Manual de Uso Webmail Servicio Correo de empresas SCE2

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1 Telefónica Soluciones Manual de Uso Webmail Servicio Correo de empresas SCE2 Nivel de confidencialidad: 1-Sólo para uso interno MN YY (AAA) Edición: 1 Fecha: INFORMACIÓN PROPIEDAD DE TELEFONICA SOLUCIONES, S.A. Todos los derechos reservados Telefónica Soluciones S.A.

2 EDICION FECHA AUTOR DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO v DGC Versión inicial del documento v DGC Revisión v DGC Revision comentarios Telefonica v DGC Versión inicial del documento v DGC Clientes Blackberry e Iphone v DGC Correcion URL Fecha del documento: 21/11/2012 Página 2 de 151

3 ÍNDICE 1 INTRODUCCIÓN Objeto Referencias SERVICIO DE CORREO Lectura de mensajes Creación de mensaje Responder a un mensaje Reenvío de mensajes Borrado de mensajes Añadir contactos a una libreta de direcciones Creación de grupos en una libreta de direcciones Almacenamiento de archivos adjuntos en el Disco Virtual Búsqueda de correo Búsqueda Básica Búsqueda Avanzada Carpetas Opciones generales Cambio de perfil de usuario Configuración de vcard Configuración de fecha y hora Cambio de servicio predeterminado para el acceso Web Cambio de contraseña de entrada Organización de contactos por categoría Identificación de un asistente de administración Opciones correo Fecha del documento: 21/11/2012 Página 3 de 151

4 2.5.1 Pantalla de correo CONTACTOS Acceso a las listas de contactos y comunidades Selección de un rango de lista Ordenación de una lista Visualización de contactos por categoría Libreta de Direcciones Administración de contactos Añadir un contacto Editar un contacto Visualización de actividad de presencia Creación de un mensaje instantáneo Eliminar un contacto Restauración de contactos eliminados Eliminación de contactos de la papelera Enviar correo a un contacto Descargar vcard de un contacto Administración de comunidades Añadir una comunidad Editar una comunidad Eliminar una comunidad Restauración de comunidades eliminadas Eliminación de comunidades de la papelera Adición de contactos a una comunidad Eliminación de contactos de una comunidad Enviar correo a una comunidad Búsqueda de contactos y comunidades Búsqueda simple de contactos Búsqueda avanzada Fecha del documento: 21/11/2012 Página 4 de 151

5 3.8.3 Búsqueda de contactos en un directorio Administración de directorios Adición de contactos de directorio a una lista de contactos Creación de un mensaje para contactos de directorio Opciones contactos Configuración de pantalla Adición de un directorio Edición de la configuración del directorio Eliminación de un directorio Importar contactos Exportar contactos ALERTAS Configuración de reglas para alertas Adición de una alerta Edición de una alerta Copia de una alerta Cambio del estado de una alerta Eliminación de una alerta Edición de mensajes de una alerta Configuración de criterios de búsqueda Configuración de criterios avanzados Parámetros de alerta Configuración de agendas Opciones de alerta CALENDARIO Utilización de la barra de herramientas Visualización de la barra lateral Utilización del calendario de navegación Vistas de calendario Fecha del documento: 21/11/2012 Página 5 de 151

6 5.5 Añadir un calendario nuevo Añadir un evento Editar un evento Eliminar un evento Vista de tareas Añadir una tarea Editar una tarea Eliminar una tarea Opciones de calendario DISCO VIRTUAL Servicio de Disco Virtual Vista de archivos Indicador de capacidad Carpetas estándar Crear carpetas Adición de archivos a carpetas Descarga de archivos y carpetas Desplazamiento y copia de archivos y carpetas Eliminación de archivos y carpetas Búsqueda de archivos Ordenación de la lista de archivos Envío de archivos por correo electrónico Visualización de imágenes Reproducción de música Reproducción de video Inicio de un sitio web Propiedades de archivos y carpetas Comprobación del tamaño de una carpeta Carpetas compartidas Fecha del documento: 21/11/2012 Página 6 de 151

7 Carpetas públicas Adición y eliminación de comentarios y valoraciones Acceso al disco virtual desde el escritorio Asignación de una unidad de red al disco virtual Opciones del disco virtual SINCRONIZACIÓN Creación de un perfil de dispositivo Adición de un teléfono móvil Descarga cliente PC Acerca de la configuración manual de los dispositivos móviles Edición de un dispositivo Edición de un dispositivo Definición de opciones de sincronización para un dispositivo Configuración de la sincronización de contactos Configuración de la sincronización de eventos Configuración de la sincronización de tareas Configuración de la solución de conflictos Sincronización de datos Visualización de los registros de sincronización Acerca del método de sincronización lenta Cliente BlackBerry Instalacion de la aplicación Uso de la aplicación Opciones de configuración Sincronización de Contactos Cliente Iphone Instalacion de la aplicación Uso de la aplicación Pantalla de estado Fecha del documento: 21/11/2012 Página 7 de 151

8 En Contador se muestra el numero de sincronizaciones realizadas. Este contador se puede reiniciar: Pantalla de Ayuda Pantalla de Acerca de Fecha del documento: 21/11/2012 Página 8 de 151

9 1 INTRODUCCIÓN 1.1 Objeto El presente documento es un manual de uso del servicio de webmail 1.2 Referencias Título Archivo Ubicación Fecha del documento: 21/11/2012 Página 9 de 151

10 2 SERVICIO DE CORREO El Servicio de Correo Empresas está basado en una plataforma de mensajería electrónica segura que utiliza tecnología Web y que permite la integración con otros servicios como Calendario, Contactos, Notificaciones, Disco Virtual, Sincronización. Con este servicio, se puede realizar una gestión centralizada de cuentas de correo, tanto internas como externas. Puede utilizar el Servicio de Correo para gestionar su correo: crear y actualizar mensajes, así como agregar y administrar cuentas y carpetas de servicios de correo externos pe. IMAP (Internet Message Access Protocol) o POP3 (Post Office Protocol versión 3) Lectura de mensajes A continuación se muestra la primera página que aparece al entrar en el webmail y que se corresponde con la bandeja de entrada. Desde ella no sólo podremos acceder a nuevas funcionalidades que describiremos a continuación sino que veremos los correos entrantes, de quién son, su tamaño, su prioridad, si tienen ficheros adjuntos, y podremos ordenarlos o moverlos a otras carpetas o borrarlos. Los mensajes sin leer, aparecerán en negrita. En el caso en el que el remitente haya enviado el mensaje con prioridad baja o alta, se podrán observar los iconos de flecha azul y signo de exclamación en rojo respectivamente. Asimismo, en el caso de mensajes con adjuntos, aparecerá un icono con forma de clip. Además, desde aquí también podrá comprobar de manera inmediata el grado de ocupación de su buzón para que nunca se quede sin espacio y no pierdas correos por este motivo. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 10 de 151

11 Imagen 1.1 Si en el transcurso de la sesión se reciben nuevos mensajes, la lista de la carpeta de entrada se actualizará automáticamente. Abrir un mensaje y acceder a su contenido puede hacerse de dos formas, Bien haciendo doble clic sobre él, o bien posicionando el cursor sobre el mensaje a leer, con un clic en el botón derecho del ratón y seleccionando Abrir mensaje Creación de mensaje Pinchando sobre el botón nuevo se abrirá una ventana en la que vamos a encontrar todo lo necesario para poder enviar un mensaje de correo. El aspecto de esta ventana es el que se muestra a continuación: Imagen 1.2 Cuando haya terminado de componer el mensaje, puede enviarlo haciendo clic en el icono enviar. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 11 de 151

12 Puede guardar una copia del mensaje en la carpeta borradores en cualquier momento, para ello haga clic en el icono guardar. Para descartar el mensaje, haga clic en el icono eliminar En esta ventana de composición de mensajes a través del icono ortografía, podremos realizar una corrección ortográfica del texto del mensaje y del asunto del mismo en castellano. Al revisar la ortografía de los mensajes, la ventana Corrector ortográfico del mensaje proporciona las siguientes opciones: elegir sugerencia: muestra sugerencias ortográficas alternativas que puede aplicar al mensaje de correo. Seleccione una alternativa del desplegable para sustituir las palabras con errores ortográficos. agregar nueva palabra: muestra la ortografía de una palabra. Escribe la nueva palabra en este campo. reemplazar: reemplaza la palabra por la alternativa seleccionada. reemplazar todas: reemplaza todas las instancias de la palabra por la ortografía sugerida. omitir: omite la palabra. omitir todas: omite todas las instancias de la palabra seleccionada. agregar: agrega la palabra especificada al diccionario interno del webmail eliminar: elimina la palabra seleccionada del mensaje de correo. Una vez realizadas las correcciones necesarias, haremos clic en aceptar. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 12 de 151

13 Imagen 1.3 Para adjuntar ficheros al mensaje, haremos clic en el icono adjuntar. Esta acción mostrará una ventana que permitirá navegar por las unidades de disco del PC y seleccionaremos los ficheros que queremos adjuntar. Imagen 1.4 Fecha del documento: 21/11/2012 Página 13 de 151

14 Es posible añadir más de un adjunto al mensaje. Si en algún momento del proceso se desea eliminar alguno de los adjuntos, haremos clic en el icono de la papelera de carga. que se muestra en la ventana Imagen 1.5 Adicionalmente a los campos que muestra por defecto el compositor de mensajes, podremos acceder a las funcionalidades adicionales pulsando el icono opciones serie de opciones al compositor:. Esta acción añadirá una confirmación. informa cuando el mensaje haya sido entregado y/o solicitar confirmación de lectura. envío programado. sirve para programar el envío del mensaje a una hora/fecha determinada. prioridad. define la prioridad del mensaje: alta, normal o baja. La opción por defecto es normal. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 14 de 151

15 firma. puede añadir siempre una firma al final de los mensajes que mandes desde El webmail. En el apartado de Opciones/Correo puede componer sus firmas. formato. HTML o texto. Puede componer mensajes con formato HTML usando el editor HTML. Este editor permite usar colores, formatos de letra, insertar emoticonos, etc. vcard. puede adjuntar a los mensajes una tarjeta de visita en formato VCARD con sus datos de contacto. En el apartado de Opciones/Correo puede componer sus tarjetas de visita. Además, es posible acceder directamente a las cuentas de correo almacenadas en el libro de direcciones. También permite el autocompletado dichas cuentas al introducirlas en los campos correspondientes Responder a un mensaje Imagen 1.6 Puede responder a un mensaje de varias maneras. Una de ellas es posicionar el puntero del ratón encima del mensaje que se quiere responder, pulsar el botón derecho para abrir el menú contextual y escoger la opción responder a remitente o bien responder a todos, dependiendo de si se Fecha del documento: 21/11/2012 Página 15 de 151

16 desea responder sólo al remitente del mensaje o bien a todas las direcciones incluidas en el mensaje. Esta acción hará que se abra el compositor de mensajes. También puede responder a un mensaje seleccionando la opción correspondiente en el menú de acciones. Imagen Reenvío de mensajes Es posible reenviar un mensaje de varias maneras. Una de ellas posicionando el puntero del ratón encima del mensaje que se quiere responder, pulsamos el botón derecho para abrir el menú contextual y escogemos la opción reenviar mensaje. Esta acción hará que se abra el compositor de mensajes. También puede responder a un mensaje seleccionando la opción correspondiente en el menú de acciones Borrado de mensajes Puede borrar mensajes de varias maneras. Una de ellas marcando el/los mensajes que se desea borrar en la lista de mensajes y pulsando el icono eliminar arrastrarlo a la carpeta papelera para borrar el mensaje.. También puede seleccionarlo y Fecha del documento: 21/11/2012 Página 16 de 151

17 Para recuperar un mensaje de la papelera seleccione la carpeta y mueve mensaje que desea recuperar a la carpeta de destino. La papelera también puede vaciarse completamente. Para ello posiciona el cursor sobre la carpeta papelera, pulsa el botón derecho del ratón para visualizar el menú, y escoge la opción vaciar papelera. Imagen 1.8 También puede definir un período de expiración para el correo de la carpeta Papelera. Si define un período de expiración, los mensajes de correo de la carpeta Papelera que hayan estado en la carpeta durante el período de tiempo establecido se eliminarán automáticamente de forma permanente. Para ello será necesario hacer clic sobre la pestaña Opciones. A la izquierda se abrirá un menú desplegable donde habrá que seleccionar la opción Correo y aquí podrá seleccionar un tiempo de expiración de la carpeta Papelera: Fecha del documento: 21/11/2012 Página 17 de 151

18 Imagen Añadir contactos a una libreta de direcciones Agregue contactos a cualquier Libreta de direcciones en la que le esté permitido hacerlo. La adición de contactos a una Libreta de direcciones resulta útil si desea enviar un mensaje a varios contactos. Para agregar un sólo contacto a una Libreta de direcciones: 1. Abra el correo desde la carpeta Bandeja de entrada. 2. En el encabezado del mensaje, haga clic en Agregar contactos para agregar el remitente a la Libreta de Direcciones. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 18 de 151

19 Imagen Introduzca la información de contacto y haga clic en Aceptar. Nota: si hay vcard (también llamada Tarjeta personal) adjuntas, los datos de contacto se rellenan automáticamente con la información incluida en la vcard. La información de contacto se agrega a la Libreta de direcciones. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 19 de 151

20 Imagen 1.11 Para agregar varios contactos a una Libreta de direcciones: 1. Abra el correo desde la carpeta Bandeja de entrada. 2. En el encabezado del mensaje, haga clic en Agregar contactos para agregar a la Libreta de Direcciones el remitente y los destinatarios del mensaje. 3. Marque las Casillas de Selección de los contactos que desea agregar a la Libreta de Direcciones. Introduzca la información de contacto y haga clic en Aceptar. La información de contacto se agrega a la Libreta de direcciones Creación de grupos en una libreta de direcciones Mediante el Servicio de Correo, se puede añadir información de contacto del remitente y destinatario a los grupos en cualquier Libreta de direcciones en la que le esté permitido hacerlo. Para agregar un grupo: 1. Abra el correo desde la carpeta Bandeja de entrada. 2. En el encabezado del mensaje, haga clic en Crear grupo Fecha del documento: 21/11/2012 Página 20 de 151

21 Imagen Si alguno de los contactos no se encuentra en su Libreta de direcciones, se abrirá una ventana para solicitar su adición. Agregue los contactos y haga clic en Aceptar. Imagen En el campo Nombre del grupo, escriba un nombre para el grupo (imagen 1.14). 5. En el desplegable Libreta de direcciones, seleccione la Libreta de direcciones a la que desea agregar un grupo. Nota: sólo se pueden agregar grupos a la Libreta de direcciones si todos los contactos del grupo pertenecen a dicha libreta. 6. Para agregar o quitar contactos, seleccione el nombre de los contactos y haga clic en Agregar o Quitar. Al agregar contactos se abre una Libreta de direcciones desde la que puede agregar contactos al grupo. Nota: los contactos que no existen en la Libreta de Direcciones aparecen en el cuadro Direcciones de correo adicionales. 7. Para asignar una categoría, seleccione una en el desplegable Categorías disponibles. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 21 de 151

22 Los grupos se colocan en categorías predefinidas o definidas por el usuario a fin de facilitar las tareas de buscar, ordenar y recuperar. 8. Para agregar notas acerca de este grupo, introduzca el texto en la sección Notas. 9. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado Almacenamiento de archivos adjuntos en el Disco Virtual Puede optar por guardar los archivos adjuntos que recibe en el Disco Virtual integrado (en caso de que el usuario disponga de este servicio) y en el que le esté permitido hacerlo. Para guardar archivos adjuntos en el Disco Virtual: 1. Abra el correo desde la carpeta Bandeja de entrada. 2. En el encabezado del mensaje, seleccione la Casilla de Selección de los archivos adjuntos que desea guardar en el Disco Virtual y haga clic en Guardar en archivos. Imagen 1.13 El Disco Virtual integrado muestra una lista de carpetas de destino en las que puede guardar el archivo adjunto. 3. Marque la casilla de Selección de la carpeta en la que desea guardar el archivo. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 22 de 151

23 4. Haga clic en Guardar. Imagen Búsqueda de correo Búsqueda Básica Introduzca el nombre del asunto del mensaje que desea buscar en el cuadro correspondiente en la pestaña de correo y haga clic en el icono. Se aceptan palabras incompletas. Para borrar el criterio de búsqueda, bastará con volver a hacer clic en una de las carpetas. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 23 de 151

24 Imagen Búsqueda Avanzada Haciendo clic en el enlace búsqueda avanzada, usted podrá realizar búsquedas de correos más complejas mediante los siguientes parámetros: Cuenta: seleccione la cuenta de correo en la que desees realizar la búsqueda. Destinatario (a/cc) Remitente (de) Asunto: especifica las palabras clave o las frases que queremos buscar en los encabezados. Debemos especificar las palabras clave o las frases pertinentes para restringir la búsqueda. Cuerpo del mensaje: muestra los campos de correo que contienen las palabras clave o las frases que especifiquen. Seleccione un campo para restringir la búsqueda. Carpeta: muestra las carpetas de correo. Seleccione una carpeta de correo para restringir los criterios de búsqueda. Rango de fechas: rango en el que de desea buscar, con formato de fechas DD/MM/AAAA Fecha del documento: 21/11/2012 Página 24 de 151

25 Imagen 1.15 En el sistema de búsquedas se aplican los siguientes criterios: las búsquedas no son sensibles a las mayúsculas, es decir, los resultados serán los mismos buscando la palabra correo que buscando la palabra Correo o CORREO. se realiza siempre una búsqueda exacta, es decir, se busca la ocurrencia de todas las palabras introducidas (por ejemplo: correo ejemplo encontraría los mensajes que contengan la palabra ambas palabras y en el mismo orden. Esta búsqueda sería equivalente a correo AND ejemplo ). 2.3 Carpetas Las carpetas por defecto que tendrá un usuario serán las siguientes: Fecha del documento: 21/11/2012 Página 25 de 151

26 Bandeja de entrada Borrador Enviados Papelera Adicionalmente se podrán crear nuevas carpetas de usuario. Para ello bastará con hacer clic en el icono que aparece en la parte superior del cuadro donde se listan las carpetas y seleccionar la opción carpeta nueva, introducir el nuevo nombre y la carpeta creada se mostrará en esa sección. Imagen 1.16 Si lo que se desea es crear una carpeta de usuario bajo otra ya existente, tan sólo habrá que posicionar el cursor sobre el nombre de dicha carpeta, hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar en el menú desplegable la opción carpeta nueva. Desde dicho menú también se accede a las opciones copiar, mover, eliminar y cambiar nombre de la carpeta. Para ver las subcarpetas, haga clic sobre el icono que aparece a la izquierda del nombre de la carpeta. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 26 de 151

27 Las carpetas de sistema sólo tendrán habilitada la opción de ser copiadas a otra ubicación. Para obtener un detalle del total de mensajes en cada carpeta, los correos que no han sido abiertos y el tamaño ocupado, seleccione opciones de carpeta tras hacer clic en el icono de la parte superior del cuadro de carpetas. Desde aquí también se podrán seleccionar las carpetas de usuario que se desea que aparezcan en el listado de carpetas del webmail. Imagen Opciones generales Para acceder a las distintas opciones de configuración, deberá seleccionar la pestaña Opciones. Una vez aquí, seleccione el enlace del servicio adecuado. Las opciones generales, como la contraseña y la zona horaria, se aplican al conjunto de servicios integrados. Puede establecer preferencias para cada servicio al que está abonado. El botón Guardar cambios de cada sección sirve para guardar los cambios aplicados en la sección. Si desea cancelar los cambios, haga clic en Restaurar. Después de hacer clic en Guardar cambios, ya no podrá volver a la configuración anterior. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 27 de 151

