MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. Cadena de Abastecimiento

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1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Cadena de Abastecimient 213

2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 1 DE 37 CADENA DE ABASTECIMIENTO Códig ACA PRESENTACIÓN En el presente dcument se incluye un manual de prcedimients de ls prcess implicads en el macr prces Cadena De Abastecimient de la empresa Archie s Clmbia 1

3 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 2 DE 37 CONTENIDO Códig ACA CONTENIDO 1. GENERALIDADES 1.1. Intrducción 1.2. Estructura interna 1.3. Misión 1.4. Visión 1.5. Visión Crprativa 1.6. Simblgía utilizada 1.7. Objetiv del manual 1.8. Justificación del manual 2. MAPA DE PROCESOS GENERAL 3. PROCESOS 3.1. PROCESO COMPRAS Caracterización Descripción Diagrama funcines cruzadas Diagramas de actividades pr prcedimient Anexs 3.2. PROCESOS PRODUCCIÓN Caracterización Descripción Diagrama funcines cruzadas Diagramas de actividades pr prcedimient Anexs 3.3. PROCESOS DESPACHOS Caracterización Descripción Diagrama funcines cruzadas Diagramas de actividades pr prcedimient Anexs 3.4. ANEXOS 2

4 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 3 DE GENERALIDADES Códig ACA 1.1. INTRODUCCION Ls prcess y ls prcedimients de LA CADENA DE ABASTECIMIENTO, cnfrman un de ls elements principales del desarrll de las actividades de Archie s Clmbia S.A; pr l cual, deben ser plasmads en manuales práctics que sirvan cm mecanism de cnsulta permanente, pr parte de tds ls trabajadres permitiéndles un mayr desarrll en la búsqueda de la mejra cntinua. Teniend en cuenta l anterir, se ha preparad el presente Manual de Prcess y Prcedimients, en el cual se define la gestión que agrupa las principales actividades y tareas del CENTRO DE ACOPIO. Dichas actividades se describen cn cada una de las herramientas necesarias para la cnstrucción pr fases del manual referid, sprtand cada un de ls prcess específics, cm sn: cmpras, prducción y despachs. La funcinalidad del manual, es permitir que tdas las tareas y prcedimients pr área vinculada, así cm, la infrmación relacinada, sean ttalmente clars y específics atendiend a ls requerimients de la nrma ISO 91:2 3

5 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 4 DE GENERALIDADES Códig ACA 1.2. ESTRUCTURA INTERNA GERENTE CADENA DE ABASTECIMIENTO JEFE DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS JEFE DE PRODUCCIO SUPERVISO R ASISTENTE PRODUCCIO N JEFE DE TRANSPORT Y AUXILIARES DE BODEGA JEFE DE DESPACH COORDINAD OR DE DESPACHO CIUDAD ASISTENTE FACTURACIO N LINEA DE PRODUCCIO N FLOTA TRANSPOR

6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 5 DE GENERALIDADES Códig ACA 1.3. MISIÓN Sms una trattria de barri, dedicada a crear recetas nutritivas cn una tradición artesanal para brindarlas a nuestrs clientes cn crdialidad y rgull, en un ambiente acgedr que ls haga sentir en casa VISIÓN Trabajarems cn amr y cmprmis para darle a nuestrs clientes y amigs l mejr de nstrs: familiaridad, vcación de servici, amistad, fidelidad y sencillez VISIÓN CORPORATIVA Pryectarns cm una empresa cn sólida estructura rganizacinal, para frecer el entrenamient y prfesinalism que requiera nuestr recurs human, y así cumplir nuestra misión de satisfacer a cada un de nuestrs grups de interés.

7 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 6 DE GENERALIDADES Códig ACA 1.6. SIMBOLOGIA UTILIZADA Para una mayr cmprensión de ls prcedimients, a cntinuación se representa gráficamente la simblgía utilizada en el levantamient de ls misms: SIMBOLO NOMBRE DECRIPCION /AL Indicadr fin de inició de un prcedimient. ACCION PROCESO Representar la ejecución de una mas tarea actividad dentr de un prcedimient DECISIÓN Representa una actividad de decisión de cnmutación. CONECTOR INTERNO Úsese para representar en un diagrama de fluj una entrada una salida de una parte de un Diagrama de Fluj a tra dentr de la misma página. CONECTOR EXTERNO Representa el enlace de actividades en hjas diferentes del prcedimient DOCUMENTO Representa cualquier tip de dcument entre salga del prcedimient DIRECCION DE FLUJO Cnecta símbls señaland el rden en que la línea de unión deben realizarse

8 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 7 DE GENERALIDADES Códig ACA 1.7 OBJETIVO DEL MANUAL El presente Manual de Prcess tiene cm bjetiv principal brindar frtalecimient a la cultura del Autcntrl y mejra cntinua del centr de acpi de Archie s Clmbia S.A. Se busca que exista un dcument cmplet y actualizad de cnsulta, que establezca un métd estándar para ejecutar el trabaj de ls departaments de cmpras prducción y despachs. En este sentid, el Manual de Prcess y Prcedimients está dirigid a tdas las persnas que baj cualquier mdalidad, se encuentren vinculadas al centr de acpi y se cnstituye en un element de apy útil para el cumplimient de las respnsabilidades asignadas, y para cadyuvar cnjuntamente cn el cntrl intern, en la cnsecución de las metas de desempeñ y rentabilidad, asegurar la infrmación y cnslidar el cumplimient nrmativ. Este dcument describe ls prcess, y expne en una secuencia rdenada las principales peracines pass que cmpnen cada prcedimient, y la manera de realizarl. Cntiene además, diagramas de fluj, que expresan gráficamente la trayectria de las distintas peracines, e incluye las dependencias que intervienen, precisand sus respnsabilidades y la participación de cada cual. Para que tenga validez y cumpla de la mejr manera cn su bjetiv, este manual requiere de revisines periódicas para su actualización, ya que el prpósit a crt plaz es enfcarl cm dcument de calidad; sus mdificacines deben ser sugeridas a la ficina de Calidad para su análisis, presentación a la instancia crrespndiente, aprbación e implementación. Sus cntenids aprbads, deben ser de cumplimient bligatri para td el persnal prfesinal, técnic administrativ actuante. La inbservancia de l establecid implicará respnsabilidad persnal y prfesinal.

9 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 8 DE GENERALIDADES Códig ACA 1.8 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL Es imprtante señalar que ls manuales de prcedimients sn la base del sistema de calidad y del mejramient cntinu de la eficiencia y la eficacia, pniend de manifiest que n bastan las nrmas, sin que además, es imprescindible el cambi de actitud en el cnjunt de ls trabajadres en materia n sl de hacer las csas bien sin dentr de las practicas definidas en la rganización. El manual de prcess es una herramienta que permite a la rganización integrar una serie de accines encaminadas a agilizar el trabaj de la administración y mejrar la calidad del servici cmprmetiéndse cn la búsqueda de alternativas que mejren la satisfacción del cliente.

