Actividad 6. Planificación y temporalización. Planificación de recursos. Personas. CURSO Técnico de Proyectos de Información.

Transcripción

1 Actividad 6 Planificación y tempralización Autr: Jsé Manuel Beas (jbeasa@uc.edu) Planificación de recurss Persnas Ls recurss humans asignads al pryect (en esta Fase 1 ) sn ls siguientes: Jefe de pryect: Cn una asignación máxima a este pryect del 75% debid a las características del pryect (es un pryect intern cn grandes limitacines presupuestarias) y debid a que la persna que implementa dich rl aún debe hacer el seguimient de un pryect anterir que se está cerrand (está en fase de Garantía ). Analista funcinal: Una persna cn una asignación máxima de un 50% (prque está invlucrad en tr pryect). Arquitect de Sistemas: Ls arquitects en general en esta cmpañía n se pueden asignar a un pryect en más de un 75% (pr nrma, puest que se cnsidera que es cnveniente trgarles ciert margen para tareas de sprte, frmación, evaluación, etc.). Técnic de Sistemas: El Departament de Sistemas tiene siempre muchs prblemas para asignar persnal a pryects interns prque la mayría de sus técnics están fuera de las ficinas de la cmpañía y prque el persnal asignad al mantenimient de dichas instalacines está sbreutilizad. Pr l tant, existe una limitación en númer de jrnadas y hras diarias dispnibles del técnic de sistemas asignad: sól las tardes de la primera semana del pryect y un día cmplet de la siguiente semana. Arquitect Sftware: De manera extrardinaria, se ha cnseguid que en las ds primeras entregas el arquitect sftware pueda tener una asignación de un 100%, cn el dble bjetiv de avanzar rápidamente en la puesta en marcha del pryect y de dar una frmación práctica a ls ds prgramadres asignads. 1

2 Prgramadres J2EE: Hems cnseguid la asignación de ds prgramadres J2EE. Aun siend junirs, ambs tienen suficiente experiencia y actitud cm para hacerse carg sin demasiada supervisión de las tareas que se les asigne. Sin embarg, existen tareas de alta cmplejidad para las que será necesari que ls arquitects de sistemas y sftware se encarguen al mens de reslver ls primers pass. Así, además, se cnsigue que ests junirs vayan adquiriend cncimients y experiencia para el futur. La mtivación en el desarrll de su carrera prfesinal es un valr imprtante dentr de la cmpañía. Diseñadr gráfic: Este recurs n es crític prque hay dispnibilidad y prque n sn cstss. Además, las tareas que se tienen previstas para ells n sn críticas. Sftware Td el sftware a emplear será de dmini públic (pen surce), cn l que n habrá mayr cste asciad a este capítul que el de lcalizarl, evaluarl e instalarl en ls diferentes equips. Las ds primeras tareas están fuera del ámbit del pryect, n así la última. En cualquier cas, el cste de la misma será únicamente el asciad al Técnic de Sistemas encargad de la misma. Hardware N hems incluid ninguna planificación tempral sbre material hardware prque n se pdrá cmenzar el pryect hasta que n esté dispnible. Dich material será el siguiente: un servidr para las pruebas integración acces a éste desde internet equips de desarrll Cada prgramadr de la cmpañía tiene un equip de desarrll asignad, cn l que simplemente se debe cnseguir que éste tenga el sftware necesari (y cumpla cn ls requisits mínims necesaris para realizar su trabaj, e.d., que tenga memria, CPU, cnectividad, etc. adecuads). Presupuest El cste calculad de este pryect cnsiste fundamentalmente en ds partidas: Salaris: Calculad en función de unas tablas de us intern de la cmpañía que establece el cste intern de un emplead según su rl dentr de un pryect. El mntante ttal es aprximadamente de