28 Algunas opciones de configuración de las preferencias sólo se aplican a los usuarios que acceden a los servicios mediante dispositivos inalámbricos. Debe guardar los cambios realizados. Si va a otra ventana sin haber guardado los cambios, éstos se perderán Cambio de perfil de usuario Todos los servicios a los que está abonado comparten su información de perfil. Para cambiar su perfil de usuario: 1) Haga clic en la ficha Opciones. 2) Haga clic en el enlace General. 3) Realice los cambios necesarios en la sección Perfil de usuario. Puede proporcionar la siguiente información: Nombre y Apellido Especifique su nombre y apellido y sus apodos. Correo electrónico Especifique una dirección de correo electrónico. Direcciones de mensajería instantánea Especifique sus cuentas de mensajería instantánea. Puede introducir una dirección de IM de Yahoo, MSN Messenger y AIM o un nombre de usuario. Números de teléfono Especifique sus números de teléfono, fax, móvil y buscapersonas. Dirección Especifique su dirección. Zona horaria Especifique la zona horaria en la que reside. Idioma Fecha del documento: 21/11/2012 Página 28 de 151

29 Especifique el idioma en el que desea visualizar los servicios. 4) Haga clic en Guardar cambios. Imagen Configuración de vcard En esta sección podrá agregar, editar y eliminar tarjetas de empresa electrónicas que hacen posible el intercambio automatizado de datos personales para las tarjetas de empresa tradicionales. Para agregar vcard, haga clic en agregar. En el campo nombre de vcard, introduzca un nombre para identificar la vcard, por ejemplo, Empresa o Personal. Especifica la información de perfil que desees agregar a la tarjeta vcard, incluidos el título, el nombre, el sufijo y el apodo. Especifica sus direcciones de correo del trabajo y particular, así como los números de teléfono, fax, móvil y buscapersonas. Para especificar direcciones de correo e ID de usuario para las cuentas de mensajería instantánea a las que estés abonado (por ejemplo, Yahoo!, MSN Messenger o AIM), introduzca las direcciones en los campos correspondientes. Para establecer direcciones de correo electrónico o números de teléfono como predeterminados, activa las casillas de verificación Predeterminado. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 29 de 151

30 En la ficha Direcciones, introduzca su dirección particular, dirección de trabajo y cualquier otra información de dirección. En la ficha Otros, introduzca los datos de su fecha de nacimiento y cualquier otra información que desees agregar a su tarjeta vcard. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Imagen Configuración de fecha y hora En esta sección podrá indicar el formato de fecha y hora, inicio y fin del día, inicio de semana. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 30 de 151

31 Imagen Cambio de servicio predeterminado para el acceso Web Puede cambiar la ficha de servicios que está abierta de forma predeterminada al entrar en la cuenta a través de Internet. Para cambiar el servicio predeterminado: 1) Haga clic en la ficha Opciones. 2) Haga clic en el enlace General. 3) En la sección Servicio predeterminado, seleccione el nuevo servicio por predeterminado. 4) Haga clic en Guardar cambios Cambio de contraseña de entrada La contraseña de entrada sirve para acceder a la cuenta. El administrador establece la longitud de la contraseña y otros aspectos. Si cambia la contraseña y ésta no se ajusta a los parámetros establecidos por el administrador, aparecerán instrucciones al respecto. Nota: cuando elija una contraseña, evite utilizar palabras comunes o que puedan adivinarse con facilidad. Por ejemplo, evite utilizar nombres de miembros de la familia o de mascotas, su fecha de nacimiento, etc. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 31 de 151

32 Para cambiar la contraseña de entrada: 1) Haga clic en la ficha Opciones. 2) Haga clic en el enlace General. 3) Introduzca la contraseña actual en el campo Contraseña actual de la sección Cambiar contraseña. 4) En el campo Nueva contraseña, introduzca la nueva contraseña. 5) En el campo Confirmar nueva contraseña, confirme la nueva contraseña. 6) Haga clic en Cambiar contraseña. Cambio del número de identificación personal (PIN) Un PIN es el número de cuatro cifras que le identifica como usuario autorizado al entrar en su cuenta con el teléfono móvil. Si los servicios están configurados para el acceso inalámbrico, el administrador puede haberle asignado un PIN o quizás tenga que establecerlo usted en su primera sesión inalámbrica. Nota: su cuenta debe incluir acceso inalámbrico para que las opciones de comunicación inalámbrica estén disponibles. Para cambiar el PIN: 1) Haga clic en la ficha Opciones. 2) Haga clic en el enlace General. 3) Escriba su contraseña actual en el campo PIN actual de la sección Cambiar PIN. 4) En el campo Nuevo PIN, introduzca su nuevo PIN. 5) En el campo Confirmar PIN, confirme su nuevo PIN. 6) Haga clic en Cambiar PIN Organización de contactos por categoría Cree categorías para organizar los contactos de los servicios integrados. Por ejemplo, puede crear una categoría denominada Familia, asignarle contactos de la libreta de direcciones y mostrarla cuando esté eligiendo contactos para el campo CC en un mensaje a los miembros de Familia. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 32 de 151

33 Para agregar una categoría: 1) Haga clic en la ficha Opciones. 2) Haga clic en el enlace General. 3) En la lista Categorías, haga clic en Agregar. 4) Especifique un nombre para la nueva categoría y haga clic en Aceptar. La nueva categoría aparece en la lista Categorías disponibles. Para eliminar una categoría: 1) En la lista Categorías, seleccione las categorías que desea eliminar. 2) Haga clic en Eliminar y, a continuación, en Aceptar para confirmar la eliminación. Cuando se elimina una categoría, todos los elementos asignados a ella pierden su asociación, pero no se eliminan Identificación de un asistente de administración En las Opciones generales, puede nombrar un asistente de administración para que actúe en su nombre en las tareas de correo y calendario. Cuando otorga a un asistente de administración acceso a sus cuentas de correo y calendario, éste puede enviar correos electrónicos por usted, establecer eventos y reuniones y responder a las invitaciones según su disponibilidad. El sistema permite que los otros usuarios sepan que su asistente de administración ha actuado en su nombre mediante la frase en nombre de. Para identificar a un asistente de administración: 1) Haga clic en la ficha Opciones. 2) Haga clic en el enlace General. 3) En el campo Correo electrónico del asistente de administración, introduzca la dirección de correo electrónico del asistente. 4) Haga clic en Guardar cambios. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 33 de 151

34 Desde ese momento, su cuenta de correo electrónico y su calendario principal aparecerán en las cuentas de correo electrónico y calendario de su asistente. 2.5 Opciones correo En la sección Opciones -> Correo se pueden configurar diversos aspectos relacionados con dicho servicio, como pueden ser aspectos generales, firmas, filtros y cuentas externas Pantalla de correo Longitud de las líneas del texto: Define la longitud de las líneas de texto de los mensajes de correo creados. Este valor hace referencia al número máximo de caracteres de una línea antes de que el cursor pase a la línea siguiente. Usa esta opción para mensajes de texto sin formato. Tiempo de expiración de la carpeta Papelera: Establece el número de días en que el correo permanecerá en la carpeta Papelera antes de vaciarse automáticamente. El valor 0 (cero) significa que no hay fecha de expiración. Vaciar papelera: Seleccione la casilla de verificación para que el correo vacíe automáticamente la carpeta Papelera al salir. Correo enviado: Seleccione la casilla de verificación para guardar copias de todo el correo saliente. Esto resulta útil si desea revisar el correo enviado o volver a enviar correo a los destinatarios. Guardado automático: Activa la casilla de verificación para que el correo guarde automáticamente mensajes incompletos en la carpeta Borrador de la cuenta de correo predeterminada. Intervalo (mín.): Especifica la frecuencia (en minutos) con la que desees que el correo guarde los mensajes. Encabezados: Activa la casilla de verificación para que aparezcan todos los encabezados de correo íntegramente. El administrador puede solicitar esta información para bloquear el correo no deseado. Formato predeterminado: Seleccione la casilla de verificación para aplicar formato HTML al texto, en lugar de dejarlo como texto sin formato. Nota: en las respuestas y los correos reenviados con mensajes visualizados en línea siempre se utiliza el formato del mensaje original. Responder: Seleccione la casilla de verificación para incluir el mensaje de correo original en la respuesta. Prefijo de respuesta: Seleccione el prefijo que desea que se inserte delante del mensaje original cuando éste se incluya en un mensaje respondido. Nota: para que se aplique la op- Fecha del documento: 21/11/2012 Página 34 de 151

35 ción Prefijo de respuesta, se debe seleccionar la opción Responder. El prefijo solamente se aplica a los mensajes con texto sin formato. Siempre se aplica sangría a los mensajes con formato HTML, a menos que se seleccione la opción Ninguna. Reenviar: Activa la casilla de verificación para reenviar los correos como archivos adjuntos, en lugar de enviarlos como citas de texto incluidas en el cuerpo del mensaje reenviado. Nota: si reenvías varios mensajes a la vez, éstos se reenviarán como archivos adjuntos. Tamaño de la lista: Especifica el número máximo de mensajes que se visualizarán al mismo tiempo en la lista de correo. Imagen Firmas Una firma es un bloque de texto que se puede insertar en todos los mensajes que se envían. Puede componer una o varias firmas personales que se adjunten a sus mensajes. Para añadir una nueva firma haga clic en la pestaña Opciones y seleccione la sección de correo. Bajo la opción firma podrá agregar una nueva firma, editar o eliminar una existente. El compositor de firmas puede generar firmas en formato HTML o texto sin formato. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 35 de 151

36 Una vez creada, podrá utilizar dicha firma desde el compositor de mensajes haciendo clic en el botón opciones y seleccionándola en el menú desplegable firma. Imagen Filtros Los filtros administran de forma automática el correo enviado a su buzón. Para generar un filtro, es necesario crear una regla para dicho filtro. Al crear una regla, puede definir el criterio de búsqueda, los parámetros para el criterio de búsqueda seleccionado y las acciones que determinan el comportamiento del filtro. Para definir un nuevo filtro accedemos a la pestaña Opciones en la sección correo y bajo filtros, hacemos clic en agregar. Si se desea editar un filtro ya existente, lo seleccionaremos y pulsamos el botón editar. Los filtros se ejecutan en el orden en que aparecen en la lista. Para cambiar el orden seleccione el filtro al que dar o quitar prioridad y pulsa el botón mover arriba o mover abajo hasta que esté en la posición deseada. Cuando se defina un nuevo filtro habrá que especificar: estado del filtro: activo o inactivo. nombre del filtro. descripción. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 36 de 151

37 criterios a evaluar para decidir si el filtro aplica al mensaje. Es posible definir más de uno y combinarlos con operaciones AND y OR. Los criterios son los siguientes: o campo de búsqueda: cualquier destinatario para CC de asunto prioridad o palabras clave o opciones empieza con termina con contiene no contiene es no es coincide con no coincide con Acción a tomar si el mensaje es conforme a los criterios definidos. o mover a o reenviar a o enviar notificación a o eliminar (los elimina directamente, no los deja en la papelera) o rechazar Bajo esta sección, también podrá seleccionar un par de opciones extra: o si un mensaje coincide con este filtro, no utilice los demás filtros. o si un mensaje coincide con este filtro, guarde el mensaje. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 37 de 151

38 Imagen Reenvío automático Puede configurar el correo para que reenvíe automáticamente sus mensajes a otra cuenta. Para configurarlo, accede a la sección de respuesta automática en opciones de correo y activa la casilla de verificación reenviar correo entrante. En el campo Destino, especifica la dirección de correo electrónico a la que desea reenviar el correo. Si desea reenviar el correo a más de un destino, introduzca todas las direcciones de correo electrónico oportunas separadas por coma o punto y coma. Para conservar una copia de los mensajes reenviados, activa la casilla de verificación mantener una copia de los mensajes reenviados. Nota: la configuración de la respuesta automática y de los filtros no afecta a los mensajes reenviados. Si seleccionas el reenvío automático pero no activas la casilla mantener una copia de los mensajes reenviados, la opción de respuesta automática no se encuentra disponible Respuesta automática Es posible configurar el buzón en el modo de respuesta automática en aquellas ocasiones en que se ausente y no dispongas de acceso a Internet para poder consultar los mensajes recibidos. En este modo, el buzón contestará automáticamente a los remitentes que envíen mensajes con un mensaje predefinido. Para configurar el modo de respuesta automática iremos a la sección opciones, correo, respuesta automática, editamos el mensaje de respuesta y marcamos la casilla activar respuesta automática. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 38 de 151

39 El modo de respuesta automática tiene configuraciones avanzadas que le permiten: definir una fecha en la que el modo de respuesta automática se desactivará automáticamente. Marcaremos la casilla responder hasta e introducimos la fecha deseada en formato DD/MM/AAAA. incluir el mensaje original cuando el buzón conteste con el mensaje de respuesta automática. Marcamos la casilla devolver mensaje original con mensaje de respuesta automática. definir si queremos enviar un mensaje de respuesta automática por mensaje recibido o bien controlar el número de mensajes de respuesta por remitente. Utilizando esta funcionalidad aquellos remitentes que envíen frecuentemente mensajes no recibirán una respuesta automática por cada mensaje que envíen. Para utilizar esta funcionalidad marcamos la casilla enviar un solo mensaje de respuesta automática por remitente. También podremos definir un intervalo (en días) de modo que solo se mande un mensaje de respuesta dentro de cada intervalo como máximo Cuentas de correo externas El servicio de correo permite añadir, editar y eliminar cuentas de correo. Al configurar las cuentas de correo, debe elegir entre dos tipos de servidores entrantes para las cuentas de correo agregadas: IMAP (Internet Message Access Protocol) o POP3 (Post Office Protocol versión 3). Existen dos modos de integrar dichas cuentas: cuentas externas (independientes). De este modo cada cuenta de correo que añadas, aparecerá por separado en una nueva casilla en la franja lateral izquierda de correo y dispondrá de su propia bandeja de entrada. Esta es la opción recomendada si va a acceder a su correo sólo desde el webmail. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 39 de 151

40 Imagen 1.24 cuentas integradas (recepción de correo externo). Con esta opción podrá recibir los mensajes enviados a una cuenta externa de correo, agregando aquí la información de la cuenta. Los mensajes aparecerán en la carpeta bandeja de entrada de su cuenta predeterminada. Ésta será la opción recomendada si va a acceder a su correo desde un cliente instalado en su ordenador (Outlook, Outlook Express, thunderbird, eudora, imail, Lotus notes, etc.) Fecha del documento: 21/11/2012 Página 40 de 151

41 Imagen 1.25 Para configurar una cuenta externa, haremos clic en agregar y se mostrará una ventana donde se definirán los datos de conexión a dicha cuenta. Seguiremos los pasos que se indican a continuación: cuentas independientes: o o o o o o o o o o o seleccione el protocolo de correo electrónico utilizado por la cuenta externa en la lista tipo. Puede seleccionar pop, imap o cualquiera de las opciones preconfiguradas. se introduzca el nombre de cuenta que será el nombre con el que se identificará esta cuenta en el webmail. añadimos la dirección de correo electrónico de la cuenta remota. especificamos el nombre de servidor POP3 o IMAP4. Esta información debe ser proporcionada por el proveedor de la cuenta. Para las opciones preconfiguradas este valor ya vendrá dado. indicamos el puerto para el servidor de correo externo. Esta información debe ser proporcionada por el proveedor de la cuenta y vendrá completado para las opciones preconfiguradas. el tiempo límite es el tiempo máximo de espera de respuesta por parte del servidor de la cuenta remota. El valor por defecto, es válido para la mayor parte de los ISP. el nombre de usuario es el identificador de usuario necesario para realizar la conexión con la cuenta externa. añadimos la contraseña de acceso a la cuenta externa por POP3 o IMAP4. hacemos clic en la casilla de seguridad, requiere ssl en el caso en que sea necesario. para cuentas IMAP debemos indicar el nombre para las carpetas de Enviados, Borradores y Papelera. Este parámetro es preciso para poder asociar el nombre de estas carpetas en el webmail con el nombre de dichas carpetas en la cuenta remota IMAP. El nombre de las carpetas en la cuenta remota debe ser proporcionado por el proveedor de la cuenta. las opciones firma y vcard permitirán seleccionar una firma y vcard de entre aquellas disponibles para agregarlas al correo. cuentas integradas: o seleccione la casilla de verificación estado para indicar al servicio de correo que obtenga correo de esta cuenta de correo externa. o seleccione el protocolo de correo electrónico utilizado por la cuenta externa. Puede seleccionar pop, imap o cualquiera de las opciones preconfiguradas (gmail, yahoo o Hotmail) Fecha del documento: 21/11/2012 Página 41 de 151

42 o o o o o o o En el campo servidor, se introduzca la dirección del servidor. Este campo aparecerá ya completado para las opciones preconfiguradas. introducimos la dirección de correo electrónico y la contraseña para especificar las credenciales de usuario para la cuenta de correo externa. en el campo número de puerto, especificaremos un número de puerto para el servidor de correo externo. (Este dato aparecerá para las opciones preconfiguradas). hacemos clic en la casilla requiere ssl en el caso en que sea necesario. En el menú desplegable destino, se puede seleccionar la carpeta en la que se desea que se almacenen los mensajes procedentes de la cuenta agregada. para especificar que las copias del correo procedente de una cuenta de correo externa deben dejarse en el servidor, seleccione la casilla de verificación dejar una copia en el servidor. Esta opción sólo es aplicable si la cuenta externa usa el protocolo POP3 (Post Office Protocol), que normalmente elimina mensajes del servidor original en cuanto se entregan. hacemos clic en aceptar al finalizar. 3 CONTACTOS La aplicación Contactos permite administrar información de contactos. Los contactos y las comunidades creados se organizan en la libreta de direcciones. Puede importar información de contactos de otras aplicaciones para crear sus listas de contactos de la manera más rápida y fácil posible. Nota: los sistemas de bloqueo de pantallas emergentes pueden interferir en el funcionamiento de esta aplicación. Desactive el bloqueo de pantallas emergentes en este sitio. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 42 de 151

43 Imagen Acceso a las listas de contactos y comunidades Puede ver una lista con todos los contactos o comunidades que hay dentro de cada libreta de direcciones. Para ver la lista de contactos o comunidades: 1) En el panel Contactos izquierdo, haga clic en Libreta de direcciones para expandir la lista. Aparecerán los iconos Contactos y Comunidades de esa libreta de direcciones. 2) Haga clic en el icono Contactos o en el nombre de la comunidad para visualizar la lista de entradas correspondiente con información de resumen de contacto para cada entrada. Nota: de forma predeterminada, las listas están vacías hasta que les agrega entradas. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 43 de 151

44 3.2 Selección de un rango de lista El número de contactos visibles al mismo tiempo depende de lo especificado en las preferencias del servicio. Por ejemplo, la lista de contactos puede mostrar sólo 10 contactos a la vez. El resto de contactos quedarán ocultos. Para ver una lista por rango numérico: 1) Seleccione la lista Contactos o Comunidades que desee ver. 2) Seleccione un rango de números en la lista Ver. Por ejemplo, si selecciona la opción 21-30, se mostrarán los contactos del 21 al 30 de la libreta de direcciones. 3.3 Ordenación de una lista De forma predeterminada, la lista de contactos se ordena en sentido ascendente en función del primer nombre. Puede ordenar la lista de contactos en orden ascendente o descendente en función de las siguientes opciones: Nombre Apellido Presencia Nota: la presencia sólo está disponible si la ha activado el administrador. Para ordenar una lista: 1) Seleccione la lista Contactos o Comunidades que desea ver. 2) Haga clic en la flecha de menú que aparece junto al icono Opciones de orden 3) Seleccione una opción de orden de la lista. Los contactos se ordenan en función de la opción seleccionada. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 44 de 151

45 4) Haga clic en el icono Opciones de orden para realizar una ordenación en sentido ascendente o descendente. 3.4 Visualización de contactos por categoría También puede elegir ver los contactos por categoría. Las categorías se definen en las preferencias de cuenta y se asignan al agregar o editar un contacto o grupo. Haga clic en la ficha Opciones y seleccione la opción de menú General para definir una categoría. Para ver una lista por categorías: 1) Seleccione la lista Contactos o Comunidades que desea ver. 2) Haga clic en el icono de menú Mostrar categoría y seleccione la categoría que desee ver. Por ejemplo, si selecciona una categoría denominada Empresa, sólo se mostrarán los contactos que pertenezcan a esta categoría. 3.5 Libreta de Direcciones La Libreta de Direcciones le permite administrar la información de contactos. De forma predeterminada, tiene una Libreta de direcciones donde se crean y organizan los contactos y los grupos. 3.6 Administración de contactos Puede agregar, editar y eliminar contactos, escribir información detallada acerca de cada uno, enviar mensajes a los contactos seleccionados y enviar y guardar información de contactos en formato vcard. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 45 de 151

