DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 23 de mayo, 2014 DCA-1376

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No de mayo, 2014 DCA-1376 Doctor Rodolfo Hernández Gómez Director General Hospital Nacional de Niños Fax: Estimado señor: Asunto: Se deniega autorización para realizar contratación directa con la empresa PRIDES S.A. para el mantenimiento preventivo y correctivo de sistemas de información, contratación de servicios de mantenimiento y soporte de productos MEDISYS, mejoramiento continuo de los sistemas de información del Hospital Nacional de Niños, por un plazo de un año prorrogable hasta por dos periodos más y por un monto aproximado de anuales. Nos referimos a su oficio No. DG-HNN del 14 de abril de 2014, recibido en fecha 21 de abril en esta Contraloría General de la República, mediante el cual solicita la autorización para realizar contratación directa con la empresa PRIDES S.A para el mantenimiento preventivo y correctivo de sistemas de información, contratación de servicios de mantenimiento y soporte de productos MEDISYS, mejoramiento continuo de los sistemas de información del Hospital Nacional de Niños, por un plazo de un año prorrogable hasta por dos periodos más y por un monto aproximado de Esta División requirió información adicional a la Administración contratante mediante oficio DCA-1181 del 2 de mayo de este año, el cual fue atendido por esa Administración mediante oficio No DG-HNN del 9 de mayo de 2014 por el cual el Director General remite el oficio No CGI del 7 de mayo de este año, emitido por el Centro de Informática. I. Antecedentes y justificación. Como razones dadas para justificar la solicitud, esa Administración indica lo siguiente: 1- Indica que el Hospital es dueño de una serie de productos MediSys para los cuales se requiere mantenimiento, soporte y mejoramiento continuo. También requiere servicios de apoyo para el acompañamiento de la implementación y puesta en marcha de la funcionalidad actual y futura de los sistemas de información y mejoras que se requieran, la modernización y

2 2 ampliación continua de los mismos y además ampliar la cobertura de los mismos. Dichos servicios se aplicarán a los siguientes productos que el Hospital tiene en funcionamiento total o parcial. Administración de Agendas y Citación (MediSys CE). Archivo Clínico Referencias y Contrarreferencias (MediSys CE) Documentos Médicos (Cubos Producción Médica - MediSys CE) Emergencias Médicas - Medicina 6 (MediSys EM) Gestión de Cirugías, Notas de Enfermería, Rol de Enfermería y Órdenes Médicas (MediSys HIS) Hospitalización (Admisión, Censo, Enfermería, Cirugía, MediSys IPC, MediSys EM) Consultorios Médicos (Consulta Externa y Especialidades) - MediSys IPC Laboratorios (Hematológica, Bacteriología, Hormonas, Bioquímica, Inmunología, Parasitología, Consulta externa y Genética), interface con MediSysQOIPC, MediSys EM y MediSys HIS (Hospital). Banco de Sangre, interfaces con MediSys CE, MediSys IPC, MediSys EM, MediSys HIS Expediente Médico Electrónico Nacional (EMEP) Interfaces con equipo y sistemas médicos de terceros (HL7 y DICOM). Sistemas para equipos móviles (Apps Multiplataforma) Interfaces con los sistemas de información Institucionales. Sistemas Administrativos: (Sistemas de Recursos Humanos (Control de Personal, Control de Tiempo y Carrera Profesional) y Sistema de Presupuesto, Interface con el sistema de Compras c Inventario y sus respectivos Cubos OLAP. 2- Por otra parte, argumenta la Administración del Hospital que se requiere el mantenimiento y la actualización de los sistemas de información pero que no se cuenta con el recurso humano interno para llevar a cabo dichas labores. 3- Estiman el costo del servicio en anuales y para este periodo cuentan con Que Prides S.A es propietaria del producto MediSys y exclusivo distribuidor y única empresa autorizada para brindar servicios de soporte técnico y mantenimiento de MediSys en Costa Rica y que por ello solicitan contratar de conformidad con el artículo 131 inciso a) del Reglamento de Contratación Administrativa. Agrega que, esa es la única empresa especializada en sistemas de información para el sector salud. 5- Indican que la contratación directa con la empresa Prides S.A es el único procedimiento que resulta apropiado ya que es la única en el mercado costarricense que ofrece sistemas de información especialmente diseñados para el sector salud y que eso es así por análisis histórico de mercado.

