EDIFICIO PARK OFFICE 86 ACTA DE CONSEJO No.04 DE 2012

Transcripción

1 EDIFICIO PARK OFFICE 86 ACTA DE CONSEJO No.04 DE 2012 En la ciudad de Bogotá, D.C., siendo las 4:00 p.m., del día 18 de Julio de 2012, previa convocatoria escrita por parte de la Administración del Edificio, se reunió el Consejo de Administración de Copropietarios del Edificio Park Office 86, para tratar los siguientes puntos contemplados en el ORDEN DEL DIA: 1. Verificación del quórum. 2. Lectura y aprobación acta anterior. 3. Informe de gestión administrativa a 30 de junio de Informe de la Revisora Fiscal 5. Estudio Estados Financieros a 30 de junio de Proposiciones y Varios. 7. Cierre. 1. VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM Se verifica el quórum de asistencia a la reunión y se constata la presencia de los siguientes miembros del Consejo de Administración: MIEMBROS DEL CONSEJO Luisa Fernanda Moreno Olga Lucía Pérez Yolanda Baquero Cesar Munevar FIRMA ADMINISTRADORA: Flor Adriana Aguilar Melgarejo, Administradora Delegada Jesús Alberto Maichel Jácome, Gerente Administrativo 2. LECTURA Y APROBACIÓN ACTA ANTERIOR. Se da lectura por parte de la administración del acta No. 3 de la reunión celebrada el pasado 20 de junio de 2012, El Presidente del Consejo, Sr. Cesar Munevar realiza observación en lo referente a lo presentado dentro del informe de gestión sobre la cifra real de gasto del arreglo de las puertas, y solicita que se registre claramente con relación al presupuesto, al igual consulta a la Administración el por qué se realizó nuevamente retoque de pintura en las torres III y IV, se le confirma que en anterior ocasión fue hecha por la constructora y el arreglo corresponde a daños ocasionados por un trasteo, después de aclarado los temas se aprueba el Acta por unanimidad y firmada por parte de la Presidente y Secretaria de la reunión. 3. INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA A 30 DE JUNIO DE Se presenta por parte de la administración, el informe de gestión de las actividades de mantenimiento y administrativas realizadas durante el mes de junio de 2012, el cual fue enviado con anterioridad a todos y cada uno de los miembros del concejo y que hacen parte integral de la presente acta así: Página 1

2 GESTIÓN ADMINISTRATIVA. Se vienen cancelando a tiempo las retenciones en la fuente realizadas estando al día con los impuestos del edificio. Se han venido actualizando los registros de los libros oficiales de contabilidad los cuales se encuentran al mes de Mayo de Se realizó el arreglo de la puerta vehicular de la torre I, a la que se le aseguraron los pernos. Se efectuó vista de presentación de la Administradora Delegada a cada una de las oficinas. Se entregó nueva copia del manual de convivencia del edificio a las oficinas Se retiró del parqueadero la chatarra que quedó del cambio de las puertas y se guardaron los dos motores para reserva. Se ubico en la Torre IV en las jardineras de las escaleras, un jardín seco con palos de bambú y piedras ornamentales para evitar la filtración de agua a las paredes con las plantas naturales. Se obtuvo la reclamación ante la aseguradora GENERALLI COLOMBIA, el reintegro del siniestro por el cambio del vidrio de la torre II, el cual sufrió rotura, por valor de $ Se enviaron las comunicaciones a los propietarios con el ánimo de informarles sobre el pago de la cuota extraordinaria. Se dio respuesta a Derecho de Petición enviado por el Sr. Mauricio Barona de la oficina 202 de la torre IV. Se cumplió con proceso de contratación y formalización de labores de Impermeabilización, pintura y demarcación en parqueaderos los cuales ya comenzaron a desarrollarse a partir del martes 10 de julio de Se solicitaron los certificados de Libertad de las Oficinas y así comenzar con la actualización de datos de los propietarios para el respectivo directorio de los mismos. GESTIONES DE MANTENIMIENTO Se realizó el mantenimiento de los ascensores por parte de la firma SCALA ASCENSORES. Se realizaron visitas del eléctrico y se cambiaron algunos bombillos por el señor CAMILO DAZA. Se efectuó mantenimiento de citófonos de la torre II y III por parte del señor MIGUEL MONROY. Se cumplió con labores respectivas de mantenimiento en jardineras de la torre II y jardines de entrada principal. Se efectuó mantenimiento a las Motobombas por parte del señor JULIO CESAR FORIGUA ANGULO ACTIVIDADES POR DESARROLAR I. Seguimiento a los trabajos de Impermeabilización, pintura y demarcación parqueaderos II. Impermeabilización, pintura fachada y lavado de vidrios. III. Implementación de Plan de Emergencias. IV. Arreglo y resane de perfiles de las puertas Página 2