3 Hardware: En el cas de este pryect cnsistirá en el cste calculad del servidr de integración y que viene dad pr un valr intern pr días de us para el desarrll (uns 10 /jrnada), l que representa un ttal de aprximadamente 700. Análisis cste-benefici Una vez decidida la arquitectura del sistema, el qué, se debe decidir el cóm. Y aquí ns encntrams cn ds pcines: acmeter td el desarrll implantar un prduct cmercial (en este cas IBM Ltus QuickPlace). Entendems que habría que hacer un análisis de riesgs y de cste-benefici para ambas pcines. Nstrs ns vams a decantar pr la primera pr las siguientes raznes: Se pretende aprvechar el abrdaje de este desarrll para frmar a parte de la plantilla en las tecnlgías invlucradas en el mism. También se quieren btener experiencias que permitan mejrar la metdlgía de desarrll empleada hasta ahra. Otra razón a añadir es la libertad que frece el ser prpietari de la slución frente a un prduct cerrad. Además, cn este prduct n se tiene experiencia en la cmpañía, l que representa un riesg añadid para el pryect. Y pr si fuera pc, hay que añadir el cste de adquisición del prduct. Así pues, vams a analizar la relación cste-benefici del desarrll prpi de este pryect: Beneficis tangibles e intangibles Es difícil cuantificar ls beneficis tangibles que se prducirán pr la intrducción del nuev prtal en la intranet, per pdríams ( a j de buen cuber ) decir que el trabaj de ls cnsultres y gerentes se verá beneficiad en al mens un 2% (uns /mes 1 ) gracias a que el acces al crre-e, a la dcumentación, a un directri de empleads y clientes, a ls pryects y cmpnentes desarrllads en la cmpañía estará centralizad y de acces inclus desde fuera de las ficinas. Este últim detalle de permitir cmpartir mucha infrmación crprativa a través de internet puede permitir que muchs de ests cnsultres y gerentes realicen parte de sus tareas semanales desde fuera de las ficinas, cn el cnsiguiente ahrr y cmdidad para ambs (empleads y cmpañía). 1 Calculad cm el 2% de un cste medi pr emplead de 200 / jrnada y uns 30 empleads favrecids aprximadamente en una primera fase de implantación. 3

4 Además de una hmgeneización en el acces a la infrmación, también se cnseguirá la puesta en marcha de una metdlgía de desarrll avalada pr el us de herramientas cncretas. Est también representará una mejra en la calidad de la prducción y uns menres cstes (tant en la prducción cm en el mantenimient). Est también es difícil de calcular, per ns atrevems a estimar que un pryect cualquiera se pdría ver beneficiad en un 5% pr la intrducción de estas herramientas y métds (l que puede significar un ahrr del rden de /mes 2 ). Pr si fuera pc, habría que añadir un benefici intangible muy imprtante desde el punt de vista de la Cmpañía: la prmción prfesinal de ds junirs, l que beneficia a la rganización, a ells y a la mtivación del rest de cmpañers. Cstes tangibles e intangibles Ls cstes tangibles sn muy evidentes: ls salaris (que ya hems vist que se pdrían valrar en uns durante ls tres meses de duración del pryect) y el hardware necesari (que serían uns 700 también durante ls tres meses). Una vez implantad el sistema, requerirá un mantenimient, per éste se estima que n superará ls /mes 3. Retrn de la inversión (ROI) ROI = (Benefici net anual Cste desarrll anualizad) / Inversión prmedi Bna = ( ) x 12 = / añ Cda = * 12 = / añ Ip = Cda = Pr tant, ROI = ( ) / = 132 % Est representa un retrn de la inversión realmente espectacular; cnsidérese que el valr nrmal de esta rati en un pryect cualquiera está en trn al 20 ó 30 %. Tempralización Definición y Secuencia de las actividades En el dcument adjunt ( Plan de Pryect ) se describe la secuencia de actividades en detalle. Sin embarg, aquí ns gustaría explicar las restriccines más imprtantes y las guías seguidas para btener dicha planificación. 2 Calculad sbre una media de 4 pryects de /mes de presupuest. 3 Calculad cm el cste medi de la dedicación de las persnas encargadas de dich mantenimient. 4

5 Se ha plantead el plan de pryect dividid en entregas para intentar aplicar metdlgías ágiles cm XP (extreme Prgramming). La idea es tener el sistema funcinand l más prnt psible y lueg ir añadiend funcinalidades. Así se cnsigue encntrar falls de planteamient muy prnt y adaptarse a ls cambis cn mayr facilidad. Tiene muchs prs y muchs cntras, per es es tra discusión. En el cas cncret de nuestr pryect, las entregas se plantean cm una cadena secuencial de tareas. Así, cuand se cncluye la primera entrega, se evalúa la situación (psibles desviacines, mdificacines sbre ls requerimients, etc.) y se abrda la siguiente entrega cn las mdificacines que sean necesarias per, sbre td, cn un sistema ya integrad en el entrn de prducción, l que valdrá al jefe de pryect para reducir las típicas tensines prvcadas pr n pder demstrar a ls clientes (en este cas la Dirección), y a ls prpis miembrs del equip, ls resultads btenids a medida que se van realizand las diferentes entregas. Cada entrega se cnsidera cncluida cuand ha finalizad cn éxit la tarea de pruebas de integración. Además de estas pruebas de integración, cada desarrlladr puede realizar las pruebas de ls cmpnentes sftware que haya necesitad desarrllar gracias a un sistema autmátic que cmprueba ls cass de prueba definids para ells al principi del desarrll de cada cmpnente. Éste es un de ls valres añadids que frece el desarrll de este pryect a la cmpañía: una mejra en la metdlgía de desarrll. A grss md describims a cntinuación las principales tareas implicadas en este desarrll pr entregas. Entre paréntesis se indican las fechas previstas para las entregas. En el cas particular de nuestr pryect, estas fechas sn realmente de us intern del prpi equip de desarrll puest que n tienen repercusión sbre tercers, sin embarg, es respnsabilidad del jefe de pryect hacer cumplir escrupulsamente estas fechas puest que se crre el riesg de incurrir en retrass inaceptables. En general, se han tratad de planificar las tareas más cmplicadas tecnlógicamente al principi debid a la cercanía de las vacacines de veran, que disminuye drásticamente la dispnibilidad y cntinuidad de ls recurss. También se han dejad las búsquedas para la última entrega prque se ha cnsiderad cm una funcinalidad de la que bien se pdría prescindir en cas de desviacines graves en la planificación. Entrega #1 (27/06/03, 15 jrnadas) Entrn de desarrll Entrn de pruebas y dem Autentificación Autrización Pruebas de integración #1 Frmación del equip de desarrll Entrega #2 (15/07/03, 12 jrnadas) Administración autrización Dcuments (sól lectura) Cmpnentes (sól lectura) Pruebas de integración #2 Entrega #3 (24/07/03, 7 jrnadas) Directri (presentación en árbl) 5