46 3.6.1 Añadir un contacto Al agregar un contacto, puede definir información de contacto tanto personal como de trabajo, incluidos varios números de teléfono y direcciones de correo electrónico, cuentas de mensajería instantánea y direcciones postales. Para cada nuevo contacto debe incluirse al menos uno de los siguientes datos: Nombre Apellido Correo electrónico Para agregar un contacto: 1) Haga clic en el icono Agregar nuevo contacto o en el icono Nuevo contacto o comunidad en el panel Contactos izquierdo y seleccione Nuevo contacto. Aparece la vista Agregar nuevo contacto. 2) Para agregar una fotografía, haga clic en Cambiar imagen. 3) Introduzca la información correspondiente a los datos personales, correo electrónico, teléfono y dirección del contacto. Nota: algunos softphones compatibles con XCAP pueden admitir números de teléfono de hasta 30 caracteres cuando recuperan información de contacto desde Contactos. 4) Para establecer una dirección de correo electrónico o un número de teléfono predeterminado, seleccione la lista desplegable Predeterminado correspondiente. Si registra varias direcciones de correo electrónico o varios números de teléfono móvil para un mismo contacto (particulares y del trabajo, por ejemplo). Nota: si no se opta por ninguna opción predeterminada, se usará la dirección de correo electrónico y el número de teléfono móvil del trabajo. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 46 de 151

47 5) Podrá especificar información de mensajería instantánea. 6) Podrá asignar el contacto a una categoría. 7) Sírvase del campo Notas para agregar más información y comentarios acerca del contacto. 8) Haga clic en Guardar cuando haya terminado. Al agregar nuevos contactos, éstos se muestran en la lista de contactos con información de resumen del contacto. Si se especifica, se muestra la siguiente información de resumen para cada contacto: Nombre de contacto Dirección de correo electrónico Número de teléfono Se utiliza un icono de contacto para mostrar el estado de presencia (o en línea) de cada contacto. Consulte Visualización de actividad de presencia para obtener más información. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 47 de 151

48 Imagen Editar un contacto Puede editar la información de contacto en cualquier momento. Para editar la información de contacto: 1) En el panel Contactos izquierdo, haga clic en el icono Contactos de la lista expandida Libreta de direcciones. Se muestra la lista de contactos. 2) Haga doble clic en el elemento de la lista de contactos que desea editar. Se muestra información detallada del contacto. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 48 de 151

49 3) Haga clic en el icono Editar contacto. Se muestra la vista Editar contacto. 4) Edite los campos necesarios. 5) Haga clic en Guardar cuando haya terminado. Nota: si un contacto comparte un recurso y se edita la información de su dirección de correo electrónico en la libreta de direcciones, el contacto recibirá una nueva invitación para acceder al recurso compartido Visualización de actividad de presencia Para cada uno de sus contactos, un color del icono de contacto asociado representa el estado de presencia (o disponibilidad). Por ejemplo, un contacto puede estar en línea o fuera de línea. El estado de presencia se especifica mediante el cliente de mensajería instantánea o softphone basado en SIP. Nota: la presencia sólo está disponible si la ha activado el administrador. Los siguientes iconos muestran el estado de presencia de los contactos: Icono Indica El contacto está fuera de línea o ha establecido su estado como invisible. El contacto está en línea. El contacto está en línea, pero no disponible. Es posible que el contacto esté ocupado, por ejemplo. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 49 de 151

50 El contacto está parado. Nota: el estado de algunos clientes de presencia sólo se puede mostrar como en línea o fuera de línea. Nota: para garantizar una visualización correcta de la presencia en el cliente Yahoo! Messenger, los perfiles de Yahoo! se deben configurar para que muestren el estado en línea de los sitios Web de Yahoo! Creación de un mensaje instantáneo Puede crear un mensaje instantáneo para un contacto cuyo estado de presencia no sea fuera de línea. El envío de mensajes se realiza mediante el cliente de mensajería instantánea nativo (por ejemplo, Yahoo!) que tenga instalado. Para poder crear un mensaje instantáneo, debe: Configurar las cuentas de presencia. Especificar los ID de usuario de mensajería instantánea del contacto. Los ID de usuario que especifique deben ser contactos del cliente de mensajería instantánea. Para especificar un ID de usuario de mensajería instantánea: 1) En la vista Editar contacto o Agregar nuevo contacto, introduzca el ID de usuario de mensajería instantánea del cliente de mensajería para el que haya configurado una cuenta de presencia. El ID de usuario debe ser un contacto de la libreta de direcciones del cliente de mensajería instantánea. Por ejemplo, si configura una cuenta de presencia para Yahoo!, introduzca el ID de Yahoo! del contacto. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 50 de 151

51 Nota: las entradas del campo ID de MI distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 2) Haga clic en Guardar. Para crear un mensaje instantáneo: 1) En el panel Contactos izquierdo, haga clic en el icono Contactos de la lista expandida Libreta de direcciones. Se muestra la lista de contactos. 2) Active las casillas de verificación de los contactos a los que desea enviar un mensaje instantáneo. 3) Haga clic en la flecha de menú que aparece junto al icono Crear y seleccione Nuevo mensaje IM. De este modo, se abrirá el cliente de mensajería instantánea nativo, que le permite enviar y recibir mensajes instantáneos. También puede enviar un mensaje instantáneo a un contacto haciendo clic en el icono de contacto Eliminar un contacto Al eliminar contactos, éstos desaparecen de la libreta de direcciones, así como de todas las comunidades a las que está asignado dicho contacto. Los contactos eliminados pasan a la carpeta Papelera hasta que ésta se vacía. Nota: si el administrador no ha activado la carpeta Papelera, los contactos eliminados se eliminan al instante. Para eliminar contactos: Fecha del documento: 21/11/2012 Página 51 de 151

52 1) En el panel Contactos izquierdo, haga clic en el icono Contactos de la lista expandida Libreta de direcciones. Se muestra la lista de contactos. 2) Active las casillas de verificación que aparecen junto a los nombres de los contactos que desea eliminar. 3) Haga clic en el icono Eliminar contactos seleccionados. Aparece un cuadro de diálogo, que le pregunta si está seguro de que desea mover los contactos seleccionados a la carpeta Papelera. 4) Haga clic en Aceptar. También puede eliminar un contacto realizando la operación de arrastrar y soltar hasta la papelera. Imagen Restauración de contactos eliminados Puede restaurar contactos anteriormente eliminados siempre que aún se encuentren en la carpeta Papelera. Al restaurar un contacto, éste se restaura en la libreta de direcciones y en todas las comunidades a las que pertenecía el contacto. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 52 de 151

53 Nota: no puede restaurar los contactos eliminados si el administrador no ha activado la carpeta Papelera. Para restaurar contactos: 1) En el panel Contactos izquierdo, haga clic en el icono Papelera para expandir la lista. Se muestran los iconos Contactos y Comunidades. 2) Seleccione el icono Contactos. Se muestran los contactos de la carpeta Papelera. 3) Active las casillas de verificación de los contactos que desea restaurar. 4) Haga clic en el icono Restaurar elementos seleccionados. Los contactos se eliminan de la carpeta Papelera y se restauran en la lista de contactos. También puede restaurar un contacto con la operación de arrastrar y soltar en la lista de contactos. Imagen Eliminación de contactos de la papelera Puede eliminar contactos de forma permanente vaciándolos de la carpeta Papelera. Nota: esta opción sólo está disponible si el administrador ha activado la carpeta Papelera. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 53 de 151

54 Para eliminar contactos de la carpeta Papelera: 1) En el panel Contactos izquierdo, haga clic en el icono Papelera para expandir la lista. Aparecen los iconos Contactos y Comunidades. 2) Seleccione el icono Contactos. Se muestran los contactos de la carpeta Papelera. 3) Active la casilla de verificación de los contactos que desea vaciar de la carpeta Papelera. 4) Haga clic en el icono de la papelera Eliminar contactos seleccionados. Puede eliminar todos los contactos y las comunidades de la carpeta Papelera haciendo clic con el botón derecho del ratón en el icono Papelera y seleccionando Vaciar papelera. Nota: si hace clic en la ficha Opciones y selecciona la opción de menú General, puede establecer que la carpeta Papelera se vacíe siempre que salga Enviar correo a un contacto Desde la libreta de contactos podemos enviar mensajes de correo electrónico a uno o varios contactos de su libreta. Para hacerlo marcamos a los que desea enviar el mensaje y hacemos clic en la opción nuevo correo que aparece en el desplegable de acciones. Otra opción sería hacer clic con el botón derecho en uno de los contactos y escoger la opción nuevo correo del menú contextual que se despliega. De cualquier modo se abrirá la ventana del compositor de mensajes con las direcciones de los contactos en el campo para. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 54 de 151

55 3.6.9 Descargar vcard de un contacto La libreta de contactos le permite exportar en formato vcard los datos de un contacto. El fichero generado puede importarse en otras libretas de contactos y clientes de correo electrónico compatibles vcard. Seleccione los contactos de los que desee obtener la vcard y haga clic en la acción enviar contacto por correo. O bien posicionamos el cursor del ratón en el contacto deseado, hacemos clic en el botón derecho y seleccionamos la opción enviar contacto por correo. El sistema generará un fichero con extensión.vcf con la o las vcard de los contacto en cuestión que aparecerán como adjunto en un nuevo correo que se mostrará en el compositor de mensajes. 3.7 Administración de comunidades Los contactos se organizan en comunidades para facilitar el envío de mensajes a varios destinatarios. De esta manera, podrá seleccionar una comunidad como destinatario de un mensaje y enviarlo así a todos los miembros de la comunidad Añadir una comunidad Haga clic en el icono Agregar nueva comunidad o en el icono Nuevo contacto o comunidad en el panel Contactos izquierdo y seleccione Nueva comunidad. En cualquier caso se abrirá la pantalla de creación de una nueva comunidad desde la que podremos introducir detalles como el nombre y descripción, y asignar los contactos para que se conviertan en miembros de la comunidad. La adición de nuevos contactos a la comunidad puede hacerse también arrastrándolos sobre el icono de la comunidad en el menú lateral izquierdo una vez haya sido creada. Hay que tener en cuenta que los contactos pueden ser miembros de varias comunidades al mismo tiempo. También podremos agregar direcciones de correo electrónico de personas que no están en su libreta de direcciones. Al agregar más de una dirección de correo electrónico, separe cada dirección con una coma. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 55 de 151

56 La nueva comunidad será visible en el menú lateral izquierdo una vez guardada la configuración al hacer clic en Guardar. Imagen Editar una comunidad Puede cambiar el nombre de una comunidad, agregar o editar su descripción, modificar sus miembros, así como agregar o quitar asignaciones de categorías. Para editar la configuración de comunidades: 1) En el panel Contactos izquierdo, haga clic en Libreta de direcciones para expandir la lista. 2) Haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la comunidad que desea editar y seleccione Editar comunidad. Se abre la vista Agregar nueva comunidad. 3) Realice los cambios necesarios. 4) Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 56 de 151

57 Nota: si una comunidad comparte un recurso y se editan las direcciones de correo electrónico de los contactos miembros en la libreta de direcciones, las nuevas direcciones de correo electrónico de la comunidad recibirán una invitación por correo electrónico para acceder al recurso compartido Eliminar una comunidad Al eliminar comunidades, éstas desaparecen de la libreta de direcciones. Los contactos que pertenecen a la comunidad no se borran. Las comunidades eliminadas pasan a la carpeta Papelera hasta que ésta se vacía. Nota: si el administrador no ha activado la carpeta Papelera, las comunidades eliminadas se eliminan al instante. Para eliminar una comunidad: 1) En el panel Contactos izquierdo, haga clic en Libreta de direcciones para expandir la lista. 2) Haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la comunidad que desea eliminar y seleccione Eliminar comunidad. También puede eliminar una comunidad realizando la operación de arrastrar y soltar hasta la papelera Restauración de comunidades eliminadas Puede restaurar comunidades anteriormente eliminadas siempre que aún se encuentren en la carpeta Papelera. Las comunidades restauradas contienen los contactos que formaban parte anteriormente del grupo. Nota: no puede restaurar las comunidades eliminadas si el administrador no ha activado la carpeta Papelera. Para restaurar comunidades: 1) En el panel Contactos izquierdo, haga clic en el icono Papelera para expandir la lista. Se muestran los iconos Contactos y Comunidades. 2) Seleccione el icono Comunidades. Se muestran las comunidades de la carpeta Papelera. 3) Active las casillas de verificación de las comunidades que desea restaurar. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 57 de 151

58 4) Haga clic en el icono Restaurar elementos seleccionados. Las comunidades se eliminan de la carpeta Papelera y se restauran en la lista de comunidades. También puede restaurar una comunidad haciendo clic con el botón derecho del ratón en un elemento de comunidad y seleccionando Restaurar comunidad Eliminación de comunidades de la papelera Puede eliminar comunidades de forma permanente vaciándolas de la carpeta Papelera. Nota: esta opción sólo está disponible si el administrador ha activado la carpeta Papelera. Para vaciar la carpeta Papelera: 1) En el panel Contactos izquierdo, haga clic en el icono Papelera para expandir la lista. Se muestran los iconos Contactos y Comunidades. 2) Seleccione el icono Comunidades. Se muestran las comunidades de la carpeta Papelera. 3) Active la casilla de verificación de la comunidad que desea vaciar de la carpeta Papelera. 4) Haga clic en el icono de la papelera Eliminar contactos seleccionados. Puede eliminar todos los contactos y las comunidades de la carpeta Papelera haciendo clic con el botón derecho del ratón en el icono Papelera y seleccionando Vaciar papelera. Nota: si hace clic en la ficha Opciones y selecciona la opción de menú General, puede establecer que la carpeta Papelera se vacíe siempre que salga Adición de contactos a una comunidad Fecha del documento: 21/11/2012 Página 58 de 151

59 La adición de contactos a una comunidad puede ahorrar tiempo al enviar mensajes a varios contactos. Para agregar contactos a una comunidad: 1) En la vista Agregar nueva comunidad, seleccione el contacto que desea agregar en el cuadro Contactos disponibles. Sólo puede seleccionar un contacto a la vez. 2) Haga clic en el botón >> para mover el contacto seleccionado al cuadro de lista Contactos asignados. 3) Para agregar contactos adicionales a una comunidad, repita los pasos 1 y 2. 4) Haga clic en Guardar cuando termine de agregar o editar la comunidad. También puede agregar un contacto a una comunidad realizando la operación de arrastrar y soltar hasta el nombre de la comunidad que se muestra en la lista expandida Libreta de direcciones Eliminación de contactos de una comunidad Si cambia el estado de un contacto, puede ser necesario quitarlo de la comunidad a la que pertenece. Para quitar contactos de una comunidad: 1) En la vista Agregar nueva comunidad, seleccione un contacto que desea quitar del cuadro de lista Contactos asignados. Sólo puede seleccionar un contacto a la vez. 2) Haga clic en el botón << para mover el contacto seleccionado al cuadro de lista Contactos disponibles. 3) Para quitar contactos adicionales de una comunidad, repita los pasos 1 y 2. 4) Haga clic en Guardar cuando termine de agregar o editar la comunidad. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 59 de 151

60 3.7.8 Enviar correo a una comunidad Desde la libreta de contactos podremos enviar mensajes de correo electrónico una comunidad de contactos de la libreta. Para hacerlo seleccionamos en la columna izquierda la comunidad que engloba a los contactos a los que desea enviar el mensaje y hacemos clic con el botón derecho. En el menú contextual que se despliega escogemos la opción Enviar correo electrónico y se abrirá la ventana del compositor de mensajes con las direcciones de todos los contactos en el campo para. 3.8 Búsqueda de contactos y comunidades Búsqueda simple de contactos Puede buscar contactos con la información especificada en los campos de detalles del contacto Nombre o Apellido. Para buscar un contacto: 1) En el campo Buscar contacto, indique el texto que desea buscar. Pueden escribirse entradas parciales y no se distingue entre mayúsculas y minúsculas. Hay dos caracteres comodín: el asterisco (*) sustituye a varios caracteres y el signo de interrogación (?) sustituye a un carácter. Para que se tome por coincidencia, la cadena de búsqueda debe aparecer completa en un campo. Por ejemplo, si el nombre de un contacto es Juan y su apellido Duarte, si se busca Juan Duar no se obtendrá ninguna coincidencia, ya que no hay ningún campo que contenga toda esa cadena. La búsqueda utilizada es del tipo "empieza por", por lo que puede, por ejemplo, introducir una "D" para obtener todos los contactos cuyos nombres y apellidos comiencen por "D". 2) Haga clic en el icono Buscar para iniciar la búsqueda. Los resultados de la búsqueda se muestran debajo del campo de búsqueda Búsqueda avanzada Fecha del documento: 21/11/2012 Página 60 de 151

61 Haciendo clic en el enlace Búsqueda avanzada, podrá realizar búsquedas de contactos y grupos seleccionando el campo que desea buscar, así como la libreta de direcciones específica dónde se desea realizar la búsqueda. Imagen Búsqueda de contactos en un directorio Para buscar contactos en un directorio, debe configurarse una o más conexiones de directorio. Para obtener más información, consulte Adición de un directorio. Para buscar contactos en un directorio: 1) Haga clic en la ficha Directorio. 2) En la lista Directorio, seleccione el directorio en el que desea buscar. 3) En el campo Nombre, indique el nombre o el apellido, o ambos, del contacto que desea buscar. También puede indicar la dirección de correo electrónico del contacto. Pueden escribirse palabras parciales y no se distingue entre mayúsculas y minúsculas. Todas las palabras del texto de búsqueda deben coincidir con lo encontrado para poder resultar en una coincidencia, aunque no tienen por qué aparecer en el mismo campo. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 61 de 151

62 Por ejemplo, si escribe Ju Du como texto de búsqueda, saldrían como coincidencias los contactos de directorio con nombre Juan Duarte y Julián Duato, pero no Juan Sánchez ni Jimena Duarte. 4) Haga clic en Buscar. Los resultados de la búsqueda aparecen en una lista. Nota: el número de resultados de búsqueda visibles tiene un límite (normalmente 100) que se define cuando se agrega o se modifica la conexión de directorio. Para obtener más información, consulte Adición de un directorio. 5) Para ver los datos acerca de un contacto de directorio que aparezca en la lista de resultados, haga clic en su nombre. 3.9 Administración de directorios Puede buscar información de contactos en directorios de páginas blancas y agregarlos a sus libretas de direcciones. Las páginas blancas son directorios LDAP que contienen información de contacto, por analogía a las páginas blancas de un listín telefónico. Puede buscar contactos de directorio en la ficha Directorio. Es posible que su administrador haya configurado conexiones de directorio por usted, o puede que tenga que hacerlo usted mismo a través de las preferencias de servicio Adición de contactos de directorio a una lista de contactos Si tiene contactos de directorio a los que accede con frecuencia y los agrega a la libreta de direcciones, podrá recuperar la información de contacto de forma más rápida y editarla. Para agregar contactos de directorio a una lista de contactos: 1) En los resultados de la búsqueda en el directorio, seleccione las casillas de verificación de uno o más contactos del directorio. 2) Haga clic en Agregar a contactos para agregar un contacto del directorio. Se abre la ventana Agregar contacto a libreta de direcciones. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 62 de 151

63 3.9.2 Creación de un mensaje para contactos de directorio Puede crear mensajes de correo electrónico y enviarlos a todos los contactos de directorio seleccionados en la lista de resultados de la búsqueda. Cuando se abre la ventana de creación de mensajes, el servicio inserta automáticamente en el campo del destinatario las direcciones de todos los contactos de directorio seleccionados. Para crear un mensaje para los contactos de directorio seleccionados: 1) En los resultados de la búsqueda en el directorio, seleccione las casillas de verificación de uno o más contactos del directorio. 2) Haga clic en Correo nuevo. 3) Cree el mensaje. Para obtener más información acerca de cómo crear mensajes, haga clic en Ayuda en la ventana de creación de mensajes de correo. 4) Haga clic en Enviar Opciones contactos Para acceder a las opciones de contactos, haga clic en la pestaña Opciones y acceda a la sección contactos Configuración de pantalla En la sección, configuración de pantalla, puede elegir el número de contactos que se muestran por página, así como configurar la papelera de modo que se vacíe automáticamente al salir del webmail. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 63 de 151

