PROCESOS DE PRESTACIÓ

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1 MAPA DE PROCESOS A V P H SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MANUAL DE CALIDAD PLANEACION Y REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN PROCESOS GERE CIALES GESTIÓN FINANCIERA Y DE V P CONTRALORIA R E PROCESOS DE PRESTACIÓ DEL SERVICIO OFERTAS Y CONTRATACIONES C LICITACIONES DEL SERVICIO Q I L C S L I E N T E U I S I T O S ACCIONES CORRECTIVAS PROCESOS DE MEJORA V H EJECUCION Y ENTREGA A CALIDAD Y MEJORA MANTENIMIENTO SALUD V OCUPACIONAL 7 ASEOCOLBA S.A. ALMACÉN COMPRAS INFORMÁTICA LEGAL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE GESTIÓN HUMANA ATENCION AL CLIENTE V H S A T F A C C I Ó N C L I E N T E FECHA

2 CARACTERIZACION PROCESO DE GESTION FINANCIERA Y DE Cód: CGF-01 OBJETIVO: Administrar eficientemente los recursos, con el fin de obtener la máxima productividad y rentabilidad posible que garanticen la estabilidad económica de la empresa. Gestión Administrativa y Contable Entidades Financieras Aplica a la administración de los recursos, incluyendo su aprovechamiento hasta la presentación de los informes financieros Gerente General Asesores Externos Revisor Fiscal Contralor. Computadores Calculadoras Papelería Balance General Estado de pérdidas y Ganancias Estado Flujo de Caja Estado de Cambios en la Situación Financiera Estado de Cambios en el Patrimonio Portafolio de Inversiones Informaciones económicas diarias Análisis de Estados Financieros Análisis de Costos y Gastos de Contrato Análisis de Inversiones a Corto, Mediano y Largo plazo Análisis y aprobación de oportunidades de compras de recursos Elaboración del presupuesto Presentación de informes a Junta Directiva Informes de Estados Financieros Indicadores Financieros Revisor Fiscal/ Asesor Financiero Informes Financieros Junta Directiva Actas de Junta Junta Directiva Análisis de la situación financiera Asesores externos Revisor Fiscal Contralor. Inversiones a Corto, Mediano y Largo Plazo. Asignación de Recursos para compras de equipos, maquinaria y vehículos. Recapitalizaciones. Informes de análisis financieros. Informe de análisis de Costos. Proyecciones flujo de efectivo. Presupuestos anuales Aprobaciones, Compromisos Junta de Socios Todos los procesos que conforman el S.G.C Estados Financieros Normas y Estatutos Contables y Tributarios vigentes NTC ISO 9001: 2008 Numeral 6.1; GESTION FINANCIERA

3 CARACTERIZACION PROCESO DE PLANEACION Y POR LA DIRECCIÓN Cód: CRD - 02 OBJETIVO: Establecer el marco de referencia y las directrices que alineen las actividades de la empresa con lo establecido en la Misión, Visión y política además de revisar el S.G.C para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua. Clientes externos Todos los procesos que conforman el S.G.C Aplica al Sistema de Gestión de la Calidad Papelería Personal Información Alta Dirección Requisitos del cliente Objetivos y metas que se desea alcanzar. Identificación de procesos. Resultados de auditorías Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Retroalimentación clientes Estado de A. C. y A. P. Cambios que podrían afectar el S.G.C. Recomendaciones para la mejora. Planificación, documentación y revisión del S.G.C. Definición, revisión y difusión del direccionamiento estratégico de la organización. Definición de los objetivos de calidad. Identificación de estrategias y planes de acción Tomar decisiones y acciones relacionadas con las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios. Atender reclamos, sugerencias y solicitudes de clientes, dando respuesta oportuna. Informes de resultados de auditoría Registros de revisiones por la dirección S.G.C Debidamente planeado que asegure el logro de los objetivos de la organización Mejora de la Eficacia del S.G.C. y sus procesos. Mejora del servicio en relación con los requisitos Necesidades de Recursos. Jefe de Calidad EMISOR Gerentes Gerente General Gerente General MEDIO Memorandos Programa de Revisión Acta de revisiones RECEPTOR Toda la Organización Gerentes de áreas /Jefe de Calidad Gerentes de áreas /Jefe de Calidad MENSAJE Directrices de la Organización Planificación de la revisión Resultados de la revisión Todos los procesos que conforman el S.G.C. Plan Estratégico Manual de calidad Registro para las revisiones por la dirección RRD-0717 NTC ISO 9001: 2008 numeral 4.1; 5.1; 5.2; 5.3; 5.4; 5.5; 5.6.1; 5.6.2; Noviembre 6/09 PLAN. Y REV POR LA DIR.