3 4. INFORME DE LA REVISORA FISCAL La Administración aclara a los presentes que la Revisora Fiscal, Sra. Diana Gallego, realizo su visita a la oficina para la revisión de los informes financieros y la debida firma para pago de la retención en la fuente del edificio pero que no dejo informe escrito correspondiente. 5. ESTUDIO ESTADOS FINANCIEROS A 30 DE ABRIL DE Se da lectura por parte de Jesús Alberto Maichel el resumen de los estados financieros con corte a 30 de junio de Los Estados Financieros son preparados por CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., y auditados por la señora Diana Gallego, Revisora Fiscal del Edificio. BALANCE GENERAL 1.El ACTIVO asciende a la suma de $ ,32 discriminado de la siguiente manera: ACTIVO CORRIENTE Disponible Cuenta Corriente No BBVA $ ,83 Cuenta de Ahorros No BBVA $ ,53 TOTAL DISPONIBLE $ ,36 Deudores OFICINA RESIDENTE ADMON CUOTA EXTRA SALDO 201 ROBERTH CORRALES $ ,00 $ , UNION CONSULTING $ ,00 $ , ANDREA FIELDS $ ,00 $ , CESAR A. MUNEVAR $ ,00 $ ,00 $ , NETWORK1 NTERNACIONAL $ ,00 $ ,00 TOTAL $ ,00 $ ,00 $ ,00 Consignaciones por Identificar. Corresponde a un depósito en efectivo realizado en la sucursal de Lourdes por valor de $ ,00 Deudores Varios. Se relaciona al reintegro del siniestro de cambio de vidrio con Generalli Seguros por valor de $ ,00 Página 3

4 Cuentas por Cobrar a Terceros. Pertenece a saldo a favor por servicio de energía CODENSA 02/mar./2012 a 02/abr./2012 por valor de $ ,00 TOTAL DEUDORES $ ,00 TOTAL ACTIVO CORRIENTE $ ,36 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Maquinaria y Equipo $ Equipos de oficina, muebles y enseres $ Equipos de computación y comunicaciones $ Depreciación Acumulada ($ ) TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO $ ,00 ACTIVOS DIFERIDOS Comprende: *El saldo por diferir de la póliza de seguros de áreas comunes del edificio No de la compañía Seguros Generalli Colombia., por valor de $ ,96 la cual se amortiza mensualmente. *Gastos Pagados por Anticipado correspondiente al monitoreo de Alarma, por valor de $ ,00 la cual se amortiza mensualmente. TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS $ ,96 2.El PASIVO asciende a la suma de $ ,00 discriminado de la siguiente manera: CUENTAS POR PAGAR Costos y Gastos Por Pagar AIDE ALVAREZ RUBIANO ,00 MARCO ALIRIO GUTIERREZ ROMERO ,00 JULIO CESAR FORIGUA ANGULO ,00 CBC INGENIERIA CIVIL Y MANTENIMIENTO ,00 G4S TECHNOLOGY COLOMBIA S.A ,00 GENERALLI COLOMBIA, SEGUROS ,00 FUMIGHAR LTDA ,00 MULTISERVICIOS MARTINEZ ALVAREZ LTDA ,00 SCALA ASCENSORES S.A ,00 TOTAL GASTOS Y COSTOS POR PAGAR $ ,00 Retención en la Fuente Corresponde a las retenciones en la fuente realizadas a los proveedores del edificio y que se encuentran por pagar a 31 de Mayo de las cuales ascienden a la suma de $ ,00 TOTAL RETENCION EN LA FUENTE $ ,00 TOTAL CUENTAS POR PAGAR $ ,00 Página 4