64 Imagen Adición de un directorio Puede agregar, editar y eliminar conexiones de directorio. Después de agregar una conexión de directorio, éste aparece disponible en una lista de directorios desde la cual se podrá seleccionar en qué directorio buscar. Para agregar un directorio: 1) Haga clic en la ficha Opciones. 2) Seleccione la opción de menú Contactos. 3) En la sección Directorios, haga clic en Agregar. Se muestra la ventana Agregar directorio. 4) En el campo Nombre, introduzca el nombre del directorio que desea agregar. 5) En el campo Servidor, introduzca el nombre de red completo del servidor de directorio al que desea conectarse. 6) En la sección Entrada, seleccione una de las opciones siguientes: Anónimo: seleccione esta opción para ver o examinar un directorio sin entrar en la sesión. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 64 de 151

65 Nombre de usuario: seleccione esta opción para activar los campos Nombre de usuario y Contraseña. Si el directorio es incompatible con la entrada anónima, introduzca un nombre de usuario y una contraseña autorizados para acceder al directorio. 7) Introduzca en el campo Puerto el número de puerto para el servidor de directorios. 8) En la lista Máximo de coincidencias, seleccione el número máximo de coincidencias que deben mostrarse en los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, si selecciona 100 como número máximo de coincidencias, entonces los resultados de la búsqueda mostrarán sólo los 100 primeros contactos del directorio coincidentes con los criterios. 9) En el campo Base de búsqueda, indique una base de búsqueda. Esta es la parte del árbol de directorios utilizada en la búsqueda. Si quiere utilizar todo el árbol de directorios como base de búsqueda, déjelo en blanco. En caso contrario, deberá introducir la base de búsqueda según las convenciones de denominación específicas que comprenda el directorio (por ejemplo, ou=ventas, o=acme.com, c=ca). 10) Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Imagen Edición de la configuración del directorio Fecha del documento: 21/11/2012 Página 65 de 151

66 Puede editar todas las opciones de la configuración del directorio. Para editar los valores de configuración de directorio: 1) Haga clic en la ficha Opciones. 2) Seleccione la opción de menú Contactos. 3) En la sección Directorios, seleccione el directorio que desea editar. 4) Haga clic en Editar. Se abre la ventana Editar directorio. 5) Realice los cambios necesarios y haga clic en Guardar Eliminación de un directorio Puede ser necesario eliminar una conexión de directorio si ya no necesita acceder a los contactos del directorio. Una vez se elimina el directorio en las preferencias del servicio, dejará de aparecer en la lista Directorio cuando se busquen contactos de directorio. Para eliminar un directorio: 1) Haga clic en la ficha Opciones. 2) Seleccione la opción de menú Contactos. 3) En la sección Directorios, seleccione el directorio que desea eliminar. 4) Haga clic en Eliminar y, a continuación, en Aceptar para confirmar la eliminación Importar contactos En la sección importar contactos, podrá importar contactos de una aplicación externa como Microsoft Outlook. En primer lugar, deberá seguir las instrucciones de la aplicación externa para exportar contactos. Es posible importar los siguientes tipos de fichero:.csv (valores separados por comas) de Microsoft Outlook 2003, XP, 2000 o 98 Fichero de texto (puede ser de cualquier formato, entre los que se encuentran.csv,.txt y.xls, siempre que se pueda especificar el carácter utilizado para separar entradas en el archivo) Fecha del documento: 21/11/2012 Página 66 de 151

67 De forma predeterminada, la aplicación contactos optimiza los contactos para importarlos de Microsoft Outlook. Si importas datos de contactos exportados desde otra aplicación (seleccionando la opción Importar de Archivo de texto), es posible que algunos de los nombres de los campos de contactos no se reconozcan. En este caso, se abrirá otra ventana que le permitirá asignar los campos de contactos sin coincidencia a campos disponibles. Antes de importar los contactos, puede editar el archivo.csv y eliminar los contactos que no necesite. Nota: El número máximo de contactos que se puede almacenar en la libreta de direcciones es En la lista importar de, seleccione la aplicación desde la que has exportado los contactos, como se ha indicado previamente, puede seleccionar distintas versiones de Microsoft Outlook o un archivo de texto. De ser necesario, seleccione el juego de caracteres del archivo.csv de la lista juego de caracteres predeterminado. La opción será la adecuada en la mayoría de los casos. Haga clic en Examinar para buscar el archivo.csv que desees importar. Si has seleccionado archivo de texto en la lista importar de, deberás seleccionar el tipo de carácter utilizado para indicar la separación de los campos de la lista de contactos en la lista carácter delimitador. Las opciones son coma, punto y coma, tabulación o espacio. Por ejemplo, una lista de contactos separada por punto y coma tendría este aspecto: Nombre; dirección de correo electrónico; número de teléfono Juan Duarte;juan.duarte@acme.com; Una lista separada por tabulaciones tendría este aspecto: Nombre dirección de correo electrónico número de teléfono Juan Duarte juan.duarte@acme.com En la lista carácter calificador de texto, seleccione los caracteres que desees utilizar para indicar el texto que debe importarse en el campo. Esto resulta de utilidad cuando el carácter delimitador de texto aparece también en la entrada de un campo. Por ejemplo, en un archivo separado por comas, el nombre de un usuario escrito como Martínez, Juan debe estar indicado con un calificador de texto para que se escriba en el campo de nombre en este formato. Cuando haya finalizado estos pasaos, haga clic en el botón importar contactos. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 67 de 151

68 Si has importado datos de contactos exportados desde otra aplicación (seleccionando la opción Archivo de texto) y algunos de los nombres de los campos de contactos no se reconocen, se abrirá otra ventana que le permitirá asignar los campos de contactos sin coincidencia a campos disponibles. Para asignar campos de contactos sin coincidencia, seleccione el nombre del campo en la lista de campos de contactos sin coincidencia y, a continuación, seleccione el campo disponible que sea equivalente. Haga clic en hacer coincidir. El nombre del campo sin coincidencia se elimina de la lista de campos sin coincidencia y se agrega junto al nombre del campo disponible. Nota: para hacer que dos campos dejen de coincidir, seleccione el elemento en la lista campos de contacto disponibles y haga clic en no hacer coincidir. Si has seleccionado una de las opciones de Microsoft Outlook y todos los campos de contactos coinciden, los contactos importados se agregan a la lista de contactos de la libreta de direcciones. En este caso, si alguno de los campos de contactos no coincide recibirás un mensaje de error informándote de que la información de los campos que no coinciden no se ha importado. Nota: si tiene activado un sistema de bloqueo de pantallas emergentes, la ventana de asignación no se abrirá y no se realizará la importación. Desactiva el sistema de bloqueo de pantallas emergentes en la interfaz de usuario de servicios Web. Haga clic en Finalizar para cerrar la ventana. Los contactos importados en una libreta de direcciones no sustituyen a los existentes Exportar contactos Puede exportar contactos de su libreta de direcciones en los siguientes formatos de archivo:.csv (valores separados por comas) de Microsoft Outlook 2003, XP, 2000 o 98 Archivo de texto Los contactos exportados se pueden importar después mediante una aplicación externa como Microsoft Outlook. Los contactos están optimizados de forma predeterminada para asignar los datos de contactos exportados a los campos de Microsoft Outlook. Si el archivo exportado se importa a otra aplicación, es posible que ésta no pueda importarlo correctamente. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 68 de 151

69 En la lista Formato, seleccione el formato con el que desees exportar los contactos. Si es necesario, seleccione un juego de caracteres de la lista juego de caracteres predeterminado. La opción predeterminada será la adecuada en la mayoría de los casos. Si ha seleccionado archivo de texto en la lista formato, seleccione el tipo de carácter que desees utilizar para separar los campos de la lista de contactos en la lista Carácter delimitador. Puede seleccionar coma, punto y coma, tabulador y espacio. Cuando haya finalizado, haga clic en exportar contactos. Cuando el navegador lo solicite, introduzca un nombre y una ubicación para el archivo y haga clic en Guardar. 4 ALERTAS Alertas es una aplicación segura basada en Web que puede integrarse con otros servicios (Correo y Calendario). Puede configurar alertas para cualquiera de estos servicios a los que debe estar abonado. Para cada evento que cree, puede seleccionar entre diversas opciones de entrega de alertas. Las alertas se pueden enviar a través de correo electrónico, teléfonos móviles o mensajería instantánea, como MSN Instant Messenger, Yahoo! o AIM. Nota: de forma predeterminada, Yahoo! ignora de forma predeterminada todos los mensajes procedentes de cuentas desconocidas. Para recibir alertas a través de su cuenta de Yahoo! Messenger, abra las preferencias de Yahoo! y, en la sección Lista de ignorados, seleccione Ignorar sólo a las personas a seguir. 4.1 Configuración de reglas para alertas Fecha del documento: 21/11/2012 Página 69 de 151

70 Para activar una alerta, debe crear reglas y configurarlas. Las reglas determinan información importante sobre una alerta como, por ejemplo, qué eventos desencadenan la alerta, cuándo y cómo se envía la alerta. Al crear una alerta, debe configurar las reglas siguientes: Eventos Determine qué servicio concreto (Correo y Calendario) desencadenará una alerta y qué evento debe producirse en dicho servicio para que se envíe la alerta. En función de los servicios a los que esté abonado, dispondrá de diferentes tipos de eventos. Criterios de búsqueda Determine los criterios que el evento debe buscar antes de enviar una alerta. Los criterios de búsqueda varían y dependen del tipo de evento seleccionado. Agendas Determine cuándo una alerta debe estar activa y en funcionamiento. Las alertas pueden estar activas en todo momento, sólo los días laborables, sólo los fines de semana o en fechas y horas concretas. Acciones Determine cómo se va a enviar una alerta. Las alertas pueden enviarse a través de correo electrónico, teléfonos móviles o como mensajes instantáneos. 4.2 Adición de una alerta Al agregar una alerta, puede seleccionar en una lista de eventos disponibles los servicios a los que esté abonado, establecer criterios de búsqueda para cada uno de los eventos, establecer agendas y establecer acciones para la alerta. Para agregar una alerta: 1) Haga clic en Nueva alerta. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 70 de 151

71 Se abre la ventana Nueva alerta. 2) En el campo Nombre, introduzca el nombre de la nueva alerta. 3) En la lista Tipo, seleccione un tipo de evento que desee agregar. La disponibilidad de cada tipo de evento depende de los servicios a los que esté abonado. Los eventos están disponibles en Correo y Calendario. 4) En Descripción, introduzca una descripción de la alerta. 5) En la lista Notificar, establezca los criterios del servicio. Seleccione si desea recibir una notificación sólo cuando se cumplan TODOS los criterios o cuando se cumpla ALGUNO de ellos. Si no desea definir ningún criterio, seleccione No se utiliza ningún criterio. 6) Defina los criterios que desea que activen la alerta. En función del tipo de evento seleccionado, tendrá a su disposición diferentes criterios. Nota: si selecciona No se utiliza ningún criterio, la regla sólo filtra eventos del tipo de regla seleccionado. 7) Para agregar más criterios para el mismo evento, haga clic en el botón con el signo más situado junto a Criterios. 8) En la lista Activa, seleccione cuándo desea que la alerta esté activa. Esto determina el momento en el que una alerta entra en funcionamiento. 9) En la lista Acciones, especifique cómo desea que se envíe la alerta. Para cada evento que cree, puede seleccionar entre diversas opciones de entrega de alertas. Las alertas pueden enviarse a través de correo electrónico, teléfonos móviles o como mensajes instantáneos. El número de opciones de entrega disponible dependerá de la información indicada en las opciones generales. En caso de haber suministrado direcciones de mensajería instantánea y números de teléfonos móviles, estas opciones de entrega quedarán disponibles. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 71 de 151

72 Para agregar otra acción para la misma alerta, haga clic en el botón con el signo más situado junto a Acciones. 10) Para enviar un mensaje con la alerta, haga clic en Editar mensaje. Se abre la ventana Editar mensaje de notificación con las opciones de mensajes. 11) Cree el mensaje que desea enviar y haga clic en Aceptar. 12) Haga clic en Aceptar para completar la creación de la alerta. La alerta se creó y está activa. Puede activar o desactivar la alerta cuando lo desee desde el panel Alertas. Imagen Edición de una alerta Puede cambiar el tipo de evento, volver a establecer los criterios de búsqueda o agregar y eliminar nuevos conjuntos de criterios, volver a establecer la agenda y cambiar los métodos de entrega de una alerta existente. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 72 de 151

73 Para editar una alerta: 1) Active la casilla de verificación de la alerta que desea editar y haga clic en Editar. Imagen 3.2 2) Si desea cambiar el nombre de la alerta, introduzca el nombre nuevo en el campo Nombre. 3) Si desea cambiar el tipo de la alerta, seleccione un tipo nuevo en la lista Tipo. Los eventos están disponibles en Correo y Calendario. 4) Si desea cambiar la descripción de la alerta, introduzca la descripción nueva en el campo Descripción. 5) Vuelva a definir los criterios. En la lista Notificar, establezca los criterios del servicio. Seleccione si desea recibir una notificación cuando se cumplan TODOS los criterios o cuando se cumpla ALGUNO de ellos. Si no desea definir ningún criterio, seleccione No se utiliza ningún criterio. 6) Defina los criterios que desea que activen la alerta. En función del tipo de evento seleccionado, tendrá a su disposición diferentes criterios. Nota: si selecciona No se utiliza ningún criterio, la regla sólo filtra eventos del tipo de regla seleccionado. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 73 de 151

74 7) En la lista Activa, seleccione cuándo desea que la alerta esté activa. Esto determina el momento en el que una alerta entra en funcionamiento. Para obtener más información, consulte Configuración de agendas. Imagen 3.3 8) En la lista Acciones, especifique cómo desea que se envíe la alerta. Para cada evento que cree, puede seleccionar entre diversas opciones de entrega de alertas. Las alertas pueden enviarse a través de correo electrónico, teléfonos móviles o como mensajes instantáneos. 9) Para enviar un mensaje con la alerta, haga clic en Editar mensaje. Se abre la ventana Editar mensaje de notificación con las opciones de mensajes. 10) Cree el mensaje que desea enviar y haga clic en Aceptar. 11) Haga clic en Aceptar. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 74 de 151

75 4.4 Copia de una alerta Para ahorrar tiempo, realice copias de las alertas existentes. Si desea crear alertas con reglas complejas, copie una alerta cuya configuración de reglas sea similar para no tener que volver a crear otra alerta con esas reglas. Para copiar una alerta: 1) Seleccione la casilla de verificación de la alerta que desea copiar. 2) Haga clic en Copiar. 3) Cambie el nombre de la alerta. 4) Realice los cambios pertinentes en la copia de la alerta y haga clic en Aceptar. 4.5 Cambio del estado de una alerta Puede activar o desactivar una alerta. Al cambiar el estado de una alerta, se determina si la alerta está o no en funcionamiento en el servicio especificado. Al desactivar una alerta, inhabilita las reglas establecidas para ésta. Para activar una alerta, active la casilla de verificación de una alerta y haga clic en Activar. Para desactivar una alerta, haga clic en Desactivar. 4.6 Eliminación de una alerta Fecha del documento: 21/11/2012 Página 75 de 151

76 Si ya no necesita una alerta, puede eliminarla. Para eliminar una alerta: 1) Active las casillas de verificación de las alertas que desea eliminar y haga clic en Eliminar. 2) Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. 4.7 Edición de mensajes de una alerta Al definir las acciones de una alerta, puede enviar un mensaje con ella. Para enviar un mensaje con la alerta, haga clic en Editar mensaje en la ventana Nueva alerta o Editar alerta. Para editar un mensaje de alerta: 1) Seleccione un método nuevo en la lista Método si desea cambiar el método. El método de la lista refleja la acción seleccionada en la ventana Agregar alerta. Este cambio se reflejará en la ventana Agregar alerta. 2) Seleccione uno de los mensajes de alerta siguientes: Enviar mensaje original completo Esta opción envía un mensaje de notificación compuesto del mensaje predeterminado y el contenido completo del evento que desencadenó la notificación. Enviar mensaje de servidor predeterminado Envía un mensaje de alerta con el mensaje que desencadenó la notificación. La acción predeterminada es enviar al destino seleccionado un mensaje preconfigurado según el desencadenador de la regla de alerta. Enviar mensaje personalizado Fecha del documento: 21/11/2012 Página 76 de 151

77 Envía un mensaje personalizado que el usuario puede especificar en el cuadro de texto proporcionado. 3) Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. 4.8 Configuración de criterios de búsqueda Al configurar los criterios de búsqueda de un evento, se configuran los detalles que Alertas debe buscar antes de desencadenar la alerta. Los criterios disponibles dependen del tipo de evento seleccionado. Los eventos están disponibles en Correo y Calendario. Imagen 3.4 Si está abonado a Correo, puede establecer criterios para los tipos de eventos siguientes: Correo - Nuevo mensaje Si selecciona el evento Nuevo mensaje en Correo, recibirá una alerta al recibir mensajes nuevos. El correo le permite almacenar los mensajes nuevos en su bandeja de entrada o en cualquier otra carpeta. Defina uno de los criterios siguientes para este evento: Cualquier destinatario Fecha del documento: 21/11/2012 Página 77 de 151

78 Busca correo nuevo enviado a cualquier destinatario. Especifique las direcciones de correo electrónico en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Nota: se pueden buscar direcciones de correo completas, como juan.martinez@acme.com, y no cadenas de nombres solas, como "juan martinez". Para/CC Busca el correo nuevo de una dirección de correo electrónico ubicada en los campos Para o CC. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Remitente (o campo De) Busca el correo nuevo enviado por determinadas direcciones de correo electrónico, ubicadas en estos campos. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Asunto Busca el correo nuevo con un asunto especificado. Especifique palabras clave para el asunto y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Si desea especificar más de un asunto, consulte Configuración de criterios avanzados para obtener más información. Prioridad Busca el correo nuevo con una prioridad determinada. Seleccione una prioridad en la lista Opciones. Cuerpo del mensaje Busca correo nuevo que contenga determinadas palabras clave en el cuerpo del mensaje. Especifique palabras clave en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros correspondientes en la lista Opciones. Cualquier otro campo Busca el correo nuevo según el contenido de cualquier otro campo que especifique. Especifique el nombre del campo y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 78 de 151

79 Correo - Mensaje rechazado (demasiado grande) Si selecciona el evento Mensaje rechazado, se envía una alerta cuando un mensaje se rechaza por ser demasiado grande para almacenarse en el buzón de correo. Puede configurar los criterios siguientes para este evento: Cualquier destinatario Busca el correo rechazado procedente de cualquier destinatario. Especifique las direcciones de correo electrónico en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Para/CC Busca el correo rechazado enviado por determinados destinatarios de los campos Para o CC. Especifique las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Remitente (o campo De) Busca el correo rechazado enviado por determinadas direcciones de correo electrónico. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Asunto Busca el correo rechazado con un asunto determinado. Especifique el asunto en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Prioridad Busca el correo rechazado con una prioridad determinada. Seleccione una prioridad en la lista Opciones. Cualquier otro campo Busca mensajes rechazados que contengan información en cualquier otro campo distinto a los indicados más arriba. Especifique el nombre del campo y seleccione los parámetros de las palabras clave en la lista Opciones. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 79 de 151

80 Correo - Advertencia de buzón lleno Si selecciona el evento Advertencia de buzón lleno, cuando el buzón está lleno se envía una alerta. Si está abonado a Calendario, puede establecer criterios para los eventos siguientes: Calendario - Invitación a reunión Al seleccionar el evento Invitación a reunión en Calendario, cada vez que se cancele una reunión recibirá una alerta indicándoselo. Configure uno de los criterios de búsqueda siguientes para este evento: Asunto Busca invitaciones a reuniones que incluyan los temas concretos que se especifiquen en este campo. Especifique el asunto en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Ubicación Busca invitaciones a reuniones que especifiquen una ubicación de reunión concreta. Especifique la ubicación en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Invitado Busca invitaciones a reuniones para la dirección de correo electrónico que se especifique en este campo. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Organizador Busca invitaciones a reuniones para la dirección de correo electrónico que se especifique en este campo. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Detalles Fecha del documento: 21/11/2012 Página 80 de 151

