Página: 1 de 6 Edición 3, 05 de noviembre 2012 1. OBJETIVO Describir el proceso de almacenaje y preservación de materias primas, insumos y productos terminados. 2. ALCANCE Bodega materias primas, insumos y productos terminados. 3. RESPONSABLE Gerente Área Producción 4. DESCRIPCION DEL PROCESO 4.1 BODEGA DE MATERIAS PRIMA IMPORTADA a) Ingreso de Materias Prima, Secretaria de Gerencia; Informa por medio de un calendario, al Gerente de Producción, Jefe de Bodegas y Encargado Bodega de Materias prima, origen de procedencia de las materias prima, fecha estimada de su llegada a puerto y Número de contenedor. Jefe de Bodegas; Revisa en CRM VTIGER, las especificaciones del producto ingresado en el contenedor, de tal forma dispone de un espacio físico en bodega de materias primas para acopiar y almacenar el material. Encargado Bodega de Materias Prima; - Procede a la revisión del sellado del contenedor (sello no violado) - Se revisa que coincida con la guía de despacho - Chequea el packinglist, contra la carga física, y lo envía a Jefe de Bodegas Encargado de Bodega Materia Prima al detectar que la carga del contenedor ha sufrido algún daño durante el transporte debe informar al jefe de bodegas, y Gerente Producción, Secretaria de Gerencia. La Secretaria de Gerencia debe contactar al seguro correspondiente para revisión de la carga. En el caso que la materia prima llegue con una especificación distinta a lo solicitada la Secretaria de Gerencia se contactará con proveedor.
Página: 2 de 6 Edición 3, 05 de noviembre 2012 - Descarga de contenedores, (tiene un plazo máximo de 5 horas). - En el caso de Rollos, se lleva a pesa, verifica las medidas del ancho del rollo, solicita a Control de Calidad pruebas de gramaje y realiza observaciones del material, contrastando con packinglist. ETAPAS CARGO FECHA Elaborado Por Gerente Producción 08.10.12 Revisado Por Representante de Gerencia 26.10.12 Aprobado Por Gerente General 05.11.12 - En el caso de Cajas, solicita a Control de Calidad pruebas de calidad del producto y realiza observaciones del material, contrastando con packinglist. - Identifica el material con un código interno, por medio de una etiqueta autoadhesiva. - Si no coincide el material, debe informar al Jefe de Bodegas y a comex. - Procede a almacenar en bodega y proteger asegurando su correcta preservación. - Entrega copia de guía de entrada a comex. - Jefe de Bodega informa al Gerente Producción dentro de 24 Hrs., la recepción de contenedor para su revisión.. Jefe de Bodega, envía aprobación de recepción de contenedores a Secretaria de Gerencia. - Jefe de Bodega recibe los documentos valorados, guía despacho, declaración ingreso aduana, garantía del contenido del contenedor, entrega el original de todos los documentos a Secretaria de Gerencia, entrega una copia de la guía de despacho al transportista y queda con una copia para control interno. b) Salidas de materias primas de bodega Gerente de Producción o Subgerente de Producción, envía el programa diario de producción, al Jefe de Bodega y encargados de Bodega. Encargado de bodega materias prima; Entrega el material solicitado por Sub gerente de Producción, utilizando como registro la solicitud de materiales desde Softland.. c) Inventario Bodegas,
Página: 3 de 6 Edición 3, 05 de noviembre 2012 Jefe de Bodegas; Debe dirigir y supervisar el correcto procedimiento de la toma de inventario físico de todas las bodegas, el cual es realizado una vez al año, e informar por correo electrónico el resultado de este, al Gerente de Producción, adjuntando el informe del inventario realizado. Encargado de Bodega, revisa inventario físico de materia prima, el cual es registrado en una planilla Excel, y enviado por Jefe de Bodegas al Gerente de Producción. 4.2 BODEGA DE INSUMOS a) Recepción de transporte: Encargado Bodega de Insumos: - Al detectar una disminución del stock, solicita insumos externos a través de una requisición, que es entregada a la secretaria de producción para V B del Gerente del Área, una vez aprobada se informa al Jefe de Compras. - Procede a la recepción y chequeo de los insumos, contrastando con la Orden de Compra con la guía o factura de Proveedor. - Al detectar alguna anomalía debe informar al Jefe de Compras, quien deberá contactar al proveedor correspondiente. - Identifica el material con un código interno, por medio de una etiqueta y procede a almacenarlo en bodega, protegiéndolo y asegurando su correcta preservación. - Registra el ingreso en el Módulo de Inventario y Facturación. - Entrega Facturas, guías y orden de compra según lo recepcionado al departamento de contabilidad. b) Salidas de Insumos Jefes de área y Supervisores solicitan insumos con la Solicitud Materiales de acuerdo a la Orden trabajo de Producción. Encargado Bodega insumos, procede a entregar el requerimiento. Imprime Solicitud de Materiales y después se archiva por mes. 4.3 BODEGA DE PRODUCTOS TERMINADOS a) Ingreso de Productos
Página: 4 de 6 Edición 3, 05 de noviembre 2012 Jefe de área realiza la entrega de productos terminados a bodega a través de Módulo de Producción según Orden de Trabajo, asegurando que se encuentra embalado y correctamente. Encargado de Bodega Revisa el estado de cada embalaje y resuelve si está en condiciones de ser ingresado a bodega o devuelto a producción para su saneamiento. Reingreso de Producto No Conforme, Toda devolución de producto, debe reingresar al área previa revisión de personal de calidad, este reingreso debe ser validado por Jefe de Control Calidad, con su respectivo formulario de ingreso a Bodega. Asigna un lugar de acuerdo al espacio disponible. d) Salidas de Productos Terminados El Jefe de Bodega o encargado de bodega entrega el producto terminado según programación diaria de Notas de Venta. Encargado de Bodega genera un documento de salida para Jefe de Despacho, indicando Nota de venta, cliente, cantidad y persona que realizó el picking. Jefe de Despacho o Asistente realiza verificación del producto entregado. Si el producto está correcto se solicita facturación al Departamento de contabilidad de lo contrario se entrega a bodega para su corrección. 4.4 REQUERIMIENTO DE PRESERVACIÓN / ALMACENAJE La preservación y almacenaje de los insumos, materias primas y producto terminados consiste en mantenerlos protegidos, principalmente, de la humedad, polvo y cualquier tipo de deterioro, por lo tanto, deben estar ubicados ya sea en rack, pallet, cartón o contenedores de tal manera que no haya contacto con el piso en forma directa. 4.5 REQUERIMIENTO DE MANIPULACIÓN
Página: 5 de 6 Edición 3, 05 de noviembre 2012 La manipulación de las materias primas, insumos y de productos terminados se debe realizar utilizando una cofia y evitando el contacto directo con el piso. 4.6 INVENTARIO DE Departamento de Contabilidad debe dirigir y supervisar el correcto procedimiento de la toma de inventario físico anual de todas las bodegas. El resultado de estas debe ser informado a la Gerencia General. 5. REGISTROS Calendario programación de llegada de contenedores PackingList Etiqueta identificación ingreso a bodega Copia Guía despacho Informe de inventario de bodegas Programa diario de producción Solicitud de Materiales Requisición Orden de Compra Ingreso de producto terminado Salida de producto terminado 6. CONTROL DE EDICIONES EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES 3 05.11.12 Reestructuración completa del procedimiento
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