5 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES Provisiones costos y gastos Costos y Gastos Revisoría Fiscal Junio 2012 $ ,00 Acueducto Junio 2012 $ ,00 Energía Codensa o4 a 30 de Junio 2012 $ ,00 ETB Mayo Junio 2012 $ ,00 TOTAL COSTOS Y GASTOS $ ,00 Fondo de Imprevistos $ ,00 TOTAL PROVISIONES $ ,00 Otros Pasivos Anticipos y Avances Recibidos (cuotas Admón.) $ ,00 Depósitos Recibidos (Cuota Extraordinaria)* $ ,00 Valores Recibidos para Terceros (Tarjetas Recaudo) $ 4.000,00 TOTAL OTROS PASIVOS $ ,00 *Cuota Extraordinaria: a. Aportes Mes de Marzo 2012 $ ,00 Mes de Abril 2012 $ ,00 Mes de Mayo 2012 $ ,00 TOTAL CUOTA EXTRAORDINARIA $ ,00 b. Utilizaciones Arreglo Puertas Vehiculares $ ,00 TOTAL PASIVO $ ,00 3.El PATRIMONIO de la copropiedad asciende a la suma de $ y corresponde a las reservas obligatorias y a los resultados de ejercicios anteriores y el ejercicio actual así: RESERVAS OBLIGATORIAS $ ,00 EXCEDENTES EJERCICIOS ANTERIORES $ ,61 EXCEDENTES EJERCICIO ACTUAL $ ,71 ESTADO DE RESULTADOS DE 1 ENERO A 30 DE JUNIO DE 2012 Los INGRESOS de la copropiedad ascienden a la suma de $ ,00 discriminados como se muestra a continuación: Página 5

6 INGRESOS OPERACIONALES Cuotas de Administración $ ,00 Descuentos por Pronto Pago ($ ,00) TOTAL INGRESOS OPERACIONALES $ ,00 INGRESOS NO OPERACIONALES Intereses Bancarios ,00 Intereses cuotas de administración ,00 Cuota Ascensor ,00 Seguros ,00 Aprovechamientos ,00 Llamadas telefónicas ,00 TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES ,00 Los GASTOS de la copropiedad ascienden a la suma de $ ,29 y agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el edificio en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado, discriminados como se muestra a continuación: GASTOS OPERACIONALES Honorarios $ ,00. Registra los gastos ocasionados por concepto de honorarios por servicios recibidos de Revisoría fiscal Seguros $ ,29 Servicios $ ,00 ASEO PORTERIA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ENERGIA ELECTRICA TELEFONO CORREO PORTES Y TELEGRAMAS TRANSPORTES FLETES Y ACARR 0.00 SERVICIO DE ADMINISTRACION Mantenimientos y reparaciones $ ,00 Lavado de Tanques Mantenimientos Jardines y Prados Fumigaciones Mantenimiento Ascensores Mantenimiento Citófonos Mantenimiento Motobombas Mantenimiento CCTV Mantenimiento Puertas Eléctricas Página 6

7 Alarmas Repuestos para Puertas Repuestos Ascensores Adecuaciones e Instalaciones $ ,00 Instalaciones Eléctricas (compra de bombillos) ,00 Reparaciones Locativas ,00 Depreciaciones $ ,00 Diversos $ ,00 Elementos de aseo y cafetería Útiles de papelería y fotocopias Enseres Menores (Tapete Atrapa mugre) Gastos Asamblea Imprevistos Reservas Obligatorias $ ,00 Fondo de Reserva Fondo de Imprevistos 1% TOTAL GASTOS OPERACIONALES $ ,29 GASTOS NO OPERACIONALES Corresponden a los gastos por comisiones. notas bancarias y chequeras. En este rubro se incluyen los gastos bancarios $ ,00 TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES $ ,00 RESULTADOS DEL EJERCICIO El resultado neto a 30 de Junio de presenta un excedente de $ ,71 5. PROPOSICIONES Y VARIOS Se discuten y se definen los siguientes temas: REVISORA FISCAL 1. El Consejo de Administración solicita que la Revisora Fiscal, Señora Diana Gallego envíe el informe respectivo de control y cumplimiento de gestión como parte integral de la misma y su debido acompañamiento para presentar ante la Asamblea General, más aun, en razón al recaudo y manejo de la cuota extraordinaria determinada para el año Se solicita a la Administración, se indague sobre la fecha de origen del nombramiento de la Revisora Fiscal y se delega al Señor Cesar Munevar para comunicarse con la Sra. Diana Marcela Gallego para confirmar su nivel de tiempo y compromiso con el Edificio pues dependiendo de la referida información se acordara Página 7

