30 septiembre 2014 Municipio de Apodaca / Advanzer

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1 30 septiembre 2014 Municipio de podaca / dvanzer

2 Índice Mantenimiento Plan de Cuentas Gestión de Pólizas de Diario... 7 HMPS_Manual De Usuario_GL_Coordinación De Contabilidad Página 2 de 9

3 5. Contabilidad General: Coordinación de Contabilidad Mantenimiento Plan de Cuentas Definición Descripción del Proceso: El Plan de Cuentas representa la estructura que soporta la operación y que garantiza el cumplimiento con los lineamientos de la LGCG por tal motivo es de vital importancia que dicho plan este actualizado en todo momento y que cuando un auxiliar genere una operación que tenga repercusiones financieras esta fluya sin ningún inconveniente. Objetivo del Proceso: Tener actualizada, en todo momento, la estructura de cuentas que soporta la operación en el Municipio de podaca y que garantiza el cumplimiento a la LGCG. Disparador: Solicitud del usuario a la Coordinación de Contabilidad, la creación de una nueva cuenta contable para su operación. Necesidad del usuario de la creación de una nueva cuenta contable para su operación. Áreas involucradas: Dirección de Contabilidad o Director o uxiliar Proceso: Paso 1. Solicitud de Creación de Cuenta Quién: Usuario Que: Solicita la creación de una nueva cuenta contable quién: Encargado de Contabilidad quien determina el nivel de creación de la cuenta Cómo: ctividad Manual (vía correo electrónico u oficio). Paso 2. Preparar Matriz de Carga en Excel Que: Generar una matriz de carga de Excel conteniendo el plan de cuentas con el que se va a soportar la operación con todas las características que se hayan definido. Cómo: ctividad Manual en la herramienta de Excel MS HMPS_Manual De Usuario_GL_Coordinación De Contabilidad Página 3 de 9

4 Paso 3. Carga Plan de Cuentas a SP Que: Ejecuta la transacción donde sube la matriz de carga Cómo: Ejecutando la transacción FS00 Paso 4. Tratamiento Cuenta Central Que: Dar tratamiento a las características de la cuenta a nivel plan y sociedad donde podrá crear, modificar, visualizar, bloquear, fijar petición de borrado así como tratar estructuras de balance. Cómo: Ejecutando la transacción FS00 Paso 5. Tratamiento Cuenta a Nivel Plan Que: Dar tratamiento a las características de la cuenta solo a nivel plan donde podrá crear, modificar, visualizar, bloquear, fijar petición de borrado así como tratar estructuras de balance. Cómo: Ejecutando la transacción FSP0 Paso 6. Tratamiento Cuenta a Nivel Sociedad Que: Dar tratamiento a las características de la cuenta solo a nivel sociedad donde podrá crear, modificar, visualizar, bloquear, fijar petición de borrado así como tratar estructuras de balance. Cómo: Ejecutando la transacción FSS0 Paso 7. Visualización del Plan de Cuentas Que: Puede visualizar los cambios en el plan de cuentas mostrándole fecha, hora y usuario responsable del cambio Cómo: Ejecutando las siguientes transacciones según sea el caso: Cuentas Central = FS04 Cuentas Plan = FSP4 Cuentas Sociedad = FSS4 Paso 8. Imprime Plan de Cuentas Que: Obtiene una lista con número de cuenta, texto corto y texto largo. Cómo: Ejecutando la transacción S_LR_ Paso 9. Índice de Cuentas de Mayor HMPS_Manual De Usuario_GL_Coordinación De Contabilidad Página 4 de 9

5 Que: Obtiene una lista de las cuentas y sus características actuales del plan de cuentas a nivel central, plan o sociedad Cómo: Ejecutando la transacción S_LR_ Paso 10. Imprime Modificaciones al Plan de Cuentas Que: Obtiene una lista con el seguimiento a las actualizaciones de las características la cual nos muestra fecha, hora y usuario responsable del cambio de las modificaciones efectuadas a las cuentas Cómo: Ejecutando la transacción S_LR_ Importancia del Proceso Porque se relaciona con todos los auxiliares en el sistema. El plan de cuentas representa la estructura que soporta la operación en el GRP de SP y que garantiza el cumplimiento con los lineamientos de la LGCG. Diagrama de Flujo Mantenimiento al Plan de Cuentas Fecha de Creación: 05 Junio 2014 Fecha de Modificación: dd mes aaaa Versión: 1.0 Estado: probado Revisado por: Tadeo Zavala - Líder GL Macroproceso: 5 Contabilidad General (GL) Proceso: 5.1 Coordinación de Contabilidad Subproceso: Mantenimiento al Plan de Cuentas INICIO Carga Inicial? 3. Prepara matriz de carga en excel MNUL 4. Cargar plan de cuentas a SP ZCRG_PLN_CT FIN Dirección de Contabilidad I Tratamiento Inicial? Visualización Modificaciones Central? 5. Tratamiento cuenta central F Visualiza modificación de Cuentas Central F504 Tratamiento Inicial? Visualización Modificaciones Plan? 6. Tratamiento Cuenta a nivel plan FSPO 9. Visualiza Modificación de Cuentas Plan FSP4 Tratamiento nivel sociedad? Visualización Modificaciones Sociedad? 6. Tratamiento cuenta a nivel sociedad FSSO 10 Visualiza Modificación de Cuentas Sociedad FSS4 FIN Impresión Plan Ctas? 11 Imprime Plan de Cuentas S_LR_ Impresión de Índice de Ctas Mayor? 12 Índice de Cuentas de Mayor S_LR_ Impresión Modificaciones Plan Ctas? 13 Imprime modificaciones al Plan de Cuentas S_LR_ FIN Área Solicitante INICIO Solicitante 1 Requiere una cuenta para su operación MNUL Solicitante 2 Solicita Creación de Cuenta MNUL HMPS_Manual De Usuario_GL_Coordinación De Contabilidad Página 5 de 9