81 Busca invitaciones a reuniones que contengan los detalles indicados en este campo. Especifique los detalles en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Cualquier otro campo Busca invitaciones a reuniones que contengan información en cualquier otro campo distinto a los indicados más arriba. Especifique el nombre del campo y seleccione los parámetros de las palabras clave en la lista Opciones. Calendario - Reunión cancelada Al seleccionar el evento Reunión cancelada en Calendario, cada vez que se cancele una reunión recibirá una alerta indicándoselo. Configure uno de los criterios de búsqueda siguientes para este evento: Asunto Busca las reuniones canceladas que incluyan los temas concretos que se especifiquen en este campo. Especifique el asunto en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Ubicación Busca reuniones canceladas que especifiquen una ubicación de reunión concreta. Especifique la ubicación en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Invitado Busca reuniones canceladas para la dirección de correo electrónico que se especifique en este campo. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Organizador Busca reuniones canceladas para la dirección de correo electrónico que se especifique en este campo. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 81 de 151

82 Detalles Busca reuniones canceladas que contengan los detalles indicados en este campo. Especifique los detalles en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Cualquier otro campo Busca reuniones canceladas que contengan información en cualquier otro campo distinto a los indicados arriba. Especifique el nombre del campo y seleccione los parámetros de las palabras clave en la lista Opciones. Calendario - Recordatorio de calendario Al seleccionar el evento Recordatorio de calendario en Calendario, recibirá alertas cuando venzan los recordatorios de calendario. Configure uno de los criterios de búsqueda siguientes para este evento: Asunto Busca los recordatorios de calendario que incluyan los temas concretos que se especifiquen en este campo. Especifique el asunto en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Ubicación Busca recordatorios de calendario que especifiquen una ubicación concreta para un evento. Especifique la ubicación en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Invitado Busca recordatorios de calendario para la dirección de correo electrónico que se especifique en este campo. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Organizador Busca recordatorios de calendario para la dirección de correo electrónico que se especifique en este campo. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 82 de 151

83 Detalles Busca recordatorios de calendario que contengan los detalles indicados en este campo. Especifique los detalles en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Cualquier otro campo Busca recordatorios de calendario que contengan información en cualquier otro campo distinto a los indicados más arriba. Especifique el nombre del campo y seleccione los parámetros de las palabras clave en la lista Opciones. Calendario - Recordatorio de tarea Al seleccionar el evento Recordatorio de tarea en Calendario, recibirá una alerta cuando venzan los recordatorios de tarea. Configure uno de los criterios de búsqueda siguientes para este evento: Asunto Busca los recordatorios de tarea que incluyan los temas concretos que se especifiquen en este campo. Especifique el asunto en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Detalles Busca recordatorios de tarea que contengan detalles concretos. Especifique los detalles en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Prioridad Busca recordatorios de tarea con prioridad concreta. Especifique los detalles en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Fecha de expiración Busca recordatorios de tarea con fecha de expiración concreta. Especifique los detalles en el campo Palabras clave y seleccione los parámetros en la lista Opciones. Cualquier otro campo Fecha del documento: 21/11/2012 Página 83 de 151

84 Busca recordatorios de tarea que contengan información en cualquier otro campo distinto a los indicados más arriba. Especifique el nombre del campo y seleccione los parámetros de las palabras clave en la lista Opciones. 4.9 Configuración de criterios avanzados Al introducir criterios para un tipo de regla, puede especificar parámetros avanzados en el campo Palabras clave. Separe las palabras clave por comas para generar filtros que busquen campos que contengan más de un valor. Nota: si la palabra clave contiene una coma, coloque una barra invertida (\) antes de la coma de la palabra clave para que no se tenga en cuenta como separador. Por ejemplo, para indicar la palabra clave "abc, def" escribiría "abc\, def" en el campo de palabras clave. Para especificar palabras clave: En el campo Palabras clave, separe los valores por comas, por ejemplo: cumpleaños, reunión La regla genera un filtro que busca campos que contengan: cumpleaños o reunión 4.10 Parámetros de alerta En la lista Opciones de la sección Criterios, puede especificar los parámetros de las palabras clave utilizadas para determinar si es necesaria una alerta. Los parámetros de los que dispondrá dependerán del servicio para el que se crea la alerta y del conjunto de criterios. Dispone de los parámetros siguientes: Fecha del documento: 21/11/2012 Página 84 de 151

85 Contenido: el campo seleccionado contiene determinados valores. Puede seleccionar entre las opciones siguientes: El campo de búsqueda contiene cualquiera de las palabras clave especificadas El campo de búsqueda contiene todas las palabras clave especificadas El campo de búsqueda no contiene ninguna de las palabras clave especificadas El campo de búsqueda contiene algunas de las palabras clave especificadas Mayor que, menor que e igual a: el valor especificado es comparable en tamaño o en fechas. Puede seleccionar entre las opciones siguientes: Mayor o igual a Mayor que Inferior o igual a Menor que Igual a No es igual a Prioridad: el mensaje tiene una prioridad asignada. Puede seleccionar entre las opciones siguientes: Alta o Máxima Normal Baja o Mínima 4.11 Configuración de agendas Después de configurar los criterios de un evento, puede configurar la agenda para definir los momentos en los que la alerta va a entrar en funcionamiento. Al configurar la agenda de una alerta, dispone de las opciones siguientes: Fecha del documento: 21/11/2012 Página 85 de 151

86 Siempre activa La alerta está activa en todo momento. Sólo fines de semana Activa la alerta sólo durante los fines de semana. De forma predeterminada, la agenda está activa de sábado a domingo. Las horas predeterminadas de cada día se configuran en las opciones generales. Haga clic en la ficha Opciones y seleccione el enlace Ayuda para obtener más información. Puede ajustar los días y las horas de inicio y finalización en las listas proporcionadas. Sólo días laborables Activa la alerta sólo durante los días laborables. De forma predeterminada, la agenda está activa de lunes a viernes. Las horas predeterminadas de cada día se configuran en las opciones generales. Haga clic en la ficha Opciones y seleccione el enlace Ayuda para obtener más información. Puede ajustar los días y las horas de inicio y finalización en las listas proporcionadas. Especificar fechas Activa la alerta en fechas y horas específicas. Las horas predeterminadas se configuran en las opciones generales. Haga clic en la ficha Opciones y seleccione el enlace Ayuda para obtener más información. Todas las otras opciones anteriores son horas de activación de uso habitual. En cambio, la opción Especificar fechas permite establecer un intervalo de tiempo definitivo en el que la agenda permanecerá activa. Introduzca los días de inicio y finalización y seleccione las horas de inicio y finalización en las listas proporcionadas. También puede activar la casilla de verificación Usar horas diferentes para cada día para programar la alerta en horas de inicio y fin específicas para cada día entre las fechas de inicio y fin, en lugar de desde la hora de inicio de la fecha de inicio a la hora de fin de la fecha final Opciones de alerta Para establecer opciones de alerta: 1) Haga clic en la ficha Opciones. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 86 de 151

87 2) Haga clic en el enlace Alertas. 3) En la sección Alertas predeterminadas, seleccione un método de entrega de cada una de las listas de servicios. Debe conocer el servicio que desencadena este tipo de evento. Nota: las alertas pueden enviarse a través de correo electrónico, teléfonos móviles o como mensajes instantáneos. 4) En la sección Configuración de resumen de alerta: a) Seleccione una opción en la lista Enviar. La opción predeterminada, Nunca, indica que no se envían nunca alertas de resumen. b) Establezca la Hora de inicio. Esta lista permite establecer la hora, los minutos y el valor AM/PM (si está disponible). Para las entregas que se realizan cada hora, esta lista especifica la primera entrega del día. Para entregas diarias y semanales, la lista especifica la hora de entrega. c) En la lista Intervalo, seleccione una frecuencia. Puede recibir el resumen una sola vez o bien repetidamente en intervalos de entre 1 y 12 horas. d) En la lista Método, seleccione cómo desea recibir las notificaciones. 5) Haga clic en Guardar cambios. Imagen 3.5 Fecha del documento: 21/11/2012 Página 87 de 151

88 5 CALENDARIO El Servicio de Calendario ofrece una vista de calendario versátil que permite administrar los eventos, así como una lista de tareas de gran utilidad para administrar las mismas. En el calendario se pueden agregar, editar y eliminar eventos, incluidas las reuniones. Es posible agregar calendarios y ver los eventos de varios calendarios. Además, es posible compartir calendarios con otros usuarios y acceder a los calendarios que otros usuarios hayan compartido con nosotros. En la lista de tareas se pueden agregar, editar y eliminar tareas. También es posible asignar un nivel de prioridad y un estado (como completa e incompleta) a todas las tareas, al tiempo que se controla qué tareas se muestran en función de sus atributos. Puede crear eventos y tareas únicas o repetidas. También puede configurar recordatorios para eventos y tareas y, de este modo, asegurarte de que no los olvidas. En las opciones del calendario, tienes la opción de cambiar la configuración predeterminada del período de vigencia de los recordatorios, así como la configuración de visualización predeterminada del calendario y de la lista de tareas. Para acceder al Calendario haga clic en la pestaña calendario. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 88 de 151

89 5.1 Utilización de la barra de herramientas La barra de herramientas situada en la parte superior del calendario le permite acceder rápidamente a las siguientes tareas: para actualizar manual- Actualizar calendario: haga clic en el icono Actualizar calendario mente el calendario. Nota: el calendario no se actualizará si se cambia de una ficha a otra. Agregar evento: haga clic en el icono de flecha de menú junto al icono evento para agregar un evento. y seleccione Nuevo Agregar tarea: haga clic en el icono de flecha de menú junto al icono tarea para agregar una tarea. y seleccione Nueva para eliminar- Eliminar evento: puede arrastrar un evento o una tarea hasta el icono Papelera lo. Nota: deberá contar con acceso de escritura para eliminar un evento de los calendarios que otros usuarios comparten con usted. 5.2 Visualización de la barra lateral La barra lateral, situada a la izquierda del calendario, muestra el calendario de navegación, la lista de tareas pendientes del panel de navegación y la lista de calendarios. Puede ocultar o mostrar la barra lateral. Para ocultar la barra lateral: Haga clic en el icono Ocultar del calendario principal. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 89 de 151

90 Para mostrar la barra lateral: Haga clic en el icono Mostrar del calendario principal. 5.3 Utilización del calendario de navegación El pequeño calendario de navegación le permite desplazarse rápidamente a una fecha concreta. El calendario principal se actualiza al mismo tiempo. La fecha actual aparece destacada en el calendario de navegación, si en éste aparece el mes actual. Para desplazarse a una fecha distinta: 1) Haga clic en los siguientes controles situados en la parte superior del calendario de navegación: La flecha hacia la izquierda para que aparezca el mes previo. La flecha hacia la derecha para que aparezca el mes siguiente. El icono entre las flechas hacia la izquierda y hacia la derecha para que aparezca el día actual. El nombre del mes para ver ese mes. 2) En el calendario de navegación, haga clic en el día que desee ver. 5.4 Vistas de calendario El servicio de calendario dispone de las siguientes vistas seleccionables mediante el menú desplegable de la esquina superior derecha: mes, semana, día, vista de tareas Fecha del documento: 21/11/2012 Página 90 de 151

91 Imagen 4.1 Fecha del documento: 21/11/2012 Página 91 de 151

92 Imagen 4.2 Imagen 4.3 Fecha del documento: 21/11/2012 Página 92 de 151

93 Imagen Añadir un calendario nuevo El calendario principal es el calendario permanente, el que se utiliza para agregar las reuniones y para aceptar las invitaciones a reuniones de otros usuarios. No obstante, se pueden crear otros calendarios en los que agregar eventos que no sean reuniones. Así, por ejemplo, se podría utilizar el calendario principal para el trabajo y crear otro independiente para los eventos de carácter personal. Para crear un calendario nuevo haga clic en el icono de flecha calendarios y seleccione. Nuevo calendario personal. junto a la barra de título Lista de Imagen 4.5 En la ventana mi calendario introducimos un nombre para el calendario en el campo nombre del calendario. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 93 de 151

94 Se pueden establecer niveles de acceso para los usuarios con los que se comparta un calendario. Por defecto, un calendario no es accesible para otros usuarios. Los niveles de acceso públicos que pueden definirse son los siguientes: no accesible: no se permite el acceso. El o los usuarios no pueden ver este calendario o comprobar su disponibilidad para eventos. disponible/ocupado: permite a los usuarios poder comprobar su disponibilidad a la hora de organizar eventos. sólo lectura: permite a los usuarios ver detalles sobre eventos en el calendario. Incluye los permisos de disponible/ocupado. lectura/escritura: permite a los usuarios añadir, modificar y borrar eventos del calendario. Incluye los permisos de sólo lectura y disponible/ocupado. Nota: Si se establecen niveles de acceso diferentes para un determinado usuario, estos prevalecerán sobre los de acceso público. Si desea compartir el calendario con algún usuario, puede introducir la dirección de correo en el campo compartir con persona y hacer clic en el botón añadir. O bien puede hacer clic en el enlace buscar gente y seleccionar si desea realizar la búsqueda por o nombre y apellido. A medida que escribes, se mostrarán los contactos de la libreta que coincidan parcialmente con lo que haya escrito. Para buscar en todos los dominios disponibles, incluido el propio, seleccione la casilla buscar en todos los dominios disponibles. Para iniciar la búsqueda, hacemos clic en el icono En los resultados de la búsqueda, seleccionamos los usuarios que deseamos añadir y pulsamos sobre el botón añadir a lista de intercambio. Si queremos modificar el nivel de acceso de un usuario en particular que aparece en la lista de usuarios con los que comparte su calendario, debemos modificarlo en la columna permisos. Para finalizar haremos clic en guardar para guardar los cambios y cerrar la ventana. El nuevo calendario aparece en la lista de calendarios. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 94 de 151

95 5.6 Añadir un evento Los eventos son actividades que se agregan a los calendarios. Es posible diseñar eventos con muchas opciones, como el intervalo de tiempo del evento, las repeticiones, los recordatorios, etc. Si se trata de eventos creados en el calendario principal, éstos incluyen la opción adicional de invitar a los asistentes y notificarles posibles cambios. En este caso siempre son administrados por su propietario, pero no sólo aparecen en su calendario, sino también en los calendarios de los asistentes. Por ejemplo, si alguien organiza una reunión y está en la lista de invitados, la reunión aparece en su calendario principal. Para añadir un evento al calendario haremos clic en el botón nuevo. Esta acción abrirá una ventana en la que se podrá definir el evento. A la hora de definir un evento debemos introducir al menos el título del mismo, el calendario en el que se mostrará y las fechas de inicio y finalización. Opcionalmente se podrá definir: si el evento ocupa todo el día. Marcaremos la casilla correspondiente en ese caso. si el evento se va a repetir cada cierto tiempo, seleccionaremos diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente en la lista repetir. la ubicación y la descripción. Son datos informativos y le ayudarán a identificar mejor sus citas. si desea recibir por correo electrónico en su buzón un recordatorio del evento, define la antelación del recordatorio en la casilla recordatorio. Si desea invitar a otras personas, debes introducir sus direcciones de correo electrónico, separando cada una de las entradas mediante una coma, y estas personas recibirán un correo electrónico de invitación. Si escribes un nombre parcial, se muestra una lista de coincidencias de los contactos de la libreta de direcciones, lo que permite incluir contactos rápidamente. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 95 de 151

96 Por último haremos clic en aceptar para agregar el evento al calendario. Cuando agregues o modifiques una entrada en el campo invitar a, aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación con la pregunta Desea enviar invitaciones a otras personas? Dispones de las siguientes opciones: enviar: El evento se guarda y se envían invitaciones por correo electrónico a los contactos especificados. Se actualizará también el calendario de los invitados que dispongan del mismo sistema para mostrar el evento. no enviar: El evento se guarda pero no se envían invitaciones por correo electrónico. Se actualizará el calendario de los invitados que dispongan del mismo sistema para mostrar el evento. cancelar: Se vuelve a mostrar el cuadro de diálogo Detalles del evento. El evento no se guarda y puede seguir modificándolo. El evento aparecerá reflejado en su calendario. En la vista general del calendario verás un resumen del mismo haciendo clic en el evento. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 96 de 151

97 Imagen Editar un evento Para editar un evento existente haga clic en el evento de su calendario y seleccione editar evento de la caja resumen. Puede cambiar de día un evento marcándolo con el ratón y arrastrándolo hasta el día en que desea reubicar dicho evento. Si se trata de un evento repetido, puede optar por editar la serie completa o sólo esa instancia específica. Al editar una sola instancia, se crea una excepción al evento repetido. Así, por ejemplo, podrías cambiar la hora de inicio de un evento semanal en una semana concreta sin cambiar la hora de inicio habitual para el resto de las semanas. El evento excepcional sigue formando parte de la serie de repeticiones, por lo que todos los cambios subsiguientes que introduzcas en las demás instancias se aplican también a la excepción. Si, por Fecha del documento: 21/11/2012 Página 97 de 151

98 ejemplo, modificas la fecha o la hora de inicio para todas las instancias, todas las repeticiones adoptan el nuevo valor, incluso las excepciones. Imagen Eliminar un evento Para eliminar un evento existente haga clic en el calendario y a continuación seleccione la opción eliminar evento de la caja resumen. Nota: Si elige un evento repetido, le preguntará si desea seleccionar sólo la instancia actual del evento o la serie completa. Invitaciones a eventos Cuando se crea un nuevo evento, el organizador puede notificárselo a las personas que están invitadas. Esto conlleva enviar a todos los asistentes a la reunión una notificación de invitación a reunión. Si el organizador opta por no notificar la reunión a los asistentes, no se envía ninguna invitación. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 98 de 151

99 Una vez recibida dicha invitación en la bandeja de entrada, podrá aceptar o rechazar el evento utilizando haciendo clic en los enlaces correspondientes. Las opciones disponibles son: sí, no y tal vez. Asimismo, también puede aceptar o declinar las invitaciones a eventos, haciendo clic directamente sobre el nuevo evento que aparece sobre su calendario. Las notificaciones son enviadas cuando se crea un nuevo evento, se modifica uno existente o se cancela Vista de tareas En la lista de tareas figuran las tareas creadas. Puede agregar y editar tareas, marcarlas como completadas y eliminarlas. La lista de tareas se puede ordenar por prioridad, nombre de la tarea, detalles, fecha de vencimiento y estado actual. También existe la opción de limitar la lista con el propósito de que se muestren únicamente las tareas que se encuentran en un estado concreto o tienen una fecha de vencimiento determinada Añadir una tarea La adición de tareas es una forma eficaz de hacer un seguimiento de las actividades diarias y de evaluar el progreso de los proyectos a largo plazo. La adición de tareas a la lista de tareas permite administrar agendas y fechas límite muy apretadas. En la lista de tareas, haga clic en nueva y se abrirá la ventana de detalles de la tarea. Introduzca un nombre en el campo tarea. Este es el requisito mínimo para crear una nueva tarea. El nombre indicado aparece en la columna tarea de la lista de tareas. Para introducir una fecha de finalización de la tarea, debes marcar previamente la casilla de selección que aparece junto a la palabra fecha. En las vistas de calendario diarias, semanales y mensuales aparecerá un icono cuando existan tareas que finalizan ese día. Haciendo clic sobre dicho icono, Fecha del documento: 21/11/2012 Página 99 de 151