4 CARACTERIZACION PROCESO DE CONTRALORIA Cód: CCN-03 OBJETIVO: Mantener un control interno que permita verificar y controlar que las operaciones realizadas por la organización se ajusten a las normas legales, fiscales, contractuales, estatutarias y a los procedimientos establecidos garantizando la fiabilidad e integridad de los registros financieros y operativos Todos los procesos que conforman la organización Procedimientos e instructivos. Soportes contables. Estados Financieros Contratos Memorando inicio del Contrato Soportes Administrativos. Estándares y procedimientos de trabajo Ordenes de trabajo y novedades de facturación Verificación cumplimiento de disposiciones en normas, políticas de la compañía Evaluación Permanente mediante Control interno Planificación de Auditorias Evaluación cumplimiento de Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. Gestión de Cartera Informes de Auditorias Conclusiones Conceptos de contraloría Evaluación de controles Facturas Clientes Gerencia Gral. Junta de socios Aplica a las actividades de todos los procesos del SGC. Contralor Asistentes de Contraloría Revisor Fiscal Asesor Legal Asesores externos Teléfono Computador Internet Papelería Programa de Auditoria Cumplimiento de Auditorias Indicadores de gestión. Procedimientos: Procedimientos e instructivos del proceso Informes de auditoria Programas de auditoria. Facturas. Auditor Staff Contralor. Escrito Contralor Informe Escrito Gerencia Gral. Programa de Auditoria Gerencia Gral. Hallazgos, Recomendaciones, Planes de Acción Normas Contables y Tributarias Vigentes 2 CONTRALORIA

5 CARACTERIZACION PROCESO OFERTAS Y LICITACIONES Cód: COL-04 OBJETIVO: Diseñar, elaborar y presentar oportunamente las ofertas y licitaciones, asegurando el cumplimiento de todos los requisitos para garantizar la adjudicación de éstas, ampliando la cobertura del mercado e incrementando la rentabilidad de la empresa Clientes Potenciales,, Servicios, G. Humana, G. Contable, Salud Ocupacional, Calidad y Mejora, Coord. De Zona Este proceso abarca todas las actividades plasmadas en esta caracterización que van desde la identificación de los clientes potenciales y sus necesidades hasta la adjudicación del Negocio. -El pliego de condiciones y/o solicitudes de ofertas -Necesidades de servicios Identificación de los clientes potenciales Obtención y lectura de pliegos de condiciones o solicitud de oferta Presentación Informe para decidir participación. Elaboración de informes para presentar propuestas. Elaboración de la propuesta Revisión final de la propuesta Entrega de la propuesta Seguimiento a los procesos en curso. Elaborar cotizaciones. Elaboración de informes. Licitación u oferta preparada de acuerdo a los estándares establecidos Clientes externos Procedimientos Preparación de Licitaciones PAG:PL-0901 Registros Jefe de Sop. Administrativo Gerentes Coordinadores de Zonas Directores UEN Analistas de Ofertas y Licitaciones y hora de entrega de las propuestas Indicadores del Gestión Form. De Identificación de la Propuesta RIP-0901 Formato de Seguimiento de la Licitación RSD 0903 Registro de Información para Cotización y visitas técnicas RCV-0912 Formato de Solicitud de Documentos RSD-0903 Formato Lista de Chequeo RLC-0904 Formato Cierre de Licitación RCL-0905 Talento Humano Financieros Computadores Papelería Internet Impresora Fotocopiadora Cliente Analista de Ofertas y Licitaciones Pliego de Condiciones/ llamadas Internet correo Electrónico y Resolución de Adjudicación. Asistente de Ofertas y Licitaciones Analista de Contratos Requerimientos del servicio Adjudicación de contratos Ley 80/93 Requisitos establecidos por el cliente NTC ISO 9001: 2008 numeral 5.2; 7.1; 7.2.1; 7.2.2; OF Y LICITACIONES