3 3 6- Remiten el cronograma de las actividades de la contratación. II. Criterio de la División. El artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa establece que la Contraloría General puede autorizar la contratación directa para aquellas actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Como complemento de lo anterior, el artículo 139 del Reglamento a dicha Ley, establece que: La solicitud deberá contener una justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general, el monto estimado del negocio, la especificación de la partida presupuestaria que ampara la erogación, el cronograma y responsable de esas actividades hasta concluir la ejecución, así como la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista. Ello implica que la autorización, lleva implícita la valoración objetiva de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si se encuentra en una situación excepcional. De esta manera, resultan de especial importancia las razones y justificaciones dadas por la Administración para solicitar la autorización de contratación directa, las cuales deben ser analizadas a fin de determinar si se cumple o no con los supuestos de la norma. Lo que nos ha solicitado la Administración es precisamente que se les autorice a una contratación directa al amparo del artículo 2 bis c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa con la empresa PRIDES S.A de conformidad con el artículo 131 inciso a) de dicho Reglamento, para una pronta y adecuada satisfacción del interés público que para el caso es el Mantenimiento preventivo y correctivo de sistemas de información, contratación de servicios de mantenimiento y soporte de los productos MediSys, mejoramiento continuo de los sistemas de información propiedad de HNN. Ante esa petición debemos advertir que la Contraloría General es competente para atender la solicitud con respecto a lo dispuesto por el artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Pero si fuera el caso de un oferente único, corresponde de manera exclusiva a la Administración la determinación de dicho supuesto, acreditando que solamente esa empresa está en condiciones de brindar los servicios y que no hay en el mercado alternativas idóneas para satisfacer la necesidad institucional. En esto se debe ser enfáticos, que debe ser la única apropiada para brindar los servicios y no la que a su criterio considera la más conveniente. Ahora bien, pese a que mediante el oficio No. DCA-1181 del 2 de mayo de 2014, se requirió información adicional para resolver a saber: a) Sobre las justificaciones de la inconveniencia de aplicar procedimientos ordinarios: Sobre el particular no se ha explicitado por parte de la Administración cuáles son las razones para no aplicar procedimientos ordinarios para atender la necesidad y por ello, que la autorización se convierta en la única forma atender el interés público.

4 4 Ciertamente, el Hospital indicó que requería una contratación directa con la empresa Prides S.A., pero de la documentación no se desprenden las justificaciones para no hacer concurso, ni claridad de por qué contratar a esa empresa para la totalidad de los ítems que componen el objeto contractual. b) Cronograma de actividades: Mediante el oficio No DCA-1181 también le solicitamos a la Administración aportar el cronograma de las actividades de la contratación con sus responsables hasta concluir la ejecución del mantenimiento. La Administración lo que nos remitió fue un gráfico titulado Metas asociadas al mantenimiento preventivo, correctivo y evolutivo de los sistemas de información que da inicio en el mes de febrero y concluye el 20 de setiembre. Al respecto, debe considerarse que la información solicitada fue sobre actividades a realizar durante el plazo de la contratación, por lo que se echa de menos cuáles eran las actividades, productos esperados, tiempos de la ejecución y responsables de cada una de ellas. Todo ello para la justificación de la utilización del tiempo que se ha requerido para esta contratación. c) Alcances del objeto contractual: En el mismo oficio, se solicitó que se explicara de manera amplia y detallada del objeto contractual: Indicar cuáles servicios se brindarán a cada uno de los productos de la lista aportada. Cuáles de esos productos están en funcionamiento total o parcial. Las razones técnicas de la necesidad de los servicios, la fecha y el procedimiento por el cual se adquirieron esos sistemas de información. Explicar cómo han resuelto la necesidad de mantenimiento y soporte de cada uno de esos productos hasta la fecha. Tales requerimientos tampoco fueron atendidos en la respuesta de la Administración de la manera en que se pidió, por lo que no queda claro, cuáles servicios se brindarán a cada uno de los sistemas, especialmente cómo se pretende que la empresa desarrolle esos servicios. De igual forma, no queda claro cómo fiscalizará la Administración el cumplimiento de ello. d) Contratación de una empresa específica: De igual forma, se solicitó aportar la justificación técnica para demostrar que solamente la empresa PRIDES S.A puede brindar esos servicios. De igual manera, se requirió justificar la contratación de esa empresa respecto de aquellos sistemas en los que no se indica expresamente que se trate de productos MEDISYS. Con respecto a este tema deberán indicarnos las razones por las cuales estiman que no se puede someter a una contratación directa concursada el mantenimiento de todos estos productos. Este requerimiento tampoco fue cumplido por la Administración y solamente remite al documento: Justificación técnica para la contratación de los servicios de mantenimiento y soporte de los productos MediSys, mejoramiento continuo de los sistemas de información propiedad del Hospital de Niños Diseño y desarrollo de interfaces con sistemas de información y equipo médico de terceros y acompañamientos en la puesta en marcha de nueva funcionalidad En ese documento no se hace ningún desarrollo sobre este requerimiento.