6 Directri (búsquedas en LDAP) Cnfiguración (página persnal) Pruebas de integración #3 Entrega #4 (5/08/03, 8 jrnadas) Directri (clientes) Publicación de dcuments Publicación de cmpnentes Pruebas de integración #4 Entrega #5 (18/08/03, 8 jrnadas) Mi Crre (leer) Mi Crre (enviar) Ayuda Pruebas de integración #5 Entrega #6 (28/08/03, 8 jrnadas) Pryects Tareas Mis Tareas (sól lectura) Ayuda Mi Crre (gestión de carpetas) Mi Crre (cnfiguración) Pruebas de integración #6 Entrega #7 (10/09/03, 9 jrnadas) Mis Tareas Búsquedas (en dcuments) Búsquedas (en cmpnentes) Búsquedas (en pryects) Búsquedas (en páginas persnales) Pruebas de integración #7 Además, también se cnsideran ds tareas imprtantes per, en ciert md, fuera del ámbit de las entregas: la dcumentación y la frmación a ls usuaris. Dependencias Tdas las dependencias están descritas en el dcument adjunt Plan de Pryect. Se han intentad paralelizar tareas td l que la dispnibilidad de recurss ns ha permitid. N han sid muchas, de ahí que casi tdas las tareas frmen parte del camin crític del pryect. Riesgs Vacacines: En el mment de realizar la planificación del pryect se descncen ls días en ls que algunas de las persnas invlucradas en el mism estarán de vacacines. Hay que tener en cuenta que el mes de agst se encuentra en medi de td el desarrll del pryect, cn l que la incidencia de las vacacines es un factr de riesg imprtante que será necesari cntrlar. Es muy psible que sea necesari plantear sustitucines temprales de algun de ls miembrs del equip, cn l que habrá que tener en cuenta el efect sbre las tareas, el sbrecste que est representa (tant en tiemp cm en diner) y el slapamient necesari para realizar la frmación de ls sustituts. 6

7 Duración de las actividades Dad que las tareas se han agrupad en entregas cn una duración de alrededr de ds semanas, las actividades n tienen duracines muy largas, cn l que las desviacines en las estimacines tienden a cntrlarse cn cierta facilidad. Agenda y cntrl del pryect Fecha de inici: 9/6/2003 Fecha de finalización: 15/9/2003 (l que daría una duración de uns tres meses, que es l que se había pactad cn Dirección). Hits de cntrl: Cada entrega representa un hit de cntrl en sí misma. Además, sirven de punt de referencia para ls miembrs del equip, que tienen siempre un bjetiv tempral cercan, l que permite mantener una cierta tensión cnstantemente. Est es un arma de dble fil prque n hay que caer en la tentación de infravalrar las duracines de las tareas prque iría en detriment del rendimient del equip. Camin crític Dad l ajustad del presupuest, casi tdas las actividades sn críticas, pr l que es imprescindible que el jefe de pryect esté muy al tant de la evlución de tdas las tareas y que actúe rápidamente ante cualquier retras. También es imprtante advertir de esta característica del pryect tant a la Dirección cm al Equip de desarrll. Accines crrectras Ante un retras en una tarea se debe intentar replantear el plan de pryect para que se sigan cumpliend ls bjetivs. Si las raznes causantes del retras justificaran ante Dirección la asignación de nuevs recurss y/ el aplazamient de la cnclusión del pryec (es decir, si aumentaran el presupuest) entnces se debería replanificar el pryect desde ese punt. Si ninguna de estas ds circunstancias se dieran, se ebería plantear eliminar funcinalidades en el resultad final. Para ell se pririzarán las principales tareas y se replanificará atendiend a estas priridades. Sin embarg, sól se deben eliminar tareas pc priritarias si éstas sn críticas, es decir, si su eliminación permite alcanzar la fecha de entrega acrdada. 7