6 ASEOS COLOMBIOANOS S.A. CARACTERIZACION PROCESO DE EJECUCIÓN Y ENTREGA DEL SERVICIO Cód: CES-05 OBJETIVO: Realizar de manera eficaz y eficiente la ejecución, control y entrega de nuestro servicios, con el fin de asegurar e incrementar la satisfacción de nuestros clientes de manera permanente. Gestión Humana Mantenimiento Clientes externos Memorando Inicio de Contrato Alcances del Servicio Novedades de Personal Insumos y materiales Equipos y maquinaria Vehículos. Evaluación de riesgos ambientales(mn) Ubicación del personal y asignación de recursos. Programación de turnos de trabajo. Planificación operativa y Ejecución del servicio. Supervisión y control del servicio prestado. Elaboración de la agenda mensual de supervisión. Control de novedades, y materiales. Control de equipos, maquinaria y vehículos. Control de la propiedad del cliente. Clientes Satisfechos Servicios ejecutados Servicios controlados y entregados Servicios evaluados por el cliente Reporte de Novedades Equipos para mantenimientos Informes. Programas de gestión ambiental(mn) Clientes externos. Gestión Humana.. Gestión ambiental (MN) Aplica a todos los servicios ofrecidos por la empresa Gerentes de Servicios y Gerente de Gestión Humana y Logistica Directores UEN Director de servicios y SO(BQ) Jefes de Servicios Supervisores Operarios Talento humano Computador Formatos preimpresos Herramientas de trabajo Equipos vehículos Retroalimentación con supervisores y operarios. Elaboración de informes. Atender reclamos, sugerencias y solicitudes PARAMETROS de clientes, DE CONTROL/MEDICION/SEGUIMIENTO dando respuesta oportuna. s de Inicio y Terminación de Contrato. Especificaciones técnicas del servicio. Indicadores de Gestión. Satisfacción de clientes. s programadas de supervisión. Analista de contratos. Supervisores, Operarios Memorandos Telefónico Escrito Jefe / Director Servicios Jefe de Servicios/ Director Servicios y SO Arranque y modificación de contrato Novedades de personal, de Procedimientos: Control del Servicio PAA:CDS-0501 Procedimientos de Trabajo. Memorando de Inicio de Contrato. Novedades de Personal. Control de No conformidades. Control del servicio Entrega de servicios. Evaluaciones de calidad del servicio Actas de reuniones Gerenciales Orden de Trabajo. Los establecidos en el Contrato. NTC ISO 9001: 2008 Numeral 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 8.2.4; EJ. Y ENT. DE SERV

7 ASEOS COLOMBIANOS S.A CARACTERIZACION PROCESO DE COMPRAS Cód: CPC-06 OBJETIVO: Asegurar y controlar que todos los materiales, maquinarías e a adquirir, cumplan con todas las especificaciones dispuestas tanto por la empresa como por los clientes. Proveedores externos Ejecución y entrega del servicio. Requisiciones de Insumos Memorandos de inicio de contrato Propuestas comerciales Necesidades de Compra Recepción de solicitudes Cotización de elementos Presentación de Cotizaciones Elaboración de la Orden de Compra Aprobación de Orden de Compra Entrega de Orden de Compra al Proveedor Seguimiento de la Orden de Compra Recepción de Facturas para verificación Envío de Facturas al proceso de Insumos adquiridos según especificación Facturas Ordenes de compra Lista de precios Lista de proveedores Cotizaciones Proveedores evaluados Informes Cubre desde la necesidad de Gestión contable. Evaluación de proveedores compra hasta la entrega de la mercancía con las especificaciones requeridas y en el tiempo estipulado Jefe de Asistente de compras Jefe de Atender reclamos, sugerencias y solicitudes de clientes, dando respuesta oportuna. Variaciones de precios Especificaciones técnicas de los productos Cumplimiento de los proveedores. Indicadores de gestión. El resto de los procesos del S.G.C. Procedimientos: Proced. De : PAG: PC Selección y evaluación de proveedores: PAG: SDP-0202 Evaluación de proveedores Orden de compra Factura de venta Requisiciones Cotizaciones Papelería Software Computador Teléfono Directorio Telefónico Catálogo de Proveedores Jefe de Requisición de. Jefe de Orden de Compra Jefe de Compra Necesidad de adquirir Proveedores Especificaciones de NTC ISO 9001: 2008 Numeral : 7.4.1; 7.4.2; COMPRAS