100 se mostrarán todas las tareas que finalizan ese día y agregar nuevas con la misma fecha de finalización.? En el desplegable prioridad, elige un valor para la tarea: normal (prioridad predeterminada), alta o baja. El estado de la tarea podrá fijarse en el desplegable estado, las opciones disponibles son las siguientes: incompletas: es el estado por defecto a menos que se especifique lo contrario. Las tareas sin fecha de finalización serán marcadas como incompletas hasta que se indique que han sido completadas. completadas: se puede usar esto en lugar de borrar la tarea directamente cuando desees guardar trazas de las tareas que ya han sido completadas. acción necesaria: usa este estado cuando la tarea necesita algún tipo de acción antes de ser completada. De este modo la tarea será más visible en la lista. Las tareas pueden ser creadas de modo que se repitan durante un intervalo de tiempo especificado. Seleccione la opción que desea en el menú desplegable repeticiones. Las opciones son las siguientes: diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente o no repetición. El servicio de calendario muestra todas las repeticiones de años anteriores, el actual y repeticiones futuras en los próximos 2 años (incluso si la tarea no tiene fecha de finalización). Para las tareas que se repiten mensualmente, puesto que algunos meses tienen menos días que otros, la fecha en la cual una tarea se repite variará si la primera incidencia es el 29, 30 o 31 del mes. Durante el mes de febrero, la tarea será programada para el día 28 (o 29 si es año bisiesto). Una tarea que ha sido programada mensualmente el 31 de cada mes, se mostrará el día 30 si dicho mes sólo tiene 30 días. Es importante destacar que las tareas recurrentes no podrán ser creadas si no se especifica una fecha final en el campo fecha. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 100 de 151

101 Es posible añadir una URL (Universal Resource Locator) a la tarea. Asegúrate de que el URL comienza con ftp://, etc. Puede introducir una descripción de la tarea si lo desea en el campo detalles. También puede activar un recordatorio de modo que se le avise antes de que se alcance la fecha final fijada para dicha tarea. Una vez que haya rellenado todos estos campos, haga clic en aceptar. Imagen Editar una tarea Para editar una tarea existente, basta con hacer doble clic sobre ella y se mostrará la ventana de detalles de la tarea. En esta ventana podrá hacer las modificaciones necesarias y pulsando en aceptar se guardarán los cambios. Si lo que está editando es una tarea recurrente, le preguntará si desea editar la instancia que has seleccionado o todas las instancias. En caso de que edites una sola instancia, se creará una excepción. Si se creó una excepción en una serie de tareas recurrentes cambiándole la fecha de finalización, dicha excepción todavía formará parte de la serie de tareas recurrentes. Si posteriormente, se Fecha del documento: 21/11/2012 Página 101 de 151

102 modifica la fecha para toda la serie, se resetearán todas las instancias, incluyendo cualquier excepción. Haga clic en aceptar para guardar los cambios. También es posible cambiar el estado y la prioridad directamente desde el listado de tareas Eliminar una tarea Al eliminar una tarea permanentemente, se elimina de la lista de tareas. Las tareas eliminadas no pueden recuperarse. Para eliminar una o varias tareas hay que seguir los siguientes pasos, en la lista de tareas, activa la casilla de selección que se encuentra junto a la tarea que desees eliminar. Si seleccionas una tarea repetida, preguntará si desea cambiar sólo la instancia actual de la tarea o la serie completa. A continuación haga clic en el botón eliminar y luego en aceptar para confirmar la eliminación. 5.8 Opciones de calendario Haga clic en la pestaña Opciones y acceda a la sección calendario. En esta sección podrá cambiar el diseño del calendario para que aparezca en vista de mes, semana o día cuando accedes al servicio seleccionando la opción que desees del desplegable vista predeterminada. Además, cuando agregas un evento nuevo, tanto la duración como la configuración de recordatorio de su ventana se establecen en principio con los valores predeterminados que se hayan especificado en las opciones de calendario. Para cambiar la configuración predeterminada de eventos nuevos, indíquelo en el campo duración de evento predeterminada. Elije una unidad de tiempo en la lista correspondiente: Minuto(s), Hora(s) o Día(s). Fecha del documento: 21/11/2012 Página 102 de 151

103 La duración de evento máxima que se puede establecer es de un año. Por lo tanto, el valor máximo que se puede introducir es: minutos, 8760 horas o 365 días. Para cambiar el intervalo de recordatorio predeterminado del evento, indica otro intervalo en el campo recordatorio predeterminado. Elije una unidad de tiempo en la lista correspondiente: Minuto(s), Hora(s) o Día(s). El máximo intervalo de recordatorio que se puede establecer es de un año. Por lo tanto, el valor máximo que se puede introducir es: minutos, 8760 horas o 365 días. 5) Por otro lado, en esta sección también podrá configurar el número de elementos por página por defecto en la lista de tareas, así como la agrupación y vista predeterminada. Imagen 4.7 Fecha del documento: 21/11/2012 Página 103 de 151

104 6 DISCO VIRTUAL 6.1 Servicio de Disco Virtual El Disco Virtual permite administrar los archivos para acceder a las carpetas personales y a las carpetas compartidas en cualquier momento y desde cualquier lugar. Puede desplazarse por las carpetas y subcarpetas para almacenar y administrar archivos de cualquier tipo y tamaño. Si tiene una lista de elementos compartidos, también tendrá acceso a las carpetas compartidas de otros usuarios. Este acceso incluye las carpetas ubicadas en este disco virtual y en discos virtuales externos. Hay tres niveles de acceso que puede asignar a las carpetas: privado: las carpetas marcadas como privadas no se pueden compartir con otros usuarios. Sólo tú puede leer, editar y eliminar el contenido de las carpetas privadas. público: cualquier persona puede ver el contenido de las carpetas marcadas como públicas. compartida: puede decidir quién puede ver el contenido de las carpetas compartidas mediante la asignación de contactos y comunidades. Puede permitir que otros usuarios agreguen, descarguen y eliminen archivos de la carpeta compartida, o bien puede restringir el acceso sólo para descargas. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 104 de 151

105 Imagen Vista de archivos Las carpetas se muestran en una lista desplegable situada a la izquierda. Cuando seleccione una carpeta de la lista, el contenido de la misma se muestra a la derecha. Para cambiar la vista de lista, seleccione el icono del encabezado de la lista de archivos correspondiente a la vista que prefieres: Vista de lista: sólo está disponible en las carpetas de documentos. Vista de comentarios: proporciona más detalles que la Vista de lista. Le permite agregar comentarios y valoraciones. Vista en miniatura o Vista de foto: reemplaza a la Vista en miniatura en los álbumes de fotos. Al hacer doble clic en una imagen en miniatura, se abre la ventana Descarga de archivos. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 105 de 151

106 Imagen 5.2 Imagen 5.3 Fecha del documento: 21/11/2012 Página 106 de 151

107 Imagen Indicador de capacidad El indicador de capacidad constituye una forma práctica de comprobar la cuota de almacenamiento de archivos. La barra de estado muestra en un solo paso qué cantidad de la cuota ha utilizado. La cantidad real utilizada y la cuota asignada también aparecen bajo la barra de estado. Sus carpetas y archivos cuentan en su cuota. Las carpetas y archivos de otros usuarios no cuentan en su cuota Carpetas estándar Las siguientes carpetas estándar aparecen en la lista de carpetas, en ellas se almacenan archivos de distinto tipo: todas las carpetas o mis archivos: normalmente se utiliza para documentos, pero aquí se puede almacenar cualquier tipo de archivo. o mi música: sólo archivos de audio. o mis fotos: sólo archivos de imagen. o mis vídeos: sólo archivos de vídeo. o mi web: normalmente se utiliza para almacenar archivos destinados a crear un sitio Web personal, por ejemplo, un archivo de índice y archivos HTML asociados. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 107 de 151

108 archivos compartidos nueva búsqueda Puede agregar más carpetas haciendo clic en el botón crear carpeta. Esto lo veremos en el próximo apartado. Haga clic en un archivo o carpeta para seleccionarlo. Utiliza los iconos, botones y menús que aparecen al hacer clic con el botón derecho del ratón para tareas comunes, como agregar, buscar, mover, copiar, descargar, compartir y eliminar archivos y carpetas. También puede organizar los archivos arrastrándolos y soltándolos de una a otra ubicación Crear carpetas Para agregar una carpeta, seleccione una ubicación para la nueva carpeta en la lista de archivos y haga clic en el botón crear carpeta. Si no aparece el botón, significa que no se le permite agregar carpetas a la ubicación seleccionada en el paso anterior. Por ejemplo, las subcarpetas de Mi música y Mis vídeos sólo se pueden jerarquizar con un nivel de profundidad; no puede agregar una subcarpeta a una subcarpeta en este caso. Seleccione una ubicación diferente e inténtalo de nuevo. Indica un nombre para la nueva carpeta e introduzca una descripción opcional en el campo en la ventana agregar carpeta y haga clic en guardar. Imagen 5.5 Fecha del documento: 21/11/2012 Página 108 de 151

109 6.1.5 Adición de archivos a carpetas En la lista de archivos, seleccione una ubicación para el nuevo archivo y haga clic en el botón nuevo. Se mostrará la ventana agregar archivos, haga clic en Examinar para localizar el archivo que desees agregar. Opcionalmente, haga clic en añadir otro archivo y haga clic en el nuevo botón Examinar para localizar el siguiente archivo que desea agregar. Repite el proceso para continuar agregando más archivos si lo desea. En el campo descripción, introduzca una descripción de los archivos que esté agregando. Haga clic en guardar para salvar los datos Descarga de archivos y carpetas Para descargar un archivo, expanda su lista de carpetas y seleccione la carpeta que contiene el archivo que desea descargar. Si no está seguro de dónde está el archivo, realiza una búsqueda utilizando la caja que aparece en la esquina superior derecha. Haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo y seleccione la opción descargar archivo. Se le preguntará si desea guardar el archivo o abrirlo. Si el equipo no reconoce el tipo de archivo, se le solicitará que seleccione una aplicación al abrir el archivo. Si desea descargar una carpeta como archivo ZIP. Seleccione la carpeta que desea descargar en la lista de carpetas, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción descargar como Zip. Se le preguntará si desea guardar el archivo ZIP o abrirlo Desplazamiento y copia de archivos y carpetas Para desplazar archivos y carpetas, expande su lista de carpetas y seleccione la carpeta que contiene los elementos que desees desplazar. Activa las casillas de verificación de los elementos que desees desplazar y arrastra los elementos hasta la nueva ubicación. A la carpeta mi música, sólo se pueden desplazar los archivos de música. A la carpeta mis fotos, sólo se pueden desplazar los archivos de imagen. A la carpeta mis vídeos, sólo se pueden desplazar los archivos de vídeo. Para mover archivos y carpetas, expande su lista de carpetas y seleccione la carpeta que contiene los elementos que desees mover. Activa las casillas de verificación de los elementos que desees copiar y arrastra los elementos hasta su destino. Para copiarlos, seleccione los elementos que desees co- Fecha del documento: 21/11/2012 Página 109 de 151

110 piar, haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione copiar, a continuación desplázate a la carpeta donde quiere pegar los elementos y haga clic en pegar. En la carpeta Mi música, sólo se pueden copiar los archivos de música. En la carpeta mis fotos, sólo se pueden copiar los archivos de imagen. En la carpeta mis vídeos, sólo se pueden copiar los archivos de vídeo Eliminación de archivos y carpetas Puede eliminar cualquier archivo o carpeta excepto las carpetas estándar. Las carpetas estándar se pueden eliminar de forma provisional, pero éstas (no su contenido) se volverán a agregar a su cuenta la próxima vez que entre en la misma. Para eliminar archivos y carpetas, deberás expandir su lista de carpetas y seleccionar la carpeta que contiene los elementos que desees eliminar. Activa las casillas de verificación de dichos elementos y haga clic en el botón eliminar. Si aparece un mensaje de confirmación, haga clic en aceptar. La configuración de archivo determina si aparecen o no mensajes de confirmación de las eliminaciones Búsqueda de archivos Puede buscar archivos en el disco virtual basándose en lo siguiente: Nombres de archivo Texto de los campos Descripción y Comentarios Información del archivo de música, como álbum, artista, género o pista Para buscar un archivo deberá introducir el nombre de archivo o el texto que desees buscar la caja de búsqueda que aparece en la esquina superior derecha. Se aceptan palabras parciales. Por ejemplo, con gif se buscarán todos los archivos gif. Pulsa la tecla Enter de su teclado para lanzar la búsqueda. Los resultados se almacenan en la carpeta última búsqueda. Sólo se almacenan los últimos resultados de la búsqueda. Una nueva búsqueda sobrescribirá los resultados anteriores. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 110 de 151

111 Imagen Ordenación de la lista de archivos Para ordenar la lista de archivos, haga clic en el icono ordenar, se mostrará un menú desplegable indicando las distintas formas de ordenar los archivos posibles (nombre, tipo, tamaño, comentarios, valoraciones) También posible ordenar la lista de archivos arrastrando y soltando los elementos en las ubicaciones que desees. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 111 de 151

112 Imagen Envío de archivos por correo electrónico Para enviar un archivo por correo electrónico, expande su lista de carpetas y seleccione la carpeta que contiene el archivo que desees enviar. Si no está seguro de dónde está el archivo, consulta Búsqueda de archivos. Seleccione el archivo en cuestión, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción enviar archivo. A continuación se abrirá el compositor de mensaje con un asunto preconfigurado y el archivo que se desea enviar como adjunto. Completa dicho mensaje y envíalo Visualización de imágenes Para ajustar el tamaño de las imágenes en miniatura, seleccione la carpeta que contiene las imágenes que desees ver. y utili- Si la vista en miniatura no está abierta actualmente, haga clic en el icono de vista de foto za cualquiera de los siguientes métodos para ajustar el tamaño usando los iconos Haga clic en el icono Haga clic en el icono : para aumentar el tamaño de la vista en miniatura. para reducir el tamaño de la vista en miniatura. Arrastra el cursor hasta que las vistas en miniatura tengan el tamaño deseado. Para ver la presentación con diapositivas, seleccione en mis fotos la carpeta que contenga las imágenes que desees ver. Opcionalmente, coloca las imágenes en función del orden en el que desees que aparezcan en la presentación con diapositivas. A continuación haga clic con el botón derecho del ratón en una imagen y seleccione la opción abrir presentación. Se pueden utilizar los siguientes botones de control de la presentación con diapositivas: Ir a la imagen anterior. Ir a la imagen siguiente. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 112 de 151

113 Reproducir / Parar: Éstas son diferentes funciones del mismo botón. Cuando se está reproduciendo la presentación con diapositivas, se muestra el botón Parar. Cuando no se está reproduciendo la presentación con diapositivas, se muestra el botón Reproducir. Cerrar presentación con diapositivas. Arrastre el cursor de intervalo para ajustar el intervalo entre las imágenes. El intervalo predeterminado es de 5 segundos. Si no puede ver los controles de la presentación con diapositivas, mueve el ratón por la imagen. Los controles se hacen visibles cuando el ratón pasa sobre los mismos. Imagen Reproducción de música Para reproducir un archivo de música, localiza el archivo de música que desees reproducir y elije una de las siguientes acciones: Si se encuentra en una carpeta de documentos, haga doble clic en el archivo de música. Se le preguntará si desea guardar el archivo o abrir una aplicación para reproducirlo. Si se encuentra en la vista de comentarios de la carpeta mi música, haga clic en el icono del archivo de música correspondiente al archivo que desea reproducir. Utiliza los controles de audio Fecha del documento: 21/11/2012 Página 113 de 151

114 incorporados en el reproductor para parar, reproducir, rebobinar hacia delante y hacia atrás o ajustar el volumen. Si está en la vista de lista de la carpeta mi música, haga clic en el botón correspondiente al archivo que desees reproducir. Los controles del reproductor se explican en el último paso de las siguientes instrucciones para reproducir una lista de música. Para reproducir una lista de música sólo se podrá hacerlo desde la carpeta mi música. Si los archivos de música están situados en una carpeta de documentos (por ejemplo, mis archivos), desplázalos a la carpeta mi música y seleccione dicha carpeta. Además necesitará tener instalado QuickTime para poder reproducirlos. QuickTime soporta los siguientes formatos: 3G2, 3GP, AAC, AC3, AIF, AIFC, AIFF, AMC, AMR, AU, AVI, BMP, BWF, CAF, CDDA, DIB, DIF, DV, FLC, GIF, GSM, JP2, JPE, JPEG, JPG, M3U, M4A, M4V, MAC, MID, MOV, MP2, MP3, MPA, MPEG, MPG, PIC, PNG, PSD, QT, TGA, TIF, WAV. Si la vista de lista no se muestra actualmente, haga clic en el icono vista de lista. Coloca los archivos de música en función del orden en el que desees que se reproduzcan y haga clic en el botón Reproducir que se encuentra junto al archivo de música que desees utilizar como punto de inicio. El reproductor reproduce todos los archivos de música de forma consecutiva y se detiene tras el último. Los archivos sin botones Reproducir se omitirán. Los botones de control de audio disponibles para la reproducción de una lista de música son los siguientes: Reproducir / Parar : Éstas son diferentes funciones del mismo botón. Cuando se está reproduciendo la música, se muestra el botón Parar se muestra el botón Reproducir.. Cuando no se está reproduciendo la música, Iniciar anterior archivo de música : Haga clic una vez para volver al inicio del archivo de música actual; haga clic dos veces para iniciar el archivo de música anterior. Arrastra el cursor para rebobinar hacia delante hasta una ubicación determinada del archivo de música actual. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 114 de 151

115 Iniciar siguiente archivo de música : Haga clic una vez para ir al inicio del archivo de música siguiente. Arrastre el cursor para rebobinar hacia atrás hasta una ubicación determinada del archivo de música actual. No hay controles de volumen en el modo de vista de lista. Para ajustar el volumen, utiliza los controles de volumen de su equipo o cambia al modo de vista de comentarios Reproducción de video Para reproducir un vídeo, localiza el vídeo que desees reproducir y elije una de las siguientes acciones: Si se encuentra en una carpeta de documentos, haga doble clic en el archivo de vídeo. Se le preguntará si desea guardar el vídeo o abrir una aplicación para reproducirlo. En la carpeta mis vídeos, haga clic en el botón Reproducir correspondiente al archivo que desees reproducir. Los controles del reproductor se explican en el último paso de las siguientes instrucciones para reproducir una sucesión de vídeos. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 115 de 151

116 Para reproducir una sucesión de vídeos: Las listas de vídeos sólo se pueden reproducir desde la carpeta mis vídeos. Si los vídeos se encuentran actualmente en una carpeta de documentos (por ejemplo, mis archivos), desplázalos a la carpeta mis vídeos y seleccione dicha carpeta. Coloca los vídeos en función del orden en el que desees que se reproduzcan y haga clic en el botón Reproducir que se encuentra junto al vídeo que desees utilizar como punto de inicio. El reproductor reproduce todos los vídeos de forma consecutiva y se detiene tras el último. Los archivos sin botones Reproducir se omitirán. Los botones de control de vídeo son los siguientes: Reproducir / Parar : Éstas son diferentes funciones del mismo botón. Cuando se está reproduciendo el vídeo, se muestra el botón Parar. Cuando no se está reproduciendo el vídeo, se muestra el botón Reproducir. Iniciar siguiente vídeo Volver al inicio del vídeo actual : Arrastre el cursor para rebobinar hacia delante o hacia atrás hasta una ubicación determinada del vídeo actual. Para ajustar el volumen, utiliza los controles de volumen de su equipo o cambia al modo de pantalla completa. Para reproducir vídeos en modo de pantalla completa, haga clic con el botón derecho del ratón en un archivo de vídeo y seleccione la opción abrir videoshow. Se pueden utilizar dos conjuntos de controles. Los controles incorporados en el reproductor del vídeo se aplican al vídeo actual. Los controles situados bajo el reproductor de vídeo proporcionan una navegación adicional. Iniciar vídeo actual. Vídeo siguiente. Reproducir / Parar : Éstas son diferentes funciones del mismo botón. Cuando se está reproduciendo el vídeo, se muestra el botón Parar. Cuando no se está reproduciendo el vídeo, se muestra el botón Reproducir. Cerrar vídeos. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 116 de 151