10 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 9 DE MAPA DE PROCESOS Códig ACA MAPA DE PROCESOS En la cadena de abastecimient de Archie s Clmbia el bjetiv principal es el suministr prtun y eficaz de insums y materias primas de calidad a ls punts de venta, para su psterir manufactura y transfrmación en prducts alimenticis terminads; se evidencia entnces que las entradas y salidas del prces sean requerimient y despach de materias primas e insums desde y hacia ls punts de venta respectivamente.

11 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 1 DE PROCESOS Códig ACA PROCESOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO NOMBRE DEL PROCESO COMPRAS PRODUCCIÓN DESPACHOS HERRAMIENTAS Descripción de ls prcedimients Caracterización, Diagrama de Fluj funcines cruzadas, diagramas de actividades. Descripción de ls prcedimients Caracterización, Diagrama de Fluj funcines cruzadas, diagramas de actividades. Descripción de ls prcedimients Caracterización, Diagrama de Fluj funcines cruzadas, diagramas de actividades.

12 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 11 DE PROCESO DE COMPRAS Códig ACAC CARACTERIZACIÓN NOMBRE DEL PROCESO COMPRAS CODIGO: ACAC RESPONSABLE JEFE DE COMPRAS ALCANCE: OBJETIVO: Garantizar la dispnibilidad de insums y materia prima que cumpla cn las características rganlépticas y fitsanitarias requeridas para la elabración de las recetas. Abastecer prtunamente la cadena de suministrs de materia prima e insums. PROVEEDORES Punts De Venta. Despachs. Planta de Prducción. ENTRADAS Slicitud requerimient de materia prima e insums Ctizacines. Orden de Aprbación de cmpra. PROCEDIMIENTOS Definir las necesidades de cmpra. Seleccinar ls psibles prveedres. Slicitar ctizacines. Slicitar muestras. Cdificar el Prveedr y Cliente (Nuev). Crear la carpeta de cntact. Elabrar pedids. Crear Órdenes de Cmpra (SAP). Verificar la Factura VS Orden de cmpra. Liberar factura. Recibir y verificar pedids de cmpras Vs factura. Ingresar de la factura. Reprtar e ingresar las Nvedades (MIGO "DEVOLUCIONES"). Firma de facturas. Cntabilizar las Facturas. Pagar a Prveedres. Verificar órdenes de cmpra abiertas. Elabrar Matriz de Evaluación a Prveedres. Retralimentar el Prces. CLIENTES Punts De Venta. Despachs. Planta de Prducción SALIDAS Lista de pedids Órdenes de cmpra Abastecimient acpi Infrmes de csts MP Infrme de histórics de cmpras. Infrme de agtads INDICADORES RECURSOS REGISTROS Ctizacines. Ttal cmpras/ Ttal ventas*1. Numer de pedids recibids/ Ttal de pedids prgramads *1 FÍSICOS: Cmputadr, teléfn, impresra, instalacines. RRHH: Jefe de Cmpras, Asistente Cmpras, Gerente Cadena De Abastecimient TECNOLOGICOS: Sftware (SAP). Frmats de pedid de abastecimient. Órdenes de cmpra Frmat de devlución a prveedr. Frmat evaluación Ctizacines.

13 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 12 DE PROCESO DE COMPRAS Códig ACAC MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO PROCESO: COMPRAS DESCRIPCION 1 Definir las necesidades de cmpra. Cmpras La definición de las necesidades se da, teniend en cuenta una serie de parámetrs que busca determinar las cantidades y calidad del prduct a suministrar. Jefe de Cmpras Seleccinar ls psibles prveedres. Slicitar ctizacines. Slicitar muestras. Cdificar el Prveedr y Cliente (Nuev). Crear carpeta de cntact. Cmpras Cmpras Cmpras Cntabilidad Cmpras Se inicia la búsqueda de ls psibles prveedres del prduct insum en mención y se hace un filtr dnde es seleccinad mínim tres de ells. Se slicita las ctizacines para su psterir análisis y evaluación de la viabilidad que tiene cm próxim prveedr, Cm últim pas para la selección del prveedr, es slicitad a cada un, muestras para el análisis, de tal frma que cumpla cn las expectativas y cmprtamient en la receta al mejr cst. Para la creación y cdificación del prveedr en el sistema, se debe diligenciar y recpilar una serie de dcuments, que sn autrizads pr la gerencia general para psterirmente ser llevads al departament de cntabilidad y realizar la Creación en SAP, de igual frma la cmpañía envía al prveedr ls dcuments que requiera para la creación cm Nuev Cliente. En esta carpeta esta cmpilad una serie de registrs y certificacines bligatrias para la cmercialización entre cliente-prveedr. Esta carpeta debe ser actualizada periódicamente. Jefe de Cmpras Asistente de Cmpras Asistente de Cmpras Asistente de Cntabilidad Asistente de Cmpras 7 Elabrar pedids. Despachs La elabración de ls pedids se realiza mediante el diligenciamient de un frmat hech y digitalizad pr el área de despachs que después se envía al departament de cmpras para el respectiv requerimient a prveedres. Jefe de Despachs 8 Crear Órdenes de Cmpra (SAP). Cmpras Recibids ls frmats digitalizads pr el área de despachs y/ prducción. Ls pedids u órdenes de pedid, deben realizarse cn una Orden de Cmpra enviada ya sea, física digitalizada al prveedr, est cn el fin de garantizar el despach y la entrega de las cantidades slicitadas, en ls embalajes y presentacines pactadas en la negciación. Asistente de Cmpras 9 Verificar la Factura Vs Orden de cmpra. Cmpras Una vez llega el pedid, la factura es remitida al área de cmpras para verificación, de tal frma que el pedid cincida cn la rden de cmpra, de n ser así, esta diferencia es relacinada en el frmat cntrl de pedids para prgramar y mnitrear la nueva entrega de faltante. Asistente de Cmpras 1 Liberar factura. Cmpras La estrategia de liberación hace referencia a la aprbación del mnt de la factura escalad jerárquicamente, cn el fin de llevar una supervisión cntrlada y detallada de las cmpras. Este filtr está cnfrmad de la siguiente manera: inferir a 1.., respnsable Gerente De La Cadena De Abastecimient. De 1.. a 3.. respnsable Gerente De Prduct. De 3.. a 5.. respnsable Chef Crprativ. De 5.. a 1.. respnsable Gerente De Asunts Ecnómics. De 1.. en adelante, respnsable Gerente General. Gerente De la Cadena de Abastecimient Gerente de Prduct Chef Crprativ Gerente de Asunts Ecnómics Gerente General.