8 CARACTERIZACION PROCESO DE ALMACÉN Cód: CPA-07 OBJETIVO: Efectuar suministros oportunos de, controlando el recibo y despacho de éstos, garantizando su preservación original y orden para satisfacer los requerimientos de nuestros clientes. Ejecución y entrega del Servicio El resto de Procesos del S.G.C. Insumos Solicitudes de Ordenes de compra Facturas y/o remisiones Desde la necesidad de adquirir hasta la entrega de éstos. Jefe de Jefe de Asistente de Software inventario Papelería Vehículos Infraestructura (bodega) Medios de Comunicación Computador Memorandos Elaboración y envío de requisición a Recepción y digitación de solicitudes de Revisión y autorización de las solicitudes Elaboración del cronograma de entrega de Recepción y almacenamiento de los Preparación, entrega y embalaje de Ejecución de inventario físico de Elaboración de informes. Atender reclamos, sugerencias y solicitudes de clientes, dando respuesta oportuna. Calidad de productos Especificaciones técnicas de los productos Condiciones de almacenamiento s de despacho de Nivel de Inventarios. Indicadores de gestión. Jefe de Coordinadores/ Supervisores/J. de Servicios/ Requisición de Solicitud de Insumos Jefe de Jefe de Insumos despachados y entregados. Requisición de. Informes. Cronograma de entrega de Insumos. Entradas y Salidas de. Abastecimiento de Necesidad de Insumos Ejecución y entrega del servicio El resto de los procesos de S.G.C. Procedimientos: Despacho de insumo: IDI-0306A; IDI- 0307A Despacho de adicionales ISA- 0302A Almacenamiento IDA-0310A Envase y embalaje IEE-0309A Recepción de mercancía Elaboración de inventario físico Entrega de dotación Solicitudes de requisición Solicitudes de Entradas y salidas de almacén Fichas Técnicas de Productos. NTC ISO 9001: 2008 numeral 7.5.3; ALMACEN

9 CARACTERIZACION PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE Cód: CGC-08 OBJETIVO: Asegurar que los procesos administrativos y contables cumplan con los parámetros establecidos, con el fin de garantizar información contable y administrativa verídica y actualizada Gestión Humana Bancos Mantenimiento Cubre toda la información contable y administrativa generada por todos los procesos que conforman la empresa Jefe Gestión Administrativa y contable. Asistentes Contables. Software Computador Formatos Preimpresos 5 Notas Débito y Crédito Nominas y autoliquidaciones Facturas de Proveedores y soportes para otros pagos Memorando inicio de contrato Datos Contables Documentos Administrativos Soportes de Mantengo Movimiento de máquinas Informe de Bajas de Activos Tesorería Pagos de Nomina, Prestaciones Sociales, Proveedores de Bienes y Servicios, y Parafiscales Liquidación y Pago de Impuestos Análisis, verificación y transferencia de datos contables Auditorías contables y administrativas. Atender reclamos, sugerencias y solicitudes de clientes, dando respuesta oportuna. Tiempo de entrega de Facturación. Consecutivos de Documentos. Gastos Financieros. Contraloría. Revisoría Fiscal Indicadores de gestión. EMISOR Jefe G. Admtiva y Contable Asistentes Revisor Fiscal/Contralor Jefe G. Admtiva y Contable MEDIO Soporte Contable Informes, dictamen Estados Financieros GESTION CONTABLE RECEPTOR Revisor Fiscal/Contralor Junta Directiva Gerente Financiero Desembolsos Comprobantes de Egreso Declaración de Impuestos Estados Financieros Libros Oficiales y auxiliares Información Contable Informes MENSAJE Información Contable Hallazgos y conclusiones Resultados de los estados financieros Clientes Externos Revisión Fiscal Junta directiva DIAN Bancos Establecimientos de Crédito Cámara de Comercio Aseguradoras Proveedores. Procedimientos e instructivos Extractos Bancarios Comprobantes de Ingreso y Egreso Facturas y soportes Cheques Normas Contables y Tributarias Vigentes..

10 ASEOS COLOMBIOANOS S.A. CARACTERIZACION PROCESO DE GESTIÓN HUMANA Cód: CGH-09 OBJETIVO: Suministrar talento humano idóneo, calificado y capacitado con gran sentido de responsabilidad de acuerdo a los requerimientos, cumpliendo los requisitos exigidos por la ley y las normas establecidas en la organización, superando las expectativas de nuestros clientes. Aplica a todo el personal vinculado a la empresa Gerente Gestión Humana Director Nacional de Gestión Humana Jefe de Gestión Humana Asistentes de Gestión Humana Psicólogas Talento Humano Computador Equipos de Comunicación Software Papelería Formatos Preimpresos Ayudas Audiovisuales Reclutamiento y contratación del personal Inducción, entrenamiento y capacitación Registro de datos en el Programa de Nomina Liquidación de nomina Liquidación de Prestaciones Sociales, Seguridad Social y Aportes Parafiscales Evaluación de eficacia de capacitaciones Evaluaciones de competencia de personal Brindar Bienestar Social Atender reclamos, sugerencias y solicitudes de clientes, dando respuesta oportuna. Desempeño del personal Satisfacción de los empleados Especificaciones de la competencia del personal Indicadores de Gestión Jefe de Servicios Memorando Inicio de contratos Reporte de novedades de personal Gte. G. Humana Director Nacional G. Humana Director Nacional de G. Humana Necesidades de contratación Novedades del Personal Personal integralmente capacitado y motivado para trabajar. Registros de nomina. Registros de afiliaciones. Reportes de pago. Personal Evaluado. Procedimientos Selección de personal Inducción y vinculación Evaluación de desempeño por competencias del personal Empleado destacado Reporte de trabajo Novedades de personal Manual de cargos Hojas de vida Contratos Evaluaciones por competencias Ejecución del servicio Empleados Todos los procesos que conforman la organización Legislación laboral Vigente. NTC ISO 9001: 2008 Numeral: 6.2.1; 6.2.2; LUIS CORREA

