VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE UNIDAD DE TESORERÍA PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGOS

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1 VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE UNIDAD DE TESORERÍA PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGOS Código: Versión: Páginas: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Gonzalo Varela Sojo 01 Silvia Araya Watson Ruth Pérez Cortés Edgar Castellón Marín El Consejo de Departamento Financiero Contable Fecha: Noviembre 2017 Fecha: Firma: Noviembre 2017 Fecha: 30 de noviembre 2017 Sesión: No 14, Artículo No 4 Firma:

2 I. Control de Cambios Fecha: Cambio realizado Modificado por: Revisado por: Aprobado por: Firma:

3 II. Objetivo Definir el procedimiento para la gestión de pagos para la Unidad de Tesorería. III. Alcance Este documento es aplicable en la Unidad de Tesorería del Departamento Financiero Contable del ITCR y dependencias relacionadas. IV. Criterios que debe cumplir Se debe cumplir con lo establecido en: Reglamento de Tesorería Políticas Contables Generales y Específicas del ITCR V. Responsables Director(a) de Departamento Financiero Contable Coordinador(a) de Unidad de Tesorería VI. Materiales y Equipo Equipo y mobiliario de Oficina y cómputo Recurso Humano Útiles y materiales de oficina Sistemas de Información proveídos por la Institución VII. Vigencia Este procedimiento debe ser revisado anualmente para su actualización y ajuste a los requerimientos de la institución, salvo que se determine su actualización por algún cambio en la normativa o la forma de desarrollo de los procedimientos.

4 VIII. Fases del Procedimiento: Gestión de Pagos Procedimiento: Gestión de Pagos ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES Recibir Solicitud de Pago (SP) del Almacén Compra al exterior? : Pasar al 3 No: Pasar al 6 Reclasificar de la cuenta de inversión o gasto a la cuenta de anticipos a proveedores Compra con tarjeta? : Pasar al 5 No: Pasar al 6 Crear Orden de Pago (OP) Manual, imprimir y enviar a archivo. Pasar al Crear Orden de Pago (OP) Separar OP s por tipo de transferencia (entre cuentas o SINPE) Generar Lote de Transferencias Electrónicas (LTE) Enviar el LTE en formato digital al Director(a) de Financiero Contable y Coordinador(a) de Tesorería Aprobar pago y enviar a de Tesorería Revisar que los montos debitados en la cuenta coincidan con el LTE Coinciden los montos? : Pasar al 14 No: Pasar al 13 Hacer la gestión con el banco para hacer la corrección 14 Registrar la transferencia Director(a) de Financiero Contable y Coordinador(a) de Tesorería o persona autorizada para firmar II II II En caso de ser activo, se copia información a de Activos. Se adjunta número de documento bancario en OP. Acá finaliza el proceso. Se recibe la plantilla de pago del banco Revisar que la información de pago sea igual a la OP. En caso contrario, corregir El Pago debe tener la firma mancomunada. Debe ser a más tardar el día jueves, de manera que no expire la plantilla de pagos del banco 4

5 Procedimiento: Gestión de Pagos ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES Buscar el LTE en el sistema e imprimir todos los asientos relacionados Sellar los asientos, se adjuntan con la OP, LTE, Factura y RMD Aplicar individualmente cada asiento en el sistema Se archivan todos los documentos Revisar la factura original para verificar que los asientos generados estén correctos Están correctos? 20 : Pasar al 22 No: Pasar al 21 Realizar el ajuste contable 21 correspondiente 22 FIN II II II II Profesional en Administración Profesional en Administración Debe verificar que todos los pagos que se realicen cuenten con la factura original correspondiente El presente Manual, ha sido aprobado por: El Consejo de Departamento Financiero Contable en Sesión: No14, Artículo No 4 del 30 de noviembre

6 Fase IX. Fases del Procedimiento: Gestión de Pagos Gestión de Pago INICIO Director(a) de Depto y Coordinador(a) de Tesorería 2 II Revisar que los montos debitados en la cuenta coincidan con el LTE Recibir SP del Almacén 3 Coinciden Montos? 1 Compra al Exterior? Compra con Tarjeta? Reclasificar de la cuenta de inversión o gasto a la cuenta de anticipos a proveedores Registrar la transferencia del lote Buscar el lote en el sistema e imprimir todos los asientos relacionados Sellar los asientos, se adjuntan con la OP, LTE, Factura y RMD Aplicar individualmente cada asiento en el sistema Crear Orden de Pago (OP) Separar OP s por tipo de transferencia TREC o SINPE Generar Lote de Transferencias Electrónicas (LTE) Enviar LTE en digital a Director de Depto. y al Coord. De Tesorería 1 Reclasificar del apartado de inversión o gasto al apartado de anticipos Aprobar el pago y se envía a de Tesorería 2 Se archivan todos los documentos Revisar la factura original para verificar que los asientos generados estén correctos FIN 3 Correctos? Se archivan todos los documentos Crear Orden de Pago (OP) Manual, imprimir y enviar a archivo Hacer gestión con el banco para hacer la correción 6

7 El presente Manual, ha sido aprobado por: El Consejo de Departamento Financiero Contable en Sesión: No 14, Artículo No 4 del 30 de noviembre