14 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 13 DE PROCESO DE COMPRAS Códig ACAC MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO PROCESO: COMPRAS Recibir y verificar pedids de cmpras Vs factura. Ingresar la factura. Ingresar y reprtar las Nvedades (MIGO " Despachs Despachs Cmpras Hecha la de la rden y liberada (si es el cas), se pasa la factura al departament de Despachs Y Recib De Mercancía cn el númer de la rden de cmpra, El recib de mercancía permite cntrlar las cantidades del prduct que se está recibiend, esta acción se realiza médiate la cnfrntación del pedid físic Vs la relación de prduct en la factura. Una vez hecha la cnfrntación, se hace el ingres de la factura en el sistema SAP. (Actualización Del Stck De Inventari). Cnsiste en el ingres al sistema SAP las nvedades reprtadas en el recib de mercancía, esta actividad se realiza pr la transacción MIGO devlucines y es slicitad al prveedr ntas crédit cambi de factura, según sea el cas. Jefe de trasprte y recib de mercancía Jefe De Trasprte Y Recib De Mercancía Jefe de Cmpras Firma de facturas. Cntabilizar las Facturas. Pagar a Prveedres. Cmpras Cntabilidad Tesrería Tdas las facturas antes de ser enviadas al área de cntabilidad deben llevar una firma de aprbación, en principi pr el Jefe De Trasprte Y Recib De Mercancía seguid del Jefe De Cmpras y pr ultim del Gerente De La Cadena De Abastecimient. Las facturas se envían al departament de cntabilidad cn sus respectivas nvedades; ntas crédit debit (según sea el cas), para la cntabilización y causalidad de las mismas, psterirmente sn dirigidas al departament de tesrería cn su respectiva relación de facturas causadas, dnde se prgraman ls pags. El pag se realiza pr transferencia electrónica y se le reprta al departament de cartera del prveedr, cn el fin de cruzar cuentas pr pagar; las negciacines actuales cn ls prveedres varían, según ls prducts que abastece, así: Prducts de Gast, entre 6 y 9 días de plaz para pag. Prducts de cst, entre 3 y 6 días de plaz para pag. Jefe de Trasprte y Recib de Mercancía. Jefe de Cmpras Gerente De La Cadena De Abastecimient. Asistente de Cntabilidad Jefe de Tesrería 17 Verificar órdenes de cmpra abiertas. Cmpras Esta actividad tiene cm prpósit cntrlar tdas las rdenes que n tienen ingres, de esta frma pdems eliminar reprcess pr devlucines de facturas abiertas, además de evitar la psible pérdida de una factura. Asistente de Cmpras 18 Elabrar Evaluación a Prveedres Cmpras Periódicamente el área de cmpras realiza una evaluación de servici del prveedr, est cn el fin de determinar la calidad en tiemps de entrega, cantidad de devlucines, agtads, BPM, pedids cmplets, capacidad de reacción ante alguna eventualidad etc. Asistente de Cmpras 19 Retraliment ar el Prces. Cmpras - Cntabilidad - Tesrería Semanalmente se realiza una reunión de retralimentación cn td el equip de trabaj incluyend un representante de cada área cn que se tiene cntact direct, cn el fin de discutir las nvedades que se hayan presentad durante la semana. De esta actividad se deja un acta de la cual la semana siguiente será revisada, para la cnfrntación de las tareas que fuern asignadas. Jefe de cmpras Asistente de Cntabilidad Asistente de Tesrería

15 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 14 DE PROCESO DE COMPRAS Códig ACAC DIAGRAMA FUNCIONES CRUZADAS COMPRAS DIAGRAMA FUNCIONES CRUZADAS JEFE DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS ASISTENTE DE CONTABILIDAD JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION inici 1 Definir las necesidades de cmpra 2 Seleccinar ls psibles prveedres 3 Slicitar ctizacines Precis y plazs dentr del rang? N 4 Si Slicitar muestras 5 N Prveedr seleccinad? SI Cdificar el Prveedr y Cliente (Nuev). 6 Crear carpeta de cntact. Matriz de evaluación a prveedr. A Hja de cntact Catalg y lista de precis 8 Crear Órdenes de Cmpra (SAP). Frmat de cdificación de nuev prveedr * Rut * Registr mercantil * Ftc. cedula del representante legal * REF. Cmerciales * REF. Bancarias * Ctización A 7 Elabrar pedids Frmat de pedids acpi cn pedids digitalizads. 1 Fase DIAGRAMA DE FUNCIONES CRUZADAS JEFE DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS ASISTENTE DE CONTABILIDAD JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE MERCANCIA JEFE DE TESORERIA 1 9 Verificar la Factura Vs Orden de cmpra. Factura B 1 Si la factura y la rden cncuerdan? Orden de cmpra 11 Recibir y verificar pedids de cmpras Vs factura. Liberar factura 9 N Factura B Factura Prgramar entrega de unidades faltantes. Und. de diferencia 12 Ingresar la factura. 13 Ingresar y reprtar Nvedades SAP Facturas SI 13 Slicitar ntas crédit debit Facturas Factura Relacin Facturas Reprta nvedades? Relacin Facturas 14 Firmar facturas 17 Nta credit debit N 15 Cntabilizar Facturas 16 Pagar a Prveedres. Facturas Facturas Verificar órdenes de cmpra abiertas. Facturas Relación de FaCturas causadas Retralimentar el Prces. Elabrar Matriz de Evaluación a Prveedres Fase

16 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 15 DE PROCESO DE COMPRAS Códig ACAC DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES POR PROCEDIMIENTO 1) Definir las necesidades de cmpra. 2) Seleccinar psibles prveedres Determinar el tip de necesidad. Revisar bases de dats Buscar vía internet Requerir MP e insums de ls punts de venta. Evaluar prduct receta nueva. Planear el abastecimient mediante histórics. Seleccinar prveedr Buscar psible prveedr Cumple cn ls requisits? N Cntinuar buscand SI Slicitar prtafli de servicis 3) Slicitar ctizacines 4) Slicitar muestras Evaluar prtafli NO Seleccinar prveedres Seleccinar psible prveedr Cnfrme? Slicitar muestras Ctizar prducts Cit a entrevista Enviar a cmité de prduct Evaluar capacidad Cnsums pryectads Evaluar Facilidades de pag Plazs y medis Evaluar Caract. prducts Nrmas fitsanitarias Evaluar Cst < preci > calidad NO Evaluar cmprtamient del prduct en la receta Satisfactri? NO 5) Cdificar prveedr y cliente nuev Cnfrme? SI SI Aprbar prveedr Slicitar dcuments Rut Registr mercantil 2 referencias cmerciales 2 referencias bancarias Ftcpia de la cedula del representante legal Ctización de prducts slicitads Carta de certificación bancaria para pags. Diligenciar frmat de prveedr cliente nuev Slicitar Dcuments Recibir dcuments Slitar muestra NO Verificar dcuments Aceptads? SI Cdificar nuev prveedr SAP