117 Imagen Inicio de un sitio web Mi web es una carpeta pública que puede utilizar para albergar su sitio Web personal. Para iniciar un sitio Web, utiliza una aplicación de diseño de sitios Web o un editor de HTML para crear archivos del sitio Web. Agregue los archivos del sitio Web a la carpeta mi web. Es posible distribuir o publicar la URL a través de los medios que prefieras. La URL está disponible en la ventana propiedades, a la que puede acceder del siguiente modo: Haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo utilizado como punto de entrada al sitio Web, por ejemplo, index.html. Seleccione la opción Editar propiedades. La URL se muestra en el campo URL Propiedades de archivos y carpetas Para ver las propiedades de archivos y carpetas, haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo o la carpeta y seleccione la opción editar propiedades o bien, seleccione el archivo o carpeta en cuestión y seleccione la opción correspondiente en el menú desplegable opciones de archivo/carpeta. Los siguientes detalles aparecen en la ventana Propiedades de los archivos: Fecha del documento: 21/11/2012 Página 117 de 151

118 Nombre. Edite este campo para cambiar el nombre del archivo o carpeta. URL Propietario Tipo Tamaño Descripción. Edite este campo para cambiar los detalles del archivo o carpeta. calificación Comentarios Opciones de acceso compartido Además de los detalles anteriores, la ventana Propiedades de las carpetas incluye opciones de acceso compartido Comprobación del tamaño de una carpeta Para comprobar el tamaño de una carpeta, haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta y seleccione la opción editar propiedades. A continuación, haga clic en el enlace calcular tamaño. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 118 de 151

119 Imagen Carpetas compartidas El acceso compartido a archivos le permite compartir el contenido de una carpeta con los contactos y grupos seleccionados Configuración Fecha del documento: 21/11/2012 Página 119 de 151

120 Para configurar el acceso compartido a una carpeta, primero debes agregar los contactos y comunidades a la lista Contactos. Una vez hecho esto, sigue los siguientes pasos: En la lista de carpetas, posiciona el cursor sobre la carpeta que desees compartir, haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione la opción compartir carpeta del menú desplegable. En la ventana de propiedades que se despliega, marca la casilla compartido (por defecto estará seleccionado privado, dándole acceso sólo a ti). A continuación complete la sección compartir con de la ventana propiedades como se explica a continuación: Puede compartir con uno o más contactos. También puede compartir con uno o más grupos. Si desea compartir con un subconjunto de miembros de una comunidad determinado, seleccione la comunidad en la lista contactos. Agrega contactos y comunidades a la lista compartir con seleccionándolos en las listas de miembros y haciendo clic en el botón <<. Seleccione una de las siguientes opciones: Los usuarios pueden descargar archivos: Si seleccione esta opción, los usuarios podrán descargar archivos en su equipo y podrán copiar archivos de la carpeta compartida en sus carpetas privadas. No podrán agregar, mover ni eliminar archivos de la carpeta compartida. Los usuarios pueden cargar y descargar archivos: Si seleccione esta opción, los usuarios podrán agregar, mover, copiar, descargar y eliminar archivos de la carpeta compartida. Los archivos cargados cuentan en la cuota de almacenamiento. Opcionalmente, puede editar los campos nombre y descripción de la carpeta. Esta información es visible para los visitantes. Cuando haya finalizado, haga clic en guardar cambios. El sistema envía automáticamente una notificación por correo electrónico a las personas de la lista compartir con para anunciar la disponibilidad de la carpeta compartida. El anuncio incluye un enlace a la carpeta compartida. La URL de la carpeta compartida también está disponible en la ventana propiedades de la carpeta Las nuevas carpetas compartidas creadas se almacenan en la carpeta principal seleccionada al crear la carpeta. Por ejemplo, si crea una carpeta compartida llamada fotos de familia en mis fotos, la ubicación de la carpeta compartida en la cuenta Archivos es: Todas las carpetas> mis fotos > fotos de familia Las carpetas que otros usuarios comparten contigo se almacenan en la carpeta archivos compartidos. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 120 de 151

121 Imagen Uso Las carpetas compartidas que posee aparecen bajo la carpeta archivos compartidos. Expanda la lista de carpetas y seleccione la carpeta. El contenido se muestra a la derecha. La mayoría de las características y funciones disponibles en las carpetas privadas también están disponibles en las carpetas compartidas excepto las siguientes: Sólo el propietario puede eliminar archivos de una carpeta compartida de sólo descarga. Puede copiar archivos de una carpeta compartida de sólo descarga, pero sólo el propietario puede mover archivos y editar sus propiedades. Puede agregar archivos a una carpeta compartida si el propietario permite que se carguen archivos. Los archivos cargados cuentan en la cuota de almacenamiento del propietario Carpetas públicas Cualquier persona puede ver las carpetas públicas. Si desea restringir el acceso a los contactos y grupos seleccionados, crea una carpeta compartida en lugar de una carpeta pública. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 121 de 151

122 Configuración Para configurar una carpeta pública, posiciona el cursor sobre la carpeta deseada, haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione la opción editar propiedades en el menú desplegable. En la ventana propiedades, seleccione la opción pública en lugar de privada (por defecto) en la sección compartiendo. Para anunciar la carpeta pública, haga clic con el botón derecho y seleccione la opción anunciar carpetas públicas. Se abre un mensaje de correo electrónico de borrador con los detalles de la carpeta pública, incluido un enlace para acceder a ella. Complete dicho mensaje y envíelo a aquéllos que puedan estar interesados en visitar la carpeta. La URL de la carpeta pública también aparece en las propiedades de la carpeta Adición y eliminación de comentarios y valoraciones Para agregar un comentario o valoración a un archivo público o compartido, haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo y seleccione la opción comentar/puntuar. Opcionalmente, introduzca su nombre, dirección de correo electrónico y comentarios. Haga clic en las estrellas de 1 a 5 en función de la valoración que desees asignar y haga clic en agregar. Para mostrar los comentarios, seleccione el icono (vista de comentarios). Seleccione el comentario o valoración que desees eliminar y haga clic en el icono de papelera asociado. Nota: si el comentario o valoración no tiene un icono de papelera, significa que no tiene permiso para eliminarlo Acceso al disco virtual desde el escritorio Fecha del documento: 21/11/2012 Página 122 de 151

123 Si está utilizando Windows 2000 o Windows XP, existen tres formas distintas para acceder a la cuenta Archivos desde el escritorio: Crear un acceso directo a la cuenta Archivos en el escritorio. Agregar una opción Enviar a en los menús de archivos y carpetas que aparecen al hacer clic con el botón derecho del ratón. Agregar el disco virtual a Mis sitios de red. Le proporcionamos una aplicación pequeña que puede descargar y ejecutar para simplificar este proceso. Esta aplicación está para descargarla en la pestaña Opciones, en la sección de Disco Virtual y se ha personalizado con la información de su cuenta para que sea fácil de utilizar. Para acceder al disco virtual desde el escritorio, descárgate la aplicación de acceso en el escritorio en función de su sistema operativo. Guarda o simplemente ejecuta la aplicación. Reemplaza el nombre predeterminado por el nombre que desees utilizar. Este nombre aparecerá en la etiqueta del acceso directo y en la opción de menú Enviar a. El campo URL contiene una URL básica, que es la correcta que se debe utilizar si desea acceder a todas las carpetas del disco virtual. Sin embargo, si desea configurar el acceso a una carpeta en concreto en lugar de a todas las carpetas, debes agregar la ruta de la carpeta a la URL básica como se indica en los siguientes ejemplos. Ejemplos de URL para carpetas estándar: archivos música fotos vídeos sitio Web Ejemplo de URL para una subcarpeta de una carpeta estándar: fotos/fotos de familia No cambie la URL básica; agregue simplemente la ruta de la carpeta al final de la URL básica. La ortografía y uso de mayúsculas de los nombres de carpetas en la ruta de las mismas deben coincidir con los nombres de carpetas del disco virtual. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 123 de 151

124 Imagen 5.12 De forma predeterminada, los tres métodos de acceso siguientes se crearán cuando hagas clic en aceptar: Acceso directo en el escritorio Opción de menú Enviar a Entrada en Mis sitios de red Si no desea utilizar el acceso directo en el escritorio o la opción Enviar a, desactiva estas casillas de verificación. Una vez se haga clic en aceptar, se podrá utilizar el acceso directo, la opción de menú Enviar a y la entrada en Mis sitios de red como lo haría normalmente. En función de si la carpeta a la que está accediendo es pública o privada, es posible que le pida un nombre de usuario y contraseña cuando accedas a la misma desde el escritorio. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 124 de 151

125 Asignación de una unidad de red al disco virtual Para obtener la URL que necesitas para asignar la carpeta, ejecuta la aplicación de acceso en el escritorio como se describe en el apartado anterior. Una vez que haya obtenido la URL, haga clic en cancelar para salir del programa de la aplicación de acceso en el escritorio. Dirígete al escritorio y haga clic con el botón derecho del ratón en el icono Mi PC. Seleccione el botón Conectar a unidad de red. En la lista Unidad, seleccione una letra de unidad que no esté en uso y en el campo Carpeta, introduzca la URL que obtuviste anteriormente. Haga clic en Finalizar. En función de si la carpeta a la que está accediendo es pública o privada, es posible que le pida un nombre de usuario y contraseña para acceder al disco virtual Opciones del disco virtual Para personalizar las opciones del disco virtual, haga clic en la pestaña Opciones y acceda a la sección el disco virtual. Una vez aquí, podrá cambiar cualquiera de los siguientes valores para adaptarlos a sus preferencias: Activa la casilla de verificación confirmar eliminaciones si desea que el sistema muestre un mensaje de confirmación antes de eliminar archivos y carpetas. Si no desea que se solicite una confirmación, desactiva la casilla de verificación. Activa la casilla de verificación Uso de la cuenta para mostrar un indicador de capacidad en la Vista de archivos. El indicador de capacidad muestra la cantidad de espacio de almacenamiento disponible y utilizado en su cuenta. Para hacer desaparecer el indicador de capacidad, desactiva la casilla de verificación. (Sólo Windows 2000 o Windows XP) Haga clic en el botón Descargar aplicación de acceso en el escritorio si desea descargar una aplicación pequeña que le dará acceso al disco virtual desde el escritorio. Haga clic en Guardar cambios cuando haya realizado los cambios deseados o haga clic en el botón restaurar si desea volver a los valores predeterminados del archivo. Fecha del documento: 21/11/2012 Página 125 de 151

126 Imagen 5.13 Fecha del documento: 21/11/2012 Página 126 de 151

127 Telefónica Soluciones 7 SINCRONIZACIÓN La aplicación de sincronización permite sincronizar los contactos de las libretas de direcciones, los eventos del calendario y las tareas de la lista de tareas con los contactos, los eventos y las tareas almacenados en un dispositivo móvil compatible con SyncML. Esto permite guardar un conjunto de información exhaustivo en Contactos y Calendario, así como sincronizar algunos de los dispositivos móviles, o todos, cuando usted elija. Puede aprovechar la comodidad que supone usar dispositivos móviles para agregar, modificar y eliminar contactos, eventos y tareas cuando quiera y donde quiera, y después sincronizarlos con el conjunto maestro almacenado en Contactos y Calendario. Si tiene un dispositivo móvil nuevo, puede usar el servicio de sincronización para incluir la información que usted mismo elija, sin tener que escribirla manualmente en el dispositivo. Puede controlar qué elementos sincronizar en cada dispositivo, así como definir más opciones de sincronización. Puede realizar seguimientos de las sesiones de sincronización para cada dispositivo y ver el número de elementos agregados, modificados o eliminados en un dispositivo durante la última sincronización. El primer paso es agregar uno o más dispositivos móviles al servicio de sincronización. Cuando se agrega un teléfono móvil se le suministrará al usuario la información para que la pueda incluir manualmente en el dispositivo y configurarlo para la opción de sincronización. Existen varios teléfonos móviles y PDA compatibles con el estándar de sincronización SyncML. Para obtener una lista de los dispositivos que puede utilizar para ello, comuníquese con el administrador. 7.1 Creación de un perfil de dispositivo Debe crear un perfil de dispositivo en su servicio de sincronización para cada teléfono móvil o para cada PDA (asistente personal digital) que quiera sincronizar. Puede agregar varios perfiles de dispositivos; tras agregar un dispositivo, no obstante, debe realizar una sincronización con ese dispositivo al menos una vez antes de poder agregar otro. Nota: el número máximo de dispositivos que pueden agregarse lo determina el administrador; por lo general, son 5 dispositivos. Para sincronizar un PDA, primero debe descargar una herramienta de sincronización e instalarla en el PDA. A continuación, configure la herramienta de sincronización con la información proporcionada por la aplicación de sincronización cuando agrega el dispositivo. Los teléfonos móviles también tienen que configurarse para la sincronización con el servicio Adición de un teléfono móvil Cuando se agrega un perfil de teléfono móvil, la aplicación de sincronización mostrará la información necesaria para configurarlo manualmente. MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 127 de 151

128 Telefónica Soluciones Para agregar un teléfono móvil: 1. Entre en su servicio de sincronización y haga clic en Nuevo dispositivo. 2. En la lista Dispositivo, seleccione la opción Teléfono móvil si no está aún seleccionada. 3. En el campo Nombre, escriba un nombre para el perfil del nuevo dispositivo. 4. Rellene el formulario Configuración del teléfono. La aplicación de sincronización utiliza esta información para determinar la configuración apropiada del teléfono. El formulario Configuración del teléfono incluirá todos los datos siguientes, o parte de ellos: Lista País: España Lista Proveedor de servicios: Telefonica Lista Modelo de teléfono: seleccione su modelo de teléfono. Si no aparece su modelo, seleccione Otros. Campo Número de teléfono: escriba su número de teléfono, incluyendo el prefijo (código de área, de haberlo), sin otro tipo de caracteres, como guiones o paréntesis. No escriba el código de país o código de acceso internacional (como el 1 ); la aplicación de sincronización adjuntará esta información. Campo Confirmar número de teléfono: vuelva a escribir el número de teléfono para confirmar que se haya indicado correctamente. MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 128 de 151

129 Telefónica Soluciones 5. Haga clic en Continuar. Apareceran los datos de configuración: 6. Una vez el teléfono esté correctamente configurado, haga clic en Siguiente en el servicio de sincronización. Aparecen las opciones de sincronización para los servicios de direcciones y calendario. MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 129 de 151

130 Telefónica Soluciones 7. Revise la configuración predeterminada y realice los cambios necesarios. 8. Haga clic en Guardar cambios. Nota: debe sincronizar este dispositivo al menos una vez antes de poder agregar otro dispositivo Descarga cliente PC Para sincronizar con Outlook, primero debe descargar una de las herramientas de sincronización de Telefónica Soluciones e instalarla en el PC. Desde la pantalla de sincronización descargar la herramienta: MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 130 de 151

131 Telefónica Soluciones Una vez instalada configurar los datos de usuario y password. Al abrir la herramienta pulsar en Configuracion: Despues en la pestaña de Servidor configurar usuario y passsword: MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 131 de 151

132 Telefónica Soluciones El usuario debe ser en formato Un Vez configurado el usuario/password se podrá sincronizar con el servidor Acerca de la configuración manual de los dispositivos móviles Los PDA y algunos los teléfonos móviles tienen que configurarse manualmente indicando la información adecuada en las opciones de sincronización del dispositivo. Cuando se agrega un perfil de dispositivo al servicio de sincronización, el servicio muestra la configuración que se debe registrar. Dependiendo del dispositivo, los nombres de los valores y su número pueden variar; consulte la documentación de su dispositivo si necesita obtener más información. Si el dispositivo o la documentación que lo acompaña utilizan el término servidor, éste hará referencia a la máquina que alberga la sincronización o la propia aplicación de sincronización. Este término es opuesto a cliente, que hace referencia al dispositivo móvil o a una aplicación del dispositivo móvil, como la herramienta de sincronización instalada en un PDA. Las directrices que siguen le ayudarán a averiguar qué información debe indicar en qué opción. Las opciones que siguen contienen información que el dispositivo necesita para conectarse a Sincronización. Dependiendo del dispositivo, deberá indicar bien la URL de sincronización completa en un único valor del dispositivo: o URL de sincronización Se trata de la dirección URL completa del servicio de sincronización, incluyendo el nombre de la máquina que alberga el servicio y el número de puerto y la ruta al servicio en esa máquina, con el for- MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 132 de 151

133 Telefónica Soluciones mato Por ejemplo: Nota: muchos teléfonos móviles exigen direcciones URL de sincronización completas. En el caso de Correo de empresas la URL es o los componentes que forman la URL en valores aparte: o Anfitrión URL de sincronización Es posible que el dispositivo le pida el nombre del anfitrión, el nombre del servidor o el nombre de la máquina. Puerto URL de sincronización Ruta URL de sincronización El dispositivo puede pedirle el nombre de la ruta o el directorio. Nota: las dos herramientas de sincronización para los PDA exigen que indique los componentes de la URL de sincronización en valores independientes de Anfitrión de destino, Puerto de destino y Ruta de destino. También deberá configurar el dispositivo con la ruta correcta de directorio hacia el almacén de datos de la libreta de direcciones en el anfitrión de la sincronización: Ruta de direcciones Utilice el valor de esta opción para configurar el dispositivo con la ruta de la libreta de direcciones. Es posible que el dispositivo le pida la ruta de la libreta de direcciones o la ubicación de la base de datos de los contactos. Sea cual sea la terminología empleada, asegúrese de indicar el valor exacto de la Ruta de direcciones en Sincronización. Por ejemplo, si el valor es./pab, escriba el punto (.), la barra invertida (/) y las letras pab en la configuración del dispositivo. Para configurar el dispositivo con la ruta de directorio correcta hacia los almacenes de eventos y tareas en el anfitrión de Sincronización, utilice bien el valor Ruta de calendario-tareas o los valores Ruta de calendario y Ruta de tareas: Ruta de calendario-tareas El valor de esta opción se utiliza cuando se configuran eventos y tareas dentro del mismo perfil de sincronización en el dispositivo (lo que implica que el dispositivo almacena tanto eventos como tareas dentro de la misma base de datos). Nota: si utiliza esta opción para configurar el dispositivo, los valores Ruta de calendario y Ruta de tareas son irrelevantes. Ruta de calendario El valor de esta opción se utiliza para configurar el dispositivo para la sincronización de eventos cuando el dispositivo exige que se configuren los eventos y las tareas por separado. Ruta de tareas El valor de esta opción se utiliza para configurar el dispositivo para la sincronización de tareas cuando el dispositivo exige que se configuren los eventos y las tareas por separado. Nota: las dos herramientas de sincronización para los PDA exigen que defina las rutas de calendario y tareas por separado; utilice las opciones Ruta de calendario y Ruta de tareas. También debe configurarse el dispositivo con la información que sigue para que la sincronización pueda autenticarlo correctamente: Nombre de usuario MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 133 de 151

134 Telefónica Soluciones Se trata del ID de usuario de su cuenta. Contraseña Por razones de seguridad, su contraseña es el único valor que no se muestra. Utilice la contraseña correspondiente a su ID de usuario Edición de un dispositivo Los perfiles de dispositivos se pueden editar. Es posible cambiarlos de nombre, activar o desactivar operaciones de sincronización y cambiar su configuración. También puede cambiar la configuración del proceso de sincronización y la opción de solución de conflictos. Cuando modifique la configuración para sincronizar sólo un subconjunto de contactos, tareas o eventos sincronizados anteriormente, debe tener en cuenta que se eliminarán todos los demás contactos, tareas o eventos del dispositivo móvil. Por ejemplo, si tiene dos libretas de direcciones denominadas Personal y Trabajo sincronizadas con un dispositivo móvil y modifica la configuración de modo que sólo esté seleccionada para la sincronización la libreta Trabajo, la próxima vez que realice una sincronización todos los contactos del dispositivo móvil exclusivos de la libreta de direcciones "Personal" se eliminarán (sólo del dispositivo móvil). Nota: si cambia de teléfono móvil, agregue un dispositivo nuevo para el nuevo teléfono en lugar de editar la configuración de dispositivo existente. Esto debe ser así incluso si el modelo del teléfono nuevo es el mismo que el sustituido o aunque se use el mismo número de teléfono. Para editar un dispositivo: 1. Entre en su servicio de sincronización. 2. En la sección Opciones del dispositivo que quiera editar, haga clic en Editar configuración. 3. Para cambiar el nombre del perfil del dispositivo, indique un nuevo nombre en el campo Nombre. 4. Para activar la sincronización, marque la casilla de verificación Sincronizar datos con este dispositivo, y para desactivarla, elimínela. 5. Para cambiar los valores de configuración para un teléfono móvil: a. Haga clic en Cambiar configuración en la sección Configuración del teléfono móvil. b. Escriba la información nueva en el formulario. Si las opciones se encuentran disponibles, puede cambiar el país, el proveedor de servicios y el número de teléfono. Nota: si modifica la configuración del servicio de sincronización, los valores de configuración de sincronización del dispositivo en sí no tienen que modificarse. 6. Para editar los valores de sincronización del servicio de direcciones, consulte Configuración de la sincronización de contactos. 7. Para editar los valores de sincronización del servicio de calendario, consulte Configuración de la sincronización de eventos y Configuración de la sincronización de tareas. 8. Para cambiar la solución de conflictos, seleccione un nuevo valor en la lista Opciones de la sección Solución de conflicto. Para obtener más información, consulte Configuración de la solución de conflictos. 9. Haga clic en Guardar cambios Edición de un dispositivo MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 134 de 151