11 ASEOS COLOMBIOANOS S.A. CARACTERIZACION PROCESO DE SALUD OCUPACIONAL Cód: CSO-10 OBJETIVO: Preservar y mejorar la salud de la población trabajadora en su ambiente de trabajo, a través del cumplimiento de las Normas Legales Vigentes en Salud Ocupacional Ministerio de Protección Social. Secretaría de Salud.. ARP. EPS. Aplica a todas las acciones para el cumplimiento de las normas legales vigentes en Salud Ocupacional Jefe Salud Ocupacional Asistentes de Salud Ocupacional Personal calificado Presupuesto Logística para capacitación Elementos de seguridad Computador Papelería Diagnostico de salud publica Memorando inicio de contrato Cumplimiento y actualización del programa de Higiene y Seguridad Industrial. Cumplimiento y actualización del programa de Medicina Preventiva. Cumplimiento y actualización del programa de Medicina del Trabajo. Atender reclamos, sugerencias y solicitudes de clientes, dando respuesta oportuna. Indicadores de Gestión. Indicadores de Impacto. EMISOR Jefe de Salud Ocupacional Supervisores/ Operarios ARP/empresa MEDIO Memorandos Telefónico Correo electrónico, telefónico RECEPTOR Asistente de so Jefe de SO ARP/empresa Disminución de ATEP. Personal educado, consciente y en buen estado físico, Psíquico y Social. Informe de las actividades programadas. Programas actualizados MENSAJE Ejecución del programa Investigación de SO análisis Actividades de prevención Los trabajadores de la empresa La familia de los trabajadores. Procedimiento Seguros de Trabajos Proceso formal de evaluación de riesgos Programa de salud ocupacional Cronograma de actividades Registro de capacitaciones Normas Legales Vigentes de Salud Ocupacional. NTC ISO 9001:2008 Numeral SALUD OCUPACIONAL

12 ASEOS COLOMBIANOS S.A CARACTERIZACION PROCESO DE MANTENIMIENTO Cód: CME-11 OBJETIVO: Garantizar la disponibilidad de la maquinaría y vehículos a través de la aplicación de mantenimientos Correctivos y Preventivos, con el fin de evitar y minimizar los retrasos de las operaciones del servicio. Compra Ejecución y entrega del Servicio Aplica a todas la maquinarías y vehículos pertenecientes a la empresa Jefe de Mantenimiento Técnicos Mecánicos Maquinaria y Vehículos Repuestos de máquinas y vehículos Hojas de vida de equipo Elaboración, Cumplimiento y Actualización del Programa de Mantenimiento Preventivo Ejecución de mantenimientos Correctivos Adquisición de repuestos para vehículos. Disposición transporte y traslado de los equipos y maquinarias entre centros de trabajos( inicio y terminación ) Atender reclamos, sugerencias y solicitudes de clientes, dando respuesta oportuna. Estado de las máquinas, vehículos Programas de Mtto. Preventivo. Indicadores de Gestión. Maquinaría y Vehículos Operativos Registros de Mantenimientos Solicitudes de Repuestos Ejecución y entrega del Servicio G. Contable. Programa de Mtto. Preventivo Manuales de equipos Solicitudes de Repuestos Registros de Mttos.. Herramientas. Papelería. Especificaciones técnicas del fabricante. Insumos para mantenimientos Memos Servicios Verbal/Escrito Jefe de Mtto. Asignacion y retiro de eq y mq Jefe de Mantenimiento Necesidad de Mtto. Correctivo Las especificaciones técnicas del fabricante. NTC ISO 9001: 2008 Numeral MANTENIMIENTO