17 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 16 DE PROCESO DE COMPRAS Códig ACAC 6) Crear carpeta de cntact 7) Elabrar pedids 8) Crear rdenes de cmpra SAP Revisar stck Marcar carpeta nmbre y códig de cntact suficiente? NO Recibir frmats de pedids digitalizads Diligenciar hja de cntact Diligenciar frmat de pedid Crear rden de cmpra Slicitar certificacines de funcinamient mínimas para cmercialización de aliments Clasificar ls niveles de frecuenncia Prgramar fechas de entrega Archivar dcuments en carpeta Anexar catalg y lista de precis actualizada Semanal Diari Determinar cantidades y fechas de entrega. Digitalizar frmats Mensual SI Enviar rden de cmpra a prveedr Anexar matriz de evaluación a prveedr Enviar vía internet pedid a cmpras 9) Verificar factura vs rden de cmpra 1) Liberar factura 11) Recibir y verificar pedids de cmpras vs factura Recibir Factura Recibir factura Cnfrntar factura vs rden de cmpra Verificar mnt de factura Hacer relación de facturas para liberar Realizar cnte físic Hay diferencias? SI Relacinar diferencias en excel Entregar al respnsable de la liberación SAP MIGO 11 Ingresar facturas SI Satisfactri? NO Reprtar nvedades en Factura Hacer la liberación SAP ME29N Llamar a prveedr Prgramar nueva entrega NO Enviar relación de facturar liberadas a despachs Elabrar Relación de Facturas

18 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 17 DE PROCESO DE COMPRAS Códig ACAC 12)ingresar factura 13)Reprte e ingres de nvedades 14) Firma de facturas Recibir factura Recibir relación de facturas Recibir reprte de nvedades Recibir pedid cn firma del jefe de trasprte y recib de mercancías Cnfrntar factura Vs rden de cmpra SAP MIGO entrada mercancias Reprtar nvedades cn firma del jefe de cmpras Verificar dats Cinciden NO Llamar a prveedr Verificar facturas SI Ingresar facturas Reprtar nvedades Acrdes? SI NO Devlver a despachs Acrdes? NO Devlver a despchs SI Elabrar relación de facturas ingresadas Ingresar nvedades al sistema SAP MIGO Devlucines Enviar para firma del fefe de la cadena de abastecimient Entregar relación de facturas ingresadas Slicitar ntas crédit si es el cas Enviar facturas dept. de cntabilidad 15) Cntabilizar facturas 16) Pag a prveedres 17) Verificar rdenes de cmpra abiertas Recibir facturas firmadas Recibir facturas cntabilizadas Organizar pr fecha de vencimient Ingresar a la transacción ME2l Pedids pr prveedr Realizar pag pr transferencia electrónica Filtrar reprte de rdenes de cmpra al dia Causar facturas Revisar ntas crédit Cruzar cn facturas cn nvedades Reprtar al dept. de cartera del prveedr Cruzar cuentas pr pagar Verificar cuales estan abiertas Determinar la causa del n ingres de la factura Cntabilizar facturas Reprtar al jefe de recib de mercancía Enviar facturas a dept. de tesreria

19 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 18 DE PROCESO DE COMPRAS Códig ACAC 18) ELabrar evaluación a prveedres 19) Retralimentación de prces Cnvcar reunin Determinar lista de prveedres a evaluar Leer rden del dia Revisar acta anterir Diligenciar frmat de evaluación a prveedres Verificar Actividades encmendadas Expner incnvenientes durante la semana Analizar resultads Tabular resultads satisfactris NO EXPONER SOLUCIONES Retralimentar cn el prveedr SI Encmendar nuevas Actividades Acrdar slucines Realizar acta Evaluar peridicamente Archivar en carpeta

20 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 19 DE PROCESO DE COMPRAS Códig ACAC ANEXOS FORMATOS RESPONSABLES DILIGENCIO REVISO APROBO Frmat pedid diari Jefe de Despachs Auxiliar de Jefe de Cmpras Cmpras Frmat pedid semanal Jefe de Despachs Auxiliar de Jefe de Cmpras Cmpras Frmat de registr a Auxiliar de Jefe de Jefe de Cmpras prveedres Cmpras Cmpras Frmat evaluación a prveedr Auxiliar de Jefe de Jefe de Cmpras Cmpras Cmpras Frmat cmunicad evaluación Auxiliar de Jefe de Jefe de Cmpras a prveedres Cmpras Cmpras Frmat pedid semanal Jefe de Despachs Auxiliar de Jefe de Cmpras abarrtes Cmpras Frmat pedid semanal helad Auxiliar de Jefe de Jefe de Cmpras POPSY Cmpras Cmpras Frmat pedid semanal a Crdinadr de Auxiliar de Jefe de Cmpras prveedr ciudades ciudades Cmpras Frmat de devlución a Jefe de Recib de Auxiliar de Jefe de Cmpras prveedr Mercancía Cmpras Frmat de quejas y reclams Prveedr Jefe de Jefe de Cmpras Cmpras Frmat cntrl de pedids. Auxiliar de Auxiliar de Jefe de Cmpras Cmpras Cmpras Acta de reunión Jefe de cmpras Gerente Cadena Abastecimient

21 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 2 DE PROCESO DE PRODUCCIÓN Códig ACAP CARACTERIZACIÓN CARACTERIZACION NOMBRE DEL PROCESO PRODUCCION CODIGO: ACAP RESPONSABLE JEFE DE PRODUCCIÓN JEFE DE PRODUCTO ALCANCE: Recibir y prcesar materias primas e insums, OBJETIVO: Abastecer prtunamente las bdegas de almacenamient de ls prduct semielabrad, para su psterir entrega a ls punts de venta. para entregar prducts semielabrads. PROVEEDORES ACTIVIDADES CLIENTES Bdegas de almacenamient ENTRADAS Slicitud de abastecimient de prduct semielabrad (bdegas). Prgramación de la prducción. Revisar stck de Inventari. Prgramar la prducción. Requerir Materia Prima E Insums. Recibir, verificar y distribuir el pedid. Prducción En Línea. Crear rden prvisinal. Entregar el prduct semielabrad. Ntificar la rden de prvisinal de fabricación Realizar Inventaris Semanales. Tabular Registrs. Retralimentar el prces. Bdegas de almacenamient Punts de venta. SALIDAS Abastecimient bdegas y punts de venta. Ordenes de prducción. Infrmes estadístics para prducir. Infrmes de cantidades prducidas pr prduct. INDICADORES Númer de devlucines/ Ttal prcesad*1 RECURSOS FÍSICOS: Maquinaria y equips, instalacines (planta de prducción), insums cmputadr RRHH: Jefe de prducción, Jefe de prduct, Asistente De Prducción, Auxiliares de prducción, Gerente Cadena De Abastecimient TECNOLOGICOS: Sftware (SAP). REGISTROS Reprte de stck de inventari. Orden de prducción Registr de las Hja de vida de ls prducts diaris. Registrs de limpieza de instalacines y equips Registrs de BPM.