135 Telefónica Soluciones Cuando ya no lo use, puede eliminar el perfil de un dispositivo. Para eliminar un dispositivo: 1. Entre en su servicio de sincronización. 2. En la sección Opciones del dispositivo que quiera eliminar, haga clic en Eliminar. 7.2 Definición de opciones de sincronización para un dispositivo Puede controlar qué elementos sincronizar y cómo resolver los conflictos en cada uno de los dispositivos configurados. Puede sincronizar lo siguiente: Contactos dentro de cualquiera de las libretas de direcciones Eventos (incluidas reuniones) del calendario predeterminado Tareas de la lista de tareas Nota: las tareas sincronizadas no se muestran en Calendario. Puede seleccionar las libretas de direcciones que desea sincronizar, la libreta a la que desea agregar nuevos contactos y si desea sincronizar todos los contactos o sólo los de una categoría determinada. No se pueden sincronizar los grupos. Puede sincronizar todos los eventos de su calendario predeterminado o sólo los que tienen lugar dentro de un período de tiempo determinado. En cuanto a lista de tareas, puede sincronizar todas las tareas o sólo aquellas en un estado concreto. Si se sincroniza sólo la información más relevante en el dispositivo, podrá evitar llenarlo demasiado manteniendo de todos modos una exhaustiva recopilación de la información de calendario y libreta de direcciones almacenada en sus aplicaciones. Nota: algunos dispositivos móviles tienen sus propias opciones de sincronización. Al sincronizar con el servicio de calendario y de direcciones, no obstante, se usará siempre la configuración de sincronización que se haya especificado en el servicio de sincronización. No se usará ninguna configuración equivalente del dispositivo Configuración de la sincronización de contactos Tiene la opción de sincronizar los contactos de alguna o de todas las libretas de direcciones. Sin embargo, no puede sincronizar una libreta de direcciones compartida que sea propiedad de otro usuario. Sólo el propietario de dicha libreta de direcciones puede sincronizarla. Si el dispositivo móvil que se está sincronizando contiene contactos que ya no están en las libretas de direcciones, dichos contactos se agregarán a la libreta de direcciones que se especifique. Puede elegir sincronizar todos los contactos de las libretas de direcciones seleccionadas, o sólo los contactos de una categoría concreta. (Los contactos nuevos del dispositivo móvil se agregan a la libreta de direcciones, independientemente de la categoría.) MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 135 de 151

136 Telefónica Soluciones Puede crear una categoría específicamente para la sincronización con el objetivo de controlar de forma individual los contactos que se sincronizan con el dispositivo móvil. Las categorías se crean y eliminan en las opciones generales. Puede asignar un contacto a una categoría en la ventana Agregar contacto o Editar contacto del servicio de direcciones. Nota: si no dispone de servicio de direcciones, estas opciones no estarán disponibles. Para definir opciones de sincronización de contactos: 1. Para acceder a la configuración de sincronización para un dispositivo, haga clic en la opción Editar configuración correspondiente al dispositivo. La configuración de los contactos está en la sección Direcciones. 2. Active la casilla de verificación Sincronizar con para cada libreta de direcciones con la que quiera sincronizar los contactos. Es necesario seleccionar al menos una libreta de direcciones. 3. En la lista Agregar nuevos contactos a, seleccione la libreta de direcciones a la que desee agregar los contactos nuevos del dispositivo móvil. La libreta de direcciones principal está seleccionada de forma predeterminada. Nota: los contactos de la libreta de direcciones que seleccione en la lista se sincronizarán, incluso si la l libreta no está seleccionada en la lista Sincronizar con. 4. Para asignar contactos nuevos a una categoría, seleccione la categoría en la lista Categoría de los nuevos contactos. 5. Para sincronizar todos los contactos, seleccione Sincronizar todos los contactos de las libretas de direcciones seleccionadas. Esta opción está seleccionada de forma predeterminada. Se sincronizarán todos los contactos de las libretas de direcciones seleccionados en los valores Sincronizar con y Agregar nuevos contactos a. 6. Para sincronizar contactos de una categoría determinada: a. Seleccione Sincronizar con el dispositivo sólo los contactos de las categorías seleccionadas. b. Seleccione una categoría en la lista Categorías disponibles y haga clic en el botón >> para pasarla a la lista Categorías para la sincronización. 7. Haga clic en Guardar cambios. Nota: si modifica la configuración para seleccionar menos contactos u otros distintos, todos los contactos que ya no estén seleccionados se eliminarán del dispositivo móvil durante la siguiente sincronización Configuración de la sincronización de eventos Todos los eventos (incluidas las reuniones) de su calendario principal o predeterminado se sincronizan de forma predeterminada. No obstante, si tiene eventos programados para un futuro lejano, puede restringir el número de eventos almacenados en su dispositivo móvil sincronizando sólo los eventos programados para un lapso de tiempo concreto. Esto le permite planificar con mucha antelación y almacenar todos los eventos en la aplicación del servicio de calendario, mientras que el dispositivo móvil contiene sólo los eventos importantes para el presente y el futuro más próximo. Sigue teniendo la opción de programar un evento en el dispositivo móvil con mucha antelación. El evento se agregará a la aplicación la próxima vez que realice una sincronización, incluso si se encuentra fuera del período de tiempo seleccionado para la sincronización. MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 136 de 151

137 Telefónica Soluciones Cuando un mismo evento se encuentra en ambas ubicaciones, sin embargo, se eliminará del dispositivo móvil la próxima vez que realice una sincronización si está previsto que tenga lugar fuera del período de tiempo especificado. El evento correspondiente de la aplicación no se eliminará y se agregará de nuevo al dispositivo móvil durante una sincronización posterior, si en ese momento se encuentra dentro del período de tiempo especificado. Nota: si no dispone de servicio de calendario, estas opciones no estarán disponibles. Para seleccionar eventos que sincronizar: 1. Para acceder a la configuración de sincronización para un dispositivo, haga clic en la opción Editar configuración correspondiente al dispositivo. La configuración de los eventos está en la sección Calendario. 2. Para sincronizar todos los eventos, seleccione Sincronizar todos los eventos del calendario. Esta opción está seleccionada de forma predeterminada. Nota: sólo se puede sincronizar el calendario principal; no es posible sincronizar los calendarios agregados por el usuario. 3. Para sincronizar sólo los eventos del calendario principal programados para un lapso de tiempo concreto: a. Seleccione Sincronizar con el dispositivo sólo los eventos que se producen en el rango seleccionado. b. Para especificar cuánto tiempo retroceder, seleccione una opción en la lista Inicio: Hoy, Hace 1 semana, Hace 2 semanas o Hace 1 mes. Hoy es la opción predeterminada e indica que los eventos que ya han tenido lugar no se sincronizarán. c. Para especificar cuánto tiempo avanzar, seleccione una opción en la lista Fin: Todos los eventos futuros, 1 día desde hoy, 1 semana desde hoy, 2 semanas desde hoy, 3 semanas desde hoy, 1 mes desde hoy o 2 meses desde hoy. Todos los eventos futuros es la opción predeterminada y sincroniza todos los eventos programados para el futuro. Por ejemplo, si seleccione Hoy como día de inicio y 1 mes desde hoy como fecha de fin, sólo se sincronizarán los eventos programados para los próximos 31 días. 4. Haga clic en Guardar cambios. Nota: si modifica la configuración para seleccionar menos eventos u otros distintos, todos los eventos que ya no estén seleccionados se eliminarán del dispositivo móvil durante la siguiente sincronización Configuración de la sincronización de tareas MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 137 de 151

138 Telefónica Soluciones Todas las tareas de la lista de tareas se sincronizan de forma predeterminada, si bien puede optar por sincronizar sólo las tareas en un estado concreto: Completa, Sin completar o Pendiente. Nota: si no dispone de servicio de calendario, estas opciones no estarán disponibles. Para seleccionar tareas para sincronizar: 1. Para acceder a la configuración de sincronización para un dispositivo, haga clic en la opción Editar configuración correspondiente al dispositivo. La configuración de las tareas está en la sección Tareas. 2. Para sincronizar todas las tareas, seleccione Sincronizar todas las tareas. Esta opción está seleccionada de forma predeterminada. 3. Para sincronizar sólo las tareas con un estado determinado: a. Seleccione Sincronizar con el dispositivo sólo las tareas seleccionadas. b. Seleccione las opciones de Estado que desee sincronizar y desactive las opciones que no desee sincronizar. 4. Haga clic en Guardar cambios. Nota: si modifica la configuración de las tareas para seleccionar menos tareas u otras distintas, todas las tareas que ya no estén seleccionadas se eliminarán del dispositivo móvil durante la siguiente sincronización Configuración de la solución de conflictos Es posible modificar la misma entrada de contacto, evento o tarea en los dos puntos de sincronización, es decir, tanto en la aplicación (el servicio de calendario o de libreta de direcciones) como en el dispositivo móvil. Si se modifica la misma entrada en ambos sitios y los cambios no son idénticos, el valor de solución de conflictos determinará cómo resolver el conflicto. Puede elegir sobrescribir la información en la aplicación o en el dispositivo móvil, crear entradas duplicadas en ambos sitios o ignorar todas las entradas en conflicto. Nota: la primera vez que se sincroniza un dispositivo (o siempre que se realice una sincronización lenta), este valor es irrelevante, si bien la opción de solución de conflicto que se especifique se guardará y se usará durante las sincronizaciones siguientes (sincronizaciones rápidas). Para seleccionar el método de solución de conflictos: 1. Para acceder a la configuración de sincronización para un dispositivo, haga clic en la opción Editar configuración correspondiente al dispositivo. La configuración de conflictos está en la sección Solución de conflictos de sincronización. 2. En la lista Opciones, elija una de las opciones siguientes: MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 138 de 151

139 Telefónica Soluciones Sobrescribir siempre la información del dispositivo móvil Seleccione esta opción para sobrescribir con la información del servicio de calendario o de libreta de direcciones cualquiera de las entradas del dispositivo móvil que entren en conflicto. Sobrescribir siempre la información de la aplicación Seleccione esta opción para sobrescribir con las entradas del dispositivo móvil cualquiera de las entradas del servicio de calendario o de libreta de direcciones que entren en conflicto. Duplicar la información en ambos Seleccione esta opción para crear entradas duplicadas en ambos sitios. Esto permite revisar las entradas duplicadas después de sincronizar y decidir así qué versión guardar. Esta opción está seleccionada de forma predeterminada. Ignorar los conflictos Seleccione esta opción si prefiere que las entradas en conflicto queden sin modificarse en ambos sitios. En este caso, las entradas en conflicto no se sincronizarán. 3. Haga clic en Guardar cambios. 7.3 Sincronización de datos El proceso de sincronización se inicia desde el dispositivo móvil, no desde el servicio de sincronización. Cada dispositivo que vaya a sincronizar debe estar configurado tal y como se describe en Creación de un perfil de dispositivo. La primera vez que se sincroniza un dispositivo concreto, se lleva a cabo una sincronización lenta de todos los datos; después sólo se sincronizarán las entradas nuevas o modificadas. Es posible revisar todos los detalles de la última sincronización de cada dispositivo Visualización de los registros de sincronización Puede ver la siguiente información acerca de cada dispositivo configurado para ser sincronizado: Nombre y tipo de dispositivo Capacidad para contactos y uso actual (para teléfonos móviles) Esto muestra el número de máximo de contactos que podrá almacenar el dispositivo, si la información está disponible y el número de contactos en ese momento almacenados en el dispositivo. Fecha y hora de la última sincronización Estado de la última sincronización Esto indica si la sincronización finalizó con éxito, y ofrece un enlace a información detallada acerca del número y tipo de cambios realizados en el dispositivo. MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 139 de 151

140 Telefónica Soluciones Para ver los registros de sincronización: 1. Entre en su servicio de sincronización. Se muestra información detallada acerca de la última sincronización de cada dispositivo, además de otro tipo de información sobre el dispositivo. 2. Para ver información detallada acerca de la última sincronización con dispositivo concreto: a. En la sección Estado de la sincronización, haga clic en el enlace Más detalles de la fila Estado de la sincronización. Aparece una ventana con el número de contactos, eventos y tareas agregadas, modificadas o eliminadas del dispositivo y del servidor (el servidor guarda el almacén de datos global al cual se accede desde el servicio de direcciones y calendario). También se muestra el número de conflictos que han tenido lugar, de haberlos habido. b. Haga clic en Aceptar cuando termine y cierre la ventana de detalles. 3. Para ver información acerca de un teléfono móvil, haga clic en el icono de información. La información que se muestra incluye el número de teléfono, el fabricante del dispositivo y los números de versión del hardware y del software, si están disponibles. 4. Para ver la configuración de sincronización en uso: a. Haga clic en la opción Editar configuración para el dispositivo. b. Cuando termine de revisar la información, haga clic en Cancelar para volver a los registros de sincronización Acerca del método de sincronización lenta La primera vez que se sincroniza un dispositivo, se ejecuta siempre una sincronización lenta. En la sincronización lenta, todos los contactos, tareas y eventos especificados en la configuración de sincronización se agregan al dispositivo móvil. Si el dispositivo ya contiene contactos, tareas o eventos, estos datos se combinarán con los datos almacenados en las aplicaciones de los servicios de calendario y libreta de direcciones. Si una misma entrada se encuentra tanto en la aplicación como en el dispositivo móvil y hay alguna diferencia en la información que incluye, se crean entradas duplicadas que puede eliminar manualmente. Como su propio nombre indica, la sincronización lenta puede llevar bastante tiempo. Cuantos más contactos, eventos y tareas haya, más tardará. Tras llevar a cabo la sincronización lenta inicial con el nuevo dispositivo, sin embargo, las sincronizaciones siguientes serán rápidas, o sincronizaciones normales, en las que sólo se sincronizan las entradas que hayan cambiado desde la última sincronización. De ser necesario, puede forzar una sincronización lenta para la siguiente vez que sincronice un dispositivo particular. Normalmente esto sólo será necesario en circunstancias extraordinarias. Por ejemplo, si se eliminaron accidentalmente todas las entradas en el dispositivo, la siguiente vez que se sincronice el dispositivo, estas entradas eliminadas se eliminarían también de los servicios de calendario y libreta de direcciones si coincidiesen con los criterios de la configuración de sincronización del dispositivo. Para evitar que esto ocurra, podría especificar una sincronización lenta para el dispositivo antes de volver a sincronizarlo. MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 140 de 151

141 Telefónica Soluciones Una vez especificada una sincronización lenta para un dispositivo, no podrá cambiar de opción; la sincronización siguiente será una sincronización lenta. Y una vez se lleve a cabo una sincronización lenta, la opción se restablece automáticamente para realizar una sincronización rápida en la siguiente sincronización. Para forzar una sincronización lenta: 1. Entre en su servicio de sincronización. 2. En la sección Opciones de la lista de dispositivos, haga clic en Sincronización lenta para abrir la ventana del mismo nombre para el dispositivo y, a continuación, haga clic en Utilizar sincronización lenta para confirmarlo. Esta acción no se puede deshacer. La siguiente vez que inicie una sincronización desde el dispositivo, se llevará a cabo una sincronización lenta. Nota: si el dispositivo ya está programado para una sincronización lenta, se le informará al respecto y el botón Utilizar sincronización lenta no aparecerá disponible. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana 7.4 Cliente BlackBerry Instalacion de la aplicación El usuario accede a la página de correo de empresas Una vez ahí debe introducir sus datos de usuario y seleccionar el terminal Blackberry para el que se desea descargar la aplicación Sinc CdE. El navegador mostrará una dirección de descarga que se debe introducir en el navegador del dispositivo Blackberry. A continuación debe seguir los pasos de instalación que se muestran en el terminal Blackberry Uso de la aplicación La primera vez que se ejecute la aplicación, se descargan recursos necesarios para el funcionamiento de esta. Una vez terminada la descarga, el usuario debe aceptar las condiciones de uso. MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 141 de 151

142 Telefónica Soluciones En la página principal se pueden realizar diferentes acciones: Sincronizar contactos. Ir al portal de correo de empresas desde la Blackberry. Configurar diferentes opciones de la aplicación. MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 142 de 151

143 Telefónica Soluciones Opciones de configuración En la página de configuración se pueden modificar diferentes aspectos del funcionamiento de la aplicación. Esta pantalla tiene tres pestañas: - Opciones de sincronización automática - Detalles de usuario - Opciones de contacto Opciones de Sincronización automática Se puede cambiar el estado de itinerancia de la aplicación Detalles de usuario En esta pantalla se puede modificar el usuario y contraseña del servicio de sincronización Opciones de contacto En la caja de selección de Resolución de conflictos se determina cómo se resuelven los conflictos entre contactos durante una sincronización. Hay las siguientes opciones Teléfono sobrescribe servidor. Los valores de los contactos del teléfono sobrescriben los que hubiera en el servidor. Servidor sobrescribe al teléfono. Los valores de los contactos del servidor sobrescriben los que hubiera en el servidor. Crear duplicados. No se modifica ninguno de los valores previos en teléfono/servidor, se añade el contacto del servidor en el teléfono y el del servidor en el teléfono. Ignorar el conflicto. No se hace nada cuando hay un conflicto. MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 143 de 151

144 Telefónica Soluciones Sincronización de Contactos Para sincronizar contactos, vaya a la pantalla principal de la aplicación, y seleccione Sincronizar contactos o el comando menú -> Contactos -> Sincronizar. Si es la primera vez que sincroniza, o su usuario o contraseña no son correctos, se mostrará una pantalla de configuración de usuario y contraseña. Una vez introducidos los datos, una pantalla mostrará el número de contactos modificados desde la última sincronización, y se le permitirá continuar o cancelar la sincronización. Al terminar la sincronización se mostrará una pantalla con el resultado del proceso. MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 144 de 151

145 Telefónica Soluciones 7.5 Cliente Iphone Instalacion de la aplicación El usuario accede a la página de correo de empresas Una vez ahí debe introducir sus datos de usuario y seleccionar el terminal Iphone para el que se desea descargar la aplicación Sinc CdE. El navegador indicara las instrucciones a seguir para descargar la aplicación desde el AppStore de Apple Uso de la aplicación La primera vez que se ha descargado la aplicación, Al abrir por primera vez la aplicación aparacera laventana: Hay que configurar la cuenta con la que que queremos sincronzar pulsando en Configurar Ahora : MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 145 de 151

146 Telefónica Soluciones Habra que introducir la dirección del correo del usuario y la password. Una vez introducidos los datos pulsar hecho Sincronizar contactos. Ir a la pantalla sincronización y pulsar sincronizar Pantalla de estado Desde esta pantalla se pueden ver los datos de las sincronizaciones realizadas MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 146 de 151

147 Telefónica Soluciones En estado se pueden ver los datos de la ultima sincronización: MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 147 de 151

148 Telefónica Soluciones MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 148 de 151

149 Telefónica Soluciones En Contador se muestra el numero de sincronizaciones realizadas. Este contador se puede reiniciar: Pantalla de Ayuda En la pantalla de ayuda se muestra los datos necesarios para usar el cliente. MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 149 de 151

150 Telefónica Soluciones MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 150 de 151

151 Telefónica Soluciones Pantalla de Acerca de En esta pantalla se muestra las condiciones de la aplicación: MN Fecha: 18/01/11 Edición: 1 Manual de Provisión del Servicio Correo de empresas SCE2 Página 151 de 151