6 Transacciones FS00 FSP0 FSS0 FS04 FSP4 FSS4 S_LR_ S_LR_ S_LR_ HMPS_Manual De Usuario_GL_Coordinación De Contabilidad Página 6 de 9

7 5.1.2 Gestión de Pólizas de Diario Definición Descripción del Proceso: Registrar pólizas contables, afectando las cuentas y objetos de costos necesarios para la actualización contable. Objetivo del Proceso: Ofrecer una imagen global de las cuentas y su contabilidad. l registrar todas las operaciones en un sistema completamente integrado con el resto de las áreas gubernamentales, garantizando que los datos de contabilidad sean íntegros y exactos. Evaluar en tiempo real y gestión de informes de los datos de contabilidad actuales, en forma de visualización de cuentas, balances contables con diferentes estructuras de balance/pyg y análisis adicionales así como dar cumplimiento a los lineamientos de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. Disparador: fectación contable en el SP. Áreas involucradas: Dirección Contabilidad o Director o uxiliar Proceso: Paso 1. Registro de pólizas de diario Que: Realizar un registro dirigido a la contabilidad patrimonial y que no tenga efecto sobre la contabilidad presupuestal Cómo: Ejecutando las transacciones FB50, F-02 Paso 2. Consulta de pólizas contables Que: Revisar a detalle los movimientos que se hicieron en el documento contable o póliza Cómo: Ejecutando la transacción FB03 Paso 3. nálisis de partidas abiertas de cuentas de mayor Que: Ejecuta el cierre del ciclo operativo (conciliación) de las cuentas que lo requieran. Cómo: Ejecutando la transacción FBL3N HMPS_Manual De Usuario_GL_Coordinación De Contabilidad Página 7 de 9

8 Paso 4. nulación de pólizas de diario individual Que: Realizar una reversa para cancelar el efecto financiero de una póliza Cómo: Ejecutando la transacción FB08 Paso 5. nulación de pólizas de diario masiva Que: Realizar una reversa para cancelar el efecto financiero de más de una póliza Cómo: Ejecutando la transacción F.80 Paso 6. nulación de compensación Que: nular la compensación y la deja en su estado original. En caso de requerir volver a abrir un escenario de una cuenta que ya ha cerrado su ciclo operativo. Cómo: Ejecutando la transacción FBR Importancia del Proceso Es importante para registrar las diferentes afectaciones contables. HMPS_Manual De Usuario_GL_Coordinación De Contabilidad Página 8 de 9

9 Diagrama de Flujo Título Gestión de Pólizas de Diario Fecha de Creación: 05 Junio 2014 Fecha de Modificación: dd mes aaaa Versión: 1.0 Estado: probado Revisado por: Tadeo Zavala - Líder GL Macroproceso: 5 Contabilidad General Proceso: 5.1 Coordinación de Contabilidad Subproceso: Gestión de Pólizas de Diario INICIO D Generar Póliza de Diario? Se crea la póliza contable FB50 O F-02 Se generó partidas abiertas Ejecutar análisis de registro realizados FBL3N Dirección de Contabilidad D Consultar póliza contable? nálisis de partidas abiertas? Encargado de Contab Consulta de póliza FB Ejecutar análisis de partidas abiertas FBL3N Póliza Correcta? Esta la póliza compensada? C B nulación de póliza nulación de C individual? póliza individual FB08 B nulación de Póliza Masiva? nulación de póliza masiva F.80 nulación de compensación? nulación de compensación FBR FIN Transacciones FB50 F-02 FB03 FBL3N FB08 F.80 FBR HMPS_Manual De Usuario_GL_Coordinación De Contabilidad Página 9 de 9