22 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 21 DE PROCESO DE PRODUCCIÓN Códig ACAP MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO PROCESO: PRODUCCIÓN DESCRIPCION 1 Revisar stck de inventari. Prducción Cm primera medida para la prgramación de la prducción se debe revisar el stck de inventari de ls prducts semielabrad en las bdegas de almacenamient. Jefe de Prducción 2 Prgramar la prducción. Prducción Teniend en cuenta el stck de inventari, además del análisis de ls dats estadístics pr prduct semielabrad, se elabra la prgramación de la prducción para ls prducts que presentan un stck baj. Jefe de Prducción 3 4 Requerir materia prima e insums. Recibir, verificar y distribuir el pedid. Prducción Prducción Una vez definid la prgramación de ls prcess, es indispensable elabrar la rden de requerimients de materia prima e insums para el desarrll de ls misms. Abslutamente tds ls pedids sn requerids al departament de Despachs. Una vez el pedid está list, se realiza la recepción del mism dnde es verificad y distribuid encada área de la línea de prducción. Asistente de Prducción Asistente de Prducción 5 Prducción en línea. Prducción En esta etapa y después de que cada área esta abastecida cn ls insums que fuern requerids, se inicia el prcesamient y trasfrmación de ests en prduct semielabrad. Sl después de terminad tal prcesamient el respnsable diligencia un frmat denminad cm hja de vida Prces De Prducción Del Prduct Auxiliares de Prducción 6 Crear rden prvisinal. Prducción En el sistema SAP, se digitaliza el prces del prduct semielabrad cn las cantidades ttales prcinadas. Ls dats que se utilizan sn ls presentads en la hja de vida ya diligenciada, dats que ns permite diferenciar entre: 1. Material discret, dnde la cantidad pr bache n es fija entre un y tr, además de estar sujet a mdificacines pr mermas rendimients, factres determinantes para la creación de la rden. 2. Material repetitiv, es aquel dnde las cantidades siempre sn las mismas, sn fijas. Asistente de Prducción 7 Entregar el prduct semielabrad. Prducción y Despachs En La entrega del prduct siempre debe haber un representante del área de Prducción y un del área de Despachs Y Recib De Mercancía, allí sn entregads el prduct semielabrad en cantidades y características ya predeterminadas para cada prduct (embalaje, fechas de vencimient, ubicación en ls cuarts frís cngelad refrigerad ) etc. Asistente de Prducción Auxiliar de Bdega 8 Ntificar la rden de prvisinal de fabricación. Prducción Una vez, hecha la entrega física del prduct a las bdegas de almacenamient, el pas a seguir es la ntificación de la rden prvisinal de fabricación actualización del stck de inventari en el sistema SAP. Asistente de Prducción 9 Realizar inventaris semanales Prducción Semanalmente cada área de prducción realiza un inventari físic, de tds ls insums y materias primas utilizadas para el prcesamient, ls dats sn cnfrntads cn el stck de inventari en SAP, para el efect de mnitrear psibles faltantes y sbrantes. Auxiliares de Prducción - Asistente de Prducción

23 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 22 DE PROCESO DE PRODUCCIÓN Códig ACAP MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO PROCESO: PRODUCCION 1 Tabular registrs. Prducción Periódicamente el Jefe de Prducción hace una tabulación de tds ls registrs que se diligencian a diari en la planta de prducción, de esta frma se btienen dats estadístics que permiten tmar accines crrectivas y/ preventivas según sea el cas. Jefe de Prducción 11 Retralimenta r el prces. Prducción Semanal el Jefe de Prducción hace una reunión cn el equip de trabaj, dnde se discuten tdas las nvedades que se presentarn en el trascurs de la semana y se retralimenta las actividades asignadas en la reunión anterir. Jefe de Prducción - Jefe de prduct

24 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 23 DE PROCESO DE PRODUCCIÒN Códig ACAP DIAGRAMA FUNCIONES CRUZADAS PRODUCCION JEFE DE PRODUCCION ASISTENTE DE PRODUCCION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DE PRODUCTO AUXILIARES DE PRODUCCION inici 1 Revisar stck de inventari A Prcedimient Asciad Prgramar la prducción 2 Prgramar la prducción 3 3 Requerir Recibir slicitud materia prima materia prima e e insums insums Pedid de traslad Pedid de traslad 4 5 Recibir, verificar y distribuir el pedid. Recibid a satisfacción? Si Prducción en línea. Pedid de traslad N Hja de vida de prduct 6 A Crear rden prvisinal Orden prvisinal de fabricación Hja de vida de prduct 1 Fase PRODUCCION JEFE DE PRODUCCION ASISTENTE DE PRODUCCION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DE PRODUCTO AUXILIARES DE PRODUCCION Entregar el prduct semielabrad. Orden prvisinal de fabricacin Recibir el prduct semielabrad. Orden prvisinal de fabricacin 8 Ntificar la rden de prducción Orden de prducción Orden prvisinal de fabricacin 9 1 Tabular registrs. Realizar inventaris semanales Prcedimient Asciad Realizar inventaris semanales 11 Retralimentar el prces. Prcedimient Asciad Retralimentar el prces. Fase

25 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 24 DE PROCESO DE PRODUCCIÓN Códig ACAP DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES POR PROCEDIMIENTO 1) Revisar stck de inventari. 2) Prgramar la prducción. 3) Requerir materia prima e insums. Cnte físic Visualizar stck de inventari SAP MB52 Analizar dats estadístics Asignar el respnsable de la manufactura Revisar stck de MP en la línea de prducción. Realizar pedid manual pr cada área de la línea. Precisar el númer de baches a realizar Cnslidar tds ls pedids en pedid de traslad SAP ME21N Fijar la fecha de elabración Entregar el dcument al área de despachs 4) Recibir, verificar y distribuir el pedid 5) Prducción en línea. 6) Crear rden prvisinal. Puntear prducts y cantidades despachadas. Verificar las fechas de vencimient. Verificar prpiedades rganlépticas de ls prducts. Distribuir pedid en la línea de prducción. Transfrmar MP e insums en prduct semielabrad Diligenciar el frmat hja de vida Pcinar en el gramaje y empaque determinad SAP CO1 Crear rden de fabricación (Discret) Determinar rden entre material discret material repetitiv. Imprimir órdenes prvisinales y de fabricación Crear Orden Prvisinal (Repetitiv) SAP MD11 Ingresar del pedid SAP MIGO 11