8 en nueva reunión proponer en Asamblea Extraordinaria, proceso de convocatoria, verificación y selección para fijar y nombrar nuevo Revisor Fiscal. CASO OFICINA 202 TORRE IV Se comunica a los miembros del Consejo que se envío respuesta del Derecho de Petición del Señor de Mauricio Barona de la oficina 202 torre IV, y quien solicita una vez más la posibilidad de ingreso del vehículo en calidad de permiso especial, el tema se somete a evaluación y de forma concluyente se determina; Que agradece y corresponde a su cortesía, y se permite aclarar que de forma oportuna, coherente a lo permisible, en su momento se ha procedido a dar solución a sus requerimientos manifestados desde el pasado 20 de diciembre de 2011, gestionando en reuniones de Consejo la debida evaluación a su inconveniente y llevándolo como contenido hasta la Asamblea del 27 de febrero de 2012, la cual aprobó y confirmo las labores de arreglo y corrección para las rampas de las torres III Y IV. Que en cumplimiento de los reglamentos del Edificio, formalmente aprobados no es potestad del Consejo como ente de representación de la máxima Asamblea de Copropietarios permitir excepciones a las normas aprobadas por la misma, y es deber de todos el acatamiento de la disposición. Que en atención al Sr. Mauricio Barona, como miembro de la comunidad, se procedió con el respeto y tiempo debido y damos como Consejo de Administración por cumplida y terminada la gestión del asunto en referencia. CONSEJO DE ADMINISTRACION El Consejo de Administración propone para la próxima Asamblea enfatizar en la importancia que realiza el consejo en la debida gestión con responsabilidad, compromiso y dedicación empleando tiempo y recursos propios por lo cual se planteara la posibilidad de un incentivo para corresponder con su asistencia a todo lo relacionado con el mismo durante todo su año de labor, asi mismo, asumir las sanciones aplicadas en caso contrario. LABORES EN EJECUCION DE FACHADA Y PARQUEADERO El Señor Cesar Munevar recomienda, para los trabajos de fachada y parqueadero que se entregue por partes según el proceso de labores como medida de control de calidad de los mismos y se confirma que se conservaran los colores ya existentes para la respectiva demarcación de parqueaderos y efectuar labor de revalidación con los respectivos planos del edificio. TERMINACION CASO CONSTRUCTOR, SEÑOR.. PACHECO Se pide a la Administración formalizar el caso del Constructor, Señor Pacheco, realizar el correspondiente ajuste contable, después de solicitar el concepto de revisoría fiscal y notificar al Señor Pacheco solicitándole el debido paz y salvo. SOLICITUD OFICINA 302 TORRE III Se notifica al Consejo de Administración la solicitud formal de instalación de una antena de Direc Tv para la empresa K-Tion S.A.S. en la oficina 302 de la Torre III, y se les confirma la verificación de la documentación de permisos y responsabilidades, la Página 8

9 cual es aprobada por unanimidad dejando en claro el deber del cumplimiento de las normas del edificio para esta acción. FECHA DEL PRÓXIMO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN El consejo de administración determina fijar la fecha para el próximo consejo y será el día miércoles 15 de agosto de 2012 a las 4:00 PM, en las instalaciones de la oficina 202 torre I. 4. CIERRE. Agotados los temas se levanta la sesión a las 6:55 pm y como constancia de ello, a continuación firmar: CESAR MUNEVAR Presidente JESUS ALBERTO MAICHEL JACOME Secretario Página 9