTITUCIONAL Secretaría Legal y Técnica Pablo Clusellas Dirección General de Gestión Documental Rita Domínguez Equipo SADE Gastón García (GO de Capacitación y Formación Continua) Mónica Mougan (Sub GO de Organización y Gestión de Contenidos) Cristian Ramos (Sub GO de Capacitación) Mariana Barbero (Docente) Paloma Mayer (Docente) Facundo Casela (Docente) Marina Leone (Docente) Carla Corvalán (Docente) Instituto Superior de la Carrera (Ministerio de Modernización) Coordinadora General Ejecutiva Karina Chierzi Formación Continua (ISC) Florencia Spagnolli Jaramillo Emiliana Lorenzetti Dirección General de Relaciones Laborales e Institucionales (Ministerio de Modernización) Carlos Lelio Gerencia Operativa Unidad de Coordinación y Comunicación de Oficinas de Personal Sergio Meza Coordinación de Capacitación/ Enlace Organizacional e institucional (GO UCCOP) Carla Balzan Logística, Soporte Operativo y Documentación (GO UCCOP): Beatriz Sánchez Mariana Leone Lorena Iñiguez Grisel Quiroga Oscar Amor Patricia Prieto Daniel Cao Dolores Eichelbaum Sebastián Tornamira Dirección: Maipú 116, piso 13. Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Teléfonos: int. 1252/1254 Correo Electrónico: rrhh_uccop@buenosaires.gob.ar UCCOP en mibuenosairesweb Desarrollo de Aplicativos para encuestas UCCOP Dirección General Capital Humano/ Gerencia Operativa Tecnología de Recursos Humanos Javier Corniola Nuria Sainato Realización Audiovisual Diego Dorado 13

14 Ministerio Intro SADE y EU ANEXO I Cantidad de personas de áreas de RRHH capacitadas (Por Ministerios y Módulos SADE) CCOO CCOO Nivel II GEDO GEDO Nivel II GEDO Nivel III EE EE EE Nivel II Nivel III EE Nivel IV LOYS SADE funciona rios SADE / CEPA LUE TRACK Caja Chica Común y Especial Gastos de Movilidad Viaticos, Alojamient os y Pasajes Ambiente y Espacio Público Cultura Educación Desarrollo Social Desarrollo Urbano Desarrollo Económico Hacienda Modernización Jefatura de Gobierno Jefatura de Gabinete Gobierno Justicia y Seguridad Salud TOTALES NOE TOTALES

15 ANEXO II Cantidad de personas de áreas de RRHH capacitadas (Por Ministerios y Módulos SADE) AÑO 2015 Ministerio Intro SADE y EU CCOO CCOO II GEDO GEDO Nivel II GEDO Nivel III EE EE EE Nivel II Nivel III EE Nivel IV LUE Caja Chica Común y Especial Gastos de Movilid ad Viaticos, Alojami entos y Pasajes NOE TOTALES Ambiente y Espacio Público Cultura Educación Desarrollo Social Desarrollo Urbano Desarrollo Económico Hacienda Modernización Jefatura de Gobierno Jefatura de Gabinete Gobierno 1 1 Justicia y Seguridad Salud TOTALES