26 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 25 DE PROCESO DE PRODUCCIÓN Códig ACAP 7) Entregar el prduct semielabrad 8) Ntificar la rden Prvisinal de fabricación. Cnte físic de quien entrega, quien recibe Recibir firmada las rdenes a satisfacción Reprtar las nvedades. SAP CO11N Ntificar la rden de fabricación (Discret) Ntificar la rden prvisinal (Repetitiv) SAP MF42N Firmar a satisfacción ambas aéreas. Entregar cpia de las rdenes. 11) Retralimentar el prces. 9) Realizar inventaris semanales 1) Tabular registrs. Reunir el equip de trabaj. Revisar las tareas y actividades asignadas en la reunión anterir. Realizar el cnte físic de tds ls insums y MP en la línea de prducción. Cnfrntar el stck físic cntra el stck en SAP. SAP MB52 Cmpilar registrs Tabular ls dats. Analizar ls dats allí diligenciads. Retralimentar el desarrll de las actividades realizadas. Discutir prblemas y nvedades presentads en la semana actual. Revisar diferencias (sbrantes faltantes). Crregir diferencias. Tmar accines crrectivas y/ preventivas. Buscar psibles slucines (lluvia de ideas). Asignar tareas. Elabrar un acta.

27 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 26 DE PROCESO DE PRODUCCIÓN Códig ACAP ANEXOS 1 2 FORMATOS Frmat auditria diaria de limpieza al cierre prducción Frmat cntrl diari de órdenes de prducción 3 Frmat pedid diari abarrtes 4 5 Frmat pedid diari cuarts frís Frmat pedid semanal ase y empaque 6 Frmat cntrl de BPM 7 8 Frmat hja de vida prduct terminad Frmat prgramación de la prducción 9 Acta de reunión RESPONSABLES DILIGENCIO REVISO APROBO Asistente de Jefe de Jefe de prduct Prducción prducción Asistente de Jefe de Jefe de Prducción prducción prducción Asistente de jefe de Jefe de prduct Prducción prducción Asistente de Jefe de Jefe de Prducción prducción prducción Auxiliar de Asistente de Jefe de prducción Prducción prducción Auxiliar de Asistente de Jefe de prducción Prducción prducción Auxiliar de Asistente de Jefe de prducción Prducción prducción Asistente de Jefe de Jefe de prduct Prducción prducción Asistente de Asistente de Prducción Prducción

28 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 27 DE PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA Códig ACAD CARACTERIZACION NOMBRE DEL PROCESO DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA CODIGO: ACAD RESPONSABLE JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION JEFE DE TRASPORTE Y RECIBO DE MERCACIA OBJETIVO: Garantizar la dispnibilidad de insums y materia prima que cumpla cn las características rganlépticas y fitsanitarias requeridas para la elabración de las recetas. ALCANCE Recibir, almacenar y entregar materias primas, insums y prducts semielabrads PROVEEDORES Planta de prducción. Prveedres externs ENTRADAS Requerimient de abastecimient (punts de venta). MP e insums. Pedids de traslad de material. INDICADORES Numer devlucines/ Ttal despachad*1. Numer prducts abastecids/ttal prducts requerids*1 Numer de entregas a tiemp/ttal de entregas*1 PROCEDIMIENTOS Definir las necesidades de cmpra. Revisar existencias. Revisar Infrme de cnsums. Slicitar a prducción el prduct semielabrad. Recibir y verificar ls pedids entregads pr prducción. Registrar entrada de mercancía entregada pr prducción. Almacenar. Prgramar Pedids a prveedres. Recibir y verificar ls pedids entregads pr prveedres. Registrar entrada de mercancía de prveedres. Imprimir ls pedids de traslad (Requerimients Punts De Venta). Bgtá y Reginales. Alistar. Despachar entregar de mercancía Imprimir ls pedids de traslad (Requerimients Punts De Venta). Bgtá Recibir Trasprtar y entregar materias primas e insums. Recibir las devlucines y nvedades escritas. Facturación interna. Verificar Ítems de Factura Abierts. Retralimentar el prces. RECURSOS FÍSICOS: Instalacines (bdegas de almacenamient), insums y prduct semielabrad, cmputadr, flta trasprtadra RRHH: Jefe De Despachs Y Facturación, Jefe De Trasprte Y Recib De Mercancía, Asistente De Facturación, Auxiliares de Bdega, Gerente Cadena De Abastecimient TECNOLOGICOS: Sftware (SAP). CLIENTES Punts de venta. Planta de prducción. SALIDAS Reprte de abastecimient punts de venta y prducción. Reprte tiemps de salidas y recrrids de carrs. Registr de nvedades e incnfrmidades. Infrme de salidas de mercancía pr prduct. REGISTROS Pedids de traslads. Frmats de devlucines. Registr de entrada de mercancía. Registrs de temperaturas y recrrids. Reprte agtads.

29 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 28 DE PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA Códig ACAD MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO PROCESO: DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA DESCRIPCION 1 Revisar existencias. Despachs Periódicamente las bdegas realizan un cnte físic de la mercancía allí almacenada VS el inventari visualizad en el sistema SAP. Una vez realizad este prcedimient las diferencias sn buscadas y crregidas cn el fin que el inventari físic cincida cn el sistema SAP. Jefe de Despachs y Facturación Revisar Infrme de cnsums. Slicitar a prducción el prduct semielabrad. Recibir y verificar ls pedids entregads pr prducción. Registrar entrada de mercancía de prducción. Despachs Despachs Despachs - Prducción 6 Almacenar. Despachs 7 8 Prgramar Pedids a prveedres. Recibir y verificar ls pedids entregads pr prveedres. Despachs Despachs Este infrme, permite que mediante un histrial de cnsums en un perid de tiemp, se pueda determinar un prnóstic de la cantidad de prducts insums a prgramar. En el sistema SAP, se puede visualizar la cantidad despachada de un prduct "x", cm también, sus infrmes dejan ver las cmpras realizadas. Esta actividad específicamente se refiere a la slicitud de abastecimient en bdega de tds ls prducts que la planta de prducción prcesa, para el psterir alistamient y despach de ls misms a ls punts de venta. En el cas de la planta de prducción el prcedimient que se tiene es similar que cn el de recib a prveedres, cnte físic cnfrntad cn la "rden de fabricación" u "rden prvisinal", esta actividad se realiza en presencia de un representante de cada área prducción y despachs, quien entrega y quien recibe respectivamente. Hech el pas anterir el encargad de prducción (quien entrega), hace la respectiva ntificación de la rden firmada a satisfacción, de esta manera el sistema actualiza autmáticamente el stck de inventari. En este prcedimient es diligenciad un frmat para el ingres del prduct semielabrad entregads pr el área de prducción a las bdegas de almacenaje. Psterirmente es digitalizad. Hecha la recepción del pedid el pas a seguir es el almacenamient del mism, para tal prcedimient se tiene en cuenta el métd de rtación de mercancía PEPS, lueg, el prduct es almacenad de acuerd a la ubicación que previamente le fue asignad dentr de cada bdega. Cn el infrme de inventari actualizad y después de analizad el infrme de cnsums se prcede a la prgramación de pedids para el abastecimient. En esta etapa es indispensable prgramar ls tiemps de repsición, además de tener en cuenta la vida útil del prduct, est últim influye ntablemente en las cantidades y frecuencias a prgramar. Tds ls pedids diaris, semanales, y mensuales sn digitalizads y enviads vía internet al departament de cmpras, cn el fin de evitar mdificacines perdida de ls frmats manuales, además de agilizar el prces a la hra de la creación de la rden de pedid. Una vez el departament de cmpras hace la entrega de la factura cn la rden de cmpra, el mecanism actual de recib de mercancías permite la recepción y verificación de ls pedids de prveedres en cantidades y características prpias de cada prduct, lueg es almacenad. Jefe de Despachs y Facturación Jefe de Despachs y Facturación Auxiliar de Bdega - Asistente de Prducción Auxiliar de Bdega Auxiliar de Bdega Jefe de Despachs y Facturación Jefe de Trasprtes y Recib de Mercancía

30 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 29 DE PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA Códig ACAD MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO PROCESO: DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA 9 Registrar entrada de mercancía de prveedres. Despachs El diligenciamient de este frmat se hace a medida que se recibe la mercancía, est cn el fin de darle trazabilidad a ls prducts desde el mment del ingres al acpi bdegas de almacenaje. Tiene cm dats fundamentales Lte, Prveedr, Descripción, Fecha de Vencimient, Fecha de Ingres, Características Organlépticas, etc. Jefe de Trasprtes y Recib de Mercancía - Auxiliares de Bdega 1 Imprimir ls pedids de traslad (Requerimien ts Punts De Venta). Bgtá y Reginales. Despachs Ls pedids de traslad sn slicitudes de ls punts de venta registrads en SAP, para psterirmente ser impress. En el cas de Bgtá el tiemp estimad para el mntaje e impresión del pedid es cn un día de anteriridad, sujet también al crngrama de entregas de Acpi a ls Punts de Venta, td est para efects de alistamient. Las reginales tienen una peridicidad de 1 días entre un pedid y tr. Este pedid se realiza cn ds días de anteriridad al despach para su impresión y entrega a ls encargads del alistamient. Aquí están incluids ls prducts denminads de diari y de saby, carga cngelada y seca, respectivamente. Existe tra clase de requerimient cm es el denminad Pedid a Prveedres, este es elabrad e impres cn una semana de anteriridad, el cnslidad es enviad al prveedr vía Auxiliar de Bdega - Crdinadr De Ciudades 11 Alistar. Despachs El alistamient es el prcedimient de clcar ls prducts descrits en el Pedid De Traslad a canastillas de acpi, para su psterir despach. Para este prcedimient existe ds turns el primer de 6: a.m. a 3: p.m. y el segund de 2: p.m. a 1: p.m. Auxiliar de Bdega 12 Despachar entregar de mercancía. Despachs Este prcedimient tiene cm prpósit la entrega de ls prducts e insums un a un a la flta trasprtadra, punteándls, de tal frma que la descripción y cantidades listas cncuerden cn las despachadas en ls pedids de traslad. Una vez culminad la entrega de mercancías física a la flta trasprtadra y firmad cada dcument a satisfacción, ests sn entregads al área de facturación para el respectiv traslad a cada punt en el sistema SAP. Jefe de Trasprtes y Recib de Mercancía - Jefe de Despachs y Facturación Crdinadr de Ciudades 13 Recibir Trasprtar y entregar materias primas e insums. Lgística trasprte y Lueg de la recepción del pedid, la flta trasprtadra da inici al recrrid pr cada un de ls puts de venta, allí se debe entregar ls prducts e insums en igualdad de cndicines, tal cual cm le fue entregad pr el área despachs, además debe exigir el diligenciamient del frmat de nvedades cn firma y sell del gerente del punt de venta. Flta Trasprtadra 14 Recibir las devlucines y nvedades escritas. Despachs Al términ del recrrid cada ruta entrega al centr de acpi las devlucines de prduct acmpañadas del frmat diligenciad de nvedades escritas. Ests frmats sn entregads en el área de despachs junt cn la mercancía que fue devuelta (si es el cas) y cn el vist buen pr parte del jefe de trasprte y recib de mercancías, ests sn llevads al área de facturación dnde se ntificará al punt de venta vía electrónica y telefónica de presentarse alguna incnsistencia, entre l que fue devuelt y l que qued en Stck en tránsit. Jefe de Trasprtes y Recib de Mercancía

31 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 3 DE PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA Códig ACAD MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO PROCESO: DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA 15 Facturación interna. Facturación El área de facturación interna es el encargad de actualizar ls inventaris mediante una serie de mvimients de salida y/ traslad de mercancía en el sistema SAP; ls mvimients de salida más frecuentes de esta área sn: 1. Cnsum Intern. Ls cnsums sn imputads directamente a la cuenta de gast. 2. Pedids de Traslad. Trasladar de frma virtual las cantidades y ls prducts slicitads al denminad Stck En Transit Bdega Virtual. 3. Traslad entre almacenes. 4. Bajas. Las bajas de inventari, sn imputadas al centr de cst específic de dnde fue generada la baja. 5. Facturación SD. Es tda salida de mercancía dnde se realiza una factura de venta a empleads y/ externs. La revisión de stck en tránsit cnsiste en la verificación de prducts sin ingres en ls punts a nivel nacinal, ests sn cnfrntads cn un frmat de nvedades diligenciad pr el punt en el mment de la recepción de la mercancía. Cada punt l debe diligenciar sin excepción y dad el cas que n tenga nvedades debe clcar sin nvedad, cn firma y sell del gerente de punt. Asistente de facturación 16 Verificar Ítems de Factura Abierts. Despachs Diariamente el jefe de recib de mercancía realiza un barrid en el sistema de tdas las facturas ingresadas en el día, verificand que n existan ítems sin ingres, evitand un reprces. Jefe de Trasprtes y Recib de Mercancía 17 Retraliment ar el prces. Despachs Semanal el Jefe de Despachs hace una reunión cn el equip de trabaj cnslidand tdas las nvedades que surgen durante el transcurs de la semana, buscand determinar la raíz del prblema y aprtand psibles slucines. Para dar seguimient de las tareas que fuern asignadas cm slución, se genera un acta dnde serán evaluads ls prgress. Actividad realizada en el siguiente encuentr. Jefe de Despachs y Facturación - Jefe de Trasprtes y Recib de Mercancía

32 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 31 DE PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA Códig ACAD DIAGRAMA DE FUNCIONES CRUZADAS DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION JEFE DE PRODUCCION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DECOMPRAS JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE MERCANCIA inici 1 Revisar existencias 2 Revisar Infrme de cnsums. 3 Slicitar prduct semielabad Orden requerimient Prd. Semi. A 3 Recibir slicitud de prduct Orden requerimient Prd. Semi. 3 Verificar existencias 4 Recibir prduct semielabrad Orden prvisinal de fabricación. Mercancía Reprtar nvedades recibida a N en la rden satisfacción? prvisinal 8 Recibir,verificar pedids de prveedres factua Mercancía recibida a N satisfacción? Si 9 Reprtar nvedades en la factura C Stck suficiente? N Prducir en linea A Si Si 5 Registrar entrada de mercancía Prducción. Registrar entrada de mercancía de prveedres Frmat recib de mercancía Frmat recib de mercancía factura C B Orden prvisinal de fabricación. B 7 Prgramar Pedids a prveedres. Orden de pedid. 6 Almacenar 7 Recibir slicitud de prducts a prveedres Orden de pedid. Orden de cmpra. factura 1 Fase DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION AUXILIARES DE BODEGA JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE MERCANCIA ASISTENTE DE FACTURACION LOGISTICA Y TRANSPORTE D 1 1 Imprimir ls pedids de traslad 11 Alistar 12 Despachar materias primas e insums Pedid de traslad 13 Recibir Trasprtar y entregar materias primas e insums Frmat Nvedades y devlucines Pedid de traslad E Pedid de traslad N de cntabilizacin 12 entregar Despachar materias primas e insums Pedid de traslad Prcedimient Asciad entregar 15 Facturacin interna E Pedid de traslad D 14 Recibir, devlucines y nvedades escritas entregar Frmat Nvedades y devlucines 17 Frmat Nvedades y devlucines Retralimentar el prces. Acta 16 Verificar Ítems de Factura Abierts. Fase

33 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 32 DE PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA Códig ACAD DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES POR PROCEDIMIENTO 1) Revisar Existencias 2) Revisar Infrme de cnsums CONTEO FISICO VISUALIZAR INVENTARIO VIRTUAL SAP MB52 SAP MB51 Visualizar infrme salida mercancia Visualizar cmpras realizadas SAP ME2L REVISAR DIDERENCIAS Analizar Infrmación Hay diferencias? Realizar prnstic SI ACTUALIZAR STOCK 3) Slicitar prduct Semielabrad inici 4) Recibir y verificar pedids entregads pr prducción 5) Registrar entrada de mercancía prducción Recibir prducts Verificar existencias Hay suficientes? SI Realizar cnte fisic Verificar rtulad Revisar fechas de vencimient Diligenciar frmat de entrada de mercancia NO fin Digitalizar Slicitar prduct semielabrad Reprtar nvedades NO Satisfactris? Almacenar en bdegas Devlver a prduccin SI Firma satisfacción Orden PROV. de fabricación archivar Almacenar en bdega

34 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 33 DE PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA Códig ACAD 6) Almacenar 7) Prgramar pedids a prveedres 8) Recibir y verificar ls pedids entregads pr prveedres. Recibir prducts Recibir Factura Transpasar prducts a canastillas Determinar Prduct Ingresar Abarrtes Ingresar a cuarts frís Ingresar a menaje Visualizar Prnstic Realizar cnte físic Verificar fechas de vencimient Ingresar a Fruver Ingresar a Empaque Prgramar cantidades y tiemps de repsicin Verificar cantidades vs factura Rtar mediante métd PEPS Digitalizar pedid Enviar pedid a dept. Cmpras SAP MIGO 11 Ingresar facturas SI Satisfactri? NO Reprtar nvedades en Factura Elabrar relación de facturas 9) Registrar entrada de mercancía de prveedres 1) Imprimir pedids de traslad 11) Alistar Visualizar pedids SAP ME9F Diligenciar frmat de entrada de mercancias Digitalizar registrs 9) Archivar Pedid de reginales? NO Imprimir 2 cpias Entregar ls impress a cada un de ls respónsales para alistamient SI Anexar el impres pedid a prveedres Recibir pedids de traslad Registrar cantidad y pes despachad Verificar Cantidades pr prduct Hay suficientes? SI Clcar prducts en canastillas N Enviar Nvedades a cmpras prducción Apilar canastillas pr pedid Marcar ls pedids

35 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 34 DE PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA Códig ACAD 12) Despachar mercancía Recibir pedids de traslad cn registr de alistamient 13)Trasprtar y entregar materias primas e insums Cnfrntar cantidades Cinciden? NO Realizar cargue de prducts Entregar punt a punt SI Devlver a bdega Hacer entrega punteada pr prduct Verficar fechas de vencimient y rtulad Verificar empaque y caracteristicas fisicas NO Hay devlucines? Adecuads? SI Entregar prducts a la lgística Slicitar firma de pedids aceptads Entregar pedids firmads a facturación SI Diligenciar Frmat de nvedades Entregar frmat y prducts devuelts a despachs NO 14) Recibirlas las devlucines y nvedades escritas Revisar frmat de nvedades y prduct devuelt Verificar Cantidades y Mtiv devlucin De acuerd? SI NO Generar cbr Flta trasprtadra SAP SD Punt de venta SAP MB1B 31 Dar Vist Buen Entregar frmat al área de facturacin

36 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 35 DE PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA Códig ACAD 15) Facturación Interna INICO Recibir pedids de traslad diligenciads Realizar salida mercancia TRASLADO Stck en transit MB1B 351 y/ MIGO Cuenta de gast MB1A 21 Entre almacenes MB1B 311 Direct MB1B31 Recibir Frmat de nvedades SAP MB1B 352 Hacer devlución de prduct Bajar infrme stck en transit SAP MB5T Cnfrntar infrme cn nvedades escritas Identificar la respnsabilidad de la devlución N es respnsabilidad del P.V? N es respnsabilidad Trasprte? N es respnsabilidad Acpi? Si Si Si Enviar P.V. infrmand prduct para su ingres Factura SD ventas Facturar a flta trasprtadra SAP MB1B 352 Hacer devlución de prduct

37 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSION PAGINA 36 DE PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCÍA Códig ACAD 16) Verificar ítems de factura abierts 17) Retralimentación de prces Filtrar Reprte de facturas ingresadas Verificar ítems abierts sin ingres SAP ME2L Cnvcar reunin Leer rden del dia Revisar acta anterir Existen? SI Bucar causa Ingresar items Verificar Actividades encmendadas Expner incnvenientes durante la semana NO Analizar resultads Satisfactris? NO EXPONER SOLUCIONES SI Encmendar nuevas Actividades Realizar acta