5 5 e) Monto Anual. Por otra parte también se solicitó que se indicara que cubría el monto indicado de los anuales en que se ha estimado esa contratación. Con respecto a este aspecto consideramos que se debe dar una explicación muy concreta sobre un monto máximo y debidamente justificado con las labores de mantenimiento a realizar Con respeto a dicho monto la Administración refirió al documento Justificación técnica para la contratación de los servicios de mantenimiento y soporte de los productos MediSys, mejoramiento continuo de los sistemas de información propiedad del Hospital de Niños. Diseño y desarrollo de interfaces con sistemas de información y equipo médico de terceros y acompañamientos en la puesta en marcha de nueva funcionalidad y en ese documento no se especifica cómo se desglosa dicho monto. En la breve explicación se indica que ese monto se ha estimado como un esfuerzo mínimo y sugiere que el Hospital podrá disminuir o aumentar el mismo por las horas especialista que se requiera indicando que el mismo se ajustará a los factores de carencia de plazas y al contenido presupuestario para la ejecución. Por todas esas razones se devuelve sin trámite esta gestión pues la Administración no satisfizo la solicitud de información que esta División requiere para resolver. Por otra parte, para una futura presentación deberá el Hospital Nacional de Niños ampliar la información con los siguientes requerimientos: Adjuntar el resultado de lo actuado por esa Administración, para lograr una implementación efectiva y controlada de las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las TI, emitidas por este órgano contralor mediante Resolución R-CO del 7 de junio del 2007, (La Gaceta N 119 del 21 de junio de 2007), en al menos los puntos que a continuación se señalan: Capítulo III, norma 3.1, inciso e, i; Capítulo III norma 3.4, inciso f y Capítulo IV, norma 4.6, inciso d. Específicamente deberá señalarse el grado en que lo dispuesto por esa Administración, respecto de las normas antes indicadas, se cumple o fue aplicado al respectivo trámite. Aunado a lo anterior, se deberán señalar las acciones que la Administración va a realizar para enfrentar la relación de dependencia tecnológica a corto y mediano plazo en relación con los servicios que se estarían contratando por medio de este refrendo. No se omite indicar, que se trata de una propuesta de la Administración para abordar la dependencia según su realidad y necesidades, todo en función de lo dispuesto por las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N CO-DFOE). La propuesta deberá incorporar con detalle no solo las actividades que ha definido la Administración, sino las fechas y responsables de ejecutarlas, para efectos de la fiscalización posterior que pueda ejercer este órgano contralor. De acuerdo con la Directriz No. 46-H-MICITT las instituciones del sector público deben privilegiar, cuando sea posible y conveniente, la adquisición de soluciones de cómputo en la nube sobre otro tipo de infraestructura. Al respecto, deberá la Administración acreditar lo actuado, respecto a los requisitos de la citada Directriz.

6 6 Por lo anterior se deniega la autorización por la falta de fundamentación correspondiente. Atentamente, Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Licda. Elena Benavides Santos Fiscalizadora Ing. Pablo Cerdas Monge Fiscalizador Asociado EBS/kcj Ci: Archivo Central NI: G: